e COMISIONES EN LA IGLESIA

LA VES PARA SU FUNCIONAMIENTO EFECTIVO

BARRY ÜLIVER

TODOS HEMOS ESCUCHADO o relatado histo­rias y anécdotas cómicas sobre las comisiones. Chistes de este calibre son conocidos por la ma­yoría de nosotros: "Las comisiones ahorran los minutos, pero desperdician las horas", o, "¿a par­

te de aburrirse que m1s se puede hacer en la reunión de la jun­ta 7" Las comisiones ya se han ganado una mala fama.

Pero esto no tiene que ser así. La información que com­parto con mis lectores en este artículo servirá para hacer más útil la participación de aquellos que fueron elegidos como miembros de alguna comisión en la iglesia. Nosotros no go­bernamos autocráticamente, sino sobre la base de una am­plia participación y representación. Dependemos de las per­sonas que toman parte en el proceso que lleva a tomar deci­siones. Las comisiones son grupos de personas que han sido dotados de poder por los miembros de la iglesia para tomar decisiones apropiadas.

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Comisiones: tipos y funciones Las juntas ejecutivas de la iglesia son, por necesidad, gran

des, dirigidas con mucha formalidad y siguen reglas de proce­dimientos muy claras. Las comisiones de la iglesia local tien den a ser más pequeñas y conducidas, por lo general, con más informalidad. Sin embargo, si los prir cipios que se dis­cuten aquí se aplican y se usan en la iglesia local, las comi­siones funcionarán mucho mejor.

En sentido general, las comisiones se establecen con uno o más de los siguientes propósitos:

Se nombrará una comisión para estudiar o investigar al­go en particular. En este caso la labor de la comisión incluye la presentación de un informe de sus hallazgos al cuerpo su perior que la estableció. Dicho informe puede considerarse completo cuando ha cumplido una asignación específica

Puede pedírsele a una comisión que investigue y haga una recomendación con respecto a un asunto. Esto será particu larmente así cuando existe más de una alternativa viable. En

este tipo ubicamos una comisión de nombramientos estableci­da con el propósito de nombrar o recomendar personas para un puesto de responsabilidad en la iglesia local.

Puede establecerse una comisión para tomar decisiones especificas. A las comisiones de mayor duración de la iglesia se las dota de poder para tomar decisiones y ejecutarlas. Las comisiones deberían reconocer la importancia de esta pre­rrogativa de acuerdo con las pautas establecidas en el Manual de la Iglesia o en los términos de referencia que fueron articu­lados en el momento cuando se estableció la comisión.

Cualquiera que sea el propósito para el cual fueron funda­das, las comisiones deben responder al cuerpo que las creó. Ninguna comisión tiene el derecho de extender sus funcio­nes más allá de los términos que fueron establecidos en el momento de su creación . El organismo que establece una co­misión debiera concordar en los términos de referencia que describen en forma sencilla sus objetivos y funciones. Cuan­do a una comisión se le ha dicho con claridad cuál es su fun­ción , los miembros pueden trabajar de modo más efectivo y eficiente. Si no se han proporcionado con claridad los térmi­nos de referencia, es improbable que el trabajo realizado por la comisión llene las expectativas del cuerpo que la estable­ció simple y sencillamente porque no comprende cuál es su función.

La misión de la iglesia Como estamos hablando en cuanto a los procesos en la igle­

sia que se relacionan con la estructura de las comisiones, no po­demos tomar los principios que se aplican en las transaccio­nes comerciales de las organizaciones seculares y suponer que pueden transportarse simplemente a la iglesia. Nosotros de­bemos estar en los negocios de nuestro Padre . Por tanto , to­da reunión que se realice en la iglesia debería incluir única y exclusivamente asuntos relacionados con la misión de la igle­sia. A menos que las comisiones contribuyan de alguna ma­nera al cumplimiento de la misión de la iglesia , no deberían reunirse, porque sería una pérdida de tiempo. Las iglesias y los miembros de iglesia de todo el mundo necesitan enfocar su atención en los asuntos esenciales. En toda comisión hemos de encontrar formas de expresar, discutir y tomar decisiones relacionadas con temas que fortalezcan específicamente nuestra capacidad para cumplir la gran comisión. Los miembros de las comisiones necesitan estar informados de la forma en que sus acciones y decisiones contribuyen al logro de objetivos más esenciales.

No dé por sentado que los miembros de la comisión asumi­rán de alguna manera, automáticamente , que el trabajo de la comisión está relacionaqo con la misión de la iglesia. Tome tiempo para articular, discutir y decidir exactamente cómo pue­de hacerse esto . Escuche los informes que narran la forma en que las acciones pasadas de la comisión han fortalecido la mi­sión de la iglesia. Tome tiempo para orar, busque la bendición de Dios en el trabajo de la comisión y su relación con la mi­sión de la iglesia .

El presidente de la comisión es responsable de hacer que to­dos los trabajos de la comisión estén relacionados cor la misión de la iglesia. Él debe tener la capacidad de articular a visión y ver su cumplimiento. De otro modo, no son mejores que el pi­loto de la aerolínea que anunció: "La buena noticia es que esta­mos bien en nuestro itinerario. La mala noticia es que estamos perdidos".

Preparándose para la comisión Existe una relación directa entre la preparaciór para una

reunión de la comisión y la productividad de la reunión. ¿A cuántas comisiones usted ha asistido y se sentía cada vez más agitado porque estaba perdiendo su tiempo? Al discutir la pre­paración esencial deben considerarse varios factores:

Conocer el propósito de la reunión. Se ha planteado a usted mismo alguna vez estas preguntas: ¿Cuál es el propó­sito de esta comisión? ¿Qué resultados se esperan? Debe ha­ber una expectativa de que la comisión va a dar resultados. El presidente y el secretario deben discutir el propósito de la reunión antes de convocarla, para que los miembros no du­den de que en verdad es necesaria.

Prepare cuidadosamente una agenda escrita. Pr·parar una agenda sirve para dos propósitos muy importantes: clarifica en la mente del presidente los temas que se van a discutir, y co­munica a los miembros de la comisión una información vital que debe estar a su disposición antes del comienzo de la reunión.

Sin embargo, se imponen algunas palabras de precaución. Si bien es bueno anotar cada tema que se va a dis,'utir en la agenda, no deben ser muchos los temas que serán tratados. Por su misma naturaleza, los asuntos que serán tratados tienen un final abierto. Si hay más de, digamos, dos o tP'S asuntos para discutir, casi con seguridad el presidente tendrá dificul­tades para terminar la reunión a tiempo.

Entregue toda la información previamente. Además de la distribución de la agenda antes de la reunión de la comisión, siempre que sea posible debe darse por adelantado tanto la hora de inicio como de la del final de la reunión. Anote con claridad los nombres de los miembros que esper;, que asis­tan. Asegúrese de que cada uno conozca el lugar de la reu­nión. Darle este tipo información hará que los miembros se sientan personas valiosas. De hecho, un presidente inteligen­te y sabio alentará activamente a los miembros de la comisión a buscar a Dios en oración como la preparación esencial para discutir los asuntos que están en la agenda.

La reunión ha de estar planeada con tanta anticipación que la adición de nuevos asuntos a última hora casi nunca ocu­rrirá, pues en tal caso los miembros no tendrían la oportuni­dad de prepararse debidamente ni habrán orado Jara tratar todos los asuntos. Únicamente los temas de gran urgencia se­rían tratados sin una preparación adecuada.

Las funciones del presidente de la comisión El presidente tiene la responsabilidad de hacer que la reu­

nión se conduzca de manera decente y ordenada. Di> hecho, la

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calidad de la reunión depende casi siempre de la calidad del presidente. La presidencia conlleva una responsabilidad y un privilegio. Los presidentes no deben considerar ligeramente la responsabilidad de la posición que ocupan. Con el propósito de que el presidente realice de la mejor manera su papel tiene que observar cuidadosamente varias pautas muy importantes:

El presidente necesita conocer los temas importantes de la agenda que habrán de discutirse. Un presidente eficaz se pre­para cuidadosamente y puede hablar, si es necesario , de cual­quiera de los puntos de la agenda. Los presidentes están muy conscientes de los propósitos específicos de la reunión y man­tienen esos propósitos en mente durante todo el tiempo. La preparación previa es esencial y debe incluir consulta y discu­sión para que el presidente esté bien informado de todos los asuntos esenciales.

El presidente debe motivar la discusión de todos los puntos de la agenda. Los presidentes deben estar seguros de que to­dos los aspectos del argumento se han examinado completa­mente, permitiendo que aquellos que quieran hablar sobre algunos de los puntos en discusión se sientan libres de ha­cerlo. Si algún miembro de la comisión no expresa su opinión, es tarea del presidente animarlo a que lo haga, invitándolo a dar su punto de vista sobre los asuntos que se están deba­tiendo. Si, por otra parte, otros monopolizan la reunión, el presidente debe informarles que, si bien lo que dicen es im­portante, conviene que todos los miembros de la comisión tengan la oportunidad de contribuir.

A veces ocurre que un presidente tiene el deseo de expresar una opinión fuerte sobre un asunto en particular. Cuando eso ocurre, el presidente le pide a otra persona que ocupe la pre­sidencia temporalmente para que él diga lo que quiere decir.

El presidente debe conocer la dinámica del grupo. Cuan­do una comisión se reúne por primera vez, no es posible an­ticipar qué tipo de dinámica de grupo se usará en la reunión. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, los patrones de conducta comienzan a surgir en las dinámicas de un grupo que pueden fortalecer o, posiblemente, impedir el trabajo de la comisión. Un buen presidente siempre está consciente de esas dinámicas.

El presidente tendrá bien preparadas las palabras que utilizará en la apertura, mucho antes de que se convoque la comisión. El presidente debe preparar bien, tanto el devocio­nal de apertura, como la introducción a cada punto de la agenda; pero no necesariamente presentar los dos . Por ejem­plo, el presidente podría pedir a otra persona que presente un breve devocional al principio de la reunión.

Al introducir cada punto de la agenda, el presidente tiene que atenerse a_ los hechos, mantener una actitud tranquila y moderada, y centrarse en los asuntos que están en discusión . En un sentido, al presidente le incumbe captar el interés de los miembros de la comisión de tal manera que cada uno de ellos esté listo y dispuesto a participar activamente en la discusión de todos los asuntos que serán tratados.

Al presidente le corresponde enunciar un resumen claro y correcto de cada asunto que será tratado antes de llevarlo

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a votación. Al hacer este resumen, la imparcialidad es abso­lutamente vital, poniendo el énfasis en el asunto en cuestión y no en las personas involucradas. De vez en cuando el presi­dente debe estar preparado para hacer preg,.mtas en procura de que se aclare algún tema que no haya sido bien explicado

El presidente debe ser siempre cortés y mantener el con­trol de la reunión. El presidente nunca debe permitir que al­guien usurpe su posición. Pero tampoco debe ser dictatorial y rudo, aun con los miembros de la comisión que se salen de las reglas. Ningún presidente debe incrementar, y ni siquiera mantener su autoridad, participando en una conducta inapro­piada, falta de ética, o anticristiana.

Al final de la reunión, el presidente debe asegurarse de que las responsabilidades para la aplicación de las decisiones ha­yan sido debidamente asignadas. Muchas comisiones aprue­ban excelentes asuntos que nunca son imp ementados, por­que los miembros no están seguros de quién debe ejecutar lo aprobado. El presidente debe asegurarse de que todos saben quién es el responsable de implementar los votos tomados en la reunión.

Finalmente, el presidente debe asegurarse de que la comi­sión termine en un ambiente de cordialidad. Por ejemplo, agra­dezca a cada persona por haber asistido a la reunión. Sería apro­piado hacer algunas declaraciones personales sobre algunos miembros de la comisión. Y también sería apropiado hacer referencia al día, el lugar y la hora de la próxima reunión de la comisión.

Las funciones del secretario El secretario trabaja junto con el presidente para asegu­

rarse de que la reunión de la comisión funcione eficiente y efi­cazmente. Debe existir una comunicación efectiva y una consul­ta frecuente entre el presidente y el secretario de la comisión Las responsabilidades del secretario son los siguientes:

El secretario es el encargado de convocar formalmente la reunión. El secretario, en consulta con el presidente, por lo ge· neral, tiene la responsabilidad de convocar la reunión en la for­ma apropiada para esa comisión en particular.

El secretario hace los arreglos físicos para la reunión. El secretario, otra vez en consulta con el presidente, hace, por lo general, los arreglos físicos para la reunión. Por ejemplo, el secretario preparará el local, los asientos, 'ª provisión de ca lefacción o aire acondicionado, cualquier naterial escrito, y cualquier otro punto que pueda contribuir al éxito de la reu­nión.

El secretario ayuda en la preparación de la agenda. El se· cretario, por lo general, elegirá los medios por los cuales será distribuida la agenda antes de la reunión. La agenda será acom­pañada por material de referencia apropiado que proporcione información de utilidad en el proceso de toma de decisión

El secretario prepara y hace circular las minutas después de la conclusión de la reunión. Las minutas consisten en un breve registro formal de las actas de las reuniones. Deben ser con­cisas, pero al mismo tiempo han de proporcionar la infor­mación suficiente para que sean clarame'1te comprendidas

por una persona que no haya asistido a las reuniones. In­cluyen detalles del tipo de reunión, el lugar, el día y la fecha de la reunión, los nombres de todos los que estuvieron pre­sentes, la aprobación de las minutas, y un registro apropiado de todos los votos tomados.

Al mismo tiempo que proporciona un registro apropiado para referencia futura , las minutas también son útiles para que quienes deben implementar las decisiones lo hagan correc­tamente. Es una buena práctica que el secretario prepare las minutas después de la reunión. El presidente debe leer el bo­rrador de las minutas para asegurarse de que reflejan fielmen­te los procedimientos de la reunión.

Las minutas aprobadas nunca deben ser alteradas. Puede enviarse una recomendación a una reunión posterior para que se corrija cualquier error que se descubra después de que las minutas hayan sido aprobadas. Si se hace así, las alteraciones deben incluirse en los registros de la reunión donde se adop­ten. Las minutas no deben contener un re-

cialmente difíciles, cuando los miembros que están fuerte­mente comprometidos con posiciones divergentes comienzan a interpelarse unos a otros.

Reglas y orden apropiados Aquellos que participan en comisiones deben estar fami­

liarizados con las casi universalmente aceptadas normas para manejar los asuntos a través de una comisión.

Un miembro hace una propuesta. Cuando el presidente pre­senta un punto de agenda, por lo general piden que se hagan propuestas. Si se ha hecho una preparación adecuada, el presi­dente sabrá quién debe hacer la propuesta. Las propuestas de­ben ser claras y precisas.

En algunos casos, se requerirá alguna discusión antes de que el presidente acepte una propuesta. En tales casos, la discusión será mínima a fin de que la propuesta se ponga a consideración.

Otro miembro secunda la propuesta. Todas las propuestas requieren que otra persona las secunde para

gistro de cosas que hayan ocurrido después de la clausura de la reunión. El secretario tie­ne también la responsabilidad de la preser­vación de las minutas.

Yo creo que puedan ser consideradas. El propósito de secundar una propuesta es informar al presidente de que más de un ·niembro de­sea que la propuesta sea considerada. Se­cundar una propuesta no significa, necesa­riamente, que quien la secunda está de acuer­do con la propuesta. Significa que quien la secundó está de acuerdo en que sea pre­sentada para consideración y discusión.

en el privilegio

Las responsabilidades de los miembros de la comisión Es necesario hacer varias precisiones con

respecto a la función y las responsabilida­des de aquellos que sirven como miembros en las juntas y comisiones de nuestra igle­sia. Yo creo en el privilegio de servir como miembro de un grupo de personas que tie­nen la misión de manejar los negocios del Señor.

de servir como miembro de un grupo

de personas que tienen la misión

de manejar Los miembros discuten la propuesta. La

propuesta se discute entonces bajo la di­rección del presidente. Si en el curso de la discusión se hace evidente que es necesaria una enmienda, se propone dicha enmien-

los negocios del Señor.

Los miembros de una comisión que di-ríje los negocios de Dios han de conducirse con decoro cristia­no, no pronunciando discursos frívolos, irrelevantes, innecesa­rios, que consumen tiempo y obstruyen el curso de la reunión. Por lo general una persona solo debe hablar una vez en la dis­cusión de un punto de la agenda, para que otros tengan tam­bién una oportunidad para presentar su opinión. Sin embargo, el presidente puede dar a una persona que ya ha hablado, la oportunidad de aclarar declaraciones previas o contestar al-guna pregunta. ,

A discreción del presidente, las personas que normal­mente no tienen el derecho de asistir, pueden hacerlo, y diri­girse a la comisión como invitados. Sin embargo, estas per­sonas no tienen el derecho de hacer o secundar una pro­puesta, así como tampoco tienen el derecho de votar. El pre­sidente tiene el derecho de pedir a los asistentes que no son miembros de la comisión a salir después de que haya termi­nado la discusión del asunto que estaba bajo consideración.

Todas las declaraciones y discusiones deben dirigirse a, o través de, el presidente. Esto puede parecer, a veces, un tanto pesado o molesto. Sin embargo, la experiencia ha demostra­do que esta sabia práctica ayuda a evitar situaciones poten-

da, se secunda y se vota, independientemente de la propuesta original. Si la enmienda es

aceptada, la propuesta enmendada se discute, en preparación para el voto .

Un miembro propone que la propuesta sea votada. Cuan­do la discusión ha procedido y llegado al punto donde todos los aspectos del asunto han sido analizados, un miembro de la comisión puede pedir que la propuesta sea sometida a vo­tación. El presidente entonces pide a la comision que vote, si quieren que termine la discusión y el asunto sea sometido a votación. Si el voto de que el asunto sea sometido a vota­ción es afirmativo, entonces la moción o propuesta original puede someterse a votación. Si el voto es negativo, la discu­sión continúa hasta que la mayoría esté de acuerdo en que el asunto sea sometido a votación.

El presidente somete el asunto a votación. Antes de some­ter la propuesta a votación, el presidente vuelve l precisar en qué consiste la propuesta, y se asegura de que todos los miem­bros entienden exactamente por qué van a votar. El presidente siempre debe dar la oportunidad a aquellos que desean votar en la afirmativa y a aquellos que desean votar en la negativa a que presenten su voto. El voto puede ser tomado a viva voz, levantando la mano, poniéndose de pie, o por voto secreto

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mediante boletas de votación. El método de votación está bajo la potestad y discreción del presidente. Sin embargo, el presi­dente debe tener en mente que los asuntos de naturaleza muy sensible o que son de considerable importancia, siempre deben votarse mediante voto secreto escri.to en boletas de votación.

A menos que las reglas de una comisión digan otra cosa, el presidente puede decidir romper los empates, votando a favor o en contra. Sin embargo, el presidente puede decidir abste­nerse y entonces permitir que la propuesta sea derrotada. El presidente puede hacer también que la propuesta sea derro­tada votando para hacer un empate. Esto podría ocurrir cuan­do, por ejemplo, los que están a favor son cincuenta, y los que están en contra son cuarenta y nueve. Si el presidente vota­ra en contra, habría un empate y la moción sería derrotada.

El presidente anuncia el voto. Finalmente, el presidente anuncia el resultado inmediatamente después de poner el asun­to a votación. Toda propuesta hecha en una reunión debe pa­sar a través de este proceso básico. Todos los que participan en reuniones necesitan estar familiarizados con este proceso.

El objetivo es resolver problemas Robert E. Firth escribió un material excelente para la con­

ducción eficaz y eficiente de una comisión.* Aquí están los puntos del proceso tal como los propone Firth:

Defina y aclare bien el problema que deben resolver. El problema debe formularse claramente antes de que se proceda a votación .

Reúna la información apropiada. Si el problema no se for­mula correctamente, debe implementarse el proceso de bús­queda de información. Recuerde que las decisiones no son mejores que la información que los encargados de tomarla tu­vieron a su disposición.

Organice y analice la información. Cuando el análisis de la información muestra la necesidad de obtener más datos, el presidente debe señalar claramente una solución, o sugerir cursos alternativos de acción.

Elija cursos alternativos de acción. Las soluciones que más se sugieren tienen ventajas y desventajas. Una decisión es un juicio a favor de la mejor alternativa dentro de las circunstan­cias. Por lo tanto, cada voto tiene ramificaciones que deben ser consideradas así como el probable impacto que tendrán.

Implementar la decisión y reevaluarla. La comisión debe evaluar los resultados de las decisiones que han sido tomadas. La calidad de la evaluación está directamente relacionada con la calidad de la subsecuente toma de decisiones.

Las técnicas para resolver problemas se han desarrollado en el curso de la experiencia. Los sencillos principios que han sido enunciados por Firth son dignos del tiempo que toman para conocerlos bien, a fin de aplicarlos correctamente en las co­misiones de la iglesia.

Conclusión Si usted desea leer material adicional, le sugiero tres libros:

Mack Tennyson, Making Committees Work (Zondervan, 1992);

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Roberta Hestenes, Tuming Committees Into Commi. nities (NavPress, 1991); Charles M. Olsen, Transforming Chi.rch Boards into Communities of Spiritual Leaders (The Alban l 1stilute, 1995)

Hemos cubierto muchos puntos imponantes que Jo ayu­darán a hacer que sus comisiones sean eficic ntes y eficaces. Las comisiones están aquí para quedarse en la iglesia. Pres­cindir de ellas sería encaminarnos en una di ·ección que nos llevaría al caos. Pero cuando se dirigen apropiadamente, lasco­misiones aseguran una base amplia y apropiada de partici­pación en la obra de la iglesia.

* Roben E. Finh, Guidelincs .for Commillce and Board Meml• ·1s (Wáshmgton, 0( Review and Herald Pub\1shmg Associauon, J 973), 71 -83

Bcmy Oliver es d Se retario de la D1v1s11in

del Sur dd Pacifico

Esc1ibanos su opi1. 1ón sobre este artículo a 11ablopcrla@iadpa.01g

SEC ETO DEL

PO ALI ' I Un vistazo judío al Apocalipsis

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El libro del Apocalipsis es un p< •deroso e impacrante tapiz entre te¡ ido con las imágenes del Antiguo Tesram.-nto, como las plag is de Egipto y la confrontación en el Monte Carmelo; de modo que el Antiguo Testam •nto proporciona la clavt para descifrar el código del Apocalipsis.

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