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CIRCULAR No. 002

Al contestar cite estos datosRadicado No.' '20151000000024", 111111111111 11

Fecha: 14-01-2015

PARA:

DE:

ASUNTO:

SECRETARIOS Y SECRETARIAS DE DESPACHO, ALCALDES YALCALDESAS LOCALES Y ENTIDADES DISTRITALES CONREPRESENTACiÓN EN LAS LOCALIDADES

VEEDORA DISTRITAL y SECRETARIA DE GOBIERNO

METODOLOGIA y CRONOGRAMA PARA EL PROCESO DE RENDICiÓNPÚBLICA DE CUENTAS EN LAS LOCALIDADES CON LA HERRAMIENTADE VERIFICACiÓN DEL ESTÁNDAR INTERNACIONAL ISO 18091:2014(ANTES ISO/IWA 4) PARA LA VIGENCIA 2014

FECHA: Bogotá, D.C., 15 de enero de 2015I

!La Veedurla, la Secretaria de Gobierno y la Administración Distrital comparten el propósito deaportar a la construcción y permanencia de un espacio de diálogo entre la administración y laciudadanla, que propicie un mejor conocimiento de los avances y limitaciones en la gestión distritalgenerando una retroalimentación más eficaz, y materializando las posibilidades de unaparticipación más incidente.

Se trata de un espacio que le permita a la Administración y a la ciudadanla identificar el nivel deimpacto de la gestión realizada, explorar vacíos y obstáculos e indagar sobre los aciertos, laspreocupaciones y requerimientos, con el fin de evaluar, optimizar y renovar las decisiones paraasegurar la calidad, oportunidad y cobertura en la atención de las necesidades y en el ejercicio deios derechos ciudadanos. Para ello están comprometidas con el establecimiento de procesospermanentes y sistemáticos de rendición - petición de cuentas que contribuyan a fortaiecer unacultura de la transparencia, el cuidado de lo público y el buen gobierno.

En ese contexto, el articulo 38 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-2016 (Acuerdo 489 de2012) establece el Programa de Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y el controlsocial efectivo e incluyente que tiene como objetivo promover un cambio cultural de rechazo a lacorrupción y de corresponsabilidad en la construcción de probidad y defensa de lo público, dondeel gobierno distrital, las localidades, los entes de control, los servidores públicos, los contratistas,los interventores, el sector privado, las organizaciones sociales, los medios de comunicación y lacíudadanla, apliquen normas y comportamientos que favorezcan la probidad y la cultura de lalegalidad.

El programa se desarrolla a través de 3 proyectos prioritarios:

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1. Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, ;¡revenir y resolver problemasde corrupción e idenllficar oportunidades de probidad;

2. Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo pDblico y lo articula al controlpreventivo;

3. Promoción de la cultura ciudadana y de la legalidad, viendo por Bogotá.

En el marco del proyecto "Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo público y loarticula al control preventivo" con la implementación de un Sistema Permanente de Petición yRendición Pública de Cuentas (SRPC) que a partir de espacios de diálogo sistemático y calificadose busca contribuir a fortalecer instituciones y ciudadanos más confiables y comprometidos con elcuidado de lo público.

En ese contexto y en cumplimiento de sus funciones de control preventivo, de lo establecido en lanormatividad vigente, del Acuerdo 380 de 2009 y de las circulares 06 de 2013 y 05 de 2014, laVeedurla Distrital, con el apoyo de la Secretaria de Gobierno, viene implementando el procesopermanente de rendición y petición de cuentas (Proceso de RPC) con la herramienta deverificación del Estándar Internacional ISO 18091:2014 (antes ISO/IVVA 4). Actualmente participanactivamente 20 Observatorios Locales que articulan más de 106 organizaciones, asociaciones,comités, colectivos, JAC, academia, entre otros y los Gobiernos Locales que han materializadomás de 115 sesiones con Consejos Locales de Gobierno, 20 Audiencias Públicas en 2014,cerrando en el último trimestre con mesas de pactos en 15 localidades para la verificación de lavigencia 2014. Se suman al proceso permanente de RPC 10 Veedurias Especializadas que laVeeduria Distrital viene acompañando y que se han articulado a los Observatorios Ciudadanos y/oa la revisión de la herramienta de verificación.

1. Ruta del proceso y metodología

A continuación se presenta la ruta, la metodologia y el cronograma general del Proceso de RPCdel 2015.

a) Reinducción/Sensibilizaclón a los Gobiernos locales y Observatorios Ciudadanos.

Capacitación a los referentes de participación y servidores públicos de cada una de las entidadesen el enfoque del Estándar Internacional ISO 18091:2014, las herramientas de verificación, lospasos del proceso, los documentos asociados, los roles, las responsabilidades de los diferentesactores, los productos y resultados esperados'. Este paso se ha venido desarrollando desde el2013, sin embargo es importante la actualización en el mes de enero y febrero a los actores quehan estado vinculados y la sensibilización 1 cualificación de nuevos servidores públicos ymiembros de los Observatorios Ciudadanos. La sensibilización y cualificación se mantendrádurante todo el año en la perspectiva de fortalecer los conocimientos en los temas ya señalados,incorporando otros como el aplicativo móvil y la página WEB www.viendoporbogotá.gov.co, el

1 Para las localidades que haya lugar se realizará también un análisis comparativo de lecciones aprendidasfrente a la Rendición Petición de Cuentas de la vigencia anterior es decir 2013, con el fin de cualificar y elevarel nivel del ejercicio para la vigencia 2014.2 Adicionalmente se tendrá en cuenta el contexto local que haya sido incorpor?do en las herramientas locales

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diseño de nuevos subindicadores, entre otros temas, que se identifiquen relevantes para elproceso.

b) Mesas de pactos: en las localidades de Santa Fe, Bosa, Engativa Kennedy, y Teusaquillose llevaran a cabo entre la última semana de enero y la primera semana de febrero.

Da inicio a los dialogos públicos en el marco de la rendición y petición de cuentas. Se realiza entreel Observatorio Ciudadano y el Gobierno Local como parte de la construcción de un lenguajecomún y tiene como propósito acordar qué evidencias seran solicitadas para verificar lossubindicadores de la herramienta local para la vigencia 2014. El rol de la Veedurla Distrital es dearbitro para garantizar que la mesa se desarrolle respetando la metodologla y las reglas del juego.

Cronograma y actividades para las Mesas de Pactos

Actividades principélles Fechas Responsables

Secretaria de Gobierno• Convocatoria a los servijores públicos A partir de enero 16 Administración Local

Alcalde(sa} Local• Acuerdos con la admini5traci6n Local Alcalde(sa} Local

para la definición del lugar y los temas A partir de enero 16 Veeduria Distritaloperativos y loglsticos.• Lista de chequeo de requisitos para la Una semana antes de

realización de las mesas y preparación la realización de las Veeduría Distritalde los materiales. mesas.

• Realización de Mesas de Pactos.

Agenda:1. Apertura de las mesas de pactos por Santafé: última semanaparte del Observatorio Ciudadano. de enero2. Palabras del Alcalde (sa)

Local/Gobierno Local Basa: última semana3. Socialización de reglas del juego de enero,4. Lectura y firma de los criterios de Observatorio Ciudadano

verificación, glosario de términos. Kennedy: 23 y 24 de Secretaria de Gobierno5. Lectura de los sub-indicadores, Alcalde(sa) Local

acuerdos y observaciones frente aenero Administración Local/Distrilal

cada sub-indicador y firma de pactos, Engalivá: 2 y 4 de Arbitraje: Veeduria Distritalde evidencias por las tres partes y febrerodefinición de acuerdos para entrega delas mismas. (Observatorio Ciudadano, Teusaquillo: primeraGobierno Local y árbitro: Veeduria semana de febrero.Distrital. '

6. Concertación fecha para la realizaciónde Mesas de Verificación".

7. Cierre !

*Entreca de evidencias máximo durante el mes siguiente con miras a las Mesas de verificación.

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El documento firmado en original (Observatorios Ciudadanos) y dos (2) copias (Gobierno Local y laVeedurla Distrital) representa el mutuo acuerdo entre las partes pala realizar la Verificación conbase en las gulas para responder y evidencias que señala el sub-indicador, atendiendo los criteriosde verificación y conviniendo la asignación de la instancia responsable y corresponsable para laexposición y entrega de evidencias. Asl mismo, la instancia responsable (competente) delGobierno Local notificará a las instancias corresponsables (incumbentes) sobre la informaciónrequerida para las Mesas de Verificación y los tiempos de entrega al 'observatorio Ciudadano, quese espera sean enviadas máximo durante el mes siguiente a las mesas de pactos de manera queel Observatorio pueda hacer un análisis y dictamen preliminar con miras a las Mesas deVerificación.

cl Mesas de verificación: se llevará a cabo en las 20 Localidades entre la tercera semanade enero y hasta la última de febrero.

Se realiza entre el Observatorio Ciudadano y el Gobierno Local. El propósito de esta mesa esconstatar (verificar) que el Gobierno Local aporte las evidencias acordadas en las mesas de pactosy dictaminar el estado de cada subindicadores, teniendo en cuenta las preguntas parámetro. Deacuerdo con las evidencias entregadas los miembros del Observatorio Ciudadano puedendictaminar el subindicadores en rojo, amarillo o verde de acuerdo con los siguientes criterios:

-Verde: mlnimo aceptable

-Amarillo: por debajo del minimo

- Rojo: Inaceptable

El sistema de diagnóstico presenta los resultados de forma semaforizada, lo que permite a laciudadanla y al gobierno identificar las acciones que se están realizando, las que requieren mejoray las que no cumplen con un nivel "mínimo aceptable"; esto, lo convierte en un instrumento parauna mejor la toma de decisiones sobre los asuntos públicos.

El dictamen del indicador depende del subindicador con resultado más bajo de aquellos que locomponen y los rojos, amarillos y verdes representan un dictamen sobre el estado de las accionesde gobierno en un contexto territorial determinado, independientemente de quien tiene lacompetencia sobre el mismo. El rol de la Veedurla es de árbitro para garantizar que la mesa sedesarrolle respetando la metodología y las reglas del juego. Concluido el ejercicio de verificación,el Observatorio Ciudadano compila los resultados y elabora un informe final con observaciones yrecomendaciones.

Importante precisar que en las mesas de pactos realizadas durante 2014 en 15 localidades, seacordó que las evidencias se entregarla n de manera previa a la realización de las mesas deverificación para que el Observatorio pueda hacer un análisis y dictamen preliminar. En esecontexto la dinámica de las mesas de verificación podrá tener variaciones según se hayanentregado las evidencias completas, de forma parcial o que no se hayan entregado.

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Actividades principales Fechas Responsables

, Entrega de evidencias pactadas en 2014 Enero-febrero (maxlmo 17 Administraci6n Distrital/de febrero) Local/

Alcaldelsal LocalSecretaria de Gobierno

, Convocatoria a los servidores públicos A partir de enero 16 AdministraciónLocal/Distrital

Alcalde!sal Local, Acuerdos con la Administración Local parala definici6n del lugar y los temas operativos A partir de enero 16 Alcalde Local

v loaisticos. Veeduria Distrital, Lista de chequea de requisitos para la

realización de las mesas y preparación de Una semana antes de la Veeduria Distritallos materiales. realización de las mesas.

Enero, Realización de Mesas de Verificación -Sumapaz: 17 al 20

-Usme: 20 al 24Agenda: -San Crist6bal: 23 y 24

1. Apertura de las mesas de verificación por -Rafael Uribe Uribe: 26 al 30parte del Observatorio Ciudadano. -Antonio Nariño: 27 de enero

2. Palabras del Alcalde (sa) Local/Gobierno -Fontib6n: 3' semanaLocal -Suba: 3. semana

3. Socializaci6n de reglas del juego. -Tunjuelito: 4- semana. Observatorio Ciudadano4. Fírma de los criterios de verificación y -Mártires: 4- semanaglosario de términos

Secretaria de Gobierno

5. Lectura del sub.indicador a verificar y Febrero Alcalde(sa) Local

solicitud de evidencias por pa.rte del -Candelaria: l' AdministraciónLocal/DistritalObservatorio Ciudadano. -Ciudad Bolivar: 2 al 6 Arbitraje: Veeduría Distrital

6. Presentación de -Puente Aranda: 4, 5 Y6recomendaciones/sugerencias por parte del -Chapinero: 2.1 semanaobservatorio ciudadano, y dictamen de sub. -Santafé: 2' semanaindicadores en rojos/amarillos/verdes -Barrios Unidos: 2" semana

7. Firma de los formatos de verificación -Basa: 2" semanadictaminados, por las tres partes -Usaquén: 3' semana(observatorio ciudadano, gobierno local y Engativa: 3' de febrero (porarbitro: Veeduria Distrital). confirmar)

8. Cierre -Kennedy: 27 y 28.Teusaauillo: 4" semana

• Se define la dinamica en funci6n del balance de entrena nrevia de evidencias

d) Elaboración de infor:mes locales y presentación a los Gobiernos Locales

El informe final de verificación es el documento resultante del ejercicio de verificación queconstruye el Observatorio Ciudadano y que en un ambiente de diálogo presenta al Gobierno Localcon sugerencias y recomendaciones. Con base en este informe el Gobierno Local debe prepararun plan, cuyo formato es entregado por la Veeduria, para el seguimiento que es la base para darcontinuidad al proceso permanente de petición/rendición de cuentas.

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•VEEDURIAOISTRITAL

e) Realización de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas en las localidades ycronograma general.

Las Audiencias Públicas en las localidades se realizarán el sábado 28 de marzo de 8:00 a 12:00 m.

En las Audiencias Públicas de Rendición/Petición de Cuentas el Gobierno, el ObservatorioCiudadano y la ciudadania en general comparten, contrastan y dialogan acerca de los resultadosde las acciones de gobierno en los territorios y los desafios que enfrentan, generando circulasvirtuosos de interacción que contribuyan a fortalecer la transparencia, la confianza y el sentido decorresponsabilidad en el cuidado de lo público.

f) Elaboración del Plan de seguimiento a los resultados de la verificación y sesiones deseguimiento,

A partir de la presentación de los resultados de la verificación por parte del ObservatorioCiudadano en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y en el término de un mes, elGobierno Local debe presentar al Observatorio Ciudadano un plan (en formato entregado por laVeeduria Distrital) donde se especifiquen las acciones que se van a tomar para pasar los rojos yamarillos a verdes y atender las observaciones y recomendaciones hechas por los ObservatoriosCiudadanos. Con la entrega del Plan se pactan las sesiones periódicas de seguimiento a partir delmes de abril fortaleciendo así los espacios de diálogo y la rendición y petición de cuentaspermanente.

A continuación se presenta el cronograma general para el proceso de RPC y la realización de lasAudiencias Públicas de Rendición de Cuentas 2015:

Actividades Fecha/2015 Responsables

• Publicación de la circular con el lineamientometodológico y cronograma del proceso de

Veeduria DistritalRPC y realización de las Audiencias Públicas 15 de eneroSecretaria de Gobierno2014

• Difusión del lineamiento metodológico y Secretaria de Gobiernocronograma del proceso de RPC y de la Alcalde (sa) Local.realización de las Audiencias Públicas 2014 en 20 enero al 27 Administración Distrital/Localpáginas WEB y diferentes canales y medios de marzo Veeduria Distritalcomunicación.

Observatorio Ciudadano• Realización de Mesas de Pactos y Verificación Secretaria de Gobierno

en las Localidades enero/febrero Alcalde(sa) LocalAdministración Local/DislrilalArbilraie: Veeduria Distrital

• Entrega de evidencias a los Observatorios Administración DistritalllocalCiudadanos enero/febrero

Alcaldes (as) Locales

• Elaboración de Informes de verificación febrero/marzo Observatorios Ciudadanos!Veeduria Distrital

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Gobierno Local/Consejo• Presentación ¡nfannes de verificación al Local de Gobierno

Gobiernos Locales febrero/marzo Alcalde(sa} Local.Observatorios Ciudadanos

Veeduria Distrital.Preparación de los aspectos operativos y logísticos parala realización de las Audiencias Públicas (aperturacanales de información para la ciudadanía, difusión Secretaria de Gobiernoproceso, loglstica, auditorio, sonido, ayudas visuales, 15 febrero Alcalde(sa) Local.formatos para preguntas, formato evaluación audiencias 27 de marzo Veeduria Distritalpúblicas que será entregado por la Veeduria Distrital,intérprete para lenoua de señas, etc,)Publicación y difusión de los informes de resultados y dela Gestión Contractual y Administrativa en el SistemaDistrital de Información y en las páginas WEB de lasentidades dislrilales (10 dias hábiles antes de la fecha 14 de marzo Alcalde(sa) Local.prevista para la realización de la Audiencia Pública) Veeduría Distrital.seoún Acuerdo Distrital 380 de 2009\Publicación del informe de los Observatorios Alcalde(sa) local.Ciudadanos, el cual deberá ser divulgado ampliamente g de Marzo Veeduria Distrital/Portal Masen páoinas WEB de la Alcaldia v de la Veeduria Distrital CiudadaniaRealización de la Audiencia Pública de Rendición deCuentas,

Agenda:1. Himnos y presentación de la agenda Alcalde(sa} Local.2, Presentación del infonme de Resultados y de la Administración DistritallLocal

Gestión Contractual y A~mjnistrativa a cargo del 28 de marzo Veeduría Distrital.Alcalde Local

3. Presentación del informe de verificación, a cargo delObservatorio Ciudadano (minimo 30 minutos)

4, Preguntaslintervención de la ciudadanía yrespuestas por parte del Alcalde Local, laAdministración y/o el Observatorio Ciudadano.

5. Cierre y conclusiones

Seguimiento a preguntas que no se resuelvan durante la 30 de marzo al Veeduria DistritalAudiencia Pública, I 15 de abril

,Alcalde(sa)Local/

Elaboración de los planes para el seguimiento Abril/mayo Administración Distrital/Local

: Sesiones Administración DistritallLocalperiódicas Alcalde Local Observatorios

Seguimiento al Plan de la verificaciónacordadas con CiudadanoslosObservatorios Veeduria DislritalCiudadanos

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El equipo de la Veeduria estará atento a las inquietudes técnicas que sobre el proceso deverificación ciudadana se generen en las localidades, asl como a la definición de metodologíasparticipativas durante la realización de la audiencia que efectivamente estimulen un diálogociudadano, para lo cual se puede poner en contacto con:

Nombre Correo electrónico Celular/fiioAmanda Sofía Polanco rendiciondecuentasbogota20 15@ 3118534402

veed uriadistrital. gov. co 3407666 Ex!. 518Dennis Morales 3114546698

3407666 Ex!. 518

Cordial saludo,

~ADRIANA CÓRDOBA ÁLVA~

VEEDORA DISTRITAL

UESTA NOVOASUBSECRETARI DE ASUNTOS LOCALES

SECRETARIA DE GOBIERNO

Aprobó: Alexandra Rodriguez del Gallego

Revisó: Maria Carolina Valenoa

Elaboró: Marta lUCIa de la Cruz Federici

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