Cómo cambiar de proveedor de nómina fácilmenteGuía ADP para cambiar de proveedor de nómina

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Índice

¿Ha llegado el momento de cambiar de proveedor de nómina?

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Preguntas que hay que plantear8

Cómo sacarle el máximo partido a la transición hacia un nuevo proveedor de servicios de nómina

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Información5

Formación7

Personal6

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Si estás invirtiendo en un proveedor de servicios de nómina es para no tener que perder el tiempo ni preocuparte por las nóminas. Sin embargo, si no das con el socio adecuado, puedes acabar lamentando haber decidido externalizar las nóminas. ¿Cómo sé que ha llegado la hora de cambiar? Plantéate las siguientes cuestiones si estás valorando la opción de cambiar:

¿Ha llegado el momento de cambiar de proveedor de nómina?

Perdíamos mucho tiempo haciendo el recuento de horas, metiendo los datos en hojas de cálculo, enviándolas por correo electrónico al contable y respondiendo a las preguntas

de su asistente”.

– Matthew Beechhold, Triangle Montessori Academy

Trabajamos con ciclos de pago semanales y antes nos suponía un problema actualizar los datos a finales de semana. Ahora, con la solución de nómina de ADP, podemos poner en marcha los procesos mucho más cerca de la fecha límite y nos permite realizar cambios,

de modo que nos aseguramos de que los datos sean correctos y reducimos el tiempo que invertimos en tareas administrativas”.

– Christine Stubbs, asesora de RR. HH., Holophane

¿Estoy sufriendo yo como consecuencia de los errores de mi socio de nóminas?Cuando se trabaja con nóminas, los errores se pueden pagar muy caros: desde sanciones fiscales a errores en el cálculo de las deducciones. Si a pesar de haber externalizado las nóminas sigues recibiendo cartas del fisco, quizá haya llegado la hora de buscar otro proveedor..  

¿Aprovecha mi socio de nóminas las oportunidades que ofrece la tecnología?¿Tu socio de nóminas te pide que le envíes por fax las horas trabajadas de los empleados todas las semanas? ¿Todavía te envían los extractos de pago de las nóminas por correo electrónico? En el ajetreado entorno profesional de hoy en día, los trabajadores quieren contar con las facilidades que les ofrecen las aplicaciones móviles, los portales web y demás herramientas digitales en todos los ámbitos del negocio y las nóminas no deberían ser una excepción..

¿Dedico todavía demasiado tiempo a las nóminas? Uno de los principales motivos por los que las empresas deciden externalizar las nóminas es para ahorrar tiempo. Si las nóminas te siguen exigiendo mucha dedicación, incluso después de haber contratado a un socio externo, deberías preguntarle a este por qué.

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La solución de nómina de ADP incluye un panel de control centralizado en línea que simplifica el proceso de nóminas. Nuestro equipo de nóminas puede constatar que el proceso de nóminas

progresa adecuadamente y la simplificación de los procedimientos es una gran ventaja para nosotros. El sistema de nómina de ADP incluye numerosas funciones de generación de informes, por

lo que le ahorra mucho tiempo al equipo de nóminas”.

– Dilanka Kalutota, directora técnica de proyectos, American Apparel

¿Obtengo el apoyo que necesito cuando lo necesito?

A todos nos surgen dudas acerca de las nóminas de vez en cuando y tu socio de nóminas debería estar disponible para responder a las preguntas que te surjan de forma rápida y con conocimientos..

¿Estoy satisfecho con el valor que me aporta mi inversión?

Los más importante es que trabajar con un socio de nóminas tiene que aportar valor en aquello que para ti es lo más importante. Si el gasto en el que estás incurriendo para externalizar las nóminas no te ahorra tiempo, no te hace el trabajo más cómodo y no te aporta tranquilidad, entonces ¿qué es lo que estás pagando?

Estoy satisfecho con lo que he recibido. Ha sido muy fácil y no necesito dedicarle mucho tiempo a las nóminas cada semana. Recibo informes y ya está. Para mí, la relación calidad-precio es buena ”

– Dan Schmitgal, Solana Biosciences, Inc.,

¿Trato con demasiadas personas?

Cuando confías tus nóminas a alguien ajeno a la empresa, esperas que esa persona vaya conociendo tu negocio, pero es imposible crear un vínculo si cada vez se habla con una persona distinta.

ADP ha implementado una cadena de comunicación clara que incluye la designación de una persona de contacto principal que atiende todas nuestras cuestiones. Nos tranquilizó ver que lo tienen

todo pensado para que los cambios que pueda haber en el equipo de ADP no afecten a la gestión de nuestras nóminas, porque así sabemos que, en caso de que hubiera una sustitución, no tenemos que

volver a explicarle todo al equipo asignado”.

– Jeni Carr, directora financiera, Boyes Turner

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Cómo sacarle el máximo partido a la transición hacia un nuevo proveedor de servicios de nóminaLas nóminas son esenciales para tu negocio, por lo que no es de extrañar que asuste una interrupción en su gestión. Conocer de antemano la información necesaria para cambiar a un nuevo proveedor de servicios de nóminas puede favorecer la transición, minimizar los trastornos causados a tus empleados y aportarte tranquilidad.

La información que puedes necesitar dependerá de los servicios que vayas a disfrutar. Para aquellas empresas que no tienen todavía integradas sus nóminas con otros servicios, el cambio de proveedor puede ser una buena oportunidad para hacerlo.

En general, la integración puede ayudar a las empresas a gestionar los requisitos de conformidad, así como a ahorrar tiempo y dinero, mientras se mejora la experiencia de los empleados y se facilita el acceso a sus datos.

Estos son los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de comenzar a trabajar con un nuevo proveedor:

Información

Para instalar las nóminas, tendrás que aportar la información laboral básica de todos los trabajadores según lo que se exija en tu país. Esto incluye, entre otros, cargo en la empresa, compensación, fecha de contratación, lugar de trabajo, información sobre retenciones fiscales y las deducciones que le puedan corresponder..

Datos personales

La información básica como el nombre, el domicilio, la fecha de nacimiento, el Documento Nacional de Identidad (DNI), y el estado civil de los empleados puede ser un requisito necesario para configurar las nóminas. No olvides incluir a aquellos empleados a los que hayan podido cesar en sus funciones a lo largo del año o estos no recibirán su declaración de ingresos de la autoridad fiscal competente.

Datos de la empresa

El número de identificación y cualquier otra información fiscal vigente.

Información sobre nóminas

¿Cada cuánto pagas nóminas? ¿Cuándo tienes que efectuar el próximo pago de nóminas? ¿En qué día empieza y termina tu semana laboral? Tu nuevo proveedor necesitará esta información para garantizar una perfecta transición. Asegúrate de revisar los requisitos específicos de tu país.

Más allá de las nóminas

Los clientes que se beneficien de alguno de los servicios ofrecidos en tu país tendrán que proporcionar la información relativa a dichas tareas.

Si ya estás trabajando con un proveedor de servicios de nóminas, te debería resultar sencillo acceder a la información necesaria para efectuar el cambio. Un buen proveedor te proporcionará una lista clara y completa de la información que necesitas para que la transición se haga puntualmente y sin errores.

Información

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Personas Tu nuevo proveedor de servicios de nómina deberá asignarte un equipo de implementación y ayudarte a seleccionar a tu equipo de proyecto para garantizar que la transición se lleve a cabo sin contratiempos. El número de componentes de tu equipo dependerá del tamaño de tu empresa y de los servicios que vayas a utilizar. En el caso de empresas pequeñas, es posible que solo se necesite una persona. A continuación, te proporcionamos una lista de los posibles cargos que tu nuevo proveedor te puede pedir que asignes.

Parte interesada clave

Su tarea es la de identificar las prioridades, asignar los recursos y promover el proyecto internamente.

Gestor de proyectos

Es el principal responsable y líder del producto. Se ocupa de fijar hitos y de comunicar a todos los participantes el progreso del proyecto. .

Responsable de seguridad

Se encarga de gestionar las contraseñas y de velar por la seguridad de tu sistema durante la transición.

Nómina

Es la persona de contacto que garantiza que la información de nóminas es correcta y se entrega puntualmente..

* Estos servicios pueden variar en función del proveedor de nómina, del país o del tamaño de la empresa

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Cada proveedor de servicios de nóminas utiliza su propio sistema y algunos son más fáciles de usar que otros. Antes de efectuar el cambio, asegúrate de que tu nuevo proveedor te ofrezca la formación práctica y la atención individual que necesitarás para dominar el manejo de la plataforma. Un buen proveedor te proporcionará herramientas digitales de formación, asignará recursos a tu cuenta y te facilitará demostraciones en el propio producto.

Formación

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Preguntas que hay que plantear

¿Cuánto tiempo va a llevar la transición?El tiempo que lleve el cambio al nuevo proveedor dependerá de las prioridades de tu empresa, de los servicios que estés utilizando y de cuánto tardes en acceder a la información necesaria. Con ADP, hay clientes que están funcionando perfectamente en menos de 10 días y otros que prefieren que la transición se lleve a cabo a lo largo de varias semanas. La instalación de los servicios adicionales a las nóminas puede llevar más tiempo. Independientemente de cuánto lleve, una buena transición no debería nunca interferir en el proceso de nóminas..

¿Es importante el momento del año en que empiezo?Mientras que muchas personas tienen que (o prefieren) esperar al inicio de un trimestre o de un año para decidirse por un proveedor de servicios de nómina, ADP puede darte respaldo en cualquier momento. Un buen proveedor debe proporcionarle una lista clara de los formularios y la información que necesita para que la transición se lleve a cabo sin problemas.

¿Cuánto tiempo dedicaré a las nóminas con un proveedor de servicios de nómina?Si actualmente realizas el proceso de nóminas manualmente, lo normal es que reduzcas significativamente la cantidad de tiempo invertido. El ahorro de tiempo total dependerá del servicio que elijas. ¿Necesitas ayuda para realizar el seguimiento de los horarios y la asistencia? ¿O tal vez para verificar los antecedentes de los empleados? Un representante de ADP te puede explicar las opciones y ayudarte a elegir el paquete que mejor se adapte a tu negocio.

¿Cuánto cuesta todo?Distintos proveedores de servicios de nómina ofrecen diferentes estructuras de precios, pero algunos factores (como con cuánta frecuencia se realiza el proceso de nóminas, a cuántas personas pagas, con cuánta frecuencia añades o eliminas receptores de pagos, qué servicios necesitas, etc.) influirán en el coste. ADP trabajará contigo para determinar la configuración de nóminas adecuada para tu empresa, independientemente del nivel de complejidad de la solución.

¿Y si necesito ayuda, especialmente antes o después del horario de oficina?Si te topas con un problema relacionado con las nóminas no puedes esperar varios días a que alguien te dé la respuesta correcta. ADP te ofrece acceso directo a profesionales de nóminas certificados y experimentados.

Antes de decidir cambiar a un proveedor de servicios de nómina determinado, asegúrate de que sea el más adecuado para tu negocio. Estas son algunas preguntas que has de plantear a cualquier posible socio de nóminas:

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¿Cómo pagáis a los empleados si se produce un desastre? Los productos de ADP están en la nube, lo cual nos permite realizar el proceso de nóminas en cualquier lugar y, por lo tanto, que nuestros clientes paguen a sus empleados sin importar lo que esté ocurriendo a nivel local. ADP te puede ayudar a gestionar las bajas de empleados durante y después de un desastre, así como aconsejarte sobre las políticas y los programas que te pueden ayudar a recuperarte.

¿Qué opciones hay para pagar salarios a los empleados?Los empresarios de hoy en día cuentan con más opciones que nunca (y más inteligentes). ADP te ofrece diferentes opciones en función del país. Ponte en contacto con un representante de ADP para determinar qué opción es la que mejor se ajusta a las necesidades de tu empresa y tus empleados..

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