¿Cómo elaborar un presupuesto para

eventos?

Elementos escenciales.

Antes de iniciar la planificación del evento es

necesario reunirse y sentar las bases de la magnitud del evento, ya que existen dos opciones en el tema de presupuestos:

1. Que adaptemos el presupuesto al

evento. (mayor libertad)

2. Que adaptemos el evento al

presupuesto. (limitados)

Paso a paso

Una vez que se define la meta y los

objetivos del evento, tenemos que planificar el cómo, ¿Cómo vamos a hacer para cumplir esos objetivos? Esa búsqueda podemos traducirla en la cuantificación de las necesidades preestablecidas para nuestro

evento: el presupuesto.

Paso a paso

Cantidad de Asistentes. Local. Equipamiento técnico y visual. Material impreso o digital. Invitados especiales: Todos los costos de

traslado, alojamiento y comidas. Promoción: Difusión tradicional, en eventos, el

sitio web y redes sociales. Servicios en el evento (conexión a internet,

diarios, coffee breaks, etc.).

Elementos esenciales del presupuesto

Por lo general cuando te envían cotizaciones

para tu presupuesto tienen una validez de entre 10 y 15 días, por lo que desde que comienzas a armar tu primer presupuesto hasta el evento, puede haber una amplia diferencia.

Además, tienes que prever que entre un 10% y un 15% de los ingresos puede ser necesario utilizarlo para posibles contingencias o imprevistos pueden llegar a surgir durante el evento.

IMPORTANTE

Los costos fijos son

los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes al evento.

Los costos variables, son los que sí van a estar determinados según la cantidad de asistentes.

Costos Fijos y Variables de un Evento

En este grupo se encuentran: el lugar dónde se hará el evento, los gastos de la

difusión y promoción, el equipamiento técnico para la o los salones (sonido, proyección, mobiliario, decoración, etc), la cartelería y señalética que se usará en el evento, los gastos y viáticos (transporte y alojamiento si se requiere) de los oradores e invitados especiales, traductores si al evento asistirán personas que hablen en distintos idiomas, sistema de inscripción, contratación de un show, diseño y envío de invitaciones, honorarios de asesores.

Costos Fijos

Entre ellos debes tener en cuenta: El material de acreditación para los asistentes

(credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, portafolios, invitaciones, diplomas, etc.), eventos extra como un acto de apertura o un cocktail, almuerzos y cenas, transporte si hay más de una sede o si se ofrece servicio de transfer “punto a punto“ a los asistentes, estacionamientos, servicio de coffee break y catering, gastos de personal de seguridad y limpieza, etc.

Costos Variables

¿Cómo organizar un evento con poco presupuesto?

Utiliza las redes sociales para difundir tu evento e invitar

gente. Todo lo que publiques deberá tener contenido atrapante,

provocar sensaciones y, ante todo, ganas de ir al evento. Contacta instituciones o empresas que quieran colaborar

con tu evento, patrocinios. Si reservas el salón con anticipación es mucho más barato. Realiza tu evento a la luz del día, es mucho más económico. La decoración puede evitarse pero si colocas algunas flores

en los lugares adecuados ganarás puntos como organizador y anfitrión.

TIPS

La mejor manera de presentar el presupuesto es: colocar en una sola hoja todo el contenido. colocando en el encabezado el nombre y año

del evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los artículos, cantidad, precio unitario y precio total.

Es importante considerar que si se ha realizado el evento en años anteriores, es buena opción colocar un comparativo para ver las variaciones en los costos.

Presentación de un presupuesto

Ejemplo de un presupuesto

ACTIVIDAD PRÁCTICA

Diseño de presupuesto y metodología de evaluación para eventos.