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Claves para la gestión de documentos de archivo
Mapas, planos y fotografías
en un entorno digital
CeDIAPCentro de Documentación e Investigación de la Arquitectura PúblicaSusana Castillo - Paula Ferrara – Carla Harasic
Octubre 2014INAP – Instituto Nacional de la Administración Pública
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Ferrocarriles
Silos
Puentes y Caminos
Arquitectura
Archivo Histórico de Electricidad
PuertosAbarca rubros que fueron de competencia del Estado, entre los años 1874 y 1990
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Presentación participantes:
• lugar de trabajo
• cuerpos documentales
• razones para el curso
Actividad
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Esta basado en un estudio de caso: el CeDIAP
1993 INICIO“un programa”destinado a rescatar una serie documental.
21 AÑOS DESPUESnuevos desarrollos acordes con los requerimientos de los “entornos digitales”.
Acerca del Curso
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El curso se enfocara en tres áreas:1. desarrollo de un proyecto integral para el tratamiento de
cuerpos documentales: pautas . (2 CLASES)
2. gestión y conservación de unidades de información: marco conceptual y metodológico . (2 CLASES)
3. intercambio de experiencias y buenas prácticas. (1 CLASE)
Acerca del Curso
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COMPARTIR CLAVES PARA CONCRETAR UN PROYECTOformulación de objetivos, evaluación de recursos, equipo detrabajo, capacitación y actualización.
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS Y EXPERIENCIAen el tratamiento de cuerpos documentales para la gestión yconservación de unidades de información
Acerca del Curso
creatividad
sentido común
perseveranciaflexibilidad
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Un proyecto integral para el
tratamiento de cuerpos documentales
Claves para la gestión de documentos de archivoMapas, planos y fotografías en un entorno digital
Encuentro 1
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Instancia FundacionalMisión programa CeDIAP
considerandos de la Resolución:
“ ... la protección de este patrimonio documental,
... preservar la memoria institucional de la Nación respecto a su arquitectura oficial,
... la defensa del Patrimonio Nacional ...“
USOS Y COSTUMBRES: investigación-análisisUsuarios: funcionarios – algunos investigadoresReproducciones para usos diversos: copias heliográficas Preservación: microfilms
RECURSOS DISPONIBLES, POTENCIALIDAD DE USOS: investigación-diagnósticoApertura a la consulta públicaIdeas innovadoras, recursos de la tecnología informática de incipiente uso masivoEl entorno, instituciones y profesionales vinculados a la gestión de informaciónAlianzas estratégicas, Biblioteca NacionalApoyo institucional
Evolución del Proyecto CeDIAP
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Grupos, la propuesta es trabajar con alguno de los cuerpos documentales que manejan, conocen o quisieran poner en valor
• descripción, alcance, volumen, estado actual
• si están disponibles, cómo se usan?
• si están “ocultas”, cuál es el potencial interés?
• qué quisieran hacer con los cuerpos documentales
• razones para su digitalización
Actividad
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Propuesta, Puesta en Marcha y Desarrollo del Proyecto
Video
Evolución del Proyecto CeDIAP
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A partir del análisis del video,
deducir – detectar – describir
los principales procesos.
Actividad
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• DIFUSIÓN, exposiciones, artículos, congresos
• TRANSFERENCIA de conocimientos, asistencia técnica
• CAPACITACIÓN permanente, compartir buenas prácticas
• ACTUALIZACIÓN de recursos informáticos
• CONVENIOS y acuerdos de cooperación
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)
En el contexto del desarrollo y democratización del uso de las tics y el auge de las redes informáticas,la demanda de información:
• nuevos requerimientos y formas de acceso • mayor socialización del conocimiento • reservorios- plataformas digitales• mayor velocidad en la disponibilidad on line (redes )
Evolución del Proyecto CeDIAP
Diseño de un nuevo producto: un proyecto que contiene al anterior.
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INVENTARIO DE ARQUITECTURA PUBLICA
HACIA UN INVENTARIO ACTUALIZADO
• Cuál es el estado actual de la obras registradas enla base de datos CeDIAP?
• Cómo mantener actualizada la información respecto de las obras que se intervienen?
• Qué otras obras de orden provincial y municipal podrían incluirse en el inventario?
• Qué otras obras ejecutadas luego de la Reformadel Estado de los ´80, ameritan ser incluidas en el inventario ?
Evolución del Proyecto CeDIAP
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…. UN PORTAL ABIERTO Y DINAMICO con contenidos
vinculados al patrimonio documental de arquitectura
pública argentina, para mantener actualizada la
información referida a las obras de arquitectura realizadas
por el Estado en todo el país mediante la implementación
de un sistema federal de acceso a la información...
Evolución del Proyecto CeDIAP
Diseño de un nuevo producto: un proyecto que contiene al anterior.
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)
1993: RESOLUCIÓN :proteger/ cuidar
1994 a 2013: SISTEMAS INFORMATICOS: gestión de información (tratamiento integral)+ webmejora continua (nueva base de datos / formatos abiertos/ parámetros de digitalización / optimización de servicios) Integración- participación- investigación - difusión patrimonio-cultura - gestores de información
2013 > LEY NACIONAL N°26899 - REPOSITORIOS DIGITALES INSTITUCIONALES DE ACCESO ABIERTO
2014: PORTAL ACCESO ABIERTO : cosechadores + socialización (elementos normalizados-metadatos)
Línea de Tiempo
1
2
3
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• Discusión grupal.
Reflexión acerca de los distintos momentos o fases de la gestión, acerca de que permitió o favoreció que las transformaciones fueran posibles.
Actividad
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“SISTEMA DE MÚLTIPLES PROCESOS”
Gestión de fondos documentales
GESTION DE FONDOS DOCUMENTALESacceso a la información en un entorno digital
• Métodos
• Parámetros técnicos
• Recursos
• Políticas y objetivos
• Plazos
“PROPUESTA O PROYECTO”abordaje integral del tema
“SISTEMA DE MÚLTIPLES PROCESOS”ordenados y vinculados entre sí
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� crear un producto o un servicio
� alcance, tiempo, costo
� optimizar los recursos humanos y materiales
Formulación de un Proyecto
EL PROYECTO
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Formulación de un Proyecto
�Fondo o colección�Destinatario�Consulta�Usos�Servicio
ANÁLISIS PREVIOS
Tipo de Información TÉCNICA E HISTÓRICA
Soporte y formato PLANOS Y FOTOGRAFÍAS – papel, vidrio, tela, etc
Usuarios REPARTICIONES PUBLICAS
AMBITO ACADÉMICO, AMBITO PRIVADO: PROFESIONALES DE LA CONSTRUCCION, ESPECIALISTAS EN PATRIMONIO, EMPRESAS CONSTRUCTORAS, EDITORIALES, MEDIOS DE DIFUSION,
COMUNIDAD EN GENERALConsulta
VIRTUAL, EN SALA
Servicio REPRODUCCIONES DIGITALES
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Grupos, a partir del cuerpo documental descripto en la primera parte, realizar un análisis que comprenda los items
Actividad
� Fondo o colección
� Destinatario
� Consulta
� Usos
� Servicio
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�Políticas (accesibilidad, derechos, normas, gestión de calidad, etc)
�Objetivos - Metas (parciales y finales)
�Inserción en la comunidad (difusión, productos culturales, redes)
Formulación de un Proyecto
DEFINICIONES
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� Recursos (humanos, tecnológicos, etc)
� Espacio físico
� Plazos de ejecución
Formulación de un Proyecto
EVALUACIONES PRELIMINARES
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� Criterios de selección a) usuarios y serviciosb) estado del soporte
c) volumen de la colecciónd) contenido
� Producción y plazos de ejecución.
� Tercerización, institución, mixto
� Selección equipamiento informático
Formulación de un Proyecto
TOMA DE DESICIONES
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“SISTEMA DE MÚLTIPLES PROCESOS”
Componentes de un Proyecto
¿Qué?
¿Porqué?
¿Para que?
¿Quién?
¿Con qué?
¿Cómo?
¿Cuándo?
¿Dónde ?
COMPONENTES DE UN PROYECTO
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¿Qué?
¿Porqué?
¿Para qué?
¿Quién?
¿ Con qué?
¿Cómo?
¿ Cuándo?
¿Dónde?
Componentes de un Proyecto
� Título
� Diagnóstico
� Objetivo
� Beneficiarios
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¿Qué?
Componentes de un Proyecto
� Título o descripción
UN PORTAL ABIERTO Y DINAMICO
con contenidos vinculados al
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE ARQUITECTURA PUBLICA ARGENTINA
.
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¿Porqué?
Componentes de un Proyecto
�Diagnóstico
…… LA DIFICULTAD PARA ACCEDER A SUS CONTENIDOS, LA DISPERSIÓNDE LA DOCUMENTACIÓN Y LA INCONEXA RELACIÓN ENTRE LASDIFERENTES REPARTICIONES Y ORGANISMOS SUELEN SERCARACTERÍSTICAS PROPIAS DE ESTOS RESERVORIOS.
…… PERMITIRÁ A LOS ESPECIALISTAS REALIZAR CON MAYOR EFICACIA LACONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN EDILICIA ECONOMIZANDO YOPTIMIZANDO RECURSOS, COLABORARÁ CON LA INVESTIGACIÓNACADÉMICA Y CONTRIBUIRÁ CON LA SENSIBILIZACIÓN DEL PÚBLICO ENESTE SEGMENTO DEL PATRIMONIO CULTURAL ARGENTINO,FAVORECIENDO LA CONSTRUCCIÓN DE LA MEMORIA COLECTIVA
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¿Para qué?
Componentes de un Proyecto
�Objetivos
• MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIÓN REFERIDA A LAS OBRASDE ARQUITECTURA REALIZADAS POR EL ESTADO EN TODO EL PAÍSMEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA FEDERAL DE ACCESOA LA INFORMACIÓN.
• BRINDAR A LOS ESPECIALISTAS Y A LA COMUNIDAD EN GENERAL, UNACCESO ÁGIL A LA INFORMACIÓN TENIENDO EN CUENTA LOSREQUERIMIENTOS, DEMANDAS E INNOVACIONES QUE LAS TIC VANIMPONIENDO
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¿Quién?
Componentes de un Proyecto
�Beneficiarios
• ORGANISMOS Y REPARTICIONES GUBERNAMENTALES.• MUSEOS, INSTITUCIONES Y ORGANISMOS QUE TIENEN A SU CARGO EL
CUIDADO DE LOS MHN.• SECRETARÍA DE CULTURA DE LA NACIÓN.• FACULTADES DE ARQUITECTURA DE LAS DISTINTAS UNIVERSIDADES.• CENTROS DE PROFESIONALES DE LA ARQUITECTURA Y EL URBANISMO, • EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DE EDIFICIOS.• LA COMUNIDAD EN GENERAL.
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• cambios en las tecnologías informáticas,
• cambios acerca del valor de la información y su accesibilidad,
• cambios de paradigmas: el usuario virtual –el usuario presencial,
• PRODUCEN TRANSFORMACIONES EN LOS CRITERIOS DE GESTIÓN
• es necesaria la permanente capacitación y actualización en las áreas de trabajo,
• Y MIENTRAS LA CONSTRUCCIÓN DE LOS OBJETIVOS ORIGINALES SIGUE SU CURSO
• es imprescindible reflexionar acerca de la continuidad o la realización de cambios que permitan estar en consonancia con la época.
PARA TENER EN CUENTA
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Grupos, definir los siguientes componentes del proyecto
Actividad
• título/descripción (QUE)• diagnóstico (POR QUE)• objetivo (PARA QUE)• beneficiarios (PARA QUIENES)
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COLECCIONES DE LA BIBLIOTECA GALVEZ Y EL MUSEO MITRE
Sub-proyectos acotados concluidos, llegaron al procesamiento digital con una fase previa realizada en la institución de origen.
El mismo producto (reproducciones digitales) es gestionado y usado de distinta forma en cada institución.
Hoy estan en la web en el micrositio del CeDIAP
Ejemplos de aplicación del Proyecto
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Museo Mitre
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Museo Mitre
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Museo Mitre
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Museo Mitre
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Biblioteca Galvez
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Biblioteca Galvez
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Biblioteca Galvez
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Biblioteca Galvez
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UN PROYECTO REPLICABLE: EDENOR
Se aplicaron los mismos métodos que en el fondo de arquitectura pública, especialmente en lo referente al tratamiento de los documentos fotográficos.
Ejemplos de aplicación del Proyecto
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Edenor
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Edenor
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Edenor
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SILOS Y ELEVADORES DE GRANOS
Se concluyó la fase de conservación e inventario y se digitalizaron algunos documentos fotográficos.
Se discontinuaron los trabajos ya que los requisitos para continuar con el proyecto no se pueden implementar: ausencia de demanda y recursos insuficientes.
Ejemplos de aplicación del Proyecto
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Silos y elevadores de granos
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Silos y elevadores de granos
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Silos y elevadores de granos
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Silos y elevadores de granos
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Silos y elevadores de granos
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Silos y elevadores de granos
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El rescate y conservación de originales es un objetivo que completa su sentido en el marco de un proyecto que contemple el acceso a la información que los mismos contienen.
Todos los procesos aplicados a los originales tienen el doble propósito de conservarlos y brindar acceso.
Las tecnologías informáticas han permitido dar una respuesta eficaz a esta doble necesidad, minimizando el antiguo dilema: acceso versus conservación.
Su empleo también exige decisiones respecto de la selección de documentos a duplicar digitalmente y esto no está, necesariamente, vinculado con el descarte de originales.
REFLEXIONES EN RELACION A LA CONSERVACION Y GESTION DE UNIDADES DE INFORMACION
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Aún cuando el documento digital facilita el acceso a la información, propicia la consulta las fuentes y contribuye a la difusión del conocimiento y la comunicación, el soporte papel ha dado, a lo largo del tiempo, pruebas acabadas de su perdurabilidad, especialmente en condiciones de guarda adecuadas y es, en el imaginario colectivo, un reservorio al cual siempre será posible recurrir y en el que siempre será posible descubrir nuevas e inesperadas huellas y señales.
REFLEXIONES EN RELACION A LA CONSERVACION Y GESTION DE UNIDADES DE INFORMACION
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HASTA EL PROXIMO LUNES 6/10/14
enviar por mail a [email protected] los trabajos realizados en clase sobre:
1- análisis del �Fondo o colección �Destinatario �Consulta �Usos �Servicio
_____________________________________
2- componentes de un proyecto � QUE ( Título / Descripción)� POR QUE (Diagnóstico)� PARA QUE (Objetivo) �BENEFICIARIOS
Incluir los nombres y direcciones de correo de los miembros del grupo___________________________________________________________________
PARA LA PROXIMA CLASE 8/10/14Traer un documento del acervo documental que manejan
Claves para la gestión de documentos de archivo
Mapas, planos y fotografías en un entorno digital
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¡Gracias!Equipo CeDIAP