Código: TH-PR-05 Versión: 04 PROCEDIMIENTO Rige a partir ...

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este

se declara COPIA NO CONTROLADA.

PROCEDIMIENTO

TRAMITES Y CERTIFICACIONES

Código: TH-PR-05 Versión: 04

Rige a partir de su publicación en el SIG

1. Objetivo, alcance y convenciones

Objetivo

Atender oportunamente las solicitudes de los servidores y exservidores del Ministerio de Educación Nacional referentes a certificaciones laborales y de funciones, certificación laboral de tiempo de servicio, certificación de salarios devengados, certificaciones para el trámite de pensión en los formatos CLEP (F1), (F2) y (F3B), requerimientos sobre cuotas partes, reliquidaciones o bonos pensionales, requerimientos de entes externos o dependencias del Ministerio en lo que se refiera a la vinculación laboral de las personas.

Alcance

Inicia con la recepción de la solicitud de expedición de certificados por parte de los servidores y ex servidores del Ministerio de Educación Nacional, continúa con la expedición de una respuesta oficial al peticionario y finaliza con el Proceso Organización y transferencia documental/ Organización y Administración del Archivo de Gestión. El tiempo de expedición de cualquier certificación no podrá ser superior a 15 días.

Convenciones

Punto de Verificación

Nota Evidencias Interacción con otros procesos

Tiempos

Mínimo Máximo

2. Disposiciones Generales

Se deberá seguir según lo indicado en la Circular No. 13 de 2007 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social en los FORMATOS 1, 2 y 3B.

Los servidores y exservidores del Ministerio de Educación Nacional, podrán adelantar ante la Subdirección de Talento Humano solicitudes de:



PROCEDIMIENTO





1. Certificación Laboral o de Tiempo de Servicio: Esta clase de certificación contiene información sobre desde que momento se encuentra vinculado (a) a la entidad, el número del documento de identidad, el cargo, el área en donde desarrolla sus funciones. Como otros datos y de acuerdo con la elección, dicha certificación contiene: Devengados actuales (Salario, prima de coordinación, primas técnicas, prima de antigüedad, horas extras), tiempo de servicio, caja de compensación, horario, E.P.S, y vacaciones pendientes. En este tipo de Certificaciones se debe indicar el lugar de destinatario o si es para trámites personales. Las certificaciones tienen un término de 3 días hábiles, para servidores activos, para exservidores 12 días hábiles.

2. Certificaciones de Devengados: Estas certificaciones son solicitadas generalmente para trámites pensionales o de reliquidación pensional de los servidores. Dicha certificación contiene todos los devengados que ha recibido el servidor durante el periodo laborado en el Ministerio, es decir, contiene además de la asignación básica, las primas técnicas, primas de servicio, prima de antigüedad, bonificación de servicios prestados, prima de vacaciones y demás prestaciones que se le hayan pagado. Para solicitar estas certificaciones se debe establecer en las observaciones el periodo de tiempo en que se requieren dichos devengados. Estas certificaciones tienen un término de 15 días hábiles.

3. Certificaciones de Funciones: Las certificaciones de Funciones son aquellas que además de contener información sobre el tiempo de vinculación a la Entidad, el número del documento de identidad, el cargo, el área donde labora, también incluye las funciones que desempeña o ha desempeñado o desempeño el servidor o exservidor en la Entidad. Las certificaciones tienen un término de 13 días hábiles para activos. 15 días hábiles para ex servidores.



PROCEDIMIENTO





4. Certificaciones de Funciones para Comisión en el Exterior: Estas certificaciones como su nombre lo señala son para trámites de comisión al exterior, éstas contienen información sobre desde que momento se encuentra vinculado (a) a la entidad, el número del documento de identidad, el cargo, el área donde labora y las funciones actuales. Las certificaciones tienen un término al menos de 3 días hábiles. (Trámite solo para activos)

5. Certificaciones en Formatos de MINHACIENDA: Son certificaciones para trámites pensionales en las que se

relacionan tiempos de servicio laborados en el Ministerio de Educación y cuyos aportes se realizaron a CAJANAL. Las certificaciones tienen un término de 15 días hábiles.

6. Certificaciones para entes Externos y Asuntos Disciplinarios

Asuntos Disciplinarios: La Secretaría General envía comunicación interna, señalando que requiere información sobre algún funcionario o exfuncionario del Ministerio de Educación Nacional, en lo que respecta a su vinculación laboral, se revisa en la base de datos, en caso de que sea activo, la historia laboral, se debe pedir en la Subdirección de Talento Humano, en caso de que sea exfuncionario, se debe pedir al Grupo de Gestión Documental. Una vez se cuente con la historia laboral, se responde el requerimiento.

Entes Externos: Se recibe la comunicación, se realiza la búsqueda de la historia laboral de acuerdo con lo señalado en el punto anterior, y se responde el requerimiento. Se debe tener en cuenta el término de respuesta, toda vez que la Procuraduría, Contraloría, Fiscalía o el Órgano Judicial señalan el término de respuesta.

7. Reliquidaciones Pensionales: Una vez llegue las solicitudes de trámite de reliquidaciones pensionales, se debe hacer la verificación en la base de datos sobre si tiene o no historia laboral, en caso de que no tenga historia laboral, se responde de esa manera. En caso de que se tenga historia laboral, se debe verificar la vinculación laboral en el Ministerio de Educación Nacional o en las entidades adscritas del MEN que hayan sido liquidadas, se documenta todo el trámite señalado



PROCEDIMIENTO





y se remite a la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General, a fin de determinar si se realiza el pago de la reliquidación pensional. En caso de que se señale que se efectúa el pago, se debe realizar la revisión de la reliquidación pensional efectuada por la entidad peticionaria.

8. Cuotas Partes: Una vez llegue las solicitudes de aceptación de cuota parte, se debe hacer la verificación en la base de datos sobre si tiene o no historia laboral, en caso de que no tenga historia laboral, se responde de esa manera.

En caso de que, si tenga historia laboral, se debe verificar la vinculación laboral en el Ministerio de Educación Nacional o en las entidades adscritas del MEN que hayan sido liquidadas, se documenta todo el trámite señalado y se remite a la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General, a fin de determinar si se realiza el pago de la cuota parte. Se debe tener en cuenta lo consagrado en la Ley 1066 de 2006. Se debe tener en cuenta que se pagan las cuotas partes en caso de que la entidad no haya hecho aportes de pensión a las entidades respectivas, caso bajo el cual la entidad asume dicho pago. Para eso se debe efectuar el estudio de cada caso en particular.

FUENTES DE INFORMACIÓN PARA CASOS PARTICULARES EN EL PROCESO DE CERTIFICACIONES

1. TRASLADOS A INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y/O ENTES TERRITORIALES POR FORMATOS:

• Traslados a Instituciones Educativas y/o Secretarias de Educación Departamental o Municipal para que expidan

Formato 2 y 3B de MINHACIENDA: Ley 46 de 1971 y la Ley 43 de 1975.



PROCEDIMIENTO





• Traslados a Secretarias de Educación para que expidan Formato 2 y 3B de MINHACIENDA, cuando se vinculó

mediante la modalidad de los Fondos Educativos Regionales: Decreto 3157 de 1968, la Ley 24 de 1988, La ley 29 de

1989 y el Decreto 525 de 6 de marzo de 1990.

• Traslados por competencia a Secretarias de Educación para que avoquen el conocimiento de algún trámite

cuando la historia laboral se ha trasladado a los entes territoriales o el acto administrativo de renuncia fue

expedido por ellos: Ley 29 de 1989, Ley 60 de 1993, Ley 715 de 2001.

• Traslados por competencia al Vicariato Apostólico o las Secretarias de Educación, cuando la persona se vinculó

mediante la figura de Educación Contratada para que estas entidades expidan los Formatos 2 y 3B (salarios) o

cuando no fueron nombramientos ratificados por el Ministerio de Educación Nacional: Decreto 2768 de 1975,

Decreto 2481 de 1976, Decreto 2155 de 1987 y Decreto 1286 de 2001.

2. TRASLADO POR COMPENTENCIA – TIPO DE VINCULACIÓN:

• Traslados por competencia a entidades territoriales cuando entes externos soliciten que se indique el tipo de

vinculación (nacional, nacionalizado, territorial (Ley 91 de 1989)):

Se aclara que en virtud de la Ley 29 de 1989, la Ley 60 de 1993 y la Ley 715 de 2001 y lo establecido en el Decreto 5012 de 2009 (compilado el Decreto 1075 de 2015), el Ministerio de Educación Nacional no es competente para certificar si un docente es nacional, si es de orden distrital, municipal o departamental, en tanto que, la hoja de vida laboral de estos reposa y debe ser custodiada por las Entidades Territoriales, razón por la cual el Ministerio no puede verificar los distintos nombramientos que ha tenido durante su trayectoria laboral.



PROCEDIMIENTO





Por tanto, será de competencia del Ministerio de Educación Nacional, certificar tiempos de servicio en los casos en que ejerció la facultad nominadora.

3. AÑO LECTIVO:

Revisar: Decreto 45 de 1962, Decreto 2512 de 1960, Resolución 14910 de 1990.

4. CERTIFICACION CAJAS DE COMPENSACION:

El Ministerio de Educación Nacional estuvo afiliado así:

• Vinculado a COLSUBSIDIO desde octubre de 1984 hasta marzo de 2004. Fecha a partir del cual corresponde con el tiempo

de vinculación laboral con esta Entidad.

• Vinculado desde abril de 2004 en adelante COMPENSAR.

5. ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS:

Decretos de organización del Ministerio de Educación Nacional:

• Decreto 3157 de 1968

• Ley 24 de 1988





• Decreto 46875 de 2006





PROCEDIMIENTO






El Ministerio de Educación Nacional, posee los archivos (historia laboral y nóminas) de las siguientes entidades liquidadas: ICCE, COLPARTICIPAR, RESIDENCIAS FEMEMINAS, INSTITUTO LUIS CARLOS GALAN.

5.1 INSTITUTO ELECTRÓNICO DE IDIOMAS:

El Ministerio de Educación Nacional tiene las historias laborales de las personas vinculadas al Instituto Electrónico de Idiomas, sin embargo, las nóminas las custodia la Universidad Nacional. Fuente normativa: Decreto 1677 de 27 de junio de 1997. 5.2 OAPEC: Revisar el Decreto 2394 de 1968

5.3 ICOLPE: Revisar el Decreto 892 de 1974

6. NOMBRAMIENTOS POR RECTORES:

• Revisar Decreto 1987 de 1976

7. APORTES A CAJANAL:

Antes de la entrada en vigor de la Ley 100 de 1993, las entidades de orden nacional se encontraban en la obligación de afiliar a los trabajadores a CAJANAL. Revisar Ley 6a de 1945, Decreto Reglamentario 1600 de 1945 y Ley 4ª de 1966 y su Decreto Reglamentario 1743 de 1966.

8. NÓMINAS:

Existen ocasiones en las que no existen nóminas para un periodo de tiempo de un exfuncionario, por lo anterior, se pueden acudir a los decretos salariales de la época, por lo cual, se diferencia en docentes, personal administrativo y personal vinculado en escalafón e inspectores.

8.1 DECRETOS SALARIALES PERSONAL ADMINISTRATIVO:



PROCEDIMIENTO





AÑO DECRETO NÚMERO AÑO

DECRETO NÚMERO AÑO

DECRETO NÚMERO

1973 1912 1992 872 2010 1374

1974 779 1993 11 2011 1031

1975 174 /252 1994 42 2012 853

1977 540 1995 25 2013 1029

1978 710 1996 10 2014 199

1978 2924 1997 31 2015 1101

1979 3269 1998 40 2016 229

1981 3694 1999 35 2017 999

1981 50 2000 2720 2018 330

1983 69 2001 2710

1984 157 2002 660

1985 109 2003 3535

1986 62 2004 4150

1987 156 2005 916

1988 90 2006 372

1989 10 2007 600

1990 50 2008 643

1991 100 2009 708

8.2 DECRETOS SALARIALES ESCALAFON E INSPECTORES Y OTROS:



PROCEDIMIENTO





DOCUMENTO

DECRETO NÚMERO

DECRETO 641 de 1949

DECRETO 62 de 1951

DECRETO 715 de 1978

DECRETO 74 de 1990

DECRETO 111 de 1991

DECRETO 9-408 de 1992

DECRETO 34 de 1993

DECRETO 52 de 1994

DECRETO 82 de 1995

DECRETO 45 de 1996

DECRETO 45 de 1997

DECRETO 47 de 1998

DECRETO 51 de 1999

8.3 DECRETOS SALARIALES DOCENTES:

DOCUMENTO NÚMERO AÑO

Decreto 199 1987

Decreto 329 1981

Decreto 3050 1965

Decreto 111 1986

Decreto 456 1984



PROCEDIMIENTO





Decreto 269 1982

Decreto 715 1978

Decreto 284 1973

Decreto 111 1991

Decreto 44 1989

Decreto 125 1988

Decreto 74 1990

9. RESPUESTA DE CONCEPTOS SOLICITADOS:

• 2016IE025616

• 2016IE025623

• 2017ER191437

• 2016IE049784

• 2016IE038828



PROCEDIMIENTO




3. EXPEDICIONES DE CERTIFICACIONES

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia

1

RECIBIR Y ASIGNAR SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN EN EL SGD Y DEFINIR TRATAMIENTO Recibir las solicitudes de los servidores (carrera administrativa, provisionales, libre nombramiento y remoción) por medio de la Mesa de Ayuda de Talento Humano. Para el caso de exservidores, recibir de la Unidad de Atención al Ciudadano a través del Sistema de Gestión Documental, las siguientes solicitudes: Certificado de información laboral (F1), certificación de salario Base (F2), certificación de salarios mes a mes (F3B), certificación laboral y de funciones, certificación laboral de tiempo de servicio, certificación de salarios devengados. De igual forma los requerimientos de entes externos (certificaciones laborales y copias de los documentos de las historias laborales), solicitudes de trámites de reliquidaciones pensionales, cuotas partes y bonos pensionales). 1 Las solicitudes de certificaciones se reciben por Mesa de Ayuda para activos, para el caso de exservidores la recibe la secretaria del Grupo y de manera inmediata debe buscar en la base de datos si tiene o no historia laboral la persona y pedirla en la UAC (Grupo de Gestión Documental) 2 En caso de que no tenga historia laboral, se debe solicitar por comunicación interna en el sistema de gestión documental, a la UAC (Grupo de Gestión Documental) la certificación que determine lo antes descrito.

Técnico del Grupo de

Certificaciones

Secretaria Ejecutiva Grupo

de Certificaciones

Auxiliar Administrativo del Grupo de

Certificaciones

4 días

hábiles

Solicitud de

certificación o requerimiento



PROCEDIMIENTO






3 Se deben revisar las historias laborales para que aquellas que no se encuentran completas, se debe pedir información a la UAC sobre las Resoluciones o documentos faltantes si fueron emitidos por el Ministerio de Educación Nacional. .4 La UAC tiene un término máximo de 2 días para entregar las historias laborales al Grupo de Certificaciones.

2

¿QUE TIPO DE CERTIFICACIÓN ES?

Si se trata de una certificación laboral, continuar con el procedimiento. Si se trata de una certificación de extracto de historia laboral, continuar con la actividad 6. Si se trata de una certificación para el trámite de pensión, continuar con la actividad 7. Si se trata de una certificación de funciones, continua con la actividad 8. Si se trata de trámites de reliquidaciones pensionales, cuotas partes o Bonos pensionales, continua actividad 14.


Certificaciones

No aplica

N/A



PROCEDIMIENTO






3

¿LA SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN LA REALIZA UN

SERVIDOR O UN EXSERVIDOR? Si es un servidor, continuar con el procedimiento. Si es un exservidor, continuar con la actividad 5.


Certificaciones

No aplica N/A

4

PROYECTAR LA CERTIFICACIÓN LABORAL DEL SERVIDOR

Ingresar al Sistema de Información Ruta: Hoja de Vida-Certificaciones-Certificaciones de datos actuales, ingresa el número de identificación del servidor y selecciona las variables que se deben relacionar en la certificación: caja de compensación, EPS, horario, devengados actuales, tiempo de servicio o vacaciones pendientes.

El sistema por defecto relaciona en la certificación el nombre, número de identificación, fecha de ingreso, cargo y dependencia y emite el certificado laboral, y como lo genera el sistema se pasa para firma del Coordinador del Grupo de Certificaciones.

1 Para el caso de los certificados para supernumerarios y planta Temporal, en los cuales se debe relacionar la fecha de finalización de la vinculación o cuando el solicitante pide que la certificación contenga el tipo de vinculación, el sistema de información no lo genera automáticamente, por lo tanto, dichos certificados se deben realizar en Word.


Certificaciones

Dependiendo

del tipo de certificación. Remitirse a

disposiciones

generales

Proyecto de

certificación laboral de servidor



PROCEDIMIENTO






Continuar con la actividad 12.

5

PROYECTAR LA CERTIFICACIÓN LABORAL DEL EXSERVIDOR Proyectar la certificación laboral del exservidor. La información de los exservidores no se puede visualizar en el sistema de información, por su rol de retirados, por lo tanto, se debe consultar la historia laboral en el archivo físico custodiado por la Subdirección de Talento Humano o por el Grupo de Gestión Documental de la Entidad, de acuerdo con el caso, de allí se sustrae la siguiente información: Nombre, número de identificación, fecha de ingreso y retiro, cargo, dependencia y según los requerimientos de la solicitud se sustrae, además: horario, devengables y tiempo de servicio, proyecta la certificación en Word y la remite por correo electrónico para revisión al Coordinador del Grupo de Certificaciones. 1 En el caso que la historia laboral no esté en el archivo físico de la Subdirección de Talento Humano, esta reposa en el archivo del Grupo de Gestión Documental de la UAC, por lo tanto, se hace la solicitud de la historia laboral al Grupo de Gestión Documental. Continuar con la actividad 12.


Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Proyecto de

certificación laboral de exservidor

6

CONSULTAR LA INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA CERTIFICACIÓN DE EXTRACTO DE HISTORIA LABORAL


Certificaciones

Dependiendo

del tipo de

Solicitud de

historia laboral



PROCEDIMIENTO






Consultar el Sistema de Información o si es necesario consultar la historia laboral en el archivo físico de la Subdirección de Talento Humano y sustraer la información requerida que usualmente es: Fecha de ingreso, cargo, dependencia, horario laboral, devengados, última dirección registrada, tiempo de servicio, entre otros. 1 La Secretaría General, puede solicitar cualquier antecedente disciplinario, sanción, el último teléfono, la última dirección registrada, entre otros. Adicionalmente pueden requerir copias de cualquiera de los soportes de la historia laboral u hoja de vida. Continuar con la actividad 11.

certificación. Remitirse a

disposiciones

generales

7

CONSULTAR LA INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA CERTIFICACIÓN DE TRÁMITE DE PENSIÓN Para estas certificaciones se debe revisar si la historia laboral se encuentra en la Subdirección de Talento Humano o en la UAC (Grupo de Gestión documental). Para el caso de las nóminas se debe tener en cuenta el periodo de vinculación del servidor o exservidor, sobre quien pidieron la información, entonces el Técnico Administrativo del Grupo de Certificaciones consulta la información requerida para los casos de información del 2004 en adelante en el Sistema de Información Ruta: Nomina-Reportes-Listados Acumulados, ingresando el rango de la fecha respectiva.


Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Formatos de

búsqueda de nóminas y

formatos de Hacienda



PROCEDIMIENTO






Para el caso de información del anterior al 2004, se consulta en el Sistema de Información Personal 2000 y en los archivos de nóminas que posee la UAC (nóminas) y sustrae la información requerida. Continuar con la actividad 11.

8

CONSULTAR CERTIFICACIÓN DE FUNCIONES Consultar la carpeta de historia laboral con el fin de revisar los actos administrativos de nombramiento que ha tenido el servidor desde su ingreso al MEN, y verificar las funciones desempeñadas en cada cargo, para realizar la certificación de funciones.

¿El servidor ingreso antes de 1998?

Si: Continuar con el procedimiento No: Continuar con la actividad 10


Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Certificación de funciones

9

REVISAR DECRETOS GENERALES SOBRE FUNCIONES Revisar los Decretos Generales de la Función Pública que aplicaban antes de 1998, dado que no existía el Manual de Funciones del MEN, ubica el cargo y registra las funciones correspondientes.


Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Certificación

de funciones



PROCEDIMIENTO






10

REVISAR MANUAL DE FUNCIONES DEL MEN Revisar en el Manual de Funciones según la fecha de nombramiento ubicando el cargo y registrando las funciones correspondientes, de los servidores y ex servidores con hojas de vida custodiadas por la Subdirección de Talento Humano o la UAC de acuerdo con el caso.


Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Certificación de funciones

11

PROYECTAR LA CERTIFICACIÓN DE EXTRACTO DE HISTORIA LABORAL, TRÁMITE DE PENSIÓN, FUNCIONES. En base en la información consultada, para los casos de certificado para trámite de pensión se proyecta la información en los Formatos de Hacienda (F1,2 Y 3B) y se proyecta un oficio remisorio, se remite para que el Coordinador(a) del Grupo lo revise y después se pasa para aprobación y firma del Subdirector(a). Para el caso de otro tipo de certificaciones, se remite las certificaciones por correo electrónico para revisión y/o aprobación y firma del Coordinador del Grupo de Certificaciones, de acuerdo con el caso y el oficio remisorio por el Sistema de Gestión Documental para aprobación del competente. 1 Las certificaciones de funciones, devengados y laborales son firmadas por el Coordinador(a) del Grupo de Certificaciones; las certificaciones para trámites pensionales es decir FORMATO 1,2 Y 3B son firmados por el Subdirector (a) de Talento Humano.


Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Certificación



PROCEDIMIENTO






12

REVISAR LA CERTIFICACIÓN Y REMITIR OFICIO

Revisar y verificar que la información que se proyectó en la certificación y el oficio remisorio sea correcta aprobar y firmar la certificación laboral, de funciones y/o de devengados.

1 Las certificaciones de funciones, devengados y laborales son firmadas por el Coordinador(a) del Grupo de Certificaciones; las certificaciones para trámites pensionales es decir FORMATO 1,2 Y 3B son firmados por el Subdirector (a) de Talento Humano.

Coordinador del Grupo de

Certificaciones

Dependiendo


disposiciones

generales

Certificación

y Oficio remisorio

13

APROBAR LA CERTIFICACIÓN Y OFICIO REMISORIO Aprobar y firma la certificación y oficio remisorio, y remitirlos nuevamente al Técnico Administrativo del Grupo de Certificaciones que los proyectó para continuar con el trámite. 1 Las certificaciones de funciones, devengados y laborales son firmadas por el Coordinador(a) del Grupo de Certificaciones; las certificaciones para trámites pensionales es decir FORMATO 1,2 Y 3B son firmados por el Subdirector (a) de Talento Humano.

El (la) Subdirector (a)

de Talento Humano

Dependiendo


disposiciones

generales

Certificación

Oficio remisorio para trámite

14

Reliquidaciones Pensionales: Revisado el paso 1, en caso de que no tenga historia laboral, se debe contestar en esta forma.

Abogado del Grupo de

Certificaciones

Término de

15 días para

responder

Oficio de respuesta de

solicitud



PROCEDIMIENTO






En caso de que se tenga historia laboral, se debe verificar la vinculación laboral en el Ministerio de Educación Nacional o en las entidades adscritas del MEN que hayan sido liquidadas, se documenta todo el trámite señalado y se remite a la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General, a fin de determinar si se realiza el pago de la reliquidación pensional.

En caso de que se señale que se efectúa el pago, se debe realizar la revisión de la reliquidación pensional efectuada por la entidad peticionaria. Cuotas Partes: Revisado el paso 1, en caso de que no tenga historia laboral, se debe contestar en esta forma. En caso de que se tenga historia laboral, se debe verificar la vinculación laboral en el Ministerio de Educación Nacional o en las entidades adscritas del MEN que hayan sido liquidadas, se documenta todo el trámite señalado y se remite a la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General, a fin de determinar si se realiza el pago de la cuota parte. Se debe tener en cuenta lo consagrado en la Ley 1066 de 2006. 1 Se debe tener en cuenta que se pagan las cuotas partes en caso de que la entidad no haya hecho aportes de pensión a las entidades respectivas, caso bajo el cual la entidad asume dicho pago. Pero eso se debe efectuar el estudio de cada caso en particular.



PROCEDIMIENTO






Bonos Pensionales: El Ministerio de Educación Nacional no genera bonos pensionales. Esta competencia está a cargo del Ministerio de Hacienda.

15

ENTREGAR LA CERTIFICACIÓN Y CERRAR LA SOLICITUD

Cerrar la mesa de ayuda y automáticamente el sistema notifica al solicitante que su certificación ya está lista o en el caso que sea una solicitud que ingresó por el Sistema de Gestión Documental, cierra el radicado en el sistema, entrega la certificación firmada al administrador de correspondencia de la Subdirección de Talento Humano, específicamente del Grupo de Certificaciones o entrega la certificación al servidor directamente.

1 En el caso de las certificaciones para trámite de Pensión, específicamente en los Formatos de HACIENDA, el Técnico Administrativo del Grupo de Certificaciones debe asignar un consecutivo y una fecha de acuerdo al listado que se encuentra en el libro de consecutivos, custodiado por el mismo Grupo.


Certificaciones

Dependiendo del tipo de certificación. Remitirse a disposiciones

generales

Certificación

Oficio remisorio al peticionario

16

ARCHIVAR Y CUSTODIAR LA DOCUMENTACIÓN DEL

PROCEDIMIENTO Organizar los soportes del procedimiento y entregar al técnico del outsourcing asignado a la dependencia, estableciendo la serie y

Secretaria Ejecutiva de la

Subdirección de Talento Humano

Dependiendo del tipo de certificación. Remitirse a disposiciones

generales

Formato de

inventario único documental.



PROCEDIMIENTO






subserie bajo la cual se deben archivar, relacionándolos en el formato de inventario único documental. Finaliza el procedimiento

Profesional de Archivo

4. Control de Cambios

Versión Fecha de entrada en vigencia

01

25-04-2018

Migración total de Ficha Técnica A-FT-TH-AD-02-01 denominada Tramite de requerimientos de personal al procedimiento TH-PR-05 denominado PROCEDIMIENTO: TRAMITES Y CERTIFICACIONES. El cambio en la codificación obedece a la actualización en el mapa de procesos y en el formato de documentación del Ministerio de Educación Nacional. La ficha técnica A-FT-TH-AD-02-01 llegó hasta la versión 6 cuya última actualización bajo este código fue 18/06/2013Por tal motivo este documento conserva el flujo de aprobación de dicha versión.

02 29-06-2018 Se Incluye la descripción de: Expedición de certificaciones laborales para servidores y exservidores Requerimientos entes externos y asuntos disciplinarios Respuesta a requerimientos sobre cuotas partes, reliquidaciones o bonos pensionales

03 29-10-2018 Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen institucional generado por la Presidencia de la Republica para todas las entidades del Gobierno, lineamiento recibido de la Oficina Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un ajuste



PROCEDIMIENTO




de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

04 El documento entra en vigencia a partir de su publicación en el SIG

Se actualiza nuevamente el logo de este documento de acuerdo con el manual vigente de imagen institucional generado por la Presidencia de la República para todas las entidades del Gobierno. Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

5. Ruta de aprobación

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Sandra Marcela Sanchez Coronado Marcela Borda Rodriguez

Nombre Shirley Villamarin Karolina Hoyos Dávila

Nombre Edgar Saúl Vargas Soto

Cargo Profesional Especializado STH Profesional Especializado SDO

Cargo Asesor (Abogado) de la STH Profesional Especializado STH

Cargo Subdirector de Talento Humano

Código: TH-PR-05 Versión: 04 PROCEDIMIENTO Rige a partir ...

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