Compilación acuerdos No. 002 y 008 de 2005, y 004 de 2017 · su calidad de representante legal de...

ESTATUTO DE CONTRATACION

Compilación acuerdos No. 002 y 008 de 2005, y 004 de 2017

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LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA

DE ENERGIA DE ARAUCA E.S.P. – ENELAR E.S.P.

En uso de sus atribuciones legales, y en especial de las funciones asignadas en el Artículo

9 del Decreto N° 864 de 1995, de la Gobernación del Departamento de Arauca.

CONSIDERANDO QUE:

1. La Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P., es una empresa de servicios

públicos domiciliarios, oficial con carácter de Empresa Industrial y Comercial del

Estado del orden departamental, vinculada a la Gobernación del Departamento de

Arauca, cuyo régimen de contratación aplicable es el derecho privado de acuerdo

con lo previsto en las leyes 142, 143 de 1.994 y 689 de 2.001.

2. Mediante acuerdo No. 011 del 23 de enero de 1996 la Junta Directiva adoptó el

Reglamento de Contratación del la Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P.

3. Mediante acuerdo No. 036 del 12 de agosto de 1997 la Junta Directiva modificó el

Reglamento de Contratación del la Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P y

derogó las disposiciones internas, en especial las contenidas en el acuerdo No. 011

del 23 de enero de 1996.

4. Mediante resolución número 614 de septiembre 6 de 2005, el agente especial, en

su calidad de representante legal de la Empresa de Energía de Arauca ENELAR

E.S.P., en uso de las facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 3

de la resolución No. 004635 del 11 de junio de 1999 y la resolución No. 00752 del

19 de febrero de 2004, emanadas de la superintendencia de Servicios Públicos

Domiciliarios, corrigió y aclaró algunas discordancias en el Estatuto de Contratación

de la Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P.

5. Mediante acuerdo No. 002 del 23 de septiembre de 2005 la Junta Directiva

modificó el Reglamento de Contratación del la Empresa de Energía de Arauca

ENELAR E.S.P.

6. Revisado el articulado del Estatuto de Contratación vigente, la Junta Directiva

encontró pertinente modificarlo, con el fin de que las normas de procedimiento se

utilicen para dar mayor agilidad a las decisiones y trámites, y que éstos se

adelanten en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de gastos. En

términos globales, garantizar que los trámites en el proceso contractual, se

adelanten con austeridad de medios, tiempo y gastos que redunden en beneficio de

los intereses de la Empresa. Adicionalmente, generar mayor competitividad en la

distribución y comercialización de la energía eléctrica y demás servicios anexos

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requeridos, entre ellos facturación, recaudo, cartera, mantenimiento, operación y

expansión del sistema eléctrico.

A C U E R D A

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1°: OBJETO Y FIN DE LA CONTRATACIÓN.

La Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P. establece y adopta el presente

Reglamento Interno de Contratación, con el objeto de implantar los procedimientos y

principios que deben regir los contratos y conseguir el cumplimiento de los fines de la

Empresa, la continua y eficiente prestación del servicio público de energía eléctrica y de

efectividad de los derechos e intereses de los usuarios.

ARTICULO 2°: SUJETOS DE LA CONTRATACIÓN

Son sujetos de la contratación:

1. ENELAR E.S.P., encargada, de suscribir todos aquellos actos o contratos necesarios

para la prestación del servicio público de energía encaminados a satisfacer en forma

general, permanente y continua este servicio o asegurar el cumplimiento de sus fines.

2. El contratista, quién al suscribir un contrato con la Empresa, además de la obtención de

una utilidad, colabora en el cumplimiento de la función social de la entidad y adquiere

igualmente responsabilidad frente a las obligaciones que contrae.

ARTICULO 3°: NORMATIVIDAD APLICABLE A LOS CONTRATOS

Los contratos que celebre la EMPRESA DE ENERGÍA DE ARAUCA - ENELAR E.S.P. se

regirán por las disposiciones del derecho privado de conformidad con lo previsto en el

parágrafo del artículo 8 de la ley 143 de 1994 y en el artículo 10 de la misma ley, el título

II, Capítulo 1 de la ley 142 de 1994 y la Ley 689 de 2001, las normas que las modifiquen

o reformen y demás vigentes sobre contratación que sean aplicables.

En consecuencia, la Empresa podrá suscribir todos aquellos actos o contratos previstos en

el derecho privado, en las disposiciones civiles, comerciales, en disposiciones especiales, o

aquellos derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad encaminados al

cumplimiento de sus fines sociales.






Así mismo dentro de los contratos se podrán incluir las modalidades, condiciones, y en

general las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y

convenientes, siempre que no sean contrarias a la constitución, la ley o el orden público.

PARAGRAFO 1: En los procesos de contratación que adelante la Empresa de Energía de

Arauca ENELAR E.S.P. no se aplicará la Ley 80 de 1.993; sin embargo, de acuerdo con lo

dispuesto en el parágrafo del artículo 8° de la Ley 143 de 1994, la Comisión de Regulación

de Energía y Gas podrá hacer obligatoria la inclusión de cláusulas excepcionales al derecho

común en algunos contratos que celebre ENELAR E.S.P. cuando su inclusión sea forzosa,

todo lo relativo a estas cláusulas se sujetará al Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública. Igualmente en materia de inhabilidades e incompatibilidades se

aplicará la Ley 80 de 1.993.

PARAGRAFO 2: En todo tiempo el presente estatuto de contratación interna deberá estar

publicado en la página Web de la Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P.

ARTICULO 4°: DERECHOS Y DEBERES DE LA EMPRESA

1. Preparar adecuadamente Los documentos relacionados con los trámites previos a

la contratación, como son: la justificación de la necesidad, la disponibilidad

presupuestal, la elaboración de las especificaciones, diseño, características de lo

requerido, presupuesto, solicitudes de cotización, procesos de evaluación y

recomendación de adjudicación, entre otros.

2. Elaborar el contrato de acuerdo con lo ofrecido y dentro de los términos requeridos

en el proceso previo, incluyendo las modificaciones generadas por la negociación,

si a ello hubiera lugar.

3. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, igual

exigencia podrá hacer el garante.

4. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución

del contrato, las condiciones técnicas, ambientales, económicas y financieras

contenidas en las propuestas o cotizaciones aprobadas por la Empresa.

5. Evitar al contratista una mayor onerosidad en el cumplimiento de sus obligaciones,

por causas imputables a la Empresa. Para este propósito es importante que en el

menor tiempo posible, se corrijan los desajustes que se presenten y se implanten

los mecanismos y procedimientos necesarios para prever o solucionar de manera

rápida y eficaz las diferencias o situaciones litigiosas que puedan presentarse.






6. Solicitar la revisión o actualización de los precios cuando se produzcan fenómenos

o circunstancias que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato,

según lo pactado en el mismo.

7. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones

pecuniarias y garantías a que haya lugar

8. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización por los daños que

se causen con ocasión de la ejecución de los contratos.

9. Revisar periódicamente las obras ejecutadas, los servicios prestados y los bienes

suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad

ofrecidas por los contratistas y promover las acciones de responsabilidad contra

estos y sus garantes, cuando dichas condiciones no se cumplan.

ARTICULO 5°: PRINCIPIOS DE LAS ACTUACIONES DE LOS CONTRATOS

Las actuaciones de las partes que intervengan en los contratos de la Empresa de Energía

de Arauca, ENELAR ESP, se harán con arreglo a los principios constitucionales de la

administración pública y a los principios de transparencia, economía, responsabilidad,

selección objetiva, celeridad, moralidad, eficacia, imparcialidad, publicidad, igualdad y

equilibrio del contrato; facultando la libre concurrencia de oferentes.

ARTICULO 6°: PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.

En virtud de este principio.

1. La escogencia del contratista se efectuará a través de procedimientos de selección

que garanticen la aplicabilidad de este principio y la libre competencia y

concurrencia de los oferentes.

2. En la solicitud de cotización y ofertas, así como en los términos de referencia y

pliegos de condiciones, se identificarán de manera clara y expresa, los requisitos

necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección y los

aspectos que garanticen el cumplimiento del principio de transparencia.

3. Se definirán reglas objetivas, claras que permitan la participación y aseguren una

selección objetiva.

4. Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras y

servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato.






5. En los avisos de publicación de apertura de la invitación pública y en los términos

de referencia, se señalarán:

a) Los requisitos mínimos para los oferentes (capacidad económica, jurídica

entre otras).

b) Criterios objetivos de evaluación.

c) Reglas de adjudicaciones.

6. Los avisos, a través de los cuales se informe o anuncie la intención de celebrar

contratos por parte de la Empresa, no podrán incluir referencia alguna, nombre o

cargo de algún funcionario de la misma

7. Las decisiones que se produzcan dentro de la actividad contractual, salvo las de

mero trámite deberán motivarse al igual que los informes de evaluación

ARTICULO 7°: DEL PRINCIPIO DE LA ECONOMIA

En virtud de este principio

1. Con antelación al proceso de selección del contratista o la forma del contrato, se

analizará detenidamente la conveniencia de la contratación y se definirán los

estudios, diseños, proyectos y términos de referencia que permitan determinar

claramente, el objeto a contratar.

2. Los trámites de selección y suscripción de contratos se iniciarán una vez se cuente

con las respectivas partidas, disponibilidades o autorizaciones presupuestales.

3. La actuación contractual se adelantará con austeridad de tiempo, medios y gastos

y se impedirán dilaciones y retardos.

4. En la etapa de selección y en los términos de referencia o pliegos de condiciones,

para la escogencia de los contratistas, se establecerán solamente aquellos

requisitos estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la

propuesta más favorable.

5. La Empresa no exigirá sellos, autenticaciones, documentos originales,

reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de

formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo

exija la ley.






La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o

al proponente, no necesarios para la evaluación de propuestas, no servirá de título

suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.

ARTICULO 8°: PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD

En virtud de este principio

1. Los servidores públicos y funcionarios de la Empresa, están obligados a buscar el

cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del

objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los

terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

2. La Empresa y sus funcionarios responderán cuando realicen una contratación, sin

tener en cuenta los siguientes requisitos: disponibilidad presupuestal, haber

elaborado previamente los términos de referencia o pliegos de condiciones,

diseños, estudios, planos, presupuesto, evaluaciones y demás requisitos que se

contemplan en el presente reglamento.

3. Los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen

condiciones económicas y de contratación, artificialmente bajas con propósito de

obtener la adjudicación del contrato. Igualmente por haber ocultado al contratar,

inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrado

información falsa.

ARTICULO 9°: DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA

La selección de contratistas será objetiva, se hará con reglas claras de participación,

criterios de evaluación y adjudicación pública. Es objetiva la selección en la cual la

escogencia se hace a la propuesta más favorable.

El menor plazo ofrecido inferior al solicitado en los términos, no será objeto de evaluación.

CAPITULO II

REQUISITOS GENERALES DE LOS CONTRATOS

ARTICULO 10°: CAPACIDAD PARA CONTRATAR






Son capaces para contratar con la EMPRESA DE ENERGIA DE ARAUCA - ENELAR E.S.P.,

personas naturales y jurídicas consideradas como tales por las disposiciones legales

vigentes. También podrán celebrar contratos con ENELAR E.S.P., los consorcios y uniones

temporales.

Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, estas deberán acreditar su existencia y

representación legal de acuerdo con lo previsto por el código de comercio, el código de

procedimiento civil y demás normas concordantes sobre la materia.

ARTICULO 11°: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

No podrán celebrar los contratos aquí regulados, ni por sí ni por interpuesta persona,

quienes se encuentran en las circunstancias de inhabilidades e incompatibilidades

previstas en las normas que regulan la materia, en especial las consagradas en la

constitución, las leyes 80 de 1993 y 142 de 1994, y demás normas que la reformen o

adicionen. Así mismo, con el ánimo de mantener los principios de transparencia y

selección objetiva de los contratistas, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades

previsto en las leyes, se hará extensivo a todos los empleados oficiales de la empresa.

ARTICULO 12°: DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Antes de iniciar cualquier proceso de contratación de obras, bienes o servicios será

indispensable contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. Si el

objeto del contrato incluye recursos de vigencias futuras, el área responsable del proceso

contractual deberá adelantar los trámites previos en coordinación con la Dirección

Administrativa y Financiera y demás dependencias competentes, para su respectiva

aprobación. Sin el cumplimiento de los anteriores requisitos no podrá autorizarse proceso

contractual alguno.

Esta disposición también aplicará cuando sea necesario tramitar adiciones a contratos, las

cuales deberán diligenciarse con la anticipación prevista en los respectivos

procedimientos, y perfeccionarse durante la vigencia del contrato principal.

ARTICULO 13°: CONTRATOS

Todo contrato es un acto jurídico en cuya regulación, se establecen los requisitos

generales para que el elemento subjetivo de la autonomía de la voluntad produzca sus

efectos jurídicos, abordando la teoría general del negocio jurídico en el ordenamiento

contractual.

En la EMPRESA DE ENERGIA DE ARAUCA E.S.P. - ENELAR E.S.P., se establecerán dos

clases de contratos a saber:






1. SIN FORMALIDADES PLENAS: Son los que no requieren formalidades especiales y se

ordenarán siempre por escrito mediante órdenes de compra o suministro, de servicio o de

trabajo. Cuantía: menor a 60 SMMLV. Será facultativo de la empresa exigir o no

garantías; en el caso que se entregue un anticipo al contratista, este siempre deberá

otorgar una garantía en la que se asegure el manejo, correcta inversión y reintegro del

anticipo.

2. CON FORMALIDADES PLENAS: Todos los contratos cuyo valor sea superior a 60 SMLMV

(Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes), deberán celebrarse por escrito y con

todas las solemnidades especiales para cada caso.

EL contratista presentará garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones

surgidas del contrato lo cual se mantendrá vigente por la duración del contrato y dos (2)

meses más y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado.

Igualmente, los proponentes presentarán garantía de seriedad de los ofrecimientos

hechos. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros

legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias. Igualmente,

se estipularán en los contratos los valores correspondientes a las cláusulas penal y de

multas.

PARAGRAFO: De conformidad al parágrafo del artículo 8 de la Ley 142 de 1994 e inciso 2

del artículo 31 de la Ley 143 de 1994, la Comisión de Regulación de Energía y Gas, podrá

hacer obligatoria la inclusión de cláusulas excepcionales al derecho común en algunos de

los contratos que celebre la Empresa. Cuando la inclusión sea forzosa, todo lo relativo a

estas cláusulas, se ajustará el Estatuto General de Contratación para la Administración

Pública y los actos en los que ejerciten estas facultades, estarán sujetos al control de la

Jurisdicción Contenciosa Administrativa.

ARTICULO 14°: CONTRATACION CON PERSONAS JURIDICAS EXTRANJERAS

Cuando un proponente fuere una persona jurídica extranjera, su existencia y

representación legal se acreditarán de acuerdo con lo previsto por el Código del Comercio,

el Código de Procedimiento Civil y las normas que los modifiquen, aclaren o adicionen.

CAPITULO III

REGISTRO DE PROPONENTES

ARTICULO 15°: DEL REGISTRO DE PROPONENTES

Todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar, con la Empresa de Energía

De Arauca - ENELAR E.S.P. contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de






bienes muebles, deberán estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de

Proponentes - RUP de la Cámara de Comercio, y acreditar un K de contratación igual o

superior al presupuesto oficial del contrato, en salarios mínimos legales mensuales

vigentes.

No se requerirá de este registro, ni de calificación, ni clasificación, en los casos de

contratación de urgencia a que se refiere el artículo 31 de este reglamento o los convenios

y contratos especiales definidos en el artículo 33; ni la contratación de cuantía igual o

inferior a 20 SMLMV; contratos de prestación de servicios, ni los contratos de concesión de

cualquier índole.

La certificación expedida por la Cámara de Comercio, hará constar igualmente, los datos

de informaciones sobre cumplimiento de contratos anteriores, experiencia, facultad del

representante legal, capacidad técnica y administrativa, relación de equipos y su

disponibilidad, relación de contratos en ejecución, multas y sanciones impuestas y el

término de duración de la persona jurídica.

La inscripción en la Cámara de Comercio se renovará anualmente para lo cual los inscritos

deberán diligenciar y presentar el formulario que para el efecto determine el gobierno

nacional, junto con los documentos actualizados que en él se indique. En dicho formulario

los inscritos informarán sobre las variaciones referentes a su actividad a fin de que se

tome nota de ellos en el correspondiente registro.

CAPITULO IV

ARTÍCULO 16°. REGISTRO DE OFERENTES Y BASE DE DATOS DE PROVEEDORES.-

ENELAR E.S.P., contará con un registro de oferentes, al cual se deberán inscribir quienes

quieran contratar con la entidad, realizando el correspondiente registro en la página web

de la empresa. Información administrada por la Oficina Asesora Jurídica.

Los oferentes deberán diligenciar el formato correspondiente, que deberá contener como

mínimo la siguiente información:

- Registro Único de Proponentes no mayor a 60 días de su expedición.

- Certificado de Existencia y Representación Legal.

- Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal.

- Registro Único Tributario.

Toda la información suministrada en dicho formato debe coincidir con la que el proveedor

entregue a las autoridades tributarias y entidades financieras.






La base de datos de proveedores se elabora teniendo en cuenta los contratos ejecutados,

su evaluación y la información registrada estará a cargo del Jefe de la Oficina Asesora

Jurídica.

Parágrafo: Para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores se tendrá

en cuanta la guía adoptada en el Sistema Integrado de Gestión de ENELAR E.S.P.

– SIGELAR.

ARTÍCULO 16.1°. INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER LA BASE DE DATOS DE

PROVEEDORES.- se regirá conforme a la guía adoptada por la empresa para la selección,

evaluación y reevaluación de proveedores. Y contendrá como mínimo los siguientes

elementos:

Identificación de proveedor

Tipo de contrato ejecutado

Objeto del contrato

Valor y plazo de ejecución

Evaluación final técnica, financiera y jurídica que refleje el desempeño del

proveedor durante la ejecución del contrato.

La evaluación deficiente en la ejecución de contratos por parte del contratista será objeto

de reporte en la base de datos de proveedores, y, obliga a ENELAR ESP a no invitarlo a

participar procesos de contratación directa. De igual manera, constituye causal de rechazo

de la oferta en los procesos precontractuales en que se encuentre participando. Las

anteriores consecuencias se mantendrán vigentes durante el término de 12 meses

contados a partir de la evaluación insatisfactoria.

ARTÍCULO 16.2°. ALIMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

SOBRE ANTECEDENTES DE EJECUCIÓN.- Será responsabilidad de la Oficina Asesora

jurídica, previa información allegada por las diferentes áreas vinculadas en el desarrollo

del contrato siguiendo los parámetros establecidos en la guía para la selección, evaluación

y reevaluación de proveedores

CAPITULO V

REGISTRO UNICO TRIBUTARIO

ARTICULO 17°: DEL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO

Todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con la Empresa de Energía

de Arauca - ENELAR E.S.P. contratos de suministro de bienes o servicios de uso común o

bienes de uso en contratos de obra, deberán estar inscritos en el Registro Único Tributario

- RUT, de conformidad con lo establecido en el decreto 2788 de 2004.






Quienes pretendan celebrar contratos con la Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P.

por cuantía superior a 167 SMMLV, o por monto igual establecido por autoridades

tributarias, previamente deberán inscribirse en el régimen común.

CAPITULO VI

DE LAS GARANTIAS

ARTICULO 18°: La Empresa podrá definir las coberturas, amparos, condiciones,

vigencias y montos de las garantías que se deban constituir, las cuales se consignarán en

los términos de invitación para presentar oferta y se estipularán en el respectivo contrato.

A través de la constitución de garantías se busca respaldar el cumplimiento de las

obligaciones asumidas por el contratista como consecuencia de la celebración, ejecución y

liquidación del contrato, por tanto, dependiendo de los riesgos que deben cubrirse y previa

evaluación del tipo y naturaleza del contrato, el proceso de contratación exigirá la

constitución entre otras de las siguientes garantías, según el caso:

1. SERIEDAD DE LA OFERTA: Ampara el riesgo de que el oferente no suscriba el

contrato.

2. MANEJO, CORRECTA INVERSION Y REINTEGRO DEL ANTICIPO: Ampara el

riesgo de la aprobación indebida o el mal uso que el contratista pueda hacer de los

dineros o bienes recibidos por el concepto de anticipo, cuya cuantía será del 100%

del valor dado por concepto de anticipo.

3. CUMPLIMIENTO: Ampara el riesgo de perjuicios económicos derivados del

incumplimiento de las obligaciones contractuales. Deberá constituirse mínimo por

el 10% del valor del contrato.

4. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Ampara el riesgo del no

pago por parte del contratista de las obligaciones laborales que tiene a su cargo y

que son derivadas del contrato, su cuantía no será inferior al 10% del valor del

contrato.

5. ESTABILIDAD DE LA OBRA: Ampara el riesgo de que la obra objeto del contrato,

en condiciones normales de uso, sufra deterioros imputables al contratista, y su

cuantía no será inferior al 20% del valor final del contrato, y tendrá por duración la

del contrato y tres (3) años mas.

6. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Con el objeto de asegurar el

pago de perjuicios que se causen a terceros con ocasión de la ejecución del

contrato y la cuantía no será inferior al 10% del valor del contrato.






7. CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS: Ampara el

riesgo de que el bien contratado no reúna los requisitos de calidad fijados en el

contrato o no sea apto para el fin o el servicio para el cual fue adquirido. Así

mismo, cubre el riesgo de defectos de fabricación, calidad de los materiales que

imposibiliten la utilización, funcionamiento idóneo y eficaz de los bienes o su

correcto funcionamiento. Su cuantía ha de determinarse en cada caso con sujeción

a los términos del contrato con referencia al valor final y objeto del contrato en

todo caso no podrá ser inferior al 10% del valor del mismo.

8. CALIDAD DEL SERVICIO: Se ampara el riesgo de que el servicio contratado no

reúna las especificaciones y requisitos mínimos contemplados en el contrato; su

cuantía ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato;

con referencia al valor final u objeto del contrato, en todo caso no podrá ser

inferior al 20% del valor del mismo.

PARAGRAFO: No podrá desembolsarse suma alguna de dinero hasta que no se hayan

otorgado las garantías a satisfacción de la Empresa, que se hubieren exigido en la

respectiva invitación.

CAPITULO VII

PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN

ARTICULO 19°: FORMAS DE CONTRATACIÓN

A. CONTRATACION DIRECTA. La escogencia del contratista se efectuará siempre a

través de licitación o concurso público, salvo en los siguientes casos:

1. Cuando la cuantía del contrato sea inferior o igual a dos mil (2.000) SMLMV.

2. Cuando el proceso de selección haya sido declarado desierto.

3. Cuando se vaya a arrendar o adquirir inmuebles.

4. Cuando se quiera celebrar un contrato o convenio interadministrativo.

5. En la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos

artísticos, cuando solo pueda encomendarse a determinadas personas naturales o

jurídicas.

6. Cuando sólo pueda encomendarse a determinada persona natural o jurídica.






7. Cuando se requiera contratar para salvaguardar los intereses tangibles e

intangibles de la Empresa (Personas, Sedes administrativas, Subestaciones e

información).

8. Cuando exista urgencia manifiesta.

PARAGRAFO: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el

suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato

futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción;

cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de

calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones

inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir

a los procedimientos de selección o concurso públicos.

La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

B. INVITACION PUBLICA: Habrá invitación pública, para la celebración de contratos de

seguros y demás clases de contratos, siempre y cuando su valor sea superior a dos mil

(2.000) SMLMV.

ARTICULO 20°: CONTRATACION DIRECTA

1. Cuando la contratación directa sea igual o inferior a cinco (5) SMLMV, se ordenará

verbalmente el suministro, obra o servicio requerido previa comprobación de

disponibilidad presupuestal y las obligaciones se pagarán con la presentación de la

factura correspondiente, previa comprobación de la disponibilidad presupuestal.

2. Para contratar directamente en cuantía superior a cinco (5) SMLMV e inferior o

igual a quinientos (500) SMLMV, se debe realizar por escrito como mínimo dos (2)

invitaciones a presentar oferta, las cuales se recibirán en la misma forma.

3. En los contratos cuyo valor estimado sea superior a quinientos (500) SMLMV, e

inferior a dos mil (2.000) SMLMV, se debe realizar por escrito como mínimo dos

(2) invitaciones a presentar oferta. Simultáneamente al envío de las invitaciones a

cotizar, deberá publicarse la invitación en cartelera de la Empresa, por un lapso no

inferior a tres (3) días hábiles. Adicionalmente, en estas invitaciones se deben

especificar como mínimo los siguientes requisitos generales:

a) Condiciones que regulan el trámite de contratación.

b) Descripción del objeto y alcance de la invitación.






c) Cuantía y vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta, cuando se

requiera, y de las demás garantías que se soliciten de acuerdo con la

naturaleza del contrato.

d) Plazo para la adjudicación del contrato.

e) Fuentes de financiación.

f) Especificaciones técnicas o información de referencia.

g) Demás información y requisitos que se consideren convenientes o

necesarios.

4. Para cuantías superiores a cinco (5) SMLMV se elaborará un informe de evaluación

de las propuestas por parte de las Dependencias correspondientes. Para cuantías

superiores a quinientos (500) SMLMV el informe de evaluación de las propuestas

será aprobado por el Comité de Licitaciones y Contratos.

PARAGRAFO 1: La Empresa de Energía de Arauca - ENELAR-E.S.P., podrá contratar con

la persona natural o jurídica que esté en capacidad de celebrar el contrato y su propuesta

haya sido declarada hábil, sin que sea necesario que haya obtenido varias ofertas en los

siguientes eventos:

1. Cuando se haya solicitado y solo haya recibido una de ellas.

2. Cuando de acuerdo con la información que pueda obtener, no existan varias

personas que puedan proveer los bienes y servicios.

3. Cuando se trate de contrato intuito persona; esto es, que se celebren en

consideración a las calidades personales del contratista.

4. Cuando la necesidad del bien o servicio sea inminente, que no permita solicitar

varias ofertas.

Cuando se de aplicación a este parágrafo, se deberá dejar por escrito la situación

presentada.

ARTICULO 21°: INVITACION PÚBLICA

Para los contratos cuya cuantía supere los dos mil (2.000) SMLMV, el procedimiento será

el siguiente:

1. Con anterioridad no inferior a diez (10) días hábiles a la fecha de apertura prevista

para la venta de los pliegos de condiciones o términos de referencia, se publicará el






aviso en la página Web de la Empresa; adicionalmente, se publicará un aviso según

lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en un diario de amplia

circulación nacional con lo que se entiende iniciado el procedimiento de invitación.

2. En los pliegos de condiciones o términos de referencia que se adopten se

establecerán los siguientes requisitos generales.

a) Condiciones que regulan el trámite de la invitación.

b) Descripción del objeto y alcance del contrato.

c) Fuentes de Financiación.

d) Cuantía y vigencia de la garantía de seriedad de las propuestas y demás

garantías que se solicitan de acuerdo con la naturaleza del contrato.

e) Condiciones para la elaboración y presentación de las propuestas.

f) Criterios para la evaluación de las propuestas.

g) Plazo y reglas para la adjudicación del contrato.

h) Causales para revocar la invitación pública

i) Especificaciones técnicas y/o información de referencia.

j) La minuta del contrato que se pretende celebrar, la información y requisitos

que se consideren convenientes y necesarios.

3. Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos

contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia y se recibirán en

sobres cerrados. En el lugar, día y hora señalados para el cierre de la invitación en

acto público, se abrirán las propuestas y se levantará un acta con la relación

sucinta y el valor de las mismas.

4. Se elaborará un informe de evaluación de las propuestas por las Dependencias

correspondientes, el cual se someterá a consideración del Comité de Licitaciones y

Contratos y permanecerá en la Oficina Asesora Jurídica de ENELAR E.S.P. por un

término de tres (3) días hábiles, al igual que en la página Web de la empresa para

que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En

ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o

mejorar sus propuestas.

5. La adjudicación se hará mediante acto motivado que se notificará personalmente al

proponente favorecido en la forma y términos establecidos para los actos

administrativos y, se comunicará a los no favorecidos dentro de los cinco (5) días

calendarios siguientes. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y

al adjudicatario.

6. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que

se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de

sanción, el valor del depósito o garantía constituida para responder por la seriedad

de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al






reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados

depósito o garantía.

ARTICULO 22°: DECLARATORIA DE DESIERTA O REVOCACIÓN DE LA INVITACION

PUBLICA

Procederá la declaratoria de desierta o la revocación de la licitación, cuando a juicio de la

entidad, tanto el proceso como las ofertas presentadas sean inconvenientes técnica y

económicamente, para los intereses de la Empresa, o se presente una justa causa o no se

hubiere presentado oferta alguna.

ARTICULO 23°: SANEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

Si durante el proceso de selección o de celebración del contrato, se hubiese pretermitido

alguno de los requisitos exigidos en este Estatuto, o en los respectivos términos de

referencia para la contratación, según el caso el funcionario competente para firmar el

contrato, podrá ordenar su cumplimiento o corrección si fuere procedente. Efectuada la

enmienda, la tramitación se reanudará en el estado en que se encontraba.

ARTICULO 24°: COMITE DE LICITACIONES y CONTRATOS

El Comité de Licitaciones y Contratos de ENELAR - E.S.P., estará conformado de la

siguiente manera:

1. El Gerente

2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

3. El Director Administrativo y Financiero.

4. El Director Técnico Operativo, de Protección y Medio Ambiente (TOPMA)

5. El Director Comercial

NOTA: A las reuniones del Comité deberá ser invitado el Jefe de la Oficina Asesora de

Control Interno. En los casos que se considere necesario, el comité podrá invitar a las

reuniones a un profesional para que brinde asesoría.

ARTICULO 25° FUNCIONES DEL COMITE DE LICITACIONES Y CONTRATOS

Son funciones del Comité de Licitaciones y Contratos de ENELAR E.S.P. las siguientes:






1. Aprobar o rechazar la evaluación de las propuestas presentadas ante la Empresa,

en las respectivas invitaciones y ofertas públicas para la adjudicación; haciendo las

observaciones correspondientes.

2. Recomendar a la Gerencia la propuesta más favorable para la administración,

conforme a las evaluaciones realizadas y los pliegos de condiciones o términos de

referencia, según el caso.

3. Comunicar a la Gerencia la necesidad de declarar desierta la invitación u oferta

pública.

4. Abrir y cerrar las urnas para las invitaciones u ofertas públicas y contratos de

acuerdo a la cuantía.

5. Las demás que señale la Ley, los Reglamentos y los estatutos de la Empresa.

6. Realizar la reevaluación de los proveedores que hayan obtenido calificación de

POCO CONFIABLE o NO CONFIABLE, según el procedimiento establecido en la guía

de selección, evaluación y reevaluación de proveedores adoptada por ENELAR

E.S.P.”

CAPITULO VIII

DE LOS CONTRATOS EN PARTICULAR

ARTICULO 26° CONTRATO DE OBRA

Son los que se celebran para la construcción, mantenimiento, reparación, instalación y en

general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,

cualquiera que sea la modalidad de ejecución y su forma de pago; en los contratos de

obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de invitación o concurso

público, la interventoría podrá ser contratada con una persona natural o jurídica

independiente de la Empresa y del contratista, quien responderá por los hechos y

omisiones que le fueren imputables.

ARTICULO 27°: CONTRATO DE CONSULTORÍA

Son contratos de consultoría los que se refieren a estudios requeridos previamente para la

ejecución de un proyecto de inversión o estudio de diagnóstico, prefactibilidad o

factibilidad para programas específicos, así como asesorías técnicas de coordinación,






supervisión y control. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la

interventoría, la asesoría misma en el desarrollo de los contratos de consultaría y la

ejecución de estudios, diseños, planos, anteproyectos, proyectos, localización,

coordinación o dirección técnica y programación de obras.

ARTICULO 28°: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Para efectos del presente Estatuto se entiende por contrato de prestación de servicios el

celebrado con personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades relacionadas con

la gestión, administración o funcionamiento de la Empresa que no puedan ser cumplidas

con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

ARTICULO 29°: CONTRATO DE SUMINISTRO

Tienen por objeto la adquisición periódica y continuada por parte de la Empresa, de bienes

muebles durante un plazo que las partes pacten.

ARTICULO 30°: CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

Son aquellos contratos en que las dos partes se obligan, la una a conceder el goce de una

cosa y, la otra a pagar por este goce un precio determinado.

ARTICULO 31°: CONTRATOS SUSCRITOS POR MOTIVOS DE URGENCIA

MANIFIESTA

Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de

bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando

se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de

conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos

de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando

se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección

o concurso públicos.

Cuando existan razones de urgente necesidad, el director del área interesada, previa

justificación, solicitará que se declare la urgencia, la cual se deberá implementar mediante

acto administrativo motivado.

El director del área correspondiente presentará por escrito, debidamente justificada y

documentada la solicitud al Gerente, quien analizará la justificación y documentación

presentada y determinará la precedencia o no de la urgencia.






El Representante Legal, informará a la de Junta Directiva, las causas que dieron origen a

la contratación por motivos de urgencia manifiesta si el contrato es superior a los (100)

SMLMV.

PARAGRAFO: Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia

manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro

del presupuesto, previo cumplimiento de las disposiciones legales existentes sobre esta

materia.

ARTICULO 32°: CONTRATO DE COMPRA VENTA DE BIENES INMUEBLES

Tiene por objeto la adquisición del bien o bienes inmuebles que requieran para su

funcionamiento, o la enajenación de los que hayan adquirido previamente y no necesite

para su funcionamiento.

ARTICULO 33°: CONTRATO DE SEGUROS

Es aquel por medio del cual una persona jurídica denominada aseguradora asume los

riesgos a que están expuestos los bienes de la Empresa, comprometiéndose a pagar

determinado valor sobre los bienes o situaciones objeto del seguro, en el evento de

presentarse el siniestro, a cambio del pago de una suma de dinero llamada prima.

ARTICULO 34°: CONVENIOS Y CONTRATOS ESPECIALES

Los convenios y contratos especiales son aquellos que celebre la Empresa con entidades

públicas, universidades, centros de investigación, empresas del sector eléctrico y

organizaciones no gubernamentales; tendrán por objeto recibir el apoyo, cooperación y/o

asistencia técnica, operativa, científica, administrativa, financiera y comercial en las

actividades de la Empresa.

Se celebrarán directamente sin formalidades plenas y cuando fuere del caso requerirán

reserva presupuestal.

Se celebrarán directamente, es decir, sin que sea necesario obtener varias ofertas,

tomando en cuenta únicamente los precios del mercado, los contratos de arrendamiento

en general, los de permuta de cualquier clase de bienes inmuebles y todos los demás

contratos que la Empresa celebre no mencionados expresamente en el presente

reglamento.






Los contratos de concesión, de compra-venta de energía y prestación de servicio

asociados al suministro de energía se tramitarán conforme lo disponen las leyes 142 y 143

de 1994 y demás normas que las reglamenten, reformen o adicionen.

ARTICULO 35°: DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

Los contratos que celebre la EMPRESA DE ENERGIA DE ARAUCA E.S.P. - ENELAR E.S.P.,

se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se

eleve a escrito.

Para la ejecución se requiere de la aprobación de la garantía y de la existencia de las

disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación

con recursos de vigencias fiscales futuras.

No podrá pagarse o desembolsarse suma alguna de dinero, mientras no se haya dado

cumplimiento a los requisitos y formalidades que aquí se establecen, para iniciar la

ejecución de los contratos.

CAPITULO IX

ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO

ARTICULO 36°: VIGENCIA DEL CONTRATO

La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado

y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo

para la ejecución y el término que se haya señalado para practicar la liquidación final.

ARTICULO 37°: ENTREGA DEL ANTICIPO

Una vez cumplidos los requisitos de ejecución la Oficina Asesora Jurídica deberá tramitar

la factura u orden de pago del anticipo.

ARTICULO 38°: SUSPENSION DE LA EJECUCION DEL CONTRATO

La suspensión de la ejecución del contrato será aprobada por el Interventor del contrato.

La suspensión de la ejecución del contrato procederá de común acuerdo o por

circunstancias de fuerza mayor. Para el efecto se debe suscribir un acta, en donde se haga

constar la fecha de suspensión, las circunstancias que dieron lugar a ella, la fecha de

reiniciación y los demás aspectos que se consideren pertinentes.






ENELAR E.S.P., podrá ordenar la suspensión de la ejecución del contrato cuando su objeto

no se este cumpliendo de conformidad con lo acordado.

ARTICULO 39°: AMPLIACION DEL PLAZO

El plazo para la ejecución del objeto del contrato no estará sujeto a ampliaciones, salvo

que sobrevengan hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, o que, a juicio de

ENELAR E.S.P., ello se requiera.

Si el Contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles, ENELAR

E.S.P., podrá ampliar el plazo para la ejecución del objeto del contrato por el término que

estime razonable, sin perjuicio de que se apliquen las multas contractuales pactadas. En

este caso, el Contratista debe absorber los mayores costos que se causen durante la

ampliación e indemnizar los perjuicios ocasionados a ENELAR E.S.P.

En los casos de ampliación del plazo de ejecución del objeto del contrato con impacto en

el valor o de prórroga del contrato, se deberá suscribir un Contrato Adicional.

La ampliación del plazo de ejecución del objeto del contrato, sin impacto en el valor, se

podrá formalizar mediante acta de acuerdo suscrita por el Interventor del contrato y el

Contratista. En este evento, se deberá ampliar la vigencia de las garantías por el término

y bajo las condiciones señaladas en el acta de acuerdo.

La ampliación del plazo de ejecución del objeto del contrato implicará, sin necesidad de

que se declare, la ampliación de la vigencia de éste por el mismo término.

ARTICULO 40°: CONTRATOS ADICIONALES

La adición de contratos no podrá exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial

del contrato que se adiciona expresado en SMLMV vigentes a la fecha de

perfeccionamiento de éste.

El anterior límite no aplica tratándose de contratos de interventoría considerando la mayor

duración del contrato que es objeto de la misma, contratos interadministrativos, y de

aquellos contratos en cuya ejecución se presenten circunstancias imprevistas no

imputables al Contratista que demanden continuidad para la terminación de su objeto lo

cual debe estar debidamente justificado. En todo caso, en estos eventos la adición no

podrá superar el cien por ciento (100%) del valor inicial del contrato que se adiciona

expresado en SMLMV a la fecha de perfeccionamiento de éste.

Los Contratos Adicionales requieren la modificación de la respectiva garantía, el pago de

los impuestos a que haya lugar y la publicación en la Gaceta Departamental.






ARTICULO 41°: MODIFICACION DE CANTIDADES. La modificación de cantidades en

contratos de obra, se podrá realizar a través de la suscripción de un acta firmada entre el

contratista y el interventor.

CAPITULO IX

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 42°: OBLIGATORIEDAD

Las normas contenidas en el presente reglamento son de obligatorio cumplimiento y

utilización por parte de los funcionarios de la empresa y para todos los procesos

contractuales.

ARTICULO 43°: EJECUCION DE LOS CONTRATOS

Sólo podrá iniciarse la ejecución de los contratos cuando éstos se encuentren debidamente

firmados, cancelados los impuestos a cargo del contratista, pago de los derechos de

publicación y aprobadas las garantías que fuesen del caso.

ARTICULO 44°: INTERVENTORÍA y SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS

El control y vigencia del desarrollo y cumplimiento de los contratos, estará a cargo de un

interventor contratado o designado para el efecto, quien será el responsable de hacer

cumplir el objeto, las condiciones técnicas, económicas y administrativas del contrato y de

comunicar oportunamente la ocurrencia de situaciones irregulares, que pongan en peligro

el normal desarrollo y ejecución del mismo.

Todas las actuaciones del interventor deberán constar por escrito y éste responderá por

los hechos u omisiones que le fueran imputables y que causen daño o perjuicio a la

Empresa. Los informes de interventoría y/o supervisión deberán reposar en carpetas

debidamente organizadas en las direcciones de cada área y un resumen ejecutivo escrito

en máximo dos hojas, deberá ser enviado a la Oficina Asesora Jurídica para su

correspondiente archivo en la carpeta del contrato respectivo.

En el desarrollo de la ejecución de los contratos de obra pública o consultoría con

formalidades plenas, deberá elaborarse las respectivas actas de iniciación, recibo parcial,

suspensión temporal, modificación o complementaria en las cantidades inicialmente

pactadas, de suministro o de servicios, entrega y recibido final y liquidación.

Cuando la interventoría sea contratada, la Gerencia designará de oficio al funcionario

competente para realizar la supervisión a la Interventoría.






ARTICULO 45°: DEL ANTICIPO

En los contratos que celebre la Empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P., se podrá

pactar entrega de anticipos; pero su monto no podrá exceder del cincuenta (50%) del

valor del respectivo contrato, previa constitución de la garantía única y elaboración del

plan de inversión.

Todo anticipo deberá generar rendimiento financiero en beneficio de ENELAR E.S.P., y su

liquidación, uso y forma de pago serán acordados por las partes contratantes.

ARTICULO 46°: LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS

Los contratos de tracto sucesivo y aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen

en el tiempo y los demás que lo requieran, se liquidarán de común acuerdo por las partes

contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del plazo fijado en el pliego de

condiciones, términos de referencia o en el respectivo contrato, o a más tardar dentro de

los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del mismo.

En el acta de liquidación se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimiento a que haya

lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue

para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse en paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la

garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio

suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e

indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que

deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Si vencido el plazo para la liquidación bilateral, el contratista no se presenta a la

liquidación del contrato o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la

misma, la liquidación se hará en forma directa y unilateral por la Empresa, por medio de

acto debidamente motivado.

ARTICULO 47°: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

La Empresa buscará solucionar en forma ágil, rápida y directa, las diferencias y

discrepancias surgidas en la actividad contractual. Para tal efecto, acudirá al empleo de los

mecanismos de solución previstos en la ley y a la conciliación amigable, composición y

transacción.






ARTICULO 48°: RESPONSABILIDAD Y DELEGACIONES

La contratación es responsabilidad del Representante Legal de la Empresa, quien podrá

delegar mediante acto administrativo motivado la firma de contratos.

El Gerente será responsablemente solidario en la contratación realizada por otros

funcionarios delegados para tal fin; así mismo deberá asegurarse que en la Empresa se

cumplan los procedimientos de Contratación establecidos en el presente Estatuto.

ARTICULO 49°: VIGENCIA

El presente Estatuto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las

disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE y CUMPLASE

Dada en Arauca a los

El Presidente El Secretario

Lic. JULIO ENRIQUE ACOSTA BERNAL Dr. ATALIVAR CASTELLANOS GARRIDO


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