Ciudad de México, México, 18-21 Junio 2013

COCESNA

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Integración de Sistemas SMS / QMS y la gestión conjunta de los Programas de Inspección ANS, como medio para

fortalecer a COCESNA como ANSP

Objetivos de la Presentación

1. Presentar información de cómo la integración de sistemas SMS / QMS vinculado a los Programas de Inspección ANS, contribuyen al fortalecimiento de COCESNA como ANSP;

2. Compartir experiencias sobre la gestión del CMA/USOAP de OACI, auditorias de los Estados y auditorias internas, en el marco de COCESNA como ANSP e insumo para fortalecimiento de su gestión.

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Contenido de la presentación

1) Antecedentes del QMS y SMS en COCESNA; a) Implementación y certificación (ISO 9001:2008) del Sistema de

Calidad; b) Integración de Sistemas SMS y QMS en COCESNA; c) El SMS/QMS-COCESNA y el CMA/USOAP de OACI; d) La automatización factor clave para fortalecer cultura de seguridad

/ calidad y su efecto en los Programas de Inspección ANS.

2) Retos en la Gestión del SMS /QMS a) Cultura de la organización / personal; b) Comunicación, educación y confianza; c) Gestión Integral con los Estados: Definición de ALoSP en

ATS/COCESNA; d) Medición del desempeño, auditorias y acciones.

3) Conclusiones

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Antecedentes del QMS y SMS en COCESNA

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Premisa de un Sistema de Gestión Sostenible

“COMO ORGANIZACIÓN NO DEBEMOS GESTIONARNOS Y PREPARARNOS SOLAMENTE PARA CUMPLIR CON LAS AUDITORIAS, CUANDO LA

GESTIÓN DE SEGURIDAD, CALIDAD Y EFICIENCIA DEBE SER PARTE DE LA

CULTURA DEL DÍA A DÍA DE LA ORGANIZACIÓN, ACTUANDO

PROACTIVAMENTE Y REFLEJADA EN LOS SERVICIOS QUE SE PRESTAN”

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Implementación y Certificación del Sistema de Calidad (ISO 9001:2008)

COCESNA

(2007)

Servicios de Tránsito Aéreo (ACNA)

Servicios de Información Aeronáutica (ACNA)

Servicios de Mantenimiento Equipo (ACNA)

Servicios de Verificaciones de Equipo (ACNA)

Servicios de Capacitación Aeronáutica (ICCAE)

Servicios de Seguridad Aeronáutica (ACSA)

Servicios de Desarrollo de Sistemas (TI)

Servicios Certificados ISO 9001:2008 COCESNA al tener

un Sistema de Calidad, le facilita

afrontar un proceso de vigilancia /

auditoria, por el marco normativo

definido, su cumplimiento,

evidencia y mejora

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…. Calidad y SMS

La Norma base de un Sistema de Calidad es la ISO 9001:2008, esta no contempla / exige una

Identificación de Peligros y Gestión de Riesgos

“Satisfacción del Cliente”

El Documento 9859 de OACI que es base del

SMS, exige una Identificación de Peligros

y Gestión de Riesgos “Satisfacción de la

Seguridad Operacional”

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COCESNA está Integrando el SMS y QMS

Beneficios de la Integración

1. Al hacer el Análisis de Carencias en el Proyecto SMS se identifican una diversidad de elementos comunes, complementarios que facilita la integración de sistemas (capacitación, comunicación, procesos, procedimientos, registros, etc.);

2. Evita redundancia y costos en la gestión;

3. Se aprovecha la estructura y enfoque organizacional en temas de gestión;

La OACI promueve la integración del SMS y QMS (Doc. 9859 Manual SMS)

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SMS

QMS

La Automatización en el SMS y QMS

Automatización en COCESNA

1. El SMS de COCESNA está automatizado con el SW ERA (peligros, gestión de riesgos, defensas, planes de acción, indicadores, incidentes ATS y LHD, auditorias entre otros, vinculados por área, objetivo del plan estratégico y procesos);

2. En el área QMS se utilizan base de datos Lotus Notes en proceso de migrar a Google Drive, asimismo en proceso de adquisición SW de gestión (documentos, indicadores, procesos, etc.).

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Con el avance tecnológico

actual ¿podemos decir que tenemos

un eficaz y eficiente SMS y QMS, sin contar con su automatización y esperar

aun que facilite generar cultura en el personal?

SW ERA – Automatización del SMS

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1. COCESNA/ACNA utiliza herramienta / licencia SW ERA adquirida hace varios años por la Auditoria Interna, para gestión de riesgos (se basa en estándares internacionales y se ha personalizado y adaptado al SMS/OACI);

2. Se ha capacitado a personal en uso del SW ERA y se ha configurado en base al Doc. SMS/OACI 9859;

3. El SW ERA permite gestionar riesgos integrados a: i) Plan Estratégico de COCESNA (PEC), ii) Riesgos por área según organigrama y iii) Riesgos por Procesos según QMS;

4. El SW ERA permite hacer análisis de riesgos con defensas actuales y con nuevas defensas y también su registro, para mitigar riesgos y maneja los respectivos planes de acción;

5. En el SW ERA se llevará registro / gestión de indicadores de desempeño de seguridad operacional;

6. En el SW ERA se llevará la gestión automatizada de investigación de Incidentes ATS y de LHD (High Level Desviation en el espacio RVSM 29,000 a 41,000 pies);

7. Se ha dotado de dos Pc (CENAMER y SMS/ACNA) para utilizar el SW ERA y se ha coordinado con Informática para la gestión de Backup de la base de datos SMS;

8. En coordinaciones con la Gerencia de Planificación se está en proceso de ampliar el uso de licencias del SW ERA y su migración a una plataforma Web, para fortalecer la gestión de riesgos a nivel institucional.

El SMS y QMS Bajo un Enfoque Sistémico

SMS / QMS Integral en COCESNA en el área de Navegación Aérea, con

soporte en procesos de apoyo

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¿Con un SMS y QMS

limitado únicamente en el área ATS, estamos logrando

la seguridad y calidad en la prestación integral de los servicios de COCESNA

como ANSP?

ATM

CNS

Inspección de Equipo

AIM

ATS

Fuentes del CMA/USOAP: SSP / SMS

Programa Estatal de Seguridad

Operacional (SSP) - DGAC´s

Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS) – Proveedores de Servicios

CMA del USOAP/OACI

Sistema de Gestión de Calidad (QMS) – Proveedor

de Servicios

CO

CES

NA

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CMA y Prestadores de Servicios (COCESNA)

OACI

Estados

(SSP)

Proveedores de Servicios COCESNA

(SMS)

Vigilancia

Vigi

lanc

ia

La OACI en una auditoria a un Estado puede visitar a un

Proveedor de Servicios, para constatar lo informado por el Estado en cuanto al

grado de vigilancia y cumplimiento de normativa.

El SSP de los Estados y el SMS de los

Proveedores de Servicios, son

fuente de información

fundamental en el CMA.

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Estados Miembros de COCESNA y el CMA / SSP-SMS

COCESNA

Belice

Costa Rica

El Salvador

Guatemala

Honduras

Nicaragua

COCESNA está integrada por

seis (6) Estados Miembros, los

que tendrán que hacer auditorias

de vigilancia sobre la

provisión de servicios

(SSP/SMS). Necesidad de

Definir Protocolos Estandarizados /

Auditorias Conjuntas /

Convalidación / RSOO.

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Posibles Auditorias: 6 de Estados según SSP (1 anual), más

1 del ente certificador QMS y 1

Interna de COCESNA, Total = 8

y si los Estados hacen 2 auditorias

al año sería un Total de 14 Auditorias

(anual)

Se ha logrado el Realizar Auditorias Conjuntas de los Estados a COCESNA

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Estados 2013 2014

Grupo 1: Belice, Costa Rica y Honduras

Entre Julio y Agosto 2013

Entre el 14-18 Abril 2014

Grupo 2: Nicaragua, El Salvador y Guatemala

Entre el 11-15

Noviembre 2013

Entre el 10-14

Noviembre 2014

Notas: 1) Nicaragua ya realizó auditoria independiente a COCESNA (22-23/abril/2013), pero tiene planificado

una segunda, la cual se propone se haría integrada con los Estados según Grupo 2; 2) El incluir a Belice en el Grupo 1 en el 2013, le permite dar cumplimiento sobre la vigilancia que exige

la OACI a Proveedores de Servicios, lo cual será constatado en la próxima visita de OACI a Belice en febrero 2014;

3) Con base a la experiencia de auditorias conjuntas 2013/2014 se harían los ajustes correspondientes para la planificación de futuras auditorias (considerando auditorias USOAP/OACI);

4) Los Estados podrían ponerse de acuerdo entre sí sobre como manejarán la emisión de informe de auditoria, su seguimiento y cierre de hallazgos, para lo cual COCESNA está con la apertura de apoyarles en este proceso.

Se ha Aprobado el Utilizar Protocolo Estandarizado para Auditorias Conjuntas

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Beneficios

1. Se evita la subjetividad en el proceso de auditoria, ya que la misma se basa en aspectos técnicos, operativos y de gestión, vinculados al cumplimiento de los SARP´s OACI;

2. Las auditorias se realizarían con base a un estándar de protocolo basado en requisitos OACI, lo cual unificaría criterios y facilitaría también a los Estados el mostrar evidencia de cumplimiento ante auditorias OACI, entre otras;

3. Se establece un estándar regional en la vigilancia de la seguridad operacional a COCESNA como ANSP;

4. Los Estados tendrían una base más sólida para medir el desempeño de COCESNA como ANSP y del grado de cumplimiento en la normativa aplicable.

5. La propuesta de protocolo estandarizado se basa en lo que actualmente se está utilizando por los Estados de Costa Rica, El Salvador y Honduras para auditar a COCESNA, el cual se orienta a revisar el cumplimiento de requisitos SARP´s OACI.

Inspecciones y Otras Gestiones para Fortalecer a COCESNA como ANSP

Enfoque Integral SMS/QMS y Multi-Área

Auditorias Conjuntas de los Estados Miembros con

Protocolo Estándar

Auditoria del Ente Certificador en QMS

Auditorias Internas de Gestión SMS/QMS

(utilizaran protocolo estándar de los

Estados)

Inspecciones Técnicas / Operativas

en Infraestructura CNS y Gestión ATM

Procesos de Revisión y Mejora a lo Interno

de Unidades Prestadoras de

Servicios

Procesos de Inspección en Vuelo

de Equipo Aeronáutico

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Gestión de Revisión y Seguimiento del

SRB y SAG– Sistémico / Multi-Área

Información Insumo que se Revisa en Inspecciones COCESNA

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3. Registros generados por aplicación de Reglamentos, Manuales, Procesos, Procedimientos o Instructivos SMS/QMS;

4. Se cuenta con un portafolio de indicadores de desempeño de los diferentes procesos ATS, CNS, AIM, I&E y otros de gestión;

1. Normativa de Estrategia, Técnica y Operativa de COCESNA; Qué y cómo lo hago

Evidencia de lo realizado

Desempeño alcanzado

2. Planificación y ejecución de la gestión vía planes operativos, plan de inversiones, rutinas de mantenimientos, programas de gestión, formulación de presupuestos, entre otros;

Cuando y con cuanto lo hago

5. Ejecución de presupuestos (Programado Vrs. Ejecutado) Eficiencia lograda

Solicitudes de Mejora, Acción Preventiva y

Correctiva (Análisis de Causa)

Planes de Acción

Verificación y Cierre

Estadística

Automatización / Comunicación / Capacitación

Retos en la

implementación del Proyecto SMS/ATS-

COCESNA

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El Puente (SSP – SMS)

SSP

Estado Proveedor de servicios

SMS

ALoSP Desempeño de la seguridad

FIR Centroamérica (ALoSP Regional)

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La FIR/UIR

Centroamérica es un espacio aéreo

sumamente extenso, en el

cual únicamente el 17% es territorio

continental y el resto (83%) es espacio aéreo marítimo (mar

Caribe y Océano Pacífico.

2001

1996

1992 1957

1976 1983

COCESNA como un Proveedor de Servicios Regional, trabaja con los Estados Miembros para considerar el definir e implementar para COCESNA,

ALoSP bajo un concepto integral / regional.

Retos en la Implementación del SMS/ATS-COCESNA

Continuar fortaleciendo la capacitación /

compromiso a nivel de sistema

Fortalecer el trabajo conjunto entre

autoridad (SSP) y proveedor de

servicios (SMS) – Anexo 19 Safety

Fortalecer la comunicación

constructiva a nivel de sistema (boletines.

E-mail, reuniones, etc.)

Fortalecer el cambio cultural hacia la Seguridad Operacional (enfoque no punitivo: Diferenciación

entre errores / violaciones)

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Fortalecer la gestión integrada de

auditorias de los Estados basada en

protocolos estándar

Fortalecer la definición integrada del Nivel Aceptable del Desempeño de

Seguridad Operacional (AloSP)

para COCESNA

Fortalecer la concepción de ser

prestador de servicios (Estado es

ente Regulador y COCESNA prestador

de servicios)

Fortalecer la gestión de información estadística que se genera y toma de

decisiones basada en hechos

Conclusiones

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Conclusiones 1) COCESNA tiene implementado y

certificado su QMS (ISO 9001:2008) y se está integrando con el SMS;

2) COCESNA como ANSP se ve fortalecido al gestionar un SMS/QMS integrado y sistémico (multi-área);

3) La gestión del SMS se está automatizando con SW ERA y en QMS se tienen algunos medios informáticos y otros por adoptar;

4) Los Estados Miembros de COCESNA han aprobado la adopción de auditorias conjuntas a COCESNA y bajo un protocolo estándar;

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5) COCESNA cuenta con diferentes inspecciones ANS que le permiten fortalecer su gestión, donde la estructura e integración del SMS/QMS facilita el proceso.

En Resumen…..

1) Integración de Sistemas de Gestión SMS/QMS;

2) Enfoque de gestión sistémico (multi-área);

3) Automatización;

4) Los Programas de Vigilancia fortalecen la gestión organizacional;

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5) Hay que trabajar en sitio con el personal, no basta la tecnología, infraestructura, métodos, etc., es fundamental trabajar en la cultura de la persona.

Ciudad de México, México, 18-21 Junio 2013

COCESNA

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Integración de Sistemas SMS / QMS y la gestión conjunta de los Programas de Inspección ANS, como medio para

fortalecer a COCESNA como ANSP