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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP

Microsoft Dynamics

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT GREAT PLAINS.Contenido de este documentoProcesos rutinarios para el mantenimiento de las bases de datos. Cierres mensuales de los mdulos de Great Plains. Cierre Anual de los mdulos de Great Plains.

Procesos rutinarios para el mantenimiento de la base de datosA continuacin se muestran los procesos que debern realizarse en la base de datos diariamente, semanalmente y mensualmente. Si su empresa implementa todos estos consejos, se garantizar que su informacin siempre estar libre de errores y/o podr recuperarse de un error grave.

Diariamente

Respaldar los archivos de datos de cada compaa y de la base de datos DYNAMICS. Se puede crear un plan de mantenimiento de respaldo para hacerlo automticamente. Recomendamos respaldar por lo menos una vez al da las bases de datos de las compaas y una vez a la semana la base de datos DYNAMICS. Es recomendable habilitar los respaldos de los archivos de log de transacciones de SQL cada 3 horas. Esto se realiza por medio de SQL Server y no por medio de Great Plains. Vea el manual de uso de SQL para este efecto.

Semanalmente:

Crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server que se ejecute semanalmente para: Reorganizar las pginas de datos y de ndices. Comprobar la integridad de las bases de datos.

Microsoft Dynamics DBCC CHECKCATALOG. Este comando examina la consistencia en y entre las tablas delsistema.Tambinverificalaspginasdedatosylastablasparalabasededatos seleccionada. DBCCCHECKDB.Estecomandoverificalaintegridaddetodoslosobjetosenlabasede datos seleccionada.Pgina -1-

Ejecutar manualmente en Query Analizer de Microsoft SQL Server en todas las bases de datos de Great Plains los siguientes comandos:

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Reindexar las tablas: Entrar al Query Analizer y abrir el archivo Reindex.sql ubicado en el directorio de instalacin de Great Plains en el servidor\SQL\Util. Ejecutarlo para todas las bases de datos de las compaas y de DYNAMICS. Este proceso reconstruye los ndices. Esto reduce el tener pginas de datos cortadas y mejoraelrendimientodemodificacindedatos. Nota:Losprocesosanterioressepuedenconfigurarparaqueautomticamentese realicen en SQL Server. Ir al Enterprise Manager al men de Tools, seleccionar Database Maintenance Planner y seleccionando la opcin Check database integrity y Reorganize data and index pages. Recompilar los procedimientos almacenados: Entrar al Query Analizer y abrir el archivo Recomp.sql ubicado en el directorio de instalacin de Great Plains en el servidor\SQL\ Util. Ejecutarlo para todas las bases de datos de las compaas y de DYNAMICS. Este proceso recompila los querys y optimiza los triggers usados por los procedimientos almacenados. Tambin actualiza las estadsticas de datos y optimiza la informacin. Monitorear el sistema por errores encontrados al ejecutar los planes de mantenimiento.

Mensualmente: En Great Plains, despus de haber respaldado, ejecutar la comprobacin de vnculos (Check Links) de los archivos en las siguientes series: Financiero, Ventas, Compras, Inventarios. En Archivos>Mantenimiento>comprobar vnculos. Mantngase informado de los ltimos Service Packs de Microsoft Great Plains, Microsoft Windows y de Microsoft SQL Server. Antes de instalar un Service Pack consltenos ya que hay diferencias entre las versiones en espaol y en ingls. NOTA: En el caso de que se genere un error al ejecutar un plan de mantenimiento o bien cualquiera de los comandos de SQL Server que abajo se detallan, ser necesario que el cliente recurra a soporte de Microsoft SQL Server. El soporte de Great Plains no incluye soporte para errores de estos comandos de SQL Server: DBCC CHECKDB

Microsoft Dynamics DBCC CHECKCATALOGPgina -2-

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPCierres Mensuales de mdulos de Great Plains.Los siguientes puntos son los procesos de cierre mensual de los diferentes mdulos de Microsoft Great Plains. Antes de ejecutar cualquiera de estos procesos debe ejecutar los procesos mensuales de mantenimiento de las bases de datos indicados en la seccin anterior. IMPORTANTE: Los procesos estn en el orden en que deben ser ejecutados. Debe respaldar la informacin antes de efectuar cada proceso.

Proceso de fin de mes del mdulo de Facturacin Avanzada (SOP)Este mdulo realmente no necesita cerrarse. Sin embargo, se recomienda ejecutar los siguientes procesos mensualmente para corregir posibles errores en el mdulo. Este proceso solo aplica para los clientes que utilizan el mdulo de facturacin avanzada. Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Respaldar la informacin de la compaa Conciliar documentos de ventas. Ir a Herramientas >>Utilidades >> Ventas >>Ventas: conciliacin/ remocin de documentos. En Opciones seleccione Conciliar documentos de ventas. Este proceso revisar los montos de los documentos guardados en lotes en el mdulo de facturacin avanzada e intentar corregir cualquier error. Si lo desea, puede primero imprimir un reporte seleccionando la opcin Slo imprimir reporte. Analice el reporte emitido y vuelva a ejecutar el proceso sin seleccionar la opcin Slo imprimir reporte. Eliminar documentos completados. Ir a Herramientas >>Utilidades >> Ventas >>Ventas: conciliacin/remocin de documentos. En Opciones seleccione Quitar documentos completados. Este proceso eliminar de las tablas de trabajo (Work) aquellos documentos que ya fueron totalmente entregados y facturados y que por alguna razn an existen en estas tablas. Si lo desea, puede primero imprimir un reporte seleccionando la opcin Slo imprimir reporte. Analice el reporte emitido y vuelva a ejecutar el proceso sin seleccionar la opcin Slo imprimir reporte para corregir errores. Contabilizar todos los documentos del mes a cerrar.

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPProceso de fin de mes del mdulo de Cuentas por CobrarLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. VerificarquenadieestcapturandodocumentosenCuentasporCobrarenlacompaaquese desea cerrar. Realizar un respaldo de la compaa a cerrar el mes. Verificarquenoexistantransaccionessincontabilizardelmesacerrar. Conciliar saldos de clientes. Entrar a Great Plains e ir a Herramientas >> Utilidades >> Ventas >> Conciliar. Ejecutar el proceso dos veces, uno para la opcin de conciliar Montos documento pendiente y otro para la opcin de conciliar Informacin actual del cliente . Presionar Procesar, imprimiryanalizarelreportegenerado.Esteprocesoverificarquelossaldosdelosclientes concuerdeconlastransaccionesquetienecadacliente.Tambinverificarqueelsaldodecada documento sea correcto. Silosprocesosinternosdesucompaalorequiere,puedegenerarcargosfinancieros.Paragenerar cargosfinancierosiraHerramientas>>Rutinas>>Ventas>>CargoFinanciero Si los procesos internos de su compaa lo requiere, puede generar estados de cuenta de clientes. Para generar estados de cuenta ir a Herramientas>>Rutinas >> Ventas >> Reimprimir estados. Calcular antigedad de saldos. Ir a Herramientas >> Rutinas >> Ventas >> Antigedad. En Fecha de Antigedad poner la fecha base que el sistema utilizar para calcular los das de antigedad de los documentos y presionar Procesar. El sistema imprimir el reporte de antigedad de saldos. Pasar a historia los documentos pagados. Herramientas >> Rutinas >> Ventas >> Eliminacin de Transacciones Pagadas. En Cierre capturar una fecha (misma fecha) de ms de dos meses atrs. Esto debido a que todas las transacciones que pasen a historia no podrn ser anuladas ni se les podr desaplicar documentos. Solo se deben pasar a historia los documentos que se est seguro que ya nosemodificarn.VerificarquelaopcinImprimirregistroestmarcadaylaopcinconsolidacin de saldo resumido no est marcada. Presionar procesar. El sistema emitir un reporte con los documentos que han sido pasados a historia. Al pasar los documentos a historia permitir que el mdulo de Cuentas por Cobrar funcione con mayor rapidez.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPProceso de fin de mes del mdulo de Compras (POP)Este proceso solamente aplica para los clientes que utilizan el mdulo de compras (POP). Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Respaldar las bases de datos. Conciliar los documentos de compras. Ir a Herramientas >> Utilidades >> Compras >> Conciliar Documentos de Compras. Este proceso revisar los montos de los documentos de compras y corregir los que estn errneos. Puede imprimir primero un reporte seleccionando la opcin Slo imprimir reporte. Contabilizar todas las transacciones pendientes de contabilizar del mes a cerrar. Si lo desea, puede eliminar o pasar a histrico las rdenes de compra ya cerradas y antiguas. Si las elimina estar liberando espacio en disco del sistema. Ir a Herramientas >> Rutinas >> Compras >> QuitarOrdenesdeCompraCompletas.Agreguelosfiltrosnecesarioscomounrangodefechasy presione Procesar. NOTA: Sienlaconfiguracindelmdulodecompras(Configuracin>>Compras>> Procesamiento rdenes de compra) tiene seleccionada la opcin de Mantener histrico de rdenes de compra, este proceso no eliminar las rdenes de compra, sino que las pasar a archivos de histrico.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPProceso de fin de mes del mdulo de Cuentas por PagarLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Respaldar la informacin Verificarquenoexistantransaccionessincontabilizardelmesacerrar.Siexisten,contabilizarlas VerificarquenadieesttrabajandoenelmdulodeCuentasaPagar IraHerramientas>>Utilidades>>Compras>>Conciliar.Estapantallaverificarlossaldos proveedor por proveedor y si hay errores en saldos los corregir y emitir un reporte con los ajustes. Deje las opciones por default y presione el botn Procesar. Si hubo ajustes se mostrarn stos en un reporte.Reviseelreportegeneradoyverifiquelosajustes. Imprimir el reporte de Antigedad de saldos. Ir a Reportes >> Compras >> Balance de Comprobacin. Seleccione el reporte Balance de Comprobacin por antigedad e imprmalo para sus registros y anlisis.

Proceso de fin de mes del mdulo de InventariosLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Este proceso solamente debe efectuarse si se tiene implementado el mdulo de Inventarios. Antes de ejecutar este proceso debe primeramente efectuar el cierre de mes de los mdulos de ventas y compras (en ese orden). Verificarquenohayatransaccionesdelmespendientesporcontabilizartantoentransaccionesde inventario como en transferencias de inventario. Respaldar la informacin.

Microsoft Dynamics Ir a Herramientas >> Utilidades >> Inventario >> Conciliar. Este proceso revisar las existencias deinventarioporcadacombinacinalmacn-artculoyefectuarmodificacionesnecesariaspara corregir diferencias.Pgina -6-

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPProceso de fin de mes del mdulo de BancosLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Este proceso solamente debe efectuarse si se tiene implementado el mdulo de bancos. Respaldar la informacin Conciliar todas sus cuentas bancarias con los estados de cuenta de cada banco.

Proceso de fin de mes del mdulo de Contabilidad.Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Respaldar la informacin Cerrar el mes en los dems mdulos que tenga implementados en el sistema. Verificarquenoexistanplizassincontabilizardelmesacerrar. Una vez que no existan plizas del mes a cerrar ir a Herramientas >> Utilidades >> Financiero >> Conciliar. Seleccione el ao (Abierto) a conciliar y presione el botn Conciliar. Este proceso corregir cualquier error que pudiera haber en los saldos de todas las cuentas contables. Cerrarelperodo.IraHerramientas>>Configuracin>>Compaa>>PerodosFiscales.Marque el perodo a cerrar en la serie Financiero, Ventas, Compras e Inventario. Presione Aceptar. A partir de este momento ningn usuario podr capturar documentos en el mes cerrado. EmitirlosestadosfinancierosusandoelFRx.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPCierre Anual de los mdulos de Great Plains.Los siguientes puntos son los procesos de cierre anual de los diferentes mdulos de Microsoft Great Plains. Antes de ejecutar cualquiera de estos procesos debe ejecutar los procesos mensuales de mantenimiento de las bases de datos indicados en la seccin anterior. Asimismo, antes de ejecutar cualquiera de estos procesos debe ejecutar los procesos de cierre mensual de cada mdulo. IMPORTANTE: Los procesos estn en el orden en que deben ser ejecutados. Debe respaldar la informacin antes de efectuar cada proceso. Es muy recomendable que se ejecuten estos procesos antes de contabilizar transacciones en el nuevo ao (excepto contabilidad). Proceso de cierre de ao de Ventas y Facturacin (Facturacin Avanzada- SOP) Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Respaldar toda la informacin Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aqu. RealizarlosprocesosdefindemesdelmdulodeFacturacinAvanzada.Paraverestosprocesos, Presione Aqu. Debe asegurarse que no existan transacciones del ao a cerrar sin contabilizar en el mdulo.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPProceso de cierre de ao del mdulo de ComprasLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Contabilizar todas las transacciones del ao a cerrar del mdulo Respaldar toda la informacin Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aqu. RealizarlosprocesosdefindemesdelmdulodeCompras.Paraverestosprocesos,PresioneAqu.

Proceso de cierre de ao de InventariosNOTA: Si cuenta con el mdulo de Manufactura, cierre primero todas las ordenes de produccin y ejecute sus procesos de cierre de manufactura antes de cerrar el mdulo de inventarios. Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa para cerrar el mdulo de inventarios. Contabilizar todas las transacciones del ao a cerrar del mdulo Ejecutar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aqu. Ejecutar los procesos de cierre de mes del mdulo. Para ver estos procesos, Presione Aqu. Verifiquequeyasehayacerradoelaoenlosmdulosdecomprasyventasyquenohayaninguna factura/recepcin sin contabilizar del ao a cerrar Respaldar la Informacin (Opcional) Realizar conteo fsico de inventario y efectuar los ajustes necesarios. Imprimir los reportes necesarios Cerrarlosperodosfiscalesdelmdulo.IraHerramientas>>Configuracin>>Compaa>> Perodos Fiscales. Marque el perodo a cerrar en la serie Inventarios.

Microsoft Dynamics Respaldar Informacin Ejecutarelprocesodecierredefindeao:Herramientas>>Rutinas>>Inventarios>>Cierredefin de aoPgina -9-

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Este proceso lo que realizar en su base de datos es lo siguiente: Transfieretodoslostotalesdelascantidadesdeartculos,costosyventasdelaoactuala las transacciones histricas para los artculos que tengan marcada la opcin de mantener historia. Actualiza la cantidad inicial de cada artculo igual a la cantidad disponible (on hand) en cada almacn. Ciertos reportes utilizan esta cantidad inicial (beginning quantity) como el reporte Turnover Report. Pone en ceros la cantidad Vendido (Sold) en cada almacn y artculo. Elimina todas las recepciones de compra para los artculos que ya han sido totalmente vendidos (si se marca esa opcin). NO MARCARLA Elimina los artculos descontinuados que han sido totalmente vendidos (si se marca la opcin). NO MARCARLA Elimina de la tabla de atributos de lotes los registros de los artculos que han sido totalmente vendidos. Actualiza el costo estndar de cada artculo con el valor del costo actual para los artculos con tipo de costeo PEPS Peridico UEPS Peridico (si se marca la opcin). NO MARCARLA

Proceso de cierre de ao Cuentas por CobrarLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Contabilizar todas las transacciones del ao a cerrar del mdulo. Respaldar toda la informacin Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aqu.

Microsoft Dynamics RealizarlosprocesosdefindemesdelosmdulosdeCuentasporCobrar.Paraverestosprocesos, Presione Aqu. Imprimir reportes histricos de saldo si es que los necesita. Cerrarlosperiodosfiscalesdelmdulo.IraHerramientas>>Configuracin>>Compaa>> Perodos Fiscales. Marque el perodo a cerrar en la serie Ventas.Pgina -10-

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Ejecutarelprocesodecierredefindeao:Herramientas>>Rutinas>>Ventas>>CierredeFin de ao (Escoger la opcin de todo). Este proceso mueve las estadsticas de todos los clientes del ao actual al ao anterior. De la versin 7 en adelante, los montos desplegados en las pantallas de consulta de resumen de cliente ya se actualizan en el ao que corresponde de forma automtica (paralosmontosdecalendariorealyfiscal).EsaconsejableejecutaresteProcesoantesde contabilizar cualquier transaccin en el ao nuevo.

Proceso de cierre de ao Cuentas por PagarLos siguientes pasos deben ejecutarse para cada compaa. Contabilizar todas las transacciones del ao a cerrar del mdulo Respaldar toda la informacin Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aqu. RealizarlosprocesosdefindemesdelosmdulosdeCuentasporPagar.Paraverestosprocesos, Presione Aqu. Imprimir el reporte de histrico de saldos. Cerrarlosperodosfiscalesdelmdulo.IraHerramientas>>Configuracin>>Compaa>> Perodos Fiscales. Marque el perodo a cerrar en la serie Compras. Ejecutarelprocesodecierredefindeao:Herramientas>>Rutinas>>Compras>>Cierredefin deao.UstedpuedecerrarelcalendarioReal,elfiscaloambosalavez. ElcierredelcalendariofiscaltransferirlascantidadesAmountbilledyAmountpaiddela columna Year to date a la columna Last Year. Si ejecuta el proceso de cierre despus de haber contabilizado transacciones en el nuevo ao, entonces la vista llamada Vendor o Proveedor en el smartlist que despliega los totales del ao anterior (por proveedor) ser incorrecta debido a que el smartlist toma los datos de Amount since last close. Lo mismo sucede con los reportes de resumen de proveedor Vendor summary report. Es recomendable ejecutar este proceso antes de que se contabilicen transacciones en el nuevo ao.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GPProceso de cierre de ao del mdulo de ContabilidadNota: Durante el proceso de cierre del mdulo todos los registros del ao a cerrar existentes en la tabla GL20000 son copiados a una tabla temporal antes de moverlos a la tabla GL30000, por lo que se requiere espacio en disco igual al tamao del archivo GL20000. Cerrar el ao en todos los otros mdulos implementados del sistema (solo se requiere para los mdulos que se tengan implementados) Contabilizar todas las transacciones del ao a cerrar Ejecutar el proceso de mantenimiento de bases de datos. Para ver estos procesos, Presione Aqu Ejecutar los procesos de cierre de mes de contabilidad. Para ver estos procesos, Presione Aqu. Verificarlaconfiguracindelascuentasdebalanceydeestadosderesultados.Sobretodoquelas cuentasderesultadosestnconfiguradascomotalesylasdebalancecomocuentasdebalance. Realizar un respaldo de la informacin Asegurarse que la opcin Mantener historico de cuenta y transacciones est habilitada en Herramientas>>Configuracin>>Financiero>>Contabilidad Imprimirinformesfinancieros Asegurarsequelosperiodosfiscalesdelnuevoaohayansidocreados.IraHerramientas>> Configuracin>>Compaa>>PeriodosFiscales. Respaldar la informacin Ejecutar el proceso de cierre de ao: Herramientas >> Rutinas >> Financiero >> Cierre Fin de Ao. Este proceso generar la pliza de inicio de ao con la cual se pasan los saldos iniciales de las cuentas de balance y tambin afecta esta pliza la cuenta de resultados del ejercicio. El proceso imprimir la pliza de cierre de ao. Imprmala

Microsoft Dynamics El proceso de cierre de ao realiza lo siguiente: Reconcilia y suma los saldos de las cuentas contables de todo el ao. El proceso borra las cuentas marcadas como Inactivas si dichas cuentas no tienen saldo, ni transacciones en el ao actual (abierto) ni en aos anteriores (histrico). Si una cuenta inactiva no tiene saldo ni transacciones en abierto o histrico, sta ser borrada (inclusive aunque tenga cargado presupuestos para aos histricos).Pgina -12-

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Crea la pliza de inicio de ao. Dicha pliza se crea para el saldo inicial del nuevo ao y contiene las cuentas de balance con sus saldos iniciales as como la afectacin contable en la cuenta de resultados del ejercicio debida a la anulacin de saldos de las cuentas de resultados. Imprimadenuevoestadosfinancierosyverifiquequeelresultadodelejercicioconcuerdeconel monto de la pliza de cierre de ao impresa en el paso anterior.


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