Curso PMO Ultramar

Ciclo de Vida de Proyectos1

1 Personas que Intervienen

Pasos: Ideas, Concepto, Business Case y Proyecto3Conceptualizacin BusinessCase

Idea Proyecto

Pre-ProyectoProyecto

3Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

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Pasos: Ideas, Concepto, Business Case y ProyectoConceptualizacinDocumento Concepto

BusinessCase

Idea ProyectoLa conceptualizacin es responsabilidad de cada Unidad de Negocio.El desarrollo del Business Case es responsabilidad del Sponsor.La ejecucin y el xito del proyecto son responsabilidades del Lder de Proyecto.Pre-ProyectoProyectoAprobacin Business Case

La divulgacin de una idea es responsabilidad de su Gestor.Se informa a travs e-mail con copia al Sponsor.Se informa a travs de e-mail los avances del documento, y el terminado con copia al SponsorAviso de inicio de trabajo en el BC automtico al cargar en SharePoint. Documento terminado, se notifica va e-mail con copia al Sponsor.Se da por iniciado del proyecto con la recepcin de e-mail con la firma de aprobacin del Business Case (Scanner de hoja firmada).

PMO 20124Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

5Paso 4: PROYECTOTrminos de EtapaConcepto BusinessCaseProyectoProject Charter APROBADOCarta Gantt DEFINITIVA

PlanificacinAvance Semanal*E-Mail aprobacin diseo Usuario, RE a PMO y Lder rea TI

Avance Semanal*E-mail confirmando recepcin para testeo por parte de "QA Paso y Produccin"

Avance Semanal*Re-envo de e-mail de conformidad con las pruebas por parte del usuario.

Anlisis y DiseoConstruccinTesteo

Paso 4: PROYECTODocumentos de Gestin de ProyectosActividades de Gestin de ProyectosEjecucin y ControlInicio y PlanificacinCierreCiclo de Vida de un ProyectoFases de la Metodologa de Proyectos Kick Off Reunin de Coordinacin Avance Semanal Identificacin de Riesgos Solicitud de Cambios Project Charter Carta Gantt Cierre de Proyecto

Kick Off equipo de trabajoEn VivoCierre ProyectoBusiness Case Aprobado6Concepto BusinessCaseProyecto

6Paso 1: Idea(Opcional) Idea: Es una iniciativa de proyecto en la cual no se ha comenzado a dimensionar su impacto.

7Concepto BusinessCaseIdea

Quin es el responsable de entregarlo? : El GestorInformacin Bsica: Nombre de la Idea, Sponsor, rea de Negocio.7Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

Paso 2: ConceptoConcepto: Es una iniciativa de proyecto que tiene un documento de Concepto o se est trabajando en uno.

8Quin es el responsable de entregarlo? :Cmo se informa?: Por mail a la PMO con documento adjunto. (solo documento terminado con copia a Sponsor)Concepto BusinessCaseIdea8Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

Paso 2: ConceptoInformacin a entregar: Documento en Desarrollo: Nombre de Gestor, Nombre Proyecto, Sponsor, rea de Negocio, Estimativos de ejecucin, Tipo de Proyecto.Documento Terminado

9Concepto BusinessCaseIdeaCompromiso PMO: Asignar un cdigo nico (irrepetible), crear carpeta de Pre-Proyecto (Con template de Business Case). Documento en Desarrollo: Registrar el Pre-Proyecto como Doc. Concepto Preparacin.Documento Terminado: Registrar el Pre-Proyecto como Doc. Concepto Entregado o en el caso que el Gestor indique Business Case en Preparacim.9Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

Paso 3: Business CaseBusiness Case: Documento que engloba la definicin, alcance, beneficios, riesgos y viabilidad de un proyecto.

Quin es el responsable de gestionar las aprobaciones y de entregarlo? : El Sponsor

Quin aprueba el Business Case?: El Comit de la Unidad de Negocio10Concepto BusinessCaseProyecto10Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

Paso 3: Business Case

11Concepto BusinessCaseProyectoCmo se informa?: Si no se ha generado el Doc. de Concepto, se adjunta a e-mail para generar carpeta de proyectoEl Business Case terminado se informa a la oficina de proyecto (PMO) con copia al Sponsor

Compromiso PMO: Se mantiene el portfolio actualizado con el Pre-Proyecto en estado de Business Case Preparacin o Business Case Entregado segn sea el caso.Una vez aprobado el Business Case la PMO lo registra como como Proyecto Activo11Todo proyecto comienza con la iniciativa por parte de un individuo con el fin de alcanzar un objetivo especfico. En base a esta iniciativa se formula la idea del proyecto. La idea es la primera aproximacin al objetivo al tomarse una decisin de cmo se quiere resolver el problema, que recursos sern necesarios y que beneficios significara. La actividad principal en esta etapa es dar a conocer la idea y presentarla en el documento de Concepto que es presentado al Sponsor. El Sponsor es quien es el dueo del proyecto, quien dispondr de los recursos y personal necesario para concretarlo, a l se le presenta la idea en el documento de Concepto y l determinar si esta es una idea agrega valor a la empresa Con el prximo paso es confeccionar el Business Case del proyecto, esto es un documento ms acabado de los alcances, tiempos y recursos involucrados. Este documento es solicitado por el sponsor, y l debe presentarlo al comit TI, para su aprobacin. Para la PMO no realizar un seguimiento de los proyectos en esta etapa, lo que s har es prestar apoyo en los distintos procesos (Concepto, Business Case, RFP, proveedores, etc.)Resumen: Una idea, en el mbito de gestin de proyectos, es una iniciativa que an no ha sido aprobada. Est documentada.

Paso 4: PROYECTOProyecto: conjunto de acciones nicas, para alcanzar una meta definida, en un plazo y con recursos limitados.

Documento: hay varios, depende de la etapa donde nos encontremos.

Quin es el responsable de la ejecucin del proyecto y de entregar cualquier documento de ste? : El Lder de Proyecto12Concepto BusinessCaseProyecto

12Un proyecto es la suma de planificacin + el anlisis y diseo de la mejor opcin de concretar lo planificado + la ejecucin. Para lograr el objetivo previsto en un principio. Un proyecto est compuesto primero por su nombre y objetivo, un plan de ejecucin, un presupuesto, un rea en el cual ser desarrollado, un sponsor y un equipo. Todo esto quedar definido, al menos en sus bases, en el BS Es por esto que para nosotros, el proyecto nace una vez aprobado el BS, ya que a partir de ese momento se deben cumplir con los objetivos dentro del marco y los plazos aprobados. Ya que a estas alturas el proyecto ya comienza a enfrentar los primeros hitos, es que la PMO comienza a realizar un seguimiento al proyecto, para as de esta manera apoyar el 13Preguntas