ch01_2010_2_Introduccion_v01.pdf
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Capítulo 1:
Introducción a la Gestión de Proyectos
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Comprender la creciente necesidad de una mejor gestión
del proyecto, especialmente para proyectos de tecnología
de la información
Explicar qué es un proyecto, dar ejemplos de proyectos
de tecnología de la información, Nombrar varios atributos
de los proyectos, y describir la triple restricción de los
proyectos
Describir la gestión de proyectos y discutir los elementos
claves de gestión de proyectos, incluidos los interesados
en el proyecto, las áreas de conocimiento de la gestión
de proyectos, técnicas y herramientas comunes, y el éxito
del proyecto
Objetivos de Aprendizaje (continuación)
Discutir la relación entre proyecto, programa y gestión
de cartera y las contribuciones de estos aspectos en el
éxito de las empresas
Comprender el papel del director de proyecto,
describiendo lo que los administradores de proyectos
hacen, qué habilidades necesitan, y cómo la carrera
para gerentes de proyectos de información tecnológica
Describir la gestión de proyectos, incluyendo su historia,
el papel de las organizaciones profesionales como el
Project Management Institute, la importancia de la
certificación y la ética, y el avance del software de
gestión de proyectos
Introducción
Actualmente, muchas organizaciones tienen un interés
nuevo o renovado en la gestión de proyectos
El hardware, el software, las redes, y el uso de equipos de
trabajo interdisciplinarios y mundiales, han cambiado
radicalmente el entorno de trabajo
Los EE.UU. gastan 2,3 trillones de dólares en proyectos
cada año, o una cuarta parte de su producto interno bruto,
y el mundo en su conjunto gasta casi $ 10 trillones de
dólares de su producto bruto de 40,7 dólares en proyectos
de todo tipo
Estadísticas de Gestión de Proyectos
El gasto en TI en el mundo ascendió a más de $ 1,8 trillones en 2005, un aumento del 6 por ciento desde 2004, y en el gasto se proyecta un crecimiento del 8 por ciento en 2006 y un 4 por ciento en 2007
En 2005, la remuneración total promedio para gerentes de proyectos fue 99.183 dólares por año en los Estados Unidos, 94.646 dólares en Australia, y 106.374 dólares en el Reino Unido
El número de personas que consiguieron certificación PMP ha aumentado en más del 70 por ciento de 2004 a 2005, con más de 200.000 PMPs en todo el mundo a finales de agosto, 2006
Motivación para el estudio de Gestión de
Proyectos en Tecnologías de Información (TI)
Los proyectos de TI tienen un historial terrible
En 1995 un estudio del Standish Group (CHAOS) encontró
que sólo el 16,2% de los proyectos de TI tuvieron éxito,
cumpliendo con el alcance, el tiempo y los costes previstos
Más del 31% de los proyectos fueron cancelados antes de
la terminación, que cuestaron más de 81 billones de
dólares en los EE.UU. solamente
Ventajas del uso formal de la
Gestión de Proyectos
Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos
Mejora de relaciones con los clientes
Menos tiempo de desarrollo
Menores costes
Mayor calidad e incremento de la fiabilidad
Márgenes de beneficio más altos
Mejora la productividad
Una mejor coordinación interna
Moral más alta de los trabajadores (menos estrés)
¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es "un esfuerzo temporal emprendido
para crear un producto único, servicio o resultado"
(PMBOK ® Guide, tercera edición, 2004, p. 5)
Operaciones: trabajo realizado para sostener el
negocio
Los Proyectos concluyen cuando sus objetivos se han
alcanzado o el proyecto se ha terminado
Los proyectos pueden ser grandes o pequeños, y para
terminar pueden tomar un tiempo corto o largo
Ejemplos de Proyectos en TI
El servicio de asistencia o un técnico sustituye diez
computadoras portátiles para un departamento pequeño
Un pequeño equipo de desarrollo de software agrega
una nueva función a una aplicación de software interna
para el departamento de finanzas
El campus de la universidad mejora de su
infraestructura tecnológica para ofrecer acceso
inalámbrico a Internet a través de todo el campus
Una empresa decide qué sistema VoIP (Voz sobre IP)
comprar y la forma en que se implementará
Los 10 de proyectos tecnológicos más
destacados en 2006
VoIP
Outsourcing
Creación de redes de
datos
Gestión de relación con el
cliente
Colaboración
Gestión de la cadena de
suministro
Actualizaciones de
escritorio
Gestión de rendimiento de
las aplicaciones
Análisis de negocios
Seguimiento del
Cumplimiento
Atributos del proyecto
Un proyecto:
Tiene un propósito único
Es temporal
Se desarrolla utilizando elaboración progresiva
Requiere recursos, a menudo de diversas áreas
Generalmente tiene un cliente principal (customer) o un
patrocinador (sponsor)
El patrocinador del proyecto por lo general proporciona la
dirección y la financiación para el proyecto
Implica incertidumbre
Gerentes de Proyecto y de Programa
Los gerentes de proyecto trabajan con los
patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto, y
otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir
con los objetivos del proyecto
Programa: Un programa es un grupo de proyectos
gestionados de una manera coordinada para obtener
aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les
gestionara en forma individual (PMBOK ® Guide, tercera edición,
2004, p. 11)
Los gerentes de programa supervisan programas y
frecuentemente actúan como jefes de los gerentes de
proyecto
La triple restricción de la Gestión de
Proyectos
El éxito de la gestión de proyectos significa haber cumplido los tres grandes objetivos (alcance, tiempo y coste), y
la satisfacción del patrocinador del proyecto
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Gestión de proyectos es "la aplicación de los
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto" (PMBOK ® Guide, tercera edición, 2004,
p. 8)
Los gerentes de proyecto se esfuerzan por cumplir la
triple restricción, equilibrando los objetivos de alcance,
tiempo y coste del proyecto
Estructura de la Gestión de Proyectos
Gestión del
alcance
Gestión del
tiempo
Gestión de
costos
Gestión de
La calidad
9 áreas del conocimiento
Funciones fundamentales
Funciones facilitadoras
Gestión de
Recursos
humanos
Gestión de la
comunicación
Gestión del
riesgoGestión de lasadquisiciones
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Herramientas y técnicas
Portafolio de proyectos
Gestión de la integración del proyecto
Éxito del
proyecto
Éxito de
la
empresa
Expectativas y
necesidades
de los interesados
del proyecto
Interesados del proyecto
Los Interesados del proyecto son las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto
Entre los Interesados se incluyen:
- El Patrocinador del proyecto
- El gerente de proyecto
- El equipo del proyecto
- El personal de apoyo
- Clientes
- Usuarios
- Proveedores
Los opositores al proyecto
Nueve áreas de conocimiento de la
Gestión de Proyectos
Las Áreas del conocimiento describen las competencias
claves que los gerentes de proyecto deben desarrollar
Cuatro áreas de conocimiento básico conducen a los objetivos
específicos del proyecto (gestión del alcance, tiempo, costo y
calidad)
Cuatro áreas de conocimiento para facilitar los medios a través de
los cuales se alcanzan los objetivos del proyecto (gestión de los
recursos humanos, las comunicaciones, los riesgos y las
adquisiciones )
Un área de conocimiento afecta y es afectada por todas las otras
áreas de conocimiento (gestión de la integración de proyectos)
Todas las áreas de conocimiento son importantes
Herramientas y Técnicas de la Gestión
de proyectos
Las Herramientas y técnicas de la Gestión de
Proyectos Ayudan a los directores de proyecto y a sus
equipos, en diversos aspectos de la gestión de proyectos
Entre las herramientas y técnicas están:
Acta de constitución, Declaración del alcance, y la EDT (alcance)
Diagramas de Gantt, diagramas de red, análisis del camino crítico,
y la programación de la cadena crítica (tiempo)
Estimaciones de gastos y gestión del valor ganado (costes)
Súper Herramientas
Las "Super herramientas" son las herramientas que tienen un alto uso y alto potencial para mejorar el éxito del proyecto, tales como:
Software para la programación de tareas (como el software de gestión de proyectos)
Declaración del alcance
Análisis de Requerimientos
Informes de las Lecciones aprendidas
Herramientas que mejoran el progreso del proyecto:
Informes de avance
Actas de las reuniones
Diagramas de Gantt
Solicitudes de cambio
Gestión de proyectos
Los estudios del grupo CHAOS muestran mejoras en los
proyectos de TI en la última década
Medida Datos 1994 Datos 2002 Resultado
Proyectos
exitosos
16% 34% Duplicado
Proyectos fallidos 31% 15% Reducido a la
mitad
Dinero gastado en
proyectos
cambiados o
fallidos
$140 B de $250 B $55 B de $255 B Mas de la mitad
¿Por qué las mejoras?
"Las razones para el aumento de proyectos exitosos son
variadas. En primer lugar, el coste promedio de un
proyecto ha sido reducido a la mitad. Se han creado
mejores herramientas para monitorear y controlar el
progreso y se han tenido mejores gerentes de
proyectos, con mejores procesos de gestión. El hecho
que hayan procesos es importante en sí mismo.”*
* The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001).
Éxito del Proyecto
Hay varias maneras de definir el éxito del proyecto
El proyecto alcanzó las metas de tiempo, alcance, costes
El proyecto satisface al cliente / patrocinador
Los resultados del proyecto cumplen el objetivo principal, como
por ejemplo, conseguir o ahorrar una cierta cantidad de dinero,
proporcionando un buen retorno sobre la inversión, o
simplemente, hacer felices a los patrocinadores
¿Que facilita el éxito del Proyecto?*
1. Apoyo ejecutivo
2. Participación de los usuarios
3. Gerente de proyecto con
experiencia
4. Claros objetivos del negocio
5. Minimizar alcance
6.Infraestructura de software
estándar
7. Firma de requerimientos básicos
8. Metodología formal
9. Estimaciones confiables
10.Otros criterios tales como,
pequeños hitos, una
planificación adecuada, un
personal competente, y la
propiedad
*The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001).
Lo que hacen los ganadores
Resultados de investigaciones recientes muestran que las
empresas que sobresalen en la capacidad de ejecución de
proyectos:
• Usan herramientas integradas de gestión de proyectos (uso de
herramientas estándar / avanzadas de PM y un muchas plantillas)
• Forman los líderes del proyecto, con énfasis en negocios y
competencias sociales
• Desarrollan un proceso simplificado de entrega de proyectos
• Miden de la salud del proyecto utilizando indicadores, como la
satisfacción del cliente, o el retorno de la inversión
Gestión del Programa y del Portafolio
de proyectos
Un programa es un “grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les gestionara en forma individual” (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 16)
Un gerente de programa provee liderazgo y dirección a los gerentes de proyecto
Ejemplos de programas comunes en el campo de las TI: infraestructura, desarrollo de aplicaciones, soporte al usuario
Gestión del Portafolio de Proyectos
La gestión del portafolio de proyectos, se refiere a la
selección y soporte de proyectos o inversiones de
programas. Estas inversiones en proyectos y programas
son guiadas por el plan estratégico de la organización y
por los recursos disponibles.
Los gerentes de portafolio ayudan a sus organizaciones a
tomar decisiones de inversión inteligente, ayudando a
seleccionar y analizar proyectos desde una perspectiva
estratégica
Gestión del Proyecto Comparada con la
Gestión del portafolio del Proyecto
Objetivos tácticos Objetivos estratégicos
Gestión del proyecto
•¿Estamos llevando a cabo bien nuestros proyectos?
•¿Están nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto?
•¿Los interesados del proyecto saben lo que deberían estar haciendo?
Gestión del portafolio del proyecto
•¿Estamos trabajando en los proyectos correctos?
•¿Estamos investigando en las áreas correctas?
•¿Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?
Buenas Prácticas Una “Buena práctica” es una forma óptima reconocida por
la industria para lograr las metas y los objetivos”*
Robert Butrick sugiere que las organizaciones deben
seguir los principios básicos de la gestión de proyectos
Asegúrese de que sus proyectos siguen su estrategia, de que es
capaz de demostrar cómo cada proyecto en el que se
comprometen se ajusta a su estrategia de negocios, y descarta los
proyectos no deseados, tan pronto como sea posible
Involucre a los interesados; ignorar a los interesados
frecuentemente conduce a proyectos fracasados
Asegúrese de involucrar a los interesados en todas las fases del
proyecto; fomente el trabajo en equipo y compromiso en todo momento
*Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model
(OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.
Ejemplo de enfoque del portafolio del
Proyecto
Categorías generales del portafolio de proyectos
Materiales
IT
Categorías de portafolio de proyectos en TI
Costos
discrecionales
Costos no
discrecionales
Núcleo:
Operar el negocio
Crecer:
Crecimiento del
negocio
Riesgo:
Transformar el
negocio
Rie
sgos
Valo
r/T
iem
po
Ejemplo de Gestión del Portafolio del Proyecto
Pantalla de muestra de la salud del proyecto
VISTA DEL PLAN
Salud del proyecto (Basada en el esfuerzo)
Variación en el
cronograma
Recuento del
proyecto
Bien
En problemas
Variación en el
costo
Recuento del
proyecto
Bien
En riesgo
En problemas
Variación en el
cronograma
Variación en el
costo
Variación en el
presupuestoRiesgo%
CompletoProyectoID de
Trabajo
Mymystic.com pagina Web de usuario
Implementación PARMS
Vista del plan e integración financiera SAP
Revisión del sistema estratégico
Actualización de Impuestos 2002
Actualizar el equipo de venta de PCs
Página Web CRM
Habilidades sugeridas para Gerentes
de Proyecto
Los gerentes de proyectos necesitan una gran variedad de
habilidades
Ellos deberían:
Sentirse cómodos ante el cambio
Entender las organizaciones en las que trabajan
Ser capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto
Rol del Gerente de Proyectos
Las descripciones del trabajo varían, pero la mayoría
incluye funciones como la planificación, programación,
coordinación y trabajo con la gente para lograr los
objetivos del proyecto
Recuerde que el 97% de los proyectos exitosos fueron
dirigidos por Gerentes de proyecto con experiencia, que a
menudo ayudan a influir en los factores de éxito
Habilidades Sugeridas para el Gerente
de Proyectos
Conocimiento del área de aplicación, estándares y
regulaciones
Conocimientos del entorno del proyecto
Conocimiento y habilidades de gerencia generales
Habilidades o destrezas de relaciones humanas
Las 10 habilidades y competencias más
importantes para un Gerente de Proyectos
1. Habilidades con la gente
2. Liderazgo
3. Capacidad para escuchar
4. Integridad, comportamiento ético, coherente
5. Fuerte en la construcción de confianza
6. Comunicación verbal
7. Fuerte en la creación de equipos
8. Resolución de conflictos, gestión de conflictos
9. Pensamiento crítico, solución de problemas
10. Comprende, balancea prioridades
Habilidades necesarias dependiendo
de la situación
Proyectos grandes. Las más importantes son: liderazgo,
experiencia previa relevante , planeación, comunicación
verbal, habilidades para formar equipos
Proyectos de alta incertidumbre. Las más importantes
son: gestión de riesgos, gestión de confianza, liderazgo y
habilidades de planificación
Proyectos novedosos. Las más importantes son:
liderazgo, habilidades con las personas, tener visión y
metas, confianza en sí mismo, gestión de las
expectativas, y capacidad para escuchar
Importancia del Liderazgo
Los lideres de proyectos eficaces ejercen liderazgo con el
ejemplo
Un líder se centra en objetivos a largo plazo y el
panorama de objetivos, y al mismo tiempo llevan a las
personas a alcanzar esas metas
Un gerente trata con los detalles diarios del cumplimiento
de los objetivos específicos
Los gerentes de proyecto a menudo tiene ambos
papeles, líder y gerente
Carreras para gerentes de proyectos de TI
En una encuesta realizada en 2006 por CIO.com, los
ejecutivos de TI clasificaron las competencias de gestión
que serían de mayor demanda en los próximos dos a
cinco años
Top de habilidades en TI (lista parcial)
Habilidad Porcentaje de encuestados
Gestión de Proyecto/programa 60%
Gestión de los procesos del negocio 55%
Análisis del negocio 53%
Desarrollo de la aplicación 52%
Administración de la BD 49%
Seguridad 42%
Arquitectura de la empresa 41%
Consultor interno y estratega 40%
La profesión – Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos como profesión está creciendo
rápidamente
Es muy útil para entender la historia del campo, el papel
de las sociedades profesionales como el Project
Management Institute, y el crecimiento del software de
gestión de proyectos
Historia de la Gestión de Proyectos
Algunas personas argumentan que la construcción de
las pirámides de Egipto fue un proyecto, como lo era la
construcción de la Gran Muralla China
La mayoría de la gente considera el Proyecto
Manhattan como el primer proyecto en utilizar la gestión
"moderna" de proyectos
El Project Management Institute
El Project Management Institute (PMI) es una sociedad
profesional internacional para directores de proyecto
fundado en 1969
PMI continua atrayendo y reteniendo a sus miembros;
reporta 225.432 miembros en todo el mundo al 12/31/06
Hay grupos de interés específicos en muchas áreas como
la ingeniería, servicios financieros, salud, informática, etc
La Gestión de proyectos de investigación y los programas
de certificación continuarán creciendo
Certificación en Gestión de Proyectos
PMI proporciona certificación como Project Management
Professional (PMP)
Un PMP tiene suficiente experiencia documentada,
acuerda seguir un código de ética, y tiene que aprobar el
examen PMP
El número de personas certificándose como PMP, crece
rápidamente
PMI y otras organizaciones están ofreciendo nuevas
certificaciones
Ética en la Gerencia de Proyectos
Ética, vagamente definida, es un conjunto de principios que guían nuestra toma de decisiones basada en los valores personales de lo que es "correcto" y "equivocado"
Los directores de proyecto a menudo se enfrentan a dilemas éticos
Con el fin de obtener la certificación PMP, los solicitantes deben estar de acuerdo con el Código PMI de Ética y Conducta Profesional
Varias de las preguntas en el examen de PMP están relacionados con la responsabilidad profesional, incluida la ética
Software de Gerencia de Proyectos Hay cientos de diferentes productos para ayudar en el
desempeño de la gestión de proyectos
Tres categorías principales de Herramientas
Herramientas de gama baja: Para manejar proyectos pequeños o un
solo proyecto; menos de US 200 por usuario
Herramientas de gama media: para manejar múltiples proyectos y
usuarios, coste de US 200-600 por usuario. Project 2007 uno de los
más populares
Herramientas de gama alta: también llamado software de gestión de
proyectos empresarial, como VPMi Enterprise Online
(www.vcsonline.com)
Resumen del Capítulo
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado
La Gestión de proyectos es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto
Un programa es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada, la gestión del portafolio de proyectos implica la organización y la gestión de proyectos y programas como un portafolio de inversiones
Los directores de proyecto juegan un papel clave porque ayudan a alcanzar el éxito a los proyectos y organizaciones
La profesión de gestión de proyectos continúa a creciendo y madurando