Com aprofitar el teu ERP
23
Com aprofitar el teu ERP
Transcript of Com aprofitar el teu ERP
Com aprofitar el teu ERP
1/Introducció
Entendre que podem utilitzar les eines de gestió per millorar la productivitat de l'empresa però també per millorar-ne el desenvolupament del model de negoci.
I tot això utilitzant tecnologies que tenim al nostre voltant des de fa molts anys.
1.1/Objectius
Parlarem de dades i processos, entrellaçats amb quatre exemples reals que poden servir d'inspiració per a les vostres necessitats.
Potser sortireu amb més dubtes dels que heu entrat.
1.2/Sobre la sessió
Dada únicaMinimitzar errors i recursos humansMillorar els controls i la qualitatFacilitar l'escalabilitat
Però també pot oferir-nos:
Noves oportunitats de negoci
1.3/Objectius d'un ERP
Importar dades de la cambra de comerç a l'ERP1 assistent comercial per cada 3 comercials L'assistent programa l'agenda del comercialS'analitza les hores del dia més eficients per fer trucadesEs manté i actualitza la base de dades comprada inicialmentEl comercial es concentra en allò que més sap fer: tractar amb clientsiPad per fer pre-pressupostos davant el client i fer-los arribar a l'ERPL'assistent revisa el pre-pressupost i envia el pressupostInforme comercial format àudio i enviat a l'assistentIndicadors sobre el client o client potencial (scorecard)
Resultat:Pressupost en 24 hores vs 2/3 setmanes de la competènciaGestió comercial més eficient
1.4/Exemple real: optimitzar el procés de venda
2/Dades
Com estructuraríem en un full de càcul les dades de clients, proveïdors i contactes?
Posem clients i proveïdors en fulls diferents o els posem en el mateix?Si estan en fulls diferents, què passa si canvia el nom de l'empresa? L'haurem de modificar dues vegades!I els contactes? Si els posem en un altre full, no pot ser també que un contacte d'un client sigui al mateix temps client nostre?I les adreces? Necessitem un altre full? Com contemplarem que un client pugui tenir diverses adreces?
2.1/Exercici sobre l'estructura de tercers
Estructurar bé la informació és difícil, fins i tot per conceptes aparentment senzills com els de l'exemple.
Normalment no serà complicat per un ERP permetre emmagatzemar les dades, la complexitat està en saber com cal estructurar-la. I sovint, caldrà modificar-ho al llarg del temps perquè no l'haurem encertat a la primera.
2.2/Estructura de les dades
A més de tenir les dades ben estructurades és imprescindible:
Saber qui introduirà la informació i si serà prou fiable.Millor opció: Es pot obtenir la informació mitjançant fitxer o webservice?Establir mecanismes de comprovació de dades: si tenim informació redundant, provinent de dues fonts diferents, comprovem que les dades siguin correctes. Minimitzarem errors.Pot introduir la informació el client o proveïdor? Perfecte, però realment ho farà? Som prou rellevants pel nostre client o proveïdor?
Normament NO!!!
2.3/Validació de les dades
És un dels mecanismes més actuals per l'intercanvi d'informació entre ordinadors.
En alguns casos s'utilitzen altres mecanismes com intercanvi de fitxers (via correu electrònic, FTP, etc).
2.4/Webservices i APIs
Què fem si volem una botiga online? Integrem amb l'ERP una botiga estàndard com Magento o Prestashop?
Acabarem tenint tres programes: l'ERP, la botiga i el connector.Potser caldrà fer programació de tarifes, rutes, productes relacionats per duplicat.Podrem tenir l'estoc en temps real a la botiga?
O creem una botiga a mida integrada amb l'ERP?
Serà prou ràpid el sistema?Quant costarà desenvolupar les funcionalitats que ens portaria una botiga estàndard?
2.5/Exemple real: Integració de sistemes sí o no?
3/Processos
Per revolucionar un procés de la nostra empresa cal imaginació, conèixer quines possibilitat ofereix la tecnologia, i imaginar quines poden existir.Per evolucionar podem mirar de trobar un mètode.
3.1/Evolució o revolució?
Enumerar els processos de l'empresaFer-ne una fitxa per cadascun amb informació per determinar la prioritat de millorar-lo. Exemples:
S'utilitzen Excels compartits de forma sistemàtica? Mala senyal.Quantes vegades es fa el procés i quant temps s'hi dedica?És especialment pesat pels usuaris?Es pot utilitzar per mesurar la qualitat del nostre servei o d'un proveïdor?
Modelar el més prioritari mitjançant BPMN, mirant de tenir en compte les excepcions!Pensar com millorar el procésSi cal, simular durant un temps els canvis que es volen introduir en el procés, si cal, recollint dades en un full de càlcul per no invertir en l'ERP encara.Divideix i venceràs: fer canvis petits i ràpidament
3.2/Mètode
BPMN és un estàndard que ens permetrà representar gràficament els processos de la nostra empresa.És fàcil començar a utilitzar-lo i qualsevol persona que no l'hagi vist mai, pot entendre-ho ràpidament.Al ser un estàndard, tant el gràfic com el format del fitxer, podràs crear-lo i obrir-lo amb diferents eines, diverses d'elles totalment gratuïtes.A més, et servirà per modelar els processos que probablement et demanen a l'ISO.
3.3/BPMN
Empresa de transport recull paquets a Barcelona. Introdueix la informació relativa a l'ERP. N'imprimeix etiquetes i escaneja els documents.Si els documents es perden pel camí, es podran recuperar a Mallorca els escanejats a Barcelona.Amb lectors de codis de barra es comprova que els paquets vagin per la ruta adequada i permet saber que tots els paquets s'han posat als contenidors.Al destí, es comprovarant de nou amb codis de barra i un cop l'albarà signat arribi a l'oficina de Mallorca es tornarà a escanejar. El sistema emmagatzemarà la imatge com a adjunta al document de l'ERP, es donarà l'albarà com a entregat i a més, el client podrà veure al web la data d'entrega i la imatge del document signat pel destinatari.
3.4/Exemple real: gestió de documents
Pot ser important fer un glossari de termes que s'utilitzaran per les persones implicades en la implantació de l'ERP i possiblement també pels usuaris del sistema.
No es tracta d'un diccionari de sinònims sinó deixar clar què signifiquen les coses.
Exemple: és freqüent en el sector transport parlar de “ports pagats” quan en realitat és un terme que no té sentit. Només hi ha un client, que pot ser qui resideix a l'adreça d'on surt la mercaderia, on va a parar la mercaderia o en qualsevol altre lloc. Per tant, ni ports pagats ni ports deguts són termes que poguem utilitzar en el nostre ERP.
3.5/Glossari
Les empreses de producció que treballen sota comanda, quan no estan informatitzades tendeixen a fer viatjar els la comanda del client al llarg de tot el procés de producció fins a l'entrega final.
Però informatitzar permet treballar sota estoc en alguns punts, optimitzant i reduint el número de produccions, aprofitant excessos d'estoc passats de productes intermitjos o de compres (produïts per cancel·lacions d'altres clients, per exemple).
Això obliga a canviar la forma de treballar, però encara més, obliga a canviar els conceptes preconcebuts que té bona part de les persones de l'empresa.
3.6/Exemple real: alliberem-nos d'idees preconcebudes
4/Referències
Dades
The Data Model Resource Book (I, II i III)
Processos
Aplicació: http://bpmn.ioManual: https://www.omg.org/spec/BPMN/20100601/10-06-02.pdf
Procés de selecció de software
http://www.nan-tic.com/ca/publicacions/llibres
4.1/Bibliografia
