Ceremonial Etiqueta y Protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

VENEZUELA, 2002

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVANIVEL: FORMACIÓN BÁSICAMODO: HABILITACIÓN

Caracas, Julio 2002

Dirección General de INCE TurismoCoronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formación Profesional de INCE TurismoLic. Ada Rizzo Rizzo

Asesoría TécnicaLic. Encarnación Barreto

Analista IntegralT.S.U. Lucía Torrealba

Analista Productor de MediosJosé Gerardo León Plaza

TranscriptoraT.S.U. Lucía Torrealba

Especialistas en ContenidoLic. Ludmila Calvo

Colaboradores en la Validación

Sobeida VelázquezProfesora Colegio Universitario de CaracasCarlos Alarico GómezGerente General Plain ArtEleana GerardiOrganizadora de Eventos AVOCAVíctor Mendoza Director de Protocolo Asamblea NacionalIsabelita GónzalezProfesora Instituto Pedro Gual –Ministerio de Relaciones Exteriores

Coordinación Técnica EstructuralDivisión de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación GeneralGerencia General de Formación ProfesionalGerencia de Tecnología Educativa

Primera Edición 2.002

Copyright INCE

CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA

CONTENIDO

- ¿Qué es INCE TURISMO?- Presentación- Introducción- Objetivo

- UNIDAD I CEREMONIAL - Concepto Etimológico........................................................................................9

- Ceremonial en la Actualidad..............................................................................13

- El Ceremonial en las Relaciones Públicas.........................................................14

- Diferencia entre Ceremonial y Relaciones Públicas...........................................14

- UNIDAD II PROTOCOLO

- Concepto Etimológico............. ..........................................................................17

- Clasificación del Protocolo.................................................................................18

- La Precedencia................. ................................................................................23

- Precedencias en Venezuela.......... ..................................................................24

- Tratamiento Protocolar......................................................................................37

- La Comisión Protocolar ...................................................................................42

- Acto Protocolar....................................................................................................47

1


- Acto Inaugural....................................................................................................49

- Presentaciones...................................................................................................53

UNIDAD III RECURSOS OPERACIONALES

- Recursos Operacionales.....................................................................................55

UNIDAD IV ETIQUETA

- Etiqueta.............................................................................................................59

- Tipos de Etiqueta...............................................................................................60

- Las Recepciones..............................................................................................70

- Desarrollo de una Recepción............................................................................76

- Etiqueta en las mesas..... ..................................................................................80

- Armado o Montaje de las mesas..... ..................................................................84

- Invitaciones.................. ......................................................................................99

- Bibliografía.......................................................................................................113


¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación, adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas a la Hotelería y al Turismo.

Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado laboral.


PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeño.


INTRODUCCIÓN

El manual de Protocolo Ceremonial y Etiqueta es elaborado con la finalidad de orientar a los participantes del curso para asistir en las funciones que requieren los actos protocolares, el cual contempla el Ceremonial, el protocolo y la Etiqueta.

El PROTOCOLO (la norma) y el CEREMONIAL (la forma) serán los elementos que fundamentarán el ejercicio del especialista de protocolo en los actos público y privados, conservando el “uso y la costumbre” en la realización de toda actividad humana. Los términos “Ceremonial” y “Protocolo” en lato sensu, son sinónimos, no así tomando en consideración la etimología y los diferentes conceptos manejados por los autores porque difieren.

El Ceremonial se entiende como actos reglamentados por la ley, la tradición y ambientados por la pompa que los rodea. El Protocolo codifica las normas que son destinadas a designar a cada quién su lugar. La Etiqueta valoriza el trato entre las personas. Se concluye que las diferencias existentes entre estos términos son de naturaleza histórica, normativa y social. Ceremonial se refiere a la solemnidad del acto, Protocolo a la normativa establecida y la Etiqueta al comportamiento y vestimenta en determinados actos. En definitiva se pueden considerar las tres expresiones de “orden”.

Estudiar esta materia y trabajar desde guía o asistente hasta jefe o director de Protocolo promete ser, una profesión con interesante campo, Además de ser específicos por los términos que se utilizan y ejecución de prácticas dinámicas, que ofrece un incentivo a la educación y cultura general del participante. A través de estos conocimientos de formación integral contribuirá para desempeñarse en el campo de la aplicación del Ceremonial y el Protocolo;

El manual está estructurado en cuatro unidades programáticas desarrolladas de forma coherente de manera tal que le sirva al participante como herramienta que le permitirá consultar y mejorar para utilizarla durante el ejercicio de su trabajo.


OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos prácticos para aplicar las funciones protocolares de acuerdo al ceremonial y la etiqueta establecida con un alto sentido de responsabilidad, cumpliendo las normas de seguridad.

UNIDAD I - CEREMONIAL

CEREMONIAL

Concepto Etimológico

Ceremonial (del latín ceremonialis) “perteneciente o relativo al uso de la ceremonias”. Es

la serie de formalidades para cualquier acto público y solemne. También es el libro o

tabla en que están escritas las ceremonias que se deben observar en los actos públicos”.

(Labariega Villanueva, Pedro G, Derecho Diplomático. Editorial Trillas.1989. México.

Pág., 69).

Concepto Doctrinal

Hoy día no se concibe un Estado sin ceremonial, se refiere directamente al

comportamiento de los ciudadanos en esa sociedad. Representa y manifiesta la dignidad

de las naciones y la garantía de respeto entre ellos. Permite vigilar y celar el

cumplimiento de esas normas establecidas a través de los convenios internacionales.

Más allá de la normativa existente, está la compostura donde el ceremonial refleja las

tradiciones de trato social inherentes a cada país.

En Venezuela el ceremonial se clasifica en:

CEREMONIAL PÚBLICO

• Ceremonial de Estado o de Corte

• Ceremonial Diplomático

• Ceremonial de Cancillería

• Ceremonial Marítimo

• Ceremonial Militar

• Ceremonial Eclesiástico

• Ceremonial Socia

9

Ceremonial de Estado o de Corte

Llamado también Ceremonial Político de Corte o Extranjero. Es el conjunto de normas

que rigen el trato formal entre las naciones, particularmente en lo referente a los honores

de los jefes de Estado y de Gobierno. Atienden las diferentes manifestaciones cómo las

felicitaciones, condolencias, distinciones o presentes que se otorguen entre ellos.

Ceremonial Diplomático

Ceremonial de Embajadas el cual se ocupa de los honores y preeminencia debido a los

agentes diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. El Ceremonial Diplomático

reglamenta la recepción de embajadores y los demás Ministros Públicos. Le concede las

credenciales propias del país para ese cuerpo y acordadas en convenios internacionales,

su colocación en la precedencia en las ceremonias oficiales y en fin, todo lo relacionado

con las materias anexas con los agentes diplomáticos.

Ceremonial de Cancillería

Es considerado por todos los tratadistas como parte integrante del Ceremonial

Diplomático, llamado también Ceremonial de Protocolo. Se ocupa de las redacciones y

correspondencia que se observan de cualquier naturaleza. Interpreta el Derecho

Internacional Público y su propio orden jurídico, según el principio de la reciprocidad.

Ceremonial Marítimo

“El Ceremonial Marítimo es la suma de las reglas de cortesía que usan las marinas de

guerra para honrar y saludar a las personalidades oficiales nacionales o extranjeras que

las visitan” (Armando Pesantes García Relaciones Internacionales, Eclesiástico y

practica diplomática Quito, 1969). La notable unidad espiritual que liga a esta institución

en todo el mundo se refleja en la mayoría de los reglamentos y hasta en los uniformes. El

10

ceremonial marítimo tiene perfectamente normados los saludos correspondientes a otros

buques como a las diferentes personalidades que lo puedan visitar.

Este Ceremonial es regulado por la Armada de Venezuela. Los usos y costumbres

están estipulados por las leyes nacionales e internacionales, por la Constitución

Nacional, la ley de Navegación, el Reglamento Interno a bordo y los convenios y tratados

firmados por la República.

Ceremonial Militar

Establecido en el artículo Nº 2 del reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar, “Tiene

como finalidad solemnizar todos aquellos actos de significación histórica, oficial o militar

y demostrar públicamente la moral, la educación de las tropas; y el Protocolo determina

el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre autoridades civiles,

eclesiásticas y militares y miembros del Cuerpo Diplomático”

El reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar se basa en las siguientes Leyes

Orgánicas:

• Artículos 55 y 391 de la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas

Nacionales

• Ordinal 14 del artículo 27 de la Ley Orgánica de la Administración

Central.

Fechas de celebración Nacional y los diferentes Actos Protocolares

• 12 de Marzo: Día de la Bandera.

• 19 de Abril: Aniversario de Declaración de la Independencia.

• 24 de Junio: Aniversario de la Batalla de Carabobo y día del Ejército.

• 05 de Julio: Aniversario de la Firma del Acta de la Independencia.

• 24 de Julio: Natalicio del Libertador, Aniversario de la Batalla Naval del Lago de

Maracaibo y Día de la Armada Venezolana.11

• 12 de Octubre: Día de la Raza y Aniversario del Descubrimiento de América.

• 04 de Agosto: Aniversario de la Guardia Nacional.

• 10 de Diciembre: Aniversario de la Aviación Venezolana.

• 17 de Diciembre: Conmemoración de la Muerte del Padre de la Patria.

Las ofrendas florales ante estatuas o monumentos nacionales, pueden ser realizadas

por:

1) Autoridades nacionales, civiles o militares.

2) Autoridades extranjeras, diplomáticas o militares residentes en el

País o de visita oficial.

Ceremonial Eclesiástico

Ceremonial estricto en su cumplimiento y representado por las más altas personalidades

dentro de la Iglesia. En Venezuela, la mayor representatividad es la “Conferencia

Episcopal Venezolana” (CEV) compuesta por una directiva que la integran: un

Presidente, un Vicepresidente, un Secretario General y unas

Comisiones Episcopales. Son ellos los que tienen la responsabilidad en la organización

de los servicios religiosos del País. Las relaciones entre el Vaticano (territorio donde

reside la máxima representación; Su Santidad el Papa) y Venezuela se establecieron con

un convenio no concordato, éste es más amplio y amistoso, data de Marzo de 1964, es

ratificado en Octubre por el Congreso de la República y consta de 17 artículos en

tiempos del Presidente Rómulo Betancourt. En la Iglesia no hay antigüedad es potestad

del Papa:

Ceremonial Social

12

El ser humano es sociable por naturaleza y en virtud de este principio, el continuo trato

está supeditado a unas normas fundamentales basadas en el equilibrio constante de la

balanza de equidad, en cuyos brazos se apoyan los deberes y en otro los derechos. El

respeto y consideración que los demás nos deben implicar en igual grado, nuestro

respeto y consideración hacia ellos.

Estas estrictas normas son las que por el hecho de pertenecer a una sociedad

organizada estamos obligados a cumplir. Por encima de cualquier norma positiva de vida

en sociedad, existen unas reglas hijas de la educación, tanto más sutiles y minuciosas

cuanto mayor es el grado de cultura y delicadeza espiritual de las personas que a ella se

sientan irremisiblemente sometidas, puesto que su observancia y estricto cumplimiento

es actitud espontánea de su propia idiosincrasia. Estas reglas constituyen lo que

podemos llamar “Cortesía o Protocolo Social”.

El Ceremonial en la Actualidad

En la actualidad se encuentran solicitudes de asesoramiento en el área de Ceremonial

y Protocolo por parte de las oficinas creadas para tal fin en los organismos del Estado

como en la Empresa Privada. Hoy día es mayor el personal que recurre a

prepararse, intercambiar opiniones e información en relación con la toma de decisiones

sobre algún caso específico.

La interrelación y comunicación ha permitido en la vida moderna el aumento de las

actividades en el Gobierno, en las instituciones, en las representaciones de organismos

internacionales en todas partes del mundo, con lo que refleja la necesidad de normar las

actuaciones en todo momento; por lo tanto es necesario especializarse en la materia

para actuar en el campo del Ceremonial con todas las herramientas que permitan el

buen desarrollo de un acto en particular. Aunque existe una clasificación de los tipos de

Ceremonial y que se ha revisado, se afirma que se está manifestando, a considerar,

más dinámica su participación en los actos protocolares, pero lo que no se puede obviar

es su base que está fundada en el principio universalmente reconocido “la igualdad

jurídica de los Estados y la reciprocidad en el trato”.

13

El Ceremonial en las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas son aquellas que determinan las actividades y políticas

dirigidas a influir positivamente sobre las personas mediante la persuasión y la

comunicación. Transmiten una información que causa efecto a mejorar la imagen de una

empresa u organismo. Las oficinas dedicadas a las Relaciones Públicas se dedican en

especial a las campañas de difusión ante la opinión pública o al buen funcionamiento de

las relaciones internas de una empresa.

ÁMBITO DE ACTIVIDAD

El Ceremonial en las Relaciones Públicas cada día está más patente por la necesidad de

actuación conjunta. El especialista en Ceremonial que trabaja en el campo privado no

difiere del que se dedica al Ceremonial y Protocolo Oficial, precisamente lo que le abre

ese campo es el dominio del conocimiento de lo público u oficial para adaptarlo al campo

empresarial privado.

Diferencias entre Ceremonial y Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas se dedican a las políticas y actividades dirigidas a prestigiar una

empresa, un producto ante la opinión pública y es, a través de esta compostura, que

encontramos una vinculación entre las dos disciplinas, Relaciones Públicas y

Ceremonial. La actitud asumida por el relacionista va directamente proporcional a su

amplitud de criterio para las comunicaciones, a diferencia del Ceremonialista que actúa

basándose en el formalismo establecido y campo de acción limitado a ese orden

establecido.

Tomando en consideración estas dos premisas podemos afirmar que la necesidad del

conocimiento compartido favorece la actuación en el mejoramiento de la imagen de toda

14

institución, organismo o empresa. Al contrario los especialistas se complementan y

ambos deben conocer y manejar las dos disciplinas.

EL CEREMONIAL ESCRITO EN LAS RELACIONES PÚBLICAS

Siempre que se utiliza una comunicación escrita se evitan inconvenientes por la mala

interpretación, tanto en el ámbito empresarial como en el oficial. La comunicación escrita

revierte un compromiso de conocimiento sobre todo para el desempeño de las relaciones

profesionales. A diferencia de la escritura en las Relaciones Públicas que es más abierta

y con estilos variados, cada país tiene su escritura y formatos en la Administración

Públicas. Y por lo tanto tiene un ceremonial escrito propio que hace de la comunicación

un estilo rígido y conocido. Como norma general, en todas estas comunicaciones debe

haber claridad, objetividad y uso correcto del idioma, en este caso el castellano. Se

deben evitar

expresiones en extranjero, así como para comunicarse con autoridades extranjeras será

en perfecto castellano, respetuosamente y con el tratamiento correspondiente.

En Venezuela, encontramos en nuestra Constitución Nacional que el tratamiento es de

“ciudadano” y “usted”, a menos que se trate del Señor Presidente de la República,

Presidente de la Asamblea General, Presidente de los Poderes Públicos, Ministros,

Autoridades Militares y Eclesiásticas que se le darán las de cortesía y jerarquía

correspondiente en voz y correspondencia.

15

UNIDAD Nº II - PROTOCOLO

PROTOCOLOConcepto Etimológico

Protocolo (del bajo latín protocollum, y éste del bajo griego prótócollon) significa “la

primera hoja encolada o pegada” de protos, primero, y kollan, pegar. Es la serie

ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza

y custodia, con ciertas formalidades. (Labariega Villanueva, Pedro G. Derecho

Diplomático. Editorial Trillas México 1989, pág, 69.)

Concepto Doctrinal

Se encuentra una serie de conceptos que se aplican según el contexto del desarrollo de

las funciones protocolarias. Se puede considerar como forma de procedimiento de las

relaciones diplomáticas por extensión:

• A través del la Sección del Ministerio de Relaciones Exteriores o de una organización

internacional que vela por las formas de los encuentros y de los acuerdos

intergubernamentales esté conformes al derecho internacional. (Enciclopedia Mundial

de las Relaciones Internacionales y Naciones Unidas. 1.976, FCE, México Pág.-218)

• Acta de un encuentro internacional bi o multilateral. (Op. Cit, Pág., 218).

• “Es en el medio social el arte de determinar y establecer todas aquellas normas a

cumplir para el mejor desenvolvimiento de las actividades que ejercen y practican los

seres humanos, no sólo en áreas oficiales, diplomáticas, eclesiásticas y militares,

sino también y traducida en cortesía, respeto, buenas maneras y buen lenguaje en el

área laboral, deportiva, familiar y social en general siendo el aceite que permite a tan

17

complicada maquinaria de las Relaciones Humanas marchar en armonía y eficiencia sin

riesgos de choque, fricciones u oxidaciones.” (Protocolo Social.2001, Isabelita González,

Caracas, pág.4.)

Clasificación del Protocolo

El protocolo se clasifica en

• Protocolo Oficial.

• Protocolo Militar.

• Protocolo Diplomático.

• Protocolo de Cancillería.

• Protocolo Deportivo.

• Protocolo en Eventos.

• Protocolo Social.

• Protocolo Empresarial.

• Protocolo en los Negocios.

PROTOCOLO OFICIAL

Dar a cada uno su lugar en las Ceremonias de Estado o donde participen las

personalidades que representan al gobierno, como bien lo indica el concepto de

“Protocolo” es sinónimo de orden. Las Ceremonias están institucionalizadas por los

diferentes organismos del Estado, por las fechas conmemorativas o por las que

necesariamente se tienen que celebrar.

La Toma de Posesión del Presidente de la República, la del Gobernador, la del Alcalde,

la visita de un Presidente de otro país y así unas cuantas más. Todas estas ceremonias

o actividades manejan un protocolo especializado, con un personal conocedor y

profesionalmente preparado y siguiendo unas normativas que le permitirá establecer ese

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protocolo oficial. El Protocolo que se cumple en un determinado acto, está contenido en

lo que llamamos Ceremonial de Estado, normalmente lo determina una Ley.

PROTOCOLO MILITAR

En su artículo 1º establece su objeto y se entiende que los planteamientos que en su

reglamento expresa, es la institucionalidad de la normativa que priva en el “Ceremonial

y Protocolo Militar”.

Artículo 1º: El presente Reglamento tiene por objeto establecer las normas y

procedimientos que las Fuerzas Armadas Nacionales en general y sus miembros, en

particular, deben cumplir en las ceremonias militares y actos oficiales en los cuales

intervenga.

En las disposiciones generales dice lo siguiente.......... y “el Protocolo determina el orden

de precedencia, tratamiento y equivalencia entre las autoridades civiles, eclesiásticas,

militares y miembros del Cuerpo Diplomático.”

PROTOCOLO DIPLOMÁTICO

Ceremonial y Protocolo Diplomático es el que regula las relaciones existentes entre los

agentes diplomáticos y el Estado receptor. El Protocolo lo determina el orden de

precedencia entre los diversos agentes, según su clase o rango, el orden de colocación a

las ceremonias que tengan que asistir, las visitas protocolares que realizan a las

diferentes personalidades del Gobierno y en general de la sociedad como los

representantes de la economía, de los gremios y de los artistas.

Acotamos que la precedencia no sólo se refiere a la colocación física de las personas,

sino que abarca al orden en que los países firman documentos internacionales. Es

bueno recordar que el lugar de honor para la firma de un documento de esta categoría es

a la izquierda del signatario.

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PROTOCOLO DE CANCILLERÍA

Cancillería, sede del gobierno donde se tratan los asuntos Internacionales, las relaciones

con todo el Cuerpo Diplomático acreditado en el País. Es el sitio donde se firman las

correspondencias y comunicaciones destinadas a resolver o tratar los intercambios,

prerrogativas, convenios, tratados, inmunidades o cualquier asunto que requieran los

diplomáticos. Tienen una variedad extensa en estas comunicaciones tales como: Carta

(leerte), Despacho (Dépeche), Oficio (office), Protocolo, Memorando (Pre-Memora),

Conclusum, Nota Verbal, Nota Al Referéndum.

PROTOCOLO DEPORTIVO

En todo acto protocolar, sea de cualquier índole, es necesaria la planificación con la

debida antelación, para llevar a cabo el mismo con el éxito asegurado. Los actos

protocolares deportivos revisten una solemnidad específica, ya sea en; Instalación o

inauguración, premiación o clausura.

Tanto para los actos de Instalación, como los de Clausura, hay que preparar muy bien la

“Tribuna de Autoridades”. Se debe tener en cuenta, en primer término, las autoridades

que asistirán (invitadas y confirmadas) a dicho acto y si se trata de un evento deportivo

nacional o internacional. Es de carácter obligatorio invitar al Presidente del Instituto

Nacional del Deporte (I.N.D.) quién podrá asistir o no y en su defecto, enviar algún

representante. La colocación de banderas lo determinará el tipo de evento, se colocarán

la bandera de Venezuela, bandera de los países asistentes (por orden alfabético) del

I.N.D, de la sede donde se realiza y la bandera de la Federación de la disciplina o

especialidad a competir.

Las premiaciones de estas actividades también son actos protocolares, amerita un

desfile al sitio de premiación el cual será amenizado por una marcha y se procederá a

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colocar a los ganadores en los sitios correspondientes para ser impuestos de la medalla

o trofeo ganado.

PROTOCOLO EN EVENTOS

Considerando que ésta es una de las áreas de gran responsabilidad dentro de un evento

es necesario que actúen de una manera coordinada el Director de Protocolo

conjuntamente con los organizadores o responsables del evento. Todo evento tiene su

parte protocolar, en sus actos de inauguración, clausura, premiación si es deportivo,

brindis, comidas, recibimiento de personalidades en aeropuerto etc. Deben estar

debidamente preparados y planificados para atender y llevar a cabo el protocolo de cada

actividad. El protocolo en eventos es una especialidad y como tal tiene sus

especificidades que lo caracterizan.

PROTOCOLO EN LO SOCIAL

La aplicación del protocolo no sólo es para el ambiente oficial, es amplio y se identifica

por el orden establecido en las diferentes manifestaciones que realiza el ser humano

dentro de la sociedad en que vive. Socialmente también se aplica el protocolo, como

extensión al orden, a la secuencia de normas que vienen del “uso y la costumbre”, al

comportamiento del anfitrión que debe cuidar con exquisita exactitud la recepción de sus

invitados y la correcta colocación de los comensales en las comidas. En la sociedad el

Protocolo es mucho más flexible y se maneja diferente. Va al comportamiento y tiene que

ver más con el “saber estar y saber llevar”. Hoy día se le considera como el conjunto de

buenas costumbres en todos los sentidos, saber comportarse en la mesa, en la oficina o

trabajo, con los niños, con los compañeros, con las personas mayores, en el metro, en la

calle, con los padres y con todos los que nos rodean. Es saber vivir en Sociedad

acatando ciertas normas y reglas establecidas con ese fin.

PROTOCOLO EMPRESARIAL21

Actualmente se considera el protocolo Empresarial no sólo cuando efectúan actividades

propias de la empresa sino las realizadas en conjunto con las autoridades

gubernamentales y empresariales. Normalmente ocurre cuando el Señor Presidente

visita para inaugurar una planta o fábrica de gran envergadura. Estos actos benefician

tanto al Presidente como a la Empresa que los celebra; aprovecha la oportunidad de

realizar diferentes actividades (develación de placa conmemorativa, áreas físicas, etc.)

para publicitar luego por un tiempo extenso y para estar en el tapete empresarial.

PROTOCOLO EN LOS NEGOCIOS

En los negocios como cualquier trabajo deben tratarse todos, los subordinados, los

superiores o iguales, pero con cortesía y respeto. Todas las normas de cortesía en este

campo son las mismas para las mujeres que para los hombres. Ninguna mujer deja de

serlo ni el hombre tampoco.

Existe el protocolo en la presentación de las personas que están dentro de una oficina, el

comportamiento debe ser igual que lo hace socialmente y con toda la educación que

maneja, pero siempre será en función del cargo o actividad que realiza. Puede ser

presentando a un conferencista como a la nueva secretaria de la oficina. El protocolo

distingue el trato y le da a cada quién el puesto que por ese orden merece dentro de una

estructura como son las relaciones de negocio.

PROTOCOLO EN ACTOS ACADÉMICOS

En las Instituciones de Estudios Académicos, se celebran los actos de graduación con

riguroso ceremonial y protocolo. Quizás por el "Uso y la costumbre" de la tradición que

nos viene de la misma Iglesia Católica que por un reglamento institucionalizado.

22

Para estos actos se maneja la precedencia de las autoridades académicas internas,

respetando “La juridiscionalidad” y si tienen invitados especiales como autoridades

gubernamentales se procederá a preparar el sitio especial.

LA PRECEDENCIA

Tomado en sentido estricto significa “preminencia o antelación” en un orden dado, se le

puede relacionar con el honor que se le da a una persona de colocarla en un lugar muy

destacado, de predominar, de ocupar un primer lugar. Los orígenes de la formula de

aplicación de “La Precedencia” vienen desde la caída del Imperio Romano de Occidente

cuando en Europa quedó disgregada en una serie de reinos, ducados que pretendían

continuar el antiguo esplendor de títulos y dignidades. El hecho es que apartando el

aspecto político y concentrándonos en lo protocolar, los monarcas cristianos de Europa

occidental tuvieron una gran deferencia por el Obispo de Roma sobre todos los demás

diplomáticos. Lo que llama la atención fue el tiempo que perduró este sistema. Ya para

1815 durante el Congreso celebrado en Viena se establece por primera vez las distintas

categorías diplomáticas y regula las precedencias. Sólo es en 1961 en la Convención de

Viena que se elabora el tratado sobre este punto en Derecho Diplomático y en 1963

sobre Relaciones Consulares. Venezuela lo ratifica en 1963.

Modernamente se aplica este sistema de precedencia en todas las sociedades y en

todos los campos donde se va a “sentar” o “colocar” personas en distintos escenarios. Es

decir desde una “mesa” hasta una “tribuna”, pasando por un presidium, un carro, un

avión o un teatro.

Significa entonces “cómo sentar a las personas en un orden correcto en un sitio

determinado”. El lugar de honor es la derecha, la persona de mayor rango o categoría se

sienta o coloca a la derecha de la de menor rango o categoría.

23

La Precedencia en Venezuela

La precedencia en Venezuela la define el ordenamiento Jurídico en cada una de las

instancias correspondientes y la aplica a través de los diferentes organismos que tienen

injerencia al respecto.

• Constitución Nacional: Art, Nº 7, Art, Nº 136, Art, Nº 160, Art, Nº 161, Art, Nº 162,

Art, Nº 168, Art, Nº186, Art, Nº 225, Art, Nº 235, Art, Nº273, Art, Nº 280, Art,

Nº292.

• Decreto con rango y Fuerza de Ley Orgánica de Administración Central:

(Diciembre de 1999) Art, Nº 39, Art, Nº 55.

• Decreto con rango de Ley sobre Adscripciones de Institutos Autónomos y

Fundaciones de Estado (Agosto de 1999)

El Ministerio de Relaciones Interiores y Justicia, Dirección General de Ceremonial y

Acervo Histórico de la Nación, se ocupa directamente de todas las ceremonias donde

asiste el Ciudadano Presidente de la República Bolivariana de Venezuela y demás

autoridades Gubernamentales. “El Presidente” tendrá precedencia ante todos los

Poderes Públicos de la Nación a excepción donde prive el principio de jurisdiccionalidad

como la Asamblea Nacional y los Consejos Municipales.

La Dirección General de Ceremonial y Acervo Histórico de Nación le corresponde emitir

el listado (compendio de todas las listas protocolares de los diferentes entes

gubernamentales que la conforman) para la correcta posición de cualquier funcionario o

personalidad que se necesite ubicar en determinado acto protocolar.

( anexo Nº 1) Este listado está sujeto a modificaciones todo el tiempo, ya que los cargos

son constantemente removidos. Es recomendable que cada vez que se va a realizar un

acto donde asistan personalidades se consulte a esta “dirección” y no cometer errores en

los nombres y sitios.

24

El Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la Dirección de Protocolo, emitirá la

lista con las “Precedencias” establecidas para el Cuerpo Diplomático acreditado en el

país. Esta “Precedencia” diplomática la establece la Convención de Viena, art. 13, que

expresa: los representantes de los diferentes países tendrán su ubicación de acuerdo a

la fecha de presentación de sus “Cartas Credenciales” ante el Gobierno Venezolano.

Este “Cuerpo Diplomático” tiene su “Decano” y será el Nuncio Apostólico, representante

de su Santidad el Santo Padre.

Cuando se celebra un acto Protocolar que asiste el Presidente de la República y demás

autoridades del gobierno, debe utilizarse la “equivalencia” de cargos para su correcta

colocación. Será el Ministerio de la Defensa los encargados de suministrar la lista protocolar de sus

representantes a través de la Dirección de Relaciones Públicas y Protocolo. El Protocolo

Eclesiástico está establecido y lo informan en la Oficina de su Excelencia Reverendísima

El Cardenal Arzobispo de Caracas. Las Instituciones Académicas y los Consejos

Municipales tienen su propia normativa para su precedencia establecido por el principio

de autonomía.

PRECEDENCIA PROTOCOLAR EN MESAS

Es el orden de colocación material de los individuos o fijación de nombres, firmas en

documentos internacionales, en los lugares considerados como preferenciales y con

relación a los estados representados.

Antokolez la define como “ el derecho de pasar primero u ocupar un lugar más honroso”

Precedencia (del verbo latín “preaecedentia), anterioridad o prioridad, antelación al

orden, preeminencia, primacía.

25

SISTEMA DEL RELOJ

Se le dice el “sistema del reloj” porque sigue el movimiento de las agujas de este

instrumento, alrededor del anfitrión o de los anfitriones, se coloca al lado derecho del

anfitrión (primera presidencia) a la persona de mayor rango y al lado izquierdo, (de la

misma primera presidencia) quien le sigue en jerarquía, se puede de esa manera hasta

agotar los comensales. Si se tiene una señora cómo anfitriona también se procede de la

misma manera, alrededor de ella se van colocando los invitados por el orden establecido

en la lista de precedencia de los invitados. Se irán combinando de una presidencia a otra

en la misma forma, girando alrededor de cada presidencia, se va despejando la lista de

invitados.

“El Sistema del reloj, es válido para las comidas con señoras. Para las comidas de

señoras o caballeros solos, pero únicamente cuando la primera presidencia tiene un

rango superior a la segunda presidencia, de tal modo que la izquierda de la primera

presidencia pasa por delante de la derecha de la segunda presidencia” (El Arte de Invitar, su Protocolo”, Urbina, José Antonio de, Segunda Edición, 1990

España).

MOVIMIENTO DE COLACIÓN

SISTEMA DEL RELOJ

- IZQUIERDA

- 2da PRESIDENCIA

- DERECHA

- DERECHA

IZQUIERDA

- 1ra PRESIDENCIA

-

26

Anfitriones = a Presidencias.

Comida con Señoras.

1ª Derecha de la 1ª P (anfitrión)

2ª Izquierda de la 1ª P

1º Derecha de la 2ª P (anfitriona)

2º Izquierda de la 2ª P

3ª Derecha de la 1ª P

4ª Izquierda de la 1ª P

2a P

7

11

15

19

23

22

18

14

106

2

4

8

12

16

20

24

21

17

13

95

1

2526

ENTRADA DE INVITADOS

1a P

3

27

SISTEMA CARTESIANO

2a PRESIDENCIA

3

5

9

8

4

12


1a PRESIDENCIA

A

1

7

11

10

6

2

4

6

10

7

3

11

2

8

12

9

5

1

28

El sistema “Cartesiano” sigue la colocación en dirección de las aspas de una equis, es

válido para las comidas de señoras o caballeros sólos. Para las comidas con señoras

solamente es válido si presiden dos personas del mismo sexo. Los comensales son

sentados de la siguiente manera:

Derecha 1ª P ____>Derecha 2ª P____>Izquierda 1ª____>Izquierda 2ª P y así

sucesivamente.

MOVIMIENTO DE COLACIÓN

IZQUIERDA4ta 1ra DERECHA

3r IZQUIERDAa 2da DERECHA

2da PRESIDENCIA 1ra PRESIDENCIA

29

Comida con señoras.

1º Derecha 1ª P (anfitrión)

2º Derecha 2ª P (anfitriona)

3º Izquierda 1ª P

4º Izquierda 2ª P

5º Derecha 1ª P

6º Derecha 2ª P

7º Izquierda 1ª P

8º Izquierda 2ª P

24

23

16

12

8

4

2

6

10

1418

22

21

17

13

9

5

1

3

7

11

1519

23

1a PRES.2a PRES.

30

2a PRESIDENCIA

6

10

18

19

11

26


1a PRESIDENCIA

2

14

22

23

15

7

8

12

20

17

9

25

4

16

24

21

13

5

3 1

31

PRESIDENCIAS PROTOCOLAR EN MESAS

El término de “presidencia” es para identificar quién representa la cabecera de la mesa,

quién es el anfitrión o anfitriona de una mesa. El anfitrión es la persona que invita. Es la

que debe recibir, presentar a los invitados, escoge a los invitados y el menú o lo que se

va a servir, el (los) que inicia una línea de recepción para recibir a los invitados en fin el

responsable en todo momento de lo que sucede en el sitio de la reunión o comida.

USOS EN LOS DOS SISTEMAS

Para colocar a los invitados en la mesa ya explicamos los dos sistemas, el del reloj y el

cartesiano, pero ahora vamos a explicar cómo vamos a sentar a los anfitriones e

invitados especiales si lo tenemos o sea, si tenemos una, dos o cuatro presidencias.

Una Presidencia = Un anfitrión

Dos Presidencias = Un anfitrión, una anfitriona.

Cuatro Presidencias = Un anfitrión, una anfitriona, una invitado de “Honor y una invitada

de “Honor””

SISTEMA “FRANCÉS”

El “Sistema Francés” ubica a las presidencias en el centro, el anfitrión se sienta siempre

de espalda a la pared y mirando hacia la puerta de ingreso del servicio. De esta manera

le favorece porque se tiene el control del servicio de la comida de principio a fin. Puede

dar señales si es necesario. Este sistema tiene como ventaja que al estar situados los

anfitriones frente a frente y los invitados a los lados, con la precedencia establecida; por

supuesto se hace más importante la conversación.

Tiene como desventaja que los invitados de menor categoría se sientan en los polos de

la mesa.

32

ENTRADAPRINCIPAL

ANFITRIÓN

LUGAR DE HONOR

34

ENTRADAPRINCIPAL

ANFITRIÓN

LUGAR DE HONOR

SISTEMA “ANGLOSAJÓN”

En el “Sistema Anglosajón” las presidencias están colocadas a los extremos de la mesa,

por lo tanto separa a los anfitriones y también a los invitados especiales o de mayor

jerarquía. Permite hacer la conversación más amplia con el grupo que rodea a los

importantes. De esta manera queda más disimulada la jerarquía de los invitados. Para el

(los) anfitrión (es) es un poco incómodo con respecto al invitado especial, ya que queda

sentado a mucha distancia de él.

En el Sistema Francés la colocación de las presidencias, permite servir mejor a los

comensales y el anfitrión

tiene una visión más

amplia de la atención y de

lo que sucede en la mesa.

35

TRATAMIENTO PROTOCOLAR

36

La historia documental señala que, los usos y las tradiciones, indican la antigüedad y la

variedad de los Tratamientos con que se ha distinguido a personas e instituciones a lo

largo de los siglos sin límites fronterizos.

Los Tratamientos tienen carácter honorífico y van unidos al rango del beneficiario o a

título personal, pudiendo tener condición temporal o permanente (vitalicio), su uso

contempla varios medios de utilización verbal o escrita. Quien los recibe podrá ser una

persona física (un diputado) o un colectivo impersonal o institucional (un Concejo

Municipal). A su vez, el beneficiario a título personal podrá serlo por distintas razones:

por el cargo que ocupa (Alcalde), o por méritos subjetivos (condecoraciones, título

académico, etc).

Tipos

TRATAMIENTOS OFICIALES

Los Tratamientos usuales en Venezuela para cargos civiles y castrenses son, por orden

de dignidad. De acuerdo a la Constitución Bolivariana de Venezuela, el tratamiento oficial

para toda persona es el de “ciudadano”, salvo aquella fórmula que por jerarquía de uso

verbal y obligado escrito corresponda al Presidente de la República, Presidente de la

Asamblea Nacional, Ministros, Autoridades Militares y Eclesiásticas; también se

conservarán las de uso común con el Cuerpo Diplomático y Personajes Reales de visita

en nuestro país, dependiendo su posición.

Ejemplos:

Ciudadano Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, y para trato oficial o

social o dirigir correspondencia, Excmo. Sr. Presidente de la República Bolivariana de

Venezuela y Sra. de (apellidos completos del esposo) y para trato de presentación de la

personalidad, se realiza de la siguiente manera: El Señor Presidente de la República

Bolivariana de Venezuela. La Señora de (apellidos completos del esposo).

37

Ministros del Gabinete Ejecutivo y Sras. Para el trato oficial, social o dirigir

correspondencia: Cddno. Ministro de (Ministerio que ejerce) y Sra. de (apellidos

completos del esposo) o Excmo. Sr. Ministro de (Ministerio que ejerce) y Sra. (apellidos

completos del esposo). Trato para presentación de la personalidad; El Ministro (Ministerio

que ejerce o representa). La Señora de (apellidos del esposo).

Así sucesivamente con los diferentes cargos de las personalidades de la lista protocolar.

En caso de ser mujer casada quien ostente el cargo de Ministra del Gabinete, tendrá el

mismo tratamiento en cuanto a su rango, pero no así con el esposo que se denominará

por su nombre y apellido con respecto al tratamiento verbal. Si es escrito debe ser a

nombre de la Ministra (palabra aceptada por el DRAE) y si el esposo va a ser invitado

(oficial o institucionalmente) se debe enviar una invitación por separado. En algunos

casos se estila que se le agrega “ESPOSO” a la invitación de ella, siendo esta una nueva

modalidad.

TRATAMIENTO DE LA REALEZA

En el caso de los Tratamientos Reales, se denominan como Majestades, Vuestra

Majestad, Su Majestad, en el curso de conversación el de “Señor”, por escrito es igual y

se puede abreviar: S.M. y en plural, SS.MM o VV.MM si es en plural. A los

miembros de la Familia Real se les da tratamiento de Alteza Real y en el curso de la

conversación Vuestra Alteza o Señor.

Jamás se debe acoplar el título de nobleza con el tratamiento de “señor”. O uno u otro. Si

se dice “señor” es más que suficiente. No obstante, si insistimos en dirigirnos utilizando

el tratamiento nobiliario, diremos “Majestad” o “Alteza”, pero bajo ningún concepto se

dice, por ejemplo: “Señor Rey”

TRATAMIENTO ECLESIÁSTICO

38

Para las autoridades Eclesiásticas, el tratamiento de acuerdo a su jerarquía es al PAPA;

Al Romano Pontífice se le otorga el tratamiento de Santo Padre, Beatísimo Padre, Su

Santidad. Los Cardenales tienen tratamiento de Eminencia Reverendísimo, abreviado:

Su Emecía. Revdma. Los Monseñores de Monseñor, abreviado: Mons.

-Papa, “Su Santidad” (S.S) / Santo Padre-Cardenal; “Su Eminencia Reverendísima el

Señor Cardenal” (S:Emcia Revma). Se señala que no es correcto tratar de “Monseñor” a

esta categoría.

-Nuncio Apostólico,/ Arzobispo/ Obispo; “Su Excelencia Reverendísima Monseñor”, (S.E.

Rvdma Mons)

-Internuncio, “Su Excelencia” (S.E)

-Auditor,”Su Señoría” (S.Sa)

TRATAMIENTOS VITALICIOS

Se le otorga el tratamiento de Excelentísimo y lo conserva de modo vitalicio: a los Reyes,

los primogénitos de la casa Real, los Presidentes de Gobierno electos

democráticamente, los Embajadores, los Miembros de Número de las Academias, Los

Generales de Brigada, de División, los Almirantes, Vice-Almirantes, lo

Contralmirantes y a las personas que hayan sido galardonadas con el Gran Cordón de la

Orden del Libertador.

TRATAMIENTOS DIPLOMÁTICOS

Al Cuerpo Diplomático se le trata de Excelentísimo a los Embajadores agregándole el

nombre del país que representa o de origen. Ejemplo: Excmo Sr. Embajador (nombre del

país de origen) Sra. (apellidos del esposo). Si son Ministros Consejeros, Consejeros o

Encargados de Negocios, se le antepone el título de “Honorable” para el trato oficial y

escrito.

39

TRATAMIENTOS ACADÉMICOS

A los Rectores de las Universidades se les debe tratamientos de: Señor Rector (nombre

de la Universidad que representa) y en algunos casos de Honorables. Tratando de

emplear el título de Doctor a quien verdaderamente lo ostenta. En las profesiones

liberales se le dará a cada persona el tratamiento que le corresponda según sus méritos

adquiridos: médicos, veterinarios, abogados, economista, arquitectos y todas las

profesiones que se incluyan en este campo.

TRATAMIENTO CIENTÍFICO Y ARTÍSTICO

En el campo de las Ciencias y de las Artes a los que se hayan destacados por sus

propios méritos se les reconoce con el tratamiento de MAESTROS.

TRATAMIENTO SOCIAL

Socialmente tenemos tratamientos especiales sobre todo con personas que se les debe

respecto por su edad, sean de cualquier clase social y se les denomina: Señor Don o

Señora Doña. A las damas, “Señoras” y a los caballeros,”Señores”

TRATAMIENTO MILITAR

En la Fuerza Armada el tratamiento oral entre un subalterno y un superior se hace

anteponiendo la “MI” al grado Superior a quien se dirige la voz; Ejemplo: MI GENERAL;

MI CAPITAN y quien es nombrado se dirige al subalterno por su grado y apellido;

Ejemplo: General Aponte, Capitán Arocha, etc. A todos los oficiales se le antepone el

tratamiento de correspondencia y social de presentación el de “Ciudadano”, abreviado

Cddno. Si la correspondencia social es dirigida al oficial y su esposa, se le pone el grado

y el cargo que desempeña más …... y Sra.

40

Los Tratamientos correctos en otros países pueden ser distintos a los utilizados en

Venezuela, es conveniente conocerlos antes de ser usados en correspondencias o por

Tratamientos verbal, para eso es recomendable investigarlo en las cancillerías del país al

cual se va hacer uso.

TRATAMIENTO EN OTRAS PARTES DEL MUNDO

Con frecuencia se establece relaciones con personas de otros países, por lo tanto es

conveniente saber cómo es el trato correcto para evitar situaciones embarazosas.

Cuando se le dirige una correspondencia a una persona con varios cargos o títulos, se

escogerá el de mayor importancia. A continuación se señalan los siguientes:

Arabia Saudita:

Al Rey se le tratará como Majestad igual que en otros países que existen monarcas.

Los Ministros de más alta jerarquía se les trata de Excelencia Suprema. A los líderes

religiosos o Jeques se les otorga de “Sheik”

Japón

Su Majestad al Emperador y de Su Alteza a los Príncipes herederos. El tratamiento que

se les da a las personalidades en general es el mismo del país de origen.

México

En todos los casos se le antepone el tratamiento de “Ciudadano” y por escrito una “C”.

Ejemplo; C:;Ministro. A las personalidades extranjeras se les trata de Excelentísimo

Señor y no se utiliza el de Ilustrísimo.

Gran Bretaña

41

El tratamiento en Gran Bretaña es muy protocolar con respecto a los Reyes y miembros

de la Familia Real tienen la misma connotación que el tratamiento que se le da a los

Monarcas en España. Se utiliza el de honorable a todos los que han recibido

Condecoraciones, Títulos Nobiliario y ostenta un Cargo Público. Socialmente se usan el

de señor y señora.

OTROS

Por lo general existen diferencias en todos los países lo más recomendable es darle

“más” que ningún tratamiento. En Suecia por ejemplo no se utiliza absolutamente nada,

sólo el nombre.

La Comisión de Protocolo

Parte integrante del Comité Organizador de un evento, sus funciones son puntuales e

indispensables en todo acto. La Comisión está representada por su Jefe de Protocolo.

Las funciones las determina en primera instancia el tipo de eventos a desarrollar:

Congreso, Seminario, Foro, deportivo, oficial, académica o social entre otros. Crea una

estrecha relación entre el Comité Organizador y los participantes. Es la “imagen viva”. A

través de su personal es quién produce el efecto de coordinación y desarrollo del tiempo

que dure el evento.

Identificando el tipo de evento, el lugar donde se va a ejecutar el mismo y la clase de

público al que va dirigido, se procede a organizar la Comisión. Se planifica el personal

necesario y el entrenamiento o pautas a dictarles. Este debe ser dictado a todo el

personal, y en especial a los guías que deben conocer la logística y las necesidades

del evento permitiendo así su rotación o sustitución si se presentará el caso.

Integrantes de la Comisión de Protocolo

42

DIRECTOR O JEFE DE PROTOCOLO

Es la persona responsable de dictar las normas y pautas a seguir en todo acto

protocolar. Debe reunir unas condiciones personales especiales, conocimiento y cultura

general. Sus funciones exigen una imagen y comportamiento que en todo momento

denoten seguridad y conocimiento de las normas que debe hacer cumplir. El difícil arte

de ser un buen Jefe de Protocolo es reconocido no sólo por el manejo de las

herramientas o experiencia, sino por un carácter que defina a la persona con “autoridad”

bien entendida, para solventar las situaciones que a menudo se presentan. El ejercer un

cargo de esa magnitud no es comprendido por la generalidad del público, se le tilda

hasta del “aguafiestas de todo acto” por su intervención haciendo cumplir las normas del

protocolo. Debe reunir una serie de cualidades aparte de ser profesional, su integridad y

rectitud personal como discreción, tolerancia, ecuanimidad, educación, el “saber estar”

con su imagen impecable y don de gente, en fin ser un poco psicólogo, abogado,

comunicador social, maravilloso anfitrión y por supuesto la puntualidad como meta en

todo momento. Lo deseable es que domine por lo menos otro idioma. Realmente es todo

un “Arte”.

JEFE DE PROTOCOLO

Sus funciones pueden estar o no comprendidas dentro de una Comisión de Protocolo. Es

la persona responsable de dictar las pautas y normas a seguir en el pre-evento y durante

el mismo a todos los integrantes de la Comisión.

• Asesora al Comité Organizador en lo concerniente a la elaboración del programa

definitivo y a los contactos necesarios para la consecución de los invitados especiales

para el acto protocolar.

• Coordina y hacen los contactos con las diferente instancias gubernamentales tales

como: el Ministerio de Relaciones Interiores y Justicia, Dirección del Acerbo Histórico

de la Nación, Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de la Defensa, estos

43

organismos e institutos le permitirá actualizar la precedencia respectiva de los

invitados especiales. El Instituto Autónomo Aeropuerto Internacional Simón Bolívar,

si el caso lo requiere .

• Elabora la Lista Protocolar, invitaciones y confirmaciones de los actos protocolares

a realizarse durante el evento.

• Planifica el acto protocolar de instalación, clausura y otros.

• Asesora y organiza todo lo relacionado con los recesos, café, almuerzos, meriendas,

cenas y brindis.

• Organiza y planifica la atención social de las damas (cónyuges) de los invitados

especiales.

• Hace los contactos con los organismos extranjeros y embajadas.

• Asesora a las autoridades respectivas acerca de las normas a seguir en un “Acto

Protocolar”.

• Debe tener el debido conocimiento sobre el “Tratamiento Protocolar” a las

personalidades que atiende.

• Debe conocer y manejar la “Precedencia” establecida en sus diferentes instancias.

• Elabora las invitaciones, coordina el chequeo, entrega y seguimiento para su

confirmación.

• Organiza y coordina el recibimiento y traslado de las personalidades, autoridades o

invitados VIP (Personas muy importantes).

• Organiza y coordina el trabajo de los diferentes escenarios a utilizar; recinto,

auditórium, banderas, presidium, decoración (pendones, pancartas, flores,) podium,

equipos de sonido, alfombras sitio de los medios de comunicación, lumínicos,

audiovisuales) etc.

• Planifica e instruye al personal de apoyo a su cargo según el acto y el tipo de

invitados (guías, personal de seguridad, personal de limpieza, técnicos de sonido,

técnicos de audiovisuales, porteros).

• Prepara el Salón Protocolar si es menester, la atención personalizada a los visitantes,

ambientación, obsequios, aperitivos etc.

44

• Es el responsable del recorrido por los espacios de la Sede, visitas guiadas y

presentaciones.

• Designa al Maestro de Ceremonias si el caso lo requiere (con la debida precaución

de no cometer el error de contratar a un “animador”).

• Organiza con la correcta precedencia la “Línea de Recepción”.

• Ubica a las personalidades en el “Presidium” según precedencia.

• Planifica la distribución del auditórium según los invitados o participantes, tomando en

cuenta la lista elaborada por la precedencia e importancia de los presentes.

COORDINADOR (ES)

• Tendrán a su cargo la supervisión del personal destinado a las diferentes áreas de

trabajo.

• Área de recibimiento en aeropuerto, atención al participante o invitado especial.

• Coordinará con el personal bajo su cargo, la ejecución de lo relativo al transporte del

aeropuerto al sitio de alojamiento.

• Asistirá al escritorio de información en aeropuerto.

• Área de recibimiento en Hotel, bienvenida, rooming list del hotel, etc.

• Área de atención directa al invitado especial o participante durante el evento,

información, inscripción, acreditación etc.

• Área de espacio físico de actos protocolares.

• Área de auditórium y presidium.

LOS GUÍAS

• Respetando la jerarquía, estarán bajo la dirección de los

coordinadores de áreas, cumpliendo las funciones asignadas.

45

• Oficiales de Sala, distinción que se hace con este nombre a ciertos guías que

cumplen funciones estrictamente de salas.

• Attachês: Encargados a atender a los invitados especiales durante el tiempo que

dure el evento.

EL MAESTRO DE CEREMONIA

El trabajo de Maestro de Ceremonia no se debe confundir con el de un animador o

locutor, el perfil del candidato (a) debe estar muy bien definido en su rol o participación

en un acto protocolar. Tanto el hombre como la mujer deben tener una presencia sobria

y adecuada para el momento del trabajo, elegancia en su comportamiento, actuar

totalmente natural para no caer en excentricidades y seguridad en el dominio del público

por ser la primera persona que atrae su atención.

Si es mujer, preferiblemente vestir traje de dos piezas (traje sastre) en colores oscuros

(negro o azul marino) un peinado sencillo y nada estrambótico, un maquillaje adecuado y

largo de falda “chanel”. Si se trata de hombre, debe usar traje oscuro, perfectamente

peinado e impecable en toda su imagen. La vestimenta

la determina el tipo de acto, pero no así el sitio, ya que puede ser al aire libre pero de

gran solemnidad.

Funciones del Maestro de Ceremonias:

• Excelente dicción, hablar pausado pero no muy lento.

• Dirigir y ejecutar el guión establecido del programa desde el inicio o apertura,

hasta la clausura del mismo.46

• Conocer y manejar las reglas o pautas fijas para la conducción del acto.

• Nombrar por orden de precedencia a las personalidades que conforman el

Presidium.

• Manejar correctamente el “Tratamiento Protocolar” a las personalidades.

• Tomar previsiones en la reproducción de la lista de personalidades presentes

que van a ser nombradas en el acto.

• Estar pendiente de atender al ponente o próximo al uso del micrófono.

• Al inicio del acto debe saludar brevemente.

• Informar a los asistentes el objetivo o motivo del acto.

ACTO PROTOCOLAR

En el libro “Tratado de Protocolo del Estado Internacional” (1994), Felio A. Vilarrubias,

dice, “un acto protocolar se conjuga en todo momento sobre estas dos bases: La filosofía

del Acto (imagen) y la Ejecución (Técnica)”.

Aplicar estas dos premisas lleva a la tarea de planificar, estudiar y organizar para luego

ejecutar las decisiones emanadas de la actividad. Lo primero y conociendo el lugar

donde se va a realizar el acto, el horario a seguir y los integrantes del mismo, podremos

definir un guión que nos permita con toda seguridad el desarrollo del acto.

Un “Acto Protocolar” tiene un mismo perfil en todas sus manifestaciones, varía por el sitio

a celebrarse, (recinto cerrado, auditórium, en una plaza, en un estadio) y por la

solemnidad con respecto a la naturaleza del acto, (personalidades, autoridades) cada

una en el medio donde se desenvuelve. Se puede escenificar en cualquier ambiente que 47

se prepare para tal fin. Todo acto conlleva una secuencia de planificación y ejecución. Lo

ideal es tener el tiempo suficiente para lograr una planificación acorde con las

necesidades del mismo.

Como parte importante de la ejecución del “Acto”, es la presencia de los medios de

comunicación, quienes serán los responsables del éxito total de la “imagen y

repercusión” del mismo. Está de parte de los organizadores darles todo tipo de

facilidades en cuanto a la logística y ubicación, así como el material que requieran para

la promoción y la programación de todo evento.

Luego de manejar en lo posible toda la información, se procederá a realizar el programa

del acto, llegando a concretar el tiempo, espacio físico y situación de cada uno de las

personalidades que protagonizarán Lo ideal es informarlo o mejor aún ensayarlo.

Acto Inaugural

Este acto requiere especial coordinación se debe tomar en consideración los siguientes

aspectos:

48

- Confirmar la asistencia de la autoridad gubernamental o personalidad correspondiente y

coordinación del aspecto protocolar. En este sentido la Dirección Ejecutiva deberá

nombrar una persona para que se encargue del protocolo correspondiente.

- Designar al Maestro de Ceremonias que va a conducir el programa durante el acto.

- Elaborar una lista con integrantes del presidium (vocativo) para suministrarla a los

oradores.

- Preparar el programa en orden riguroso y presentarlo con anterioridad a los

participantes.

- Confirmar la asistencia de todas las personas que van a tomar la palabra.

- Decidir el área protocolar y su precedencia.

- Preparar y colocar las tarjetas con el nombre de las personalidades invitadas.

- P rever los equipos de audio y video que se requieran.

- Preparar lo relativo al brindis.

- Tener transporte a disposición de los invitados protocolares.

.Tomado del libro: “La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas” Carlos

Alarico Gómez , Oswaldo Visla Bermudez.. Caracas 1989.

OFICINA DE PROTOCOLO DE UN ORGANISMO

Toda organización por muy pequeña que sea, debe tener un personal con conocimientos

de “Protocolo”. Estas dependencias del estado o grandes empresas, tienen unas

características especiales que se enuncian a continuación:

La oficina que se ocupa de los asuntos protocolares deben estar dotada del material que

le solucione cualquier situación o actividad a realizar, ejemplo de ello son las listas

protocolares actualizadas de cada uno de los organismos.

49

Debe tener desde un mapa del país como de las localidades relacionadas con las

actividades que se supone debe realizar.

Biblioteca básica de la legislación estatal, municipal y local (Constitución Nacional).

Diccionarios, manuales de Ceremonial y Protocolo, bibliografía sobre Heráldica, etc.

Archivo de tarjetas, de planos de mesa, credenciales y todo lo relativo a materiales de

imprenta.

Un maletín para trasladar implementos o útiles necesarios de la oficina y viajar con ellos

como tarjetas, tijeras planos etc.

La oficina de Protocolo debe estar situada estratégicamente para dominar y apoyar

directamente a los superiores.

Corresponde a esta oficina organizar cualquier acto del organismo o empresa y disponer

de un personal idóneo fijo (Tratado de Protocolo del Estado e Internacional” Felio A.

Vilarrubias. Ediciones Nobel1994, España).

PLAN OPERATIVO DE UN JEFE DE PROTOCOLO

Es la serie de actividades que debe realizar un Jefe de Protocolo según el evento y el

tiempo que dure el mismo. Debe incluir todas las necesidades, desde espacio físico

hasta el “guión de protocolo” del acto de inauguración y clausura.

Este plan se desarrolla simultáneamente en varios aspectos.

Espacio físico

50

Conocer todos los pormenores del sitio. Identifica el espacio donde se va a escenificar el

acto, las necesidades de instalación, sonido, muebles banderas, ornamentación etc. Se

trabaja desde el pre-evento y durante el evento.

Personal

Contar con el personal adecuado y en el sitio indicado para la organización del evento

(pre-evento) hasta el día que se inaugura o comienza. Puede necesitar más personal y

debe estar preparado con antelación.

Tiempo

Cronometrar lo que sucederá durante el evento. El tiempo de preparación de un evento

en esta área es de gran importancia. Debe considerarse cubiertas todas las necesidades

y deben cumplirse las pautas establecidas para lo que fue previsto.

De este plan o programa que realice un Director de Protocolo será su tranquilidad “entre

comillas” o del organismo o empresa. En ésta área es muy difícil hacerlo plenamente

pero no imposible poder organizarlo por lo menos los actos que con seguridad se

realizan cada año.

De la misma manera que puede organizar su oficina podrá escenificar estos actos para

preparar con el suficiente tiempo y cubrir los imprevistos que se puedan presentar.

Disponer de un guión del acto es necesario, ya que permite informar a sus superiores y

realizar los cambios pertinentes con el tiempo suficiente. Debe ser la “BIBLIA” y así se

ahorrará problemas innecesarios. Hacer un guión, es necesario para cada actividad

LISTA PROTOCOLAR

“Es el compendio de nombres de las personalidades que se invitan a los actos que se

realicen”.

51

Estas listas son la herramienta que se manejan todo el tiempo en una oficina de

Relaciones Públicas o de Protocolo, se cambiarán tantas veces como sea necesario para

mantenerlas actualizadas con los nombres de las personas que ostentan cargos

gubernamentales u oficiales, nuevos embajadores o personal diplomático. Se

conservaran los nombres de las personalidades que por su situación especial que

representan no varían, cómo un artista o catedrático.

En la medida que sea más completa y actualizada “la lista” será en esa misma

proporción la utilidad que se le de. Los actos por muy planificados que se tengan pueden

tener cambios y acomodos que no dependen del organizador como tal (director de

protocolo) sino de los superiores que lo ordenan.

RELACIONES INTERPERSONALES DEL RESPONSABLE DEL PROTOCOLO

Según el Diccionario de la Real Academia Española cortesía es: “la demostración o acto

con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene una persona a otra”. Las

personas que viven en sociedad están constantemente actuando con los demás, en la

casa, en el trabajo, en los colegios o instituciones universitarias, en la calle; en mil sitios.

Aunque se dice que el trato debe ser igual, se debe pensar que “lo cortés“ en todo

momento nos va a sacar de apuros.

En las relaciones sociales y profesionales siempre se debe actuar con el convencimiento

de hacerlo bien. No por hacerlo “meloso” es hacerlo correcto. Cuando tratamos a los

clientes y le decimos “mi amor” no lo estamos haciendo bien, lo hacemos así porque se

ha creado una costumbre que confunde entre ser “más” educado con galanterías que

con buenas y simples palabras. Él pedirle a persona, sea de cualquier edad, un favor y

contestarle correctamente, no es ser más o menos educado y cortés. Las personas que

tratan con diferentes públicos en el trabajo diariamente deben tener siempre presente al

relacionarse con a los

52

demás, en especial si se está en el campo del protocolo, no ser “meloso” para ser

cortés y demostrar educación.

No se debe olvidar:

LOS BUENOS DÍAS, TARDES, NOCHES.

LAS GRACIAS.

POR FAVOR.

PERMÍTAME.

LE AGRADEZCO.

CEDER EL PASO.

ABRIR UNA PUERTA Y ESPERAR QUE PASEN.

RETIRAR UNA SILLA.

EN LA ESCALERA (SI ES HOMBRE LE CEDEN A LAS DAMAS AL BAJAR Y LO

CONTRARIO AL SUBIR).

EN EL ASCENSOR

Presentaciones

Para realizar las presentaciones de una persona a otra se deben tomar en cuenta las

siguientes normas básicas que ayudarán en cualquier momento.

El hombre siempre se le presenta a la mujer, salvo lo que va a explicar:

- Entre iguales se presenta al que llegue de último

- Entre jóvenes lo correcto es que se presenta la persona más joven a la mayor.

- En los trabajos se presenta primero la persona de menor jerarquía a la de

mayor.

Al nivel de trabajo se debe presentar con el cargo que representa o la profesión que

tiene.

53

En la casa son los dueños de la misma quienes deben hacer las presentaciones de los

que van llegando. Se debe tener como premisa que, la persona de más categoría ha de

ser la primera que se entere de quién tiene por delante. Existen personas que son muy

conocidas y no necesitan presentación, entonces se le presentan los demás a éstas.

Hoy día, a nivel profesional las presentaciones han variado con respecto a la mujer, ya

que lo pueden hacer solas y se identifican por el sitio de trabajo o cargo que

desempeñan.

UNIDAD Nº III - RECURSOS OPERACIONALES

RECURSOS OPERACIONALES

Son las herramientas de trabajo que se utilizan para el mejor desempeño de un acto

protocolar

54

Tipos

TARJETAS PROTOCOLARES

Instrumento que se utiliza para identificar el puesto o silla de la persona en un acto.

Usualmente llevan el escudo del Organismo o Institución.

IDENTIFICADORES

Se utiliza en un acto con la identificación correspondiente. Nombre del evento, nombre

del participante y algunas veces cuando son internacionales el país de origen.

VOCATIVOS

Tarjeta que se utiliza para identificar a los ponentes o personalidades que se sientan en

un presidium. Deben llevar el nombre, título o profesión, y nombre del evento se lo

considera pertinente o logo del mismo.

TARJETA – PLANO

Es la tarjeta que se entrega al comensal para que pueda ubicarse correctamente en la

mesa del banquete o comida. Estas tarjetas suele usarse cuando son muchas personas

y de esta manera facilita la colocación de ellas.

LOS PANELES

Se utilizan para identificar la mesa de un banquete con la debida distribución de los

comensales, se colocan a la entrada del salón o comedor para que sea visto por todos

los invitados. También se usa para una “asamblea” o actividad de una empresa

particular.

TARJETA PERSONAL DEL PLATO

55

Se utiliza para identificar el sitio preciso de cada invitado en la mesa. Esta tarjeta se

coloca delante del plato o a un lado. Lleva el nombre del invitado y el escudo si es oficial.

El tamaño suele ser menor que la tarjeta de presentación.

MENÚ

Es la información que se le da al invitado de la comida que se va a servir. Por lo general

se coloca encima de la servilleta o a un lado. También debe llevar el escudo si es una

comida oficial.

MINUTAA veces se le da el mismo significado que el menú. Se puede utilizar como recordatorio

de las actividades que se van a realizar en una cocina.

FICHERO DE COMIDAS

El fichero de comidas es muy conveniente tenerlo, permite saber lo que se ha servido en

cada caso y los invitados que lo han comido. Se reúnen los diferentes menús que se han

preparado y las combinaciones que puedan darse. Se estudian las horas que se sirvieron

y las temporadas de los alimentos, para utilizar los más convenientes.

INVITACIÓN OFICIAL

Invitación que se recibe con carácter especial por ser de un organismo del Estado.

INVITACIÓN DIPLOMÁTICA

Invitación que se recibe de algún integrante del Cuerpo Diplomático.

INVITACIÓN SOCIAL

Aunque el aspecto social puede venir de cualquier institución, embajada, familia,

gobierno es el carácter que se le da a la invitación. Lo determina el motivo de la

invitación.

56

INVITACIÓN PERSONAL

Es la que se recibe o da de persona a persona y tiene diferentes de motivos, de negocio,

de trabajo, de amistad y de amor.

PLANO DE ACTO PROTOCOLAR

Se elabora cuando ya se tiene planificado el acto en sí. Se conoce el lugar, el motivo, los

asistentes y se procede a escenificar el acto por el dibujo o por el plano del sitio con

todos sus componentes.

57

UNIDAD IV - ETIQUETA

ETIQUETA

En estricto sentido, “Etiqueta” es el Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que

deben observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como en las

manifestaciones externas de la vida social. Dicho de otra manera, la “Etiqueta” es la

reglamentación de ciertas normas del Ceremonial Extranjero y Nacional.

Desde tiempos remotos ya se observaban modalidades en demostrar el conocimiento de

la etiqueta. Nos refiere De Urquiza en su libro “Que en Alto Nilo vio condenar a unos

salvajes porque estando agachados en presencia del Rey osaron avanzar unos

milímetros la punta de los pies”. La normativa de la “Etiqueta” adquiere mayor

compostura cuando las sociedades son más aristócratas. Igualmente desde la Edad

Media lo estricto del comportamiento lo vemos en abundantes ejemplos, se cumplía con

todo el rigor durante esa época y sobretodo en los regímenes absolutistas.

Hoy día en las sociedades democráticas la “Etiqueta” ha variado sustancialmente. En las

propias monarquías han aceptado cambios significativos en la aplicación de sus

prácticas, actualizándolas en el día a día. Hasta la Reina Isabel de Inglaterra ha

cambiando su comportamiento hacia sus súbditos “se está acercando un poco más al

pueblo” como se dijo en la televisión.

Se debe tener presente que, aunque existen y se reconocen reglas universales de la

“Etiqueta”, éstas varían según el uso y la costumbre con que se aplican en los diferentes

países, así, cada país tiene total autonomía para realizar los cambios que crea pertinente

hacer en determinadas circunstancias.

59

“La diplomacia es ciencia y el arte de la representación” según la clásica definición de

Rivier

. La diplomacia es el “Arte” y el “Protocolo” son la normas, “Ceremonial” el cumplimiento

y ejecución de esas normas, la “Etiqueta” podemos afirmar que son la maneras, la

aceptación, el comportamiento y demostración del buen gusto para implementar esas

normas.

Tipos de Etiqueta

La etiqueta, tiene que ver con el “saber estar”, “saber comportarse”. Define su ambiente,

su vestir, su desempeño, dependiendo de lo que se va a realizar. Se clasifica de la

siguiente manera:

Estricta Etiqueta.

Etiqueta Simple

Etiqueta en el vestir.

Etiqueta en la mesa.

ESTRICTA ETIQUETA

La determina el acto al cual se asistirá y la invitación que se reciba. Tiene que ver

directamente con la vestimenta de la persona y el sitio donde se celebre el ceremonial o

acto.

ETIQUETA SIMPLE

Se aplica en las normas del vestir que pueden estar regidas por la misma persona. Es

decir, la etiqueta simple la define el buen saber y entender de cada cual cuando no lo

determina expresamente una invitación. Todo conocedor del ceremonial social está en

capacidad de poder vestirse según la hora y sitio donde es invitado, esto lo llevará a 60

estar elegantemente presentable y a la vez cumpliendo con las normas de etiqueta. Si es

regido por una gala u ocasión especial vendrá especificado directamente en la tarjeta de

invitación.

ETIQUETA EN EL VESTIR

Como bien indicamos puede ser estricta o simple. Cuando se determina que es “estricta

etiqueta” debe llevarse de la siguiente manera:

El hombre ---------------------- Frac

La dama ---------------------- Traje Largo

¿Qué indica que se debe llevar “FRAC” en la estricta etiqueta? La hora de invitación o

porque viene señalado en la tarjeta de invitación. La hora que lo determina es después

de las 19 horas ó 7 pm en adelante. Lo usual es encontrar al pie de la tarjeta de

invitación la recomendación del traje a usar, tanto para las damas como para los

caballeros.

Cuando es estricta se debe observar la vestimenta del “Frac” y también las

condecoraciones y cuando es Etiqueta simple, según la hora el Paltó Levita (Chaqué) o

Smoking. En las tarjetas también se encontrarán las siguientes expresiones para las

damas:”Señoras, traje de noche” o “Señoras traje largo” o “corto”.

Vale un recordatorio para las damas en cuanto a etiqueta se refiere:

-El maquillaje está permitido y se ve bien en la noche, pero no muy fuerte para el

mediodía.

-El vestir de largo o corto de noche se recomienda usar las carteras o bolsos pequeños,

son más elegantes.

-No se debe llevar reloj de pulsera a menos que sea tipo joya.

-Si la temperatura es fría o lluviosa, se recomienda usar capas (de nuevo de moda) o

abrigos, pero nunca chaquetas tipo sastre.

61

-Si la invitación define “cena” debe evitarse los perfumes fuertes, ya que molesta y es

muy desagradable para el resto de los comensales.

-Los guantes largos se usan si el vestido que lleva la dama es largo y sin mangas. Se

quita el guante derecho para saludar en la “Línea de recepción” y los dos cuando se va a

comer.

-Si es estricta etiqueta y la invitación lo indica, la dama puede llevar sus condecoraciones

igual que el hombre. La “Banda” se coloca del hombro derecho a la cadera izquierda. Las

condecoraciones suelen colocarse en el lado izquierdo sobre el pecho.

-El Panteón Nacional como sitio histórico de nuestra Nación amerita vestimenta especial

dependiendo del acto a realizarse. Ejemplo; la conmemoración de la muerte del Padre de

la Patria, Libertador Simón Bolívar, el 17 de Diciembre. A ese acto en especial debe

llevarse traje sastre y de color negro o azul marino, siempre vestido oscuro.

62

En esta gráfica se aprecia sus Majestades Los Reyes Don Juan Carlos y Doña Sofía que posan

junto al Presidente de Ecuador, Rodrigo Borja y su esposa, Carmen Calisto, antes de iniciarse en

el salón del trono la recepción de invitados a la cena de gala. Revista Hola, 1992. Las damas

visten traje de gala largo y llevan colocadas su condecoración. Los caballeros sus respectivas

condecoraciones por su alta investidura del cargo que ostentan. Nótese que la banda del

Presidente la lleva por debajo del saco y el gran collar por los hombros. El Rey viste su uniforme

de gala con su máxima condecoración.

Frac:

Vestimenta de estricta etiqueta para los hombres. La parte superior delantera del “Frac”

es corta y llega hasta la cintura y la posterior larga terminando con dos faldones, todo el

traje es negro. Tiene solapas que pueden ser de raso o seda, pero negras.

-El chaleco es blanco y sobresale 2 a 3 dedos por delante. Se puede usar negro en

ocasiones especiales como actos religiosos de la Iglesia o actos de la Realeza.

-El pantalón debe ser negro con un galón o franja negra de seda que cubre la costura

exterior de la pierna.

-La camisa blanca almidonada, normalmente se usa botonadura especial, de perlas,

doradas o negras de material muy fino.

-La corbata o corbatín se usa blanca.

-Los zapatos de patente o charol, nunca tipo “sport” o de cuero y las medias de seda

negra.

-Cuando la ocasión lo requiera llevará las condecoraciones que normalmente se colocan

del lado izquierdo del pecho. Foto Nº 1

-Los guantes son el complemento y de color blanco o marfil.

63

Paltó Levita

-Chaqué o Jaquette en francés. Usado en la ceremonias oficiales o sociales de día o

antes de las 7 pm, ó 19 horas de la tarde.

-La “Levita” tiene un faldón posterior partido por la mitad, largo y estrecho, de color

negro.

-Lleva un chaleco negro con ribetes blanco y se usa gris para actos familiares.

-El pantalón es gris con rayas negras o gris muy oscuro.

-Lleva camisa blanca con corbata gris o negra (nunca pajarita o mariposa).

-Se utiliza banda o faja de seda en combinación con la corbata.

-Los zapatos y medias son de color negro.

64

En Venezuela se usó el “Paltó Levita” en las celebraciones del 5 de Julio, con chaleco y

corbata gris, siendo de mucha solemnidad y dándole gran prestancia al acto. También

para el 17 de Diciembre conmemoración de la muerte del Libertador, con chaleco gris y

corbata negra en señal de luto. Estas vestimentas imprimen un carácter de distinción

para las ceremonias oficiales, esta costumbre se abolió hace poco tiempo y hoy día se

65

cae en el error de no respetar ni asegurarse de cómo ir vestidos a determinados sitios o

actos.

Smoking

Llamado también “Black Tie” (corbata negra en inglés). Traje que se usa normalmente

para reuniones formales en la noche, después de las nueve (9 pm). Es usual por pedido

de los anfitriones que venga impreso en las tarjetas de invitación. Cortesía por demás

aceptada por el invitado.

-Lleva chaqueta negra con solapas en seda negra brillante.

-Pantalón con las mismas cintas negras de seda cubriendo las costuras que el pantalón

del frac.

-Camisa blanca con pliegues o alforzas en el pecho, (la pechera puede ser de tela de

“piqué”)

-Pajarita o mariposa negra y zapatos negros.

66

En Venezuela es poco conocido el “Smoking Tropical”, éste se usa con chaqueta

blanca, pajarita negra o corbata blanca larga y como su nombre lo indica su uso lo

determina el medio ambiente caluroso o país de diferentes estaciones.

Baile Benéfico de la Cruz Roja celebrado en el Principado de Mónaco en el mes de Agosto. Revista Hola. Como podemos observar vemos al Príncipe Rainiero con el smoking negro y al Príncipe Alberto con el smoking “Tropical” muy usado en la época de verano, igualmente es un traje de etiqueta. Las Princesas Carolina y Estefanía con Trajes Largos.

67

Tarjeta de invitación Diplomática. Modelo polivalente con la tachadura del R.S.V.P. y colocado el P.M. para recordar. Observamos que lleva las indicaciones del traje a usar, “Black-Tie.

UNIFORMES

El reglamento militar, por demás estricto señala a los tipos de uniformes que se deben

usar en los actos, ceremonias y hasta en las presentaciones sociales que lo ameriten.

A efectos de equivalencia entre las vestimenta civil y la de los militares (oficiales), el

uniforme de gala para actos sociales equivale al “Frac”, (estricta etiqueta) y el media gala

al “Smoking”. O sea el uso del Frac con condecoraciones equivale al uso del uniforme de

gala con condecoraciones también en las diferentes “Fuerzas”.

68

LAS RECEPCIONES

Recepción “acción y efecto de recibir” “acto solemne en que desfilan ante un Jefe de

Estado u otra autoridad los representantes de cuerpos o clases” “reunión con carácter

Traje oscuroCondecoraciones( Botones )

Traje formalCondecoraciones( Botones )

Traje formalCondecoraciones( Botones )

Uniforme 2SocialCondecoraciones( Cintas )

Uniforme 2Condecoraciones( Cintas )


Uniforme 3 y 4Condecoraciones ( Cintas )




Uniforme 2Condecoraciones ( Cintas )


Uniforme 2Condecoraciones(Cintas )

Uniforme 2- A BlancoCondecoraciones ( Cintas )

Uniforme 3 Condecoraciones ( Cintas )

CIVILES

FRACCondecoraciones( Joyas )

Jaquette o PaltóLevita Condecoraciones( Joyas )

SmokingCondecoraciones( Miniatura )

EJERCITO

Uniforme 1GalaCondecoraciones( Joyas )

Uniforme 1GalaCondecoraciones( Joyas )

Uniforme 2SocialCondecoraciones( Miniatura )

AVIACION

Uniforme 1Condecoraciones ( Joyas )

Uniforme 2Condecoraciones ( Miniatura )

Uniforme 2Condecoraciones( Miniatura)

ARMADA

Uniforme 1 - A* 2 - A*Condecoraciones ( Joyas )

Frac NavalCondecoraciones ( Miniatura)

SmokingNaval 1-C*Condecoraciones( Miniatura )

F.A.C.

Uniforme 1GalaCondecoraciones(Joyas )

Uniforme 1 GalaCondecoraciones ( Joyas )

Uniforme 2Condecoraciones ( Miniaturas )

69

de fiesta que se celebra en algunas casas o salones”. El tema que nos ocupa es el

referente a las recepciones de contenido formal u oficial especialmente, no sin dejar de

mencionar las de tipo social o empresarial.

Tipos de Recepciones

Hay recepciones que ofrecen las Cortes Reales, los Jefes de Estado, los Jefes de

Gobierno, los Cancilleres, los Jefes de Misión (Embajadores), los Empresarios, la

Sociedad, las Académicas, las de ámbito Cultural.

No es el caso detallar los motivos especiales de las recepciones ofrecidas por los Reyes

en los diferentes países que todavía existen. La invitación debe ser aceptada como una

deferencia especial y por un motivo excepcional sería válido no aceptar. Se deben seguir

todas las indicaciones, conocer ciertos detalles para comportarse correctamente,

protocolarmente y es permitido preguntar lo que no se sabe a sus organizadores.

Uno de esos detalles importantes es el saludo. Cuando es una “señora” que saluda a sus

“majestades” o algún miembro de la familia real de cualquier sexo, debe hacerse

inclinando la pierna izquierda hacia atrás, manteniéndose erguida y mirando a la persona

a quien saluda. Si es un “Señor” quien saluda, inclina la cabeza al dar la mano.

RECEPCIONES DE LOS JEFES DE ESTADO

Se realizan para celebrar fechas importantes. El Jefe de Estado es la máxima autoridad

gubernamental, además el representante de la Nación. Cuando se ofrecen estas

recepciones el Jefe de Estado puede llegar después de los invitados y colocarse en el

lugar indicado por el Jefe de Protocolo para comenzar los saludos de rigor. Dependiendo

del lugar de la recepción se acostumbra colocar los invitados por grupos, es decir, el

cuerpo diplomático en un salón, en otro se colocan las autoridades gubernamentales, en

otro los empresarios, académicos, artistas, para organizar el paso por la “Línea de

Recepción”. Esto no quiere decir que se continúa de esta manera la recepción, ya que es

70

en este momento que verdaderamente comienza el brindis y la cordialidad entre los

invitados.

Normalmente estas personalidades, tanto el Jefe de Estado como los invitados

especiales (los homenajeados), cuentan con el apoyo necesario del protocolo a seguir.

Les indican dónde colocarse, cómo colocarse y estar pendiente de cualquier necesidad

que se le presente a alguno de ellos. Es el Jefe de Protocolo el encargado de pasar la

información del nombre de los invitados que van saludando a las máximas autoridades,

aunque las personalidades conocedoras de este protocolo casi siempre al saludar,

simplifican este momento presentándose ellas mismas dando su cargo al cual

representan.

Entre las recepciones más conocidas y divulgadas por ser de carácter nacional, del

Presidente de la República Bolivariana de Venezuela tenemos las siguientes:

-Celebración del 5 de Julio, Firma del Acta de Independencia.

-Recepción que ofrece el Presidente el 1ro de Enero a los miembros del Gobierno y al

Cuerpo Diplomático acreditado en el país.

-Recepción que ofrece el Presidente en el mes de Marzo para presentar el mensaje

anual.

-Conmemoración en el Panteón Nacional de la muerte del Libertador Simón Bolívar, el

17 de Diciembre.

También se realizan otras recepciones por parte del Presidente de la República, como

las militares o las que decidan por un motivo en particular. Como por ejemplo podemos

citar las que se le ofrecen a un Presidente de otro País de visita en el nuestro.

RECEPCIONES DE LOS JEFES DE GOBIERNO

Es conveniente aclarar la diferencia existente entre Jefe de Estado y Jefe de Gobierno.

71

El Jefe de Estado es la máxima autoridad gubernamental y el Jefe de Gobierno o Primer

Ministro, es quien ejerce la autoridad en Sistema de Gobierno parlamentario manejando

las cuestiones políticas y administrativas y las protocolares las ejerce el Monarca o Rey.

Ejemplo de ello son:

• Jefe de Estado; Venezuela, Estados Unidos de América

• Jefe de Gobierno o Primer Ministro en Monarquía: Gran Bretaña,

España, Bélgica.

• Jefe de Gobierno o Primer Ministro en República: Italia, Israel.

De igual manera al asistir a estas recepciones como invitado se deben cumplir con toda

la rigurosidad los requisitos exigidos en las tarjetas de invitación realizadas por estas

personalidades, tales como puntualidad a la hora señalada, vestimenta indicada y

comportamiento protocolar.

RECEPCIONES DE CANCILLERES

Anfitrión por excelencia y naturaleza del cargo. El Canciller es el representante del

Presidente de la República ante todo el Cuerpo Diplomático acreditado en el País, le

corresponde ofrecer diferentes recepciones para agasajar las visitas especiales,

reuniones de alto nivel, firmas de convenios, o cuando es visitado por otro Canciller, y

apoyar en todas las celebraciones que realiza el Presidente de la República donde asiste

el Cuerpo Diplomático.

RECEPCIONES DE JEFES DE MISIÓN (EMBAJADORES)

Los Embajadores dignos representantes de su gobierno, celebran una serie de

recepciones que son comunes para todos los integrantes del Cuerpo Diplomático.

La celebración del Día Nacional, donde invitan a las autoridades civiles y militares,

personalidades de los distintos ámbitos del país como académicos, empresarios, artistas

y muy especialmente los ciudadanos coterráneos residenciados en el territorio nacional.

72

Normalmente estas recepciones se festejan en la residencia del Embajador, a excepción

de algunos países que por diferentes motivos necesitan mayor espacio y tienen que

hacerlo en salones preparados para tal fin. Es el caso de la celebración del Día Nacional

de Colombia, que por ser país vecino, tener estrechas relaciones comerciales y una

comunidad tan extensa viviendo en el país que se le hace insuficiente el espacio físico

de la Embajada.

Una de las recepciones que les exige más en cuanto a preparación e importancia es la

visita de su Presidente al país donde ejercen, les corresponde fungir de anfitriones y

organizadores de esa gran recepción.

Otras recepciones privadas o con motivo muy definidos también son celebradas, las

comerciales, las culturales y hasta deportivas o estudiantiles.

RECEPCIONES EMPRESARIALES

Ofrecidas en el campo empresarial, muy difundidas y con diferentes objetivos. Pueden

ser en beneficio de su imagen o de su personal para estrechar las relaciones

interpersonales de sus colaboradores o el aniversario de Empresa.

RECEPCIONES SOCIALES

Familiares, de gremio, estudiantiles, en fin un sin número de festejos que caben dentro

de este rubro. Las familiares relativas a las celebraciones como bodas, bautizos o

cumpleaños.

RECEPCIONES ARTÍSTICAS O CULTURALES

Para agasajar a uno o varios representantes del ámbito cultural. Las inauguraciones de

exposiciones, los inicios de festivales, la apertura de temporadas de música, de ópera,

de cine, de conciertos y otras muchas relacionadas al área. Estas recepciones como tal,

son también llamadas “Vinos de Honor”.

73

RECEPCIONES DEL ÁMBITO ACADÉMICO

Celebraciones excepcionales, por ser especiales y actividades muy puntuales, tales

como, un nombramiento de Individuo de una Academia, un grado universitario o un

Doctorado.

Tarjeta de invitación Académica de una actividad social. Modelo impresa. Medidas 13 cms x 18,5 cms.

74

Desarrollo de una Recepción

Las recepciones se diferencian de los cócteles por tener un invitado de honor a quien se

agasaja y tiene carácter formal. (En el fondo es la misma recepción en cuanto a su

organización)

Las recepciones aún siendo de carácter oficial son también de tipo social. Se invitan a

personalidades del Cuerpo Diplomático, autoridades del País, (gobierno, militares,

jueces, asambleístas, gobernadores, alcaldes) representantes de la empresa privada, del

mundo de las artes, letras, científicos, académicos y medios de comunicación.

Las recepciones al igual que los cócteles tienen un tiempo establecido, 2 horas por lo

regular, rara vez excede a 3 horas. Lo correcto es llegar a la hora indicada en la tarjeta o

dentro los primeros 20 minutos. Esto permitirá saludar al anfitrión y al homenajeado

quienes estarán en la “Línea de Recepción” recibiendo.

La puntualidad es esencial en este tipo de invitaciones, denota respeto a los que nos

han invitado y también conocimiento del mundo de las relaciones sociales, sobretodo

tratándose de Ceremonial y Protocolo.

Al cumplirse el tiempo estipulado, los anfitriones y homenajeado pueden retirarse sin que

se tome este detalle como símbolo de descortesía. Si la recepción es ofrecida por el

Presidente de la República o alta personalidad, los invitados serán presentados al pasar

a saludar en la “Línea de Recepción”.

Este tipo de recepción se diferencia al servir la bebida y comida desde las mesas de

buffets. Suele atenderse con mesoneros también.

75

PLANIFICACIÓN DE UNA RECEPCIÓN

Según el tipo de recepción que se dé, será la planificación de la misma. El éxito de la

reunión estará asegurado si se maneja todo lo que se ha planificado.

La siguiente lista ayudará a planificar mejor la recepción:

• Motivo de la recepción: Es muy importante conocer porqué y a quién se la va a dar

una recepción. Esto permitirá definir los interrogantes que ayudarán a continuar la

planificación.

• Lugar de la recepción: Concierne directamente en saber quién es el homenajeado y

el tipo de recepción, cantidad de invitados como factores que determinen el espacio

físico.

• Lista de invitados: Depende de la Dirección de Protocolo u Oficina de Relaciones

Públicas de la Empresa o del propio anfitrión que maneje la lista con los relacionados

y compromisos que tenga.

• Fecha y hora: Tendrá que ser consultada directamente con la agenda del

homenajeado o si se realiza por un acto con fecha establecida, se adaptará a ella.

• Tipo de invitación: Según la recepción que se realice y la importancia de la misma.

• Traje (formal e informal): Lo determinará el tipo de recepción y la hora que se decida,

para ser impreso en la invitación e informarlo si se realiza por teléfono.

• Línea de Recepción: Estará el anfitrión con su homenajeado recibiendo a los

invitados..

• Música: Si en la recepción se va a ofrecer un concierto o es música para amenizar, se

tomarán las previsiones necesarias para cada caso. Si es un concierto de cámara por

ejemplo se debe tener las sillas adecuadas para la cantidad de personas invitadas y

además con su tarjeta de identificación con la precedencia establecida. Estas sillas se

retirarán al concluir el concierto para despejar el área, o se pasarán los invitados a

otro sitio para el brindis. Todas estas son situaciones que se tienen que estudiar y

planificar, y es de tomar en consideración que si son invitados de alta jerarquía no se 76

les puede estar moviendo y cambiando de lugar. No es correcto y se tendría que

tener una logística mayor en cuanto a la seguridad.

• Prensa: Casi todas estas actividades oficiales-sociales están enmarcadas en los

cánones de las costumbres sociales en que vivimos en el mundo hoy, y una de esas

tantas es la participación y aceptación de los medios de comunicación. Es parte de

ese mecanismo para completar la planificación de la recepción con la divulgación e

información de la actividad. Es bien aceptado y permite cumplimentar con todas las

partes involucradas en la recepción, anfitrión, invitados y homenajeado.

• Seguridad: Previsto bajo cualquier circunstancia, tratándose de recibir personalidades

será mucho mayor y tendrá una planificación y estrategia especial, contará con apoyo

de la seguridad del Estado o los organismos competentes.

• Estacionamiento: Espacio físico que se debe tener en cuenta para cuando se va a

organizar una recepción. Este es un motivo más por el cual se utilizan salones

especiales para ofrecer estas recepciones, ya que lo tienen previsto y facilita la

llegada y salida de los invitados.

Tarjeta que fue incluida en el sobre de la tarjeta de invitación con la recomendación del estacionamiento a utilizar. Medidas 4,5 cms x 9 cms.

Línea de Recepción

“Es el conjunto de personas que se colocan en un lugar estratégico a la entrada del salón

donde se va a realizar una recepción.” La conforman los anfitriones y según el caso varía

su composición. Esta “Línea” que se denomina así se forma con un número 77

indeterminado de personas y conserva su horizontalidad, todo depende del motivo e

invitados a recibir. Se conoce a nivel internacional como:”receiving line”.

Veamos:

a) Si la ofrece el Presidente de la República de Venezuela para otro Presidente o Primer

Ministro, la conformaran conjuntamente con sus esposas, colocándose seguidos los

Presidentes o alternándose con las señoras. Cuando se trata de estas personalidades

que participan en la “Línea” tienen el apoyo del Director General Sectorial del Acervo

Histórico de La Nación del Ministerio de Interior y Justicia quien maneja el Protocolo para

darles la información de los invitados.

b) Si es una recepción oficial que se celebra y sin invitados especiales, por ejemplo;

recepción de las Fuerzas Armadas de Venezuela, serán las más altas autoridades que la

integren, como se trata de una actividad oficial-social lo correcto es que estén presentes

sus señoras esposas recibiendo también, comenzando la “Línea” con el anfitrión.

c) La “Línea” en las recepciones diplomáticas la conforman sobretodo, en las

recepciones especiales, el Jefe de misión y los más altos personeros de la embajada.

Cabe señalar que la duración de esta “Línea” varía según las situaciones que se

presentan en ella. Lo protocolar y correcto es de 20 a 25 minutos recibiendo a los

invitados, pero si es mucha la gente y no han llegado los invitados especiales, como es

el caso de la llegada del Presidente de la República, que fue confirmada su asistencia,

se prolonga la permanencia de los anfitriones en ella. Cuando pasa este tiempo

prudencial o llega el invitado de honor, los anfitriones rompen la “Línea” y se conforma de

nuevo con los que sustituyen a las altas autoridades es decir, otros de la “casa” pasan a

recibir a los rezagados que llegaron tarde.

d) Aún en las recepciones sociales familiares como una boda, tiene su “Línea” de

recepción, pues, se colocan los novios con sus respectivos padres para recibir las

felicitaciones de rigor por el acontecimiento que sucedió en sus familias.

78

ETIQUETA EN LAS MESAS

Existe diversidad en las mesas por su forma, por menagë o montajes a continuación se

señalan los tipos.

Tipos de Mesas

RECTANGULAR

La mesa rectangular permite lucirse por ser de gran tamaño, esta mesa también suele

llamarse “IMPERIAL”. Es la más fácil para ubicar a los comensales y es colocándolos en

las Presidencias a la Francesa, una frente a otra. Esta mesa normalmente ocupa un

espacio de grandes proporciones, son pocos los sitios donde se pueden tener y a

excepción de recintos oficiales y tradicionales hoy día no se acostumbran. Por ejemplo,

la mesa del Comedor de Gala del Palacio Real de Madrid, puede sentar un máximo de

ciento cuarenta comensales, según cuenta José Antonio Urbina en su libro “El Arte de

Invitar”.

OVALADA

Esta mesa tiene las mismas aplicaciones y uso que la mesa rectangular, se debe tener

en cuenta cuando se utilizan estos tipos de mesa donde están ubicadas las ventanas y la

entrada de servicio. Esto permite planificar mejor la colocación de las presidencias.

MESA REDONDA

La mesa redonda son múltiples y permiten sentar a varias “presidencias” a la vez.

Siempre habrá una central que estará presidida por la persona de más alto rango, las

otras estarán a su alrededor. Este tipo de mesa son las que ofrece las agencias de

79

festejos y tienen una capacidad de ocho a diez comensales. La ventaja de esta mesa es

que permite la comunicación e interrelación de todos los que están sentados en ella.

MESA EN U

Este tipo de mesa no se utiliza actualmente en banquetes como hace algún tiempo, para

ello:

- Se necesita un espacio muy grande y no siempre se hace en un hotel o salón

especial.

- La colocación de los comensales en los laterales es incómoda por cuanto siempre

quedarían algunos dando la espalda al resto de ellos.

- Si se sentaran solo por los laterales quedarían como si estuvieran recibiendo una

clase o reunión de trabajo y no disfrutarían de la comida

- Su uso no es del todo recomendada a menos que sea solicitada expresamente.

80

MESA EN HERRADURA

Posición que para llegar a ella se tiene que poner mesones especiales, prácticamente

tiene la misma utilidad que la mesa tipo U, a diferencia que las esquinas son

redondeadas y que cuando se sentaban nunca lo hacían por todo el contorno sino hasta

la mitad, como en las mesas tipo “Peine” que en la parte del frente a la “Presidencial” o

de los anfitriones no se sienta nadie.

81

MESA EN PEINE

Es la misma mesa en U pero añadiendo otros brazos en el medio para sentar a más

comensales, conservando la peculiaridad de no sentar a nadie de frente a los anfitriones

u homenajeados. Esta mesa se utiliza cuando asisten un gran número de personas a un

banquete en especial.

MESA PRESIDENCIAL

Es una mesa de características únicas porque no tiene anfitriones sino solamente al

Presidente, por lo tanto, debe ver a todos y todos lo deben ver a él. No solamente va

dirigido a una sola persona, pueden ser varios pero, en este caso son todos del mismo

rango e importancia por eso se le denomina “Mesa Presidencial”.

MESAS SEPARADA

Varían desde una mesa Presidencial (de diferente tamaño y estructura) con otras

ubicadas alrededor (todas de iguales dimensiones). Estas mesas separadas permiten 82

lucirse en la decoración de todo el salón y también es más flexible en la colocación de

los invitados. Con solo preparar dos o tres mesas con sus respectivas precedencias es

suficiente, dejando las demás libres para que los invitados se sitúen con toda libertad.

Armado o Montaje de las Mesas

La mesa parte importante en un banquete o cena forma, para ser servida se debe

disponer de una serie de elementos que a continuación se mencionan.

MANTELERÍA

Lo usual para colocar en las mesas formales y nunca dejan mal son los manteles

blancos, sirven a cualquier hora del día y en especial de noche.

Existen desde los más sencillos hasta los bordados, en diferentes telas y texturas. Se

debe tener en cuenta el juego que hace el mantel con la vajilla, cristalería y demás

detalles.

El mantel debe cubrir la mesa por completo y como mínimo bajar unos 30 centímetros a

los lados. Es conveniente poner debajo del mantel una base de tela gruesa o mullida que

sirva de forro para evitar que suenen los platos y cubiertos al ser cambiados. Si es mesa

forrada por las Agencias de Festejos porque se ha solicitado sus servicios, se debe estar

pendiente al escoger la mantelería, mientras más formal sea el evento a realizar en

mejores condiciones deben estar.

SERVILLETAS

Normalmente los manteles traen sus servilletas del mismo color o combinadas. Las

servilletas elegantes deben medir 60 x 60 cms. Lo común son de 45 x 45 cms. Las de

merienda o aperitivo suele ser de 22 x 22 cms.

83

Las servilletas pueden ir colocadas encima del plato, si es que no tiene ninguna entrada

servida, dobladas en infinidad de formas (es un arte que algunos practican), o al lado

izquierdo de los tenedores cuando no se sirve sopa.

Se recuerda que la servilleta debe usarse para limpiarse la boca y no “estrujársela” o

frotarla. Limpiarse la boca antes y beber en el vaso o copa para no ensuciarla de grasa o

de “pintura de labios” el cristal y al finalizar para secársela. Cuando la persona se va a

parar de la mesa, la servilleta no se dobla como que si no la hubiera utilizado se deja

sobre la mesa al lado derecho “doblada al descuido”.

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CUBERTERÍA

Los cubiertos que se utilicen deben ser acordes con la vajilla, es decir, si va a servir en

una vajilla fina de porcelana puede utilizar cubiertos de plata o acero inoxidable como se

acostumbra, mientras más formal sea la comida más cuidado hay que tener con todos

estos detalles. Los cubiertos se colocan según el menú que se va servir, no se debe

agregar cubiertos de más, puede confundir al comensal. Si la comida a servir tiene tres

platos se colocaran cubiertos para tres platos, no es correcto dejar los mismos cubiertos

para los diferentes platos, ni traer los cubiertos con cada plato. Se van usando de afuera

hacia adentro, es decir, se comienza con los de los extremos y se termina con los que

están colocados más cerca del plato.

Si es buffet o mostrador no es necesario colocar los diferentes tipos de cubiertos para la

variedad de comida a seleccionar por el comensal.

La base de cubiertos en una mesa es la siguiente:

12 cucharas de sopa

12 cucharas de postre

12 cucharas de té o dulce

12 cucharas de café

12cuchillos grandes de carne

12 cuchillos de pescado

12 cuchillos de fruta

12 tenedores de comida grandes

12 tenedores de pescado

12 tenedores de frutas

A estos cubiertos base se le pueden agregar otros especiales si se desea, tenedores de

caracol, cucharas de consomé, cucharadas de helado, de frutas, de mango largo para

merengadas o copa flauta, pinzas de espárragos, cubierto de melón, cubiertos de ostras,

etc.

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Existen una serie de cubiertos que son especiales para servir, el cucharón para sopa, los

de trinchar carne, los de pescado y las paletas o pinzas.

CRISTALERÍA

No hay mesa bien servida si no está adornada con cristalería, por sencilla que ésta sea,

preferiblemente debe ser de buen cristal y no de vidrio.

12 copas para agua

12 copas de vino tinto

Cubiertería:1.- Cuchara de café negro.2.- Cuchara dulcera.3.- Cuchara de almuerzo o de postre.4.- Cuchara de sopa.5.- Tenedor de almuerzo o de postre.6.- Tenedor de ensaladas o de pescado.7.- Tenedor grande comida.8.- Paleta de mantequilla.9.- Cuchillo de pescado.10.- Cuchillo de almuerzo o fruta.

11.- Cuchillo grande comida.12.- Paleta para pastelería.13.- Paleta para ponqué.14.- Tenedor de servir.15.- Cuchara para salsas dulces.16.- Cuchara salsera.17.- Tenedor para servir ensaladas.18.- Cuchara para servir ensaladas.19.- Cuchara para servir.20.- Cuchara de sopa o cazo.

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12 copas de vino blanco

12 copas de champaña

12 copas pequeñas de licores

12 vasos de agua

Copas adicionales: las de jerez o las de brandy.

La copa de agua debe estar servida antes de sentarse los comensales en la mesa, no

así las de vino, estas se irán sirviendo a medida que se sirven los respectivos platos. Se

acostumbra servir el vino blanco con las carnes blancas o pescado y el vino tinto con las

carnes rojas. La champaña se sirve al final con los postres o durante toda la comida si es

el gusto del anfitrión, aunque no se estila en las comidas formales.

Una copa de vino se llena a ¾ de la medida de la copa o un poco menos a la mitad. El

brandy se sirve en pequeñas cantidades (menos de dos dedos).

Tipos de copas.

VAJILLAS

Cristalería en el siguiente orden.

De izquierda a derecha, copas de:1. Flauta de champaña2. Vino rojo3. Vino blanco4. Vino blanco a color5. Claretes y vinos dulces6. Licor7. Cocteles8 y 9. Brandy

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La vajilla como parte principal del tendido de la mesa será, de acuerdo a las necesidades

y gusto de los anfitriones, de porcelana, losa, cerámica o a las que nos ofrecen las

Agencias de Festejos. Siempre será la necesidad que vamos a tener la que nos

determine el tipo de vajilla que vamos a utilizar.

Estará conformada por:

12 platos para comida (llanos)

12 platos hondos para sopa

12 platos para pan

12 platos para ensalada o postre (las de ensalada pueden ser también en forma de

riñón)

12 tazas para consomé (las de dos asas)

12 tazas de café con sus platos

Las piezas de servir son: dos bandejas redondas y hondas, dos bandejas ovaladas, una

ensaladera, una sopera.

Por supuesto que todas estas cantidades varían según las necesidades familiares,

empresariales, hoteleras, de agencias de festejos, de compañías de organización de

eventos como las que venden “catering” etc.

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Normas Generales Fijas

Se consideran los elementos necesarios para montar la mesa, existe una serie de

normas que son fijas y ayuda para cualquier situación, a diferencia de otras que varían

de acuerdo a las necesidades y circunstancias de la actividad. Como regla general, la

mesa se pone siguiendo el movimiento de lo que se va a servir. Las reglas pueden

parecer rígidas o complicadas pero ayudarán a ofrecer un servicio perfecto.

Sobre los cubiertos:

- Las cucharas se colocan hacia arriba.

- Los cuchillos con el filo hacia adentro y en el lado derecho.

-Los tenedores en el lado izquierdo y con los dientes hacia arriba, a menos que se monte

la mesa estilo francés donde se colocan con los dientes hacia abajo. Las dos formas son

permitidas.

-El plato de pan se coloca delante de los tenedores, un poco más hacia la izquierda.

-Los cubiertos de postre y frutas se colocan desde un principio en la mesa, ha cambiado

un poco la costumbre francesa de traerlos encima del plato de postre cuando se hace el

servicio o el cambio del segundo plato en el menú.

-Los cubiertos se nivelan cuando se van a colocar en la mesa por la parte de abajo,

quedando diferentes por arriba.

-Si la entrada es de mariscos, se coloca el tenedorcito especial del lado derecho para

darle preferencia y armonía a todos los demás cubiertos y porque se utiliza sólo con la

mano derecha.

Sobre las copas:

-Las copas se colocan delante del plato llano de izquierda a derecha, comenzando por

la copa de agua, vino tinto, vino blanco, oporto (en algunos países como Japón la utilizan

para ofrecer la bebida típica) y la de champaña que se coloca un poquito retirada hacia

atrás.

-Se sirve por el lado izquierdo todo lo que sea comida y salsas y por el lado derecho los

vinos y el agua.

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Otras recomendaciones:

-Cuándo se hace el servicio de mesa, se retiran los platos por la derecha y con la misma

mano se coloca el limpio por la izquierda que lo debe llevar en la mano izquierda.

-Se acostumbra en las comidas formales a usar el plato de “fondo” que puede ser de

plata, bronce, cobre o porcelana es un poco más grande que el plato normal de comida y

se utiliza desde un principio de la comida hasta antes de los postres, cuando se retira.

Nunca se sirve comida sobre ellos y se le coloca un pañito bordado o tejido, de colores o

tipo servilleta de papel decorada, al gusto de la anfitriona.

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-Otros platos poco usados son los “lavadedos”, se traen con el servicio y se acostumbra

colocar también una toallita húmeda caliente para secarse los dedos. Esto se utiliza

cuando se sirve en especial alcachofas o langosta entera. Como se aprecia este tipo de

servicio sólo se sirve en comidas más íntimas.

-Entre cada comensal debe haber unos cincuenta centímetros de distancia y el plato

debe estar colocado casi al borde de la mesa.

-La mantequilla sólo se ofrece en los almuerzos, en plato pequeño separado o sobre del

plato del pan. También se acompaña con la paleta de mantequilla. Este plato se recoge

cuando se retira el plato de comida antes del postre.

-Se le sirve primero a la dama invitada de honor luego las otras damas y por último la

anfitriona, por supuesto que se van sirviendo simultáneamente a los caballeros, si se

cuenta con un buen servicio de mesoneros, cuando es formal la comida.

-El tenedor, si se utiliza para cortar y se tiene que cambiar de mano nunca lo haga con la

comida trinchada, hágalo sin el alimento ensartado.

-El cuchillo, luego de cortar la comida lo debe colocar en la parte derecha superior del

plato.

-Los codos nunca se recuestan de la mesa y se sube la copa o el cubierto con el

alimento para introducirlo en la boca.

-Sírvase la comida con los cubiertos de la bandeja, no lo haga con los suyos, aún si no

ha empezado a comer.

-Cuando se termina de comer, se colocan los cubiertos paralelos en posición de las 4 y

20 minutos sobre el plato (cuarto inferior derecho) Esto tiene su razón de ser, de esa

92

manera el mesonero puede llevarse el plato mucho más seguro y lo levanta

correctamente.

-La comida siempre se ofrece por la izquierda y se recoge por la derecha y los que

vienen ya servidos se colocan por la derecha. Cuando se sirve el plato de esta forma es

porque trae una decoración especial o porque no se cuenta con el servicio de mesoneros

completo.

-Se recomienda colocar pequeños saleros y pimenteros con cierta cercanía entre los

invitados.

ORNAMENTACIÓN DE LA MESA

La mesa se debe adornar con flores o frutas, arreglos hechos dependiendo de la mesa.

Las frutas o los arreglos de estas, preferiblemente se usan para los almuerzos y los de

flores para la cena.

-Se debe considerar la altura de estos arreglos, los cuales no deben sobrepasar la

mirada del comensal a menos que sea una mesa con base muy ancha y permita

hacerlos altos para que no moleste a los invitados.

-Si la mesa es tipo rectangular, ovalada y larga en general puede llevar varios arreglos.

-Los candelabros sólo se usan en cenas, no en almuerzos, y deben estar encendidos

antes de que se sienten los invitados.

-Las flores del arreglo no deben tener olores fuertes (como nardos), ya que interfiere con

los olores de la comida y puede molestar el ambiente.

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ORNAMENTACIÓN DEL SALÓN

-Puede ser desde una alfombra especial para la entrada hasta el sitio de la reunión o

todo lo que se necesite para ambientar el sitio, pero siempre con toda mesura y no

exagerar para no caer en el error de la saturación.

-Es bueno y permitido colocar plantas en el salón, le da un frescor y un colorido muy

agradable pero no es conveniente transplantar un bosque en el sitio, no queda

bien. Se pierde el esfuerzo del resto de la decoración y puede producir alergia a los

invitados. Sea comedido y estudie la ornamentación.

-Si es necesario colocar banderas debe seguirse la reglamentación al respecto y no

improvisar para evitar males mayores con los invitados y los anfitriones.

ATENCIÓN DE LOS INVITADOS

Atender a los invitados desde el momento que se les envía la tarjeta de invitación es

compromiso de todo anfitrión u organizador. Existen invitados que entienden

perfectamente las indicaciones de la misma como: la vestimenta a usar o la hora de

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llegada o la colocación en determinado sitio mientras se espera para pasar a saludar en

la “Línea de Recepción”, hasta el inconforme de todo lo antes mencionado o que se pasa

de tragos y empieza a comportarse de manera descortés e insultante y que nos pone en

situación de mandarlo a sacar de la recepción. Pero como anfitriones u organizadores

tenemos que correr con este tipo de riesgos. Es deber del personal que trabaja en el

área protocolar estar pendiente en todo momento, del desarrollo de la actividad y poder

resolver cualquier imprevisto que se presente; pero

habiendo planificado y atendido todos los requerimientos con anterioridad, debe salir

todo perfecto.

FICHERO DE LOS INVITADOS

En toda organización o empresa debe tener un “fichero” que nos permita guardar la

información de toda actividad que se realiza en este sentido.

1- Lista de invitados (a quién se invitó y con qué motivo).

2- Qué tipo de invitación se le hizo.

3- La fecha de esa invitación.

4- Qué se sirvió, comida sentada o tipo buffet

5- El menú y las clases de vino.

6- Comentarios del invitado, si los hubo o le llegó cuando llamó para agradecer.

7- La decoración que se utilizó, los colores o el mantel o algún detalle en especial.

8- Si el invitado se disculpó y lo ha hecho en varias oportunidades.

9- Cualquier otro detalle que sea para guardar y sirva de referencia.

Toda esta lista está sujeta a cambios o revisión por parte del organizador, se trate de una

anfitriona en su casa, embajadora, jefe de protocolo, gerente de una gran empresa o

compañía de organización de eventos. Sirve para todos por igual.

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PLANOS DE MESA

Son planos que se hacen de las mesas cuando ya tenemos la confirmación de los

invitados a asistir a la cena, banquete o almuerzo.

Se ha hecho la invitación con el tiempo necesario (8 días mínimo, máximo 30 días)

margen suficiente para recibir la confirmación de los invitados. Se debe contar primero

con la confirmación del homenajeado si es en honor de alguien o si se tiene la fecha

prevista, por tratarse de un aniversario, boda u otra celebración.

Esto permite dibujar:

- La mesa con sus sillas o las mesas si son varias con sus sillas correspondientes

(máximo 12 personas) si la mesa es redonda.

- Sobre la base de la precedencia establecida por la jerarquía de los invitados se

procede a ubicarlos.

- En el dibujo del plano de la mesa o mesas se coloca el nombre completo de cada

persona sea dama o caballero. Esto permitirá diferenciar si por casualidad existen

dos nombres iguales como ha sucedido en alguna ocasión.

- Este plano ya elaborado, se coloca a la entrada de la puerta o en un lugar visible

(donde se va a efectuar el banquete) o si son pocas personas se puede tener en una

carpeta para pasarlo de mano en mano y que lo vean todos los invitados.

- Los invitados deberán estar atentos a identificar su puesto antes de entrar al comedor

o al salón que haga su efecto, es muy desagradable no conocer el sitio que le

corresponde y estar en carreras a última hora.

- En algunas ocasiones se envía con anterioridad al invitado, pero esto trae como

inconveniente la reconfirmación de los asistentes. El caso de Venezuela es de los

más complicados ya que no existe “cultura del compromiso”

- De igual manera sobre la mesa y delante del plato de cada comensal, se coloca una

pequeña tarjeta con el nombre de la persona asignada, debe ser escrita a mano.

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- Para facilitar la interrelación de los comensales en especial si no se conocen, es

colocar el nombre por los dos lados de la tarjeta que se coloca en la mesa.

- Debemos recordar que, en el sitio donde van sentados los anfitriones y

homenajeados no se le identifica.

- Para más facilidad a la hora de colocar las mesas, debemos enumerarlas y este

número debe también aparecer en el plano y en la mesa.

- Otra modalidad es, ya confirmados los invitados, que al ir llegando se les entregue

una tarjeta con la ubicación de la mesa que le corresponde y el asiento o silla

marcados, además del plano de entrada de puerta.

- Todo lo que facilite el mejor desenvolvimiento de los invitados ayudará al mejor flujo

de la actividad.

- Si es una comida formal y oficial se acostumbra que la tarjeta que se coloca en la

mesa tenga el escudo del organismo. Figura Nº 3.

- En comidas de gala se acostumbra colocarle a un lado (preferible el izquierdo) el

menú.

Invitación a la cena, menú ofrecido y la pequeña tarjeta manuscrita que identifica el lugar en la mesa. Como la cena se realizó en el comedor de la Residencia de la Embajada fue muy fácil identificar el sitio asignado.

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INVITACIONES

Toda solicitud recibida de otra persona de manera amable es una invitación. Siempre

que se hace una invitación existe un motivo, para agasajar a alguien, porque se celebra

un acontecimiento o una fecha y se invita para compartir. Cuando se invita con carácter

de “invitado especial”, aparte de ser un honor, existen maneras de agradecer la cortesía.

Por lo tanto, hay deberes tanto para con los que invitan como para los invitados.

Para los que invitan, si es una invitación formal, las invitaciones deben llevar el motivo

impreso (si es cena, baile, boda), agregándole la fecha y la dirección e informando, cómo

deben ir vestidos.

-Las invitaciones deben hacerse con el tiempo que se estipula en estos casos, en

algunos un máximo de 30 días y un mínimo 15 días, en Venezuela se acostumbra 8 días,

hasta para un matrimonio; (no es lo correcto).

- Varía el motivo y los días para hacer una invitación ya que, si es informal hasta el día

anterior puede efectuarse la misma.

Los invitados deben:

-Confirmar su asistencia si lo solicitan en la tarjeta.

-Atender el requerimiento del traje que le hacen.

-Ser puntual

- Si es una cena o recepción grande debe enviar un presente como agradecimiento por

la invitación recibida.

- Si por el contrario es una comida íntima o de pocas personas puede llevar el detalle

personalmente (una botella de vino o unos chocolates).

- Debe saber comportarse y no pedir nada de lo que no le ofrezcan, ni bebidas ni comida.

A este punto vale una aclaratoria, cuando una persona es invitada con carácter de honor

o sabe que son pocas personas a una comida , si tiene restricciones con ciertas comidas

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debe notificarlo al anfitrión para no pasar un mal rato desechando lo que se sirve. Se

siente mal usted y peor el que ofrece la comida.

Tipos de invitación

OFICIALES

Las invitaciones oficiales y formales tienen un diseño establecido y son mandadas a

imprimir para la ocasión que se celebra. Si hay un invitado especial debe informarse.

Llevan el escudo de la Nación. Corresponden al Presidente y los Poderes Nacionales. El

Escudo en colores le corresponde al Presidente (a) de la República y al Presidente (a) de

la Asamblea Nacional. El Escudo en dorado y relieve le corresponde a los Ministros y los

de Escudo blanco y en relieve a los Presidentes de los demás entes del Estado cómo los

Institutos Autónomos

Tarjeta de invitación del Presidente de la República. Modelo polivalente, manuscrita con el nombre de la persona invitada. Escudo a color y en relieve. Medidas 18,5cms x 13 cms.

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Tarjeta de invitación del Presidente de la República. Modelo impresa. Escudo a color y a relieve. Medidas 18,5 cms x 13 cms

Tarjeta oficial. Modelo impresa. Escudo al relieve. Medidas 18,5 cms x 13 cms.

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Tarjeta de invitación institucional con logo. Modelo impresa. Medidas 17 cms x 13 cms.

Tarjeta de invitación con la asistencia del Presidente de la República. Vale la nota de “asistir con puntualidad”.

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DIPLOMÁTICAS

- Las diplomáticas suelen estar impresas con un espacio en blanco (modelo

polivalente, eficaces para diversos usos) para ser llenadas “a mano” con el motivo de

invitación. Serán impresas si es muy importante el motivo de la invitación como la

visita del Presidente de la República del país anfitrión.

Tarjeta de invitación Diplomática. La particularidad de esta tarjeta es la forma de invitar al cónyuge, esposo de la dama con cargo. Medidas 11 cms x 16 cms.

EMPRESARIALES

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Las empresariales no tienen un diseño preestablecido sino que pueden, con la

creatividad del caso, diseñar cualquier modelo que deseen según el motivo de la

invitación.

SOCIALES

-Las sociales con la gama tan extensas como motivos existen, varía siempre al gusto de

la persona.

Tarjeta de invitación tipo social. Medidas 13,5 cms x 18,5 cms. Observamos que también lleva la solicitud de la confirmación.

Abreviaturas en las tarjetas de invitación:

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El francés es el idioma diplomático por excelencia (aunque por motivos prácticos es el

inglés el que se ha generalizado), pero a la final, es el idioma del país el que se utiliza

para realizar la invitación.

En estas tarjetas se encuentran una serie de abreviaturas que son comunes. Es deber

de los que trabajamos en este campo dominarlas, para cumplir con esa disposición y

hacer quedar bien a la persona que la recibe.

A continuación se mencionan:

-R.S.V.P: “Response s´il vous plaît” significa «Responder por favor» esto se considera de

cortés obligación responder, sobretodo si es comida formal, permite tener la seguridad

de que el invitado va asistir. En castellano se pueden utilizar las siglas S:R:C: “Se ruega

contestar”.

En los cócteles o recepciones, normalmente no se usa porque se estima la invitación de

muchas personas y es muy difícil poder llevar este tipo de control. En el caso de él o los

invitados especiales, se le llamará por teléfono u otro medio para confirmar su asistencia.

Hoy día se estila usar “regrest only” “Sólo excusas” lo que significa que nada más se

llamará para informar que no se asistirá.

Otra de las iniciales es la “P.M” “pour memoire” es decir “para recordar” y se tacha la de

“responder por favor”, se usa de esta manera porque se supone que primero se ha

llamado a la persona para invitarlo y comprometerlo y al mandarle la invitación sólo es

para recordarle el compromiso realizado.

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Modelo de tarjeta de invitación con las siglas R.S.V.P. para confirmar.

Modelo igual a la anterior con las mismas siglas pero no lleva el teléfono para confirmar por tratarse de una tarjeta modelo polivalente y fue entregada en manos de la invitada. Este comentario permite aclarar que cuando en un sobre viene colocado las iniciales; E.S.M. quiere decir “En sus Manos”, para ser entregado en sus manos.

Modelo de tarjeta con las siglas “regrets only” como explicamos en el párrafo anterior.

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El mismo modelo de la tarjeta anterior pero en castellano.

Modelo de sobre con las siglas de E.S.M.

Manera de Realizar Invitaciones

Por teléfono:

Es una manera de realizar invitaciones informales, no se estila para personalidades ni

para ciertas invitaciones sociales como una boda. Se puede invitar por teléfono cuando

es a personas de confianza y si son pocos los invitados. Si es de esta manera no se

necesitan tantos días de anticipado. Siempre existen las excepciones y conservando la

etiqueta y el protocolo se podría hacer.

Impresas :

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Toda invitación formal debe hacerse de manera impresa para eventos como una boda,

una graduación si son estrictamente familiares o alguna recepción que puede ser oficial,

empresarial o cultural. En este tipo de invitaciones suele usarse las iniciales vistas

anteriormente R.S.V.P o P.M..

Estas tarjetas deben ser de buena calidad de papel o cartulina especialmente de hilo que

es lo se estila.

Formales

Tienen que ver directamente con las impresas que se realizan con mayor formalidad y

tiempo. Cada caso es especial por el motivo de la misma, sea oficial, diplomática,

empresarial o social.

Informales

Son las más amplias y comunes, las que realizamos todos los días y de igual manera se

puede hacer socialmente, como de negocios o institucionales.

Tratamiento que se le debe dar a las Invitaciones:

Aceptar

Desde el momento que se recibe una invitación se puede decidir si se acepta o no. Los

imprevistos, como bien dice la palabra no se pueden predecir. La manera correcta es

llamando o enviando un fax, e-mail, o en algunos países todavía se

acostumbra enviar de vuelta la tarjeta que se recibe dentro de la invitación para informar

que se acepta.

Cancelar

Por cortesía, si se recibe una invitación y la persona quien la recibe no puede asistir, lo

correcto es cancelar inmediatamente la misma.

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Cuando es el Presidente de la República quien invita no se debe cancelar, a excepción

de tener la muerte de algún familiar o algún imprevisto de naturaleza mayor. Cuando se

recibe una invitación del Presidente se debe cancelar cualquier otra que tenga para

aceptar esta.

Cuando se va a cancelar una invitación se debe decir la verdad, los imprevistos pueden

presentarse y aunque complique la situación de los anfitriones, es preferible hacerlo.

Agradecer

Cuando se recibe una invitación, en el momento se debe agradecer de palabra,

demostrar la satisfacción de haber sido invitado. Puede que luego tenga que cancelarla y

después de haber asistido a día siguiente se debe llamar por teléfono y agradecer de

nuevo.

El agradecimiento va implícito en cualquier acto de otra persona , no sólo por una

invitación. Se debe agradecer si le hacen un favor, si es invitado a dar una conferencia

en el momento de comenzar a los organizadores. Cuando se es artista y es aplaudido

este debe agradecer al público. Cuando le felicitan por el trabajo realizado se debe

agradecer, así una infinidad de situaciones que es menester agradecer.

Tarjeta de una “Empresa” para agradecer apoyo recibido por una actividad realizada.

Corresponder

Las invitaciones que se reciben en lo posible se deben corresponder, se puede hacer

con la(s) persona(s) de la misma manera como recibió la invitación, o sea, si fue en su

casa o si lo hizo en un restaurante, aunque no es determinante. Algunas invitaciones no

se pueden corresponder porque son institucionales u oficiales.

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Normas para el Envío de las Invitaciones:

Tiempo previsto

Varía según la invitación. Como regla general se estila el envío de las mismas máximo

treinta días (30) y mínimo ocho (8) días.

Las invitaciones para una boda deben enviarse con los treinta días de anticipación,

cuando se organiza una recepción de boda se hace con mucho tiempo, se fijan carteles

en la iglesia, (si es religiosa) se escoge el lugar, la agencia que prestará el servicio de la

recepción etc. Se debe tener el tiempo suficiente para imprimir las tarjetas, y que sean

entregadas en el lapso que estipulamos. Esto retrasa el proceso y luego toma su tiempo

de llenar las mismas, la clasificación por área de la ciudad, el personal que se requiere

para repartirlas, encontrar la dirección correcta del invitado, el extravío de algunas

invitaciones o las que se pueden equivocar en la elaboración del sobre.

Toda esta planificación debe hacerse con tiempo y es habitual que se contraten los

servicios especializados de empresas que manejan estas operaciones con los mejores

resultados. Esto se refiere a cuando son grandes recepciones que sobrepasa la

capacidad del organizador el evento.

Seguimiento

Luego de seleccionado el motivo se toma la decisión de hacer la recepción, hay que

realizar las invitaciones y comienza el seguimiento;

• Concretar la fecha.

• Seleccionar la imprenta para la elaboración de las tarjetas.

• Trabajar con el anfitrión que revise la lista de invitados.

• Corregir direcciones por los cambios.

• Contratar mensajeros o empresas que las distribuyan o entreguen.

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Confirmación

Una condición por lo que se envía con tiempo la invitación es la confirmación por parte

del invitado, permitiendo como organizador planificar el desarrollo del evento, la

colocación con su debida precedencia si son sentados los invitados o prever cualquier

imprevisto si el número sobrepasa lo estimado.

Lista de chequeo

Lista detallada de todas las necesidades relativas al evento. Esta lista permite atender,

vigilar y supervisar todas las etapas de la actividad. No existe límite para anotar las

necesidades, puede incluirse cualquier detalle que se piense y necesite de ese

recordatorio.

Es importante en la medida que se aplique su uso, se incluyan todas las acciones a

seguir como las fechas para su cumplimiento.

Cada recepción debe tener su “lista de chequeo”, en algunos se encuentran parámetros

que son iguales para todas, pero cada una en particular anexa las diferencias o

necesidades para lo que fue creada.

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