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¿Cómo empezar con PhotoGestión?

Primero hay que indicar que PhotoGestión es una aplicación bastante amplia, por lo que no debemos intentar abarcarla toda desde el inicio, es aconsejable empezar por una parte e ir utilizando el resto según vayamos necesitando y adquiriendo más experiencia.

Si somos más estudio que tienda lo normal es empezar a controlar los trabajos y la agenda. Si nuestro negocio está más orientado a la tienda, entonces deberemos empezar por las ventas.

En todo caso primero tenemos que hacer tres cosas:

1. Configurar el programa, sobre todos las impresoras.

2. Dar de alta a los empleados en el programa.

3. Añadir los artículos más utilizados (copias, trabajos, etc.) e indicar su precio de venta.

El resto de datos (clientes, proveedores, etc.) los iremos añadiendo según los vayamos necesitando.

Pantallas del programa

La mayoría de pantallas principales del programa funcionan de la misma forma. Están divididas en dos partes: la cuadrícula y la ficha.

En la cuadrícula podremos buscar, filtrar, ordenar los elementos que estemos tratando, en este caso los trabajos.

En la ficha es dónde introduciremos los datos y modificaremos los existentes.

Alta de empleados

En la pantalla principal del programa, buscaremos el botón “Empleados” y lo pulsaremos. Entonces aparecerá una pantalla como la siguiente:

Pulsaremos el botón “Nuevo” y veremos una ficha como ésta:

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Introduciremos los datos de un empleado, no es necesario introducirlos todos, con el nombre es suficiente, pulsaremos el botón “Aceptar” de la parte superior y si queremos añadir otro pulsaremos otra vez “Nuevo”. Así hasta que tengamos dados de alta a todos los empleados y colaboradores.

Alta de artículos

En la pantalla principal del programa, buscaremos el botón “Artículos” y lo pulsaremos. Entonces aparecerá una pantalla como la siguiente:

Pulsaremos el botón “Nuevo” y veremos una ficha como ésta, si nuestra versión no es la Pro esta pantalla difiere en que no tiene la pestaña de “Proveedores”:

Vamos a explicar los datos principales:

• Código: es el código que identifica al artículo, aparece en las facturas y documentos. Ver apartado Codificación.

• Nombre: Un nombre que nos ayude a identificar al artículo, tanto a nosotros como a nuestros clientes.

• Control de stock: Hay artículos que vendemos pero que no necesitamos controlar sus existencias porque son inmateriales como las horas, hay otros que no podemos controlar porque nos los proveen según necesidades como las copias de fotos. En estos casos lo mejor es quitar la marca a “Controlar stock”

• Proveedores: Hay que indicar al menos un proveedor (en la versión Pro) para poder calcular el beneficio.

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• Precios: Si se introduce el precio sin IVA el programa calcula el precio con IVA, si se modifica el precio con IVA el programa calcula el precio sin IVA.

Codificación El tema de la codificación de los artículos es muy personal y cada negocio requiere de su sistema.

Nosotros recomendamos hacer un pequeño análisis previo a empezar con la codificación, pensar en qué artículos o productos vendemos, cómo se podrían clasificar y en base a eso decidir la forma de codificarlos.

Ejemplo

Supongamos que tenemos un estudio fotográfico que principalmente se dedica a reportajes (bodas, comuniones, etc.) y fotos de carnet, ocasionalmente se vende algún álbum, algún marco, pero no es lo principal.

Lo primero sería dividir en varios grandes grupos a los artículos: reportajes, copias y productos. Luego dentro de cada grupo identificar los subgrupos: bodas, comuniones, estudios, industrial, álbumes, marcos, ampliaciones, etc.

Con esa información podemos ya hacer una codificación, en nuestro caso decidimos utilizar 5 dígitos y sólo números, y utilizaremos el siguiente esquema:

1.- Reportajes 1.- Bodas 2.- Comuniones 3.- Estudios 4.- Industrial 5.- Otros

2.- Copias 1.- Aficionado originales 2.- Aficionado copias 3.- Ampliaciones

3.- Productos 1.- Álbumes 2.- Marcos 3.- Personalizados

4.- Otros 1.- Tarjetas de memoria 2.- Varios

Así, por ejemplo un reportaje de boda estándar podría darse de alta de la siguiente forma:

Es decir, hemos puesto como código 11001. El primer 1 porque es un reportaje, el segundo 1 porque es una boda, y luego 001 porque es el primer artículo de reportajes de bodas.

Otros ejemplos:

Código Nombre 23002 Ampliación a 20x25 32023 Marco plata modelo Venecia 41002 Tarjeta SD 4GB

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Empezando con trabajos y agenda

Si nuestra principal actividad son los reportajes lo correcto es aprender a utilizar la agenda del programa y el control de los trabajos.

La forma de funcionar habitual es la siguiente: Vamos a suponer que entra un cliente al estudio que quiere una sesión de fotos para un book. Lo primero es buscar un hueco libre en nuestra agenda

Agenda En la pantalla principal pulsaremos sobre el botón de “Agenda” o en cualquier pantalla podemos pulsar la combinación de teclas [Control+A] que nos abrirá la agenda.

Al abrir la agenda nos mostrará el día de hoy. Podemos cambiar a cualquier día pulsando sobre el calendario que hay a la derecha. Incluso podemos seleccionar una semana o varios días seguidos.

Como decíamos, buscaremos un hueco en la agenda, en base a lo que el cliente nos diga. Cuando localicemos las horas disponibles, las seleccionaremos con el ratón:

Una vez seleccionadas, pulsaremos el botón de la parte superior que pone “N. trabajo” (Nuevo trabajo)

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Y aparecerá la siguiente ventana:

Nos pide que seleccionemos que tipo de trabajo vamos a añadir. Cada tipo de trabajo tiene unas configuraciones diferentes. En nuestro ejemplo seleccionaremos “Estudio” y pulsaremos “Aceptar”, entonces aparecerá la ficha del trabajo

Trabajos El concepto de los trabajos es que un mismo cliente puede tener muchos trabajos, por ello diferenciamos cliente del trabajo de a quién se le realizan las fotos (los modelos).

La ficha de trabajos se divide en varias partes. En la parte superior tenemos el cliente, la referencia del trabajo que se puede utilizar para cualquier tipo de identificación propia y la descripción del trabajo.

Luego tenemos la pestaña “Datos” donde introducimos los datos de la novia, del novio, etc. en el caso de una boda.

La pestaña Citas, donde veremos las diferentes citas que puede tener un trabajo. Se pueden añadir o quitar según necesitemos. Inicialmente se toman las citas que están indicadas según el tipo de trabajo seleccionado.

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La pestaña Servicios que indica qué nos está contratando el cliente.

La pestaña Tareas donde podemos controlar de forma muy detallada el proceso de un trabajo.

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Empezando con ventas

Una de las partes más importantes de nuestro negocio es vender y cobrar. Vamos a explicar el proceso de venta y de cobros.

En todos los documentos de ventas se pueden introducir cobros, que se reflejarán en la caja del día. En los presupuestos y albaranes se les llama entregas a cuenta y en TPV y facturas son cobros.

Lo primero que tenemos que hacer es crear un grupo de ventas. Los grupos de ventas nos ayudan a diferencias las ventas realizadas bajo unas condiciones (por ejemplo: campaña de navidad, ofertas, ferias, etc.)

Grupos de ventas En la pantalla principal del programa, pulsamos el botón “Auxiliares”, aparecerá la siguiente pantalla:

Donde debemos pulsar en “Grupos de ventas” y aparecerá la siguiente pantalla, introduciremos solo el nombre, el código lo asigna el programa.

Diferencia entre vender y cobrar Una de las consultas mas habituales que nos realizan los usuarios de PhotoGestión es que no les cuadra la caja del día con las ventas que han realizado. Es un tema

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que a veces cuesta entender y que pueda dar lugar a confusión. Pero es que, por desgracia, no es lo mismo vender que cobrar.

PhotoGestion te permite indicar tus ventas de varias formas: creando un ticket, un presupuesto, un albarán o una factura. Vamos a ver en que consiste cada documento:

• El ticket es una venta a cliente contado, son las típicas ventas de mostrador a clientes que no conocemos. PhotoGestión además permite indicar el cliente para poder entregarle una factura si lo solicita. Los tickets tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.

• El presupuesto se utiliza para poder ofrecer un precio aproximado del servicio o producto que solicita el cliente. Un presupuesto no obliga a nada a ninguna de las partes.

• Un albarán se realiza cuando ya nos han confirmado el servicio o producto. En caso de una boda o servicio fotográfico suele ser recomendable la firma de un contrato (PhotoGestion incluye la impresión de contratos personalizados) para asegurar la venta.

• La factura se realiza una vez entregado el producto o realizado el servicio. Las facturas tienen efectos fiscales y se deben contablizar en la declaración de IVA.

Pero hay un problema, podemos hacer muchos tickets, presupuestos, albaranes y facturas y tener la caja de PhotoGestion vacia (sin euros) o con un importe que no nos cuadra respecto a la suma de estas ventas. ¿Porque? Por dos motivos:

• No hemos cobrado el total del importe de esas ventas (ya me lo pagarás, pagamé hoy la mitad, me lo vas pagando poco a poco,…)

• No hemos reflejado esos cobros en el programa. Si cobramos las cosas pero no le decimos a PhotoGestion que esta cobrado la caja del día aparecerá con descuadres. Una cosa es hacer un ticket o albarán y otra distinta cobrarlo.

Otro error habitual es cuando nos preguntan: “El dia 24 de Junio hice 3 facturas pero la caja del día no me cuadra con el total de estas, ¿Porque?” La respuesta es que seguramente algunos de los cobros de esas facturas no se realizaron en la misma fecha que la factura, sino en fechas posteriores, por lo tanto lo mejor es ir a esa factura y consultar la fecha de los cobros realizados pues el dinero aparecerá en la caja de esos días.

PhotoGestión permite cobrar total o parcialmente cualquier venta de forma que se pueda cobrar en varios plazos una boda, una sesión de estudio o un marco. Así es como funciona un negocio fotográfico y así está preparado PhotoGestión. Pero hay que tener una cosa clara, no es lo mismo vender que cobrar, y si queréis tener controlados con PhotoGestión los cobros recibidos y pendientes debéis ser estrictos en su proceso.

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TPV Esta pantalla es para las ventas al contado, es decir, aquellas en las que no es necesario identificar al cliente. Emite un ticket (se ha de tener instalada una impresora de tickets) igual que en una caja registradora, si además se tiene conectado a la impresora un cajón portamonedas lo gestiona abriéndolo cuando corresponde.

Al entrar si no hay tickets anteriores por defecto PhotoGestión selecciona el primer empleado y el primer grupo de ventas.

Para añadir un artículo haremos clic en la línea de “Cod. Artículo” veremos que aparece un botón con tres puntitos

Al pulsarlo aparecerá el buscador de artículos. Si estamos más habituados a funcionar con el teclado, podemos escribir como código de articulo un 0 (cero) y pulsar Intro y también aparecerá el buscador.

Localizamos el artículo y al hacer doble clic lo añadimos a la venta que estamos haciendo. Luego pulsando la tecla Intro pasaremos por todos los campos, podremos modificar la Descripción, el precio por unidad, la cantidad y el descuento, y al pulsar otra vez Intro se guardará la línea y el programa se quedará preparado para añadir otro artículo

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Cuando hayamos terminado de introducir todos los artículos de la venta pulsaremos la tecla F6 para finalizar la venta, también podemos pulsar con el ratón el botón “Finalizar Venta”

Entonces aparecerá la siguiente pantalla donde podremos indicar el medio por el que nos pagan la venta, el importe que nos entregan, que puede que no sea el importe total y se quede parte de la venta pendiente. El programa calculará el importe a devolver.

Al introducir el valor que nos entregan, si se ha configurado así, el programa abrirá el cajón portamonedas. Y cuando aceptemos la pantalla de finalizar venta se imprimirá el ticket.

Presupuestos Cuando un cliente viene y nos pide un trabajo, o unas copias, o lo que sea y necesitamos hacerle un presupuesto para empezar a controlar el dinero que nos entrega a cuenta, por ejemplo, éste es el apartado donde debemos ir.

Albaranes Los albaranes son entregas de mercancía o prestación de servicios que no se han facturado todavía. Puede ocurrir que a un cliente le hagamos un trabajo, y le entreguemos una parte, entonces podemos hacerle un albarán de entrega ahora y cuando terminemos el trabajo hacerle otro y facturarlos juntos.

Facturas Las facturas son los documentos por los que le indicamos al cliente que hemos terminado el trabajo y nos lo ha de pagar.

Cobros Existe un apartado especializado en el control de los cobros y las deudas.

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Aquí se pueden seleccionar los documentos que queremos ver, un cliente, si queremos ver los documentos pendientes, los cobrados o todos, y añadir un cobro a un documento o a un cliente, si previamente lo hemos seleccionado.

Cómo continuar

A partir de aquí ya depende del día a día de cada negocio. Hay quien necesita profundizar más en el uso de los trabajos, mejorando el tema de las tareas. Otros requieren aprender a enviar SMS para hacer campañas de marketing y avisar a los clientes. Con la práctica se van descubriendo las necesidades.

Más ayuda

Si necesitas ayuda sobre el uso del programa puedes utilizar los siguientes medios:

• Foros: Entrando en “http://foros.arcadina.com” tienes acceso a foros donde los usuarios realizan preguntas y nuestros técnicos las responden.

• Correo electrónico: Enviando un mensaje a “soporte@photogestion.net”

• Nuestro Blog: En “http://blog.arcadina.com” publicamos artículos sobre el programa.