¿Cómo reportar información?

Lo invitamos a conocer nuestro centro de Bienvenida DataCrédito Experian: Un espacio diseñado para mejorar su experiencia en el uso de nuestros productos y servicios. En este video tutorial queremos presentarle cómo reportar información de sus clientes. Para ello, realice e siguiente procedimiento. Usted debe saber siete aspectos relacionados con el reporte de información x La importancia y los beneficios al reportar información. x La información que nosotros solicitamos. x Los requisitos para el reporte de información. x El proceso para alimentar nuestra base de datos a través del servicio en línea Facilidat. x El proceso para enviar el archivo a través del sistema Facilidat. x Revisión sobre las causales de rechazo y los archivos en los cuales usted podrá identificar los errores o inconsistencias presentadas, para los respectivos ajustes. x Habeas Data: Los deberes que establece la ley para reportar la información de sus clientes

Beneficios del reporte de información El reporte de información le ayuda a nuestros afiliados a minimizar el riesgo operativo a lo largo de todo el ciclo de crédito, al contar con bases de datos completas y actualizadas que permiten: x Validar la identidad y datos de contacto de sus clientes. x Conocer cómo pagan todas sus obligaciones y el estado de las mismas. x Decidir cuánto crédito le otorgan, de acuerdo con el comportamiento de los pagos. x Administrar su cartera eficientemente, de acuerdo con los estados de mora reportados.

Información solicitada La información que solicitamos se divide en dos grupos: x La relacionada con las obligaciones o créditos que tengan de sus clientes, en la cual se contemplan aspectos como la identificación del titular de la obligación, las condiciones de la obligación, los valores de la obligación y los saldos y estado de la obligación. x La relacionada con los datos socio demográficos, como identificación, datos de ubicación, aspectos financieros y situación laboral.

Requisitos x El proceso de reporte de información a DataCrédito debe hacerse de manera mensual, durante los 10 primeros días del mes siguiente al corte. x La información reportada debe ser tanto positiva como negativa.

x El reporte debe construirse en una plantilla de Excel, diseñada especialmente para el proceso y suministrada a su empresa por nosotros. El envío del reporte se debe hacer a través de nuestro aplicativo FACILIDAT, con lo cual se garantiza la seguridad en el manejo de los datos, pero si su empresa posee un software contable que permite exportar información, es posible que envíe un archivo plano a través de nuestra aplicación “Intercambio de Información”. Tenga en cuenta que para enviar el archivo usted debe contar con clave de acceso a nuestro portal y estar previamente autorizado por el representante legal de su empresa.

Diligenciamiento de la base de datos 1. Ingresar a Facilidat x Autentíquese con sus credenciales de acceso al portal de servicios para empresas.

x Ubíquese en el módulo denominado “Servicios en línea” y dé clic en el vínculo

“Aplicaciones”.

x Del menú de productos asignados a su empresa, y a los que usted puede acceder, dé clic en el vínculo denominado Facilidat.

x Es posible que la aplicación muestre un mensaje de seguridad del Navegador de Internet, al cual debe hacer clic en la opción “Sí”.

1. Descargar la plantilla y guardarla en su equipo

Al ingresar a Facilidat, el sistema presentará un enlace para descargar un documento en formato Excel. Cuando finalice la descarga, siga los siguientes pasos: x De clic Izquierdo con el Mouse sobre el archivo. x Seleccione “Guardar”. x Seleccione en qué lugar de su equipo de cómputo desea guardar el archivo. x De clic en “Abrir”.

Importante: No cambie el nombre del archivo, pues de lo contrario puede generar problemas con su cargue en DataCrédito.

2. Habilitar macros

Para diligenciar la plantilla es necesario que habilite los macros. Si usted tiene Excel 2003 instalado en su equipo, siga con atención los pasos que se muestran en pantalla.

3. Configuración de macros para Excel 2003. x Dé clic en “Habilitar macros”. x Dé clic en el Menú “Herramientas”, luego en “Macro” y posteriormente en “Seguridad”. x En la pestaña “Nivel de Seguridad” debe seleccionar la opción que dice: Medio. Puede elegir ejecutar o no macros que probablemente no son seguras. x Por último, en la pestaña “Editores de confianza” debe chulear las dos opciones que se encuentran en la parte posterior. Dé clic en Aceptar.

Si, en cambio, la versión de Excel instalada en su equipo es 2007, los pasos para habilitar y configurar macros son los que aparecen en pantalla. Sígalos con atención 4. Configuración de macros para Excel 2007. x Dé clic en la parte superior izquierda (logo de Excel) y luego en el botón “Opciones de Excel”. x Ingrese a la opción “Centro de confianza” y luego a “Configuración del centro de confianza”. x Dé clic en la opción “Configuración de macros” y seleccione las opciones “Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente” y “Confiar en el acceso al modelo de objetos de VBA”. x Dé clic en el botón “Aceptar”.

5. Validar información en la plantilla

Una vez abra el documento, con la debida configuración de macros, podrá trabajar sobre la plantilla. A continuación, le mostraremos en detalle los campos que usted debe completar. x Diríjase al botón “Modificar configuración” si quiere cambiar los campos “Fecha reporte” y “Tipo de entrega” que aparecen en la plantilla.

x Posteriormente, debe completar los registros. Tenga en cuenta que cada uno de los encabezados de las columnas cuenta con una descripción y la especificación del código que se debe relacionar según el tipo de identificación del registro. Por ejemplo, el código 1, en la columna encabezada por tipo de identificación, corresponde a cédula de ciudadanía.

Tenga en cuenta que la cantidad máxima de registros para cada envío es de cinco mil.

x Una vez haya completado los registros, debe validar los datos. Para ello, presione el botón

Validar; si persiste algún error se emite un mensaje en el sistema y se resalta la respectiva casilla en color azul para su fácil ubicación, así como la explicación de la causa del error para que sea fácilmente identificado y corregido.

x Una vez realizados los ajustes, se presiona nuevamente el botón Validar y una vez se emita

el mensaje de confirmación en el sistema, el archivo estará listo para ser enviado. Este se guardará automáticamente en la misma ruta donde se guardó la planilla en el momento en que se descargó.

Envío del reporte Una vez finalizados los registros en la plantilla de Excel, debe enviar el archivo. Para ello debe ingresar de nuevo con sus credenciales a nuestro portal de servicios, dar clic en Aplicaciones y diríjase a Facilidat.

x Una vez ingrese, seleccione el tipo de proceso y tipo de entrega que le haya asignado a la configuración de su plantilla. x Tenga en cuenta que si no selecciona correctamente estas opciones, se generan errores. x Así mismo, debe relacionar la dirección de correo electrónico a la cual desea recibir información sobre su reporte; así podrá saber si fue rechazado por presentar algún error o si fue cargado exitosamente. x Dé clic en Examinar para cargar la plantilla diligenciada de nombre ARCHIVO CARGA DATACREDITO. Ubique el archivo que ha almacenado en su equipo y haga clic en “Abrir”. Finalmente acepte los términos legales y presione el botón “Enviar archivo”.

x Al finalizar el proceso de cargue se generará un aviso como el que se presenta en pantalla. Si en el mensaje se confirma que el archivo fue cargado satisfactoriamente significa que su reporte se envió a DataCrédito. Inmediatamente recibirá un correo en el cual se especifica si el reporte fue aceptado o rechazado por presentar alguna inconsistencia.

Si no lo recibe puede ser que no se cargó correctamente para ser validado.

Revisión y corrección de inconsistencias Si su archivo fue subido con éxito pasados 3 días deberá ingresar a nuestra aplicación RAI (Reportes de Actualización de Información) y validar los resultados del cargue de la planilla. x Acceda a la “Capacitación para la entrega de información a través de FACILIDAT”,

disponible en módulo Empresas. x Si requiere información detallada sobre el procedimiento para corregir eventuales

inconsistencias que le notifiquemos de los reportes enviados por usted.

Ley Habeas Data

Como fuente de información, la Ley de Habeas Data establece los siguientes deberes para reportar la información de sus clientes: x Garantizar que la información sea veraz, completa exacta, actualizada y comprobable. x Reportar de forma periódica y oportuna a DataCrédito Experian las novedades de la información. x Rectificar la información cuando sea incorrecta y notificarla a DataCrédito Experian. x Atender las consultas y reclamos de los titulares de la información en los plazos establecidos por la Ley e informar a DataCrédito Experian cuando un dato se encuentre en discusión por el titular. x Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular para reportar su información y certificar la misma semestralmente a DataCrédito Experian. x Comunicar al titular de la información el: 9 Número de Crédito 9 Monto 9 Y Tiempo de Mora, veinte días calendario antes de enviar un reporte negativo.

Gracias por visitarnos Recuerde que puede contactarnos y recibir información oportuna sobre nuestros servicios. Consulte nuestras líneas de atención telefónica y otros medios electrónicos para recibir asesoría. Siempre estamos para ayudar.

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