LA PLANEACION Y LA ADMINISTRACION SON PROCESOS INTIMAMENTE

LIGADOS A LA ORGANIZACIÓN Y ELABORACION DE UN PROYECTO. SE

DEFINE COMO LA DIRECCION Y COMBINACION DE RECURSOS MATERIALES

Y HUMANOS CON EL FIN DE ALCANZAR OBJETIVOS COMUNES DENTRO DE

LA ORGANIZACIÓN.

SE ENCUENTRAN 4 ACTIVIDADES PRINCIPALES QUE SON:

PLANEACION

ORGANIZACIÓN

DIRECCION

CONTROL

LAS CUALES SE FUNDAMENTAN EN EL CICLO PHVA.

CON BASE EN EL ESTUDIO REALIZADO, RESUELVA LAS SIGUIENTES

PREGUNTAS:

1. QUE ES EL CICLO PHVA? COMO SE DEFINE CADA UNA DE SUS

ETAPAS?

2. PRESENTE CON UN EJEMPLO DE UN PROYECTO, QUE ACTIVIDADES

SE DESARROLLAN EN CADA UNA DE LAS ETAPAS QUE INVOLUCRA EL

CICLO.

SOLUCIÓN

1. Ciclo PHVA: Es una herramienta de mejora continua para llevar a cabo un cambio, este ciclo está compuesto por las cuatro fases básicas del control: 1. Planificar, 2. Hacer, 3. Verificar, 4. Actuar. Del mismo modo que un círculo no tiene fin, el ciclo PHVA debe repetirse una y otra vez ofreciendo una solución la cual busca mantener la competitividad de los productos y servicios. Es común usar esta herramienta en la implementación de un

sistema de gestión de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la política y objetivos de calidad así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor. Es usada en la solución de problemas por su adaptación en la aplicación de una metodología para resolver problemas recurrentes y de difícil solución, cabe anotar que el ciclo P.H.V.A. fortalece la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares. Pueden realizarse tantas iteraciones de las fases "Hacer" y "Verificar", como se requiera refinar la solución, volver a analizar, re-refinado y probar de nuevo.

¿Que definen las etapas?

1) Planear: Identificar y analizar el problema, reconocer la oportunidad y planificar un cambio. En esta etapa se establecen los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados conforme a los requisitos del cliente y las políticas de organización, asimismo se crean condiciones para alcanzar las metas propuestas. Esta etapa contiene cuatro pasos a seguir que consisten en la a) identificación del problema, b) descripción del fenómeno, c) análisis de causas y d) plan de acción.

2) Hacer: Prueba piloto, desarrollar y probar una solución potencial. Llevar a cabo un estudio a pequeña escala. En esta fase se enfoca en el análisis de las causas que provocaron la aparición del problema o idea inicial y la búsqueda de alternativas de solución, para después efectuar las mejoras, y de esta manera proveer la solución que se considere más apropiada para resolver dicho problema. Durante todo este proceso se recomienda que se utilice la toma de decisiones por consenso.

3) Verificar: Medir la efectividad de la solución se debe probar y analizar si se podría mejorar de alguna manera. Revisión de la prueba, analizar los resultados e identificar lo que has aprendido. En esta etapa se realiza el seguimiento tomando como base los datos recolectados durante la ejecución, se compara el resultado obtenido con la meta planificada, se miden los procesos y productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos, finalmente se realiza un informe de los resultados. Las mismas técnicas que fueron utilizadas durante la fase de plantación para evaluar y detectar áreas de oportunidad para el mejoramiento pueden ser utilizadas durante esta fase.

4) Actuar: Es la implementación de la solución mejorada totalmente. Tomar medidas en base a lo que ha aprendido en la etapa de estudio: Si el cambio no funcionó, pasar por el ciclo de nuevo con un plan diferente. Si se tiene éxito, incorporar lo que aprendió de la prueba en los cambios más amplios. Usar lo que se ha aprendido para planificar nuevas

mejoras, comenzando de nuevo el ciclo. En varias organizaciones esto se conoce como proyectos de mejora.

2. Ejemplo Proyecto de mejoramiento del proceso en una empresa que produce tuberías para agua potable mediante PHVA. Inicialmente la empresa viene desarrollando un sistema de la mejora continua y, para ello, se basan en el Ciclo PHVA. Aplicando esta herramienta pasaría lo siguiente:

1.

Planeacion. Se analizan posibles mejoras en el proceso, se han identificado deficiencias en el producto terminado, se han detectado problemas en la fase de corte, se hace necesario el mantenimiento de la maquina que efectúa dichos cortes, y la posibilidad de implementar una maquina más eficiente, así como capacitar al personal que opera la maquina. Con esto se pretende ahorrar costos, aumentar la productividad y mejorar la calidad del producto terminado.

2. Hacer. Se estudian las posibles mejoras y su impacto. El mantenimiento de la maquinaria se realiza a corto plazo, y a mediano plazo se realiza la capacitación del personal, se realiza la cotización de una nueva maquinaria, se eligen las que mejor van a funcionar y se decide implantar una de ellas en una prueba piloto a pequeña escala.

3. Verificación. Una vez realizada la prueba piloto, se verifica que los cambios funcionan correctamente y dan el resultado deseado. Se debe revisar el producto terminado luego del mantenimiento de la maquina y

1. Planear

2. Hacer3. Verificar

4. Actuar

Ilustración 1 PHVA

evaluar si se corrigió el error, así mismo supervisar que los operadores lleven a cabo el procedimiento de acuerdo a los procesos establecidos. Si los cambios realizados no satisfacen las expectativas se modifican. Primero implantando otro tipo de maquinaria a pequeña escala buscando que funcione conforme al objetivo planteado. Mediante este análisis se comprueba que lo que se ha ejecutado va acorde a lo planeado y su vez se detectan oportunidades de mejora.

4. Actuar. Por último, si los resultados de las mejoras son satisfactorios se implantan a gran escala en la línea de producción de la fábrica. Una vez finalizadas e implantadas las mejoras, las actividades en la fábrica de tuberías funcionarán más eficientemente. Los trabajadores estarán en capacidad de operar la nueva maquinaria implementada. No obstante, periódicamente habrá que volver a buscar posibles nuevas mejoras e implementarlos aplicando nuevamente el ciclo PHVA a fin de optimizar los procesos de la empresa para que cada día sea mejor y más competitiva.

Páginas web Consultadas

- Ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar). http://adpphva.blogspot.com/. Consultada julio 29 de 2015

- Plan-Do-Check-Act (PDCA) Cycle http://asq.org/learn-about-quality/project-planning-tools/overview/pdca-cycle.html. Consultada julio 30 de 2015

- Plan-Do-Check-Act (PDCA) (PDF). http://www.washington.edu/research/rapid/resources/toolsTemplates/plan_do_check_act.pdf Consultada julio 31 de 2015

- Sistemas de Gestión de la Calidad. Articulo http://www.gestiopolis.com/sistemas-gestion-calidad/ (Julio 01 2015)