Codigo: GH-C-01 GESTION DE TALENTO HUMANO …...Nestor Javier Gonzalez Rojas Gestor T1-11 Grupo...

GESTION DE TALENTO HUMANOCodigo: GH-C-01

Version: 5

AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretario General LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

OBJETIVOProveer el talento humano requerido por la entidad que cumpla con los requisitos y competencias exigidos en las disposiciones vigentes y satisfacer las necesidades del mismo, en el contexto laboral, en los aspectos de bienestar, salud, seguridad, clima laboral, a traves de su administracion y desarrollo, para mejorar la gestion de los procesos de la Entidad.

ALCANCE Inicia con las actividades de seleccion y vinculacion de personal y finaliza con la desvinculacion de acuerdo con la causal que la genere, atendiendo las disposiciones normativas vigentes.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES

Proceso Gestion de Talento Humano

Cuadro de planta

Plan de Vacantes

(GH-PN-05)

1. Gestionar la Seleccion y vinculacion de personal

Director General

Secretario General

Coordinador Grupo Interno de Trabajo

de Gestion de Talento Humano

Adelantan las acciones para seleccionar y vincular a la Entidad, el personal requerido para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Seleccion y vinculacion de personal (GH-P-01)

X

Resolucion de nombramiento

firmada, fechada y numerada

(R)

Acta de posesion

(R)

Correo electronico entregando

las funciones y

competenciaslaborales

(R)

Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion

Servidor Publico


Codigo: DE-F-13 V- 1 Pag. 1 de 10


Version: 5


Director General

SecretarioGeneral

Entidad externa


Acta de posesion

Facturas(libranzas,

polizas,Decretos

salariales)

Novedades de nomina

Procedimient o Pagos-GF- P-03

2. Liquidar nomina

Secretario General



Realiza las actividades para efectuar la liquidacion de la nomina mensual y las primas de ley, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Nomina (GH-P-05)

X

Nomina aprobada en medio ffsico y

soportes (R)

Correo electronico enviando nomina

aprobada y soportes en electronico

(R)



GobiernoNacional

ProcesosEstrategicos,Misionales,

Evaluacionde

desempeno

Nuevanormatividad

3. Planear y ejecutar las

actividades de formacion y capacitacion Coordinador Grupo

Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano

Llevar a cabo las actividades para realizar la capacitacion de los nuevos funcionarios a traves de la induccion y reinduccion y procesos de capacitacion y formacion y la elaboracion, ejecucion y evaluacion del Plan

X

PlanInstitucional

de




Version: 5

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESApoyo y de Evaluacion

Comite Institucional de

Desarrollo Administrativo

Comision de Personal

Evaluacion del plan del ano anterior

Solicitud de necesidades

decapacitacion

Gestor T1-11 Grupo Interno de

Trabajo de Gestion de Talento Humano

Institucional de Capacitacion, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Formulacion y Ejecucion del Plan de Formacion y Capacitacion (GH-P- 03)

Capacitacionaprobado

(GH-PN-03)(R)




Instancias Rama Judicial

Invitaciones para talleres, conferencias, capacitacion

es

4. Gestionar las comisiones de

servicio o desplazamiento y gastos de viaje

Director General

Tramitan las comisiones de servicio o desplazamiento y gastos de viaje para funcionarios y/o contratistas segun corresponda, de acuerdo

X

Resolucion que confiere

comision fechada y numerada

(R)

Formato Liquidacion y

Orden de Pago

Desplazamient o y Gastos de

Viaje Contratistas (GH-F-25)

(R)

Formato Orden de

Pago- Comision de Servicios al




Version: 5


Entidades Publicas y

Privadas del orden nacional e

internacional Requerimient os judiciales

Secretario General



con lo establecido en el Procedimiento Comisiones de Servicio y Desplazamiento y Gastos de Viaje (GH-P- 07)

Exterior (GH- F-32)(R)

Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores

Publicos (GH- F-23)(R)

Formato Legalizacion de Comision

de Servicios - Servidores

Publicos (GH- F-09)(R)

FormatoLegalizacion

deDesplazamient o y Gastos de

Viaje - Contratistas (GH-F-10)

(R)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

5. Evaluar el desempeno y

establecerX Formato de

Evaluacion del



Version: 5


Comision Nacional del Servicio Civil

Departamento Administrativo de la Funcion

Publica



Oficina Asesora de Planeacion

Formatos y metodologfa

para la evaluacion

deldesempeno

laboral


para establecer

Acuerdos de Gestion

Plan Estrategico y

Planes Operativos

de las dependencia

s

Acuerdos de Gestion Jefe de

Dependencia



Jefe Oficina Asesora de Planeacion

Efectua compromisos y verifican el cumplimiento de las condiciones y metas laborales de los servidores de carrera y libre nombramiento y remocion de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes y lo definido en el Procedimiento Evaluacion del Desempeno y Acuerdos de Gestion (GH-P-06)

Desempeno Laboral (GH-

F-41) o Formato

Acuerdos de Gestion (GH- F-22), segun sea el caso

diligenciados (R)

Informe consolidado

de evaluacion del

desempeno(R)

Hoja de vida actualizada

(R)





DepartamentoAdministrativo

Encuesta de Clima laboral

e internas

Evaluacion del plan del ano anterior

Nuevanormatividad

6. Establecer e implementar actividades de

bienestar social y estfmulos



Planean y ejecutan el Plan de Bienestar Social y

X

Plan de Bienestar




Version: 5

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESde la Funcion

Publica





Comite Paritario de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Recoleccionde

informacion poblacion

objeto de la Agencia.

Registro de Ausentismos

Consolidacion

evaluacionesde

desempeno

Recomendaci ones

comision de personal y

Comite Paritario de Seguridad y Salud en el

Trabajo

Gestor T1 - 11 Grupo Interno de


Estfmulos de la vigencia, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Elaboracion y Ejecucion del Plan de Bienestar Social y Estfmulos (GH- P-04)

Social y Estfmulos aprobado

(R)

Plan de Bienestar Social y

Estfmulos aprobado

(R)

Informe final del Plan de Bienestar Social y

Estfmulos (R)




Comite paritario de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Decreto de supresion de

cargo

Carta de renuncia

7. Gestionar la desvinculacion de funcionarios

X



Version: 5


Presidencia de la Republica

Funcionario

Director General

Notario

Fondos de pensiones

Resolucionde

Aceptacion de Renuncia

Resolucionde

declaracionde

insubsistencia

Resolucionde

declaracionde

insubsistencia

porevaluacion

deldesempeno

nosatisfactoria

(CarreraAdministrativ

a)

Resolucionde

destitucion por proceso disciplinario

Director General

Secretario General

Realizan las gestiones correspondientes para tramitar la desvinculacion de un funcionario, de acuerdo con la causal que la genere, segun lo establecido en el Procedimiento Desvinculacion de Servidores Publicos (GH-P-08) y el Procedimiento Nomina (GH-P-05)

Si de la gestion adelantada en el proceso, se identifican mejoras que se puedan incorporar al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora (MC-P-01)

Resolucion de desvinculacion

fechada y numerada

(R)

Resolucion de reconocimient o y orden para

pago de prestaciones

(R)

EdictoPublicado

(R)


Funcionarioo

Apoderado

Coordinador Grupo de Gestion

Financiera



Version: 5


Resolucion por

abandono del cargo

Resolucionde

revocatoriade

nombramiento

Resolucionde

destitucion por orden o

decision judicial

Registro de defuncion

Acto administrativ

o de declaracion de invalidez

Acto administrativ o de Pension

Coordinador Grupo Interno de


Nota de ejecutoria firmada

(R)

Comunicacionescrita

informandodesvinculacion

(R)

Entidades de seguridad social,

FNA

EntidadesFinancieras


Agencia NacjpnaL^de Defensag e s t i O n d e t a l e n t o h u m a n o

Codigo: GH-C-01

Version: 5

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa posesion de los Servidores Publicos preferiblemente debera realizarse teniendo en cuenta el cronograma de preparacion de la nomina.

La nomina se tramitara de acuerdo con lo definido en el calendario de pagos establecido conjuntamente con el Grupo de Gestion Financiera.

Las novedades de nomina deberan ser tramitadas durante los primeros 10 dfas calendario del mes.

La evaluacion del desempeno laboral se debe llevar a cabo en la fechas establecidas por la Comision Nacional del Servicio Civil.

La evaluacion de los acuerdos de gestion debe efectuarse en las fechas establecidas por el Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Realizar el tramite de legalizacion de la comision o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los siguientes 3 dfas habiles despues de la comision o el desplazamiento.

Solicitar las autorizaciones de comisiones o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los tiempos establecidos por la Direccion General

Ver Normograma

SEGUIMIENTO Y/O MEDICION RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSVer Modulo BSC del Sistema Integrado de Gestion Institucional - SIGI

Puestos de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion DocumentalPresupuesto asignado en lavigencia

Procedimiento Seleccion y vinculacion de personal GH-P-01 Procedimiento Formulacion y Ejecucion del Plan de Formacion y Capacitacion GH-P-03Procedimiento Elaboracion y Ejecucion del Plan de Bienestar Social y Estfmulos GH-P-04 Procedimiento Nomina GH-P-05Procedimiento Evaluacion del Desempeno y Acuerdos de Gestion GH-P-06


Agencia NacjpnaL^de Defensag e s t i O n d e t a l e n t o h u m a n o

Codigo: GH-C-01

Version: 5

Procedimiento Comisiones de Servicio y Desplazamiento y Gastos de Viaje GH-P-07Procedimiento Desvinculacion de Servidores Publicos GH-P-08. Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora MC- P-01Procedimiento Pagos GF-P-03 Procedimiento de Nomina GH-P-05 Formatos de evaluacion del desempeno GH-F-41 Formato de Acuerdos de Gestion GH-F-22

ELABORO: REVISO: APROBO:Nestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Camilo Andres Umana MesaGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Ana Maria MelendezGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Adriana Maria GamboaContratista Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.



Version: 5

IN IC IO

l.Gestionar la Seleccion y vinculacion de Procedimientopersonal. Seleccion y

Director General. J * vinculacion deSecretario General. personal (GH-P-01)

Talento Humano.

2.Liquidar nomina.Secretario General.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

3.Planear y ejecutar las actividades de formacion y capacitacion.


Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

4.Gestionar las comisiones de servicio o desplazamiento y gastos de viaje.

Director General.Secretario General.


5.Evaluar el desempeno y establecer Acuerdos deGestion.

Jefe de Dependencia.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano.Jefe Oficina Asesora de Planeacion.

6.Establecer e implementar actividades de bienestar social y estfmulos.


Gestor T1 - 11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

7.Gestionar la desvinculacion de funcionarios.Director General.

Secretario General.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano.

FIN

Procedimiento Nomina (GH-P-05)

Procedimiento Formulacion y

Ejecucion del Plan de Formacion y

Capacitacion (GH-P- 03)

Procedimiento Comisiones de

Servicio y Desplazamiento y

Gastos de Viaje (GH- P-07)

Procedimiento Evaluacion del Desempeno y

Acuerdos de Gestion (GH-P-06)

Procedimiento Elaboracion y

Ejecucion del Plan de Bienestar Social y

Estfmulos (GH-P-04)

Procedimiento Desvinculacion de Servidores Publicos (GH-P-08) y el Procedimiento Nomina (GH-P-05) Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora (MC-P-0l

Agencia Nacional de Defensa SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01

Version: 3

AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General LIDER

PROCEDIMIENTO:Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

PROCESO Gestion de Talento Humano

OBJETIVOProveer el talento humano requerido por la entidad, seleccionando personal que cumpla los requisitos y competencias exigidos en las disposiciones vigentes, para lograr que la entidad alcance sus objetivos

ALCANCE Inicia con la identificacion de las vacantes existentes en la planta de personal y finaliza con la entrega del documento que contiene las funciones y competencias laborales


Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de

Gestion de Talento Humano


Publica

Plan Anual de Vacantes

1. Identificar las vacantes existentes

en la planta de personal.



Identifica las vacantes disponibles revisando la informacion suministrada en el Plan de Vacantes.

Informa a traves de comunicacion escrita (correo electronico) las vacantes disponibles.

Comunicacionescrita(Correo

electronico)relacionando

vacantesdisponiblesidentificadas

(R)

Secretario General

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de


Comunicacio n escrita (Correo

Electronico) relacionando

Vacantes disponibles identificadas

2. Identificar hojas de vida disponibles



El nominador seleccionara las hojas de vida que considera cumplen con el perfil del cargo vacante. Hojas de vida

preseleccionad as

Secretario General

Codigo: DE-F-11 V-3Pagina 1 de 9


Version: 3




Hojas de vida

preseleccion adas

3. Verificar que el aspirante cumpla con los requisitos mfnimos del cargo



El Coordinador revisa la informacion de la hoja de vida con el manual de funciones e informa al Nominador que los aspirantes cumplen o no los requisitos del cargo

X

Informacion al Nominador

Hojas de vida seleccionadas

Director





Hojas de vida

seleccionada s

4. Realizar entrevista al o los

aspirantes

Directores, Jefe de Dependencia,

Secretario General segun la ubicacion

de la vacante

Realizar la entrevista al o a los aspirantes.

Hoja de vida del aspirante

aprobada Secretario General

SecretarioGeneral

Hoja de vida del aspirante

aprobada

5. Solicitar documentos soporte de la hoja de vida

Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion

de Talento Humano

Solicita a traves de comunicacion escrita el envfo de los documentos soporte de la hoja de vida y solicita el diligenciamiento de la hoja de vida y la declaracion de bienes y rentas juramentada en el SIGEP.

Comunicacion escrita

solicitando informacion

soporte de la hoja de vida y registro en el

SIGEP(R)

Aspirante



Version: 3


Aspirante Soportes hoja de vida

6. Revisar los soportes de la hoja

de vida


de Talento Humano

Revisa que los soportes de la hoja de vida sean consistentes con la informacion registrada en la hoja de vida diligenciada en el formatoAcreditacion de Requisitos Mfnimos (GH-F-01) y loarchiva en la hoja de vida previamente firmado por el Coordinador Grupo de Gestion Administrativa y de Talento Humano.

Proyecta oficio solicitando practica de pruebas de competencias.

X


Proyecto de oficio

solicitando practica de

pruebas DAFP

Formato Acreditacion de Requisitos Mfnimos (GH-

F-01) diligenciado

(R)

Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo


Secretario General



Gestor T1-11 Grupo Interno


7. Solicitar practica de pruebas

Secretario General

Firma el oficio solicitando practica de pruebas de competencias y anexa la hoja de vida del aspirante.

Oficio solicitando practica de

pruebas (R)

Hoja de vida

Departamento Administrativo de la

Funcion Publica



Version: 3

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESde Trabajo de



Publica

Oficio con el resultado

pruebas de competencia

s

8. Revisar resultados de

prueba de competencias




de Talento Humano

Revisan los resultados de las pruebas, generan los certificados disciplinarios, judiciales y fiscales, verifica que no tenga ninguna inhabilidad y los incorpora en la hoja de vida.dSe trata de una vinculacion de Libre Nombramiento y Remocion?

Sf, continua con la actividad 9.

No, se trata de una vinculacion en provisionalidad, continua con la actividad 10.


con certificados

disciplinarios, judiciales y

fiscales generados








con

9. Registrar hoja de vida en el aplicativo de la Presidencia de

la Republica

Registra la informacion del aspirante en el Sistema de Publicacion de hojas de vida de la Presidencia de la Republica.

Hoja de vida publicada en el aplicativo

de la Aspirante



Version: 3





Publica

certificados disciplinarios , judiciales y

fiscales generados

Resultadospruebas


de Talento Humano

La hoja de vida debe estar publicada en la pagina de la Presidencia de la Republica y en la pagina de la Agencia durante tres (3) dfas calendario, acorde con el Decreto 4567 de 2011.

Presidencia de la Republica y de la ANDJE

Soporte publicacion de hoja de vida.

(R)








con certificados

disciplinarios , judiciales y

fiscales generados

Hoja de vida publicada en el aplicativo

de la Presidencia

de la Republica

10.Solicitar examen medico ocupacional

de ingreso

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion

de Talento Humano

Firma el formato Remision Examen Medico (GH-F-21) y se le comunica al aspirante seleccionado

Se anexa a la hoja de vida del aspirante

Formato Remision examen

medico (GH- F-21)(R)

Entidad que realiza los examenes

medicos de ingreso

Aspirante

ll.Revisar resultado examen medico ocupacional

de ingresoCoordinador Grupo Interno de Trabajo

Se revisan los resultados del examen medico.Si tiene alguna restriccion u




Version: 3

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESEntidad que realiza los examenes medicos de

ingreso

Formato Remision examen

medico (GH- F-21)



de Talento Humano

observacion que no impidan el ejercicio del cargo, se incorpora la informacion en la base de datos del sistema de salud y seguridad en el trabajo para llevar a cabo los planes a que haya lugar.










ResultadosPruebas

Resultadosexamenmedico

ocupacional

Soporte publicacion de hoja de vida (solo para Libre

nombramien to y

remocion)

12. Proyectar y revisar resolucion de nombramiento




de Talento Humano

El Gestor proyecta la resolucion de nombramiento, la cual es revisada por el Secretario General y el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

Proyecto de resolucion de nombramiento

revisada

Secretario General

13. Efectuar nombramiento

El Director General firma la resolucion y



Version: 3

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESSecretarioGeneral

Proyecto de resolucion de nombramien to revisada

Director General la entrega para que sea fechada y numerada a la Secretarfa General para que continue con el tramite correspondiente.



(R)

Secretaria General

SecretarfaGeneral

Resolucionde

nombramien to firmada, fechada y numerada

14. Comunicar nombramiento

Secretario General




de Talento Humano

El Gestor prepara una comunicacion informando al aspirante el nombramiento.

El Secretario General firma la comunicacion para su tramite correspondiente.

Nota: El aspirante tiene 10 dfas habiles para aceptar y luego 10 dfas habiles para posesionarse.



(R)

Comunicacionescrita

informandonombramiento

(R)

Aspirante

Aspirante

Carta de Aceptacion

denombramien

to

15. Fijacion fecha de posesion

Secretario General

Acepta el nombramiento?

Sf, el secretario fija la fecha de posesion y se le informa al aspirante por correo electronico.

CorreoElectronico

(R)

Resolucion de Revocatoria

nombramiento (R)

Aspirante



Version: 3

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESNo, se revoca la resolucion de nombramiento y se comunica.

ComunicacionRevocatoria

Aspirante





Correo electronico

fijando fecha de posesion

Resolucionde

nombramien to firmada

Comunicacio n escrita

aceptando nombramien

to

16. Efectuar posesion

Director General

Secretario General

Una vez programada la fecha de posesion, se lleva a cabo la posesion del Servidor Publico por parte del Director General o el Secretario General.

XActa de posesion

(R)



Jefe de Dependencia o Director



Acta de posesion

17.Entregar funciones y

competencias laborales



Se remiten funciones y competencias por correo electronico

Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento,

Correo electronico remitiendo

las funcionesJefe dependencia



Version: 3

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestor T1-11

Grupo Interno de Trabajo de



de Talento Humano

estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P- 01).

ycompetencias

laborales(R)

Servidor Publico

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa posesion de los Servidores Publicos debera realizarse teniendo en cuenta el cronograma de preparacion de la nomina. Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

Puestos de trabajo Servidores Publicos Sistema de gestion documental Presupuesto asignado en la vigencia

Procedimiento Acciones preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Formato Acreditacion de Requisitos Mfnimos (GH-F-01)Formato Remision Examen Medico (GH-F-21)Plan Anual de Vacantes (GH-PN-05)

ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

Andrea Carolina Carrasco RamirezCoordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano



SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01

Version: 3

IN IC IO

l.Identificar las vacantes existentes en la planta de personal.


1T

2.Identificar hojas de vida disponibles.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de


1r

3.Verificar que el aspirante cumpla con los requisitos mfnimos del cargo.


r

4.Realizar entrevista al o los aspirantes.Directores, Jefe de Dependencia, Secretario

General segun la ubicacion de la vacante

1 r

5.Solicitar documentos soporte de la hoja de vida.


1r

6.Revisar los soportes de la hoja de vida.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de

Gestion de Talento Humano.

' r

7.Solicitar practSecretario

tica de pruebas.o General

Pag.2

SELECCION Y VINCULACION DE PERSONAL

Codigo: GH-P-01

Version: B

SELECCION Y VINCULACION DE PERSONALCodigo: GH-P-01

Version: 3

14.Comunicar nombramiento. Secretario General.



1r

15.Fijacion fecha de posesion.Secretario General.

1r

16.Efectuar posesion.Director General.

Secretario General.

1r

17.Entregar funciones y competencias laborales.



“ LProcedimiento Acciones

Preventivas, Correctivas y de Mejora

(MC-P-01).

FIN

FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL

DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Código: GH-P-03

Versión: 4

Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 7

AUTORIDAD

PROCEDIMIENTO: Secretario General

LIDER

PROCEDIMIENTO:

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de

Talento Humano

PROCESO Gestión de Talento Humano

OBJETIVO

Fortalecer las competencias, habilidades y conocimientos de los Servidores públicos que laboran en la Agencia a través de

la ejecución de actividades de inducción, reinducción, capacitación, formación y entrenamiento, que contribuyan al logro

de la misión de la entidad.

ALCANCE Inicia con la identificación de las necesidades de formación y capacitación y finaliza con la evaluación del Plan de formación

y capacitación de la vigencia.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES

Coordinador

Grupo Interno

de Trabajo de

Gestión de

Talento Humano

Departamento

Administrativo

de la Función

Pública

Procesos

Estratégicos,

Misionales,

Apoyo y de

Evaluación

Comité

Institucional de

Desarrollo

Administrativo

Evaluación

del

desempeño.

Nueva

normatividad

Evaluación

del plan del

año anterior.

Encuesta de

necesidades

de

capacitación.

Lineamientos

Comité

Institucional

1. Identificar

necesidades de

formación y/o

capacitación.

Gestor T1 – 11

Grupo Interno de

Trabajo de Gestión

de Talento

Humano

Define las necesidades

con base en la

información recopilada

en las encuestas

aplicadas, evaluación de

desempeño, nueva

normatividad,

evaluación del plan del

año anterior.

Base de datos

de relación de

temas,

necesidades y

actividades de

capacitación.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano



Código: GH-P-03

Versión: 4



Comisión de

Personal

de Desarrollo

Administrativ

o

Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de

Talento Humano

Base de

datos de

relación de

temas,

necesidades

y actividades

de

capacitación.

2. Consolidar,

diagnosticar

necesidades y

elaborar

propuesta del

Plan de

Capacitación y

Formación.

Gestor T1 – 11

Grupo Interno de

Trabajo de Gestión

de Talento

Humano

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Elabora la propuesta del

plan con base en el

análisis de la

información registrada.

Propuesta del

Plan

Institucional

de

Capacitación.

Comisión de

Personal

Comisión de

Personal

Propuesta

del Plan

Institucional

de

Capacitación.

3. Revisar y

aprobar el

Plan

Institucional de

Capacitación

Comisión de

Personal

Secretario General

Revisa la propuesta del

plan de capacitación y

formación efectúan

sugerencias y

observaciones para la

aprobación del

Secretario General.

Procedimiento

Comités (DE-P-05).

Formato Acta

de Reunión de

Comisión de

Personal (GH-

F-33)

diligenciado.

(R)

Plan

Institucional

de

Capacitación

aprobado.

(R)

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

4. Divulgar

Plan de

formación y

capacitación.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

Sensibilización del plan

a través de la Intranet,

Publicación del

Plan

Institucional



Código: GH-P-03

Versión: 4



Coordinador

Grupo Interno

de Trabajo de

Gestión de

Talento Humano

Gestor T1 – 11

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de

Talento Humano

Acta de

Comisión de

Personal

Plan

Institucional

de

Capacitación

aprobado.

de Gestión de

Talento Humano

Gestor T1-11

Grupo Interno de

Trabajo de Gestión

de Talento

Humano

comunicación a los jefes

de dependencia y por

correo electrónico a los

funcionarios de la

ANDJE.

de

Capacitación

(R)

Comunicación

escrita (correo

electrónico)

informando de

la adopción

del Plan

Institucional

de

Capacitación

(R)

Procesos

Estratégicos,

Misionales, Apoyo

y de Evaluación

Instituciones

Educativas

Procesos

Estratégicos,

Misionales,

Apoyo y de

Evaluación

5. Ejecutar

Plan de

formación y

capacitación.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

Ejecuta las actividades

del Plan de formación y

capacitación de acuerdo

con lo programado.

Si la actividad requiere

contratación, esta se

adelanta conforme lo

definido en el Proceso

Gestión Contractual

(GC-C-01).

Si no requiere

contratación, proyecta

la Resolución de

inscripción a la

capacitación y la envía

previamente firmada al

X

Resolución

ordenando el

pago de la

actividad de

capacitación.

Comunicación

escrita (correo

electrónico),in

formando

inscripción a

la actividad de

formación/

capacitación

Formato

Verificación de

Asistencia

Interna (GD-

Jefes de

Dependencia



Código: GH-P-03

Versión: 4



Escuela Superior

de

Administración

Pública

Alianzas

Estratégicas

ARL

Caja de

Compensación

Familiar

Contratistas

Plan

Institucional

de

Capacitación

aprobado.

de Gestión de

Talento Humano

Gestor T1-11

Grupo Interno de

oferente de la

capacitación y al Grupo

de gestión Financiera

para su respectivo

tramite. Elabora

memorando informando

al funcionario su

inscripción a la

actividad.

Si no requiere

Resolución, se elabora

correo electrónico y/o

memorando informando

al funcionario su

inscripción y

obligaciones de la

actividad.

Realizar seguimiento

mensual a las

actividades del Plan de

Institucional de

Formación y

Capacitación.

Nota 1: Las actividades

de inducción se

ejecutan cada vez que

se vincula un servidor o

existe un grupo nuevo

de contratistas.

Nota 2: Las actividades

de reinducción se

F-18),

diligenciado

(R)

Formato

Actividad de

Inducción

(GH-F-29),

diligenciado

(R)

Formato

Constancia de

Inducción al

Puesto de

Trabajo (GH-

F-30),

diligenciado

(R)

Formato

Constancia de

Asistencia a

Inducción

(GH-F-31),

diligenciado

(R)

Formato de

Constancia

Asistencia a la

Actividad de

Reinducción

(GH-F-34),

diligenciado

Procesos

Estratégicos,

Misionales, Apoyo

y de Evaluación

Proveedor de la

capacitación

Coordinador Grupo

de Gestión

Financiera



Código: GH-P-03

Versión: 4



Trabajo de Gestión

de Talento

Humano

efectúan cada dos años,

o cuando existan

aspectos relevantes que

deban ser comunicados.

(R)

Formato

Acuerdo de

Compromiso

Ético (GH-F-

36),

diligenciado

(R)

Formato

Autorización

de

Configuración

de

Dispositivos

(GH-F-39),

diligenciado

(R)

Funcionario inscrito

Procesos

Estratégicos,

Misionales,

Formato

Verificación

de Asistencia

Interna(GD-

F-18)

diligenciado

Formato

Evaluación

de

actividades

de

capacitación

y/o

socialización(

GH-F-26)

6. Evaluar el

Plan de

Formación y

Capacitación.

Gestor T1-11

Grupo Interno de

Trabajo de Gestión

Recopila la información

de las evaluaciones

individuales de las

actividades

desarrolladas, en el

formato Evaluación de

Actividades de

Capacitación y/o

Socialización (GH-F-

Formato

Evaluación de

actividades de

capacitación

y/o

socialización

(GH-F-26),

diligenciado

(R)

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo



Código: GH-P-03

Versión: 4



Apoyo y de

Evaluación

Plan de

formación y

capacitación

aprobado

Copia

certificado

de

capacitación

o certificado

de asistencia

de Talento

Humano 26), analiza la

información y elabora

un informe con los datos

correspondientes.

Informe de

evaluación del

Plan de

Formación y

Capacitación

(R)

de Gestión de

Talento Humano

Coordinador

Grupo Interno

de Trabajo de

Gestión de

Talento Humano

Informe de

evaluación

del Plan de

Formación y

Capacitación

7. Informar los

resultados de la

evaluación del

Plan de

Capacitación y

Formación.

Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de Gestión

de Talento

Humano

Presenta la

consolidación del

informe final, para

revisión del Secretario

General, para la

definición de las

políticas a llevar al

Comité Institucional de

Desarrollo

Administrativo.

Si de la gestión

adelantada se

identifican mejoras que

se puedan incorporar al

procedimiento, estas se

documentan de acuerdo

con lo establecido en el

Procedimiento

Acciones

Preventivas,

Correctivas y de

Mejora MC-P-01.

Informe de

evaluación del

Plan de

Capacitación y

Formación

(R)

Comité Institucional

de Desarrollo

Administrativo

Secretario General



Código: GH-P-03

Versión: 4


POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Las actividades de inducción deberán realizarse el mismo día de la posesión

de los Funcionarios.

Las actividades de reinducción deben realizarse como mínimo cada dos años

dando cumplimiento a las normas aplicables vigentes.

Ver Normograma

ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD

Camilo Andres Umaña Mesa


de Gestión de Talento Humano

Andrea Carolina Carrasco


Gestión de Talento Humano

Andrea Carolina Carrasco




Puestos de trabajo

Servidores Públicos

Sistema de gestión documental

Presupuesto asignado en la vigencia

Funcionarios del grupo de coordinación administrativa y de Talento Humano

Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-

P-01)

Proceso Gestión Contractual (GC-C-01)

Procedimiento Comités (DE-P-05)

Formato Verificación de Asistencia Interna (GD-F-18)

Formato Evaluación de Actividades de Capacitación y/o

Socialización (GH-F-26)

Formato Actividad de Inducción (GH-F-29)

Formato Constancia de Inducción al Puesto de Trabajo (GH-F-30)

Formato Constancia de Asistencia a Inducción (GH-F-31)

Formato Acta de Reunión de Comisión de Personal (GH-F-33)

Formato Constancia de Asistencia a la Actividad de Reinducción

(GH-F-34)

Formato Acuerdo de Compromiso Ético (GH-F-36)

Formato Autorización de Configuración de Dispositivos (GH-F-39)

FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN

Y CAPACITACIÓN

Código: GH-P-03

Versión: 4

INICIO

1.Identificar necesidades de

formación y/o capacitación.

Gestor T1 – 11 Grupo Interno de Trabajo


2.Consolidar, diagnosticar

necesidades y elaborar propuesta del

Plan de Capacitación y Formación.

Gestor T1 – 11 Grupo Interno de Trabajo

de Gestión de Talento Humano.


Gestión de Talento Humano.

3.Revisar y aprobar el Plan

Institucional de Capacitación.

Comisión de Personal.

Secretario General.

Procedimiento

Comités (DE-P-05).

4.Divulgar Plan de formación y

capacitación.





5.Ejecutar Plan de formación y

capacitación.





Proceso Gestión

Contractual (GC-C-

01).

6.Evaluar el Plan de Formación y

Capacitación.



7.Informar los resultados de la

evaluación del Plan de Capacitación y

Formación.



Procedimiento

Acciones Preventivas,

Correctivas y de

Mejora MC-P-01.

FIN

FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR

SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3


AUTORIDAD

PROCEDIMIENTO: Secretario General

LIDER

PROCEDIMIENTO:


Talento Humano

PROCESO Gestión de Talento Humano

OBJETIVO

Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación

y la seguridad laboral de los Colaboradores que prestan sus servicios en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado, a través del plan de bienestar social y estímulos para que los colaboradores mejoren la eficacia, la eficiencia y

la efectividad en su desempeño colaborando con el cumplimiento de la misión

ALCANCE

Inicia con la solicitud de información de las necesidades de bienestar e incentivos y la ejecución de las entrevistas

personales a los jefes y finaliza con la evaluación del plan de bienestar e incentivos y la elaboración de informe

correspondiente.


Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de Talento

Humano

Departamento

Administrativo de

la Función Pública

Procesos

Estratégicos,

Misionales, Apoyo

y de Evaluación

Encuesta de

Clima laboral

e internas.

Nueva

normatividad.

Evaluación del

plan del año

anterior.

Recolección de

información

población

objeto de la

Agencia.

Registro de

Ausentismos.

1. Identificar

necesidades de

Bienestar Social

y Estímulos.

Técnico Asistencial

O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

Define las necesidades

de bienestar social y

Base de datos

de relación de

temas,

necesidades y

Coordinador

Grupo Interno


SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Comité

Institucional de

Desarrollo

Administrativo

Comisión de

Personal

Comité Paritario

de Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Recomendacio

nes comisión

de personal y

Comité

Paritario de

Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Consolidación

evaluaciones

de desempeño

Lineamientos

Comité

Institucional

de Desarrollo

Administrativo

de Gestión de

Talento Humano estímulos con base en

la información

recopilada de las

entradas.

actividades de

bienestar social

y estímulos.

de Trabajo de

Gestión de

Talento

Humano

Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de Talento

Humano


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Base de datos

de relación de

temas,

necesidades y

actividades de

Bienestar

Social y

Estímulos.

2. Consolidar,

diagnosticar

necesidades y

elaborar

propuesta del

Plan de Bienestar

Social y

Estímulos.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Elabora la propuesta

del plan con base en el

análisis de la

información registrada.

Propuesta de

Plan de

Bienestar Social

y Estímulos.

Comisión de

Personal y

Comité

Paritario de

Seguridad y


SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Salud en el

Trabajo

Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de Talento

Humano


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Comisión de

Personal

Comité Paritario

de Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Propuesta de

Plan de

Bienestar

Social y

Estímulos.

3. Revisar y

aprobar el Plan

de Bienestar

Social y

Estímulos.

Comisión de

Personal

Comité Paritario de

Seguridad y Salud

en el Trabajo

Secretario General

Revisa el plan y

efectúan sugerencias u

observaciones para la

aprobación del

Secretario General, de

acuerdo con lo definido

en el Procedimiento

Comités (DE-P-05).

Formato Acta

de Reunión de

Comisión de

Personal (GH-

F-33)

diligenciado.

(R)

Formato Acta

de Reunión de

Comité Paritario

de Seguridad y

Salud en el

Trabajo (GH-F-

40)

diligenciado.

(R)

Plan de

Bienestar Social

y Estímulos

aprobado.

(R)

Coordinador

Grupo Interno

de Trabajo de

Gestión de

Talento

Humano

Secretario

General

Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de Talento

Humano

Formato Acta

de Reunión de

Comisión de

Personal (GH-

F-33)

diligenciado.

4. Divulgar Plan

de Bienestar

Social y

Estímulos.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano


SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3




O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Formato Acta

de Reunión de

Comité

Paritario de

Seguridad y

Salud en el

Trabajo (GH-

F-40)

diligenciado.

Plan de

Bienestar

Social y

Estímulos

aprobado.


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Socializan el plan a

través de la intranet,

comunicación a los

jefes de dependencia y

por correo electrónico

a los funcionarios de la

ANDJE.

Plan de

Bienestar Social

y Estímulos

divulgado.

(R)

Procesos

Estratégicos,

Misionales,

Apoyo y de

Evaluación

Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Gestión de Talento

Humano


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Comisión de

Personal

Plan de

Bienestar

Social y

Estímulos

divulgado.

5. Ejecutar Plan

de Bienestar

Social y

Estímulos.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Ejecuta las actividades

del Plan de Bienestar

Social y Estímulos de

acuerdo con lo

programado.

Si la actividad requiere

contratación, esta se

adelanta conforme lo

definido en el Proceso

Gestión Contractual

–Manual de

X

Formato

Verificación de

Asistencia

Interna cuando

se requiera

según la

actividad (GD-

F-18)

diligenciado

(R)

Procesos

Estratégicos,

Misionales,

Apoyo y de

Evaluación

Alianzas

Estratégicas

ARL


SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Comité Paritario

de Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Contratación ( GC-M-

01)

Realizar seguimiento

mensual a las

actividades del Plan de

Bienestar Social y

Estímulos

Registros

fotográficos,

audiovisuales,

comunicaciones

escritas

(correos

electrónicos)

Caja de

Compensación

Familiar

Procesos

Estratégicos,

Misionales, Apoyo

y de Evaluación

Formato

Verificación de

Asistencia

Interna

cuando se

requiera

según la

actividad

(GD-F-18)

diligenciado

Encuestas a

funcionarios

de la ANDJE.

Resultados

encuesta

clima laboral.

Resultados

contratación.

6.Evaluar el Plan

de Bienestar

Social y

Estímulos


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

de Gestión de

Talento Humano

Recopila la información

de asistencia,

mensajes,

participación y

encuestas se analiza la

información y elabora

un informe con los

datos

correspondientes.

X

Informe de

evaluación del

Plan de

Bienestar Social

y Estímulos

(R)

Coordinador

Grupo Interno

de Trabajo de

Gestión de

Talento

Humano


O1-12 Grupo

Interno de Trabajo

Informe de

evaluación del

Plan de

7.Informar los

resultados de la

evaluación del

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo

Se presenta la

consolidación del

informe final, para

Informe de

evaluación

final del Plan de

Comité

Institucional


SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES de Gestión de

Talento Humano Bienestar

Social y

Estímulos

Plan de Bienestar

Social y

Estímulos

de Gestión de

Talento Humano revisión del Secretario

General, para la

definición de las

políticas a llevar al

Comité Institucional de

Desarrollo

Administrativo si hay

lugar o Comisión de

Personal y Comité

paritario de Seguridad

y Salud en el Trabajo

Si de la gestión del

procedimiento se

identifican mejoras que

puedan ser

incorporadas en el

procedimiento, estas

se documentan según

lo definido en el

Procedimiento

Acciones

Preventivas,

Correctivas y de

Mejora (MC-P-01).

Bienestar Social

y Estímulos

(R)

de Desarrollo

Administrativo

Secretario

General

POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Para la elaboración y construcción del plan de bienestar social y estímulos,

es necesario haber efectuado encuestas internas y la evaluación del

programa de la vigencia anterior, junto con las recomendaciones de la

comisión de personal, Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

y lineamientos del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo si los

hubiera.

Ver Normograma


SOCIAL Y ESTIMULOS

Código: GH-P-04

Versión: 3


ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD

Andrea Carolina Carrasco Ramírez







Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión

de Talento Humano


Puestos de trabajo

Servidores Públicos

Sistema de Gestión Documental

Presupuesto asignado en la vigencia

Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

(MC-P-01)

Procedimiento Comités (DE-P-05)

Manual de Contratación ( GC-M-01)Formato Verificación de

Asistencia Interna (GD-F-18)

Formato Acta de Reunión de Comisión de Personal (GH-F-33)

Formato Acta de Reunión de Comité Paritario de Seguridad y Salud

en el Trabajo (GH-F-40)

FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE

BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS

INICIO

Código: GH-P-04

Versión: 3

1.Identificar necesidades de Bienestar Social y

Estímulos.

Técnico Asistencial O1-12 Grupo Interno de Trabajo de


2.Consolidar, diagnosticar necesidades y elaborar

propuesta del Plan de Bienestar Social y

Estímulos.


Talento Humano.



4.Divulgar Plan de Bienestar Social y Estímulos.


Talento Humano.



3.Revisar y aprobar el Plan de Bienestar Social y

Estímulos.

Comisión de Personal.

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Secretario General.

5.Ejecutar Plan de Bienestar Social y Estímulos.


Talento Humano.



Procedimiento Comités

(DE-P-05).

Proceso Gestión

Contractual –Manual de

Contratación ( GC-M-01)

6.Evaluar el Plan de Bienestar Social y Estímulos.



7.Informar los resultados de la evaluación del Plan

de Bienestar Social y Estímulos.


Talento Humano

Procedimiento Acciones

Preventivas, Correctivas

y de Mejora (MC-P-01).

FIN

Agencia Nacional de DefensaNOM INA

Codigo: GH-P-05

Version: 3

AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General

LIDERPROCEDIMIENTO:


PROCESO Gestion de talento Humano

OBJETIVOEfectuar la liquidacion la nomina y las primas de ley atendiendo las disposiciones de la normativa vigente, para la correcta gestion de la entidad.

ALCANCE Inicia con la revision de las novedades de nomina reportadas y finaliza con la validacion de la informacion reportada en planilla unica de seguridad social y parafiscales y Fondo Nacional del Ahorro.


Director General

Secretario General

Procesos Estrategicos,

Misionales, Apoyo y de Evaluacion

Entidad externa

ActoAdministrativ

o

(Procedimi ento

seleccion y vinculacion (GH-P-01)

Formatos GH-F-02, GH-F-03, GH-F-11, GH-F-12, GH-F-13, GH-F-15, GH-F-17, GH-F-18, GH-F-19, GH-F-27, GH-F-28, GH-F-35 y GH-F-38

diligenciados

1. Revisar novedades reportadas.



Revisa que las novedades reportadas en el mes contengan la informacion necesaria para su incorporacion en la nomina.

Si la novedad contiene toda la informacion necesaria continua con la actividad 2.

Si no contiene toda la informacion necesaria se devuelve para que sea ajustada a los requisitos establecidos.

Nota: De acuerdo al mes en que se expidan los Decretos salariales, se re liquida toda la nomina mes a mes con todas sus novedades.

Novedadrevisada.


Trabajo de Gestion de

Talento Humano



Codigo: GH-P-05

Version: 3


Trabajo de Gestion de Talento

Humano

Novedadrevisada.

2. Incorporar novedades al sistema de

nomina.



Registra la novedad en el sistema de nomina, con los datos correspondientes de acuerdo con el tipo de novedad.

dExisten novedades que deban ser incluidas y canceladas en el mes respectivo pero llegaron despues del calendario de nomina?

Si. Se efectua nomina adicional iniciando por la actividad No. 1

No, continua con la actividad 3.

x

Novedad registrada

en el sistema de

nomina. (R)



Talento Humano



Humano

Novedad registrada en el sistema.

3. Generar pre- nomina.



Genera la pre-nomina en el sistema, verifica que las novedades esten registradas y liquidadas, asf mismo revisa que los descuentos de ley esten aplicados y envfa el archivo preliminar al Grupo Financiero.

Si la totalidad de las novedades estan registradas y liquidadas correctamente y los descuentos de ley estan

Archivo preliminar de nomina.

Pre-nominarevisada.

Gestor T1-11 Grupo de Gestion

Financiera



Talento Humano



Codigo: GH-P-05

Version: 3

aplicados, continua con la actividad 4 .

En caso contrario, efectua los ajustes correspondientes.



Humano

Pre-nominarevisada

4. Generar nomina.



Genera la nomina definitiva a traves del sistema de informacion, imprime el archivo correspondiente junto con los debidos soportes.

Genera los archivos planos relacionados con la nomina para temas como Seguridad social, el cual es validado por el operador y genera el archivo plano para el Fondo Nacional del Ahorro - FNA.

Nomina definitiva y soportes.

Archivos planos de nomina.

(R)

Gestor T1-16 Coordinador

grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano

Operadores del Sistema de

Seguridad Social

Gestor T1-11 Grupo de Gestion Administrativa y

de Talento Humano

Nomina definitiva y soportes.

5. Revisar y Aprobar nomina.

Gestor T1-16 Coordinador grupo Interno de Trabajo


Secretario General

Revisa la nomina y confirma aleatoriamente novedades.

Aprueba la nomina del periodo correspondiente y la paso para firma del ordenador del gasto.

Nomina aprobada y soportes.

(R)

Secreta rio General

Secretario GeneralNomina

aprobada y soportes.

6. Preparar nomina para

pago



Digitaliza la nomina aprobada junto con los soportes.

Nomina aprobada y soportes en medio ffsico

yelectronico.



Talento Humano



Codigo: GH-P-05

Version: 3

(R)



Humano

Nomina aprobada y soportes en medio ffsico

yelectronico.

7. Solicitar el pago de la nomina.



Envfa correo electronico solicitando el tramite de pago de la nomina adjuntando los documentos electronicos de la misma y hace entrega de los documentos ffsicos al proceso de Gestion Financiera(Procedimiento Pagos GF-P-03).

Correo electronico enviando Nomina

aprobada y soportes en electronico.

(R)

Nomina aprobada en medio ffsico y

soportes. (R)


Financiera



Humano

Archivo plano de nomina Fondo

Nacional del Ahorro - FNA

8. Validar informacion reportada al

Fondo Nacional del Ahorro - FNA.



Valida la informacion del archivo plano relacionado con el pago al Fondo Nacional del Ahorro.

Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).

Archivo plano Fondo

Nacional del Ahorro

- FNA cargado en el aplicativo del Fondo Nacional

del Ahorro. (R)



Talento Humano



Codigo: GH-P-05

Version: 3

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa nomina se tramitara de acuerdo con lo definido en el calendario de pagos establecido conjuntamente con el Grupo de Gestion Financiera.

Las novedades de nomina deberan ser tramitadas durante los primeros 10 dfas calendario del mes, tales como: ingresos, retiros, vacaciones, incapacidades, licencias, libranzas, aportes a cooperativas o fondos, polizas medicas, exequiales y de seguros, traslados entre Entidades de Seguridad Social, Horas extras, Deducibles para Beneficios tributarios, Aportes Voluntarios a Fondos de Pensiones y Cuentas AFC, entre otras.

Ver Normograma


Puestos de trabajo.Servidores Publicos.Sistema de Gestion Documental.Sistema de NominaPresupuesto asignado en la vigencia.

Procedimiento Seleccion y Vinculacion (GH-P-01).Procedimiento Pagos (GF-P-03).Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01).Formato Decision Voluntaria de Afiliacion al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pension y a Fondo de Cesantfas (GH-F-02) Formato Manifestacion de Proteccion a la Familia (GH-F-03) Formato Solicitud de Permiso Remunerando o Licencia (GH-F-11) Formato Registro de Horas Extras (GH-F-12)Formato Solicitud de Vacaciones (GH-F-13)Formato Cumplimiento de Requisitos para Asignacion de Prima Tecnica por Estudios de Formacion Avanzada y Experiencia Altamente Calificada (GH-F-15)Formato Deducible de Vivienda (Beneficios Tributarios) (GH-F-17) Formato Deducible por Dependientes (Beneficios Tributarios) (GH-F-18)Formato Determinacion Categorfa Tributaria (GH-F-19)Formato Registro de Salidas Laborales (GH-F-27)Formato Registro de Permisos por Horas (GH-F-28)Formato Asignacion de Prima Tecnica por Evaluacion del Desempeno (GH-F-35)Formato Solicitud de Asignacion de Prima Tecnica por Formacion Avanzada y Experiencia Altamente Calificada (GH-F-38)



Codigo: GH-P-05

Version: 3

ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDAna Marfa MelendezGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

Adriana Marfa GamboaContratista Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano




NOM INA

Codigo: GH-P-05

Version: 3

INICIO

SI

l.Revisar novedades reportadas.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo


2.Incorporar novedades al sistema de nomina.


3.Generar pre-nomina.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo

de Gestion de Talento Humano.

4.Generar nomina.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo


Pag.2

NOM INA

Codigo: GH-P-05

Version: 3

5.Revisar y Aprobar nomina.Gestor T1-16

Coordinador grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Secretario General.

1r6.Preparar nom

Gestor T1-11 Grupc de Gestion de T

iina para pago.Interno de Trabajo

alento Humano.

7.Solicitar el pago de la nomina.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de ■


Procedimiento Pagos GF- P-03

8.Validar informacion reportada al Fondo Nacional del Ahorro - FNA.


FIN

Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).

Agencia Nacional de DefensaEVALUACION DEL DESEMPENO Y ACUERDOS DE GESTION

Codigo: GH-P-06

Version: 2

AUTORIDADPROCEDIMIENTO:

Secretario GeneralLIDERPROCEDIMIENTO:



OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las condiciones y metas laborales de los servidores de carrera y libre nombramiento y remocion, para determinar su permanencia o acciones correctivas, a traves de la evaluacion del desempeno y acuerdos de gestion.

ALCANCE Inicia con la solicitud de fijacion o concertacion de compromisos laborales y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida con los soportes correspondientes de concertacion de los compromisos laborales y el seguimiento efectuado.


Comision Nacional del Servicio Civil

Departamento Administrativo de la Funcion Publica



Humano


para la evaluacion

deldesempeno

Laboral


para establecer

Acuerdos de Gestion

1. Solicitar fijacion o

concertacion de compromisos

laborales



Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

El Gestor proyecta la comunicacion solicitando la fijacion (para evaluacion del desempeno laboral) o concertacion (para el caso de acuerdos de gestion) de compromisos laborales.

El Coordinador firma la comunicacion y la remite a los responsables de efectuar la fijacion o concertacion de


solicitando fijacion o

concertacion de

compromisoslaborales

(R)


para la evaluacion del

desempeno laboral

(Formato Evaluacion del Desempeno

Laboral Gh-F- 41) y para establecer

acuerdos de gestion

Jefes de dependencia



Codigo: GH-P-06

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScompromisoslaborales.

(Formato Acuerdos de

Gestion GH-F- 22), segun corresponda



Humano



Humano

Oficina Asesora de Planeacion


solicitando fijacion o

concertacion de

compromisoslaborales


para la evaluacion

deldesempeno Laboral o

para establecer

acuerdos de Gestion segun

corresponda

Plan Estrategico y

Planes Operativos

de las

2. Fijar o concertar

compromisos laborales.

Jefe de dependencia

Diligencia junto con el evaluado, los formatoscorrespondientes, dependiendo si se trata de evaluacion del desempeno laboral o Acuerdos de Gestion.

Prepara comunicacion escrita remitiendo los documentos diligenciados a la Coordinacion de Talento Humano.

Formato Evaluacion del Desempeno

Laboral (GH- F-41)

diligenciado (R)

Formato Acuerdos de Gestion (GH-

F-22) diligenciado

(R)







Codigo: GH-P-06

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdependencia

s



Humano



Humano

FormatoEvaluacion

delDesempeno

Laboral (GH- F-41)

diligenciado (R)

Formato Acuerdos de

Gestion (GH-F-22) diligenciado

(R)

3. Solicitar evaluacion del

desempeno laboral o solicitar

seguimiento a Acuerdos de

gestion




Proyecta la comunicacion solicitando la evaluacion del desempeno laboral (para evaluacion del desempeno laboral) o el seguimiento (para el caso de acuerdos de gestion) de compromisos laborales.

El Coordinador firma la comunicacion y la remite a los responsables de efectuar la evaluacion parcial o el seguimiento a los Acuerdos de Gestion.

Nota: La evaluacion del desempeno se realizasemestralmente y una anual consolidando los resultados de las dos anteriores y


solicitando evaluacion del

desempeno laboral o

seguimiento a Acuerdos de

Gestion (R)


Laboral (GH- F-41)

diligenciado (R)

Formato Acuerdo de

Gestion (GH- F-22)

diligenciado (R)

Jefes de dependencia



Codigo: GH-P-06

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESpara el caso de los Acuerdos de Gestion se efectuan dos seguimientos al ano, el final es un consolidado.



Humano



Humano

Oficina Asesora de Planeacion - Sistema de

Integrado de Gestion

Institucional -SIGI


solicitando evaluacion

deldesempeno

laboral o seguimiento a acuerdos de gestion

FormatoEvaluacion

delDesempeno

Laboral (GH- F-41)

diligenciado (R)

Formatos Acuerdos de

Gestion (GH-F-22) diligenciado

(R)

4. Realizar evaluacion

consolidada del desempeno

laboral o seguimiento a Acuerdos de

gestion

Jefe de dependencia

Realiza la evaluacion del desempeno laboral o el seguimiento a los acuerdos de gestiondiligenciando la informacion correspondiente en los Formatos evaluacion del desempeno laboral o Formatos Acuerdos de Gestion, segun sea el caso y remite formatos diligenciados.

X


Laboral (GH- F-41) o Formato

Acuerdo de Gestion (GH- F-22), segun sea el caso, diligenciados

(R)





Codigo: GH-P-06

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESAvances Planes

Operativos de las

dependencia s

Jefe de dependencia

Resultados consolidados

de la evaluacion

deldesempeno

oseguimiento acuerdos de

gestion

Formatos de evaluacion

deldesempeno

laboral o Formatos de Acuerdos de

Gestion, segun sea el

caso, diligenciados

5. Actualizar hoja de vida


Prepara un informe para el Director General y la Comision de Personal, con el consolidado de las evaluaciones de desempeno laboral con fines del plan de bienestar y estfmulos.

Preparaconsolidado de los resultados de los Acuerdos de Gestion para publicacion pagina web de la ANDJE

Archiva los Acuerdos y evaluaciones de desempeno en cada hoja de vida de los funcionarios.

Si la evaluacion del desempeno de los


(R)

Informe consolidado

de evaluacion del

desempeno(R)



Director General





Codigo: GH-P-06

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESservidores de carrera es insatisfactoria, se aplicara el procedimiento de desvinculacion de servidores publicos GH-P-08

Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P- 01).

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa evaluacion del desempeno laboral se debe llevar a cabo en la fechas establecidas por la Comision Nacional del Servicio Civil.

La evaluacion de los acuerdos de gestion debe efectuarse en las fechas establecidas por el Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion Documental

Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Formato Acuerdo de Gestion (GH-F-22)



Codigo: GH-P-06

Version: 2




Presupuesto asignado en la vigencia Sistema de Integrado de Gestion Institucional SIGI

Formato Evaluacion del Desempeno Laboral (GH-F-41) Procedimiento de Desvinculacion de Servidores Publicos (GH-P-08)


EVALUACION DEL DESEMPENOY ACUERDOS DE GESTlON

Codigo: GH-P-06

Version: 2

INICIO

l.S o lic ita r fijacion o concertacion de comprom isoslaborales.



1r

2. Fijar o concertar comprom isos laborales.Jefe de dependencia

1r

3.Solicitar evaluacion del desempeno laboral o solicitar seguim iento a Acuerdos de gestion.


Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

r

4.Realizar evaluacion consolidada del desempeno laboral o seguim iento a Acuerdos de gestion.

Jefe de dependencia

r

5.ActualizarGestor T1-11 Grupo Intern

Talento H

hoja de vida.io de T rabajo de Gestion de - umano.

FIN

Procedimiento "Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01". procedimiento dedesvinculacion deservidores publicos GH- P-08

Agencia Nacional de Defensa COM ISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAM IENTO Y

GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1



Coordinador Grupo de Gestion Administrativa y de Talento Humano

PROCESO Gestion de talento Humano

OBJETIVO Facilitar los desplazamientos de los funcionarios y Contratistas, para el desempeno de sus funciones y la mision de la Agencia.

ALCANCE Inicia con la solicitud de comision de servicios o desplazamiento y gastos de viaje y finaliza con la legalizacion de la comision o desplazamiento.


Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del

Estado

Juzgados,Tribunales,

Cortes

Entidades publicas y

privadas del orden nacional e

internacional

Invitaciones para talleres, conferencias, capacitacion

Requerimient os judiciales

1. Solicitar comision de servicios o desplazamie nto y gastos de viaje

Funcionarioo

Contratista ANDJE

Diligencia el Formato Solicitud o Cancelacion de Comision de Servicios y Tiquetes Aereos - Servidores Publicos (GH- F-07) o el Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08) segun corresponda y lo envfa previo visto bueno del Jefe inmediato o supervisor del contrato.

dSe trata de una comision al exterior de funcionarios?

Si, continua con la actividad 2.

No, continua con la actividad 4.

X

Formato Solicitud o Cancelacion de

Comision de Servicios y

Tiquetes Aereos - Servidores

Publicos (GH-F- 07) diligenciado

(R)

Formato Solicitud o

Cancelacion de Autorizacion de

Desplazamiento y Gastos de Viaje -

Contratistas (GH-F-08) diligenciado

(R)



2. Solicitar autorizacion de

El Gestor T1-11 diligencia el formato establecido por

X



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1


Funcionario Formato Solicitud o

Cancelacion de Comision de Servicios y Tiquetes Aereos -

Servidores Publicos

(GH-F-07)

comision al exterior

Secretario General





la Presidencia de la Republica, anexando la reserva de los tiquetes, certificacion laboral del funcionario que viajara, agenda de actividades, liquidacion de los viaticos, copia del CDP y copia del contrato de suministro de tiquetes aereos.

Proyecta Oficio remisorio al Ministerio de Justicia y del Derecho y tramita su envfo previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano y firma del Secretario General.

Oficio remisorio solicitando tramite de

autorizacion de comision al

exterior (R)

Soportes de la solicitud

SecretarioGeneral

delMinisterio de Justicia y del

Derecho

SecretarioGeneral


Derecho

Validacion de la

Documentaci on para el tramite

3. Registrar informacion de

la comision



Una vez validado por el Ministerio de Justicia y del Derecho, se registra la informacion en el sistema de comisiones al exterior de la Presidencia de la Republica.

Autorizacion de la Comision al

Exterior por parte de la Presidencia de la Republica

(R)



SecretarioGeneral


DerechoAutorizacion

de la4. Proyectar

acto



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1




Talento Humano

SecretarioGeneral


Derecho

Supervisor de contrato

Comision al Exterior por parte de la Presidencia

de la Republica

(R)

Formato Solicitud o cancelacion de comision de servicios y tiquetes aereos -

servidores publicos

(GH-F-07)

Formato Solicitud o

Cancelacion de

Autorizacionde

Desplazamie nto y Gastos de Viaje -

Contratistas (GH-F-08)

administrativo que confiere comision de

servicios



Coordinador del Grupo Interno de


Proyecta la resolucion que confiere la comision de servicios para revision del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Para el caso de gastos de desplazamiento de contratistas, diligencia el Formato Liquidacion y Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje Contratistas (GH- F-25) y lo remite para revision del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Para el caso de comision al exterior del Director General diligencia el Formato Orden de Pago - Comision de Servicios al Exterior para el Director General (GH-F-32)

Nota: Cuando la autorizacion de la comision al exterior sea para el Director General de la Agencia, el Ministerio

Proyecto de resolucion que

confiere la comision


orden de pago desplazamiento y gastos de viaje

contratistas (GH-F-25) diligenciado

(R)

Formato Orden de pago -

comision de servicios al

exterior para el Director General

(GH-F-32) diligenciado

(R)

SecretarioGeneral

DirectorGeneral



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESResolucion

que confiere comision al exterior al Director General

elabora la resolucion confiriendo la comision.



Talento Humano

Resolucion que confiere la comision

al exterior al Director General

Proyecto de resolucion

que confiere la comision

formato Liquidacion y

orden de pago

desplazamie nto y gastos

de viaje contratistas (GH-F-25) diligenciado

Formato Orden de

5. Aprobar comision

Secretario General

Director General


Trabajo de Gestion

El Director General firma la resolucion aprobando la comision al exterior de los funcionarios, previo visto bueno del Secretario General y del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.

El Secretario General firma la resolucion de las comisiones al interior de los funcionarios, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.

El Secretario General firma el Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos

Resolucion que confiere la

comision fechada y numerada

(R)

Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de

Desplazamiento y Gastos de Viaje - contratistas (GH- F-08) Firmado

(R)


Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje

Contratistas

Funcionarioo

ContratistaANDJE

Tecnico Asistencial Grupo de Gestion

Financiera


Gestion de



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESPago -

Comision de Servicios al

Exterior para el Director General


de Talento Humano

de Viaje - Contratistas (GH-F-08) a traves del cual autoriza el desplazamiento y gastos de viaje al interior o exterior de los contratistas, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

(GH-F-25)Firmado

(R)

TalentoHumano

SecretarioGeneral

Director General

Resolucion que confiere la comision fechada y numerada

Formato Solicitud o

Cancelacion de

Autorizacion

6. Tramitar tiquetes aereos


Trabajo de Gestion

Tramita los tiquetes aereos teniendo en cuenta la informacion suministrada a traves de la resolucion o el Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08), segun corresponda.

Envfa los tiquetes a traves de correo electronico, anexando copia de la resolucion o del Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08) y del Formato Liquidacion y Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje

Correoelectronico

Funcionarioo



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1




Talento Humano

deDesplazamie nto y Gastos de Viaje -


firmado

de Talento Humano

contratistas (GH-F-25), segun corresponda.

Tambien se adjunta el Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH- F-23), Formato Informe de Desplazamiento - Contratistas (GH-F-24), Formato Legalizacion de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH-F- 09) y Formato Legalizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-10), segun corresponda.

Nota: Para losfuncionarios y contratistas que viajan al exterior se remite copia de la tarjeta Assist-card.

Con la documentacion correspondiente

ContratistaANDJE

Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores Publicos


7. Legalizar comision o

desplazamientoRevisa la informacion registrada en los formatos y los pasabordos o

X

Formato Informe de Comision de

Servicios - Servidores

Publicos (GH-F- 23) validado

(R)

Formato Legalizacion de



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1


Funcionarioo

ContratistaANDJE

Formato Legalizacion de Comision de Servicios - Servidores

Publicos(GH-F-09)

diligenciado

FormatoLegalizacion

deDesplazamie nto y Gastos de Viaje -


diligenciado

Formato Informe de

Desplazamie nto -


diligenciado

Pasabordo o certificacion

de la aerolfnea



certificacion de la aerolfnea y/o declaracion extrajuicio.

Una vez revisado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, y firmado el formato de legalizacion por el Secretario General, se archivan los documentos en la hoja de vida de los funcionarios y para el caso de los contratistas, los envfa al Grupo de Gestion Contractual para su respectivo archivo en la carpeta de los contratistas.

Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).

Comision de Servicios - Servidores

Publicos (GH-F- 09) validado

(R)

Formato Legalizacion de

Desplazamiento y Gastos de Viaje -

Contratistas (GH-F-10) validado

(R)

Formato Informe de

Desplazamiento - Contratistas (GH-F-24) validado

(R)

Pasabordo o certificacion de la

aerolfnea (R)




Contractual



GASTOS DE V IA JE

Codigo: GH-P-07

Version: 1

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSRealizar el tramite de legalizacion de la comision o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los siguientes 3 dfas habiles despues de la comision o el desplazamiento.

Solicitar las autorizaciones de comisiones o desplazamiento y gastos de viaje dentro de los tiempos establecidos por la Direccion General.

Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos Sistema de Gestion Documental Presupuesto asignado en la vigencia

Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Formato Solicitud o Cancelacion de Comision de Servicios y Tiquetes Aereos - Servidores Publicos (GH-F-07)Formato Solicitud o Cancelacion de Autorizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-08)Formato Legalizacion de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH-F-09)Formato Legalizacion de Desplazamiento y Gastos de Viaje - Contratistas (GH-F-10)Formato Informe de Comision de Servicios - Servidores Publicos (GH-F-23)Formato Informe de Desplazamiento - Contratistas (GH-F-24) Formato Liquidacion y Orden de Pago Desplazamiento y Gastos de Viaje contratistas (GH-F-25)Formato Orden de Pago - Comision de Servicios al Exterior para el Director General (GH-F-32)





COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTOY GASTOS DE VIAJE

Codigo: GH-P-07

Version: 1

2.Solicitar autorizacion de com ision al exterior.Secretario General.



1r

3.Registrar informacion de la comision.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano.

1r

4.Proyectar acto adm inistrativo que confiere com ision de servicios.


Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

Pag .2

COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTOY GASTOS DE VIAJE

Codigo: GH-P-07

Version: 1

Pag .1

5.Aprobar comision.Secretario General.Director General.

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

6.Tramitar tiquetes aereos.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano.

Agencia Nacional de DefensaDESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS

Codigo: GH-P-08

Version: 1





OBJETIVORealizar todas las gestiones administrativas necesarias para la culminacion de la historia laboral de los funcionarios de la Agencia, desvinculando al servidor cumpliendo la normatividad vigente

ALCANCE Inicia con la proyeccion y expedicion del acto administrativo de desvinculacion y termina con la elaboracion de la nota de ejecutoria y la actualizacion de la hoja de vida correspondiente.


Presidencia de la Republica

Funcionario

Director General

Notario

Fondos de pensiones

Decreto de supresion de

cargo

Carta de renuncia

Resolucion de declaracion de insubsistencia

Resolucion de declaracion de insubsistencia por evaluacion

deldesempeno no satisfactoria

(Carrera Administrativa y Periodo de

Prueba)

1. Proyectar y expedir el acto

administrativo de desvinculacion



Proyecta la resolucion de desvinculacion del servidor publico segun la causal identificada


dedesvinculac

ion



Talento Humano

Secreta rio General



Codigo: GH-P-08

Version: 1


Resolucion de destitucion por proceso disciplinario

Resolucion por abandono del

cargo

Resolucion de revocatoria de nombramiento

Resolucion de destitucion por orden o

decision judicial

Registro de defuncion

Acto administrativo de declaracion de invalidez



Codigo: GH-P-08

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESActoadministrativo de pension



Humano

Proyecto de resolucion de

desvinculacion

2. Revisar proyecto de

resolucion de desvinculacion



Secretario General

Revisa el proyecto de resolucion de desvinculacion y dan el visto bueno para continuar el tramite o efectua las observaciones respectivas para ajuste.


dedesvinculac

ionrevisada

Director General



Humano

Secretario General

Proyecto de resolucion de

desvinculacion revisada

3. Suscribir resolucion de

desvinculacionDirector General

Suscribe la resolucion de desvinculacion y la entrega para que sea fechada y numerada por la Secretarfa General y posteriormente archivada y comunicada.

Resolucionde

desvinculac ion

fechada y numerada

(R)



Talento Humano

Director General

Secretarfa General


fechada y numerada

4. Proyectar Comunicar

desvinculacion



Proyecta memorando comunicando la desvinculacion segun lo definido en la Resolucion de desvinculacion.

Proyecto de memorand

ocomunican

dodesvinculac

ion

Secreta rio General



Talento Humano

5. Comunicar desvinculacion

Secretario General Revisa la comunicacion, la Secretarfa General la firma y se realizan las gestionescorrespondientes para

X

Memorandocomunican

dodesvinculac

ion(R)

Funcionarioo



Codigo: GH-P-08

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestor T1-11



Proyecto de memorando comunicando desvinculacion



su comunicacion, anexando formato Paz y Salvo (GH-F-16) para su tramite y el formato Remision Examen Medico (GH-F-21) de egreso (cuando aplique).

Nota: Cuando se trate de la muerte de un funcionario, se publica un edicto en un diario de circulacion nacional.

Formato Paz y salvo (GH-F-16) diligenciado

(R)

FormatoRemisionExamenMedico

(GH-F-21)diligenciado

(R)

EdictoPublicado

(R)

Apoderado



Talento Humano

Director General

Secretario General


fechada y numerada

Memorandocomunicandodesvinculacion

6. Reportar desvinculacion



Se remite acto administrativo de desvinculacion al Gestor T1-11 del Grupo de Gestion de Talento Humano - Nomina, para inclusion novedad en la nomina del mes correspondiente de acuerdo al Procedimiento Nomina (GH-P-05)

X

Correo electronico informando novedad de vinculacion



Talento Humano -Nomina

Exfuncionarioo

Apoderado

Formato Paz y Salvo (GH-F-

16) yFormato

7. Revisar paz y salvo y actualizar

hoja de vida



Verifica que los formatos de Paz y Salvo (GH-F- 16) y el formato de Informe de Empalme y/o

X

Hoja de vida

actualizada


Trabajo de



Codigo: GH-P-08

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESInforme de

Empalme y/o Entrega del

Cargo (GH-F- 37)

diligenciado

Resultado de examen medico

Entrega del Cargo (GH- F-37) esten completamente diligenciados, tramita la firma del Secretario General y lo archiva en la hoja de vida.

Nota: La practica del examen de retiro no es obligatorio de acuerdo con lo definido en la Resolucion 2346 de 2007 del Ministerio de Proteccion Social.

Formato Paz Y Salvo (GH-F-16) diligenciado

(R)

Formato Informe de Empalme

y/o Desvinculac ion (GH-F-

37) diligenciado

(R)


Director General


Trabajo de Gestion de Talento Humano- Nomina


fechada y numerada

Proyeccion de liquidacion de prestaciones

8. Proyectar resolucion de

reconocimiento y orden para pago de prestaciones



Proyecta resolucion de reconocimiento y orden para pago de prestaciones de conformidad con la proyeccion de liquidacion de prestaciones sociales.


dereconocimi

ento y orden para

pago de prestacione

s.

Secreta rio General



Talento Humano



Humano

Proyecto de Resolucion de reconocimient o y orden para

pago de prestaciones.

9. Suscribir resolucion

Secretario General



Revisa la resolucion y el Secretario General la suscribe e instruye para su numeracion y fecha la cual es posteriormente Archivada.

Resolucionde

reconocimi ento y

orden para pago de

prestacione s

(R)



Talento Humano

Secretario GeneralResolucion de reconocimient

10. Notificar resolucion de


Elabora notificacion de la resolucion por la cual se

Notificacion firmada o

Exfuncionario



Codigo: GH-P-08

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESo y orden para

pago de prestaciones

reconocimiento y orden para pago de prestaciones




reconoce y ordena el pago de prestaciones, la cual es firmada por el Coordinador Grupo de Gestion de Talento Humano y el exfuncionario o se envfa por correo electronico de conformidad con el CPACA.

correoelectronico

(R)



Talento Humano



Talento Humano

Exfuncionario



Humano

Notificacionfirmada

11. Elaborar nota de

ejecutoria



Elabora nota de ejecutoria teniendo en cuenta la informacion registrada en la notificacion y la resolucion de reconocimiento y orden de pago de prestaciones.

Entrega la nota a financiera para su tramite correspondiente de pago previamente firmada por el Secretario General.

Actualiza la hoja de vida.

Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo

Nota de ejecutoria firmada

(R)


Financiera



Codigo: GH-P-08

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScon lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01).

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSCuando el Funcionario en retiro haya adquirido una enfermedad profesional durante su permanencia en la Agencia, es obligatorio exigir el examen medico de retiro.

Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos Sistema de Gestion Documental Presupuesto asignado en la vigencia

Formato Paz y Salvo (GH-F-16)Formato Remision Examen Medico (GH-F-21)Formato Informe de Empalme y/o Entrega del Cargo (GH-F-37) Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01)Procedimiento Nomina (GH-P-05)





DESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS

Codigo: GH-P-08

Version: 1

INICIO

1.Proyectar y expedir el acto adm inistrativo de desvinculacion.


2.Revisar proyecto de resolucion de desvinculacion .


Secretario General.

1r

3.Suscribir resolucion de desvincu lacion .Director General.

r

4.Proyectar Comunicar desvinculacion.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de


r

5.Comunicar desvinculacion.Secretario General.


r

6.Reportar desvinculacion.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de


1r

Procedim iento Nomina (GH-P-05)

7.Revisar paz y salvo y actualizar hoja de vida.


Pag.2

DESVINCULACION DE SERVIDORES PUBLICOS

Codigo: GH-P-08

Version: 1

Pag.1

8.Proyectar resolucion de reconocim iento y orden para pago de

prestaciones.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de


1r

9.Suscribir resolucion.Secretario General.


1r

10.Notificar resolucion de reconocim iento y orden para pago de

prestaciones.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Gestion de Talento Humano.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de


r

l l.E la b o ra r notGestor T1-11 Grupo

Gestion de Tal

a de ejecutoria.Interno de Trabajo de - ento Humano.

Procedim iento Acciones Preventivas,

Correctivas y de Mejora (MC-P-01).

FIN

Agencia Nacional de DefensaPROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO

Codigo: GH-P-09

Version: 1

AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretario General

LIDERPROCEDIMIENTO:



OBJETIVOPromover y regular el Teletrabajo como un instrumento de generacion de empleo y autoempleo mediante la utilizacion de tecnologfas de la informacion y telecomunicaciones (TIC).

ALCANCE Inicia con el analisis de cargos con opcion de teletrabajo y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida del Servidor Publico Teletrabajador.


Proceso de Gestion Talento

Humano

Manual de Funciones y

Competencias Laborales

1. Analizar los Cargos



Se diligencia el formato Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH- F-42), para establecer que cargos son teletrabajables conforme con el manual de funciones de la Agencia. El Coordinador del Grupo de Talento Humano revisa y valida la informacion.

X

Formato Analisis de Cargo para Opcion de

Teletrabajo (GH-F-42)

diligenciado (R)



Servidor Publico ANDJE

Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)

diligenciado (R)

2. Realizar Postulacion del Servidor Publico


El Servidor Publico diligencia el formato Inscripcion a Teletrabajo (GH- F-43), y lo entrega al Coordinador de TALENTO HUMANO, quien verifica que el cargo sea

Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43) verificado

(R)




Codigo: MC-F-09 V-0Pagina 1 de 12


Codigo: GH-P-09

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESteletrabajable, previa divulgacion.




Humano


remitiendo formato

Proceso de Seleccion -

Evaluacion del Jefe (GH-F-

44).

3. Evaluar postulacion Jefe Inmediato

Coordinador de Talento Humano comunica mediante memorando al jefe inmediato, la postulacion del funcionario y se le solicita evaluar competencias y funciones teletrabajables, diligenciando el formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44).

El Jefe inmediato remite el formato al Grupo Talento Humano.

dEl servidor publico esta calificado?

SI. Pasa a la actividad 4.

NO. Pasa a la actividad 15.

X

Memorando y formato

Proceso de Seleccion -

Evaluacion del Jefe (GH-F-44)

diligenciado (R)






Trabajo de

Memorando y formato

Proceso de

4. Solicitar prueba sicologica

Tecnico Asistencial T1-12 Grupo Interno de Trabajo

Elabora Oficio solicitando practica de prueba

Comunicacionescrita

Entidad que realiza la prueba

psicologica



Codigo: GH-P-09

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestion de Talento

HumanoSeleccion -


44) diligenciado

(R)


sicologica con enfasis en teletrabajo

Entidad que realiza la prueba

psicologica

Informeresultadoprueba

psicologica

5. Revisar los resultados

prueba psicologica



Se recibe y revisa el informe de los datos encontrados en la aplicacion de la prueba.dEl servidor publico paso la prueba psicologica?

SI. Pasa a la actividad 6.NO. Pasa a la actividad 15.

Comunicacion escrita (correo

electronico) informando realizar la

visita domiciliaria

Servidor Publico de la ANDJE


Formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45) Y Evaluacion Componente Tecnologico paraTeletrabajo(GH-F-46)

6. Realizar visita domiciliaria



Se revisan condiciones ambientales, familiares, de seguridad y salud en el trabajo y tecnologicas. Se diligencian los formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH- F-45) y Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo (GH-F- 46).

Formatos Reporte de las condiciones de


diligenciado (R)

EvaluacionComponenteTecnologico

paraTeletrabajo(GH-F-46),diligenciado

(R)





Codigo: GH-P-09

Version: 1


dCumple con las condiciones mfnimas requeridas?

SI. Pasa a la actividad 7.NO. Pasa a la actividad 15.

Proceso Gestion de Talento

Humano

FormatoAsistencia(GD-F-18)

Formato Evaluacion Manejo del Sistema de

Gestion Documental (GH-F-47)

7. Realizar evaluacion y capacitacion

Tecnico Asistencial y/o Profesional de Talento Humano

Profesional de Gestion

Documental

Profesional de Tecnologfa de la

Informacion

Se realiza evaluacion del manejo del Sistema de Gestion Documental

Se realizan capacitaciones en los temas: Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de Gestion Documental y Seguridad de la Informacion y manejo de tecnologfas con el apoyo de los Proceso Gestion Documental y Gestion de Tecnologfa de la Informacion.

FormatoAsistencia(GD-F-18)

diligenciado(R)

Formato Evaluacion de

Manejo del Sistema de

gestion Documental (GH-F-47)

diligenciado (R)



Formato Analisis de

8. Proyectar y revisar X Proyecto de

resolucion deSecreta rio General



Codigo: GH-P-09

Version: 1




Humano

Cargo para Opcion de


diligenciado (R)

Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)

(R)

Formato Proceso de Seleccion -


44) diligenciado

(R)

formatos Evaluacion

Componente Tecnologico

para Teletrabajo (GH-F-46), formato de

Reporte de las condiciones de


resolucion de autorizacion de

teletrabajoCoordinador Grupo Interno de Trabajo




El Gestor proyecta la resolucion de autorizacion, la cual es revisada por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano

autorizacion de teletrabajo revisada



Codigo: GH-P-09

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdiligenciados

(R)



Humano

Proyecto de resolucion de autorizacion

de teletrabajo revisada

9. Aprobar resolucion de teletrabajo

Secretario General

El Secretario General firma la resolucion de autorizacion de teletrabajo revisada, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.

Resolucion de autorizacion de

teletrabajo firmada, fechada y numerada



Secretario General

Resolucion de autorizacion

de teletrabajo firmada, fechada y numerada

10. Comunica r resolucion de autorizacion de

teletrabajo



El gestor envfa correo electronico con copia de la resolucion firmada por el Secretario General al funcionario y al jefe inmediato.

Se envfa mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Talento Humano, copia de la resolucion a la administradora de riesgos laborales.


electronico) (R)

Comunicacion escrita ARL (Oficio) (R)

Servidor Publico ANDJE -

Teletrabajador

Jefe Inmediato

ARL



Codigo: GH-P-09

Version: 1



Teletrabajador

Jefe Inmediato

Formato Fijacion y Entrega de Productos (GH-F-48)

11. Realizar fijacion y

seguimiento entrega de productos


Teletrabajador

Jefe Inmediato

Se diligencia por parte del funcionario y del Jefe Inmediato el Formato Fijacion y Entrega de Productos (GH-F- 48), el cual es firmado por el funcionario y su jefe inmediato.

El jefe inmediato realiza seguimiento semanal, quincenal, mensual o bimestral de los productos fijados.

Formato Fijacion y Entrega de Productos (GH-F-48)

diligenciado (R)


Teletrabajador

Jefe Inmediato


Formato de Reversibilidad por parte del

Teletrabajador (GH-F-49)

12. Solicitar Reversibilidad

Jefe Inmediato /


Teletrabajador

El Servidor Publico diligencia el Formato de Reversibilidad por parte del Teletrabajador (GH-F-48) mediante el cual solicita el retorno a su puesto de trabajo de manera presencial, se entrega al Grupo de Talento Humano

El Servidor Publico

diligencia el Formato de

Reversibilidad por parte del


diligenciado (R)





Codigo: GH-P-09

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESFormato de

Reversibilidad por parte del

Jefe Inmediato (GH-F-50)

Si el proceso lo realiza El Jefe inmediato diligencia el Formato de Reversibilidad por parte del Jefe Inmediato (GH-F- 50) mediante el cual solicita el retorno al puesto de trabajo del Servidor PublicoTeletrabajador, se entrega al Grupo de TALENTO HUMANO



diligenciado (R)





diligenciado (R)

13. Revisar la Solicitud de

reversibilidad

Equipo Coordinador de

Teletrabajo

El Equipo Coordinador emite concepto con respecto a la solicitud.

dEl concepto es favorable?SI. Pasa a la actividad 14.

NO. Se le cita al jefe para que exponga las causas y se decide en acta. Pasa a la actividad 15

X

Formato Acta de Reunion

registrada en la herramienta

SIGI (R)




Teletrabajador

El Servidor Publico

diligencia el

14. Proyectar acto

administrativoGestor T1-11

Grupo Interno de

Proyecta la resolucion que revoca la modalidad

Proyecto de Resolucion que



Codigo: GH-P-09

Version: 1




Humano



diligenciado (R)

que revoca la modalidad de teletrabajo


de teletrabajo para revision del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

revoca la modalidad de teletrabajo

Secreta rio General



Humano

Proyecto de Resolucion

que revoca la modalidad de teletrabajo

15. Aprobar reversibilidad Secretario General

El Secretario General firma la resolucion que revoca la modalidad de teletrabajo, previo visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, la cual es fechada y numerada por la Secretarfa General.

Resolucion que revoca la

modalidad de teletrabajo, fechada y

numerada (R)


electronico) (R)



Teletrabajador

ARL



Humano


Resolucion que revoca la modalidad de teletrabajo, fechada y

numerada (R)

Formatos: Analisis de

16. Archivar Hoja de Vida



Se archivan los Formatos:Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F- 42) e Inscripcion a

Hoja de Vida actualizada





Codigo: GH-P-09

Version: 1

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESCargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F-42) e Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43), Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F- 44), Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45), Evaluacion Componente Tecnologico paraTeletrabajo (GH-F-46), Formato Evaluacion de Manejo del Sistema de Gestion Documental (GH-F-47).

Teletrabajo (GH-F- 43), Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44), Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH- F-45), Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo (GH-F- 46).

Se archivan los actosadministrativos

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSCumplir los requerimientos especfficos para teletrabajar contemplados en la Resolucion No 461 del 23 de diciembre de 2015. Ver Normograma



Codigo: GH-P-09

Version: 1

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSPara la aprobacion de la solicitud de reversibilidad se requiere aprobacion del equipo coordinador de teletrabajo conformado segun resolucion No 154 del 20 de junio de 2014.

En caso de ser seleccionado conforme a la evaluacion del jefe, se autoriza al Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, para realizar la respectiva visita domiciliaria de verificacion de las condiciones de ambiente (ergonomfa, luz, ruido), a traves de la Administradora de Riesgos Laborales - ARL y/o miembros del COPASST y la evaluacion psicologica.

La modalidad de teletrabajo se realiza dos (2) dfas a la semana para aquellos funcionarios cuyos cargos sean considerados teletrabajables.

Contar como mfnimo seis (6) meses de vinculacion en la entidad.

La jornada de trabajo es la establecida para los demas servidores publicos de la Agencia.


Puesto de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion DocumentalSistemas de Tecnologfa de la Informacion y Comunicaciones

Formato Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F-42) Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44) Formato de Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45) Formato Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo (GH-F-46)Formato Evaluacion Manejo del Sistema de Gestion Documental (GH-F-47)Formato de Fijacion y Seguimiento Entrega de Productos (GH-F- 48)Formato de Reversibilidad por parte del Teletrabajador (GH-F-49) Formato de Reversibilidad por parte del Jefe Inmediato (GH-F-50)

ELABORO: REVISO: APROBO:



Codigo: GH-P-09

Version: 1

Nestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano Camilo Andres Umana MesaGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano




PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJOCodigo: GH-P-09

Version: 1

IN IC IO

l.Ana liza r los Cargos.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo


2.Realizar Postulacion del Servidor Publico.


3.Evaluar postulacion.Jefe Inmediato.

4-Solicitar prueba Psicologica.Tecnico Asistencial T1-12 Grupo Interno

de Trabajo de Gestion de Talento Humano.

5.Revisar los resultados prueba psicologica.



Version: 1

7.Realizar capacitacion.Tecnico Asistencial de Talento Humano.

Profesional de Gestion Documental. Profesional de Tecnologfa de la

Informacion.

8.Proyectar y revisar resolucion de autorizacion de teletrabajo.



1r

9.Aprobar resolucion de te letrabajo .

Secretario General.

1r

lO .Comunicar resolucion de autorizacion de teletrabajo.


1r

l l.R e a liz a r fijacion y seguim iento entrega de productos.Servidor Publico ANDJE -

Teletrabajador Jefe Inmediato.

12.Solicitar Reversibilidad.Jefe Inmediato /

Servidor Publico ANDJE - Teletrabajador

Pag.B


Version: 1

Pag.2

1r

12.Solicitar Reversibilidad.Jefe Inmediato /

Servidor Publico ANDJE - Teletrabajador

1f

13.Revisar la Solicitud de reversibilidad.

Equipo Coordinador de Teletrabajo.

14.Proyectar acto adm inistrativo que revoca la modalidad de

teletrabajo.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo


© 1

GH

r

15.Aprobar reversibilidad.Secretario General.

1f

16.Archivar Hoja de Vida.Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo


FIN

Agencia Nacional de DefensaELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

Codigo: GH-P-10

Version: 0




OBJETIVOIdentificar, seleccionar, suministrar, almacenar, utilizar, mantener e inspeccionar los Elementos y Equipos de Proteccion Personal (EPP) utilizados por los funcionarios y contratistas de la Agencia.

ALCANCE Inicia con la identificacion del elemento de proteccion personal y termina con la verificacion de su uso por parte de los colaboradores.


Ministerio del Trabajo

Matrizidentificacion de peligros y valoracion de riesgos. Contrato

1. Identificar los cargos querequieranelementosdeproteccionpersonal



Talento Humano

Profesional SG- SST

El Responsable / Profesional SG-SST, identifica los cargos o roles que segun las actividades que desempenen requieran de elementos de proteccion personal y procede a identificar en el formato Matriz de Elementos de Proteccion Personal (GH- F-63). Cada uno de estos elementos debe contar con una ficha tecnica y debe cumplir con las normas tecnicas segun sea la parte del cuerpo a proteger.

Formato Matriz de

Elementos de Proteccion

Personal (GH- F-63)

diligenciado (R)



Talento Humano

Profesional SG- SST



Talento Humano

formato Matriz de


Personal (GH-

2. Suministrar elementos y equipos de proteccion personal



Talento Humano

Se hace entrega de los E.P.P a los colaboradores, mediante el Formato Entrega de Elementos de Proteccion Personal (GH-

Formato Entrega de


Personal (GH-

Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano



Codigo: GH-P-10

Version: 0


Profesional SG- SST

F-63)diligenciado

Formato Entrega de


Personal (GH- F-65)

Profesional SG- SST

F-65), el trabajador firma el recibido de los EPP. La entrega se realiza teniendo en cuenta la Matriz de EPP.

Se archiva el formato GH- F-65 en la hoja de vida del funcionario o la carpeta del contrato correspondiente.

F-65)diligenciado

(R)


Gestion Contractual

Proveedor de EPP

Ficha tecnica del EPP

suministrada

Formato Verificacion Asistencia

Interna (GD- F-18)

3. Usar y mantener elementos y equipos de proteccion personal



Talento Humano

Profesional SG- SST

El Uso y mantenimiento de los Elementos y Equipos de Proteccion Personal, esta definido en cada una de las Fichas Tecnicas. El Responsable / Profesional SG-SST instruye al funcionario y/o contratista en el uso y mantenimiento de los EPP.

Formato Verificacion Asistencia

Interna (GD-F- 18)

diligenciado (R)

Funcionario y/o contratista


Comunicacion escrita (R)

4. Reemplazar elementos y equipos de proteccion personal



Talento Humano

Profesional SG- SST

Para el reemplazo de aquellas piezas que se

encuentren en mal estado o defectuosas, el colaborador notificara al


Gestion de Talento Humano/ Profesional SG-

SST

Formato Entrega de


Personal (GH- F-65)

diligenciado (R)


Talento Humano


Gestion Contractual



Codigo: GH-P-10

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESPara proceder al cambio haciendo entrega del EPP nuevo y diligenciando el formato GH-F-65 en el que se especifica que es un reemplazo.

Proveedor de servicios

Contrato suscrito ente la Agencia y el proveedor

5. Controlar Uso de EPP en

los de contratistas

Supervisor del contrato

Las empresas contratistas, que provean servicios a la Agencia son responsables de suministrar a sus empleados los EPP de acuerdo a los riesgos a los que estan expuestos. El personal que llegue al sitio de trabajo sin sus elementos o equipos de proteccion personal, no podran realizar los trabajos programados hasta que cumplan con las condiciones necesarias. Los soportes de suministro de EPP seran solicitados por el supervisor del contrato.

X

Registro entrega EPP

por la empresa contratada

Supervisor del contrato



Talento Humano

Profesional SG- SST

Plan Anual de Trabajo

6. Inspeccionar EPP



Talento Humano /Profesional SG-

SST

El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano o el contratista del SG-SST, realizaran inspecciones al azar al menos una vez al ano y sin previo aviso, para

X

Formato de Inspeccion Elemento Proteccion

Personal (GH- F-66)


Talento Humano



Codigo: GH-P-10

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESverificar que los contratistas y funcionarios esten utilizandoadecuadamente su equipo de Proteccion personal.

diligenciado(R)

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Las inspecciones a los Elementos de Proteccion Personal - EPP se realizaran una vez al ano. Ver normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasSistema de Gestion DocumentalPresupuesto asignado en la vigenciaFuncionarios del Grupo de Gestion de Talento Humano

Formato Matriz de Elementos de Proteccion Personal (GH-F-63) Formato Entrega de Elementos de Proteccion Personal (GH-F-65) Formato de Inspeccion Elemento Proteccion Personal (Gh -F-66) Formato Verificacion Asistencia Interna (GD-F-18)


Andrea Rodriguez RamirezProfesional SG-SST

Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo Interno de Gestion de Talento Humano



ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONALCodigo: GH-P-10

Version: 0

INICIO

1-Identificar los cargos que requieran elem entos de proteccion personal.


Profesional SG-SST

2-Suministrar elem entos y equipos de proteccion personal.


Profesional SG-SST

3-Usar y m antener elem entos y equipos de proteccion personal.


Profesional SG-SST

4-Reem plazar elem entos y equipos de proteccion personal.


Profesional SG-SST

6-Inspeccionar EPP.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Gestion de Talento Humano /Profesional SG-SST

FIN

Agencia N acional de Defensa HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11

Version: 0




OBJETIVO

Normar y controlar el mecanismo de horario flexible de la jornada laboral de los funcionarios de la Agencia, orientados a mejorar las condiciones del ambiente laboral y propiciando mejores niveles de satisfaccion, motivacion y productividad laboral.

ALCANCE Inicia con la solicitud del Servidor Publico y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida del Servidor Publico.



Jefe Inmediato

Formato Inscripcion a

Horario Flexible (GH-

F-62)

1. Solicitar horario flexible

de trabajo


Jefe Inmediato

El Servidor Publico diligencia la solicitud de horario flexible:

Si el Servidor Publico solicita el horario de 7am- 4pm / 9am-6pm, El Servidor Publico diligencia el formato Inscripcion Horario Flexible (GH-F-62) con el visto bueno del jefe inmediato, y lo entrega al Coordinador del Grupo de Gestion de Talento Humano.

Si el Servidor Publico solicita un dfa a la semana para trabajar fuera

Formato Inscripcion

Horario Flexible (GH-F-

62) diligenciado

(R)

Formato Proceso de Seleccion-

Evaluacion del Jefe (GH-F-44)

diligenciado (R)




A ge n d a N acional de Defensa HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESde la entidad en horario de 8am- 5pm, El Servidor Publico diligencia el formato Inscripcion Horario Flexible (GH-F-62) con el visto bueno del jefe inmediato y el jefe Inmediato diligencia el formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44) y lo entrega al Coordinador del Grupo de Gestion de Talento Humano.



Humano



F-62) diligenciado

(R)

2. Evaluar la solicitud

Grupo Interno de Trabajo de Gestion

de Talento Humano

El Grupo Interno de Gestion de Talento Humano revisa, evalua y verifica la solicitud y la documentacion de soporte para aprobacion.

dLa solicitud es de un dfa a la semana para trabajar fuera de la entidad en horario de 8am- 5pm?

X



62)(R)

Secreta rio General


A ge n d a N acional de Defensa HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11

Version: 0


Formato Proceso de Seleccion-


44) diligenciado

(R)

SI. iSe aprueba la solicitud de un dfa a la semana para trabajar fuera de la entidad en horario de 8am-5pm?


NO. Pasa a la actividad 7

NO. iLa solicitud es el horario de 7am- 4pm o el horario de 9am-6pm?

SI. iSe aprueba la solicitud del horario de 7am-4pm o el horario de 9am- 6pm?


NO. Pasa a la actividad 7

Comunicacion de evaluacion al Secretario General por

parte del Coordinador del Grupo de Gestion de

Talento Humano


3. Realizar visita domiciliaria


Se revisancondicionesambientales,

X


Agencia N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE

Codigo: GH-P-11

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESGestion de Talento

Humano

Formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo /


F-45) y Evaluacion

Componente Tecnologico

para Teletrabajo /


F-46)


familiares, de seguridad y salud en el trabajo y tecnologicas. Se diligencian los formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-45) y Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-46).

dCumple con las condiciones mfnimas requeridas?


NO. Pasa a la actividad 7.

Formatos Reporte de las condiciones de Teletrabajo /


45) diligenciado

(R)

EvaluacionComponenteTecnologico

para Teletrabajo /


46), diligenciado

(R)


Secretario General



4. Comunicar aprobacion de horario flexible

Secretario General

El Secretario General envfa comunicacion al funcionario con copia al jefe inmediatoinformando la aprobacion de la

Comunicacion escrita de

aprobacion de horario flexible

(R)


Jefe Inmediato


A ge n d a N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE

Codigo: GH-P-11

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESTalentoHumano

solicitud y la fecha a partir de la cual debe cumplir con el horario acogido.

Se envfa, mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Talento Humano, copia de la comunicacion a la ARL.

Comunicacion escrita ARL

(R)

ARL

Jefe Inmediato


Comunicacionescrita

(R)

5. Solicitar Modificacion / Terminacion

horario flexible

Jefe Inmediato /


El Servidor Publico o el Jefe Inmediato

o la entidad por necesidades del servicio, solicita modificacion /

terminacion del horario flexible

mediante comunicacion

escrita, dirigida al Secretario General


solicitando modificacion o terminacion de horario flexible

(R)

Secreta rio General

Secretario General


solicitando modificacion o terminacion de horario

flexible

6. Aprobar Modificacion / Terminacion

horario flexible

Secretario General

El Secretario General firma la comunicacion que modifica o termina la modalidad de horario flexible.

Comunicacion escrita que modifica o termina la

modalidad de horario flexible

(R)


Jefe Inmediato

ARL


A ge n d a N acional de DefensaHORARIO FLEXIBLE

Codigo: GH-P-11

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES(R) Se informa a la ARL

la modificacion o terminacion de la modalidad de horario flexible


(R)



Humano



Talento Humano


(R)

Formatos: Inscripcion a Teletrabajo / HorarioFlexible (GH- F-62),Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F- 44),Reporte de las condiciones de Teletrabajo /

7. Archivar documentacion

relacionada en la Hoja de Vida Gestor T1-11

Grupo Interno de Trabajo de Gestion

de Talento Humano

Se archivan los Formatos:Inscripcion a Horario Flexible (GH-F-62), formato Proceso de Seleccion- Evaluacion del Jefe (GH-F-44), Reporte de las condiciones de Teletrabajo / HorarioFlexible(GH-F-45), Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-46)

Se archivan las comunicaciones escritas relacionadas

Hoja de Vida actualizada





Codigo: GH-P-11

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESHorario

Flexible(GH-F- 45),

Evaluacion Componente Tecnologico

para Teletrabajo /


F-46)

Comunicacion escrita de

aprobacion de horario

flexible (R)

Comunicacion escrita que modifica o termina la

modalidad de horario flexible

(R)

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSCumplir los requerimientos especfficos para la modalidad de horario flexible contemplados en la Resolucion No 098 del 29 de marzo de 2016.

En caso de ser aprobada la solicitud de horario flexible, se autoriza al Grupo Interno de Gestion de Talento Humano, realizar la respectiva visita domiciliaria de verificacion de las condiciones de ambiente (ergonomfa, luz,

Ver Normograma



Codigo: GH-P-11

Version: 0

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSruido), a traves de la Administradora de Riesgos Laborales - ARL y/o miembros del COPASST.


Puesto de trabajoServidores PublicosSistema de Gestion DocumentalSistemas de Tecnologfa de la Informacion y Comunicaciones

Formato Inscripcion a Horario Flexible (GH-F-62)Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44) Formato de Reporte de las condiciones de Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-45)Formato Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo / Horario Flexible (GH-F-46)

ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DDNestor Javier Gonzalez RojasGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano Camilo Andres Umana MesaGestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano




HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11

Version: 0

INICIO

i r

l-Solicitar horario flexible de trabajo.Servidor Publico ANDJE

Jefe Inmediato

T

2-Evaluar la solicitud.Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano

r

HORARIO FLEXIBLECodigo: GH-P-11

Version: 0

Pag.1

5-Solicitar Modificacion / Terminacion horario flexible.Jefe Inmediato /


1r

6-Aprobar Modifica horarioSecretario

cion / Terminacion flexible.

General

A

7-Archivar documentacion relacionada en la Hoja de Vida.


FIN

Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURASCodigo: GH-P-12

Version: 0




OBJETIVO Establecer una metodolog^a para realizar el reporte de actos y condiciones inseguras en las areas de trabajo.

ALCANCEInicia con la identificacion de la condicion o acto inseguro hasta el seguimiento y control de las acciones correctivas y preventivas.



Formato reporte de

actos y condiciones inseguras (GH-F-64)

1. Identificar y reportar la condicion o actoinseguro


Identificar la condicion o acto inseguro a traves de la observacion directa.Reportar los actos o condiciones inseguras, diligenciando el formato reporte de actos y condiciones inseguras (GH-F- 64).Un vez se diligencie el formato reporte de actos y condiciones inseguras (GH-F- 64), debe ser enviado al COPASST, quien se encargara de evaluar la situacion.

Formato reporte de


diligenciado (R)

COPASST



Version: 0


COPASST

Formato reporte de


diligenciado (R)

2. Establecer acciones correctivas opreventivas

COPASST

Una vez reportada la condicion o el acto inseguro, se establecen las acciones a tomar para corregir o prevenir que esta vuelva a suceder. Estas acciones se comunican al colaborador Funcionario y/o contratista por medio de una comunicacion escrita.

Formato acta de reunion de comite

paritario de seguridad y salud en el

trabajo (GH- F-40)

diligenciado (R)

Comunicacio n escrita.


COPASST

Formato acta de

reunion de comite


trabajo (GH-F-40)

diligenciado (R)

3. Realizar seguimiento y control

COPASST y Profesional SG- SST

El COPASST se encargara de realizar el seguimiento de la implementacion de las acciones correctivas o preventivas establecidas, hasta el cierre de las mismas utiliza. Se

Formato acta de reunion de comite


trabajo (GH- F-40)

diligenciado (R)




Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdocumentaran en la herramienta SIGI.


Ver normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasPresupuesto asignado en la vigenciaFuncionarios del grupo de coordinacion y de Talento Humano

Formato acta de reunion de comite paritario de seguridad y salud en el trabajo (GH-F-40)Formato reporte de actos y condiciones inseguras (GH-F-64)






REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS

Codigo: GH-P-12

Version: 0

INICIO

1r

1-Identificar y reportar la condicion o acto inseguro.


1r

2-Establecer acciones correctivas o preventivas.

COPASST

1r

3-Realizar seguimiento y control.COPASST y Profesional SG-SST

1r

FIN

Agencia Nacional de DefensaREPORTE DE ENFERMEDAD LABORAL

Codigo: GH-P-13

Version: 0




OBJETIVOEstablecer el paso a paso necesario para realizar el reporte de enfermedades laborales que se presenten en la Agencia Nacional de Defensa jurfdica del Estado

ALCANCE Inicia con el diagnostico de posible enfermedad laboral efectuado por la EPS y finaliza con el seguimiento a las recomendaciones brindadas por la EPS y la ARL.


EPS

Resultadosde examenesmedicos,pruebasdiagnosticasconceptomedico

1. Diagnosticar posible enfermedad laboral

EPS

El trabajador se dirige al centro medico adscrito a su EPS en donde el medico tratante le diagnostico una posible enfermedad laboral, solicitando la remision medica a Medicina Laboral para su evaluacion y valoracion.

ConceptoMedicinaLaboral

Funcionarioo

Contratista ANDJE y EPS

Funcionarioo


ConceptoMedicinaLaboral yresultadosde examenesmedicos,pruebasdiagnosticas,conceptomedico

2. Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad. (En primera instancia)

Funcionarioo


El colaborador gestiona los tramites de calificacion del origen de la enfermedad en primera instancia ante la EPS en la cual se encuentra afiliado.

Carta notificacion proceso de

calificacion de origen de

enfermedad por parte de la

EPS



Talento Humano

EPS Cartanotificacion

3. Notificar a la Agencia sobre

EPS El coordinador de Grupo Interno de

Copia Carta notificacion




Codigo: GH-P-13

Version: 0

proceso de calificacion de origen de enfermedad por parte de la EPS

proceso de calificacion del origen de la enfermedad en primera instancia.

Trabajo de Gestion de Talento Humano recibe en ffsico la notificacion de la EPS del tramite calificacion del origen de la enfermedad en primera instancia, donde solicita la documentacion requerida para este proceso.

proceso de calificacion de

origen de enfermedad

por parte de la EPS con el

radicado del recibido por el Grupo Interno de Trabajo de



Talento Humano

Copia Carta notificacion proceso de calificacion

de origen de enfermedad por parte de la EPS con el radicado del recibido por

el Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano

4. Recolectar Documentos.


de Gestion de Talento Humano o Profesional SG-SST

Se recolectan los documentos solicitados por la EPS, en el tiempo establecido

Proyecto de oficio con los documentos

solicitados por la EPS para el

proceso de calificacion de origen de la enfermedad.

EPS

Proyecto de oficio con los documentos solicitados por la EPS

5. Enviardocumentos



Se envfa la documentacion a la EPS en el plazo establecido.

Carta remisoria con

losdocumentos

solicitados por

EPS



Codigo: GH-P-13

Version: 0

para el proceso de calificacion

de origen de la

enfermedad.

la EPS para el proceso de

calificacion de origen de la enfermedad.

EPS

Carta notificacion

EPS determinand o el origen

de la enfermedad

6. Recibir concepto de laenfermedad



El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, recibe el concepto de la enfermedad emanado por medicina laboral de la EPS, en donde se describe si la enfermedad del colaborador es de origen laboral o comun y se incluye en el programa de vigilanciaepidemiologica a que haya lugar.

Si la enfermedad es de origen comun se archiva el concepto en la hoja de vida del colaborador y se le efectuaseguimiento a lasrecomendacionesmedicas.


con el concepto de

calificacion de origen de la

enfermedad o registro en la carpeta de

seguimiento a recomendacio nes medicas.



yProfesional SG-

SST



Codigo: GH-P-13

Version: 0

Si la enfermedad es de origen laboral se abre un caso en la carpeta de seguimiento a enfermedades laborales y se pasa a la actividad 7.

EPS

Carta notificacion


de la enfermedad

7. Elaborar reporte a la ARL.


de Gestion de Talento Humano o Profesional SG-SST

Si el concepto de la enfermedad es de origen laboral se debe reportar a la ARL dentro de los 2 dfas habiles siguientes al diagnostico.

Formato Unico de Reporte de Enfermedad Laboral (FUREL)(R)

ARL

EPS



Humano

Formato Unico de

Reporte de Enfermedad

Laboral (FUREL) y

Carta notificacion


de la enfermedad

8. Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad (En segunda instancia)

ARL-EPS

Revisar y emitir concepto de aceptacion o no aceptacion del origen de la enfermedad en estudio:

a) No hay controversia sobre la calificacion, la ARL procede al reconocimiento y pago de prestaciones asistenciales y economicas a que tenga derecho el trabajador y le

Concepto Medico del origen de la enfermedad en segunda instancia.

Recomendacio nes para el empleador en cuanto al puesto de trabajo



Talento Humano y Funcionario

oContratista

ANDJE



Codigo: GH-P-13

Version: 0

envfa las recomendaciones al empleador sobre manejo en su puesto de trabajo (reubicacion, readaptacion de tareas, o redisenos al puesto de trabajo).

b) Si surge controversia o el funcionario no esta de acuerdo, las discrepancias seran resueltas por una junta integrada por representantes de las entidades administradoras de salud y de riesgos profesionales.c) De persistir el desacuerdo se inicia el proceso de calificacion por parte de las Juntas de Calificacion de Invalidez.

ARL

Cartanotificacion

ARLdeterminand

9. Registrar origen

El coordinador de Grupo Interno de


El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento


con el concepto de


Gestion dePagina 5 de 8

Codigo: MC-F-09 V-0


Codigo: GH-P-13

Version: 0

o el origen de la

enfermedad

CartaRecomendaci

oneslaborales.

y/o Profesional SG- SST

Humano y/o Profesional del SG-SST de acuerdo al origen de la enfermedad realiza su registro.

Si la enfermedad es de origen comun se archiva en la hoja de vida del trabajador y se vincula al programa de vigilancia epidemiologico que corresponda.

Si es de origen laboral se realiza el ingreso del caso a la carpeta de seguimiento recomendaciones medicas y al programa de vigilancia epidemiologico que corresponda.

calificacion de origen de la

enfermedad o registro en la carpeta de

seguimiento a recomendacio nes medicas.

Talento Humano y

Profesional SG- SST

ARL o EPS

CartaRecomendaci

oneslaborales.

10. Establecer plan de accion


Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional SG-

SST

El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional del SG-SST establece

Oficio remitido al colaborador especificando el plan para la implementacio

n de las





Codigo: GH-P-13

Version: 0

el plan de accion para la implementacion de lasrecomendaciones laborales emitidas por la EPS o ARL.

recomendaciones



Humano

Oficio remitido al colaborador especificand

o el plan para la

implementac ion de las

recomendaci ones

11.Seguimiento a recomendacione s laborales


Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional SG-

SST

El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano y/o Profesional SG- SST realiza el monitoreo de las recomendaciones emanadas por la EPS o ARL, verificando asf su cumplimiento y si es del caso llevarlo al Copasst.

Oficio remitida al colaborador

con el seguimiento.

Funcionarioo

ContratistaANDJE


La coordinacion de talento humano apoyara al servidor en el proceso de definicion del origen de la enfermedad

-Decreto Ley 1295 de Junio 22 de 1994. "Por el cual se determina la organizacion y administracion del Sistema General de Riesgos Profesionales".- Ley 1562 de 11 de julio de 2012. "Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional".- Decreto 1072 de 2015.Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del

Sector Trabajo. Ministerio de Trabajo.-Resolucion 0156 de 2005. "Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones". Ministerio de la Proteccion Social.



Codigo: GH-P-13

Version: 0

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS-Decreto 1477 de 2014.Por el cual se expide la tabla de Enfermedades laborales. Ministerio del trabajo.-Decreto 2463 de 2001.Reglamenta la integracion, financiacion y funcionamiento de las Juntas de Calificacion de Invalidez. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.-Resolucion 2569 de 1999. Por la cual se reglamenta el proceso de calificacion del origen de los eventos de salud en primera instancia, dentro del Sistema de Seguridad Social en Salud. Ministerio de Salud.-Ley 100 de 1993.

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasSistema de gestion documental Presupuesto asignado en la vigencia Grupo Interno de Gestion de Talento Humano

Formato Unico de Reporte de Enfermedad Laboral (FUREL) proporcionado por la ARL






REPORTE DE ENFERMEDAD LABORALCodigo: GH-P-13

Version: 0

INICIO

1-Diagnosticar posible enferm edad laboral.EPS

2-Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad. (En primera instancia)

Funcionarioo


3-Notificar a la Agencia sobre proceso de calificacion del origen de la enferm edad en

primera instancia.

EPS

1T

4-Recolectar Documentos.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano o Profesional SG-SST

1f

5-Enviar documentos.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano

1f

6-Recibir conceptoCoordinador Grupo Interno

Talento

de la enfermedad.d de Trabajo de Gestion de Humano

Pag.2

REPORTE DE ENFERMEDAD LABORALCodigo: GH-P-13

Version: 0

Pag.1

1r

7-Elaborar reporte a la ARL.Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de

Talento Humano o Profesional SG-SST

r

8-Realizar proceso de calificacion del origen de la enfermedad (En segunda instancia)

ARL-EPS

r

9-Registrar origen.El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion

de Talento Humano y/o Profesional S g - S S T

r

10-Establecer plan de accion.El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion


r

11-Seguimiento a recom endaciones laborales.El coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Gestion


1r

FIN

Agencia Nacional de Defensa REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14

Version: 0




OBJETIVOEstablecer el procedimiento a seguir para realizar el reporte de enfermedades de origen comun, que se presenten en la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del Estado.

ALCANCE Inicia con el diagnostico de enfermedad comun o general, efectuado por la EPS y finaliza con el seguimiento o las recomendaciones brindadas por la EPS.


EPS/IPS

Servidor ANDJE

Incapacidad medica o Licencia de Maternidad oPaternidad

1. Reportar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad a la Agencia

Funcionario y Jefe inmediato

El Servidor debe notificar al Jefe inmediato de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad otorgada por el medico tratante, posteriormente el Jefe inmediato o el servidor directamente, debe comunicar por escrito a Talento Humano sobre la novedad de ausentismo o traerdirectamente la incapacidad. Una vez conocida la Incapacidad o

Correo electronico o comunicado.

Original de la Incapacidad

medica o Licencia de

Maternidad o Paternidad

Coordinador Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano y funcionario

responsable de nomina



Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESLicencia de Maternidad o Paternidad el Grupo Interno de Talento Humano solicita via mail al servidor, que haga llegar el original de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad si esta no fue entregada directamente.

Funcionario incapacitado o Jefe Inmediato

Incapacidad medica o

Licencia de Maternidad

oPaternidad

2. Incluir la novedad en la nomina

Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo

Interno de Gestion de

Talento Humano

Registrar en el software de nomina y en la base de datos de ausentismos, la Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad; Incluyendo la identificacion, fecha de inicio y fin de la Incapacidad o Licencia de

Reporte de nomina


Gestion Financiera



Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESMaternidad o Paternidad, numero de dfas y codigo de diagnostico.



Talento Humano

Incapacidad medica o

Licencia de Maternidad

oPaternidad

delcolaborador

3. Recobrar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad



Talento Humano

Si la Incapacidad es igual o menor de dos (2) dfas se archiva el documento, en anexo de la hoja de vida del funcionario, la cual es de origen privado.

Si la Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad es igual o superior a tres (3) dfas y hasta 180 dfas se realiza el recobro de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad ante

Hoja de vida colaborador

Comunicado escrito

dirigido a la Eps

solicitando el recobro de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad

Comunicado escrito

dirigido al

EPS



Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESla Eps respectiva,Para Incapacidad superior a 180 dfas, la Agencia debera notificar previamente en el dfa 135 de la Incapacidad al Fondo de Pensiones del afiliado para que inicie el tramite ante la Junta de Calificacion Laboral, de la perdida de capacidad laboral y definir si da lugar a indemnizacion o reconocimiento de pension por invalidez. De igual manera las incapacidades e historia clfnica si hay lugar, se archivan en anexo de las hojas de vida

Fondo de Pensiones Fondo de

Pensiones



Version: 0


EPSOficio,

correo o pago

4. Autorizar y pagarincapacidad Medica o Licencia de Maternidad o Paternidad



La EPS revisa el cumplimiento de requisitos y reembolsa/paga o informa novedades a la empresa o al afiliado.

Oficio, correo o pago de

autorizacion y pago

Coordinador Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano

EPS Reembolso o novedad

5. Revisar y verificar el pago y conciliacion contable



Se revisa que el valor de la Incapacidad o Licencia de Maternidad o Paternidad haya sido consignado en la cuenta de la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del Estado y se efectua con el Gestor T1-11 del Grupo Interno de GestionFinanciera, suconciliacioncontable

Conciliacioncontable

CoordinacionFinanciera

EPS o servidor

Oficio o correo electronico solicitando

6. Remitir documentos faltantes o aclaraciones solicitadas



Si la EPS solicita algundocumento faltante, se recopila la

Oficio, registro o

correo electronico

con la

EPS



Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESdocumento s faltantes para el reconocimie nto y pago de la Incapacidad o Licencia deMaternidadoPaternidad.

informacion o aclaracion requerida para su remision

informacion y documentos

faltantes.


Todas las incapacidades deben ser reportadas en todos los niveles de la Agencia

Ver normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasSistema de gestion documental Presupuesto asignado en la vigencia Grupo Interno de Gestion de Talento Humano






REPORTE DE ENFERMEDAD COMUNCodigo: GH-P-14

Version: 0

IN IC IO

1-Reportar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad a la Agencia.

Funcionario y Jefe inmediato

2-Incluir la novedad en la nomina.Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo Interno de


3-Recobrar Incapacidad medica o Licencia de Maternidad o Paternidad.

Gestor T1 - 11 - Nomina - Grupo Interno de Gestion de Talento Humano

4-Autorizar y pagar incapacidad Medica o Licencia de Maternidad o Paternidad.Gestor T1-11 Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano

5-Revisar y verificar el pago y conciliacion contable.

Gestor T1-11 Grupo Interno de Gestion de Talento Humano

6-Remitir documentos faltantes o aclaraciones solicitadas.

Gestor T1-11 Grupo Interno de Gestion de Talento Humano

FIN

Agencia Nacional de Defensa REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DETRABAJO

Codigo: GH-P-15

Version: 0




OBJETIVORealizar el reporte y la investigacion de los accidentes de trabajo, identificando las causas, hechos y situaciones que los han generado y asf garantizar la implementacion de las medidas de control encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificacion del evento ocurrido durante las actividades realizadas por los funcionarios y/o contratistas y finaliza con el seguimiento de las medidas de control establecidas.


Funcionarios o Contratistas

Accidente de trabajo

1. Informar el evento

Funcionario o Contratista

Una vez ocurra el accidente de trabajo el funcionario o contratista debe informar el evento a su jefe inmediato o supervisor de contrato.

Notificacion verbal o

notificacion por correo electronico

Jefe inmediato o supervisor del

contrato

Jefe inmediato o supervisor del

contrato

Notificacion verbal o

notificacion por correo electronico

2. Suministrar los primeros auxilios

Brigadistas

Si el colaborador se encuentra dentro de las instalaciones de la Agencia, cualquier brigadista que este en el area le suministrara los primeros auxilios al accidentado.

Correo electronico

con la descripcion

de las acciones realizadas

cuando se le brindo los primeros

auxilios, los

Colaboradores de la ANDJE



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESSi el colaborador se encuentra fuera de las instalaciones de la Agencia o en otra ciudad debe llamar a la lfnea de atencion nacional de la ARL correspondiente, para que le indiquen el centro asistencial mas cercano.Posteriormente se debe informar al area de Talento Humano para dar continuidad con el procedimiento de reporte (Paso 3).

signos y sfntomas del colaborador.

Correo Electronico para el area de Talento humano

informando sobre el

accidente, la ciudad y el

centro medico

asignado por la ARL.

Jefe inmediato, supervisor del

contrato o Brigadista

Correo electronico

con la descripcion

del accidente y los datos

delfuncionario o contratista

3. Informar a Grupo Interno de Gestion de Talento Humano

Jefe inmediato, funcionarios o brigadista.

Se debe informar al area de Talento Humano para dar inicio con el reporte del accidente ante la ARL

Formato Reporte unico de

accidente de trabajo

(FURAT) sin diligenciar.

Coordinador o Tecnico

Asistencial de Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano



Codigo: GH-P-15

Version: 0


Coordinador del Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano o Tecnico

Asistencial del Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano



(FURAT) sin diligenciar.

4. Reportar el accidente a la ARL

Grupo Interno de Gestion de

Talento Humano

El tecnico asistencial de Talento Humano diligencia el Formato Unico de Reporte de Accidentes de trabajo (FURAT) en la pagina Web de laARL : www.positiva.gov. co

Si el contratista cuenta con otra ARL, se debe ingresar a la pagina Web para reportarlo por este medio, si la ARL no cuenta con esta opcion, se debe descargar el Formato Unico de Reporte de Accidente de Trabajo de la ARL, diligenciarlo y radicarlo de forma ffsica en las


accidente de trabajo (FURAT)

diligenciado y radicado en la pagina web de la

ARL.

ARL


http://www.positiva.gov.co/

http://www.positiva.gov.co/


Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESoficinas de la ARL correspondiente.

Nota: Todos los accidentes de trabajo deben ser reportados ante la ARL.

La entidad tiene los siguientes dos (2) dfas habiles de ocurrido elaccidente para la respectiva radicacion ante la ARL del accidente de trabajo.

Si no se realiza dentro de los tiemposestablecidos, la Entidad puede hacer un reporte extemporaneo del accidente, justificando la no



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESoportunidad del mismo.

ARL


accidente de trabajo (FURAT)

diligenciado y radicado

en la pagina web de la

ARL.

5. Trasladar al accidentado

Funcionario/contratista

Se debe trasladar al colaborador accidentado a la IPScorrespondiente, segun las indicaciones de la ARL

Correo electronico donde se le informa al

funcionario o contratista, donde debe

dirigirse para su atencion.

Funcionario o contratistas de

la ANDJE

Funcionario o contratista

FormatoInvestigacion

deAccidentes de Trabajo (GH-F-69)

sin diligenciar

6. Realizar Investigacio n delaccidente

Equipoinvestigador

Una vez ocurrido el evento se procede a realizar la investigacion del accidente, para ello el area de Gestion de Talento Humano coordina la conformacion del equipoinvestigador, se debe tener en cuenta que este equipo debe estar conformado por:



diligenciado (R)

Evidencias del accidente

(fotos, registros,

entre otros)

Funcionario o contratistas de

la ANDJE



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES-Jefe inmediato. -Un miembro del COPASST -El responsable o contratista de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Una vez conformado se procede a realizar la investigacion del accidente o recopilando lo sucedido, estableciendo las causas basicas y causas inmediatas, haciendo uso de la metodologfa de los 5 Por que?

Posteriormente se deben establecer las medidas de control para prevenir que el



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESsuceso vuelva a ocurrir.

Nota: Cuando se trate de un accidente grave o mortal, se debera incluir en el comite investigador un profesional con licencia en salud ocupacional, con experiencia en procesos de investigacion de accidentes.

La investigacion del accidente se debe realizar dentro de los 15 dfas siguientes despues de sucedido el accidente.

EquipoInvestigador


de

7. Seguimiento de las

COPASST, responsable y

contratista de SST

Una vez realizada la investigacion del accidente, el

xFormato acta de reunion de comite

Responsable de Seguridad y



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESAccidentes de Trabajo (GH-F-69)

diligenciado

medidas de control

COPASST debe realizar un seguimiento mensual de las medidas de control tomadas para dar un cierre eficaz de las mismas.


trabajo (GH- F-40)

y evidencias de cierre de las medidas de control

(Fotos, registros de capacitacion, registro de

mantenimien to, entre

otros) adjuntadas a

lainvestigacion

delaccidente.

Salud en el Trabajo.



(FURAT).

8. Archivar accidente de trabajo

Profesional SG- SST o contratista

Una vez cerrada la investigacion del accidente de trabajo, se deben archivar los

Carpeta (ffsica o

digital) del Sistema de Gestion de

Seguridad y Salud en el Trabajo.

Colaboradores



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESCorreo

electronico donde se le informa al

funcionario o contratista, donde debe

dirigirse para su atencion.



Registros de la

investigacion (Fotos,

testimonios, entre otros)

Evidencias de cierre de las medidas de control

(Fotos, registros de capacitacion, registro de

siguientesdocumentos:

1. Reporte del accidente de trabajo a la ARL.

2. Investigaci on del accidente de trabajo, con sus respectivos registros.

3. Copias de las actas de seguimient o por parte delCOPASST.

4. Evidencias de cierre de las medidas de control

Estadocumentacionse debearchivar en la



Codigo: GH-P-15

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESmantenimien

to, entre otros)

adjuntadas a la

investigaciondel

accidente

Carpeta del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (Magnetica o Ffsica) del ano correspondient e y debe custodiarse de acuerdo a lo establecido por las tablas de retencion.


Ver Normograma


Puestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasPresupuesto asignado en la vigenciaFuncionarios del grupo de coordinacion y de Talento Humano

Formato Investigacion de Accidentes de Trabajo (GH-F-69)

FURAT Formato unico de reporte de accidentes de trabajo. (formato de la ARL)



Andrea Carolina CarrascoCoordinador Grupo de Talento Humano



REPORTE E INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRABAJO

Codigo: GH-P-15

Version: 0

1-Informar el eventoFuncionario o Contratista

2-Suministrar los primeros auxiliosBrigadistas

3-Informar a Grupo Interno de Gestion de Talento Humano

Jefe inmediato, funcionarios o brigadista.

4-Reportar el accidente a la ARLGrupo Interno de Gestion de Talento Humano

5-Trasladar al accidentadoFuncionario /contratista

6-Realizar Investigacion del accidenteEquipo investigador

7-Seguimiento de las medidas de controlCOPASST, responsable y contratista de SST

8-Archivar accidente de trabajoProfesional SG-SST o contratista

Agencia Nacional de Defensa GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO

Codigo: GH-P-16

Version: 0




OBJETIVO

Establecer medidas de control y prevencion en la gestion de los cambios en la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica del Estado, relacionados con los ambientes de trabajo, puestos de trabajo, equipos, tecnologfa, procesos que generen riesgo en la salud y seguridad de los funcionarios y contratistas con el fin de mitigar los riesgos.

ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificacion del cambio y finaliza con la comunicacion del mismo.


Lfderes de proceso que va a

generar el cambio

Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el

Trabajo(GH- F-68)

Modificacione s planeadas

o de emergencia relacionadas

con los ambientes de trabajo, puestos de

trabajo, equipos,

tecnologfa y procesos

1. Identificar el cambio

Lfderes de proceso que va a generar el cambio

Se debe diligenciar el formato Gestion del Cambio (GH-F- 68) identificando los aspectos basicos del cambio como:

- Solicitante del cambio.

- Dependenci a.

- Fecha propuesta para el cambio.

- Se debe definir si el cambio es temporal,

Formato Gestion del Cambio de

Seguridad y Salud en el

Trabajo(GH- F-68) con el

numeral uno diligenciado

Lfderes de proceso que va

a generar el cambio



Codigo: GH-P-16

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESpermanent e o es derivado de unaemergencia

Entiendase porcambioPermanente:

Aquel que implica cambios en un proceso,procedimiento o de Ingenierfa (redes electricas, cambiosestructurales de los vehfculos, entre otros). Y se considera permanecera indefinidamente.

Cambio Temporal:

Una modificacion que es planeada y efectuada con la intencion de



Codigo: GH-P-16

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESretornar a las condiciones de diseno originales despues de un tiempo especffico.

Cambio de emergencia:

Cambio que sigue un camino corto a traves del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutarrapidamente. Ladocumentaciondetalladarequerida se completara posteriormente y solo entonces el cambio se clasificara como temporal o permanente.



Codigo: GH-P-16

Version: 0



generar el cambio



numeral uno diligenciado

2. Justificar el cambio


Se debe establecer el propositoespecffico y la necesidad que tiene la Entidad para realizar el cambio.




numeral dos diligenciado


a generar el cambio


generar el cambio



numeral dos diligenciado

3. Describir el cambio.


Se debe describir detalladamente el cambio a realizar, se deben tener en cuenta las etapas, actividades, tiempo, equipos entre otros.




numeral tres diligenciado


a generar el cambio


generar el cambio



numeral tres diligenciado

4. Definir los recursos a utilizar


Se identifican los recursos economicos, tecnologicos, economicos y humanos que se necesitan para efectuar el cambio.




numeral

Coordinador del Grupo de

Gestion de Talento

Humano y Profesional SG-

SST



Codigo: GH-P-16

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScuatro

diligenciado


generar el cambio



numeral cuatro

diligenciado

5. Identificar los riesgosyestablecerloscontroles

Coordinador del Grupo de Gestion

de Talento Humano y

Profesional SG- SST

Se procede a identificar los riesgos que puedan producirse con el cambio y que impacten la salud y seguridad de los funcionarios y contratistas.Una vez identificados se deben establecer los controles asociados a los riesgos identificados, especificando el responsable. Ver Gufa para la administracion de riesgo (MC-G-02)

X




numeral cinco

diligenciado


a generar el cambio


generar el cambio


Trabajo(GH- F-68)

6. Comunicar el cambio


Todos los funcionarios o contratistas, involucrados directa o indirectamente en el proceso donde se llevo a cabo el

e-mail informativo

con el cambio a realizar

Funcionarios y contratistas



Codigo: GH-P-16

Version: 0

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTEScon el

numeral cinco

diligenciado

cambio, debe ser notificado via email del cambio realizado.

Lfderes de proceso que van

a generar el cambio


Trabajo(GH- F-68)

diligenciado

7. Ejecutar el cambio


Desarrollar las actividades para la ejecucion del cambio, teniendo en cuenta los riesgos y controles establecidos.

Cambio y registros.

Funcionarios y contratistas


Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores Publicos ContratistasPresupuesto asignado en la vigencia Funcionarios del grupo de Talento Humano

Formato Gestion del Cambio de Seguridad y Salud en el Trabajo(GH-F-68)Gufa Administracion de Riesgos (MC-G-02)






GESTION DEL CAMBIO DE SEGURIDADY SALUD EN EL TRABAJO

Codigo: GH-P-16

Version: 0

IN IC IO

1-Identificar el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio

2-Justificar el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio

3-Describir el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio

4-Definir los recursos a utilizarLfderes de proceso que va a generar el cambio

5-Identificar los riesgos y establecer los controles

Coordinador del Grupo de Gestion de Talento Humanoy

Profesional SG-SST

6-Comunicar el cambioLfderes de proceso que va a generar el cambio

7-Ejecutar el cambio.Lfderes de proceso que va a generar el cambio

FIN

Codigo: GH-C-01 GESTION DE TALENTO HUMANO …...Nestor Javier Gonzalez Rojas Gestor T1-11 Grupo...

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