Apartes del libro:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA CON BASE EN INNOVACIÓN ORGANIZACIONALApoyo a labores de Consultoría y Asesoría Administrativa

Por: Héctor Horacio Murcia Cabra, Profesor de la Facultad de Administración de Empresas, Universidad de Santo Tomás, Consultor y Asesor en Innovación y Creatividad para el Desarrollo Empresarial, 2013

4. MODELOS, ESTRUCTURA DEL PROCESO DE EJECUCIÓN, REVISION DE EJEMPLOS Y DEFINICION DE FORMATO BÁSICO DE DIAGNÓSTICO EN LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA,

4.1. DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Con base en un proceso de revisión del marco teórico y de análisis de diversas publicaciones 1 se han observado diversos enfoques u orientaciones que se han dado a la Auditoría Administrativa y que en su conjunto han sido considerados como modelos en el tema.

En el cuadro 7 se presenta una síntesis de estos aportes intelectuales de distintos autores, la cual sirve de punto de referencia y elemento de comparación a ser considerado por los estudiantes de esta asignatura.

4.2. ETAPAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

De acuerdo con la consideración de los diferentes modelos propuestos, se observa que para la realización de una auditoria administrativa es necesario llevar a cabo una serie de etapas que ayuden a realizar un examen constructivo de la organización, identificando de manera óptima los puntos positivos y falencias que tiene, con el fin de precisar el nivel de desarrollo y oportunidades de mejora

De esta manera, en forma general se plantean las siguientes fases para la ejecución de la auditoria administrativa, las cuales se tratan de confrontar con lo expuesto por los diversos autores (cuadro 8):

4.2.1. Antecedentes,

4.2.2. Planeación,

Fases importantes de la realización de la planeación son, según Amador (2008) 2 el análisis y estudio preliminar, la determinación del alcance, el diagnóstico administrativo y el planteamiento y aprobación del programa de trabajo.

4.2.3. Proceso de ejecución,

4.2.4. Preparación del informe,

4.2.5. Seguimiento.

4.3. PREPARACIÓN DE FORMATO A SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y APLICACIÓN A EJEMPLOS Y CASOS PRÁCTICOS.

1 Campus Virtual. Maestría en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, Consultado el 18-02-13. http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdfFranklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. MéxicoAmador, A. (2008) AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, México.2 Amador, A. (2008) Op.Cit..

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Cuadro 7.

MODELOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA3

W. P LEONARD T. G. ROSE JOHN w BUCKLEY

"El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente administración de las operaciones." Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, en 1959

Modelo de 4 etapas:

Examen. Evaluación Presentación. Seguimiento

Fue el primero que escribió sobre la AA como tal, en su obra “The Management Audit”, publicada en 1932.

Analiza la responsabilidad del administrador y la importancia de tener información suficiente y actualizada, para la adecuada toma de decisiones y hace una diferenciación muy amplia entre la auditoria administrativa y la contable.

Plantea que una auditoria administrativa parte de la alta gerencia, donde se debe determinar si funciona satisfactoriamente.Resalta la importancia que tiene que las funciones de la gerencia de una organización trabajen eficazmente.

Entre estas funciones destaca las siguientes:

Producción. Distribución Desarrollo. Contabilidad y Finanzas Asuntos legales y secretariales, Personal y relaciones industriales Administración general.

Le da prioridad y mayor importancia a la función de administración general la cual coordina las demás.

Presenta su trabajo Como enfrentarse a la Auditoria Administrativa, según Buckley, "el objetivo de la AA es apreciar la organización, las técnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos".

Plantea dos sistemas para el desarrollo de la auditoria administrativa:

1 - Ad hoc: se plantea una auditoria para análisis y solución de un problema específico2- ex Natura rerum: plantea la auditoria administrativa como una actividad permanente y natural de la administración; proceso rutinario.

Fases del modelo:

Identificación del criterio de la gerencia

Preparación para la Auditoria Administrativa

Efectuar el estudio de la administración

Efectuar la Auditoria administrativa a fondo

Informe sobre la AA Revisión posterior

JOHN NOLAN ROBERT J. THIERAUF RODRÍGUEZ VALENCIA

3Campus Virtual. Maestría en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, Consultado el 18-02-13. http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdfFranklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. MéxicoAmador, A. (2008) AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, México.

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Evalúa la eficiencia y eficacia de la organización (empresa).

También, considera que la AA debe desarrollarse a través de una serie de pasos generales.

Las etapas que lo comprenden son:

Definición del alcance del proyecto (de auditoría). Planeación, preparación y organización del

Programa de trabajo Recolección de hechos y actualización de la

documentación Investigación y análisis Informe resumen del trabajo, alcance, descubrimientos

y recomendaciones.

Después de estos pasos, se debe iniciar con una evaluación de la efectividad y eficiencia de la administración de la empresa que se va a auditar.

Por último, plantea después de llevar a cabo los pasos anteriores se debe diseñar un programa de auditoría de las funciones de la empresa.

La Auditoria Administrativa, trata de valuar la capacidad de los administradores para administrar, partiendo del cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Este modelo tiene una notable influencia en la auditoría contable.

Cuenta con los siguientes pasos (4):

Obtención de datos por medio de entrevistas, Medición del desempeño laboral mediante

cuestionario de la Auditoria Administrativa, Presentación de recomendaciones en pro del

mejoramiento, Presentación del informe de Auditoría

Administrativa.

Resalta la importancia del cuestionario el cual divide en varias partes que abarcan aspectos específicos: planeación, estructura organizacional, dirección, liderazgo, comunicación y control.

La función de la Auditoria Administrativa es “Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita”, señalando el grado de efectividad de cada área.

Las etapas que lo comprenden son:

Estudio preliminar Planeación de la AA Investigación y examen Análisis y evaluación de la información

obtenida Informe de la AA Implementación de las

recomendaciones. Medidas correctivas.

Indica que el modelo de AA se relaciona con la aplicación deuna escala de evaluación, Por otra parte, considera y evalúa diferentes factores para la evaluación total. Estos son: • Objetivos y planes.• Políticas y prácticas.• Estructura orgánica.• Sistemas y procedimientos• Métodos de control.• Medios de operación.•Potencial humano y elementos físicos empleados.

VÍCTOR RUBIO a. Y JORGE HERNÁNDEZ F. JOSÉ A. FERNÁNDEZ ARENA ANÁLISIS FACTORIAL

“El objetivo de la Auditoria Administrativa consiste en evaluar el fundamento de la administración mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles alternativas de solución"

Etapas del Modelo:

Planeación. Examen inicial Evaluación Presentación

Revisa la satisfacción de los objetivos institucionales.

Su modelo está integrado por un conjunto de cuestionarios relacionados con cuatro elementos importantes, los cuales aplica en la auditoria:

Los objetivos de la empresa. La dirección Los recursos El proceso administrativo

Evalúa una serie de factores que intervienen en la operación de una empresa, con el propósito de realizar un análisis de su potencial productivo, resultando así en el aumento de la eficiencia de la parte operativa.

Las etapas que lo comprenden son:

Planeación. Análisis del tema Examen de cada factor Combinación de los hallazgos,

diagnosticar sobre el total de las operaciones y llegar a conclusiones.

3

EDUARDO MANCILLAS PÉREZ ENRIQUE BENJAMÍN FRANKLIN AMADOR

El propósito de la Auditoria Administrativa es el mejoramiento de la administración, esperando mejorar el nivel de efectividad de la empresa u organización”.

Las etapas que comprende son:

Trabajos preliminares. Diagnóstico administrativo e investigación previa Elaboración del programa de la AA Obtención de la información Análisis, clasificación y evaluación de la información Conclusiones y recomendaciones Elaboración y presentación del informe final Implementación y seguimiento

Establece un marco conceptual puntualizando cada etapa definida en este proceso de suma importancia para la compañía.Define el concepto de Auditoria Administrativa y lo ilustra como“la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejorar para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable”.

Esta definición habla de la importancia que tiene la Auditoria en la organización y la necesidad de crear valor dentro de las organizaciones para ofrecer a sus clientes, a través de una ventaja competitiva. Esto se logra maximizando los recursos económicos, operativos y sobre todo el recurso intelectual de la compañía, direccionado en el talento humano que posee porque una verdadera ventaja competitiva sustentable en el tiempo se logra a través del Recurso Humano.

Destaca las áreas de aplicación de la AA dentro de las funciones del proceso administrativo:

Planeación Organización Dirección Control

Y menciona también algunos elementos específicos a considerar.Indica tambiénel alcance que la A. A debe tener o alcanzar para generar el impacto que desea la organización, buscando un enfoque estratégico, estableciendo los aspectos más significativos dentro del sistema de la compañía.

Recalca el análisis preliminar que se debe realizar para determinar cuáles son las actividades a realizar y el compromiso que la alta dirección debe tener con este proceso que integra todo el personal y los recursos físicos con que cuenta la organización. Hace énfasis en el diagnostico administrativo o aquellas estrategias que se deben establecer y estandarizar para lograr los objetivos planteados, buscando la calidad en todos sus procesos.

Diferencia las siguientes etapas en la ejecución de la auditoría administrativa:

Planeación. Desarrollo Obtención del informe Seguimiento

En la etapa de planeación incluye:

Definición de la evaluación Análisis y estudio preliminar Determinar alcance Diagnostico administrativo Programa de trabajo y aprobación Designación personal

En la fase de “Desarrollo” se ubica la ejecución del Plan de Trabajo definido, la obtención y análisis de la información, y la finalización del trabajo operativo.

La obtención del informe se refiere al proceso participativo de preparación y entrega del informe final.

En la etapa de seguimiento se definenlos pasos a llevar a cabo para continuar acciones posteriores al proceso de auditoría.

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Cuadro 8. Análisis especifico de las fases o etapas planteadas para la ejecución de la auditoria administrativa, confrontadas con lo expuesto por diversos autores4

ANTECEDENTES PLANEACIÒNPROCESO DE EJECUCIÒN

PREPARACIÒN DEL INFORME SEGUIMIENTO

W.P Leonard

T.G. Rose

John W. Buckley

John Nolan

Robert J. Thierauf

Rodríguez Valencia

Víctor Rubio A. Y Jorge Hernández

José A. Fernández Arena

Análisis factorial

Eduardo Mancillas Pérez

Enrique Benjamín

4Campus Virtual. Maestría en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, Consultado el 18-02-13. http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdfFranklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. MéxicoAmador, A. (2008) AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, México.

AUTORESANALIZADOS

ETAPASPLANTEADAS

Franklin

Alfonso Amador

Cuadro 9. Definición de un formato básico de auditoría administrativa (según lo visto hasta este punto en el curso y los aspectos analizados en las anteriores lecturas).

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

POSITIVA NEGATIVAANTECEDENTES

PLANEACION

PROCESO DE EJECUCION

6

PREPARACIÓN DEL INFORME

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

7

4.4. APLICACIÓN PRÁCTICA TERCER TEMA

1. Hacer análisis comparativo en grupo entre los modelos de auditoría administrativa presentados en esta tercera semana, con énfasis en los temas esenciales de esta auditoría específica.

2. Analizar en grupo las etapas y contenidos temáticos de la auditoría administrativa presentados por Alfonso Amador en su texto "Auditoría administrativa".

3. Definir en conjunto un formato básico de auditoría administrativa (según lo visto hasta este punto en el curso y los aspectos analizados en las anteriores lecturas).

4. Analizar ejemplo presentado en clase, con base en un video que se presenta por parte del docente.

Registrar la información de grupo de estos tres puntos en la plataforma Moodle en el campo virtual de cada estudiante (mejorada por cada estudiante, si se considera necesario).

5. Analizar y comentar un caso enviado por correo electrónico, con base en los conocimientos adquiridos y el formato elaborado hasta este punto.

6. Buscar e incluir otro ejemplo o caso de auditoría administrativa y comentarlo brevemente.

BIBLIOGRAFÍA

Amador, A. (2008) AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Mc Graw Hill Interamericana, México

Campus Virtual. Maestría en PYMES DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA, Consultado el 18-02-13. http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/audiadmon1/3.pdf

Franklin, E. B. (2006). AUDITORIA ADMINISTRATIVA. GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAMBIO. Prentice Hall. México

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