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Procedimiento para la elaboración de la requisición proforma y requerimiento extraordinario de bienes de consumo de uso no terapéutico

1. Objetivo Establecer los lineamientos para conocer, determinar, consolidar, y tramitar la adquisición de las necesidades, de los bienes de consumo de uso no terapéutico necesarios para el ejercicio de las operaciones de las dependencias de nivel central en un periodo determinado 2. Ámbito de aplicación Este procedimiento aplica en el Área de Suministro de Nivel Central, adscrita a la División de Apoyo Logístico y Distribución

3. Políticas 3.1 El presente procedimiento será de observancia obligatoria para el Área de Suministro de Nivel Central. 3.2 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central difundir y solicitar con toda oportunidad a las dependencias de nivel central las claves sustantivas de bienes de consumo de uso no terapéutico que conforman la requisición proforma y extraordinarias a fin de que determinen las necesidades de consumo para el ejercicio de sus operaciones. 3.3 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central, el recibir y consolidar las necesidades de bienes de consumo de uso no terapéutico, de las dependencias de nivel central, considerar las existencias disponibles en el Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría y ser consideradas para disminuir su adquisición del consolidado de la requisición pro forma y extraordinaria. 3.4 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central, solicitar a la División de Adquisiciones de bienes y Contratación de Servicios, la adquisición de los bienes de consumo de uso no terapéutico consolidados en la requisición pro forma y extraordinaria 3.5 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central vigilar que la División de Adquisiciones y Contratación de Servicios le envíe oportunamente copia de los contratos adjudicados y formalizados a la proveeduría.

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3.6 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central el ejercer un control sobre cada uno de los contratos adjudicados a fin de evaluar el comportamiento de su cumplimiento hasta ser finiquitado o saldado o bien para informar oportunamente a la Coordinación Técnica de Adquisiciones sobre su incumplimiento. 3.7 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central el vigilar que la recepción, guarda, y custodia de los bienes de consumo adquiridos en nivel central se realice conforme a la normativa institucional establecida. 4. Definiciones 4.1 almacén central de programas especiales y red fría: Unidad almacenaría dependiente de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento. 4.2 bienes de consumo: Los bienes muebles que por su utilización en el desarrollo de sus actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico. 4.3 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación. 4.4 contrato abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 4.5 contrato programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. 4.6 existencia: Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su distribución, suministro y consumo en almacenes o unidades de servicio medicas o administrativas 4.7 grupo de suministro: Es una clasificación administrativa señalada por la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera que permite el control de los bienes de consumo a través de las diferentes fases del proceso del abastecimiento y se relaciona con una partida presupuestal

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4.8 requisición proforma: documento en que una dependencia de nivel central relaciona por grupo de suministro, clave y cantidad, la solicitud de los bienes de consumo de uso no terapéutico necesarios para el ejercicio de su operación en un periodo determinado 4.9 sistema de abasto institucional (SAI): Es un conjunto de subsistemas interconectados que interactúan para ejecutar una tarea y comprende la entrada o registro proceso y salida de datos.

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5. Procedimiento para la elaboración y tramite de adquisición de la requisición proforma y requerimiento extraordinario de bienes de consumo de uso no terapéutico

Responsable Actividad Documentos involucrados

Área de Suministro de Nivel Central

5.1 Genera oficio circular para requerimientos de bienes de consumo de uso no terapéutico proforma y extraordinaria 1482-010-016, a todas las dependencias de Nivel Central, solicitando informen sobre sus requerimientos necesarios para su operación tanto ordinarios y extraordinarios. El oficio se elabora con visto bueno del Titular de la División de Apoyo Logístico y Distribución y lo firma el Titular de la Coordinación de Adquisiciones.

Oficio circular para requerimientos de bienes de consumo de uso no terapéutico proforma y extraordinaria 1482-010-016


5.2 Recibe de las dependencias de nivel central su requisición (documento externo) proforma debidamente requisitada y firmada por la autoridad competente.

Requisición (documento externo)

5.3 Consolida el requerimiento de

necesidades por grupo y clave de artículo.

5.4 Analiza la información del

requerimiento consolidado contra las existencias disponibles y así determinar la diferencia de bienes de consumo necesarios para su adquisición, consultando el inventario valorizado del SAI y fuera de éste.

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Responsable Actividad Documentos involucrados

5.5 Obtiene las requisiciones consolidadas (documentos externos) respectivamente por grupo de suministro y claves susceptibles de compra.

Requisición y (documento externo)

5.6 Elabora oficio de claves susceptibles de compra 1482-010-017, anexando las requisiciones ya consolidadas y las envía al Área de Planeación e Informática dependiente de la División de Apoyo Logístico y Distribución para su revisión y obtención de dictámenes de disponibilidad presupuestales,

Oficio de claves susceptibles de compra 1482-010-017


5.7 Recibe por parte de la División de Adquisición y Contratación de Servicios, Acta de fallo, (documento externo) donde se anexa la relación de las claves que quedaron desiertas (documento externo) y la fecha de cuando se realizara otro evento de licitación para su adquisición

Acta del fallo (documento externo) Relación de claves desiertas (documento externo)


5.8 Recibe de la División de Contratos copia de los contratos formalizados (documentos externo) y los turna a su mesa de altas del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría para su control en orden consecutivo de número de contrato.

Contrato (documento externo)

Mesa de altas, Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría

5.9 Recibe del Titular del Área de Suministro de Nivel Central copia de los contratos formalizados (documentos externos) y los ordena por número consecutivo y año, y espera a que la proveeduría inicie el proceso de entrega.


Fin del procedimiento

7. Relación de Documentos que Intervienen en el Procedimiento para la elaboración y tramite de adquisición de la requisición proforma y requerimiento extraordinario de bienes de consumo de uso no terapéutico

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Codificación Título del documento Observaciones

1482-010-016 Oficio circular para requerimientos de bienes de consumo de uso no terapéutico proforma y extraordinaria

Anexo 1

Requisición (documento externo)

1482-010-017 Oficio claves susceptibles de compra Anexo 2

Inventarios valorizado SAI y fuera de sistema

(documento externo)

Dictamen disponibilidad presupuestal (documento externo)

Acta de fallo (documento externo)

Relación de claves desiertas (documento externo)


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ANEXO 1

Oficio circular para requerimientos de bienes de consumo de uso no terapéutico proforma y extraordinaria

de 5 Clave: 1482-003-007

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CALIDAD COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO

COORDINACION TÉCNICA DE ADQUISICIONES

Fecha: dd / mm / aa (1)

Of. 09-XX-XX-XX-XXXX/CTA/0000 (2)

Destinatario Titulo (3) NOMBRE DEL DESTINATARIO (4) Cargo (5) Domicilio (6)

Texto (7) Con objeto de estar en posibilidad de llevar a cabo las adquisiciones de bienes de consumo no terapéuticos del año ________, en forma programada y en condiciones favorables para el IMSS, agradeceré girar sus instrucciones a efecto de que remitan sus Requisiciones Proforma y Fuera de Proforma (Requisiciones Extraordinarias) en forma consolidada, para lo cual se está enviando dispositivo magnético que contiene todas las claves del Catalogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional (SAI) para que se soliciten las requeridas por cada dependencia, asimismo se debe tomar como base el presupuesto previsto por partida para el próximo ejercicio. Para este fin, el diskette anexo deberá ser requisitado únicamente para consolidar los requerimientos de las Áreas que conforman esa Dependencia de Nivel Central: Estas Unidades presupuestales fueron las que se consideraron en el presente ejercicio; de existir modificación en la estructura deberá de solicitarse con las actuales, con su respectiva CODIFICACIÓN PRESUPUESTAL . Ejemplo:

0200 H. Consejo Técnico y Asesoría Médica 0202 Sector Patronal 0203 Sector Obrero 0210 Comité Consultivo del Seguro de Riesgo de Trabajo 0300 Secretaría General 0310 Coordinación de Asuntos Internacionales

Por otra parte deberán remitirnos otro diskette que contenga el programa de distribución de dicha consolidación, tanto de Proforma como Requisiciones Extraordinarias, con los datos que a continuación se describen:

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de 5 Clave: 1482-003-007




Fecha: dd / mm / aa Of. 09-XX-XX-XX-XXXX/CTA/0000

DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO UNIDADES PRESUPUESTALES SOLICITANTES

CLAVE COMPLETA DEL ARTÍCULO 0520 0580

GP0O GEN ESP DIF VAR DESCRIPCIÓN 1ER.sem 2° sem 1er. sem 2° sem TOTAL 311 685 0607 01 00 Papel bond para

maquina fotocopiadora t/carta de 36 Kg Blanco

Esta cifra deberá coincidir con la cantidad consolidada. Con referencia al Grupo 320, Formas Impresas, deberán adjuntarnos muestra de los formatos solicitados. Con respecto a las Requisiciones Extraordinarias, deberán contar con su respectiva clave, diferenciador y variante; ya que de lo contrario no podrán ser adquiridas y para aquellos casos en los que no se cuente con la clave correspondiente, deberán solicitar su inclusión al Catálogo General de Artículos. No omito mencionar que cualquier requisición extraordinaria emitida posteriormente a esta programación invariablemente deberá ser canalizada al Área de Suministro de Nivel Central, a fin de que sea registrada y turnada para su adquisición correspondiente. Las claves que se encuentran identificadas en el Catálogo como “Producto Verde”, deberán ser requisitadas el 50% del mismo y 50% del “Producto Actual”. Asimismo informamos a usted que no será remitido Oficio el año entrante, solicitando sean ratificadas y/o rectificadas las cantidades requeridas para el Segundo Semestre del 2004. Agradeceremos a usted que esta información sea enviada debidamente requisitada y validada en forma impresa con las firmas autorizadas y enlace magnético a más tardar el _____________al Área de Suministro de Nivel Central, sita en Calzada Vallejo N° 675, Col. Magdalena de las Salinas C.P. 07760 Para cualquier consulta o aclaración al respecto, favor de comunicarse con el Titular del Área de Suministro de Nivel Central a los teléfonos 55-87-13-42, 55-87-13-47 y conmutador 55-87-44-22 exts. 15181 y 15184.

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de 5 Clave: 1482-003-007




Fecha: dd / mm / aa

Of. 09-XX-XX-XX-XXXX/CTA/0000 Sin otro particular aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

A t e n t a m e n t e

(8) NOMBRE DEL TITULAR

TITULAR (9)

Anexos (los que se indican) (10) C.c.p. Director de Administración y Calidad (11) Titular de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Titular de la Dependencia Normativa a quien se solicitan sus requerimientos Titular de la División de Apoyo Logístico y Distribución Titular del Área de Suministro de Nivel Central

1482-010-016

de 5 Clave: 1482-003-007

Oficio circular para requerimientos de bienes de consumo de uso no terapéutico

Proforma y Extraordinaria

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Solicitar a las Dependencias de Nivel Central con toda oportunidad sus

requerimientos de Requisición Proforma y Extraordinarias, y en forma programada adquirirlas en condiciones favorables para el IMSS y suministrarlas oportunamente a quien las solicita.

GENERADO POR: Área de Suministro de Nivel Central

Número Dato Anotar

1 Fecha Fecha de elaboración día, mes y año 2 Of. Referencia. Codificación del área remitente y número de oficio

3 Titulo Licenciado, Doctor, Señor, Señora

4 Nombre Nombre completo del destinatario en mayúsculas y negritas

5 Cargo Cargo del destinatario

6 Domicilio Dirección del destinatario

7 Texto Descripción breve del asunto que ocupa

8 Nombre Nombre del Titular remitente en mayúsculas y negritas

9 Titular Titular

10 Anexos Descripción breve de los anexos que acompañan

el oficio

11 Con copia Nombre y cargo de los titulares a los que se

informa

de 3 Clave: 1482-003-007

ANEXO 2 Oficio claves susceptibles de compra

de 3 Clave: 1482-003-007



COORDINACION TÉCNICA DE ADQUISICIONES DIVISION DE APOYO LOGÍSTICO Y DISTRIBUCIÓN

Fecha: (1) Of. 09-XX-XX-XX-XXXX/XXX (2) Destinatario Titulo (3) NOMBRE DEL DESTINATARIO (4) Cargo (5)

Texto (6) Anexo al presente me permito enviar a usted, Requisición Proforma impresa debidamente autorizada, así como CD que contiene los archivos de los artículos diversos solicitados por las diversas dependencias de Nivel Central para el ejercicio ( año ), como a continuación se describe: (7) (8)

CLAVE GRUPO

1400-05-31-1-0026 PAPELERIA 1400-05-31-2-0027 UTILES DE OFICINA

1400-05-32-0-0028 IMPRESOS 1400-05-35-0-0029 MATERIAL DE ASEO 1400-05-36-0-0030 MATERIAL FOTOGRAFICO

1400-05-37-0-0031 DIVERSOS 1400-05-37-0-0032 MAGNETICOS

1400-05-37-2-0033 DIVERSOS 1400-05-37-2-0034 CONSUMIBLES DE COMPUTO

Es importante mencionar que esta requisiciones se encuentran programadas de la siguiente manera: 40% 1er. Sem IMPORTE 60% 2° Sem. IMPORTE TOTAL ANUAL IMPORTE Asimismo en listado independiente le envió el Requerimiento Anual Valorizado a Precios Unitarios Uniformes del IMSS,

considerando que aquellos que no cuentan con precio unitario se les asigno un precio virtual de $ 1.00 como lo indica el SAI con la finalidad inicien los procesos de licitación.

Sin otro particular por el momento y agradeciendo de antemano la atención brindada al presente, quedo de usted

A t e n t a m e n t e

(9) NOMBRE DEL TITULAR REMITENTE

Titular

Con copia: (10)

- Titular de la Coordinación Técnica de Adquisiciones - Titular del Área de Suministro de Nivel Central

1482-010-017

de 3 Clave: 1482-003-007

Oficio claves susceptibles de compra

Instrucciones de llenado

OBJETIVO: Enviar la requisición Proforma y Extraordinaria al Área de Planeación e

Informática para iniciar el tramite de dictamen presupuestal y licitación pública

GENERADO POR: Área de Suministro de Nivel Central

Número Dato Anotar

1 Fecha Fecha de elaboración dd / mm / aa

2 Referencia Codificación de área remitente y número de oficio

3 Titulo o profesión Licenciado, Doctor, Señor, Señora etc.

4 Nombre del destinatario Nombre completo del destinatario en mayúsculas y negritas

5 Cargo Cargo del destinatario Jefe del Área de Planeación e Informática

6 Texto Breve descripción del asunto que ocupa

7 Clave Codificación de la requisición, Unidad

Presupuestal, Año, Grupo de Suministro, Consecutivo de requisición

8 Grupo Grupo de suministro al que corresponde la requisición.

9 Nombre Nombre del Titular del Área remitente con mayúsculas y negretas

10 Con copia Nombre y cargo de los titulares de Área a los que

se informa.

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