CÓDIGO PROCESO COMUN Copia Controlada · PDF fileINFORME DE VISITA VERSIÓN 02...

PROCESO COMUN CÓDIGO

FI-COMU-610224 Copia Controlada

INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 128

3.6 COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

3.6.1 ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS

1 - SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD Hallazgos

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO Sistemas de Información y Reportes SNS

11 1

Análisis. MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución

Se encontró que en la gobernación de Cundinamarca cuenta con varios sistemas de información así:

• Modulo de programación de los recursos financieros para la contratación.

• B-Salud. Responsable: Dirección de Aseguramiento, ingeniero Jaime Cortes.

• Sistema de Gestión Extramural: Responsable. Dirección de Vigilancia y Control.

• SAP: Responsable. Nivel Central. En la Secretaría de Salud la Dirección Administrativa y Financiera.

• el Régimen Subsidiado, incluyendo Bases de datos Poblacionales, el Ingeniero Jairo Salazar.

• o Modulo de autorizaciones. el ingeniero Jaime Orlando Cortes Aldana Dirección de Aseguramiento.

X

Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se esta monitoreado su funcionamiento)

• Se evidencia que a partir de noviembre del 2010 se encuentra implementado el sistema B-Salud, es un software robusto diseñado vía WEB y comprende los siguientes componentes.

• Modulo de programación de los recursos financieros para la contratación.

• Modulo de programación de los servicios de salud - contratación en la red adscrita y no adscrita.

• Modulo de contratación de Compra de Servicios de Salud.

• Modulo de contratación de Personal Administrativo. • Modulo Interventoría de Contratos. • Modulo de autorizaciones. • Modulo de referencia y contra referencia. • Modulo de cuentas medicas. • Modulo de manejo y consolidación de RIPS.

X

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22



INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 129

• Modulo de auditoría de cuentas. • Modulo auditoria medica concurrente. • Modulo financiero. • Modulo Seguimiento a Procesos de Régimen

Subsidiado. • • Para los meses de enero del 2010 a noviembre del

2010 se utilizo el programa SISMASTERR aplicación cliente servidor y en el momento es de solo consulta.

Existe una consolidación, evaluación , análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)

Se evidencia que el programa B-Salud(Visual Estudio y SQL) permite Generar estadísticas e indicadores

X

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Se encontró que el programa de gestión documental MERCURIO se está utilizando para la correspondencia de entrada y salida, genera numero automático de radicación de correspondencia de entrada y de salida.

X

Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

Se encontró un cuarto de archivo en cada piso y el archivo muerto se envía al antiguo laboratorio de salud publica debidamente identificados según la norma.

X

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de la información la cual debe ser precisa, oportuna, completa, significativa y coherente

Se encontró que cuenta con tres sistemas principalmente b-salud para la parte de salud pública y ASP para la parte financiera administrativa fuente ing. Jaime Orlando Cortes, el programa y el programa mercurio de correspondencia

X

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backup),

Se verifica el cuarto de servidores, al cual tiene acceso a través de una tarjeta de control de acceso que tiene únicamente el personal autorizado, están las unidades de cinta donde se hace el backup, alarma contra incendio, piso falso y aire acondicionado, la labor de los backup es responsabilidad de la secretaria de la conectividad. Hacen

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 130

como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra

entrega de los log del sistema operativo donde se evidencian las copias de seguridad.

Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.

Se hace una verificación metódica de la información cargada haber si están utilizando permanente y si existe información

X

La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)

Con SAP se hace el manejo del ingreso al inventario la salida del inventario pero no hay una base de datos que lleve el record de software y hardware específicamente

X

Los Sistemas de Información con que cuenta la ET tienen el propósito para el cual fueron diseñados las versiones en que se encuentran actualmente y el estado en que se encuentra su ejecución

En B-Salud los ingenieros desarrolladores por parte del proveedor se encuentran en el departamento para solucionar los inconvenientes y en este momento se encuentra desarrollando otros módulos a medida de las necesidades.

X

La ET cuenta con una base de datos de la información reportada a la superintendencia Nacional de Salud en Cuanto a la información Trimestral del capítulo V. Entidades Territoriales y se está reportando de manera oportuna y en los plazos establecidos

Se evidencia que por cargue de Bases de datos poblacionales en el aplicativo b - Salud.

X

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el análisis, validación y cargue de la información en el Website de la SNS concerniente a la Circular Única

Se encuentra que si tienen el proceso pero no está en cabeza de una persona. pero si se está reportando cumplidamente, como prueba se consulta la pagina de la Súper Salud donde aparece que los archivos suben con éxito.

X

Conclusiones El departamento de Cundinamarca no cuenta con un sistema integral en salud sino que cada dependencia cuenta con su propio sistema de información el caso de SAP y B-Salud; Mercurio (no comparten información ninguna de las aplicaciones), el reporte de la información vigilada se está haciendo oportunamente y como prueba se consulta la pagina de la Súper Salud datos vigilados donde se evidencia que se ha subido la información con éxito , bandera verde a todos los archivos firmados, se imprimen los pantallazos de la consulta de la página de la Súper Salud.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 131

Personas entrevistadas • Ingeniero Jaime Cortes • Ingeniero Jairo Salazar. • Sr. Omar Martínez • Ingenieros Pieranyeli Molano y Miguel Robayo

• 1 - Hallazgo:

Con SAP se hace el manejo del ingreso al inventario la salida del inventario pero no hay una base de datos que lleve el record de software y hardware específicamente

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca.

La Secretaria de Conectividad contrató la actualización y puesta en funcionamiento de la Herramienta de Mesa de Ayuda CA, la cual tiene entre sus funciones, la de permitir a todos los funcionarios de la Gobernación realizar las solicitudes de soporte, hacerle seguimiento y realizar el cierre del mismo, directamente en la herramienta. La herramienta CA tiene un módulo para el manejo de inventarios, tanto de hardware como de software. Esta herramienta ya está instalada y empezó producción a partir del pasado 1º de Diciembre de 2011.

• Evaluación Superintendencia Nacional de Salud

Se confirma el hallazgo, El auditado controvierte el análisis hecho pero no remite soporte alguno; la fecha de entrar en producción el sistema es 1 de diciembre del 2011, se recomienda que continúe con la implementación y puesta en producción del software, para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente. Se mantiene el análisis emitido en el informe preliminar

• 2 - Hallazgo:

El departamento no cuenta con un sistema integral en salud sino que cada dependencia cuenta con su propio sistema de información en el caso de SAP y B-Salud, Mercurio (no comparten información ninguna de las aplicaciones). (Pág 91) El departamento no cuenta con un sistema integrado de información (Pág 104)


La Secretaría de Conectividad inició desde el mes de noviembre de 2011 el proyecto para definir la arquitectura institucional, la cual permite definir la estrategia de la gobernación para la implementación de sistemas de información, mejorando su integridad, flexibilidad e integración.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 132

Es posible construir los nuevos sistemas de información gradualmente, haciéndolos convivir con los actuales durante una fase de transición. La arquitectura permite dividir su construcción en proyectos de desarrollo e implantación de software manejables en cuanto a riesgos, tiempos, costos y recursos requeridos para su implantación. El sistema integral de salud es uno de los sistemas que será tratado en esta Arquitectura definiendo la estrategia a seguir a corto y mediano plazo


Se confirma el hallazgo, El auditado controvierte el análisis hecho pero no remite soporte alguno; la fecha en que la Secretaria de conectividad inicio el proyecto para definir la arquitectura institucional es noviembre de 2011, se recomienda que continúe con el proyecto integral del software, para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente. Se mantiene el análisis emitido en el informe preliminar

2 - RIPS Hallazgos

RIPS


SI NO

Resolución 3374 de 2000

5 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO

Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores

Si el programa B-Salud el proceso se hace vía Web, y las entes que por alguna razón no puedan acceder a la Web envían los archivos al departamento donde suben la información

X

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS

El proceso está a cargo del ingeniero Jaime Cortes y aseguramiento.

X

El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad

En proceso dispone de datos y existe una herramienta de SQL para cruzar variables, el proceso está en manos de los desarrolladores del software

X

La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIPS al Ministerio de Protección social

Se brinda permanente apoyo a las IPS y ESE para el envío de la información y capacitación continua

X

Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS

Si a través del sistema B-Salud genera un reporte. X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 133

Conclusiones. El departamento de Cundinamarca con el aplicativo B-Salud está cubriendo los requerimientos de la información de los RIPS, el manejo y administración de la base de datos se hace a través de los desarrolladores del software, se reportan trimestralmente los RIPS consolidados al ministerio. Persona entrevistada

• Ingeniero Jaime Cortes 3 - FOCALIZACION DE LA POBLACION Hallazgos

FOCALIZACION DE LA POBLACION


SI NO

Ley 100 de 1993

5 0

Análisis.


Existen la Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.

Las Bases de Datos de población focalizada son enviadas desde el MPS y el ingeniero Jairo Salazar hace el proceso, se realiza asistencia técnica a las administraciones municipales para que realicen la identificación desde la BDUA

X

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada

El ingeniero Jairo Salazar se encarga del manejo de la base de datos de población focalizada.

X

Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP

Las administraciones municipales hacen la depuración y uso de la base de datos. La certificación ante DNP la refiere el ministerio de la protección social.,

X

Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando información de la población focalizada

La Dirección de Aseguramiento realiza el seguimiento para validar que los municipios reporten la información de acuerdo a lo estimado en la Resolución 216 de 2011, se controla por el aplicativo B-Salud

X

Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado

El ingeniero Jairo Salazar por medio de un programa en visual fox pro realiza los cruces de las bases de datos y realiza el envío del LNPE actualizado con BDUA a los municipios, para que realicen la debida depuración y finalmente, uso de una base de datos actualizada.,

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 134

Conclusiones Se encuentra que en el departamento de Cundinamarca que si hay un profesional idóneo que maneja el tema, es el ingeniero Jairo Salazar; se hacen cruces para detectar la multiafiliación con la base enviada por el ministerio de todo el departamento contra la base de los municipios, así se evidencia sin están afiliados en varios municipios al mismo tiempo, se hace una prueba del software con un usuario que se escoge de la base de datos cambiándole el tipo de documento y el software lo reporta como multiafiliado, el programa de los cruces de las bases de datos es un desarrollo propio del departamento, no está compilado, (lo que hace que se pueda modificar el código en todo momento corriendo el riesgo de errores), este software se encuentra únicamente en el portátil del ingeniero Salazar quien hace ajustes si encuentra errores en el momento de su utilización haciéndolo un proceso manual que puede ser contra producente y producir errores. Persona entrevistada. • Ingeniero Jairo Salazar.

. • 3 - Hallazgo:

El programa de los cruces de las bases de datos de focalización de la población es un desarrollo propio del departamento, no está compilado (lo que hace que se pueda modificar el código en todo momento corriendo el riesgo de errores), este software se encuentra únicamente en el portátil del ingeniero Salazar quién hace ajustes si se encuentra errores en el momento de su utilización haciéndolo un proceso manual que puede ser contraproducente y producir errores.


La Secretaría de Conectividad se encuentra en el proceso de implementación del software de versionamiento de documentos y bases de datos que permite llevar el control de las versiones de software y documentos relacionados. Así como se ha destinado un servidor específico en el centro de datos en donde se almacenará esta información.


Se confirma el hallazgo, El auditado controvierte el análisis hecho pero no remite soporte alguno; si bien el software de B – Salud se está implementando, en el momento de la visita inspectiva se realizaron pruebas de los procedimientos actualmente empleados por la Secretaria de Salud de Cundinamarca y fueron realizadas en las condiciones descritas en el hallazgo. Se mantiene el análisis emitido en el informe preliminar.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 135

4 - Hallazgo:

Se evidencia que el departamento de Cundinamarca en el sistema B-salud se está cargando la información. Falta trabajar en los reportes para facilitar el manejo y seguimiento de la información.

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. Desde el mes de noviembre de 2011 la Secretaría de Salud en coordinación con la secretaría de conectividad vienen realizando una revisión al sistema B - Salud, identificando requerimientos y aspectos por mejorar, donde se identificaron los reportes solicitados por los usuarios, los cuales viene desarrollando el proveedor del software.


Se confirma el hallazgo, mientras que la aplicación B – Salud queda completamente funcional y satisfaga las todas las necesidades de los usuarios, se recomienda que continúe con el proyecto integral del software para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente.

4 - ASEGURAMIENTO Hallazgos

ASEGURAMIENTO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 971 de 2011

6

0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

En el aplicativo B - Salud se tiene cargada la información año 2011 – y los municipios cargan la información a BDUA

X

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

La información es cargada por los municipios y se realiza un seguimiento por parte del departamento

X

Existen mecanismos que permitan validar información de traslado

El aplicativo que se utiliza es del ministerio de salud en la WEB con un usuario creado por el ministerio de salud.

X

Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades

El aplicativo que se utiliza es del ministerio de salud en la WEB con un usuario creado por el

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 136

de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio atareos y traslados geográficos

ministerio de salud.,

Verificar que estén reportado información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.

La Dirección de Aseguramiento realiza el seguimiento para validar que los municipios reporten la información conforme a lo estimado en la Resolución 216 de 2011, a través de requerimientos por escrito que incluyen los parámetros establecidos por el ministerio de la protección social , se hace la verificación física de los comunicados escritos

X

Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.

Se hace seguimiento por parte del ingeniero Jairo Salazar

X

Conclusiones Se evidencia que el departamento de Cundinamarca en el sistema B-Salud se está cargando la información, falta trabajar en los reportes para facilitar el manejo y seguimiento de la información. Persona entrevistada • Ingeniero Jairo Salazar. 5 - RED DE PRESTADORES Hallazgos

RED DE PRESTADORES

Hallazgos


Ley 10 de 1990 Ley 715 de 2001

Ley 1438 de 2011 Decreto 1011 de 2006

Circular Única SNS

14 0




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 137

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.

Si en el aplicativo B- Salud se utiliza el modulo de contratación

X

Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados

B- Salud el modulo de contratación

X

Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

No se cuenta con un sistema para este fin el ingeniero comunica que este modulo esta en desarrollo de en B- Salud, en el momento se utiliza el portal del ministerio.

X

Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le corresponde y servicios ofertados

Se utiliza la base de datos en el portal del ministerio, según la resolución 715 de MPS del 2010.

X

Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios registro especial de prestadores de servicios de salud habilitados.

Se utiliza la base de datos en el portal del ministerio, según la resolución 715 de MPS del 2010

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores

Si el seguimiento a la contratación de red de prestadores de servicios lo hacen los Señores. Jorge López - Leonardo López.

X

Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social

Si se hacen mediante el Comprobador de derechos módulos de autorizaciones y Referencia y Contra referencia.

X

El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.

Se cuenta con el proceso en la Dirección de Desarrollo de Servicios, los 5 primeros dígitos los genera el aplicativo los 5 dígitos siguientes el departamento y los 2 últimos el ministerio

X

Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.

Dirección de desarrollo realiza el seguimiento de la información que se reporte en las fechas indicadas

X

El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contra Referencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)

Modulo de Referencia y Contra referencia. Si en la dirección de URGENCIAS de emergencia ubicada en las Av. Américas 58-50

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 138

Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción

La dirección de Vigilancia y Control en el proceso de Habilitación detecta en los municipios Consultan el portal del ministerio

X

Se cuentan con un Sistema de Información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

Se utiliza portal del ministerio, según la resolución 715 de MPS del 2010

X

Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados

Se utiliza el portal del ministerio, según la resolución 715 de MPS del 2010

X

Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes

Se utiliza el portal del ministerio, se entregan los distintivos de habilitación mediante la hoja de Excel Control entrega de distintivos por ET FINAL.xls

X

Conclusiones Se evidencio que falta el desarrollo de algunas funcionalidad que el sistema B-Salud para satisfacer las necesidades de información, se utiliza las herramientas de EXCEL y actualizar la información correspondiente a través del aplicativo web del MPS según la resolución 715 de MPS del 2010 Persona entrevistada

• Ingeniero Jaime Cortes • Ingeniero Jairo Salazar. • Sr. Omar Martínez • Ingenieros Pieranyeli Molano y Miguel Robayo

• 5 - Hallazgo:

No se cuenta con un sistema para este fin el ingeniero comunica que este modulo esta en desarrollo en B-Salud, en el momento se utiliza el portal del Ministerio. Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca.

Cabe aclarar que el alcance del Sistema de Información B-Salud no incluye un módulo que permita verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS, no obstante este proceso es soportado en la Dirección de Vigilancia y Control a través del sistema de información de gestión extramural On-track, por medio del cual se realiza de manera automatizada y en tiempo real la captura de información del cumplimiento de las condiciones de habilitación de los prestadores




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 139

de servicios de salud del departamento en las visitas verificación que a través de dicha dependencia se realizan

Evaluación Superintendencia Nacional de Salud

Se desvirtúa el hallazgo, Una vez revisados los argumentos descritos por la entidad, queda claro que el sistema B-Salud no tiene el opción para trabajar en línea para trabajar la información que de hace en del sistema de información de gestión extramural On-track.

6 - TECNOLOGIA BIOMEDICA Hallazgos

TECNOLOGIA BIOMEDICA


SI NO

Resolución 434 de 2009

7 0

Análisis.


Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica

A partir del año 2011 se inicio un programa de tecno vigilancia con visitas a los prestadores de servicios de salud, se tiene un inventario de equipos biomédicos. y para el año anterior documentos consolidados de Trabajos realizados por profesionales Biomédicos.

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

Dirección de Vigilancia y Control ALBANO FRANCISCO CRUZ DIRECTOR IVC

X

Verificar el envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso

Cuenta con personal que verifica aspectos de Habilitación de las IPS tanto públicas como

privadas, existen archivos de trabajo al respecto .

X

Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.

Cuenta con personal que verifica aspectos X

Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.

A partir del año 2011 inventario de equipos biomédicos, las visitas se encuentran en el programa ON TRACK, se inicia un programa de tecno vigilancia con visitas a los prestadores de servicios de salud, se tiene un inventario de equipos biomédicos. y para el año anterior documentos consolidados de Trabajos realizados por profesionales Biomédicos.

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 140

Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración deben tener una copia.

relación si existe un programa de mantenimiento de equipos, aclaran que la secretaria de salud de Cundinamarca no es prestador de servicios de salud por lo tanto el programa no se tiene pero si en las acciones de IVC verificamos que los prestadores lo tengan

X

Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de Salud del Ministerio de Salud, información sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.

Hasta el momento no se ha llegado hacer el envió por el sistema, pero si están los reportes que

cubren la necesidad no se realizaron pruebas de los reportes

X

Conclusiones. Se observa que el departamento de Cundinamarca viene mejorando con la información en este aspecto en el año 2011; en el año anterior se tenían registros manuales y el archivo se encuentra en la dirección . Persona entrevistada • Albano Francisco Cruz Director IVC 7 - AUTORIZACIONES DE SERVICIOS Hallazgos

AUTORIZACIONES DE SERVICIOS

Hallazgos Enero 2010 - Junio

2011 SI NO

Ley 715 de 2001 4 2 Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación del servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial

B-Salud(Visual Estudio Y SQL)

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

Dirección de Vigilancia y Control ALBANO FRANCISCO CRUZ DIRECTOR IVC

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable

La base de datos es administrada por los propietarios del software B-Salud(Visual Estudio Y

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 141

para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS

SQL)

El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS

A través de B-Salud X

Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las autorizaciones, frente a la prestación real del servicio

El desarrollo de la interface con contratación se tiene previsto falta que B-Salud haga la interface.

X

Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etáreos

Los reportes del módulo todavía se encuentran en desarrollo en el momento no se cuenta con esta

opción

X

Conclusiones Se observa que el departamento hace la verificación de derechos, la administración y control de las autorizaciones, mediante el aplicativo B-Salud, cada usuario tiene un roll determinado, lo que determina las opciones en el aplicativo, este aplicativo se alimenta con la base de datos que envía FOSYGA para departamento lo que hace la verificación de derechos lo más actual posible, el inconveniente que veo es que se tiene una base de datos que es administrada por el proveedor del software lo que implica que si no hay contrato se vuelve imposible para el departamento ser auto suficiente administrado la información, falta completar el desarrollo para cubrir los requerimientos. Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes • Ingeniero Jairo Salazar. • Sr. Omar Martínez • Ingenieros Pieranyeli Molano y Miguel Robayo • Sr. Efraín Cárdenas. • 6 - Hallazgo:

Se evidenció que falta desarrollo de algunas funcionalidades que el sistema B-Salud para satisfacer las necesidades de información, se utiliza las herramientas de EXCEL y actualizar la información correspondiente a través del aplicativo web del MPS según la resolución 715 de MPS del 2010.

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. Las Secretarías de Salud y de Conectividad han sido reiterativas con el proveedor sobre las dificultades en la generación de los reportes; así como reportaron al PNUD (entidad contratante), antes de finalizar la etapa de mantenimiento y soporte técnico, la importancia de realizar las intervenciones necesarias frente a los




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 142

inconvenientes en la generación de dichos reportes. En este momento el proveedor prolongó la etapa de mantenimiento y soporte técnico y se encuentra en la realización de los ajustes. Evaluación Superintendencia Nacional de Salud. Se confirma el hallazgo, Una vez revisados los argumentos descritos por la entidad es preciso concluir que solo hasta que esté en plena producción el sistema B – Salud se contara la información; se recomienda que continúe con el proyecto del software B-Salud para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente

• 7 - Hallazgo:

Hallazgo: La base de datos es administrada por los propietarios del software B-Salud (Visual Estudio y SQL)

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. La base de datos del sistema B-Salud está hospedada en el centro de cómputo ubicado en el tercer piso de la sede central de la gobernación, en un servidor Windows 2007 Server Enterprise Edition MS y motor de base de datos SQL Server 2005. Esta base de datos es administrada por un funcionario especializado del tema de la Secretaría de conectividad, para lo cual se cuentan procedimientos en l marco del sistema de gestión de la calidad, dichos procedimientos son:

• Administración Centro Procesamiento de Datos (CDP) • Administración Servicios Corporativos • Administración de Hardware y Software de Base En estos procedimientos se detallan las actividades específicas bajo la responsabilidad de la Secretaría de conectividad. Responsable Soporte: Secretaría de Conectividad. Dirección de Sistemas de Información y Tecnologías de Información. Así mismo, se adjunta copia del contrato del Ingeniero que fue contratado y delegado para realizar las actividades de administrador del sistema como soporte funcional del mismo, evidenciando que, además de la persona del contratista, el Ente Territorial de Salud de Cundinamarca, dispuso del recurso humano para realizar ésta actividad. Anexo 5 del archivo SOPORTES ASEGURAMIENTO SUPERSALUD

• Evaluación Superintendencia Nacional de Salud. Se desvirtúa el hallazgo, Una vez revisados los argumentos descritos por la entidad, revisando el documento soporte enviado en el anexo 5.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 143

• 8 - Hallazgo:

Hallazgo: El desarrollo de la interface con contratación se tiene previsto falta que B-Salud haga la interface


• Las Secretarías de Salud y de Conectividad han sido reiterativas con el proveedor sobre las dificultades en la generación de los reportes y sus respectivos indicadores; así como reportaron al PNUD (entidad contratante), antes de finalizar la etapa de mantenimiento y soporte técnico, la importancia de realizar las intervenciones necesarias frente a los inconvenientes en la generación de dichos reportes. En este momento el proveedor prolongó la etapa de mantenimiento y soporte técnico y se encuentra en la realización de los ajustes

• Evaluación Superintendencia Nacional de Salud.

Se confirma el hallazgo, Una vez revisados los argumentos se recomienda que continúen con el proyecto del software B-Salud para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente.

• 9 - Hallazgo:

Hallazgo: Los reportes del módulo todavía se encuentran en desarrollo en el momento no se cuenta con esta opción..

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. Al respecto se aclara que el aplicativo dispone de un reporte según el estado de las autorizaciones, negadas, en proceso o autorizadas, que al ser exportado a Excel, permite hacer análisis de los datos que se cargan durante el procedimiento de las autorizaciones, de tal forma que ello sustituye temporalmente el reporte automatizado que deberá disponer el software una vez funcione integrando los módulos que lo constituyen. Se adjunta, a manera de ejemplo, copia de un reporte de autorizaciones negadas que genera el aplicativo. Anexo 6 del archivo SOPORTES ASEGURAMIENTO SUPERSALUD

• Evaluación Superintendencia Nacional de Salud. Se desvirtúa el hallazgo, Una vez revisados los argumentos descritos por la entidad y el soporte documental anexo 6 de aseguramiento.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 144

• 10 - Hallazgo:

En la administración de las bases de datos se delega en el proveedor del software lo que hace al departamento muy dependiente de este. (Pág 104)

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. La base de datos del sistema B-Salud está hospedada en el centro de cómputo ubicado en el tercer piso de la sede central de la gobernación, en un servidor Windows 2007 Server Enterprise Edition MS y motor de base de datos SQL Server 2005. Esta base de datos es administrada por un funcionario especializado del tema de la Secretaría de conectividad, para lo cual se cuentan procedimientos en l marco del sistema de gestión de la calidad, dichos procedimientos son:

• Administración Centro Procesamiento de Datos (CDP) • Administración Servicios Corporativos • Administración de Hardware y Software de Base En estos procedimientos se detallan las actividades específicas bajo la responsabilidad de la Secretaría de conectividad. Responsable Soporte: Secretaría de Conectividad. Dirección de Sistemas de Información y Tecnologías de Información. Así mismo, se adjunta copia del contrato del Ingeniero que fue contratado y delegado para realizar las actividades de administrador del sistema como soporte funcional del mismo, evidenciando que, además de la persona del contratista, el Ente Territorial de Salud de Cundinamarca, dispuso del recurso humano para realizar ésta actividad. Anexo 5 del archivo SOPORTES ASEGURAMIENTO SUPERSALUD





INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 145

8 - CUENTAS MÉDICAS Hallazgos

CUENTAS MEDICAS


2011 SI NO

Ley 715 de 2001

6 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas

Omar Misael maneja la información, se recolectan los pantallazos del procedimiento, se

está evaluando el desarrollo

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas

Si - A través de B-salud X

Cuenta con un sistema de auditoría para el manejo de las cuentas médicas


El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas


El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original


Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

Si – A través de B-salud, pero están pendientes los reportes

X

Conclusiones Se observa La administración de la base de datos está a cargo del proveedor del software, hay que esperar la evaluación del desarrollo pero según el usuario parece que no ha presentado errores y se viene ajustando los inconvenientes encontrados. Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes • Sr. Omar Martínez




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 146

9 - CONTRATACION Hallazgos

CONTRATACION


2011 SI NO

Ley 715 de 2001

3 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

Si – A través de B- Salud

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial

A través de B- Salud

X

El software cuenta con el sistemas de alarma que indique el vencimiento de los contratos

Si – A través de B- Salud X

Conclusiones El modulo de B- Salud registra todo los movimientos en la contratación y alerta cuando el contrato está a punto de vencerse, llega un registro de lo ejecutado pero hace falta la interfaz con SAP y con el modulo de autorizaciones, hace falta reportes Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes • Sr. Omar Martínez 10 - SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD Hallazgos

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD


2011 SI NO

Decreto 1011 de 2006

2 0




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 147

Análisis.


Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad

Si vigilancia y control sistema de gestión extramural software Web se a alimenta vía Web la

información o en caso de no tener Internet se puede usar USB y actualizar en el ET, o se

emplean Formatos e Informes de Seguimiento a PAMEC y SIC en la Red Adscrita y No Adscrita

Contratada.

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Sistema de información para la calidad

Director de vigilancia y control define los perfiles, donde hay un coordinador de planta y unos

contratistas con los perfiles definidos

X

Conclusiones El procedimiento se está implementando, sistema de gestión extramural software Web, Persona entrevistada

• Ingeniero Jaime Cortes

11 - ATENCION A USUARIOS Hallazgos

ATENCION A USUARIOS


2011 SI NO

Decreto 1757 de 1994

2 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe un software que permita la administración y control del la recepción de llamadas para la atención del usuario

El software se encuentra en implementación, se llevan bases de datos en Excel para el manejo de la información Floresmilo Benavides

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Sistema atención a los usuarios

Dra. Ana Isabel Gamboa Soacha

X

Conclusiones.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 148

Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes • Floresmilo Benavides

12 - TUTELAS Hallazgos

TUTELAS


2011

SI NO

Circular Unica SNS

3 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe un software que permita el control de las tutelas

Si una base de datos EXCEL, fue entregada a Ruth Quevedo para su verificación

Si

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la resolución de Tutelas

Seguimiento a Tutelas La Enfermera Marta Novel

X

Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de alarmas para el vencimiento de términos

Si una base de datos EXCEL, X

Conclusiones El control se hace en una base de datos de EXCEL con fecha de registro y fecha límite de contestación número de días que lleva el tramite y datos del usuario, La información en EXCEL es muy versátil pero su manejo es de alto riesgo, se puede perder o se puede manipular sin querer la información no ofrece seguridad. Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes • Enfermera Marta Novel • 11 - Hallazgo:

La información de control de tutelas se hace en una base de datos EXCEL... La información en EXCEL es muy versátil pero su manejo es de alto riesgo, se puede




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 149

perder o se puede manipular sin querer la información no ofrece seguridad (pág 102)

Existen varias áreas que utilizan bases de datos en EXCEL, lo que es un riesgo para la integridad de la información (Pág. 104)

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. La Secretaría de Conectividad se encuentra en el proceso de implementación del software de versionamiento de documentos y bases de datos que permite llevar el control de las versiones de software y documentos relacionados. Así como se ha destinado un servidor específico en el centro de datos en donde se almacenará esta información.

• Evaluación Superintendencia Nacional de Salud. Se confirma el hallazgo, Una vez revisados los argumentos descritos por la entidad es preciso concluir que solo hasta que esté en plena producción el sistema B – Salud se contara la información; se recomienda que continúe con el proyecto del software B-Salud para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente

13 - PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Hallazgos

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS


SI NO

Articulo 6 Decreto 1757 Circular Única SNS

3 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas

Los PQR son ingresados en una base de datos de EXCEL

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de PQRS

Los PQR son ingresados en una base de datos de EXCEL

X

Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas

Se cuenta con un archivo en EXCEL y por su versatilidad se puede realizar

cualquier estadística

X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 150

Conclusiones La información en EXCEL es muy versátil pero su manejo es de alto riesgo, se puede perder o se puede manipular sin querer la información no ofrece seguridad Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes 14 - SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Hallazgos

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


2011 SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011

11 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO CUMPLIMIENTO La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del sistema de Información Administrativo y Financiero

Cuenta con soporte técnico del proveedor y la parte de los backups y la secretaria de

conectividad

X

Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red

• Si, Para la Red No Adscrita están los registros de contratación del Departamento (Secretaria de Salud)

• Para la red adscrita cada institución cuenta con su sistema de información independiente.

X

El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.

Si se hace la verificación

X

Permite la integración y optimización de todos los procesos

No hay comunicación con otros software como B- Salud

X

El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigente.

Si se hace la verificación X




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 151

Permite el seguimiento completo a un proceso. los sistemas SAP el proceso financiero X

Permite el manejo financiero de la organización con reportes específicos y oportunos.

SAP en la parte financiera X

Genera reportes con cifras e indicadores de gestión . los sistemas SAP X

El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios. No aplica

El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social

Si X

Conclusiones Para el manejo financiero el aplicativo generalmente satisface las necesidades, pero no tiene comunicación con los demás componentes de salud, haciendo reprocesar información que está generando aplicaciones como B-Salud, este tipo de reproceso podría general errores.. Persona entrevistada • Ingeniero Jaime Cortes

• 12 - Hallazgo:

• Para el manejo financiero el aplicativo generalmente satisface las necesidades, pero no tiene comunicación con los demás componentes de salud, haciendo reprocesar información que está generando aplicaciones como B-Salud, este tipo de reproceso podría generar errores.

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. Las Secretarías de Salud y de Conectividad han sido reiterativas con el proveedor sobre las dificultades en la funcionalidad integral del sistema, entre los que se incluyen el módulo de presupuesto; así como han reportado al PNUD (entidad contratante), antes de finalizar la etapa de mantenimiento y soporte técnico, la importancia de realizar las intervenciones necesarias frente a los inconvenientes en la funcionalidad del sistema. En este momento el proveedor prolongó la etapa de mantenimiento y soporte técnico y se encuentra en la realización de los ajustes.

• Evaluación Superintendencia Nacional de Salud. Se confirma el hallazgo, Una vez revisados los argumentos descritos por la entidad es preciso concluir que solo hasta que esté en plena producción el sistema B – Salud se contara la información; se recomienda que continúe con el proyecto del software B-Salud para que en futuras auditorías sean evaluados favorablemente




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 152

• 13 - Hallazgo:

El proceso de administración que tiene el ingeniero Jaime Cortés es muy básico.

• Respuesta de la Secretaria de Salud de Cundinamarca. La base de datos del sistema B-Salud está hospedada en el centro de cómputo ubicado en el tercer piso de la sede central de la gobernación, en un servidor Windows 2007 Server Enterprise Edition MS y motor de base de datos SQL Server 2005. Esta base de datos es administrada por un funcionario especializado del tema de la Secretaría de conectividad, para lo cual se cuentan procedimientos en el marco del sistema de gestión de la calidad, dichos procedimientos son: •Administración Centro Procesamiento de Datos (CDP) •Administración Servicios Corporativos •Administración de Hardware y Software de Base En estos procedimientos se detallan las actividades específicas bajo la responsabilidad de la Secretaría de conectividad


3.6.2 CONCLUSIONES GENERALES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

YPLATAFORMA TECNOLÓGICA

• El departamento no cuenta con un sistema integrado de información. • Existen varias aéreas que utilizan bases de datos en EXCEL, lo que es un riesgo para

la integridad de la información. • En la administración de la base de datos se delega en el proveedor del software lo que

hace al departamento muy dependiente de este. • El proceso de administración que tiene el ingeniero Jaime Cortes es muy básico. 3.6.3 RECOMENDACIONES GENERALES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y

PLATAFORMA TECNOLÓGICA

• Recomendamos que programa utilizado para los cruces debe ser compilado y trabajar con el archivo ejecutable, es más seguro para evitar posibles errores de manejo.

• El procedimiento y el programa en Visual Foxpro lo tiene y lo maneja únicamente el ingeniero Jairo Salazar recomiendo documentar el proceso y el manejo del aplicativo y brindar capacitación del tema a varios usuarios.




INFORME DE VISITA

VERSIÓN 02

Página 153

• Recomendamos capacitación a los ingenieros de sistemas en la administración de la base de datos de B-Salud, y todas las opciones para no depender directamente del proveedor.

• Recomendamos pedir manuales de usuario actualizados de B-Salud. • Recomendamos pedir el modelo entidad relación del aplicativo.


CÓDIGO PROCESO COMUN Copia Controlada · PDF fileINFORME DE VISITA VERSIÓN 02...

Documents

Transcript of CÓDIGO PROCESO COMUN Copia Controlada · PDF fileINFORME DE VISITA VERSIÓN 02...