Centro de TIC Unidad de Desarrollo de Software SI/16...Módulo Académico / Portafolio Académico...

Universidad Politécnica Estatal del Carchi

Centro de TICS – Unidad de Desarrollo de Software

Centro de TIC

Unidad de Desarrollo de Software

Módulo Académico

/ Portafolio Académico Estudiantil

Manual de Usuario

Versión 1.0

Año: 2017

Módulo Académico / Portafolio Académico Estudiantil Versión:1.0

Manual de Usuario Fecha:27/07/2017

Confidencial Universidad Politécnica Estatal del Carchi Página 2 de 18

Historial de Revisiones del documento

[Se detalla la información de los participantes que intervinieron en la creación, y actualización del documento]

Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma

27/07/2017 1.0 Elaboración del manual de usuario

Ing. Andrés Zabala - Programador

27/07/2017 1.0 Revisión y Actualización de Manual.

Ing. Andrea Guevara -Programador

Aprobaciones [Se detalla la información de los participantes que intervienen en la revisión, y aprobación del documento]

Fecha Versión Revisado por Firma Aprobado por Firma

27/07/2017 1.0 Ing. Andrés Guerrero MSc. – Director del Centro de TIC

Econ. Mike Coral – Director Académico




Tabla de Contenidos

A. MANUAL DE USUARIO ...................................................................................................... 4

A.1. Usuarios del Sistema .................................................................................................................................. 4

A.2. Acceso a la Aplicación ................................................................................................................................ 4 A.2.1. Ingreso al Portafolio Institucional .............................................................................................................. 4 A.2.2. Autentificación de Usuario ........................................................................................................................ 4 A.2.3. Menú Principal ........................................................................................................................................... 4 A.2.4. Menú de Acciones ..................................................................................................................................... 4

A.3. Funcionalidades ......................................................................................................................................... 9 A.3.1. Perfil Estudiante ......................................................................................................................................... 9 A.3.2. Horario Académico .................................................................................................................................. 10 A.3.3. Matrícula Actual....................................................................................................................................... 11 A.3.4. Pensum Académico ................................................................................................................................. 13 A.3.5. Récord Académico ................................................................................................................................... 13 A.3.6. Catálogo Bibliográfico .............................................................................................................................. 16 A.3.7. Cambio de contraseña ............................................................................................................................. 17 A.3.8. Cuentas de Usuarios ................................................................................................................................ 18 A.3.9. Evaluación de Carrera .............................................................................................................................. 18




A. MANUAL DE USUARIO El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de facilitar el manejo y la administración del Portafolio Académico Estudiantil.

A.1. Usuarios del Sistema

El usuario que interviene tiene el Rol de Estudiante en el Sistema Informático Integrado, quien hará uso del presente manual.

A.2. Acceso a la Aplicación

A.2.1. Ingreso al Portafolio Institucional

La aplicación está ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

• Mediante un navegador web de su preferencia, ingresar a la página www.upec.edu.ec.

• Hacer clic en Avisos -> Portafolios – Clic en Estudiantes ubicado en la parte derecha inferior.

Figura 1. Acceso al Portafolio Académico Estudiantil

A.2.2. Autentificación de Usuario

• Se presenta a continuación la pantalla para acceso al sistema.

• Ingresar el usuario y la contraseña de acceso, y clic en el botón Iniciar Sesión

Figura 2. Autentificación de Usuario

A.2.3. Menú Principal

Una vez autentificado, se ingresa al menú principal del portafolio dado por las siguientes opciones:

Figura 3. Menú Principal

A.2.4. Menú de Acciones

El menú de Acciones se muestra en un informe interactivo dada como:

http://www.upec.edu.ec/




Figura 4. Acciones

El botón acciones contiene las siguientes funciones:

A.2.4.1. Seleccionar Columnas

Permite establecer tamaño, ordenamiento y la visualización a las columnas del informe interactivo.

Figura 5. Columnas

A.2.4.2. Filtro

Permite filtrar la búsqueda de información por medio de parámetros de consulta.

Figura 6. Filtro




A.2.4.3. Filas por Pagina

Define el número de registros que se mostrarán por página.

Figura 7. Filas por página

A.2.4.4. Formato

El menú Formato Permite personalizar la visualización del informe. Contiene los siguientes submenús:

Figura 8. Formato

El menú Formato Permite personalizar la visualización del informe. Contiene los siguientes submenús: Ordenar. - Se utiliza para cambiar las columnas por las que se ordena y determina si ordenar en sentido ascendente o descendente. También puede especificar cómo se manejan los valores nulos: el valor por defecto, mostrarlos siempre al final o mostrarlos siempre al principio. La ordenación resultante se muestra a la derecha de las cabeceras de columna del informe. División de Control. - Se utiliza para crear un grupo divisorio en una o varias columnas. Obtiene las columnas del informe interactivo y las muestra como un registro maestro. Resaltar. - Permite definir un filtro. Las filas que cumplen los criterios de filtro se resaltan según las características asociadas al filtro. Las opciones incluyen:

• Nombre: sólo se utiliza para la visualización.

• Secuencia: identifica la secuencia en la que se evaluarán las reglas.

• Activado: identifica si la regla está activada o desactivada.

• Tipo de Resaltado: identifica si la fila o la celda debe estar resaltada. Si se selecciona Celda, se resalta la columna a la que se hace referencia en Condición para Resaltar.

• Color de Fondo: es el nuevo color para el fondo del área resaltada.

• Color del Texto: es el nuevo color para el texto del área resaltada.

• Condición para Resaltar: define la condición del filtro.




Calcular. Permite agregar columnas calculadas al informe. Pueden ser cálculos matemáticos (por ejemplo, NBR_HOURS/24) o funciones estándar de Oracle aplicadas a columnas existentes. Algunas se muestran como ejemplo, pero también se pueden utilizar otras (como TO_DATE)). Las opciones incluyen:

• Cálculo: Permite seleccionar un cálculo definido previamente para editarlo.

• Cabecera de Columna: es la cabecera para la nueva columna.

• Máscara de Formato es una máscara de formato de Oracle que se debe aplicar a la columna (por ejemplo, S9999).

• Cálculo: es el cálculo que se debe realizar. Dentro del cálculo, se hace referencia a las columnas mediante los alias mostrados.

Agregar. Las agregaciones son cálculos matemáticos que se realizan en una columna. Las agregaciones se muestran detrás de cada división de control y, al final del informe, dentro de la columna en la que están definidos. Las opciones incluyen:

• Agregación: Permite seleccionar una agregación definida previamente para editarla.

• Función: es la función que se debe ejecutar (por ejemplo, SUM, MIN).

• Columna: se utiliza para seleccionar la columna a la que se aplica la función matemática. Sólo se muestran las columnas numéricas.

Gráfico. - Puede definir un gráfico por informe guardado. Después de definirlo, puede cambiar entre las vistas de gráfico e informe mediante los enlaces que hay debajo de la barra de búsqueda. Las opciones incluyen:

• Tipo de Gráfico: identifica el tipo de gráfico que se debe incluir. Seleccione un gráfico de barras horizontales, de barras verticales, de tarta o de líneas.

• Etiqueta: Permite seleccionar la columna que se debe utilizar como etiqueta.

• Título del Eje: para Etiqueta es el título que se mostrará en el eje asociado a la columna seleccionada como etiqueta. No está disponible para gráficos de tarta.

• Valor: Permite seleccionar la columna que se debe utilizar como valor. Si la función es COUNT, no se tiene que seleccionar ningún valor.

• Título del Eje para Valor: es el título que se mostrará en el eje asociado a la columna seleccionada como valor. No está disponible para gráficos de tarta.

• Función: es una función opcional que se debe realizar en la columna seleccionada como valor.

• Ordenar: Permite ordenar el juego de resultados. Agrupar por. - Puede definir un informe Agrupar por informe guardado. Una vez definido, puede cambiar entre las vistas de agrupación e informe utilizando los enlaces que se encuentran bajo la barra de búsqueda. Para crear un informe Agrupar por, se seleccionan:

• Las columnas en las que realizar la agrupación (se pueden seleccionar hasta 3 columnas)

• Las columnas para agregar, junto con la función a realizar (media, suma, recuento, etc.)

• Las columnas que desea utilizar para la ordenación (se pueden seleccionar hasta 3 columnas junto con las opciones de dirección y ordenación de valores nulos).

A.2.4.5. Flashback

Las consultas flashback permiten volver a ver los datos como se encontraban en un estado temporal anterior.

A.2.4.6. Guardar Informe

Guarda el informe personalizado para su uso en el futuro. Se proporcionan un nombre y una descripción opcional y el público (es decir, todos los usuarios con acceso al informe principal por defecto) podrá acceder al informe. Puede guardar cuatro tipos de informe interactivo:

• Principal por Defecto (sólo desarrolladores). El informe principal por defecto es el primero que se muestra. No se puede cambiar el nombre de estos informes ni se pueden suprimir.

• Informe Alternativo (sólo desarrolladores). Permite a los desarrolladores crear varios diseños de informe. Sólo los desarrolladores pueden guardar, cambiar el nombre o suprimir un informe alternativo.

• Informe Público (usuario final). El usuario final que lo creó puede guardarlo, suprimirlo o cambiarle el nombre. Los demás usuarios pueden visualizarlo y guardar el diseño como otro informe.

• Informe Privado (usuario final). Sólo el usuario que creó el informe puede visualizarlo, guardarlo, suprimirlo o cambiarle el nombre.




Si guarda informes personalizados, se muestra un selector de informes en la barra de búsqueda a la izquierda del selector de filas (si está activada esta función).

A.2.4.7. Restablecer

Permite que el usuario anule configuraciones previas para la visualización la información de las asignaturas del semestre en curso.

A.2.4.8. Ayuda

Se presenta solución a algunos errores comunes dentro del sistema.

Figura 9. Ayuda

A.2.4.9. Descargar

Permite descargar los resultados actuales. Los formatos de descarga son diferentes según la instalación y la definición del informe, pero pueden ser CSV, HTML, Correo Electrónico, XLS, PDF o RTF.

Figura 10. Descargar




A.3. Funcionalidades

A.3.1. Perfil Estudiante

Permite registrar y actualizar los datos personales del estudiante. Clic en la opción “Perfil Estudiante” A continuación, en la pantalla el usuario puede actualizar los siguientes campos:

Figura 11. Perfil Estudiante

El usuario mediante los siguientes botones podrá realizar:

• Imprimir Ficha Estudiantil: Emitir la información registrada del perfil del estudiante mediante un reporte.

• Cancelar: Permite cancelar la transacción registrada.

• Guardar Cambios: Permite guardar la información registrada.

• Siguiente: Permite ir a la siguiente pantalla. Entorno Familiar. El usuario mediante los siguientes botones podrá realizar:

• Nuevo: Ingresar un nuevo registro de entorno familiar.

• Editar: Para actualizar los datos del registro seleccionado.

• Anterior: Permite ir a la anterior la pantalla.

Figura 12. Entorno Familiar

Clic en el botón “Nuevo” podrá ingresar los siguientes datos del familiar y para guardar el registro en el botón “Crear”.




Figura 13. Nuevo - Entorno Familiar

Clic en el botón “Editar” podrá actualizar los siguientes datos del familiar, y el usuario podrá realizar las siguientes acciones en los botones:

• Cancelar: Permite cancelar la transacción registrada.

• Eliminar: Permite eliminar el registro.

• Guardar Cambios: Permite guardar la información registrada.

Figura 14. Editar - Entorno Familiar

A.3.2. Horario Académico

En este apartado, el usuario podrá consultar el horario académico de las dependencias académicas del semestre en curso. Clic en la opción “Horario Académico”




Figura 15. Vista para consultar horarios

Clic en el botón “Horario” para emitir el horario obteniendo en un visor en pdf, donde el estudiante podrá descargar o imprimir el documento.

Figura 16. Horario académico

A.3.3. Matrícula Actual

En este apartado, el usuario podrá consultar la información de las asignaturas, en las que se encuentra matriculado durante el periodo académico en curso, en la que podrá revisar la bibliografía de la asignatura, realizar la evaluación de desempeño docente y revisar la asistencia estudiantil de la asignatura. Clic en la opción “Matricula Actual”.

Figura 17. Matrícula Actual

Por cada asignatura, se presenta los siguientes botones dados por:

• Evaluación Desempeño Docente. Permite emitir en archivo pdf el certificado de evaluación de desempeño realizado por el estudiante en el periodo académico en curso, una vez finalizada la evaluación de las asignaturas matriculadas se podrá emitir el reporte.




Figura 18. Evaluación desempeño docente

• Bibliografía: En esta opción el usuario podrá consultar los libros que se encuentren asociados a la asignatura y posee la institución.

Figura 19. Bibliografía

• Evaluar. - En esta opción el usuario realiza la evaluación al docente de la asignatura seleccionada. Clic en el botón “Cargar” para visualizar la encuesta y a continuación, se presenta las preguntas, donde por cada pregunta el usuario debe seleccionar su opción de respuesta. En el botón “Siguiente >”, el usuario podrá continuar con la siguiente pregunta.

Figura 20. Evaluación docente




• Asistencia. Permite consultar la asistencia estudiantil en la materia, clic en “Asistencia”.

Figura 21. Asistencia.

A.3.4. Pensum Académico

El estudiante puede mediante esta opción visualiza el plan de estudios de la dependencia académica seleccionada, sus asignaturas aprobadas y pendientes por aprobar. Clic en la opción “Pensum Académico” En la sección carreras, el usuario selecciona la dependencia académica a consultar y a continuación, se muestra las asignaturas aprobadas (color verde) y pendientes por aprobar (color negro).

Figura 22. Pensum Académico

A.3.5. Récord Académico

Permite consultar las notas y asistencia del estudiante Clic en la opción “Pensum Académico” A continuación, se muestra las siguientes opciones:

Figura 23. Menú Récord Académico




A.3.4.1. Notas Histórico

Permite consultar la información de las calificaciones de las asignaturas cursadas por el usuario en la dependencia académica seleccionada. Clic sobre la opción Récord Académico -> Nota Histórico:

Figura 24. Nota Histórico

Esta sección permite al usuario ver la información con los siguientes campos:

• Ciclo Académico: indica el periodo académico.

• Materia: indica el nombre de la asignatura matriculada.

• Créditos: indica las horas o créditos de la asignatura matriculada.

• Nivel: muestra el nivel de la asignatura.

• Paralelo: muestra el paralelo al que pertenece el usuario.

• Docente: indica los nombres completos del docente a cargo de la asignatura.

• N1: presenta la nota parcial 1 obtenida en la asignatura.



• Sum1: presenta la suma total de las notas parciales de acuerdo con el Reglamento General de Estudiantes Upec.

• Sup: indica la nota supletorio obtenida en la asignatura.

• Sum2: presenta la suma total de las notas parciales más nota del supletorio de acuerdo con el Reglamento General de Estudiantes Upec.

• Aprobó: indica al usuario si aprobó la asignatura (S=aprobó o N=reprobó o por aprobar de acuerdo con el Reglamento General de Estudiantes Upec).

• Sancionado (a): indica si en la asignatura fue sancionado el estudiante.

• Aportes: Esta sección presenta al usuario la información sobre las calificaciones de las actividades realizadas en la asignatura de las notas parciales.

Figura 25. Aportes




A.3.4.2. Notas Ciclo Actual

Permite consultar las calificaciones obtenidas del usuario de las asignaturas matriculadas del semestre en curso. Clic sobre la opción Récord Académico -> Nota Ciclo Actual:

Figura 26. Notas del ciclo actual

Esta sección permite al usuario ver la información con los siguientes campos:



• Paralelo: muestra el paralelo al que pertenece el usuario.

• Docente: indica los nombres completos del docente a cargo de la asignatura.

• Nota1: presenta la nota parcial 1 obtenida en la asignatura.



• Suma: presenta la suma de las notas parciales de acuerdo con el Reglamento General de Estudiantes Upec.

• Sup (supletorio): indica la calificación del examen supletorio del usuario.

• Tutoría: presenta al usuario si necesita tutorías en la asignatura, N=no Y S=sí.

• Aprobación: indica al usuario si aprobó la asignatura (SI=aprobó o NO=reprobó).

• Porcentaje de faltas por asistencia: presenta al usuario el porcentaje de inasistencia estudiantil a la asignatura durante el semestre en curso.

• Aportes: Esta sección presenta al usuario la información sobre las calificaciones de las actividades realizadas en la asignatura de las notas parciales del semestre en curso.

Figura 27. Aportes

A.3.4.3. Asistencia

Permite consultar la información de la asistencia estudiantil del usuario en las asignaturas del semestre en curso.




Clic sobre la opción Récord Académico -> Asistencia:

Figura 28. Asistencia

En este apartado la información se presenta al usuario dado los siguientes campos:

• Carrera: indica la carrera o centro académico.

• Docente: indica el nombre del docente.



• N° Mat: número de matrícula en la asignatura del estudiante.

• Asistencia Materia (Horas): presenta la cantidad de horas de asistencia a clases del estudiante en la asignatura.

• Asistencia Materia (%): muestra el porcentaje de horas de asistencia a clases del estudiante en la asignatura.

• Faltas Injustificadas (Horas): indica la cantidad de horas de faltas injustificadas a clases del estudiante en la asignatura.

• Faltas Injustificadas (%): presenta el porcentaje de faltas injustificadas a clases del estudiante en la asignatura.

• Faltas Justificadas (Horas): muestra la cantidad de horas de faltas justificadas a clases del estudiante en la asignatura.

• Faltas Justificadas (%): muestra el porcentaje de faltas justificadas a clases del estudiante en la asignatura.

A.3.6. Catálogo Bibliográfico

Este apartado presenta la información del material bibliográfico que posee la biblioteca de la institución y que el usuario puede solicitar en esta dependencia. Clic en la opción “Catálogo Bibliográfico”. En la siguiente pantalla el usuario podrá consultar los libros a través de la casilla de texto.

Figura 29. Catálogo Bibliográfico




El catálogo bibliográfico muestra la información de los libros dados por los siguientes campos:

• MFN: Código del libro en la biblioteca.

• Título: Título del libro.

• Fecha de publicación: Fecha de publicación.

• Editorial: Editorial del libro.

• Ejemplares: Número de ejemplares del libro.

• Autores: Autores del libro.

• Portada: Imagen de la portada del libro.

• Ficha: Clic en la opción “Ficha” que permite al usuario visualizar la información del libro consultado.

Figura 30. Vista ficha del libro

Dentro de la vista de ficha se presentan las siguientes secciones:

• Documento Bibliográfico: presenta la información principal del título del libro consultado.

• Descriptores: presenta los descriptores del libro.

• Clic para ver Ejemplares: presenta los ejemplares del libro que se encuentran en biblioteca.

A.3.7. Cambio de contraseña

Permite al usuario cambiar la contraseña del portafolio. Clic en la opción “Cambio de contraseña”. A continuación, se muestra el siguiente formulario:

Figura 31. Cambio de contraseña

El usuario ingresa los siguientes datos para el cambio de contraseña del portafolio:

• Contraseña actual: identifica la contraseña actual del sistema.

• Nueva Contraseña: identifica la nueva contraseña de usuario en el sistema, donde se debe ingresar de acuerdo a los criterios mínimos de aceptación de contraseñas establecidos en la UPEC.

• Repetir contraseña: el usuario debe repetir la contraseña nueva en este apartado. Clic en el botón “Cambiar Contraseña” para aceptar el cambio.




A.3.8. Cuentas de Usuarios

En este apartado, al usuario le permite consultar las cuentas de usuario de acceso del usuario en las plataformas tecnológicas. Clic en la opción “Cuentas de Usuarios”. A continuación, se muestra las cuentas y contraseñas de acceso a las plataformas de la UPEC del estudiante.

Figura 32. Cuentas de usuario

El usuario mediante la opción Descargar puede descargar las cuentas de usuario mediante la generación de un archivo csv.

A.3.9. Evaluación de Carrera

Permite registrar y consultar la evaluación del desempeño docente. Clic en la opción “Evaluación de Carrera”. A continuación, se muestra la siguiente pantalla:

Figura 33. Evaluación Institucional

En la sección “Evaluación Institucional”, el usuario selecciona la encuesta a realizar haciendo clic en el botón “Cargar” para visualizar la encuesta y a continuación, se presenta las preguntas, donde por cada pregunta el usuario debe seleccionar su opción de respuesta. En el botón “Siguiente >”, el usuario podrá continuar con la siguiente pregunta.

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