Cecilia Osorio Monreal

Uso de los campos 85X y 85XX para Predicción y Resumen de Existencias de Publicaciones Seriadas

XII Reunión del Grupo de Usuarios de ALEPH de Latinoamérica | Chihuahua | mayo 2008 Cecilia Osorio Monreal

3Temas de la sesión

PredicciónCampos 853/853X centralesEnlazando pares del patrónPatrón de regularidadNumeración y Cronología combinadaResumen de existenciasFlujo de trabajo

4Nota general

Siempre que se menciona 853 u 853X, también se refieren a 854 u 854X y 855 u 855X

• 853 y 853X: Unidad bibliográfica básica

• 854 y 854X: Material complementario

• 855 y 855X: Indices

5Información del Patrón de Publicación

La información del Patrón de Publicación en el formato MARC Holdings es utilizada en ALEPH para dos propósitos:

• Predicción, para generar registros de item de publicaciones seriadas (fasciculos) (necesarios para una recepción y control de reclamos eficiente)

• Información expandida, para generar información de las existencias en resumen, desde los campos 863/4/5 o desde registros de item

6Ejemplo del campo 853

Publicación seriada mensual con vol., no., año y mes

• $a y $b = 1° y 2° niveles de numeración

• $u = números por volumen (utilizados para determinar cuando incrementa el 1er nivel)

• $v = la numeración se repite con cada volumen (1-12)

• $i y $j = 1o y 2º niveles de cronología

• $w = frecuencia mensual

• $x = cambio en el calendario para el primer nivel de numeración (enero)

853 $a v. $b no. $u 12 $v r$i (year) $j (month) $w m $x 01

8Predicción de fascículos

ALEPH utiliza información del registro de Suscripción y del Patrón de Publicación para generar registros de item de publicaciones seriadas (fascículos)

Cada copia de una publicación seriada debe tener registros de item que permitan el control de recepción, reclamos, listas de rutas y actividades de circulación

La predicción de las publicaciones seriadas esta basada en la información alojada en el campo Patrón de Publicación – 853 (es decir, patrón de frecuencia y numeración) y en el campo ALEPH para predicción – 853X (por ejemplo, número de volumen y año de la última copia abierta)

9Predicción con los campos 853 y 853X

Los campos 853 son utilizados para registrar:

• Designación de numeración y cronología

• Códigos del patrón de publicación (mes, estación, etc.)

Los campos 853X son utilizados para registrar:

• Punto de inicio numérico (no. de volumen, no. de fascículo)

• Punto de inicio cronológico (año, mes)

• Fecha de publicación del primer fascículo del volumen/año

El campo 853X puede contener un enlace a la suscripción a la cual se relaciona

10Subcampos del Patrón 853/4/5

Numeración

a-f : 6 niveles de numeración

g-h : numeración alternativa

Cronología

i-l : 4 niveles de cronología

m*: cronología alternativan*: Nota sobre el patrón

o : Tipo de material complementario (854 y 855)

u : Número de unidades para el siguiente nivel superiorv : Continuidad de la numeración w :Código de frecuenciax : Cambio en el calendarioy : Patrón de regularidad

* Los subcampos m y n sólo pueden utilizarse para despliegue, no para la predicción

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Subcampos del Patrón de Predicción 853X/4X/5X

Numeración

a-f : 6 niveles de numeración

g-h : numeración alternativa

Cronología

i-l : 4 niveles de cronología

3 : Fecha de publicación del primer fascículo del volumen9 : Enlace a la suscripción8 : Enlace a un par 853/853X cuando el patrón cambia en algun momentot : COPY-ID (optional)

o : Tipo de material por omisión (si no existe se asignará ISSUE)

12Enlace a la Suscripción y al Patrón ($9)

Cuando las bibliotecas tienen más de una copia (suscripción), cada una con diferente fecha de inicio, es necesario el enlace de los patrones a las suscripciones para abrir los registros de item


PredictionCampos 853/853X centralesEnlazando pares del patrónPatrón de regularidadNumeración y Cronología combinadaResumen de existenciasFlujo de trabajo

14Campos 853/853X centrales

Las bibliotecas con más de una suscripción, todas enlazadas al mismo registro ADM y que comparten misma:

• Fecha de creación

• Punto de inicio numérico y cronológico de la publicación

• Fecha de publicación del primer fascículo

Pueden definir campos 853/853X centrales ya sea en el registro ADM o HOL sin definir el subcampo $9 en el campo 853X

ALEPH abre registros de item para todas las suscripciones enlazadas


Los fascículos no pueden abrirse desde la Lista de Suscripciones


Los facsículos solo pueden abrirse desde la sección Calendario esperado

20Suscripción que inicia a mitad de ciclo

Para suscripciones que comienzan a mitad de ciclo, sólo se podrán recibir los fasciculos con una fecha de publicación posterior a la fecha de inicio de la suscripción

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Temas de la sesión

PrediccionCampos 853/853X centralesEnlazando pares del patrónPatrón de regularidadNumeración y Cronología combinadaResumen de existenciasFlujo de trabajo

22Enlazando pares del patrón - Subcampo $8

Cuando existe más de un par de 853/853X en el mismo registro ADM/HOL, se requiere el subcampo $8 para enlazar cada par

El subcampo $8 con el mismo valor debe agregarse tanto a 853 como al 853X del mismo par

Primer par: 853 $$8 1

853X $$8 1

Segundo par: 853 $$8 2

853X $$8 2

23Enlazando pares del patrón - Subcampo 8

24Enlazando pares del patrón - Subcampo 8

Si sólo existe un par, no es necesario agregar $$8

Los patrones creados con las plantillas del módulo Adq/Seriadas – el subcampo 8 es agregado automáticamente a 853/853X

Si el patrón cambia alguna vez – habrá múltiples campos 853 y un solo campo 853X enlazado

853 $$81 [patrón semanal]

853 $$82 [patrón mensual]

853X $$82 [para predicción]

25Publicaciones que pierden numeración

Opción 1:

• Coloque los datos cronológicos en los subcampos de numeración y deje vacíos los subcampos de cronología

853 853X

$a (year) $i <vacío> $a 2007 $i <vacío>

$b (month) $j <vacío> $b 01 $j <vacío>

26Publicaciones que pierden numeración

Opción 2:

• Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de la numeración en 853 y deje vacíos los subcampos de numeración de 853X

853 853X

$a ^ $i (year) $a <vacío> $i 2007

$b ^ $j (month) $b <vacío> $j 01

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Publicaciones que pierden el 1er nivel de numeración

Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de los datos faltantes

* el valor en 853X $a puede ser cualquier valor numérico; es ignorado por el sistema pero se requiere

La utilización del símbolo ^ es una convención de ALEPH y no es compatible con estándares MARC

853 853X

$a ^ $i (year) $a 2007* $i 2007

$b (no.) $j (month) $b 1 $j 01

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Temas de la sesión

PredictionCampos 853/853X centralesEnlazando pares del patrónPatrón de regularidadNumeración y Cronología combinadaResumen de existenciasFlujo de trabajo

29 Patrón de regularidad - Subcampo $$y

Utilizado para calificar o modificar la regularidad del patrón registrado en el subcampo $w (frecuencia)

Por ejemplo, los fascículos publicados/no publicados en días, fechas, meses, estaciones específicos, o fascículos combinados regularmente• $y om06,07 no publicado en junio y julio• $y odsu no publicado en domingo• $y od1225,1231 no publicado el 25 y 31 de diciembre

• $y ps21,22,23/24 publicado en primavera, verano y

• combinado en otoño/invierno

30Cronología y numeración combinada

Es posible registrar la cronología combinada, utilizando el subcampo yp (lista de fascículos publicados); deben listarse todos los fascículos

* Nuevo método para definir numeración y cronología combinada

31 Estructura - Subcampo $$y

El subcampo $$y tiene tres elementos

• Códigos de publicación: o, p, c

• Códigos cronológicos: y, m, w, d, s

• Códigos de numeración:

• e1 – 1o nivel de numeración

• e2 – 2o nivel de numeración

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Temas de la sesión


33Cronología y numeración combinada

Nuevo desarrollo a partir de la versión 18.01

El código de publicación c se refiere a la combinación de elementos numericos y cronológicos, o ambos

• v.1:no.2/3 (2004:Apr.)

• v.1:no.6 (2005:June/July)

• v.1:no.3/4 (2006:Mar./Apr.)

Nota: Soportado sólo en el módulo Catalogación

342o nivel de numeración combinado

35Cronología combinada

American Libraries –Titulo publicado 11 veces al año; fascículo combinado en junio/julio

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2º nivel de numeración y cronología combinados

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Temas de la sesión


38Resumen de existencias

Resumen de existencias = 866, 867 u 868, real o virtual

866 virtual = 853 + 863, real o virtual

863 virtual = regs. de item asociados al reg. holding

39Requisitos

El registro HOL debe tener los campos de patrón: 853/4/5

El registro HOL debe tener los campos 863/4/5, ya sea real o virtual

Para crear los campos 863/4/5 desde los registros de item, estos deben estar enlazados con el registro HOL

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Configuración para la creacion de 863/4/5

Los campos 863/4/5 son creados mediante:

• expand_doc_hld_stmt (para el despliegue virtual)

• O

• fix_doc_hld_stmt (para la creación real) en tab_expand y tab_fix de la base HOL respectivamente

Los campos 866/7/8 son creados mediante:

• expand_doc_hol_86x en tab_expand de la base HOL

Agregar fix_doc_hld_stmt a tab_fix en la base HOL

• Aun si los campos 863/4/5 no se guardan en el registro, esta es una manera simple de ver los resultados del proceso

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Registros de item incluidos en la mención de Existencias

Registros de item asociados al registro Holdings

La mención de existencias incluye registros de item con estado de proceso diferente a NA (no recibido) o NP (no publicado)

Los registros de item que comparten el mismo número de enlace en el subcampo 8 y el mismo COPY-ID (o que no tienen COPY-ID)

Registros de item con campo de numeración >= valor ingresado en el subcampo a del S63/4/5 (campo del punto de inicio) – si ese campo existe

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Opciones para el flujo de trabajo e ingreso de datos

No hay una manera única de manejar la adición o edición de patrones de predicción

Existen dos opciones para ingresar los datos:

• Formatos para cumplimentar en Adquisiciones/Seriadas

• Módulo Catalogación

Existen múltiples opciones para el flujo de trabajo

El modo más rápido para crear el patrón es utilizar siempre las plantillas existentes

44Flujo de trabajo

Después de catalogar el título, aun estando en Catalogación, abrir un registro ADM o HOL y agregar los campos del patrón

En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el registro de la suscripción al título, abrir un registro HOL, o acceder al registro HOL existente, o accesar al registro ADM

En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el registro de la suscripción al título, abrir un formato

45Importando y exportando patrones

Los servicios en lote serial-51 (para exportar), y serial-52 (para importar) pueden utilizarse por bibliotecas con fondos de seriadas similares para intercambiar patrones de predicción para esos títulos

46Resumen de la sesión

Predicción – Formato Calendario, predicción de fascículos, 853/853X

853/853X centrales Pares del patrón – subcampo 8Pérdida de numeraciónPatrón de regularidad – subcampo yCronología y numeración combinadaResumen de existencias Flujo de trabajo

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