Gador implementa solución SAPCaso de Éxito

Innovar en la organización

Con la idea de actualizar la organización de la empresa, basada en un sistema de planillas de cálculo que no permitían un seguimiento adecuado, Gador, una compañía farmacéutica con más de 70 años en el mercado, decidió implementar una nueva solución de SAP con pocos antecedentes en la región.

Gador es una empresa que ocupa un lugar de privile-gio en el Mercado Farmacéutico Argentino. Es el 3º laboratorio en ventas de unidades y 4º en valores en el segmento Ético, de acuerdo a IMS, una auditoria del mercado farmacéutico. En Argentina cuenta con más 80 marcas comerciales cuyas presentaciones superan las 300, tiene un nivel de ventas de 2 millones de unidades mensuales con una reconocida Altísima Calidad Farma-céutica.

Para manejar el presupuesto comercial de esta estruc-tura, la empresa utilizaba un sistema basado en planillas de cálculo, íntimamente conectadas, de difícil seguimiento y posterior mantenimiento. Durante el año 2009, la vida útil de este sistema llegaba a su límite tras largos 10 años de éxitos. Incorporar nuevos Grupos Terapéuticos, nuevas marcas, nuevas presenta-ciones y posteriores análisis del tipo “What If”, hacían muy dificultosa su continuidad.

De allí surge la idea de la búsqueda de un sistema que resolviera y reemplazara ese esquema tan exitoso. Llega entonces el punto de inflexión, una vez realizada la implementación de SAP ERP y con la disponibilidad del Business Warehouse (BW), encontraron la solución que consideraron más apropiada: Business Planning and Consolidation (BPC) y SAP Business Objects para reporting y para explotación de la información.

La ventaja de esta solución (BPC) es que su integración con las aplicaciones de SAP no supone ninguna dificultad ya que comparten la plataforma tecnológica SAP NetWeaver. Esta solución le permitió a Gador beneficia-rse del conjunto integrado de procesos de negocio financieros de mayor alcance existente en el mercado y uno de los más novedosos.

SAP BPC es una herramienta nueva que se terminó de desarrollar el año pasado y tiene pocos antecedentes de implementación en Latinoamérica. El primer proyecto en el que se utilizó lo llevó adelante el grupo Cencosud (Jumbo, Disco, Vea, etc.) junto a Improve Solutions y SAP.

Justamente esta referencia fue clave en la decisión de Gador para elegir a Improve Solutions, compañía integrante de Crystalis Consulting del Grupo Seidor, partner de SAP. La empresa fue creada como respuesta efectiva a las necesidades de mejora de procesos, incor-poración de superiores prácticas de negocios y adapt-ación tecnológica surgidas del nuevo escenario competi-tivo y globalizado.

“La selección de Improve Solutions del Grupo Crystalis se basó en que, por un lado, conocíamos y nos constaba la experiencia de esta firma en el área de Business Intelligence a través de su división Improve Solutions, experiencia no sólo en las herramientas específicas sino también en cuanto a la estrategia y la metodología adecuada para implemen-tar una herramientas de este tipo como proceso natural de crecimiento en la Compañía después de la estabilización del ERP. Adicionalmente, y no menos importante, la recomendación del mismo SAP basada en que Improve había hecho la única implementación existente en la Argentina de BPC en Cencosud”, revela Claudio Salvagni, Gerente de Planificación Comercial de Gador.

Este esquema de aplicaciones que implementó el laboratorio les permitió desligarse de las convencio-nales planillas de cálculo, y así evitar revisar las macros que estaban anidadas, de incluir nuevas marcas, presentaciones, grupos terapéuticos y cualquier otro concepto que desearan analizar. “Además, su natural vinculación con el transaccional de SAP nos libera de consultas sobre éste, mejo-rando entonces el rendimiento para todos los usuarios”, explica Salvagni.

Entre otros, los objetivos planteados incluían:

• Mejorar el proceso de planificación comercial integrando y controlando los distintos procesos.

• Desarrollar una visión única del “cliente” sobre la información de la compañía para las distintas áreas: Marketing, Ventas, Finanzas, Producción, etc.

• Base para la generación de Indicadores de Gestión (KPI’s).

• Mejorar la toma de decisiones sobre datos trazables en función del proceso de negocio.

• Integrar información de los distintos procesos de la compañía.

• Minimizar la utilización en forma descentralizada de planillas de cálculo o reportes ad-hoc, integrando la información en la solución de Business Intelligence.

Esto permitió la descentralización de la información y la posibilidad de compartirla en tiempo real con los distintos participantes de este proceso. “Nos brinda en base a la arquitectura construida variedad de análisis “What If” (modificaciones de unidades de ventas, de precios, de costos, etc.) y guardar estos Escenarios como tales, facilitando la toma de decisiones”, explica el Gerente de Planificación Comercial de Gador.

El paso siguiente es incorporar el Presupuesto de Estructura, liderado por la Dirección de Finanzas, a este esquema de trabajo.

Esta estructura implementada les dio la oportunidad de incorporar e integrar en futuros pasos la gran cantidad de información de mercado que proviene de las distintas auditorias que habitualmente maneja el laboratorio.

“Hemos conseguido sustancialmente una única fuente de datos que se integra perfectamente con la información transaccional que nos permite luego realizar nuestra planificación; la presenta a los distin-tos usuarios en esquemas muy similares a MS-Excel, ambiente habitual de los mismos; nos permite adaptarnos a los distintos modelos de negocio en un forma rápida; facilita los procesos de actualización de la información; nos permite crear Escenarios de Evaluación y en los años subsiguientes, la base del próximo presupuesto se retroalimenta de la infor-mación desarrollada para el año actual, acelerando la creación de los distintos elementos que componen el mismo”, enumera Claudio Salvagni.

Para la gente de Gador fueron factores clave de la implementación:

 • El claro Apoyo de la Dirección General, Comercial y Finanzas de la propia compañía.

• El preciso conocimiento del proceso de presu-puestación.

• El esquema que cubre necesidades actuales y futuras del negocio con una sencilla modelización.

• La información en tiempo real.• Contar con una única fuente de información.• La formación de un sólido, compacto y eficiente equipo de trabajo formado por personal de Gador y de Crystalis con un alto compromiso con el proyecto.

“Al ser una instalación pionera en este ámbito nos hemos encontrado con la ´complejidad de ser el pionero´, de generar la BD de conocimiento de la aplicación y del ambicioso esquema de trabajo que nos propusimos: desde la toma de decisión de ir adelante con el proyecto hasta su concreción, dispusimos de sólo 22 semanas”, concluye Salvagni sobre este proyecto que se llevó a cabo con éxito en tiempo y forma y dejó conformes a todas las partes involucradas.