CODIGO: FOR-GD-006 VIGENTE DESDE: 2019/06/12 TABLAS DE ...

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ENTIDAD PRODUCTORA:UNIDAD ADMINISTRATIVA:OFICINA PRODUCTORA:ESTRUCTURA No.IV

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ARCHIVO CENTRAL S C.T. M/D E

09 AUTOS ADMINISTRATIVOS DE LIQUIDACION OFICIAL 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. El Còdigo de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo en su artìculo98, expresa que las entidades definidas en paràgrafo del artìculo 104 deberàn recaudar las obligaciones creadas en su favor queconsten en documentos que presten mèrito ejecutivo para sucobro coactivo, siempre que conste una obligaciòn clara,expresa y exigible. La entidad acorde a las facultades de laGerencia procediò a los autos de liquidaciòn oficial para el casode cànon de arendamiento e impuesto de alumbrado pùblico.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realizala selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos quepor su cualidad y carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica de consulta , elresto de expedientes se realiza el inventario documental y seelimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñomediante método de picado para el soporte papel. Soporte Normativo: Art. 98 C.P.A, C.A., Art. 59 Ley 788 de 2002, art.560, 565 y 688 Estatuto Tributario.

013CERTIFICACIONES, CERTIFICADOS YCONSTANCIAS

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD

CODIGO: FOR-GD-006VIGENTE DESDE: 2019/06/12

Versión: 02

INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"

GERENCIA

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PERIODO: Mayo 17 de 2005 al 19 de Septiembre de 2017

CÓDIGO DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSASUNTO O SERIE

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013-062 CERTIFICACIONES ENTRAGADAS 3 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para su eliminaciónmediante método de picado. Documento informativo al cualse le atribuye una valoración primaria de tipo legaladministrativo. Estos documentos contienen información quesolo concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se debeneliminar porque pierden sus valores primarios

022 COMUNICACIONES OFICIALES

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022-071 COMUNICACIONES OFICIALESEXTERNAS 10 X X

D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL oESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica de Correspondenciadeberá conservar estos documentos en soporte electrónicoen un SGDEA en el momento de su recepción como COPIADE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de lasfunciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el tiempode retención en el archivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependenciasmisionales y de dirección, se digitalizan con sus respectivossoportes y se elimina el resto, previa presentación delinventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeñomediante la metodología de picado.

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022-072 COMUNICACIONES OFICIALESINTERNAS 10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para su eliminaciónmediante método de picado. Documento informativo al cualse le atribuye una valoración primaria de tipo legaladministrativo. Estos documentos contienen información quesolo concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se debeneliminar porque pierden sus valores primarios

044 INFORMES INSTITUCIONALES

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044-118 INFORMES DE GERENCIA 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos documentos quepor su cualidad y carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica deconsulta. El resto de expedientes se realiza el inventariodocumental y se elimina tanto en soporte electrónico comosoporte papel, con la aprobación del Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante método de picado para elsoporte papel. Soporte Normativo: Ley 951 de 2005,Resolución Contraloría Nal. 5674 de 2005, CircularContraloría Nal. N° 11 de 2006, Directiva N° 06 de 2007Procuraduría, Ley 1551 de 2012.

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052 MEMORANDOS 10 X x

S.- Selecciòn Cualitativa Intrìnseca. Documentos decarácter administrativo, que soportan el cruce deinformación entre dependencias internas de la Entidad. Seselecciona una muestra cualitativa intrínseca seleccionandolos memorando originales correspondientes a la Gerencia,Secretaría General y demás oficinas, ya que en ellos seentran consolidados los datos de las unidadesadministrativas a su cargo. Se conserva como parte de lamemoria institucional, la muestra selectiva de la seriedocumental para garantizar la preservación de los originalesy se digitaliza.

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070 RESOLUCIONES 10 X X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácterDISPOSITIVO O IMPERATIVO. Documento VITAL OESENCIAL. Su disposición final es la Conservación Total(CT). Conservar estos documentos en soporte electrónicoen un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias de ladependencia porque generan valor secundario. Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza el respectivo inventario tanto físico como electrónicoy se efectuará la transferencia secundaria al ArchivoHistórico con sus respectivos soportes. Estando en elArchivo Historico se procederá a Digitalizar estosdocumentos.Soporte Normativo: Circular 003 de 2015emitida por el AGN.

S:C.T.:

M/D: MICROFILMACION O DIGITALIZACION

E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION

FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:

CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL CARGO: PROFESIONAL GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL

CONVENCIONES:

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ELABORO: REVISO Y AVALO:

Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño

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ENTIDAD PRODUCTORA:UNIDAD ADMINISTRATIVA:OFICINA PRODUCTORA:ESTRUCTURA No. IV

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ARCHIVO CENTRAL S CT M/D E

03 ACTAS

03-026 ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposiciónfinal es la Conservacion Total (CT). Documento VITALo ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable del archivo CENTRALdeberá conservar estos documentos en soporteelectrónico en un SGDEA en el momento de surecepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias dela dependencia porque generan valor secundario. Unavez cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario tanto físicocomo electrónico y se efectuará la transferenciasecundaria al Archivo Histórico con sus respectivossoportes.

CÓDIGO


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OFICINA ASESORA DE PLANEACION




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ASUNTO O SERIE

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

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ASUNTO O SERIE


03-022 ACTAS DE APERTURA Y CIERREDE AUDITORIA 7 X

E.- Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA.Conservar siete años. Transcurrido el tiempo deretención seleccionar las auditorias con valor probatoriopara digitalizarlas.

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03-036 ACTAS DE GERENCIA 10 X X


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03-044 ACTAS JUNTA DIRECTIVA 10 X X


04 ACUERDOS

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04-048 ACUERDOS DE GESTION 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza el respectivo inventario para la aprobacióndel Comité Institucional de Gestión y Desempeño parasu eliminación mediante método de picado. No poseenvalores secundarios.

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014 CIRCULARES INTERNAS 5 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza el respectivo inventario para la aprobacióndel Comité Institucional de Gestión y Desempeñoparasu eliminación mediante método de picado. Documentoinformativo al cual se le atribuye una valoración primariade tipo legal administrativo. Estos documentoscontienen información que solo concierne a la Entidad ya los Funcionarios. Se estable la disposición final deeliminación, toda vez que este documento se utilizacomo una herramienta informativa, para emitir unmensaje a los colaboradores de una institución, sobreaspectos de carácter netamente administrativos.


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D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia deberá conservar estos documentosen soporte electrónico en un SGDEA en el momento desu recepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias dela Entidad. Una vez cumplido el tiempo de retención enel archivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependenciasmisionales y de dirección, se digitalizan con susrespectivos soportes y se elimina el resto, previapresentación del inventario al Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante la metodología depicado.

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022-072 COMUNICACIONES IOFICIALESINTERNAS 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposiciónfinal es la Conservacion Total (CT). Documento VITALo ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable del archivo de centraldeberá conservar estos documentos en soporteelectrónico en un SGDEA en el momento de surecepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias dela dependencia porque generan valor secundario. Unavez cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario tanto físicocomo electrónico y se efectuará la transferenciasecundaria al Archivo Histórico con sus respectivossoportes.Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN

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028 CORRESPONDENCIA

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028-077 CORRESPONDENCIA EXTERNA 10 X X

D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia deberá conservar estos documentosen soporte electrónico en un SGDEA en el momento desu recepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias dela Entidad. Una vez cumplido el tiempo de retención enel archivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependenciasmisionales y de dirección, se digitalizan con susrespectivos soportes y se elimina el resto, previapresentación del inventario al Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante la metodología depicado.

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028-078 CORRESPONDENCIA INTERNA 10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Documentoinformativo al cual se le atribuye una valoración primariade tipo legal administrativo. Estos documentoscontienen información que solo concierne a la Entidad ya los Funcionarios, se deben eliminar porque pierdensus valores primarios


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044-102 INFORMES AUDITORIA ESPECIAL 10 X X

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos informes quepor su cualidad y carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad de la dependencia ygeneran valor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta y se Digitaliza. El resto deexpedientes se realiza el inventario documental y seelimina tanto en soporte electrónico como soporte papel,con la aprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para el soportepapel.

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044-109 INFORMES BRIGADAS DEEMERGENCIA 10 X X

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos documentosque por su cualidad y carácteristica especial incidieronen el cumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuente históricade consulta y se Digitaliza. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tanto ensoporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para el soportepapel.

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044-112 INFORMES DE ACTIVIDADES 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos documentosque por su cualidad y carácteristica especial incidieronen el cumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuente históricade consulta y se Digitaliza. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tanto ensoporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para el soportepapel.

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044-119 INFORMES DE GESTION 10 X X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. El informe comprende datos e información de la gestiónadelantada por INFIBAGUE en sus diferentesdependencias para las vigencias. Se pretende darcuenta de los diferentes resultados adelantados a fin dedeterminar el nivel de cumplimiento alcanzado entre loplaneado y lo ejecutado en línea con el cumplimiento dela plataforma estratégica, que incorporó un nuevotermino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza la seleccióncualitativa intrínseca de aquellos informes de gestiònque por su cualidad y carácteristica especial incidieronen el cumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuente históricade consulta y se Digitaliza. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tanto ensoporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión y

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044-131 INFORMES ENTES DE CONTROLY VIGILANCIA 10 X

CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. Informes excepcionales que sonrequeridos por entidades como la Contraloría o laProcuraduría en ejercicio de sus funciones. Serie decarácter MISIONAL.Con base en la Circular 003 de2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivocentral se realiza el respectivoinventario y se efectúa la transferencia secundaria alArchivo Histórico.

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044-132 INFORMES ESTADOSFINANCIEROS 10 X X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. El informecomprende datos e información de la gestión adelantada porINFIBAGUE en sus diferentes dependencias para lasvigencias. Se pretende dar cuenta de los diferentesresultados adelantados a fin de determinar el nivel decumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo ejecutado enlínea con el cumplimiento de la plataforma estratégica, queincorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosinformes de gestiòn que por su cualidad y carácteristicaespecial incidieron en el cumplimiento de la actividadmisional y generan valor secundario para la Entidad comofuente histórica de consulta y se Digitaliza. El resto deexpedientes se realiza el inventario documental y se eliminatanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para el soportepapel.

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044-141 INFORMES MAPA DE RIESGOSINSTITUCIONAL 10 X X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. El informecomprende datos e información de la gestión adelantada porINFIBAGUE en sus diferentes dependencias para lasvigencias. Se pretende dar cuenta de los diferentesresultados adelantados a fin de determinar el nivel decumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo ejecutado enlínea con el cumplimiento de la plataforma estratégica, queincorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosinformes de gestiòn que por su cualidad y carácteristicaespecial incidieron en el cumplimiento de la actividadmisional y generan valor secundario para la Entidad comofuente histórica de consulta y se Digitaliza. El resto deexpedientes se realiza el inventario documental y se eliminatanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para el soportepapel.

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044-145 INFORMES PACTO POR LATRANSPARENCIA 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos documentosque por su cualidad y carácteristica especial incidieronen el cumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuente históricade consulta , el resto de expedientes se realiza elinventario documental y se elimina tanto en soporteelectrónico como soporte papel, con la aprobación delComité Institucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.

050 MANUALES INSTITUCIONALES

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050-197 MANUALES DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Documento en el que sedefinen y unifican los macroprocesos, procesos yprocedimientos que se realizan en una entidad. Con base enla Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposiciónfinal es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico.Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE LAREPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre, 1993) por la cual seestablecen normas para el ejercicio del control interno en lasentidades y organismos del estado y se dictan otrasdisposiciones. Bogotá: 1993.COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LAFUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1537 (26, julio, 2001) Por elcual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 encuanto a elementos técnicos y administrativos quefortalezcan el sistema de control interno de las entidades yorganismos del Estado. Bogotá: 2001.COLOMBIA. Decreto 4485 (18, noviembre, 2009) Por mediode la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica deCalidad en la Gestión Pública. Bogotá: 2009.COLOMBIA, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto1499 (11, septiembre, 2017). Por medio del cual se modificael Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del

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050-198MANUALES TECNICOS DELMODELO ESTANDAR DECONTROL INTERNO "MECI"

10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposiciónfinal es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico.

051 MAPAS DE RIESGOSINSTITUCIONALES

059 PLANES INSTITUCIONALES

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059-206 PLANES DE ACCION 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. “Instrumento deprogramación anual de las metas del plan de desarrollo quepermite a cada dependencia de la administración orientar suquehacer para cumplir con los compromisos establecidos enel plan de desarrollo. Con base en la Circular 003 de 2015emitida por el AGN su disposición final es la ConservacionTotal (CT) Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza el respectivo inventario y seefectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE LAREPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011). Por la cual sedictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos deprevención, investigación y sanción de actos de corrupción yla efectividad del control de la gestión pública. Bogotá: 2011.Artículo 74.COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LAFUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2482 (3, diciembre, 2012). Porel cual se establecen los lineamientos generales para laintegración de la planeación y la gestión. Bogotá: 2012.Artículo 8. - Ley 1474 de 2011 Art. 74 Publicacion Plan deAccion

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059-209 PLANES DE COMPRAS 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Un plan de comprases una herramienta que sirve para definir lasnecesidades de insumos (bienes, servicios y obras) deuna organización en un período de tiempo determinado.Mediante este proceso se determina: qué necesita laorganización, cuánto necesita, cuándo lo necesita y losrecursos con los que cuenta para adquirirlo. Con baseen la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN sudisposición final es la Conservacion Total (CT) Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza el respectivo inventario y se efectúa latransferencia secundaria al Archivo Histórico.

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059-211 PLANES DE INVERSION 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Un Plan deInversiones es un modelo sistemático, unos pasos aseguir, con el objetivo de guiar nuestras inversiones(actuales o futuras) hacia un camino más seguro. Elplan de inversiones es fundamental para reducir riesgosa la hora de invertir. Con base en la Circular 003 de2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivoinventario y se efectúa la transferencia secundaria alArchivo Histórico.

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059-213 PLANES DE MEJORAMIENTO 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Documento en el quese registran las acciones y estrategias encaminadas asubsanar oportunidades de mejora que se identifican enla auditoria interna y las observaciones realizadas porlos organismo de control. Guía de Auditoría paraEntidades Públicas. Con base en la Circular 003 de2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivoinventario y se efectúa la transferencia secundaria alArchivo Histórico.

059-215 PLANES ESTRATEGICOS 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Documento en el quese organiza y orienta estratégicamente las acciones deuna entidad cuatrienalmente para alcanzar objetivosacordes con su misión y con el Plan Nacional deDesarrollo. Con base en la Circular 003 de 2015 emitidapor el AGN su disposición final es la Conservacion Total(CT) Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza el respectivo inventario y seefectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

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059-216 PLANES INDICATIVOS 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. El Plan Indicativo esuna herramienta de gestión que organiza y orientaestratégicamente las acciones de la entidad y de susentidades adscritas y vinculadas para alcanzar objetivosacordes con su misión y con el Plan Nacional deDesarrollo, materializándose en unos indicadores queposeen metas cuatrienales. Con base en la Circular 003de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivoinventario y se efectúa la transferencia secundaria alArchivo Histórico.

067 PROYECTOS INSTITUCIONALES

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067-242 PROYECTOS AMBIENTALES 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Un proyectoambiental es un procedimiento en el cual se pretendeorganizar y reparar un lugar el cual ha sido afectado porla deforestación o bien por cualquier otro factor que hallevado a la extinción o disminución de un ambiente onicho, además con un proyecto ambiental se puedemejorar la huella de carbono de una empresa o bien deuna ciudad. Con base en la Circular 003 de 2015emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivoinventario y se efectúa la transferencia secundaria alArchivo Histórico.

S:

C.T.:

M/D: MICROFILMACION/DIGITALIZACION

E:

CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION


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ELABORO: REVISO Y AVALO:Equipo de Trabajo del Proceso Comité Institucional de Gestión y Desempeño


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TIEMPO RETENCIÓARCHIVO CENTRAL S C.T. M/D E

01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

01-002 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 18 X

E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal cuyooriginal reposa en los juzgados. Son el testimonio de un mecanismoque tiene por objeto la protección de los derechos fundamentales delos ciudadanos, por haber perdido sus valores primarios y poseercualidades para la investigación, se seleccionara una muestracualitativa intrínseca de aquellas tutelas que hayan invocado elderecho fundamental a la vida y se conserva como parte de lamemoria institucional. Se digitaliza la serie documental para garantizarla preservación de los originales. Normatividad asociada a laproducción documental Ley 142 de 1994, Decreto 548 de 1995,Resolución 2112 de 1996 Decreto 2591 de 1991, Decreto 306 de1992.

01-003 ACCIONES DE GRUPO



Versión: 02


GERENCIA

SECRETARIA GENERAL




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GERENCIA

SECRETARIA GENERAL




01-001 ACCIONES POPULARES 18 X

E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal cuyooriginal reposa en los juzgados. Son el testimonio de un mecanismoque tiene por objeto la protección de los derechos fundamentales delos ciudadanos, por haber perdido sus valores primarios y poseercualidades para la investigación, se seleccionara una muestracualitativa intrínseca de aquellas tutelas que hayan invocado elderecho fundamental a la vida y se conserva como parte de lamemoria institucional. Se digitaliza la serie documental para garantizarla preservación de los originales. Normatividad asociada a laproducción documental Ley 142 de 1994, Decreto 548 de 1995,Resolución 2112 de 1996 Decreto 2591 de 1991, Decreto 306 de1992.

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01-004 ACCIONES DE TUTELA 18 X

E.- Nivel de Acceso PUBLICA. Documentos de carácter legal cuyooriginal reposa en los juzgados. Son el testimonio de un mecanismoque tiene por objeto la protección de los derechos fundamentales delos ciudadanos, por haber perdido sus valores primarios y poseercualidades para la investigación, se seleccionara una muestracualitativa intrínseca de aquellas tutelas que hayan invocado elderecho fundamental a la vida y se conserva como parte de lamemoria institucional. Se digitaliza la serie documental para garantizarla preservación de los originales. Normatividad asociada a laproducción documental COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONALCONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de Colombia.Bogotá: 1991. Artículo 86.COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2591 (19,noviembre, 1991) Por el cual se reglamenta la acción de tutelaconsagrada en el artículo 86 de la Constitución Política. Bogotá: 1991.COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 306 (19,febrero, 1992) Por el cual se reglamenta el Decreto 2591 de 1991.Bogotá: 1992.

02 ACCIONES CONTENCIOSASADMINISTRATIVAS

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02-005 ACCION DE NULIDAD YRESTABLECIMIENTO 8 X X

S.- Criterio Cuantitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie que determina que toda persona que se crea lesionada en un derecho subjetivo amparado en una norma jurídica, podrá pedir que sedeclare la nulidad del acto administrativo particular, expreso opresunto, y se le restablezca el derecho; también podrá solicitar quese le repare el daño.Terminado el tiempo de retención en el archivocentral, se realizara una seleccion aleatoria del 10% del total de ladocumentacion como evidencia de las acciones constitucionalesdesarrolladas por la entidad. El proceso de selección será realizadopor el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el jefe de ladependencia productora y los interesados. Se debe garantizar sudigitalización para el aseguramiento de la información y paraposteriores consultas. Soporte Normativo: Art. 138 Ley 1437 de 2011Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo.

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02-006 ACCIONES DE REPARACCIONDIRECTA 8 X X

S.- Criterio Cualitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.Esta subserie determina la posibilidad que tiene aquel que ha sufridoun daño de poder obtener el resarcimiento mismo por medio de lajurisdicción contenciosa administrativa. Contiene valor primario deacuerdo a su importancia de contenido y al grado de utilidad comofuente de consulta y referente para conocimiento de jurisprudencia.Una vez cumplido el tiempo de retención se Selecciona muestraaleatoria 20% y Digitaliza la documentación restante, una vez seavalorada la características cualitativas, por el Comité Institucional deGestión y Desempeño y la Dependencia para su conservación.Soporte Normativo: Numeral 8 del artículo 136 del CódigoContencioso Administrativo.

03 ACTAS

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03-009 ACTAS COMITÉ DECONCILIACION 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable del archivo CENTRAL deberáconservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA enel momento de su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias de ladependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivoinventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferenciasecundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.

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03-021 ACTAS CONSEJO DIRECTIVO 10 X X


04 ACUERDOS

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04-047 ACUERDOS CONSEJODIRECTIVO 10 X X


013CERTIFICACIONES, CERTIFICADOS YCONSTANCIAS

013-069 CONSTANCIAS DE CONTRATOS 5 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivo inventariopara la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñopara su eliminación mediante método de picado.


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D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL oESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica de Correspondencia deberáconservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA enel momento de su recepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias de la Entidad.Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza selección de las comunicaciones oficiales externas de lasdependencias misionales y de dirección, se digitalizan con susrespectivos soportes y se elimina el resto, previa presentación delinventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante lametodología de picado.


E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario parala aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño parasu eliminación mediante método de picado. Documento informativo alcual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal administrativo.Estos documentos contienen información que solo concierne a laEntidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden susvalores primarios

023 CONCEPTOS

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023-073 CONCEPTOS JURIDICOS 5 X

CT.- Conservaciòn Total. Nivel de acceso PUBLICA. DocumentoVITAL O ESENCIAL. Opiniones, apreciaciones o juicios emitidos poruna entidad, con el fin de informar u orientar sobre cuestiones enmateria jurídica, planteadas y solicitadas por un ciudadano, entidad ofuncionario. Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Con baseen la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final esla Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de retenciónen el archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectúa latransferencia secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo :CONSEJO DE ESTADO. SALA DE LO CONTENCIOSOADMINISTRATIVO. Sección Primera. Sentencia de abril 22 de 2010.

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026 CONTRATOS ESTATALES 20 X X

D - S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. Son contratos estatales todos los actosjurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a lasque se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o endisposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de lavoluntad. Art. 32 de la Ley 80 de 1993. Cumplido el tiempo de retenciónen el archivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca deaquellos documentos que por su cualidad y carácteristica especialincidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica de consulta , el resto deexpedientes se realiza el inventario documental y se elimina tanto ensoporte electrónico como soporte papel, con la aprobación del ComitéInterno de Archivos mediante método de picado para el soporte papel.Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contrataciónde la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparenciaen la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de Contrataciónde la Administración Pública".

027 CONVENIOS

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027-075 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 20 X X

D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo deCentral deberá preservar estos documentos en soporte electrónico enun SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por sucualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de laactividad misional y generan valor secundario para la Entidad comofuente histórica de consulta. El resto de expedientes se realiza elinventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico comosoporte papel, con la aprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para el soporte papelSoporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General deContratación de la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia ytransparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General deContratación de la Administración Pública".

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027-076 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES 20 X X

D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. Serie documental en la que se agrupalos documentos sobre las vinculaciones jurídicas que se realizan entrepersonas jurídicas públicas o privadas mediante los cuales las partesestablecen compromisos e intenciones generales o específicas decooperación mutua, para desarrollar en forma planificada actividades deinterés y beneficio común. Cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos documentosque por su cualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimientode la actividad misional y generan valor secundario para la Entidad comofuente histórica de consulta. El resto de expedientes se realiza el inventariodocumental y se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel,con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñomediante método de picado para el soporte papelSoporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación dela Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparenciaen la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General de Contrataciónde la Administración Pública"


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S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. El informe comprende datos einformación de la gestión adelantada por INFIBAGUE en susdiferentes dependencias para las vigencias. Se pretende dar cuentade los diferentes resultados adelantados a fin de determinar el nivel decumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo ejecutado en línea conel cumplimiento de la plataforma estratégica, que incorporó un nuevotermino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosinformes de gestiòn que por su cualidad y carácteristica especialincidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica de consulta y seDigitaliza. El resto de expedientes se realiza el inventario documental yse elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.

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CT. Conservaciòn Total. Nivel de acceso PUBLICA. DocumentoVITAL O ESENCIAL. Informes excepcionales que son requeridos porentidades como la Contraloría o la Procuraduría en ejercicio de susfunciones. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN sudisposición final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivoinventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONALCONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de Colombia.Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 734 (5, febrero,2002). Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Bogotá:2002.

044-161 INFORMES SIREC 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido el tiempo de retenciónen el archivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca deaquellos informes que por su cualidad y carácteristica especialincidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica de consulta y seDigitaliza . El resto de expedientes se realiza el inventario documentaly se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.

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057 ORDENES

057-200 ORDENES DE COMPRA 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínsico. Nivel de acceso PUBLICA. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, proceder aseleccionar una muestra aleatoria del 5% de las ordenes de compratramitadas durante el año y las demás proceder a eliminar. Toda lainformación se encuentra en el sistema. Se debe garantizar larealización de las copias de seguridad de la información de acuerdocon las políticas establecidas por el grupo de gestión tecnológica y lamigración de la información en caso de cambio de aplicaciones otecnología. Aplica el mismo tiempo de retención de la información ensoporte papel.

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057-202 ORDENES DE PRESTACION DESERVICIOS 20 X X

D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo deCentral deberá preservar estos documentos en soporte electrónico enun SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que por sucualidad y carácteristica especial incidieron en el cumplimiento de laactividad misional y generan valor secundario para la Entidad comofuente histórica de consulta y se Digitaliza . El resto de expedientesse realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporteelectrónico como soporte papel, con la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño mediante método de picadopara el soporte papelSoporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General deContratación de la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia ytransparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto General deContratación de la Administración Pública".

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066PROPUESTAS CONTRACTUALES NOSELECCIONADAS

20 X

E.- Eliminaciòn. Son documentos que evidencian el procesoprecontractual, en especial las propuestas de las licitaciones noseleccionadas. En algunos casos presentan la resolución por mediode la cual se declara desierta o no adjudicada la licitación. La subseriegoza de valores administrativos legales y económicos. Se estableceun tiempo de retención mínimo de 20 años, haciendo uso de laprescripción dada a los procesos de contratación (Ley 80 de 1993,artículo 55). Este tiempo es suficiente para responder a lasautoridades administrativas legales y judiciales. Esta documentaciónno cuenta con valores secundarios que ameriten su conservacióntotal, ya que la serie solo goza de valores administrativos y jurídicos.Su tramité no genera implicaciones futuras por lo cual cumplido eltiempo de retención se debe eliminar siguiendo los procedimientosestablecidos para tal fin. El tiempo de retención se debe indicar acontabilizar una vez cerrado o finalizado el trámite licitatorio.

063 PROCESOS

063-220 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 20 X

S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documental contienevalores legales y administrativos, mas no históricos, por lo que unavez cumplidos los tiempos de retención, se debe seleccionar el 1% dela misma, junto con sus soportes; los demas documentos seraneliminados una vez cumpla con los respectivos tiempos.

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GERENCIA

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063-222 PROCESOS DE LANZAMIENTO 20 X


063-223 PROCESOS DISCIPLINARIOS 20 X


063-224 PROCESOS EJECUTIVOS 20 X


063-227 PROCESOS ORDINARIOSLABORALES 20 X


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Versión: 02


GERENCIA

SECRETARIA GENERAL




063-228 PROCESOS RECURSOS DEREPOSICION 20 X


064 PROCESOS CONTRACTUALESDECLARADOS DESIERTOS 20 X

E.- Eliminaciòn. Son documentos que evidencian el procesoprecontractual, en especial las propuestas de las licitaciones noseleccionadas. En algunos casos presentan la resolución por mediode la cual se declara desierta o no adjudicada la licitación. La subseriegoza de valores administrativos legales y económicos. Se estableceun tiempo de retención mínimo de 20 años, haciendo uso de laprescripción dada a los procesos de contratación (Ley 80 de 1993,artículo 55). Este tiempo es suficiente para responder a lasautoridades administrativas legales y judiciales. Esta documentaciónno cuenta con valores secundarios que ameriten su conservacióntotal, ya que la serie solo goza de valores administrativos y jurídicos.Su tramité no genera implicaciones futuras por lo cual cumplido eltiempo de retención se debe eliminar siguiendo los procedimientosestablecidos para tal fin. El tiempo de retención se debe indicar acontabilizar una vez cerrado o finalizado el trámite licitatorio.

S:C.T.:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

CONVENCIONES:

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Versión: 02


GERENCIA

SECRETARIA GENERAL





E: ELIMINACION




ELABORO: REVISO Y APROBO:

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TIEMPO RETENCIÓN




D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unicade Correspondencia deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA enel momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento delas funciones propias de la Entidad. Una vez cumplidoel tiempo de retención en el archivo central se realizaselección de las comunicaciones oficiales externas delas dependencias misionales y de dirección, sedigitalizan con sus respectivos soportes y se elimina elresto, previa presentación del inventario al ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño mediante lametodología de picado.




GERENCIA

OFICINA ASESORA CONTROL INTERNO




Versión: 02

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02


E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Documentoinformativo al cual se le atribuye una valoraciónprimaria de tipo legal administrativo. Estosdocumentos contienen información que solo conciernea la Entidad y a los Funcionarios, se deben eliminarporque pierden sus valores primarios


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-101

INFORMES AUDITORIA DESEGUIMIENTO CORRESPONDENCIA YDERECHOS DE PETICION

5 X X

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.Cumplido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza la selección cualitativa intrínseca deaquellos documentos que por su cualidad ycarácteristica especial incidieron en el cumplimientode la actividad misional y generan valor secundariopara la Entidad como fuente histórica de consulta y seDigitaliza. El resto de expedientes se realiza elinventario documental y se elimina tanto en soporteelectrónico como soporte papel, con la aprobación delComité Institucional de Gestión y Desempeñomediante método de picado para el soporte papel.

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-107 INFORMES AUDITORIAS PLAZASDE MERCADO 5 X X


044-108 INFORMES AUSTERIDAD EN ELGASTO PUBLICO 10 X X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.Cumplido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza la selección cualitativa intrínseca deaquellos documentos que por su cualidad ycarácteristica especial incidieron en el cumplimientode la actividad misional y generan valor secundariopara la Entidad como fuente histórica de consulta y seDigitaliza. El resto de expedientes se realiza elinventario documental y se elimina tanto en soporteelectrónico como soporte papel, con la aprobación delComité Institucional de Gestión y Desempeñomediante método de picado para el soporte papel.

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02


S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.El informe comprende datos e información de lagestión adelantada por INFIBAGUE en sus diferentesdependencias para las vigencias. Se pretende darcuenta de los diferentes resultados adelantados a finde determinar el nivel de cumplimiento alcanzadoentre lo planeado y lo ejecutado en línea con elcumplimiento de la plataforma estratégica, queincorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.Cumplido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza la selección cualitativa intrínseca deaquellos informes de gestiòn que por su cualidad ycarácteristica especial incidieron en el cumplimientode la actividad misional y generan valor secundariopara la Entidad como fuente histórica de consulta. Elresto de expedientes se realiza el inventariodocumental y se elimina tanto en soporte electrónicocomo soporte papel, con la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-121INFORMES DE SEGUIMIENTOPLAN ANTICORRUPCION ALCIUDADANO

10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-125 INFORMES DERECHOS DEAUTOR SOFTWARE 5 X X



CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITALO ESENCIAL. Informes excepcionales que sonrequeridos por entidades como la Contraloría o laProcuraduría en ejercicio de sus funciones. Serie decarácter MISIONAL.Con base en la Circular 003 de2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempode retención en el archivocentral se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico.

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-129

INFORMES EJECUTIVOSANUALES EVALUACION DELSISTEMA DE CONTROLINTERNO

10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-145 INFORMES PACTO POR LATRANSPARENCIA 10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-148 INFORMES PLAN DEMEJORAMIENTO 10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-151 INFORMES PORMENORIZADOSESTADO CONTROL INTERNO 10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-155 INFORMES RENDICION DECUENTAS 10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-158 INFORMES SANEAMIENTOCONTABLE 10 X X


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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

044-161 INFORMES SIREC 10 X X


048 INVENTARIOS

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

048-185INVENTARIOS DETRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

3 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeñopara su eliminación mediante método depicado. Documento informativo al cual se le atribuyeuna valoración primaria de tipo legal administrativo.Estos documentos contienen información que soloconcierne a la Entidad y a los Funcionarios, se debeneliminar porque pierden sus valores primarios


059-213 PLANES DE MEJORAMIENTO 10 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Documento en elque se registran las acciones y estrategiasencaminadas a subsanar oportunidades de mejoraque se identifican en la auditoria interna y lasobservaciones realizadas por los organismo decontrol. Guía de Auditoría para Entidades Públicas.Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por elAGN su disposición final es la Conservacion Total(CT). Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza el respectivo inventario y seefectúa la transferencia secundaria al ArchivoHistórico.

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

063 PROCESOS

063-221 PROCESOS DE EMPALME 8 X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.Documento en el que se registran las acciones y estrategiasencaminadas a subsanar oportunidades de mejora que seidentifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Guía de Auditoría para EntidadesPúblicas. Pág. 36. Con base en la Circular 003 de 2015 emitidapor el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT)Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico. Fuentes y SoporteNormativo: COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVODE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual Técnico del ModeloEstándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI2014. [En línea] Bogotá: 2014.COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LAFUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Auditoría para EntidadesPúblicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA.CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución 735(3, diciembre, 2013) Por la cual se modifica la ResoluciónOrgánica No 6289 del 8 de marzo del 2011 que “Establece elSistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes –SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para lapresentación de la Rendición de Cuenta e Informes a laContraloría General de la República”. Bogotá: 2013.

CONVENCIONES:

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TIEMPO RETENCIÓN





GERENCIA





Versión: 02

S:C.T.:


E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION





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ENTIDAD PRODUCTORA:UNIDAD ADMINISTRATIVA:OFICINA PRODUCTORA:

ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN


03 ACTAS

03-029 ACTAS DE ENTREGA DECARGOS 10 X x

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base enla Circular 003 de 2015 emitida por el AGN sudisposición final es la Conservacion Total (CT).Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acessoPUBLICA CLASIFICADA. El responsable delarchivo CENTRAL deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEAen el momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento delas funciones propias de la dependencia porquegeneran valor secundario. Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realizael respectivo inventario tanto físico como electrónicoy se efectuará la transferencia secundaria al ArchivoHistórico con sus respectivos soportes.

CÓDIGO ASUNTO O SERIEDISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOS



Versión: 02


GERENCIA

DIRECCION TECNICA DE PROYECTO Y PROMOCION EMPRESARIAL


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA



03-046 ACTAS VISITAS RELLENOSANITARIO LA MIEL 10 X x

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base enla Circular 003 de 2015 emitida por el AGN sudisposición final es la Conservacion Total (CT).Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acessoPUBLICA CLASIFICADA. El responsable delarchivo CENTRAL deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEAen el momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento delas funciones propias de la dependencia porquegeneran valor secundario. Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realizael respectivo inventario tanto físico como electrónicoy se efectuará la transferencia secundaria al ArchivoHistórico con sus respectivos soportes.


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA




S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. El informe comprende datos einformación de la gestión adelantada porINFIBAGUE en sus diferentes dependencias paralas vigencias. Se pretende dar cuenta de losdiferentes resultados adelantados a fin dedeterminar el nivel de cumplimiento alcanzado entrelo planeado y lo ejecutado en línea con elcumplimiento de la plataforma estratégica, queincorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.Cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza la selección cualitativa intrínsecade aquellos informes de gestiòn que por su cualidady carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta y se Digitaliza. El resto deexpedientes se realiza el inventario documental y seelimina tanto en soporte electrónico como soportepapel, con la aprobación del Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante método de picadopara el soporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA



058 PETICIONES, QUEJAS YRECLAMOS 5 X

S.- Selecciòn Cuantitativa Intrìnsica. Nivel deacceso PUBLICA CLASIFICADA. Ladocumentación que conforma la serie, correspondea aquellas quejas y solicitudes allegadas por laciudadania. Una vez se cumplan los tiemposestablecidos para su retención, se selecciona el 5%del total de la documentación en un año. Lo restantesera eliminado. No posee valores secundarios quepermita el desarrollo de investigaciones históricasposteriores.


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA




CT. Serie de carácter MISIONAL. “Instrumento deprogramación anual de las metas del plan de desarrolloque permite a cada dependencia de la administraciónorientar su quehacer para cumplir con los compromisosestablecidos en el plan de desarrollo. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposiciónfinal es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico.Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE LAREPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011). Por la cual sedictan normas orientadas a fortalecer los mecanismosde prevención, investigación y sanción de actos decorrupción y la efectividad del control de la gestiónpública. Bogotá: 2011. Artículo 74.COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DELA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2482 (3, diciembre,2012). Por el cual se establecen los lineamientosgenerales para la integración de la planeación y lagestión. Bogotá: 2012. Artículo 8. - Ley 1474 de 2011Art. 74 Publicacion Plan de Accion


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA



067-241 PROYECTO CONSTRUCCIONALUMBRADO PUBLICO 10 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácterMISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivocentral se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico.

067-235 PROYECTO CLASIFICACION YUSO DE DESECHOS 10 X


067-236PROYECTO CLAUSURA Y POSCLAUSURA RELLENOSANITARIO

10 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA



067-237 PROYECTO DEELECTRIFICACION 10 X


067-238 PROYECTO DE EMPRESA DEFACTURACION UNICA 10 X


067-243 PROYECTOS CENTRAL DEABASTOS 10 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA



067-244PROYECTOS CONSTRUCCION,ADECUACION, MANTENIMIENTOY REPARACION PARQUES

10 X


067-246 PROYECTOS ESCOMBRERAS 10 X


067-247 PROYECTOS HORNOINCINERADOR 10 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA



067-248 PROYECTOS MANTENIMIENTODE PARQUES Y ZONAS VERDES 10 X


067-249

PROYECTOS MANTENIMIENTO,CONSTRUCCION YREMODELACION DEINMUEBLES PUBLICOS

10 X


067-251 PROYECTOS MEJORAMIENTODEL PANOPTICO 10 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA



067-253 PROYECTOS PARQUE DE LAMUSICA 10 X


067-254 PROYECTOS PISCINASOLIMPICAS 10 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA



058 PETICIONES QUEJAS YRECLAMOS 5 X

S.- Selecciòn Cuantitativa Intrìnsica. Nivel deacceso PUBLICA CLASIFICADA. Ladocumentación que conforma la serie, correspondea aquellas quejas y solicitudes allegadas por laciudadania. Una vez se cumplan los tiemposestablecidos para su retención, se selecciona el 5%del total de la documentación en un año. Lo restantesera eliminado. No posee valores secundarios quepermita el desarrollo de investigaciones históricasposteriores.

S:C.T.:


E:


CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




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TIEMPO RETENCIÓN


03 ACTAS

03-039 ACTAS NOTIFICACION DEAPELACION 20 x

S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. La serie documentalcontiene valores legales y administrativos, mas no históricos,por lo que una vez cumplidos los tiempos de retención, sedebe seleccionar el 1% de la misma, junto con sus soportes;los demas documentos seran eliminados una vez cumpla conlos respectivos tiempos.

04 ACUERDOS

04-049 ACUERDOS DE PAGOALUMBRADO PÚBLICO 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para su eliminaciónmediante método de picado.

04-051 ACUERDOS DE PAGO PLAZASDE MERCADO 10 X




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GERENCIA

DIRECCION FINANCIERA




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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





04-052 ACUERDOS DE PAGOUSUARIOS NO REGULADOS 10 X


013 CERTIFICACIONES

013-062 CERTIFICACIONES ENTRAGADAS 3 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeñopara su eliminaciónmediante método de picado. Documento informativo al cualse le atribuye una valoración primaria de tipo legaladministrativo. Estos documentos contienen información quesolo concierne a la Entidad y a los Funcionarios, se debeneliminar porque pierden sus valores primarios.

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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





015 COBROS COACTIVOS 8 x

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido eltiempo de retención eliminar los documentos por perder valorpara las actividades del área y los procesos administrativosde la entidad . Eliminar el soporte papel teniendo en cuentaque pierden vigencia administrativa y no desarrollan valoressecundarios. Ley 795 de 2003. Art.22.

017 COBROS PERSUASIVOS 8 x


018 COBROS PREJURIDICOS 8 x



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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA









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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





024 CONCILIACIONES BANCARIAS 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para su eliminaciónmediante método de picado. Se elimina ya que no tienevalores secundariosSoporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimende Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportesde Contabilidad y Decreto 2674 de 2012.

031 DERECHOS DE PETICION 7 X

S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. Estos documentosreflejan la atención a peticiones de acceso a la informaciónpública, excepto la de carácter reservado o clasificado (Ley1712 de 2014). Se conservan 7 años en Archivo Central. Alcabo de los 8 años se seleccionan los primeros 3expedientes por mes, iniciando desde enero y sin superar el5% de su produccion anual.

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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





044 INFORMES INTITUCIONALES

044-093 INFORMES ACTIVIDADESPLAZAS 5 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza laselección cualitativa intrínseca de aquellos informes que porsu cualidad y carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica deconsulta. El resto de expedientes se realiza el inventariodocumental y se elimina tanto en soporte electrónico comosoporte papel, con la aprobación del Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante método de picado para elsoporte papel.

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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





044-115 INFORMES DE CARTERA 20 X x

CT - D.- Documentos de carácter administrativo, que dantestimonio de la información requerida por los entes externosde control y vigilancia a Infibaguè. Por su contenidoinformativo que da fe de los informes presentados a losdiversos entes de control, se conserva como parte de lamemoria institucional, se digitaliza la serie documental paragarantizar la preservación de los originales. Los reportes decartera permiten optimizar el proceso actual de obtención decifras y estados de cartera. Ofrece a las unidadesinteresadas, información de manera oportuna y flexible,mediante reportes y tableros de control implementados en lanueva arquitectura de información. Soporte Normativo Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN sudisposición final es la Conservacion Total (CT).

047 INSTRUMENTOS DE CONTROL

047-169 CONTROL COMUNICACIONESOFICIALES 4 x

E.- Documentos de carácter administrativo. Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.Se conservan 4 años en el Archivo Central. Posteriormentese eliminan por pérdida de valor aministrativo.

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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





063 PROCESOS

063-220 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición finales la Conservacion Total (CT). Documento VITAL oESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de central deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA en elmomento de su recepción como COPIA DE SEGURIDAD ycomo evidencia del cumplimiento de las funciones propias dela dependencia porque generan valor secundario. Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico yse efectuará la transferencia secundaria al Archivo Históricocon sus respectivos soportes.

074 SOPORTES DE FACTURACION 4 X

E.- Documentos de carácter administrativo y contable.Conservar cuatro años en Archivo Central. Transcurrido eltiempo de retención eliminar por estar soportado el originalen los soportes de pagos de tesorería.

S:C.T.:


SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

CONVENCIONES:

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TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





E:


ELIMINACION




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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN


03 ACTAS

03-007 ACTAS COMITÉ DEINVERSIONES 10 X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. El Comité deInversiones es un órgano intermedio del ConsejoDirectivo del Instituto, cuya función primordial es apoyaral Consejo en la función de finanzas y planeación, enespecial en la evaluación de la estrategia de largo plazodel negocio, incluyendo el presupuesto anual y de lasprincipales políticas de inversión y financiamiento. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN sudisposición final es la Conservacion Total (CT).Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acessoPUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivoCENTRAL deberá conservar estos documentos ensoporte electrónico en un SGDEA en el momento de surecepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias de ladependencia porque generan valor secundario. Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza el respectivo inventario tanto físico comoelectrónico y se efectuará la transferencia secundaria alArchivo Histórico con sus respectivos soportes.






TESORERIA GENERAL



Versión: 02

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN







TESORERIA GENERAL



Versión: 02

012 BOLETINES

012-061 BOLETINES DIARIOS DETESORERIA 10 X

E.- Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivoinventario para la aprobación del Comité Institucional deGestión y Desempeño para su eliminación mediantemétodo de picado. Una vez cumplidos los tiempos deretención y superados los valores contables y fiscales,esta serie no desarrolla valores secundarios. Se eliminamediante método de picado. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005 ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LACONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DECOMERCIO. Los libros y papeles del comerciantedeberán ser conservados por un período de diez (10)años contados a partir de la fecha del último asiento,documento o comprobante, pudiendo utilizar para elefecto, a elección del comerciante, su conservación enpapel o en cualquier medio técnico, magnético oelectrónico que garantice su reproducción exacta..


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN







TESORERIA GENERAL



Versión: 02


D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITALo ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica deCorrespondencia deberá conservar estos documentos ensoporte electrónico en un SGDEA en el momento de surecepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias de laEntidad. Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependenciasmisionales y de dirección, se digitalizan con susrespectivos soportes y se elimina el resto, previapresentación del inventario al Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante la metodología depicado.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN







TESORERIA GENERAL



Versión: 02


E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Documentoinformativo al cual se le atribuye una valoración primariade tipo legal administrativo. Estos documentos contieneninformación que solo concierne a la Entidad y a losFuncionarios, se deben eliminar porque pierden susvalores primarios


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN







TESORERIA GENERAL



Versión: 02

044-117 INFORMES FACTURACION 10 X x

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivelde acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivode central deberá conservar estos documentos en soporteelectrónico en un SGDEA en el momento de su recepción comoCOPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de lasfunciones propias de la dependencia porque generan valorsecundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario tanto físico comoelectrónico y se efectuará la transferencia secundaria al ArchivoHistórico con sus respectivos soportes.

044-136 INFORMES FERIAAGROPECUARIA 10 X x

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivelde acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivode central deberá conservar estos documentos en soporteelectrónico en un SGDEA en el momento de su recepción comoCOPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de lasfunciones propias de la dependencia porque generan valorsecundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario tanto físico comoelectrónico y se efectuará la transferencia secundaria al ArchivoHistórico con sus respectivos soportes.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN







TESORERIA GENERAL



Versión: 02

S:C.T.:


E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION





CONVENCIONES:

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN


12 BOLETINES

012-057 BOLETINES ADICIONALES 10 X

E.- Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Una vezcumplidos los tiempos de retención y superados losvalores contables y fiscales, esta serie no desarrollavalores secundarios. Se elimina mediante método depicado. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LACONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DECOMERCIO. Los libros y papeles del comerciantedeberán ser conservados por un período de diez (10)años contados a partir de la fecha del último asiento,documento o comprobante, pudiendo utilizar para elefecto, a elección del comerciante, su conservación enpapel o en cualquier medio técnico, magnético oelectrónico que garantice su reproducción exacta..

13 CERTIFICADOS, CONSTANCIASY CERTIFICACIONES


OFICINA PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD





Versión: 02



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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



013-064 CERTIFICADOS DE IMPUESTOSOBRE LAS VENTAS 3 X


013-065 CERTIFICADOS DE INDUSTRIA YCOMERCIO 3 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



013-066 CERTIFICADOS DE PAZ YSALVO 3 X


013-067 CERTIFICADOS DE RETENCIONEN LA FUENTE 3 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



013-068 CERTIFICADOS REGISTROPRESUPUESTAL 3 X


013-069 CONSTANCIAS DE CONTRATOS 3 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



19 COMPROBANTES DECONTABILIDAD 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Interno de Archivos para sueliminación mediante método de picado. Se elimina yaque no tiene valores secundarios.Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02




D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unicade Correspondencia deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA en elmomento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento delas funciones propias de la Entidad. Una vez cumplidoel tiempo de retención en el archivo central se realizaselección de las comunicaciones oficiales externas delas dependencias misionales y de dirección, sedigitalizan con sus respectivos soportes y se elimina elresto, previa presentación del inventario al ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño mediante lametodología de picado.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02




E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Documentoinformativo al cual se le atribuye una valoraciónprimaria de tipo legal administrativo. Estos documentoscontienen información que solo concierne a la Entidady a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierdensus valores primarios

024 CONCILIACIONES BANCARIAS 10 x

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño para su eliminación mediante método depicado. Se elimina ya que no tiene valores secundariosSoporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual

030 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



030-081 IMPUESTO DECLARACION DERENTA 10 x

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño para su eliminación mediante método depicado. Se elimina ya que no tiene valoressecundarios. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012.

030-082 IMPUESTO INDUSTRIA YCOMERCIO 10 x


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



030-083 IMPUESTO RETEICA 10 x


030-085 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS 10 x


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



030-084 IMPUESTO RETENCION EN LAFUENTE 10 x


032 EJECUCIONES PRESUPUESTALES 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño para su eliminación mediante método depicado. Se elimina ya que no tiene valoressecundarios.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



049-191 LIBROS AUXILIARES 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Loslibros de contabilidad auxiliares contienen los registroscontables indispensables para el control detallado delas transacciones y operaciones de la entidad contablepública, con base en los comprobantes de contabilidady los documentos soporte” Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivoinventario para la aprobación del Comité Institucionalde Gestión y Desempeño para su eliminación mediantemétodo de picado. Se elimina ya que no tiene valoressecundarios. Soporte Contable: COLOMBIA. CONTADURIAGENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO 2649 DE 1993Por el cual se reglamenta la Contabilidad en general.Artículo 28, Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen deContabilidad Pública. Resolución 669 (19, diciembre,2008). Por la cual se modifica el Plan General decontabilidad Pública y el Manual de Procedimientos delRégimen de Contabilidad Pública. Marco conceptual9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



049-192 LIBROS DIARIOS OFICIALES 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El LibroDiario presenta en los movimientos débito y crédito delas cuentas, el registro cronológico y preciso de lasoperaciones diarias efectuadas, con base en loscomprobantes de contabilidad. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Se elimina yaque no tiene valores secundarios. Soporte Contable: DECRETO 2649 DE 1993 Por elcual se reglamenta la Contabilidad en general Ley 962de 2005. Artículo 28; Resolución 669 (19, diciembre,2008). Por la cual se modifica el Plan General de

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02



049-193 LIBROS MAYOR Y BALANCES 10 X

CT.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El LibroMayor y Balances es fuente de información para lainvestigación en estudios económicos de la administraciónmunicipal sobre el manejo, distribución y ejecución de losrecursos. Sirve para hacer comparativos de laadministración de cada Gerente. Por estas razones, sonde conservación permanente, "los documentos originalesque posean valores históricos no podrán ser destruidos,aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenadosmediante cualquier medio" (Ley 594 de 2000, artículo 19,parágrafo 2).Por lo anterior, una vez la Subserie cumpla los tiempos deretención contados a partir del cierre del expediente otrámite que le dio inicio, se deben transferir al ArchivoHistórico para su conservación total debido a que poseevalores de carácter funcional, sumarial y de importanciacolectiva.. Soporte Normativo: Artículo 28, Ley 962 de2005. Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, ensu Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferenciassecundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19,parágrafo 2. "Los documentos originales que poseanvalores históricos no podrán ser destruidos, aun cuandohayan sido reproducidos y/o almacenados mediantecualquier medio".

S:C.T.:

CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN








Versión: 02




E:



ELIMINACION



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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN


03 ACTAS

03-031 ACTAS DE ENTREGA DEBANCAS 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICACLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño para su eliminación mediante método depicado.

03-032 ACTAS DE ENTREGA DEMATERIAL VEGETAL 10 X


03-033 ACTAS DE ENTREGA DEPARQUES RECUPERADOS 10 X






Versión: 02


GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


03-034 ACTAS DE ENTREGA PARQUESINFANTILES 11 X


ACTAS DE ENTREGA PARQUESMETALMECANICOS 11 X


010 AVALUOS

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


010-056 AVALUOS INMUEBLES 5 x

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Este tipode avalúo está orientado a conocer el valor preciso de unbien raíz para compra, venta, arriendo, hipoteca odeclaración de renta. Son realizados por empresasinmobiliarias o especialistas certificados en este tipo deestudios de mercado. La vigencia de un avaluó no puedeser mayor a un año, el periodo máximo va de 6 a 12meses, pues el precio real de la propiedad varía con elpaso del tiempo y con las condiciones de mercado.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosdocumentos que por su cualidad y carácteristica especialincidieron en el cumplimiento de la actividad misional ygeneran valor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta. El resto de expedientes se realiza elinventario documental y se elimina tanto en soporteelectrónico como soporte papel, con la aprobación delComité Institucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITALo ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica de Correspondenciadeberá conservar estos documentos en soporteelectrónico en un SGDEA en el momento de su recepcióncomo COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia delcumplimiento de las funciones propias de la Entidad. Unavez cumplido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza selección de las comunicaciones oficialesexternas de las dependencias misionales y de dirección,se digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina elresto, previa presentación del inventario al ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño mediante lametodología de picado.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para su eliminaciónmediante método de picado. Documento informativo alcual se le atribuye una valoración primaria de tipo legaladministrativo. Estos documentos contienen informaciónque solo concierne a la Entidad y a los Funcionarios, sedeben eliminar porque pierden sus valores primarios

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


023 CONCEPTOS

023-074 CONCEPTOS TECNICOS 8 X

CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposiciónfinal es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico.

034 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES

034-088ESTUDIOS PARA LAFORMULACION Y VIABILIDAD DEPROYECTOS

10 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácterMISIONAL. Documentos que reflejan las actuaciones dela dependencia con relación a: Estudios Especiales sobreproyectos. Luego del período de retención en el ArchivoCentral, todo se digitalizará, y se conservará en papel unamuestra del 30% de la cantidad encontrada, de acuerdo alos estudios especiales relacionados con temas técnicosde la Entidad. Los demás se eliminarán.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



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TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


044-119 INFORMES DE GESTION 10 X x

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de accesoPUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. El informecomprende datos e información de la gestión adelantadapor INFIBAGUE en sus diferentes dependencias para lasvigencias. Se pretende dar cuenta de los diferentesresultados adelantados a fin de determinar el nivel decumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo ejecutadoen línea con el cumplimiento de la plataforma estratégica,que incorporó un nuevo termino llamado Gran Apuesta.Cumplido el tiempo de retención en el archivo central serealiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosinformes de gestiòn que por su cualidad y carácteristicaespecial incidieron en el cumplimiento de la actividadmisional y generan valor secundario para la Entidad comofuente histórica de consulta. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tanto ensoporte electrónico como soporte papel, con la aprobacióndel Comité Institucional de Gestión y Desempeñomediante método de picado para el soporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


044-122 INFORMES DE VISITASTECNICAS DE OBRAS CIVILES 2 X

E. Nivel de acceso PUBLICACLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño para su eliminación mediante método depicado. Pierde su valor primario, ya que el contenido delos mismos informes hacen parte del expedientecontractual.

058 PETICIONES, QUEJAS YRECLAMOS 7 X

S. - Criterio Cualitativo Intrínseco. Estos documentosreflejan la atención a peticiones de acceso a lainformación pública, excepto la de carácter reservado oclasificado (Ley 1712 de 2014). Se conservan 7 años enArchivo Central. Al cabo de los 8 años se seleccionan losprimeros 3 expedientes por mes, iniciando desde enero ysin superar el 5% de su produccion anual.


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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA



CT. Serie de carácter MISIONAL. “Instrumento deprogramación anual de las metas del plan de desarrollo quepermite a cada dependencia de la administración orientar suquehacer para cumplir con los compromisos establecidos enel plan de desarrollo. Con base en la Circular 003 de 2015emitida por el AGN su disposición final es la ConservacionTotal (CT) Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza el respectivo inventario y se efectúala transferencia secundaria al Archivo Histórico.Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE LAREPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011). Por la cual se dictannormas orientadas a fortalecer los mecanismos deprevención, investigación y sanción de actos de corrupción yla efectividad del control de la gestión pública. Bogotá: 2011.Artículo 74.COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LAFUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2482 (3, diciembre, 2012). Porel cual se establecen los lineamientos generales para laintegración de la planeación y la gestión. Bogotá: 2012.Artículo 8. - Ley 1474 de 2011 Art. 74 Publicacion Plan deAccion


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


067-250

PROYECTOS MANTENIMIENTO,PRESERVACION, ARBORIZACION YCONSTRUCCION DE LOSPARQUES Y ZONAS VERDES

10 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácterMISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015 emitidapor el AGN su disposición final es la Conservacion Total(CT). Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivocentral se realiza el respectivo inventario y seefectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

073 SOLICITUDES

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


073-262 SOLICITUDES DE PERMISOSPODAS 5 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza el respectivo inventario para la aprobación delComité Institucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Se elimina,puesto que ha perdido sus valores primarios.

073-263 SOLICITUDES DE PERMISOSROCERIAS 6 X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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GERENCIA

DIRECCION OPERATIVA


073-264 SOLICITUDES DE PERMISOSTALAS 7 X


S:C.T.:


E:


CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




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TIEMPO RETENCIÓN


03 ACTAS

03-023ACTAS DE ARQUEO DERECAUDO PROVISIONALIDADPLAZAS DE MERCADO

10 X

E. Nivel de acceso PUBLICACLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retenciónen el archivo central se realiza el respectivoinventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado.

03-037 ACTAS DE INSPECCION SALUDPUBLICA PLAZAS DE MERCADO 5 X


03-042 ACTAS DE REUNION GRUPO DEPLAZAS MESAS DE TRABAJO 5 X






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DIRECCION OPERATIVA

OFICINA PLAZAS DE MERCADO


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA



03-043 ACTAS DE REUNIONESADJUDICATORIOS PLAZAS 5 X


04 ACUERDOS

04-051 ACUERDOS DE PAGO PLAZASDE MERCADO 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño para su eliminación mediante métodode picado.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA



014 CIRCULARES 5 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeñopara su eliminación mediante métodode picado. Documento informativo al cual se leatribuye una valoración primaria de tipo legaladministrativo. Estos documentos contieneninformación que solo concierne a la Entidad y a losFuncionarios. Se estable la disposición final deeliminación, toda vez que este documento se utilizacomo una herramienta informativa, para emitir unmensaje a los colaboradores de una institución,sobre aspectos de carácter netamenteadministrativos.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA




D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICACLASIFICADA. El responsable de la VentanillaUnica de Correspondencia deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEAen el momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento delas funciones propias de la Entidad. Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza selección de las comunicaciones oficialesexternas de las dependencias misionales y dedirección, se digitalizan con sus respectivossoportes y se elimina el resto, previa presentacióndel inventario al Comité Institucional de Gestión y


E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central serealiza el respectivo inventario para la aprobacióndel Comité Institucional de Gestión y Desempeñopara su eliminación mediante método de picado.Documento informativo al cual se le atribuye unavaloración primaria de tipo legal administrativo.Estos documentos contienen información que soloconcierne a la Entidad y a los Funcionarios, sedeben eliminar porque pierden sus valores primarios

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA




S.- Selecciòn Cualitativa Intrìnseca. Documentos de carácter administrativo, que soportan el cruce deinformación entre dependencias internas de laEntidad. Se selecciona una muestra cualitativaintrínseca seleccionando los memorando originalescorrespondientes a la Gerencia, Secretaría Generaly demás oficinas, ya que en ellos se entranconsolidados los datos de las unidadesadministrativas a su cargo. Se conserva como partede la memoria institucional, la muestra selectiva dela serie documental para garantizar la preservaciónde los originales y se digitaliza.

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TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA



042 HISTORIAS PUESTOS PLAZASDE MERCADO 8 X

Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácterMISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Documento VITAL oESENCIAL. Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario tanto físico como electrónico yse efectuará la transferencia secundaria al ArchivoHistórico con sus respectivos soportes. Constituyenparte del patrimonio documental de laadministración, se conservan totalmente paraevidenciar los distintos requerimientos de losorganismos de control. En el momento que elConcejo Municipal decida trasladar esta funciòndelegada a la administraciòn municipal, se haràentrega mediante inventario documental.


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DIRECCION OPERATIVA



044-098 INFORMES ADMINISTRADORESPLAZAS DE MERCADO 5 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativaintrínseca de aquellos infoemes que por su cualidady carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tantoen soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para elsoporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA



044-112 INFORMES ACTIVIDADESPLAZAS 5 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativaintrínseca de aquellos informes que por su cualidady carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tantoen soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para elsoporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA



044-139 INFORMES INGRESOS YCOSTOS DE FUNCIONAMIENTO 10 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativaintrínseca de aquellos documentos que por sucualidad y carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tantoen soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para elsoporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


DIRECCION OPERATIVA



044-144 INFORMES OBRAS CIVILES DELAS PLAZAS DE MERCADO 5 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativaintrínseca de aquellos Informes que por su cualidady carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tantoen soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para elsoporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


DIRECCION OPERATIVA



044-157 INFORMES SANEAMIENTOAMBIENTAL 5 X

S. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel deacceso PUBLICA. Documento VITAL OESENCIAL. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativaintrínseca de aquellos informes que por su cualidady carácteristica especial incidieron en elcumplimiento de la actividad misional y generanvalor secundario para la Entidad como fuentehistórica de consulta. El resto de expedientes serealiza el inventario documental y se elimina tantoen soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeño mediante método de picado para elsoporte papel.

045 INGRESOS TRIBUTARIOS

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






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DIRECCION OPERATIVA



045-167 RECAUDOS PROVISIONALIDADPLAZAS DE MERCADO 3 x

E.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos documentos respaldan el pago de losarrendatarios de las plazas de mercado mediante eldesarrollo de los trámites necesarios que permitangarantizar la disponibilidad de los diferentesservicios. Al cumplir el tiempo de retención enarchivo central pueden eliminarse pues pierdenvalores primarios y no tienen valores secundarios.Para la eliminación se empleará el método depicado con el fin de contribuir a la conservación delmedio ambiente.

047 INVENTARIOS

048-187 INVENTARIOS PLAZAS DEMERCADO 5 x

E.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.Transcurrido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestiòn yDesempeño para su eliminación mediante métodode picado. Se elimina teniendo en cuenta que sondocumentos que solo sirven para la gestiónadministrativa y carecen de valores secundario

CONVENCIONES:

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Versión: 02


DIRECCION OPERATIVA



S:C.T.:


E:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION





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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN



022-071 COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS 10 X X

D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL oESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable de la Ventanilla Unica de Correspondenciadeberá conservar estos documentos en soporte electrónico enun SGDEA en el momento de su recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de lasfunciones propias de la Entidad. Una vez cumplido el tiempode retención en el archivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependenciasmisionales y de dirección, se digitalizan con sus respectivossoportes y se elimina el resto, previa presentación delinventario al Comité Institucional de Gestión y Desempeñomediante la metodología de picado.



CODIGO: FOR-GD-006

VIGENTE DESDE: 2019/06/12

Versión: 02

DIRECCION OPERATIVA

OFICINA ALUMBRADO PUBLICO


CÓDIGO ASUNTO O SERIEDISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

DIRECCION OPERATIVA




PROCEDIMIENTOS

022-072 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS 10 X

E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivoinventario para la aprobación del Comité Institucional deGestión y Desempeño para su eliminación mediante métodode picado. Documento informativo al cual se le atribuye unavaloración primaria de tipo legal administrativo. Estosdocumentos contienen información que solo concierne a laEntidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden sus valores primarios

28 CORRESPONDENCIA

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




CODIGO: FOR-GD-006


Versión: 02

DIRECCION OPERATIVA




PROCEDIMIENTOS

028-077 CORRESPONDENCIA ENVIADA 10 X X


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




CODIGO: FOR-GD-006


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DIRECCION OPERATIVA




PROCEDIMIENTOS

028-078 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 10 X X

D - CT. Serie de carácter MISIONAL. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición finales la Conservacion Total (CT). Documento VITAL oESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de central deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA en elmomento de su recepción como COPIA DE SEGURIDAD ycomo evidencia del cumplimiento de las funciones propias dela dependencia porque generan valor secundario. Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo central se realizael respectivo inventario tanto físico como electrónico y seefectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico consus respectivos soportes.Soporte Normativo: Acuerdo 060 de 2001 AGN

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




CODIGO: FOR-GD-006


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DIRECCION OPERATIVA




PROCEDIMIENTOS

058 PETICIONES, QUEJAS YRECLAMOS 7 X X

S. - CT.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Estos documentosreflejan la atención a peticiones de acceso a la informaciónpública, excepto la de carácter reservado o clasificado (Ley1712 de 2014). Se conservan 7 años en Archivo Central. Alcabo de los 8 años se seleccionan los primeros 3 expedientespor mes, iniciando desde enero y sin superar el 5% de suproduccion anual.

S:C.T.:

M/D: MICROFILMACION ODIGITALIZACION

E:FIRMA RESPONSABLE: FIRMA RESPONSABLE:

SELECCIÓNCONSERVACION TOTAL

ELIMINACION

CONVENCIONES:




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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN


03 ACTAS

03-027 ACTAS CONCILIACION LABORAL 5 X

CT.- Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). El responsable del archivo de gestióndeberá conservar estos documentos en soporte electrónico en unSGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DESEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funcionespropias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará latransferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivossoportes. Soporte Normativo: Artículo 24. Requisitos para lapresunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).



Versión: 02




GERENCIA

DIRECCION ADMINISTRATIVA


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02




GERENCIA



03-016ACTAS COMITÉ PARITARIOSALUD OCUPACIONALCOPASSO

20 X X

CT.- Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Una vez finalizadoslos tiempos de retención en el Archivo Central, conservar totalmente,dado que involucra información entre la Entidad y trabajadores, sobreevaluación de los riesgos de accidentes y enfermedades profesionales;es informacion que cuenta con valores históricos, dispositivos,decisivos y testimoniales, son fuente de consulta, de apoyo para eldesarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documentalhistórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar laconsulta, la conservación de la información, preservación del original yen cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN. regulado porDECRETO 1285 DE 1994.Por el cual se determina la organización yadministración del Sistema General de Riesgos Profesionales" -Mingobierno.

03-028 ACTAS DE ELIMINACION

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



08 AUTOLIQUIDACIONES DEAPORTES 80 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivo inventariopara la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñopara su eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que notiene valores secundarios.

013 CERTIFICACIONES, CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

013-070 CONSTANCIAS LABORALES 4 X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para sueliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tienevalores secundarios

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



014 CIRCULARES 5 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivo inventariopara la aprobación del Comité Institucional de Gestión yDesempeñopara su eliminación mediante método de picado.Documento informativo al cual se le atribuye una valoración primaria detipo legal administrativo. Estos documentos contienen información quesolo concierne a la Entidad y a los Funcionarios. Se estable ladisposición final de eliminación, toda vez que este documento se utilizacomo una herramienta informativa, para emitir un mensaje a loscolaboradores de una institución, sobre aspectos de carácternetamente administrativos.


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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA




D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL.Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable de laVentanilla Unica de Correspondencia deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de surecepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia delcumplimiento de las funciones propias de la Entidad. Una vez cumplidoel tiempo de retención en el archivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependencias misionales y dedirección, se digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina elresto, previa presentación del inventario al Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante la metodología de picado.


E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario parala aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Documento informativo al cualse le atribuye una valoración primaria de tipo legal administrativo. Estosdocumentos contienen información que solo concierne a la Entidad y alos Funcionarios, se deben eliminar porque pierden sus valoresprimarios

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



036 EVALUACIONES DEDESEMPEÑO 8 X

E.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivo inventariopara la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñospara su eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que notiene valores secundarios

040 GESTION ADMINISTRATIVA

040-091 GESTIÒN ADMINISTRATIVA CONSINDICATOS Y SINDICALIZADOS 10 X

CT.- Los sindicatos son una asociación permanente compuesta portrabajadores, quienes se encuentran mancomunados bajo unos idealescolectivos que propenden en defensa y fomento de sus derechos eintereses sociales, económicos y profesionales que deriven de surelación laboral.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



041 HISTORIAS LABORALES 80 X

CT.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.Documento VITAL O ESENCIAL. Es una serie documental de manejo y accesoreservado por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Humana y Documentalen donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácteradministrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre elfuncionario y la entidad.” Una vez la serie cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, la entidad determinara elproceso de selección teniendo en cuenta que este puede realizarse cuantitativa ycualitativamente. La selección cuantitativa se relaciona con la definición de unporcentaje de muestra el cual debe considerar el volumen de producción documentalanual; la selección cualitativa se fundamenta en la definición de criterios descriptivosque den cuenta de características o finalidades del trámite que sean susceptibles deconservar permanentemente, determinantes para la cultura y la historia del Instituto.El proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de Gestión yDesempeño, el jefe de la dependencia productora y los interesados.La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico para suconservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 delMinisterio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferenciassecundarias.La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales queposean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sidoreproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte Normativo:Circular No. 004 (6, junio, 2003). Organización de las Historias Laborales.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



044 INFORMES INTITUCIONALES

044-119 INFORMES DE GESTION 10 X x

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. El informe comprende datos einformación de la gestión adelantada por INFIBAGUE en sus diferentesdependencias para las vigencias. Se pretende dar cuenta de losdiferentes resultados adelantados a fin de determinar el nivel decumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo ejecutado en línea conel cumplimiento de la plataforma estratégica, que incorporó un nuevotermino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosinformes de gestiòn que por su cualidad y carácteristica especialincidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica de consulta y seDigitaliza. El resto de expedientes se realiza el inventario documental yse elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA




CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.Informes excepcionales que son requeridos por entidades como laContraloría o la Procuraduría en ejercicio de sus funciones. Serie decarácter MISIONAL.Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por elAGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). Una vezcumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza elrespectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al ArchivoHistórico.

047 INSTRUMENTOS DE CONTROL YREGISTRO

047-172 CONTROL PRÈSTAMO YCONSULTA DE DOCUMENTOS 10 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.Con baseen la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo de retención enel archivocentral se realiza el respectivo inventario y se efectúa latransferencia secundaria al Archivo Histórico.

048 INVENTARIOS

048-185INVENTARIOS DETRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

4 X

E. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter administrativo. Unavez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza elrespectivo inventario y se presenta ante el comitè institucional degestiòn y desempeño para su eliminaciòn mediante picado.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



048-186 INVENTARIOS DOCUMENTALESARCHIVO CENTRAL 5 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Instrumento archivístico de control yrecuperación que describe de manera exacta y precisa las series o asuntosde los documentos que se encuentran en el Archivo Central. Serie decarácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGNsu disposición final es la Conservacion Total (CT). Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario yse efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico. COLOMBIA,CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de lacual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.Bogotá: 2000.COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 42 (31, octubre,2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de losarchivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollanlos artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.Bogotá: 2002.COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 (31,octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de1994. Bogotá: 2006. Artículo 1.COLOMBIA, MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 (26, mayo, 2015).Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del SectorCultura. Bogotá: 2015. Artículo 2.8.2.5.8.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



054 NOMINA 80 x

Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL O ESENCIALNivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Relación de pago en la cualse registran los salarios, las bonificaciones y las deducciones de unperiodo determinado, que realiza una entidad a sus funcionarios encumplimiento de las obligaciones contractuales. Preservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de suproducción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el mismotiempo asignado al soporte papel. Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tantofísico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria alArchivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:Ley 100 (23, diciembre, 1993). Por la cual se crea el sistema deseguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Bogotá: 1993.Artículos 206 y 207. Decreto 780 (6, mayo, 2016). Por medio del cualse expide el Decreto único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. Bogotá: 2016.


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GERENCIA



059-208 PLANES DE BIENESTAR SOCIAL 8 X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. Subserie que hacereferencia a la promoción y participación activa de los funcionarios deINFIBAGUE, motivando el desempeño y el desarrollo integral delempleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; asímismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia,eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de laentidad en la cual labora, de conformidad con el artículo 2.2.10.1 al2.2.10.7 del Decreto Único Reglamentario del Sector de FunciónPublica 1083 de 2015 y el numeral 4 del artículo 33 de la Ley 734 de2000 "Código Disciplinario Único".Cumplido los ocho (8) años de retención en el archivo central, sedeberá conservar totalmente la información independientemente delsoporte en que se halla generado, puesto que considera partefundamental del patrimonio histórico y cultural y de la memoriainstitucional de INFIBAGUE.

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



059-217 PLANES INSTITUCIONAL DECAPACITACIÓN 5 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.Documento en el que se planean las acciones de capacitación yformación que facilitan el desarrollo de competencias, el mejoramientode los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidadlaboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguirlos resultados y metas institucionales establecidos en una entidadpública. Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación– PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo. Con base en laCircular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo de retención enel archivocentral se realiza el respectivo inventario y se efectúa latransferencia secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo:COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓNPÚBLICA. Decreto 1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se expideel Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. Bogotá:2015. Título 9.

065 PROGRAMAS

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




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GERENCIA



065-232 PROGRAMAS DE SALUDOCUPACIONAL 19 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.Documento en el que se identifican las metas, responsables, recursos ycronograma de actividades para alcanzar los objetivos propuestos enel Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Numeral7, Artículo 2.2.4.6.8. Decreto 1072 de 2015. Con base en la Circular003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la ConservaciónTotal (CT). Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivocentral se realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferenciasecundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 1072 de 2016

S:C.T.:


E: ELIMINACION

CONVENCIONES:





SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

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03 ACTAS

03-018 ACTAS COMITÉ DE COMPRAS 8 X

CT.- Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total(CT). Documento VITAL o ESENCIAL.Nivel de Acceso PUBLICACLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservarestos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momentode su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y comoevidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependenciaporque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tantofísico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria alArchivo Histórico con sus respectivos soportes.

03-025 ACTAS DE BAJAS DEELEMENTOS 8 X

CT.- Nivel de acceso PUBLICA. Constituyen parte del patrimoniodocumental del Instituto. Se conservan totalmente debido a que sonsoporte de la toma de decisiones de la entidad a traves de sus organosasesores. Una vez se cumpla el tiempo de retención de 8 años en elArchivo Central, la subserie se transfiere al Archivo Històrico. Soporte Normativo: Resolución No. 1296 Septiembre 20 de 2013 - INFIBAGUE


DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Almacen General



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Almacen General



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010 AVALUOS

010-056 AVALUOS INMUEBLES 5 X X

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. Este tipo de avalúo está orientado aconocer el valor preciso de un bien raíz para compra, venta, arriendo,hipoteca o declaración de renta. Son realizados por empresasinmobiliarias o especialistas certificados en este tipo de estudios demercado. La vigencia de un avaluó no puede ser mayor a un año, elperiodo máximo va de 6 a 12 meses, pues el precio real de la propiedadvaría con el paso del tiempo y con las condiciones de mercado. Cumplidoel tiempo de retención en el archivo central se realiza la seleccióncualitativa intrínseca de aquellos documentos que por su cualidad ycarácteristica especial incidieron en el cumplimiento de la actividadmisional y generan valor secundario para la Entidad como fuente históricade consulta y se digitaliza. El resto de expedientes se realiza el inventariodocumental y se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel,con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñomediante método de picado para el soporte papel.

013 CERTIFICADOS

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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



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013-066 CERTIFICADOS DE PAZ YSALVO 5 X

E. Serie de carácter administrativo. Nivel de acceso PUBLICACLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo centralse realiza el respectivo inventario para la aprobación del ComitéInstitucional de Gestión y Desempeños para su eliminación mediantemétodo de picado. Se elimina ya que no tiene valores secundarios y eloriginal reposa en la Historia Laboral.

014 CIRCULARES 5 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeñopara sueliminación mediante método de picado. Documento informativo al cualse le atribuye una valoración primaria de tipo legal administrativo. Estosdocumentos contienen información que solo concierne a la Entidad y alos Funcionarios. Se estable la disposición final de eliminación, toda vezque este documento se utiliza como una herramienta informativa, paraemitir un mensaje a los colaboradores de una institución, sobre aspectosde carácter netamente administrativos.

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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



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020 COMPROBANTES DE ENTRADAA ALMACEN 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Documento oficial que acreditael ingreso material y real de un bien o elemento al almacén de la entidad,constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en inventario yefectuar los asientos de contabilidad. El tiempo de retención para loscomprobantes de baja de bienes es de 10 años, en los cuales se contemplantres (3) años de la prescripción ordinaria para los muebles según el artículo 4de la Ley 791 de 2002 y diez (10) años para cumplir en tiempo mínimoestablecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Esta subserie no poseevalores para la investigación, debido a que la información se encuentracontenida en otros documentos tales como los inventarios generales y actasexpedidas por el comité de inventarios. Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 791(27, diciembre, 2002) Por medio dela cual se reducen los términos de prescripción en materia civil. Bogotá: 2002.Artículo 4.COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 962 (8, julio, 2005) Por lacual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites yprocedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y delos particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios. Bogotá:2005.

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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



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021 COMPROBANTES DE SALIDA AALMACEN 10 X

E. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El comprobante de egresoacredita la salida material y real de un bien o elemento del almacén, de talforma que se cuenta con un soporte para legalizar los registros en almacén yefectuar los asientos de contabilidad. El tiempo de retención para loscomprobantes de baja de bienes es de 10 años, en los cuales se contemplantres (3) años de la prescripción ordinaria para los muebles según el artículo 4de la Ley 791 de 2002 y diez (10) años para cumplir en tiempo mínimoestablecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Esta subserie no poseevalores para la investigación, debido a que la información se encuentracontenida en otros documentos tales como los inventarios generales y actasexpedidas por el comité de inventarios. Soporte Normativo: COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 791(27, diciembre, 2002) Por medio dela cual se reducen los términos de prescripción en materia civil. Bogotá: 2002.Artículo 4.COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 962 (8, julio, 2005) Por lacual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites yprocedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y delos particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios. Bogotá:2005.


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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



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E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para sueliminación mediante método de picado. Documento informativo al cualse le atribuye una valoración primaria de tipo legal administrativo. Estosdocumentos contienen información que solo concierne a la Entidad y alos Funcionarios, se deben eliminar porque pierden sus valores primarios

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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



Versión: 02





D - E. Serie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL.Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable de laVentanilla Unica de Correspondencia deberá conservar estosdocumentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de surecepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia delcumplimiento de las funciones propias de la Entidad. Una vez cumplido eltiempo de retención en el archivo central se realiza selección de lascomunicaciones oficiales externas de las dependencias misionales y dedirección, se digitalizan con sus respectivos soportes y se elimina elresto, previa presentación del inventario al Comité Institucional deGestión y Desempeño mediante la metodología de picado.

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Almacen General



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037 EXPEDIENTES INMUEBLES 20 x

S.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El tiempo mínimo deconservación del Historial de Bienes Inmuebles se establece en 20 años, enlos cuales se contemplan cinco (5) años que es el tiempo necesario a laprescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791de 2002 y veinte (20) para responder a posibles acciones de responsabilidadcivil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en elbien a través de los contratos de obra. Los historiales de bienes inmueblesson documento que evidencian la gestión de los bienes inmuebles que poseeuna entidad, por lo cual su contenido informativo permite el estudio de lamemoria histórica institucional. Sin embargo, en algunos casos esta serie seproduce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda una seleccióncualitativa intrínseca, así:Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interéscultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente deinformación para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describenlas características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos,arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sidousado por la entidad por más de 20 años.Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientosarquitectónicos y urbanísticos para una comunidad.

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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



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043 HISTORIAS VEHICULARES 10 X

S.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Los historiales devehículos son documento que evidencian la gestión del parque automotorque posee una entidad, por lo cual su contenido informativo permite elestudio de la historia institucional. Sin embargo, en algunos casos estaserie se produce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda unaselección cualitativa intrínseca, así:

Selección de historiales de vehículos especializados, toda vez quepueden ser una fuente de información en temas históricos y científicosque permitan conocer cuáles eran las acciones de la entidad en laadministración de un parque automotor que requirió una atención técnico-mecánica especializada. El tiempo mínimo de conservación del Historialde Vehículos es de diez (10) años, en los cuales se contemplan cinco (5)años de prescripción extraordinaria de la póliza de seguros, comoestablece el artículo 1081 del Código de Comercio, diez (10) años de laconservación de documentos contables señalado por el artículo 28 de laLey 962 de 2005, toda vez que respalda el valor de vehículo en losactivos de la entidad, así como el cálculo de la depreciación.


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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



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044-119 INFORME DE GESTION 10 X x

S. D.- Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. El informe comprende datos einformación de la gestión adelantada por INFIBAGUE en sus diferentesdependencias para las vigencias. Se pretende dar cuenta de losdiferentes resultados adelantados a fin de determinar el nivel decumplimiento alcanzado entre lo planeado y lo ejecutado en línea con elcumplimiento de la plataforma estratégica, que incorporó un nuevotermino llamado Gran Apuesta. Cumplido el tiempo de retención en elarchivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellosinformes de gestiòn que por su cualidad y carácteristica especialincidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valorsecundario para la Entidad como fuente histórica de consulta y seDigitaliza. El resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediantemétodo de picado para el soporte papel.

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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



Versión: 02




044-120 INFORMES DE INVENTARIOS 4 X

D.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie documental que refleja la salida definitiva de materiales o equipos que no se encuentrenen condiciones de uso o que la entidad ya no requiera para el normaldesarrollo de sus actividades, al cumplir el tiempo de retención en elarchivo central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte papelse elimina ya que pierde sus valores primarios y no posee valoressecundarios.

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Almacen General



Versión: 02




048 INVENTARIOS

048-183 INVENTARIOS DE BIENESINMUEBLES 5 X X


048-182 INVENTARIOS DE BIENESDEVOLUTIVOS 6 X X


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TIEMPO RETENCIÓN




Almacen General



Versión: 02





S.- Selecciòn Cualitativa Intrìnseca. Documentos de carácteradministrativo, que soportan el cruce de información entre dependenciasinternas de la Entidad. Se selecciona una muestra cualitativa intrínsecaseleccionando los memorando originales correspondientes a la Gerencia,Secretaría General y demás oficinas, ya que en ellos se entranconsolidados los datos de las unidades administrativas a su cargo. Seconserva como parte de la memoria institucional, la muestra selectiva dela serie documental para garantizar la preservación de los originales y sedigitaliza.

59 PLANES

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Almacen General



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059-207 PLANES DE ADQUISICION DEBIENES Y SERVICIOS 9 X x

CT. D.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos documentosreflejan el proceso mediante el cual la entidad aprueba y establece laadquisición de bienes y servicios que se ejecutan contra partidasincluidas en la ley anual de presupuesto, y que corresponden a los gastosde funcionamiento e inversión para la vigencia fiscal respectiva, con el finde atender las necesidades de las dependencias previamenteidentificadas en el Plan Anual de Necesidades -PAN (Dec.025 de 2014,Art.21, Num.1). Se conservan 9 años en el Archivo Central. Altransferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservaciónpermanente en ambos soportes (Circular AGN 003 de 2015) comotestimonio de la gestión y del cumplimiento a las normas administrativas yfiscales que lo regulan.

68 REINTEGROS

068-257 REINTEGROS MATERIAL NUEVO 10 X

CT. Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.Con baseen la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es laConservacion Total (CT). Una vez cumplido el tiempo de retención en elarchivocentral se realiza el respectivo inventario y se efectúa latransferencia secundaria al Archivo Histórico.

70 RESPONSABILIDADES

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Almacen General



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071-259 RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVOS 2 X

E.- Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo deretención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para laaprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para sueliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tienevalores secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.

071-260 RESPONSABILIDADES ALUMBRADO NAVIDEÑO 2 X


071-261 RESPONSABILIDADES PLAZASDE MERCADO 2 X


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Almacen General



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S:C.T.:


E:

CONVENCIONES:


SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN






Oficina de Sistemas





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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN



Oficina de Sistemas





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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN



Oficina de Sistemas





Versión: 02




S.- Selecciòn Cualitativa Intrìnseca. Documentos decarácter administrativo, que soportan el cruce deinformación entre dependencias internas de la Entidad. Seselecciona una muestra cualitativa intrínseca seleccionandolos memorando originales correspondientes a la Gerencia,Secretaría General y demás oficinas, ya que en ellos seentran consolidados los datos de las unidadesadministrativas a su cargo. Se conserva como parte de lamemoria institucional, la muestra selectiva de la seriedocumental para garantizar la preservación de los originalesy se digitaliza.

S:C.T.:


E:



CONVENCIONES:

SELECCIÓN

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACION



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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN







Versión: 02


GERENCIA

OFICINA DE CUENTAS ESPECIALES




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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA






E. Serie de carácter Administrativo. Transcurrido el tiempode retención en el archivo central se realiza el respectivoinventario para la aprobación del Comité Institucional deGestión y Desempeño para su eliminación mediante métodode picado. Documento informativo al cual se le atribuye unavaloración primaria de tipo legal administrativo. Estosdocumentos contienen información que solo concierne a laEntidad y a los Funcionarios, se deben eliminar porque pierden sus valores primarios

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





027 CONVENIOS

027-076 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES 20 X X

D - S*. Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.Documento VITAL O ESENCIAL. Serie documental en la que se agrupa los documentos sobre las vinculaciones jurídicas que se realizan entrepersonas jurídicas públicas o privadas mediante los cuales las partesestablecen compromisos e intenciones generales o específicas de


044-127 INFORMES EJECUCIONCONVENIOS

CONVENCIONES:

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ESTRUCTURA No. IV

TIEMPO RETENCIÓN




Versión: 02


GERENCIA





S:C.T.:


E:


SELECCIÓNCONSERVACION TOTAL

ELIMINACION




CODIGO: FOR-GD-006 VIGENTE DESDE: 2019/06/12 TABLAS DE ...

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