Circular Transferencia 2016

7/26/2019 Circular Transferencia 2016

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CircularJunio de 2016

A: Dependencias acadmicas y administrativas

DE: Departamento de Administracin Documental

Asunto: Transferencias documentales primarias 2016

Se ha programado la transferencia primaria de documentos al Archivo Central entre el

26 de septiembre y el 25 de noviembre de 2016.

Mediante Resolucin Rectoral 30238 del 26 de mayo de 2010, se adoptaron eimplementaron las Tablas de Retencin Documental para la Universidad de Antioquia.

Es de resalta el Acuerdo no. 038 del 20 de septiembre de 2002, el cual en sus artculosprimero, segundo y quinto, establece la responsabilidad de los servidores pblicos conrespecto a los documentos de archivo.

Para consultar la informacin de transferencia, ingrese a www.udea.edu.co con suusuario y contrasea, seleccione el men Gestin acadmico-administrativa y luegoAdministracin documental.

PAUTAS QUE FACILITAN EL PROCESO

ANTES DE PREPARAR LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS, LEA LAS SIGUIENTESPAUTAS:

Pautas

Haga clic aqu para descargar el archivo

Para realizar el proceso de transferencia documental debe tener en cuenta:

1. Descargar el Cuadro de Clasificacin Documental

2. Rotular las unidades documentales (carpetas)

3. Diligenciar los formatos para la transferencia de documentos

Electrnicos.

4. Diligenciar los formatos de programas acadmicos

5. Diligenciar el formato de Inventario Documental
http://www.udea.edu.co/http://www.udea.edu.co/http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/PAUTAS_GENERALES.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/PAUTAS_GENERALES.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/PAUTAS_GENERALES.pdfhttp://www.udea.edu.co/


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Descripcin de cada uno de los pasos anteriores:

1. Descargar el Cuadro de Clasificacin Documental

El Cuadro de Clasificacin Documental es el listado donde se identifican lasseries y subseries documentales, con sus respectivos cdigos.

Cuadro clasificacin


2. Rotular las unidades documentales (carpetas)

Con base en la informacin del Cuadro de Clasificacin Documental clasifique yrotule cada carpeta o unidad documental. Para ello, descargue y diligencie elrtulo de la carpeta.

Rtulo unidad


3. Diligenciar los formatos para la transferencia de documentos Electrnicos

El Departamento de Administracin Documental, atendiendo los requerimientosestablecidos para el uso del documento electrnico, busca proponer acciones quepermitan encontrar soluciones al cumplimiento de los criterios de autenticidad,integridad, fiabilidad y disponibilidad para salvaguardar los documentos ofimticosque, producto del desarrollo de las funciones propias de cada proceso, se generenamparados por la Tabla de Retencin Documental TRD. Por favor consulte elsiguiente enlace para la transferencia de documentos electrnicos:

Pautas

Pautas para la transferencia electrnica

Relacin doc.electrnico

Relacin de transferencia electrnica

Rtulo doc.electrnico

Rtulo de transferencia electrnica
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/CUADRO_CLASIFICACION_ok.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/CUADRO_CLASIFICACION_ok.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/ROTULO_UNIDAD_DOCUMENTAL_%20(2)_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/ROTULO_UNIDAD_DOCUMENTAL_%20(2)_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/PAUTAS_TRANSFERENCIA_ELECTRONICA_OK.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/PAUTAS_TRANSFERENCIA_ELECTRONICA_OK.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/RELACION_TRANSFERENCIA_ELECTRONICA_OK.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/RELACION_TRANSFERENCIA_ELECTRONICA_OK.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/ROTULO_UNIDAD_DOCUMENTAL_ELECTRONICO_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/ROTULO_UNIDAD_DOCUMENTAL_ELECTRONICO_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/ROTULO_UNIDAD_DOCUMENTAL_ELECTRONICO_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/RELACION_TRANSFERENCIA_ELECTRONICA_OK.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/PAUTAS_TRANSFERENCIA_ELECTRONICA_OK.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/ROTULO_UNIDAD_DOCUMENTAL_%20(2)_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/CUADRO_CLASIFICACION_ok.pdf


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4. Diligenciar los formatos de programas acadmicos

Los programas acadmicos son los contenidos temticos de las materias queofrece cada programa, son de carcter misional, por lo tanto su transferenciadebe ser en soporte fsico y electrnico.

Los programas acadmicos (contenidos de materias) deben ser transferidos alArchivo Central, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

a. Descargue el formato Homologado de Materias como estndar para losprogramas acadmicos de la Institucin. (Este formato fue diseado por laVicerrectora de Docencia para uso en las dependencias acadmicas).

Formatohomologado


b. Descargue el formato de Transferencia de Programas Acadmicos. Enl debe relacionar cada programa contenido en cada unidad documental(carpeta).

Transferenciaprogramas


Debe enviar los dos formatos anteriores en medio impreso y en medioelectrnico en un CD, USB, etc. El formato Homologado de Materias debeenviarse en un archivo .PDF y el formato Transferencia de Programas

Acadmicosen un archivo .XLS (Excel)

5. Diligenciar el formato de Inventario Documental

El Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, del Archivo General de la Nacin, enel Artculo 7 estipula que las entidades de la Administracin Pblica debenadoptar el Formato de Inventario Documental.

El formato de inventario documental, es el instrumento de descripcin en dondeusted va a registrar las unidades documentales (carpetas) que van a sertransferidas, desde el Archivo de Gestin al Archivo Central.

Formato inventario

http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_HOMOLOGADO_MATERIAS_ok.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_HOMOLOGADO_MATERIAS_ok.dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_TRANSFERENCIA_PROGRAMAS_ACADEMICOS_ok.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_TRANSFERENCIA_PROGRAMAS_ACADEMICOS_ok.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_INVENTARIO_DOCUMENTAL_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_INVENTARIO_DOCUMENTAL_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_INVENTARIO_DOCUMENTAL_OK.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_TRANSFERENCIA_PROGRAMAS_ACADEMICOS_ok.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_5/FORMATO_HOMOLOGADO_MATERIAS_ok.doc


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FECHAS PROGRAMADAS PARA EL RECIBO:

Centro de Costo Fecha de recibo

10101101 al 20601101 26 al 30 de septiembre

20701201 al 21401601 24 al 28 de octubre

21501201 al 23201301 21 al 25 de noviembre

Observaciones:

Si dentro del proceso de transferencia al Archivo Central requiere de asesora paraverificar el correcto diligenciamiento de los formatos, la documentacin que no debetransferir, carpetas con las especificaciones requeridas, entre otros, puede hacer estasolicitud antes de la fecha programada para su transferencia.

No se recibirn documentos que no estn relacionadas en el Cuadro de ClasificacinDocumental o fuera de las fechas programadas para cada dependencia.

Para la transferencia de la documentacin al Departamento de Administracin

Documental (Bloque 8, piso 5), debe solicitar con anticipacin el servicio a Logstica e

Infraestructura a travs de Soluciones UdeA.

Cualquier aclaracin co n res pecto a la transferenc ia, comunquese a las

extensiones; 5030, 5031, 5032, 5033 y 8033 o al correo electrnico:

gest [email protected]

Carlo s Mario Martnez To ro

Jefe, Departamento deAdministracin Documental
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]

Circular Transferencia 2016

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