Codificación de Documentos firmado

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Instructivo

Código: CP-OGP-INS-002-V002

Sector: Organización y Gestión por Procesos

Proceso: Codificación de Documentos

Fecha: 07/01/2013

Preparó: OGP

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA

V002

V. DESARROLLO Punto 2.2.1.1 Punto 2.3.1.2 Punto 3.1 y 3.2 Punto 3.3

Actualización de lista de acuerdo a estructura vigente. Actualización de lista de acuerdo a tipos de documentos vigentes. Modificación de contenido Eliminación de punto.

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ÍNDICE

I. OBJETIVO

4

II. ALCANCE 4

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

1. Antecedentes Normativos 2. Formularios a utilizar

4

4 4

V. DESARROLLO

1. Codificación 2. Codificación de Documentos 3. Vigencia

5

5 6

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VI. FORMULARIOS

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VII. FLUJOGRAMAS 12

VIII. ANEXOS

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I. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para la codificación de los documentos requeridos por el Consejo Profesional para el cumplimiento de sus objetivos institucionales correspondientes a manuales, procedimientos, instructivos, guías, diagramas y formularios.

II. ALCANCE:

Lo establecido en el desarrollo de este Instructivo es de aplicación y de conocimiento para todo el personal del Consejo que tuviera la necesidad de codificar y/o conocer la documentación del Consejo.

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

No aplica.

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR: 1. Antecedentes Normativos Organigrama Funcional Administrativo. Manual de Funciones. CP-OGP-PGE-01 – Gestión de Documentos. CP-OGP-INS-01 – Gestión de Documentos. CP-OGP-PGE-03 – Metodología para la Formalización y Mejora de Procesos. 2. Formularios a utilizar No aplica.




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V. DESARROLLO: 1. Codificación: 1.1 Criterio:

CP Sector

IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS

PALABRA 1

PALABRA 2

PALABRA 3

Referencia

1ER LETRA 2DA LETRA 3RA LETRA

1ER LETRA 1ER LETRA 2DA LETRA

1ER LETRA 1ER LETRA 1ER LETRA

UNA PALABRA

DOS PALABRAS

TRES PALABRAS

EJEMPLOS

E S DCP

S I NCP

EMPLEOS, SELECCIÓN Y DESARROLLO

DUPLICIDAD SEG. INFORMATICA / SALA

DE INFORMATICA

1ER LETRA 2DA LETRADOS

PALABRAS O MAS

1ER LETRA 2DA LETRA 4TA LETRAUNA PALABRA

1ER LETRA

Código Duplica

do

S ACP I

Código Duplica

do

1.1.1 De continuar la duplicidad se correrá una posición al criterio aplicado.




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1.2 Creación de códigos: 1.2.1 De existir la necesidad de codificar “Dueño del Proceso” y/o “Tipo de

Documento”, se debe consultar al área de Organización y Gestión por Procesos.

2. Codificación de Documentos: 2.1 Organización (A): 2.1.1 El Primer campo de la codificación contiene dos caracteres que

corresponden al nombre de la Organización:

Consejo Profesional = CP

2.2 Dueño del Proceso (B): 2.2.1 El segundo campo de la codificación es de tipo alfabética, responde al

criterio de codificación y contiene tres caracteres que corresponden al nombre de las Gerencias/Jefaturas/Áreas que afectan al proceso:

2.2.1.1 La siguiente lista es enunciativa de las Gerencias/Jefaturas/Áreas

vigentes a la fecha de publicación de este instructivo, situación que no inhabilita la posterior modificación de su contenido.

ID Abreviatura Sector

1 AAC ACTIVIDADES ACADEMICAS 2 AAD ADSCRIPTA A GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 3 ABD ADMINISTRACIÓN BASE DE DATOS 4 ACG AUDITORÍA Y CONTROL DE GESTIÓN 5 ACO ASESORES DE COMISIONES 6 ADA ADMINISTRACIÓN Y DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES 7 ADM ADMINISTRACIÓN 8 AIN AUDITORÍA INTERNA 9 ALE ASUNTOS LEGALES

10 AME AUDITORÍA MÉDICA 11 APR ADMINISTRACIÓN PRODUCTOS 12 ARC ARCHIVO 13 ARE AUTORIZACIÓN Y REINTEGROS 14 ARH ADMINISTRACIÓN DE RR.HH. 16 ATR ASESORES TRIBUTARIOS




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17 AVI AUDIO Y VIDEO 18 CAC CICLOS DE ACTUALIZACIÓN 19 CAO COORDINACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL 20 CAS COORDINADORA DE ACTIVIDADES SOPORTE 21 CCO COMPRAS Y CONTRATACIONES 22 CDO COORDINACIÓN DE DELEGACIONES / OFICINAS PÚBLICAS 23 CEM COORDINACIÓN DE EMERGENCIAS MÉDICAS 24 CEP CONTROL DEL EJERCICIO PROFESIONAL 25 CES CONSEJO ESCUCHA 26 CEV CONGRESOS Y EVENTOS 27 CGE CONTROL DE GESTIÓN 28 CIB CENTRO DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA 29 CME CENTRO MÉDICO 30 CNM CENTRO DE MEDIACIÓN 31 COA CONTROL ADMINISTRATIVO DE CONSEJO SALUD 32 COD COORDINACIÓN DE ODONTOLOGIA 33 COI COORDINACIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES 34 CON CONTADURÍA 35 COR CORRESPONDENCIA 36 CPA CUENTAS A PAGAR 37 CPM CONTRATACIONES DE PRESTACIONES MÉDICAS 38 CRE COMISIÓN DE RECREACIÓN 39 CRI CENTRO DE RECREACIÓN INFANTIL 40 CRL COORDINACIÓN RELACION LABORAL 42 CSG COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES 43 CSM COORDINACION DE SALUD MENTAL 44 CSP COORDINADORA DE SERVICIOS A LOS PROFESIONALES 45 CTA COORDINADORA DE TEMAS ACADÉMICOS 46 CTR COORDINACIÓN DE TRAUMATOLOGIA 47 CUC CUENTAS A COBRAR 49 DEL DELEGACIONES 51 DGW DISEÑO GRÁFICO Y WEB 52 DIS DISTRIBUCIÓN 53 DME DIRECCION MEDICA 54 DPR DESARROLLO PROFESIONAL 55 DSI DESARROLLO DE SISTEMAS 56 ENF ENFERMERÍA 57 ESD EMPLEOS, SELECCIÓN Y DESARROLLO 58 FAC FACTURACIÓN 59 FEE FONDO EDITORIAL EDICON 60 FIM FINANZAS E IMPUESTOS 61 GCA GESTIÓN DE LA CALIDAD 64 GME GUARDIAS MÉDICAS 65 IMP IMPUESTOS 66 INT INTENDENCIA 67 IPF INSCRIPCIONES, PUBLICACIONES Y FACTURACION 68 LEG LEGALIZACIONES 69 LPR LIQUIDACIÓN PRESTADORES




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70 MAN MANTENIMIENTO 71 MAR MARKETING 72 MAT MATRÍCULAS 73 MAY MESA DE AYUDA 74 MCS MEDICA DE CONSEJO SALUD 75 MDI MESA DIRECTIVA 77 MEN MESA DE ENTRADAS 78 MLC MATRÍCULAS, LEGALIZACIONES Y CONTROL 79 MPA MEJORES PRACTICAS DE ATENCIÓN 80 OAD OPERATIVA/ADMINISTRATIVA 81 OGP ORGANIZACIÓN Y GESTION POR PROCESOS 82 OMB OMBUDSWOMAN 83 OPU OFICINAS PÚBLICAS 84 PDI PRENSA Y DIFUSIÓN 85 PES PROGRAMAS DE ESPECIALIZACIÓN 86 PLE PLAYA DE ESTACIONAMIENTO 87 POE PROGRAMAS ESPECIALES 88 PPL PROYECTOS Y PLANEAMIENTO 89 PRE PRESIDENCIA 90 PVE PROMOCIÓN Y VENTAS 91 REI REDES E INTERNET 93 RHU RECURSOS HUMANOS 94 RIN RELACIONES INSTITUCIONALES 95 RPU RELACIONES PÚBLICAS 96 RSI RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL 97 SAI SALA DE INFORMÁTICA 99 SDE SELECCIÓN Y DESARROLLO

100 SEC SECRETARIO 101 SEM SERVICIO DE EMPLEO PARA MATRICULADOS 102 SGE SERVICIOS GENERALES 103 SIN SEGURIDAD INFORMÁTICA 104 SIS SISTEMAS 105 SLA SEGURIDAD LABORAL 106 SMC SECRETARÍA DE MESA Y CONSEJO DIRECTIVO 107 SMT SERVICIO DE MEDICINA DEL TRABAJO 108 SPA SECRETARIA DE PRESIDENCIA Y AUTORIDADES 109 SPR SERVICIOS A LOS PROFESIONALES 110 SSC SUBSIDIOS, SEGUROS, CONVENIOS 111 STE SOPORTE TÉCNICO 113 TAR TRIBUNAL ARBITRAL 114 TEC TÉCNICA 115 TEO TESORERO 116 TES TESORERÍA 117 TRI TRIVIA 118 TUR TURISMO 119 VIG VIGILANCIA 120 VPR VIGILANCIA PROFESIONAL 121 VSC VEEDURÍA Y SINDICATURA CONCURSAL




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2.3 Tipo de Documento (C): 2.3.1 El tercer campo de la codificación es de tipo alfabética, responde al criterio

de codificación y contiene tres caracteres que corresponden al tipo de documento:

2.3.1.1 De existir la necesidad de crear un tipo de documento, se debe

solicitar al área de Organización y Gestión por Procesos.

2.3.1.2 La siguiente lista es enunciativa de los tipos de documentos utilizados a la fecha de publicación de este instructivo, situación que no inhabilita la posterior modificación de su contenido.

ID Título Abreviatura

1 Acuerdo de Requerimiento Informático ARI 2 Asignación de Recursos Humanos ARH 3 Certificado CER 4 Ciclo de Mejora CME 5 Ciclo de Servicios CSE 6 Contrato CON 7 Criterio CRI 8 Decreto DEC 9 Descripción de Tarea DTA

10 Diagrama de Proceso DPR 11 Diagrama de Sub Proceso DSP 12 DOCUMENTACION EXTERNA DEX 13 Estadística EST 14 Estandar ESA 15 Flujograma FLU 16 Flujograma Propuesta de Mejora FPM 17 Flujograma Situación Actual FSA 18 Formulario de Requerimiento Informático FRI 19 Formulario nº FNº 20 Guia GUI 21 Guia de Uso GUS 22 Informe INF 23 Informe Propuesta de Mejora IPM 24 Instrucciones de Trabajo ITR 25 Instructivo INS 26 Ley LEY 27 Manual MAN 28 Manual de Calidad MCA 29 Memo MEM 30 Metodología MET 31 Normas NOR




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32 Notas NOT 33 Objetivo OBJ 34 Organigrama ORG 35 Plan PLA 36 Plan Anual PAN 37 Planificación PLI 38 Planilla PLL 39 Política POL 40 POLITICA DE CALIDAD PCA 41 Procedimiento de Gestión PGE 42 Proveedores y Clientes PCL 43 Registro REI 44 Reglamento REG 45 Requisito REQ 46 Resolución RES 47 Secuencia de Procesos SPR 48 Visión, Misión, Valores VMV 49 BASE DOCUMENTAL DEL SISTEMA BDS 50 CICLO DE MEJORA MEJ 51 CICLO DE SERVICIOS SER 52 CÓDIGO DE CONDUCTA CCO 53 CONTRATO CTO 54 CONVENIO COV 55 DIAGRAMA DE SUB PROCESO DSU 56 FOLLETO FOL 57 GUÍA DE CALIDAD GCA 58 MANUAL DE NORMAS Y BENEFICIOS MNB

59 MAPA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS MIP

60 MATRICULACIÓN MAT 61 PLAN PLAN 62 PROCEDIMIENTO PRO 63 PROVEEDORES Y CLIENTES PYC 64 SECUENCIA DE PROCESOS SEC 65 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SGC 66 TABLA TAB

2.4 Número (D): 2.4.1 El cuarto campo de la codificación es de tipo numérica, contiene tres

caracteres y se empezará desde el número “001 al 099” de corresponder. 2.5 Versión (E): 2.5.1 El quinto campo de la codificación es de tipo alfanumérica, contiene cuatro

caracteres y se compone:




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2.5.1.1 Primer Carácter: La Letra “V” que indica la palabra versión.

2.5.1.2 Segundo, Tercer y Cuarto Carácter: Numérico que inicia con el

número “001”, por tratarse de la primer versión o versión original del documento, hasta el número “099” de corresponder.

2.6 Estructura de la codificación:

3. Vigencia: 3.1 La vigencia de la aplicación del criterio y estructura de la codificación es a

partir de la publicación de la versión 001 del presente Instructivo. 3.2 Los Formularios preimpresos con la codificación anterior a este Instructivo,

no se considerarán vigentes.




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VI. FORMULARIOS No aplica.

VII. FLUJOGRAMAS No aplica. VIII. ANEXOS

No aplica.

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