Comunicacion Interna y Externa

Fecha redacción: 02/06/2013 Preparó: M. Rodríguez Fecha : 27-11-2013 Aprobó: F. Fernández

Fecha revisión: 01/07/2013 Revisó: J. Castillo Codificación: PRO-010 Página 1 de 12

Sistema Integrado de Gestión PROCEDIMIENTO

CCOONNTTEENNIIDDOO

1 - ASPECTOS GENERALES ............................................................................................. 2 1.1 - Definiciones Generales ................................................................................................. 2 1.2 - Alcances .......................................................................................................................... 3 1.3 - Responsabilidades ......................................................................................................... 3 1.4 - Equipos y Herramientas ................................................................................................ 3

2 - PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 4 2.1 - Comunicación Interna ................................................................................................. 4 2.2 - Comunicación Externa ................................................................................................. 6 2.3 - Comunicación con el Cliente ..................................................................................... 7

3 - DIAGRAMA FUNCIONAL .............................................................................................. 8

4 - REGISTROS .................................................................................................................. 9

5 - OTROS ......................................................................................................................... 10 5.1 - Anexo 1: F-10i Formulario Nota de Envío ................................................................. 10 5.2 - Anexo 2: F-10j Formulario RFI ..................................................................................... 11 5.3 - Anexo 3: F-10k Formulario Minuta Reunión ............................................................. 12

AACCTTUUAALLIIZZAACCIIOONNEESS

Versión Comentarios Fecha

00 Creación 01/07/13

01 Ajustes Menores 27/11/13

Obj

etiv

o Establecer la responsabilidad, autoridad, oportunidad y metodología que debe utilizarse para regular las comunicaciones internas y externas de la Organización para el Sistema de Integrado Gestión.

Referencias: Intranet público: Si No

Tipo de Procedimientos: Procesos Gerenciales Fecha : 27/11/2013

Difusión controlada: Toda la Organización Versión : 01

Comunicación Interna y Externa




1 - ASPECTOS GENERALES

1.1 - Definiciones Generales

Organización: Se entenderá SK Industrial S.A. Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

Organización que puede interactuar con el medio ambiente. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Comunicación Externa: Es la transmisión de información desde o hacia las Partes Interesadas externas a la Organización, ya sea con fines de percepción de imagen, de difusión o de respuesta a interrogantes concretas.

Comunicación Interna: Es la transmisión de información dentro de la Organización, ya sea para registro, toma de decisiones, sugerencias o para difusión del personal.

Emergencia: Acontecimiento no deseado que interrumpe el normal desarrollo de las actividades planificadas.

Incidente: Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño, o deterioro de la salud (sin tener en cuenta la gravedad), o una fatalidad. Nota 1: Un accidente es un incidente que ha dado lugar a un daño, deterioro de la salud o a una fatalidad. Nota 2: Se puede hacer referencia a un incidente donde no se ha producido un daño, deterioro de la salud o una fatalidad como cuasi accidente. Nota 3: Una situación de emergencia es un tipo particular de incidente.

Instructivo de Trabajo: Es un documento que detalla cómo se desarrolla una tarea o trabajo específico.

Procedimiento: Corresponde a un documento que describe las etapas y actividades relacionadas a un proceso, especificando qué, quién, cuándo y dónde se realiza una determinada actividad. Generalmente, su ejecución involucra a más de un área del Sistema Integrado de Gestión.

Reclamo Cliente: Insatisfacción expresada formalmente por el Cliente en relación al Servicio prestado.

Registro: Toda aquella información suficiente y necesaria para demostrar la ejecución de una actividad establecida en el SIG. Pueden estar en papel o medio electrónico.

Satisfacción del Cliente: Percepción del Cliente sobre el grado de cumplimiento de los Servicios contratados.




1.2 - Alcances

Este procedimiento es aplicable en todas las áreas y actividades de la Organización en lo referente al Sistema Integrado de Gestión. 1.3 - Responsabilidades

Gerente General Gerente de Operaciones Subgerente del SIG Subgerencia Recursos Humanos Administradores de Servicio o Faena Responsable de Calidad en los Servicios o Faenas (QA-QC)

1.4 - Equipos y Herramientas

No Aplicable




2 - PROCEDIMIENTO

Las actividades de Comunicación están orientadas a informar, difundir, sensibilizar, educar e internalizar los conceptos de la Gestión Integrada. Son manejadas involucrando a todas las partes interesadas, tanto Internas como Externas. Las partes interesadas identificadas son las siguientes:

Trabajadores y sus representantes Accionistas Autoridades Proveedores y Subcontratistas Clientes

2.1 - Comunicación Interna

Toda la información que circule dentro de la Organización debe ser entendible, sólida y apoyada con datos verificables, en el caso de ser necesario respaldos. Toda la información que sea relevante para la Organización será respaldada con los documentos de registro existentes en el Sistema Integrado de Gestión u otros medios acordados previamente. El intercambio de información escrita y digital entre los Partes Interesadas, según sea el caso, se identificará y controlará de acuerdo al procedimiento PRO-001 Confección de Documentos SIG, al Procedimiento PRO-002 Control de Registros SIG y al Procedimiento PRO-003 Control de Documentos SIG. Cualquier empleado puede entregar sus sugerencias de mejora a través de una comunicación a su jefatura directa. Canales de comunicación:

Charlas DAS, Inducciones, Reuniones de trabajo o informativas, Circulares o memorándum, Correo electrónico, Talleres, charlas, capacitaciones o cursos, Diarios mural o ficheros informativos, Boletines, Teléfonos o radios, Libro de Obra o RFI, Informes u Otros




La Subgerencia SIG en la Oficina Casa Matriz y los Administradores de Servicio o Faena o en su defecto, cuando se estime conveniente, a el Responsable de Calidad en los Servicios / Faenas (QA-QC), serán los encargados de comunicar a todo el personal de la Organización la Política, Objetivos y el rol que tienen cada uno de ellos en el SIG, de los Objetivos y Metas del sistema que les son aplicables, así como los Procedimientos e Instructivos de Trabajo y los cambios que en ellos ocurran, resultados de Auditorías y simulacros, entre otros. La Subgerencia SIG es responsable de comunicar a la Gerencia General el desempeño, en su conjunto, de la Organización través de la aplicación Procedimiento PRO-004 Revisión Gerencial, en cuanto a los Objetivos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión. La disposición relativa a informar apropiadamente a los Trabajadores de la Organización y a otras Partes Interesadas, sirve para motivar al personal y estimular la comprensión y aceptación de los esfuerzos de la Organización por mejorar su desempeño en Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Entre otros tópicos de divulgación de la información se puede mencionar:

Política y Objetivos del SIG, Programas de Gestión, Desempeño del SIG, metas e indicadores, Aspectos ambientales y riesgos, Medidas de control, planes de emergencia, simulacros de emergencia y su desempeño, Estadísticas de NC, incidentes, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, Mejoramiento del SIG, Legislación, reglamentación ambiental y de seguridad, y Otros que a juicio de la Organización sean pertinentes

2.1.1 - Consultas y/o Sugerencias En las Oficinas la Subgerencia SIG recibe y documenta las consultas, sean estas verbales o escritas, atendiendo y dando respuesta a los trabajadores de la Organización. En el caso de los servicios o Faenas los encargados de cumplir este rol serán los Responsables de Calidad o el Jefe HSEC indistintamente. Cuando la consulta corresponda a temas, específicos, de seguridad, el Responsable de HSEC entregará respuesta al trabajador o trabajadores que hayan hecho la consulta y según sea el caso debe informarla a todos los trabajadores. La forma que adquiera dicha respuesta será determinada por el Responsable HSEC, pudiendo darse el caso de:

Respuesta individual, Respuesta pública (paneles, volantes, afiches, etc.),




Charlas expositivas, Correo electrónico, u Otras formas.

2.2 - Comunicación Externa

Cuando se reciba información documentada desde las Partes Interesadas, esta será debidamente recepcionada por la Organización través del Administrador del Servicio o Faena o quien el designe, quien realizará posteriormente la entrega al destinatario final dejando registro de ello. Cuando se haga entrega de información documentada por parte de la Organización hacia las Partes Interesadas, deberá ser debidamente respaldada en el Formulario F-010i. Cuando la información sea recibida por medios digitales, será responsabilidad de cada receptor registrar y respaldar dicha información según su nivel de importancia.

La Organización ha tomado la decisión de no comunicar externamente la información acerca de los Aspectos Ambientales Significativos, a excepción de aquella información solicitada por las autoridades.

2.2.1 - Consulta y Respuestas Cualquier consulta sobre materias relacionadas con la calidad, medioambiente, seguridad y salud ocupacional, serán registradas por quien las reciba y enviadas al Administrador del Servicio o Faena. Cuando aplique, respuestas formales serán preparadas por el responsable del área o departamento y aprobadas por el Administrador del Servicio o Faena. Cuando la consulta es planteada por la autoridad, la respuesta será emitida formalmente por el Gerencia General. 2.2.2 - Comunicación por Incidentes y Emergencias Para el manejo comunicacional de incidentes y emergencias, sean éstas de carácter público local o regional, el Gerente General, o quien él designe, define el contenido y entrega la comunicación oficial externa respectiva. Quedando estrictamente prohibido que los trabajadores emitan declaraciones fuera de la Organización, respecto a estas situaciones.




2.3 - Comunicación con el Cliente

Toda la correspondencia relacionada con el Servicio o Faena, entre la Organización y el Cliente se efectuará entre el Administrador del Servicio o Faena y el Representante del Cliente designado (Administrador del Contrato o la ITO). Los representantes de las partes definirán el canal y quienes podrán enviar correspondencia oficial. A continuación distintos tipos de documentos utilizados como medio formal de comunicación en los Servicios o Faenas.

Cartas, correos electrónicos: Empleado para tratar temas contractuales Libro de Obras o RFI: Empleadas para solicitar información faltante o discrepancias

respecto del desarrollo del Proyecto, el formato F-010j, se indica en Anexo 2 Informe de No Conformidad emitido por el Cliente: Cuando el Cliente emita o indique

una irregularidad, incumplimiento o error, se hará llegar los antecedentes al Responsable de Calidad del Servicio o Faena, para que genere una No conformidad según lo indicado Procedimiento PRO-005.

Notas de Desviación: Corresponden a Registros que dan cuenta de Cambios solicitados y aprobados por el Cliente, que escapan al alcance original del Proyecto contratado.

Minutas de Reunión: Resumen de las reuniones de contrato, Anexo 3 Formulario F-10k.




3 - DIAGRAMA FUNCIONAL

Fase

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Actividades

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1

A B C A B C A B C A B C A B C A B C

2 X X

3 X X X X

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5 X X X

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7

Encargado Comunicar a Organización

Comunicación Interna

Sugerencias Mejoras SIG

Selección Canal de

Comunicación

Envío Sugerencias

Recepción Sugerencias

Respuesta

Recepción Información

Comunicación Externa

Generación Información

SIG




4 - REGISTROS

# Identificación Responsable Almacenamiento Protección Tiempo de Retención Recuperación Disposición

1 F-10i Formulario Nota de Envío Administrador

Web: www.SKIndustrial.

cl/login.php Servidor 2 años Correlativo Destruccción

2 F-10j Formulario RFI Administrador Web:

www.SKIndustrial.cl/login.php

Servidor 2 años Correlativo Destruccción

3 F-10k Formulario Minuta Reunión

Quien corresponda

Web: www.SKIndustrial.

cl/login.php Servidor 2 años Correlativo Destruccción




5 - OTROS

5.1 - Anexo 1: F-10i Formulario Nota de Envío




5.2 - Anexo 2: F-10j Formulario RFI




5.3 - Anexo 3: F-10k Formulario Minuta Reunión

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