Unidad 5: Gestin del Costo del Proyecto.

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Ctedra: Administracin de Proyectos de SoftwareDocentes: Ing. Josefina Morais Ing. Viviana Santucci Ing. Milagros Schneider

Ingeniera en InformticaFacultad de Ingeniera en Ciencias Hdricas

Universidad Nacional del Litoral

Cuida de los pequeos costos, un pequeo

agujero hunde un barco.

Benjamin Franklin (1706-1790) Estadista y cientfico estadounidense.

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Benjamin Franklin (1706-1790) Estadista y cientfico estadounidense.

Contenido Plan de gestin de costos Tipos de costos Procesos de gestin de los costos Costo de las actividades Presupuesto Controlar los costos

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Controlar los costos Gestin del valor ganado (EVM: Earned value management) Valor neto actual Tasa interna de retorno Perodo de repago

Gestin del Costo: Introduccin Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y

controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

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Plan de Gestin de CostosEl plan de gestin de costos de un proyecto debe incluir: Cmo gestionar el proyecto segn su presupuesto? Cul es el nivel de precisin de las estimaciones de costos? Cules son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas

de control de la EDT?

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de control de la EDT? Cules son los lmites o umbrales permitidos de variaciones en

los costos? Cmo administrar las variaciones de costos? Cmo y cundo realizar anlisis de valor? Qu procesos de gestin de costos se utilizarn? Cmo es el ciclo de vida de los costos?

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Plan de Gestin de Costos

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Ahorrar $ en etapas tempranas del proyecto podra incrementar $$ ms adelante

Tipos de costos Costos variables: dependen del volumen de produccin.

Por ejemplo las materias primas. Mientras ms zapatillas seproducen, se requieren ms telas y cordones.

Costos fijos: No cambian con el volumen de produccin. Porejemplo los alquileres. Independientemente del volumen de

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ejemplo los alquileres. Independientemente del volumen deproduccin de una fbrica de palos de golf, el alquiler que sepaga por ese lugar se mantendr fijo.

Costos directos: se pueden atribuir directamente alproyecto. Por ejemplo, los costos de un viaje para promocionarexclusivamente una nueva crema de belleza.

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Tipos de costos Costos indirectos: benefician a varios proyectos y

generalmente no se puede identificar con exactitud laproporcin que corresponde a cada uno. Por ejemplo losgastos de estructura (contabilidad, luz, telfono, PMO, etc.).

Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de un

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Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de unrecurso es su mejor alternativa dejada de lado. Al estimar elcosto de las actividades del proyecto, no slo se deben incluirlas salidas de caja, sino tambin los costos de oportunidad decada recurso.

Costos hundidos o enterrados: costos que ya fuerondevengados y no cambiarn con la decisin de hacer o nohacer el proyecto.

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Otros conceptos relacionados Capital de trabajo: dinero necesario para cubrir los gastos

operativos del proyecto hasta que comiencen los ingresos decaja. Una forma de clculo del capital de trabajo surge de ladiferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente.

Depreciacin contable: disminucin del valor libro de un

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Depreciacin contable: disminucin del valor libro de unactivo segn criterios contables. La depreciacin es deducibledel impuesto a las ganancias. Depreciacin lineal: se deprecia el mismo monto todos los aos. Por

ejemplo, una inversin de $1000 cuya vida til contable es de 20 aos,tiene una depreciacin de $50 por ao ($1000 / 20 aos).

Depreciacin acelerada: se deprecian valores mayores en los primerosaos. Por ejemplo, un gobierno que subsidia la compra de bienes decapital, podra permitir una depreciacin contable de 50% el primer ao,30% el segundo ao y 20% el tercer ao.

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Otros conceptos relacionados Depreciacin econmica: variacin del valor real de un activo.

Por ejemplo, una computadora nueva de $1.000 se depreciacontablemente en 5 aos, o sea un 20% anual. Sin embargo luegode un ao de comprada la computadora, su valor de mercado es de$300, por lo que tuvo una depreciacin econmica del 70% a pesarde que la depreciacin contable sea solamente de un 20%.

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de que la depreciacin contable sea solamente de un 20%. Ley de rendimientos decrecientes: al incrementar la

utilizacin de recursos, la produccin crece a tasa decreciente. Porejemplo, en un proyecto de ensamble de bicicletas, al duplicar elpersonal de planta de 5 a 10, la produccin de bicicletas crece de100 a 140. En la zona de rendimientos decrecientes, los costoscrecen a tasa creciente.

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Procesos de la gestin de los costos

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Procesos de la gestin de los costos

1. Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso paracompletar las actividades del proyecto.

2. Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas lasactividades del proyecto a travs del tiempo.

3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos y

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3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos yadministrar los cambios del presupuesto.

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En proyectos pequeos, estimar los costos y determinar el presupuesto podran realizarse en un solo proceso.

Procesos de la gestin de los costos

1. Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso paracompletar las actividades del proyecto.

2. Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas lasactividades del proyecto a travs del tiempo.

3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos y

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3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos yadministrar los cambios del presupuesto.

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En proyectos pequeos, estimar los costos y determinar el presupuesto podran realizarse en un solo proceso.

Estimar los costos: EntradasQu necesito para empezar? Lnea base del alcance: enunciado, EDT y diccionario

de la EDT Planes: cronograma, recursos humanos y riesgos.

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Al momento de estimar los costos, no debemos los costos relacionados con: Procesos de calidad y gestin de riesgos Tiempo del director de proyecto Capacitacin del equipo de trabajo Gastos de oficina y de la PMO

Estimar los costos: H & TQu herramientas puedo utilizar? Estimacin analgica: utilizar costos de proyectos anteriores

para estimar costos del prximo proyecto. Estimacin ascendente: descomponer la actividad en

componentes menores para estimar con mejor precisin cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia

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de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba.

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Estimar los costos: H & TQu herramientas puedo utilizar?

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Estimar los costos: H & TQu herramientas puedo utilizar?

Estimar los costos con base M.D.O.: Mtodo de los Dgitos Oscilantes, tambin conocido como Manmetro.

Estimacin paramtrica: utilizar informacin histrica para

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Estimacin paramtrica: utilizar informacin histrica paraestimar los costos futuros. Pueden utilizarse:

Modelos simples, como por ejemplo, estimar los costos deconstruccin en base a valores histricos del costo por m2construido; o

Modelos economtricos ms complejos, donde el costo deconstruccin depende de varias variables tales como los m2, lalocalizacin, el clima, etc.; o

Regresin lineal (la misma que se estudi para el procesoEstimar tiempos.

Estimar los costos: H & TQu herramientas puedo utilizar? Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones,

consultar bases de datos y listas de precios publicadas. Porejemplo, en proyectos de construccin se suele utilizarpublicaciones con los precios promedio de distintos tems.

Estimacin por 3 valores o PERT:

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Estimacin por 3 valores o PERT: al igual que para estimar laduracin de una actividad, para estimar los costos se puedeaplicarla tcnica PERT.

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Costo estimado = (a + 4 x b + c) / 6Desviacin estndar = (c a) / 6Donde: a es el costo optimista, b es el costo ms probable y c el costo pesimista.

Estimar los costos: H & TQu herramientas puedo utilizar? Anlisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional

para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos.En otras palabras, agregar una reserva sobre aquellas incgnitasconocidas que tienen riesgos residuales.

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Si agregamos una reserva a cada actividad del proyecto, podramos estar sobre-estimando la misma, por lo que se recomienda agregar una reserva general a todo el proyecto. Para esto se utilizan mtodos de simulacin como Monte Carlo.

Estimar los costos: H & TQu herramientas puedo utilizar?

Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad delproyecto. Incluye los costos de prevencin y evaluacin (costos decumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento),como explicaremos en el captulo de calidad.

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Software: planillas de clculo, simuladores, herramientasestadsticas, etc.

Anlisis de propuestas para licitaciones: estimar los costosdel proyecto en funcin de las ofertas enviados por los proveedores.

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Estimar los costos: SalidasQu obtengo al final del proceso?

Estimaciones de costos de las actividades: recursoshumanos, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones,reserva para contingencias, ajustes inflacionarios, etc.

Base de las estimaciones: informacin de respaldo de las

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Base de las estimaciones: informacin de respaldo de lasestimaciones. Documento que justifican cmo se realizaron lasestimaciones de costo, justificacin de los supuestos utilizados,especificaciones del rango de precisin (por ejemplo -10% a +15%),etc.

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Determinar el presupuesto: Entradas

Qu necesito para empezar?

Lnea base del alcance: enunciado, EDT y su diccionario Estimaciones de costos y respaldo de las estimaciones Cronograma y disponibilidad de recursos

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Cronograma y disponibilidad de recursos Contratos

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Determinar el presupuesto: H & TQu herramientas puedo utilizar?

Suma de costos: sumar los costos de las actividades delproyecto distribuidas a travs del tiempo.

Anlisis de reserva: agregar una reserva de gestin de costospara aquellos cambios no planificados por riesgos imprevistos.

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para aquellos cambios no planificados por riesgos imprevistos.

Estimacin anloga o paramtrica que utiliza informacinhistrica para estimar presupuestos futuros.

Conciliacin del lmite del financiamiento: analizar si losdesembolsos estimados en el presupuesto son coherentes con lafinanciacin disponible.

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Determinar el presupuesto: SalidasQu obtengo al final del proceso? Lnea base de costo: est formada por el presupuesto

acumulado del proyecto.

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Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos parafinanciar el proyecto a travs del tiempo.

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Controlar los costosDurante el proceso de controlar los costos del proyecto se llevan a cabo acciones tales como:

Gestionar e influir sobre los cambios. Seguir peridicamente los avances de costos del proyecto. Verificar que los desembolsos no excedan la financiacin

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Verificar que los desembolsos no excedan la financiacin autorizada.

Asegurar la utilizacin del control integrado de cambios. Informar los cambios aprobados a los interesados en tiempo y

forma.

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Controlar los costos: EntradasQu necesito para empezar?

Lnea base del desempeo de costos. Requisitos del financiamiento. Informes de desempeo del trabajo.

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Informes de desempeo del trabajo.

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Controlar los costos : H & TQu herramientas puedo utilizar? Gestin del valor ganado: evaluar el estado de avance del

proyecto en relacin a su lnea base para analizar el avance de loscostos y tiempos del proyecto (ver prxima seccin).

Proyecciones: re-estimar en forma peridica cul ser el costo

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Proyecciones: re-estimar en forma peridica cul ser el costoestimado a la finalizacin del proyecto.

ndice de desempeo del trabajo por completar:estimar cunto debo ajustar los desembolsos de costos para cumplircon el presupuesto aprobado.

Revisiones del desempeo y anlisis de variacin:comprar el desempeo real del proyecto con su lnea base de costoy cronograma.

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Controlar los costos: SalidasQu obtengo al final del proceso?

Medicin del desempeo del trabajo: cul es el estado deavance y desvos del proyecto en relacin a su lnea base.

Proyecciones del presupuesto: cul es el costo estimado ala finalizacin del proyecto.

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la finalizacin del proyecto.

Solicitudes de cambio y actualizaciones.

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Gestin del valor ganado (EVM) Una herramienta para evaluar el desempeo del proyecto

durante su ejecucin, utilizada durante el grupo deprocesos de monitoreo y control.

Se utiliza para controlar la gestin integrada del alcance, la agenda y los costos.

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la agenda y los costos. Es necesario calcular tres valores:

Valor planificado (PV: Plan Value) Costo real (AC: Actual Cost) Valor ganado (EV: Earned Value) o valor del trabajo realizado

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Gestin del valor ganado (EVM) Ejemplo: Proyecto muy simple que consiste en el

desarrollo de un automvil cuyas actividades son diseo,construccin y pruebas como se presenta en el grficoGantt a continuacin.

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Valor Planificado (PV) El presupuesto del proyecto y su lnea base de costo, es el valor

planificado (PV) de cada actividad..

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Costo Real (AC) Una vez que el proyecto est en ejecucin, se debe

calcular cul es el costo real (AC) o costo devengado deltrabajo realizado.

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Valor ganado (EV) o valor trabajado Para poder estimar el valor del trabajo realizado o valor ganado(EV) es necesario recopilar informacin sobre el porcentaje determinacin de cada actividad del proyecto. Luego, se debe convertirese porcentaje de avance en un valor monetario al multiplicarlo por elcosto total presupuestado de cada actividad.

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Anlisis de los costos Para analizar los desvos de costos se debe comparar el valorganado (EV) con el costo real (AC). Esta comparacin se puedehacer a travs de la variacin del costo (CV: Cost variance) o conel ndice de desempeo del costo (CPI: Costo performanceindex).

Variacin del costo: CV = EV AC

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Variacin del costo: CV = EV ACndice de desempeo del costo: CPI = EV / AC

Anlisis del cronograma Para evaluar en forma apropiada el cumplimiento del avance en lostiempos del proyecto es necesario comparar el EV con el PV. Estacomparacin se puede hacer a travs de la variacin delcronograma (SV: schedule variance) o con el ndice dedesempeo del cronograma (SPI: schedule performance index).

Variacin del cronograma: SV = EV PV

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Variacin del cronograma: SV = EV PVndice de desempeo del cronograma: SPI = EV / PV

Proyecciones de costosProyeccin de costo segn presupuesto original

Presupuesto hasta la conclusin: BAC (Budget at Completion)

Estimacin a la conclusin: EAC (Estimate at Completion)EAC = AC + (BAC EV)

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EAC = AC + (BAC EV) Estimacin hasta la conclusin: ETC (Estimate to Completion)

ETC = EAC AC

Proyecciones de costosProyeccin de costo segn CPI actual

Presupuesto hasta la conclusin: BAC (Budget at Completion)

Estimacin a la conclusin: EAC (Estimate at Completion)EAC = BAC / CPI

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EAC = BAC / CPI

Estimacin hasta la conclusin: ETC (Estimate to Completion)ETC = EAC AC

Resumiendo el EVM

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