Comunicación, Relaciones Humanas y Tiempo

Organizacional

COMUNICACIÓN

Es el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales.

Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice.

CONCEPTO DE COMUNICACIÓN

EMISOR RECEPTOR

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro del área laboral. Dicho proceso puede ser:

INTERNO: basado en relaciones dentro de la organización.

EXTERNO: entre organizaciones.

En la organización, la comunicación distingue tres sistemas:

OPERACIONALES: SE REFIERE A TAREAS Y PROCEDIMIENTOS.

REGLAMENTOS: SE REFIERE A ORDENES E INSTRUCCIONES.

MANTENIMIETO: SE REFIERE A RELACIONES PUBLICAS, CAPTACIÓN Y PUBLICIDAD.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional ya que esta estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo.

FLUJOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es aquella que al contrario de la descendente se da desde los niveles jerárquicos más bajos de la organización hacia los niveles más altos , este flujo de comunicación permite que los colaboradores trabajen de manera proactiva en la toma de decisiones y participen de manera constante en la creación e innovación de la organización, hay quienes consideran que la comunicación ascendente es indispensable pues desde aquí se habla de realimentación constante y se fundamenta en el conocimiento mutuo de pensamientos y acciones.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Es la que se ocupa de comunicar el orden establecido para el desarrollo de tareas, roles, entrenamiento, capacitación, directrices, políticas, etc.

Su carácter principal se establece por la naturaleza de la organización, dar orden. No solamente desde el sentido imperativo de quien da una orden, sino desde el sentido de organizar y ordenar. Una de las principales funciones de la comunicación descendente es la de comunicar la cultura organizacional y las directrices de cómo cumplirlas.

COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de información se puede obtener a través de juntas, informes, asambleas, etc.

Se utiliza para:.Coordinar las actividades de los distintos empleados o departamentos de la empresa..Resolver problemas de un departamento..Tomar decisiones en las que tengan que intervenir varios departamentos.

Se usa en:

COMUNICACIÓN OBLICUA: Es la que

se puede realizar entre el gerente de

departamento de comercialización y

un empleado de finanzas y que está

prevista en la organización. Es la

necesidad de la coordinación

intergrupal, debidas a una urgencia

por parte del emisor para conseguir

una respuesta del receptor.

TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

COMUNICACIÓN FORMAL : Es la forma de comunicación que de manera expresa establece la organización, mediante protocolos, manuales, reglamentos, etc y que generan todo un sistema de comienzo a fin dirigido y utilizado por todas los miembros de la empresa. Define el modo en que cada persona debe comportarse y cómo debe recoger y transmitir la información que circula. Este tipo de comunicación constituye el cómo debe llegar la información según el nivel jerárquico que ocupe el receptor.

COMUNICACIÓN INFORMAL : Es la que fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación es conocida popularmente como “rumores o ruidos” y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.

RELACIONES HUMANAS

Es el conjunto de interacciones que se da en los individuos de una sociedad, la cual tiene grados de órdenes jerárquicos.

Se basan principalmente en los vínculos existentes entre los miembros de la sociedad, gracias a la comunicación, que puede ser de diversos tipos: Visual o Comunicación no verbal, lenguaje icónico o lenguaje de las imágenes, que incluye no sólo la apariencia física, imagen corporal sino también los movimientos, las señales, lingüística, chat, etc.

CONCEPTO DE RELACIONES HUMANAS

Respeto: Aún cuando no se comparta un punto de vista, conviene considerar las creencias y sentimientos de los demás. Usted depende de los demás por lo que es importante respetar y hacerse respetar.

Comprensión: Es aceptar a los demás como personas, con sus limitaciones, necesidades individuales, derechos, características especiales y debilidades. La comprensión y la buena voluntad son la clave de las relaciones humanas. 

Cooperación: Es la llave del bienestar general. Trabajando todos por un mismo fin, se obtienen los mejores resultados y beneficios. 

FACTORES QUE INTERVIENEN EN LAS RELACIONES HUMANAS

Comunicación: Es el proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr comprensión y acción.

Cortesía: Es el trato amable y cordial, facilita el entendimiento con los demás, permite trabajar juntos en armonía y lograr resultados. La cortesía cuesta poco y vale mucho.

Recordemos que solo hay tres actitudes fundamentalesen comunicación como respuesta a los demás:

Aceptación: Significa respeto y aceptación de la otra persona como ser humano distinto y único.

Rechazo: Al rechazar a otro ser humano puedo afectar su autoestima y herirlo por lo que se pierde la relación positiva.

Descalificación: Es la actitud más dañina, le estamos diciendo a la otra persona que no nos importa, que no nos interesa ni sabemos que existe. La persona descalificada se disminuye, se encierra en sí misma y sufre daños serios perdiéndose con ello la comunicación.

Háblele a la persona amablemente, no hay nada tan agradable como una frase alegre al saludar.

Sonría a la gente, se necesita la acción de 25 músculos para fruncir el ceño y solo 15 para sonreír.

Llame a las personas por su nombre, la música más agradable para el oído de cualquiera, es el sonido de su nombre.

Sea agradable, amigable, cortés, si desea tener amigos. Sea cordial, hable y actúe como si todo lo que hiciera

fuera un placer. Interésese verdaderamente en las personas, puede

simpatizar con ellas y todo si se lo propone.

REGLAMENTO DE LAS RELACIONES HUMANAS

Sea generoso para hacer resaltar las buenas cualidades y cuidadoso al criticar.

Tenga consideración hacia los sentimientos de los demás, se lo agradecerán.

Tenga consideración de los demás, en toda controversia hay tres opiniones o puntos de vista: la del otro, el suyo y el correcto.

Esté dispuesto a prestar servicio, lo que más cuenta en la vida es lo que hacemos por los demás.

CIENCIAS QUE ESTUDIAN LAS RELACIONES HUMANAS

•COMO SON LAS PERSONAS

PSICOLOGÍA

•INTERACCIÓN DE LAS PERSONAS

SOCIOLOGÍA

•ORIGEN Y CULTURA DE LAS PERSONAS

ANTROPOLOGÍA

Es necesario que un empleado aprenda a tratar bien a los compañeros y saber desarrollar de manera exitosa el difícil arte de las relaciones humanas.  

Para triunfar en este sentido, es preciso tener presente que cada persona es distinta y que esa diferencia es el producto de diversas culturas y ambientes familiares, por lo que cada persona tendrá diferentes habilidades, gustos, aptitudes, formación,  cultura, edad, apariencia física, emociones, religión,  política, nacionalidad, situación económica, entre otros.

IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

La necesidad de la persona sentirse segura mental y físicamente, no sentirse amenazada, ni por despido ni sustitución.

La necesidad de sentirse aceptado por un grupo, una organización:   Todo empleado le gusta sentir que es parte importante de la institución y que sus propuestas valen la pena, no sentir favoritismo con uno y otro empleado, no porque desempeñe mejor el trabajo, sino porque esos otros gastan la mayor parte del tiempo contando y no trabajando (adulando)

NECESIDADES BASICAS DE LAS RELACIONES HUMANAS

La necesidad de reconocimiento: Para toda persona resulta imprescindible pensar bien de sí misma y saber que los demás piensan bien de ella.  Ante cualquier acción bien hecha, aunque se le pague para eso, el ser humano necesita una sonrisa de aprobación, un elogio,  una nueva responsabilidad adicional.  La necesidad de reconocimiento hace que toda persona se sienta complacida cuando se aprecian sus habilidades especiales.

La necesidad de contribuir:  Es de gran valor para cualquier empleado producir algo beneficioso, que salga de la rutina diaria de trabajo y que hace por esta acción algo de crecimiento en tal institución, a su jefe, a sus clientes o a sus compañeros de trabajo.

RH

SER JUSTO

SER RESPETUOSO

SER COOPERADOR

SER ECUÁNIME

PARA LOGRAR BUENAS RELACIONES HUMANAS ES NECESARIO:

TIEMPO ORGANIZACIONAL

REFLEXIONEMOS“Cuando uno desperdicia el tiempo está desperdiciando el dinero”. Oscar Wilde  

“No trate de mantener ocupado a su personal puesto que puede terminar siendo experto en mantenerse ocupado usted mismo...lo que le puede impedir alcanzar Resultados”. Eric Gaynor Butterfield.  

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores para aplicarlos en las organizaciones.

La Administración del Tiempo ha emergido como una de estas prácticas que los directores, gerentes, ejecutivos y profesionales en las organizaciones deben saber manejar y esto no les resulta fácil ya que tienen incorporadas pautas de conducta “anteriores” (en la familia, en los estudios) que no siempre privilegiaron a la variable “tiempo”. 

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LA ORGANIZACIÓN

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

El establecer un determinado tiempo o fechas para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos, lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y EL IMPACTO EN LA ORGANIZACIÓN

Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas.

Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en Talento Humano que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.

LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

Lo URGENTE está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo IMPORTANTE. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

URGENTEIMPORTANTE

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO