CÓDIGO: UNIVERSIDAD DE CÓRDOBAdocsigec. · MANUAL DE OPERACIÓN ... La Universidad de Córdoba no...

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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MGDC-002

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1 de 17 MANUAL DE OPERACIÓN

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 3

2. DEFINICIONES 4

3. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 5

3.1 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE CALIDAD 5

3.2 DIRECTRICES DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO 6

3.2.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 6

3.2.2. SUBSISTEMA DE GESTIÓN 7

3.2.3 SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN 8

4. SISTEMA INTEGRAL DE DE GESTIÓN DE CALIDAD 9

4.1 GENERALIDADES 9

4.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA INSTITUCIÓN 11

4.2.1 MISIÓN 11

4.2.2 VISIÓN 11

4.2.3 POLÍTICA DE CALIDAD 11

4.2.4 OBJETIVOS DE CALIDAD 11

4.2.5 POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 12

4.2.6 OBJETIVOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGO 13


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4.3 CÓDIGO DE ÉTICA 13

4.3.1. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES 13

4.3.2 VALORES INSTITUCIONALES 14

4.4 MAPA DE PROCESOS 16

5. CONTROL DE CAMBIOS 16

6. ANEXOS 17

Elaborado por DIANA MARTELO BARRIOS Firma:

Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad

Revisado por DIANA MARTELO BARRIOS Firma:

Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad

Aprobado por SANDRA JIMENA JIMÉNEZ Firma:

Cargo Representante de la Alta Dirección


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1. INTRODUCCIÓN

La Universidad de Córdoba no ajena al proceso de transformación y modernización de la sociedad, ha aunado sus esfuerzos en la adopción de herramientas gerenciales que facilitan la consecución de sus propósitos Institucionales, objetivos direccionados en el reconocimiento de la Universidad como una de las mejores Instituciones Públicas de Educación Superior del país por la calidad de sus Procesos Académicos y su Gestión Institucional. Las herramientas de Gestión que ha implementado la Institución para alcanzar su plataforma estratégica se fundamenta en el ciclo PHVA1, denominado ciclo del mejoramiento continuo. Estas herramientas son:

a. Autoevaluación Académica: Es una práctica permanente, que posibilita una mirada crítica a la forma como las instituciones y los programas asumen el desarrollo de todos los procesos, de forma que aseguren la calidad de los servicios que ofrecen. La consolidación de una cultura de la evaluación de la calidad es un presupuesto básico de todas las instituciones de educación superior que estén comprometidas con el mejoramiento continuo y la búsqueda de la excelencia. Consejo Nacional de Acreditación (CNA).

b. Sistema de Gestión de Calidad: Para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de está herramienta se soporta con la adopción de los requisitos de las siguientes Normas:

- Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008: específica los requisitos para la adopción de un Sistema de Gestión de Calidad, demuestra la capacidad de la Institución para proveer de forma coherente productos y/o servicios que satisfacen los requisitos del cliente y los reglamentarios.

- Norma Técnica de la Gestión Pública NTC GP 1000:2004: específica los requisitos para la adopción de un Sistema de Gestión de Calidad; mejorando el desempeño de las entidades públicas y la capacidad

1 Ciclo PHVA (Planear-Hacer- Verificar-Ajustar)

Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente

y las políticas de la entidad.

Hacer: Implementar los Procesos.

Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los

objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio e informar sobre los resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. (NTC ISO 9001:2000 y NTCGP

1000:2004)


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para proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Esta herramienta es reglamentada por la Ley 872 del 2003 y el Decreto 4110 del 2004.

c. Sistema de Control Interno: Para la Implementación de este sistema se operativiza y mejora los elementos del Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005); con el propósito de controlar la estrategia, gestión y evaluación de la Institución y orientarla hacía el cumplimiento de sus objetivos propuestos. Esta herramienta es reglamentada por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 del 2005.

2. DEFINICIONES

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir su repetición. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

Acción Preventiva: Acción para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas tomadas deben ser apropiadas para los efectos de los problemas potenciales. Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.


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3. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

3.1 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE CALIDAD

- Autocontrol: Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.

- Autorregulación: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno.

- Autogestión: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.


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3.2 DIRECTRICES DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

3.2.1 Subsistema de Control Estratégico

Este Subsistema se encarga de orientar estratégicamente a la Universidad, hacía el cumplimiento de sus funciones misionales soportado en los principios y valores éticos, garantizado un adecuado ambiente organizacional.

a. Componente Ambiente de Control: Este componente busca la autorregulación del comportamiento ético de los servidores, a través la definición clara de políticas, prácticas de desarrollo del Talento Humano y la caracterización del estilo de dirección favorable a la calidad, el control, la comunicación y la transparencia.

b. Componente Direccionamiento Estratégico: Establece el marco de referencia que orienta la Universidad hacia el cumplimiento de su misión, visión y objetivos Institucionales.

c. Componente Administración del Riesgo: Facilita la administración

(identificación, análisis, evaluación y tratamiento) de aquellos eventos negativos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o eventos positivos, que permiten identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.


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3.2.2. Subsistema de Gestión

Conjunto de componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.

a. Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

b. Componente información. Componente de control, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace


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parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

c. Componente de Comunicación Pública. Componente de control que garantiza el suministro de información oportuna y necesaria al interior de la Institución entre los directivos, los servidores y los diferentes procesos, apoyando la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Institución con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

3.2.3 Subsistema de Evaluación

Conjunto de elementos que permiten medir, evaluar y verificar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, permitiendo detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública.


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a. Componente Autoevaluación: permite medir la efectividad de los

controles en los procesos y los resultados de la gestión facilitando la toma de medidas correctivas necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Institución.

b. Componente Evaluación Independiente: garantiza el examen autónomo y objetivo a la gestión y resultados Sistema de Integral de Gestión de Calidad. Examinando las debilidades y fortalezas del control en la operación de la Institución. Permitiendo realizar recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el cumplimiento de objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores presentados en la operación de la entidad, apoyando a la Dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones.

a. Componente Planes de Mejoramiento: dinamiza el Sistema Integral de Gestión de Calidad, a través de la definición e implementación de acciones de mejora necesarias que permiten corregir las desviaciones encontradas las actividades de autoevaluación y de de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control

4. SISTEMA INTEGRAL DE DE GESTIÓN DE CALIDAD

4.1 GENERALIDADES

El Sistema Integral de Gestión de Calidad está integrado por cuatro elementos o subsistemas articulados que permite una sinergia en la Institución, en el cumplimiento de los requisitos de cada elemento y la satisfacción de los clientes y demás partes interesadas. Propende por la


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búsqueda de armonía, de cultura de calidad y de mejoramiento continuo en cada una de las actividades que se realizan en la Universidad.

Estos subsistemas son los que se visualizan en el siguiente gráfico:

El subsistema de Gestión de Calidad de Procesos Académicos – Administrativos se encarga de realizar actividades coordinadas para dirigir y controlar los procesos de gestión académico-administrativos en lo relativo a la calidad, mediante la planificación, control, aseguramiento y mejora de cada uno de los procesos de la Institución. Acreditación de Programas, este Subsistema se encarga de administrar y evaluar las características que permiten reconocer por su calidad un programa académico específico. Acreditación Institucional, este Subsistema se encarga de administrar y evaluar las características que permiten reconocer por su calidad Académica y de Gestión Institucional a la Universidad. Modelo Estándar de Control Interno (MECI): Sistema de control de la Universidad que permite prevenir, monitorear, evaluar, corregir y mejorar las estrategias, la gestión y los propios mecanismos de evaluación de la Institución. El propósito principal es orientar a la Universidad hacia el cumplimiento de sus objetivos. El Sistema Integral de Gestión de Calidad, está reglamentado por el acuerdo 019 del 27 de febrero de 2008, emitido por el Consejo Superior de la Institución.

MECI Gestión de Calidad

de Procesos

Académicos

Administrativos

Acreditación de

Programas

Acreditación Institucional


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4.2 Direccionamiento Estratégico de la Institución

4.2.1 Misión

La Universidad de Córdoba es una Institución Pública de Educación Superior que forma integralmente personas capaces de interactuar en un mundo globalizado, desde el campo de las Ciencias Básicas, asociadas a la producción agroindustrial, las Ingenierías, las Ciencias Sociales, Humanas, la Educación y la Salud; genera conocimiento en Ciencia, Tecnología, Arte y Cultura y contribuye al desarrollo humano y a la sostenibilidad ambiental de la Región y del País.

4.2.2 Visión

Ser reconocida como una de las mejores instituciones públicas de Educación Superior del país por la calidad de sus Procesos Académicos y de su Gestión Institucional, orientada al mejoramiento de la calidad de vida de la región, mediante la ejecución y aplicación de proyectos de investigación y extensión en cooperación con el sector productivo.

4.2.3 Política de Calidad

La Universidad de Córdoba forma profesionales competentes, mediante la planeación, diseño, ejecución y mejoramiento continuo de sus procesos académicas- administrativos, para lograr la satisfacción de sus clientes y partes interesadas teniendo en cuenta el marco legal, los valores y principios institucionales, la competencia del Talento Humano y la eficiencia en el manejo de los recursos.

4.2.4 Objetivos de Calidad

Diseñar y rediseñar currículos de Programas Académicos de acuerdo a las

exigencias definidas por el Ministerio de Educación Nacional para Instituciones de Educación Superior.

Incrementar la participación de docentes y estudiantes en el desarrollo de

proyectos de Investigación conforme a la Ley de Ciencia y Tecnología

Elevar la producción investigativa de docentes y estudiantes a través de


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alianzas estratégicas y de participación en convocatorias de Ciencia y Tecnología.

Incrementar la presencia Institucional en el desarrollo socioeconómico de la

Región a través de la ubicación de los egresados en el mercado laboral.

Formular y ejecutar los planes ajustados a los parámetros establecidos por las Normas Institucionales.

Proveer personal docente y administrativo competente, mediante procesos

de selección y contratación, acordes con los requisitos del cargo y a las normas vigentes; que contribuyan a garantizar la calidad en la prestación del servicio educativo.

Garantizar la gestión de recursos financieros, su ejecución racional y el

control efectivo conforme a los requerimientos Institucionales y de ley, en beneficio de los Procesos Académicos- Administrativos.

Lograr un alto grado de satisfacción de nuestros clientes determinado por la

eficiencia, eficacia y efectividad de los Procesos Académicos - Administrativos

Mejorar continuamente la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema

Integral de Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba.

4.2.5 Política de Administración de Riesgos

La Universidad de Córdoba frente a la creación de una cultura de prevención soportada en los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, asume el compromiso de administrar los riesgos de aquellos eventos que afecten el cumplimento de los objetivos institucionales, con la finalidad de mitigar el impacto o disminuir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos; ante este compromiso la Alta Dirección facilita los recursos necesarios para hacer efectivas las acciones y los controles definidos, realiza seguimiento a la eficacia de las acciones implementadas y actualiza el mapa de riesgos a fin de garantizar dinamismo en el mejoramiento continuo del Sistema Integral de Gestión de Calidad.


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4.2.6 Objetivos para la administración de riesgo

Identificar, evaluar y valorar los posibles eventos negativos de los procesos

del Sistema Integral de Gestión, que afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Revisar la eficacia de las acciones y controles implementados por La Alta Dirección; para asegurar la integridad, adecuación y efectividad de los procesos del Sistema Integral de Gestión.

Fortalecer la cultura del autocontrol y autogestión en la Institución; y así evitar el incumplimiento de los objetivos institucionales

4.3 CÓDIGO DE ÉTICA

La Institución a través de la Resolución N° 0746 del 2006, establece el Código de Ética de la Universidad, documento que define los valores Institucionales que reflejen su ideología y se conviertan en la principal guía para su desarrollo y desempeño, El Código de Ética tiene como propósito crear una cultura organizacional en la cual las estrategias, los procesos y el personal son dirigidos por una misión, un propósito y un conjunto de principios comunes.

4.3.1. Principios Institucionales

- Autonomía: La Universidad de Córdoba orienta su accionar académico

administrativo e ideológico en el marco de la Constitución Política Nacional, lo cual implica el respeto por el pluralismo ideológico, la libertad de cátedra, de pensamiento, la tolerancia, la libertad de expresión, sin interferencia del poder público en estos asuntos ni en el manejo administrativo o financiero de la Institución, primando siempre el interés general, el bien común y el orden público, bajo la inspección y vigilancia del Estado.

- Integralidad: La Universidad de Córdoba garantizará la formación integral

del estudiante en lo científico, tecnológico, artístico y humanístico.

- Responsabilidad: Es la capacidad de la Universidad para reconocer y afrontar las consecuencias de sus acciones. En cumplimiento de ello dará cuenta a la sociedad sobre el carácter de su misión; velará por su cumplimiento y responderá ante ella y el Estado por la calidad y la excelencia académica.


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- Tolerancia: La Universidad de Córdoba en sus planes de educación y en sus programas formativos, promueve el conocimiento y los valores de la persona humana, como el respeto por las ideas ajenas y el reconocimiento y aceptación del otro en sus diferencias

- Transparencia: Es la capacidad y la intención de la Universidad de Córdoba

para mostrar sus acciones internas de operación y los resultados de las mismas

- Idoneidad: Es la capacidad de respuesta oportuna y pertinente que la

Universidad de Córdoba tiene con las tareas específicas que se desprenden de su misión, de sus propósitos y de su naturaleza, todo esto articulado con su proyecto Institucional.

4.3.2 Valores Institucionales

- Lealtad: El servidor de la Universidad de Córdoba, debe ser leal a la

Institución y al Estado. Debe ser fiel a los principios éticos expresados en el artículo 8 del presente documento, buscando el cumplimiento de su misión con plena conciencia de servicio a la comunidad Universitaria.

- Probidad: El servidor de la Universidad de Córdoba, debe desempeñar sus

funciones con integridad, honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Deben actuar con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos institucionales que le son confiados por razón de su función. Debe repudiar, combatir y denunciar toda forma de corrupción.

- Responsabilidad: El servidor de la Universidad de Córdoba, es responsable

de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su función, debiendo actuar con un claro concepto del deber, para el cumplimiento del fin encomendado a la oficina a la que sirve. Es deber de toda persona que maneja bienes o dinero, o que ha recibido la encomienda de realizar cualquier tarea por parte de otros, responder sobre la forma en que cumple sus obligaciones, incluida la información suficiente sobre la administración de los fondos y bienes.

- Integridad: El servidor de la Universidad de Córdoba, debe conducirse en

el desarrollo de sus funciones con honradez, rectitud, dignidad, decoro, poniendo en la ejecución de sus labores toda su capacidad, conocimiento y experiencia laboral. En cualquier circunstancia deberá actuar de tal forma


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que su conducta genere y fortalezca la confianza de la colectividad Institucional sobre su integridad y prestigio para beneficio propio y de la institución a la que sirve. El servidor de la Universidad de Córdoba, debe actuar con legalidad, justicia e imparcialidad tanto en sus relaciones laborales, como en la prestación de los servicios, sin tratar con privilegio o discriminación, en cuanto a las formas y condiciones del servicio, a persona jurídica alguna o a persona natural, sea cual fuere su condición económica, social, ideológica, Política, sexual, racial, religiosa o de cualquier otra naturaleza

- Transparencia: El servidor de la Universidad de Córdoba, debe actuar en

todo momento con absoluta transparencia y abstenerse de participar en cualquier proceso Administrativo decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, en el que su vinculación con actividades externas, que de alguna forma se vean afectadas por la decisión oficial, pueda comprometer su criterio o dar ocasión de duda sobre su imparcialidad y conducta ética a cualquier persona

- Razonablemente objetiva.

- Idoneidad: La idoneidad, entendida como aptitud técnica, legal y moral, es condición esencial para el acceso y ejercicio de sus funciones al interior de la Universidad de Córdoba.

- Tolerancia: El servidor de la Universidad de Córdoba debe observar, frente a las críticas del público y de la prensa, un grado de tolerancia superior al que, razonablemente, pudiera esperarse de un ciudadano común.

- Compromiso: Los servidores adscritos a la Universidad de Córdoba, deben

reflejar con su trabajo y desempeño, el compromiso con la Institución y con la Comunidad en su condición de empleados públicos.


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4.4 MAPA DE PROCESOS

5. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1 Se actualizó la Matriz de Riesgos de todos los procesos y se traslado del contenido del documento a Anexos.

30 de Abril de 2010


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6. ANEXOS

Sistema de Control Interno

Sistema de Gestión de Calidad

Autoevaluación Académica

No

rm

ati

vid

ad

Su fundamentación legal es la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 del 2005.

Ley 872 del 2003 y Decreto 4485 del 2009

Ley 30 de 1992 artículos del 53 al 56. Decreto 2904 de 1994, acuerdo 06 de 1995.

Estr

uctu

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Este Sistema se desarrolla en base a los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno que está organizado de siguiente manera. - Tres Subsistemas - Nuevo componentes - Veintinueve elementos

Este Sistema se implementa, mantiene y mejora en base a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008. - Ocho Capítulos - 242 Requisitos

La Autoevaluación Académica está conformada por dos actividades Autoevaluación para la Acreditación Institucional: - Diez factores - Treinta y cuatro

características - Indicadores Autoevaluación para la Acreditación de Programas: - Ocho factores - Cuarenta y Dos

características - Indicadores

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