lnstitl.ltú> GESTiÓN DELTALENTO HUMANO - IDU … · ¿Elfuncionario asume loscostos deforma...

CÓDIGO

PR-TH-Q6

PROCEDIMIENTO

COMISIONES Y VIÁTICOS

PROCESO

GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO

VERSiÓN

2.0

ALCALDiA MAYORDe BOQOTA D.C,

lnstitl.ltú>

Desarrollo Urbano

Control de Versiones

Bizagi Process Modeler

¡Vei'si6ÍlI Id F.:echaB ]111 Descripcióí:t1M<fdificación •• .F,oIiQs.

1.0 19/08/2003 Versión inicial del documento. Se formaliza el documento 5mediante Resolución 6640 de 2003.

El documento es actualizado conforme a los procesos realizados

2.0actualmente. Se adapta el documento a la nueva plantilla así

311 8 OGT 2014 como la asignación de un nuevo código establecidos por el SIG.Este documento reemplaza a "P-TH-3-3.6 COMISIONES YVIÁTICOS versión 1.0".

Participaron en la elaboración:

Jorge Enrique Sepulveda Afanador, Profesional Universitario, STRH

Andres Leonardo Rodriguez Venegas, Contratista, STRH

Roberto Carlos Alemán López, Contratista, OAP

(El alcance de participación en la elaboración de este documento

corresponde a las funciones del área que representan)

Validado por

,---V'---

Adrlana Bareño RojasJefe de Oficina Asesora de Planeación

Formato: FO-AC-04 Versión 02

Revisado or

Ad arolina Piedrahita ArevaloSubdirectora Técnica de Recursos

Humano

Página 1 de 31

CÓDIGOPR-TH.()6

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCA.LrnA MAYOR

-ºf BOGOT~.!h~yDesarr:;'lf~l)rbano

5.1.2

Tabla de Contenidos1. OBJETiVO 6

2. ALCANCE , 6

3. MARCO NORMATiVO 6

4. TERMI NOS Y DEFINiCiONES 7

5. FLUJOGRAMA 85.1. Elementos del proceso 10

('. 5.1.1 'INICIO 10

[.-'Elaborar Oficio de Solicitud 10

5.1.3

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.7

5.1.8

5.1.9

5.1.10

5.1.11

5.1.12

5.1.13

5.1.14

5.1.15

5.1.16

5.1.17

Oficio 10

OAutorizar la Comisión 10

[.--.IRadicar el Oficio 11"' . :~ ~

C]Validar la información ' 11

/"."" '¿La información se encuentra completa y bien diligenciada? 11

Os I"t I . f '. 12- o ICIar a In ormaclon .//"."".. ¿Qué tipo de Comisión se está solicitando? 12/.", ¿La comisión es desarrollada en el exterior? 12

<~"¿La organismo internacional reconoce parcial o total algún pago al funcionario? 13

i:'¿EIIDU reconoce de forma parcial o total algún pago al funcionario? 13~'.'~'¿EI funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión? 13

@F INAL 14

Os l' 't t' '. M' I t . 14..-- o ICIar au onzaclon In. n enor .

("¿EI Ministerio del Interior autoriza el reconocimiento? 14

OGenerar Acto Administrativo 15

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 2 de 31 VoBoOAP: a~

CÓDIGO

PR-lH-Q6

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

A'LCAL-OtA MAYORDE BOGOTÁO"C,

"""-Desarrollo Urbano

5.1.18

5.1.19

5.1.20

5.1.21

5.1.22

5.1.23

5.1.24

5.1.25

5.1.26

5.1.27

5.1.28

5.1.29

5.1.30

5.1.31

5.1.32

5.1.33

5.1.34

5.1.35

5.1.36

5.1.37

5.1.38

5.1.39

CJSolicitar el CDP 15

DElaborar proyecto Acto Administrativo 15

DR'I . d t 16__ o ecop' ar y enviar ocumen os .

¿La Alcaldía Mayor aprueba y emite Acto Administrativo? 16

QFINAL 16

¿La Comisión requiere el pago de viáticos? 16

¿El rubro de transporte será incluido con el pago de los viáticos? 17(' ....•"", ¿El funcionario asume los costos del transporte? 17

DEstablecer porcentaje liquidación 17

DElaborar Acto Administrativo 18

L .JFirmar Acto Administrativo 18

DSolicitar el CRP 18

L.-JAutorizar el pago : 19

DL. 'd 'Ot' t rt 19' IqUl ar vla ICOSy ranspo e .

/."". ¿EIIDU reconoce algún pago al funcionario? 19

l_ JSolicitar el CDP 20

l~Proferir Acto Administrativo 20

DReintegrar al servicio 20

Dpresentar informe de gestión 21

QFINAL 21

(',,'¿La comisión se realiza en el exterior? 21/,",'~¿EI organismo internacional reconoce parcial o total algún pago al funcionario? 21

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 3 de 31 VoSo OAP: ¿J]~

CÓDIGO

PR-1H~

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

A'L'CALotA ,MAYORDE 8OGOTÁ o_e.

111~Uio

Desarrollo Urbano

5.1.40

5.1.41

5.1.42

5.1.43

5.1.44

5.1.45

5.1.46

5.1.47

5.1.48

5.1.49

5.1.50

5.1.51

5.1.52

5.1.53

5.1.54

5.1.55

5.1.56

5.1.57

5.1.58

5.1.59

5.1.60

5.1.61

(."¿EI funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión? 22

~FI NAL 22

[ ..• ISolicitar autorización al Min. Interior 22

('.'"¿El Ministerio del Interior autoriza el reconocimiento? 23

OGenerar Acto Administrativo 23

OEstablecer convenio de la Comisión 23

Oproyectar convenio 24

L~JFirmar el convenio 24

[JTramitar póliza de cumplimiento 24

ORevisar y validar póliza 25

L._.JSolicitarcertificación(es) requerida(s) 25

OElaborar proyecto Acto Administrativo 26

L.,l Enviar documentos 26

/",.'", ¿La Alcaldía de Bogotá acepta la comisión de estudio? 26

<i> FINAL 26

[ .•.lproferir Acto Administrativo 27

OReintegrar al servicio 27

Opresentar informe de gestión 27

Os '1' .. 28oCia Izar experiencia .

DEstablecer convenio de la Comisión 28

Dproyectar convenio 28

LJFirmar el convenio 29

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 4 de 31 VoSo OAP: e,..I.D.:::"~

CÓDIGO

PR-TH-Q6

PROCEDIMIENTO


PROCESO

GESTI6N DEL TALENTO HUMANO

VERSiÓN

2.0

ALCALotA MAYORDE BOOOTAo.e..

""""""Desarrollo Urbano

5.1.62

5.1.63

5.1.64

5.1.65

5.1.66

L.~JTramitar póliza de cumplimiento 29

LJRevisar y validar póliza 29

L-Jproferir Acto Administrativo 30

[- ..IReintegrar al servicio 30

Dpresentar informe de gestión 30

5.1.67 DSocializar experiencia 31

6. RECU RSOS 316.1 TÉCNICO (ROL) 316.2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO (ROL) 316.3 CONTRATISTA (ROL) 316.4 MINISTERIO DEL INTERIOR (ENTIDAD) 316.5 ALCALDiA MAYOR (ENTIDAD) 316.6 STRH (ENTIDAD) 316.7 SUBDIRECTOR(A) TÉCNICO(A) DE RECURSOS HUMANOS (ROL) 316.8 DIRECTOR GENERAL (ROL) 316.9 SOLICITANTE COMISiÓN (ROL) 31

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 5 de 31 ~VoBo OAP: ~ \.

~

CÓDIGO

PR-1H~

1. OBJETIVO

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCAU>1A f,&,A'tORDE BOGOTA o_c.

jn~w,~iü

Desarrollo Urbano

Establecer las actividades necesarias que debe realizar un funcionario para tramitar unacomisión de servicios o de estudios y determinar los viáticos que debe suministrar elInstituto de Desarrollo Urbano -IDU para llevar a cabo dicha comisión.

2. ALCANCE

Con el presente documento se busca establecer las actividades a desarrollar en elproceso de solicitud, estudio, aprobación y presentación de la comisión de servicios oestudios a realizar a nivel nacional o internacional por un funcionario de planta del Institutode Desarrollo Urbano - IDU.

3. MARCO NORMATIVO• Decreto 2400 septiembre 19 de 1968, expedida por la Presidencia de la República,

"Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil yse dictan otras disposiciones".

• Decreto 1950 septiembre 24 de 1973, expedida por la Presidencia de la República,"Por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normassobre administración del personal civil" (artículos 76 y 79).

• Decreto 1050 abril 10 de 1997, expedida por el Presidente de la República "Por el cualse dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior".

Decreto 2004 agosto 13 de 1997, expedida por el Presidente de la República, "Por elcual se modifica parcialmente el Decreto 1050 de 1997".

• Decreto 26 enero 8 de 1998, expedida por el Presidente de la República, "Por el cualse dictan normas de austeridad en el gasto público".

• Decreto 476 marzo 16 de 2000, expedida por el Presidente de la República, "Por elcual se modifica el artículo 18 del Decreto 26 de 1998".

• Decreto 2140 junio 16 de 2008, expedida por el Presidente de la República, "Por elcual se modifica el artículo 12 del Decreto 1050 del 10 de abril de 1997".

• Decreto 3555 septiembre 17 de 2007, expedida por el Presidente de la República,"Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1050 de 1997".

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 6 de 31 VoSo OAP: c¡.~

CÓDIGO

PR-1HOO

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

A1.CAU>tAMAYORO£ ooaoTA o_e...

1~l1D

Desarrollo Urbano

Decreto 310 febrero 6 de 2012, expedida por el Presidente de la República deColombia "Por el cual se delegan unas funciones".

Circular 023 abril de 2004, expedida por la Secretaría General Alcaldía Mayor deBogotá D.C., "Asunto: Comisión de Servicios al Extranjero"

• Circular 77 julio 18 de 2013, expedida por la Secretaría General Alcaldía Mayor deBogotá D.C., "Asunto: Trámite de novedades de personal - Actos Administrativos parafirma del Alcalde Mayor y/o Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,D.C."

• Resolución 014 septiembre 16 de 2002, expedida por la Junta Directiva del IDU, "Porla cual se fija el régimen salarial de los empleados públicos del Instituto de DesarrolloUrbano de Bogotá D.C.".

Resolución 015 septiembre 16 de 2002, expedida por la Junta Directiva del IDU, "Porla cual se establecen las escalas salariales de las distintas categorías de empleos delInstituto de Desarrollo Urbano IDU y se dictan otras disposiciones".

4. TERMINOS y DEFINICIONES

STRH: Subdirección Técnica de Recursos Humanos

SGGC: Subdirección General de Gestión Corporativa

STPC: Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad

Comisión de Servicio: situación de una persona que, con autorización de la autoridadcorrespondiente, presta sus servicios transitoriamente fuera de su puesto habitual detrabajo.

Comisión de Estudio: es una situación administrativa en donde, por circunstanciaspreviamente definidas el servidor público, durante su vida profesional y según elordenamiento jurídico, sin perder tal condición, puede temporalmente dejar de prestar susservicios, en este caso, para adelantar su formación o mejoramiento académico.

Viáticos: Los viáticos son sumas de dinero que el empleador reconoce a los funcionariospara cubrir los gastos en que éstos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuerade su sede habitual de trabajo; reconociendo, principalmente, gastos de transporte,manutención y alojamiento.

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 7 de 31 VaSo OAP: 4.-Pc-

CÓDIGO

PR-THOO

5. FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALO MA.'t'OR~_8~!?Jh

DesarroflO"'Urbano

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 8 de 31 VoSo OAP: ~b.:

CÓDIGO

PR-1H~

PROCEDIMIENTO


PROCESO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

",J.Q.>e\lp<l~

O~mÍlión'tutll~Ollr:tanllO'

VERSiÓN

2.0

COMISIÓN DE ESromo

ALCAt.otA MAYORDE DOGOTA O~c..-.."Desarrollo Urbano

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 9 de 31 VOBOOAP:~C

#

CÓDIGO

PR-TIi~

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCAt.o1A ,MA"ORDE BOGOTA,O_C •

.kl"1Ol'tll1:0

Desarrollo Urbano

Observación: La unidad de tiempo establecido para las actividades del presenteprocedimiento, se dan en horas.

5.1. ELEMENTOSDELPROCESO

5.1.1

5.1.2 [-JElaborar Oficio de Solicitud

DescripciónSe redacta un Oficio solicitando la comisión y justificando la misma.

Ejecutantes

Solicitante Comisión

Duración

1,00

5.1.3 Oficio

DescripciónPlantilla establecida para la elaboración de Oficios.

URLhttp://intranetlmanuales/FORMA TOS/GESTION%20CORPORA TIVA/GESTI ON%20ADM IN ISTRATIVA %20Y%20FINANCIERAISTRF/FORMATO%200FICIO.doc

5.1.4 DAutorizar la Comisión.

DescripciónEl jefe inmediato del solicitante, autoriza la realización de la Comisión.

Ejecutantes

Asesor, Directivo

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 10 de 31 VoBo OAP: ah.,.-.?

CÓDIGO

PR-TH-Q6

Duración

1,00

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALotA MAYOR:DeSOGOTAD..C-.

I~

DesarTOllo Urbano

5.1.5 DRadicar el Oficio.

DescripciónEl solicitante radica el documento (Oficio) en correspondencia con los soportespertinentes a la STRH.

Ejecutantes


Duración

1,00

5.1.6 1 --'Validar la información.

DescripciónEl funcionario delegado por la STRH revisa la información entregada por el funcionario,validando el cumplimiento de requisitos.

Ejecutantes

Técnico, Contratista

Duración

1,00

5.1.7 <""¿La información se encuentra completa y bien diligenciada?

Flujos

NO

Condición

Solicitar la Información

SICondición

¿Qué tipo de Comisión se está solicitando?

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 11 de 31 VOBOOAP:~

~

CÓDIGO

PR-TH~

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALO'-lA 'MAYORDE BOGOTÁ, D_e.

jmfM~)tr>

Desarrollo Urbano

5.1.8 CJSolicitar la información

DescripciónEn el caso que no se cuente con la información total requerida, se informa al solicitantepara que radique.

Ejecutantes

Técnico, ContratistaDuración

1,00

5.1.9 ¿Qué tipo de Comisión se está solicitando?Flujos

SERVICIO

Condición

¿La comisión es desarrollada en el exterior?ESTUDIO

Condición

¿La comisión se realiza en el exterior?

/,,~5.1.10 "'.. ¿La comisión es desarrollada en el exterior?Flujos

SI

Condición

¿E'I organismo internacional reconoce parcial o total algún pago al funcionario?NO

Condición

¿El IDU reconoce algún pago al funcionario?

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 12 de 31 VoSo OAP: .e.U::>..S

#

CÓDIGOPR-TH..$

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0•AlCALotA MAYOR

DE BOGOTA o..c.Desarrol"'io""urbano

~'\

5.1.11',~ '¿El organismo internacional reconoce parcial o total algún pago alfuncionario?

FlujosPARCIAL

Condición

¿EIIDU reconoce de forma parcial o total algún pago al funcionario?TOTAL

CondiciónSolicitar autorización Min. Interior

NOCondición

¿EIIDU reconoce de forma parcial o total algún pago al funcionario?

4"5.1.12 "~v ¿El IDU reconoce de forma parcial o total algún pago al funcionario?FlujosPARCIAL

Condición

¿El funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión?

TOTALCondiciónSolicitar el CDP

NOCondición¿El funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión?

5.1.13 ~"¿EI funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión?

FlujosTOTAL

CondiciónElaborar proyecto Acto Administrativo

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 13 de 31 VoBo OAP: ~C"

~

CÓDIGO

PR-1HOO

PARCIAL

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALDiA MAYOR_DE OOGOTA O~C4

DeSarrcllO""Urbano

Condición

Solicitar autorización Min. InteriorNO

Condición

FINAL

5.1.14 @FINAL

5.1.15 [ISolicitar autorización Min. Interior

DescripciónSe solicita al Ministerio del Interior la autorización del reconocimiento monetario.

Ejecutantes

STRH

Duración

1,00

~, .5.1.16 "v ¿El Ministerio del Interior autoriza el reconocimiento?Flujos

SI

Condición

Generar Acto AdministrativoNO

Condición


Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 14 de 31 VaSo OAP: a.+.'s:::..~.

PROCEDIMIENTO'-,

COMISIONES Y VIÁTICOS 111CÓDIGO PROCESO VERSiÓN ALCALmA MAYOR

DE BOGOTÁ o_c.

PR-TH~ GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO 2.0DesarroilO"urbano

5.1.17 L..JGenerar Acto Administrativo

DescripciónCon el Acto Administrativo del Min. Interior se autoriza la realización del pago alfuncionario por concepto de la Comisión de Servicio.

EjecutantesMinisterio del Interior

Duración

34,00

5.1.18 L~.JSolicitar el CDPDescripciónSe solicita a la STPC el Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP

EjecutantesTécnico, Contratista

Duración

1,00

5.1.19 CElaborar proyecto Acto AdministrativoDescripciónEl Acto Administrativo establece la aprobación de llevar a cabo la Comisión al funcionario.

EjecutantesSTRH

Duración1,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 15 de 31 VoBoOAP: ~

CÓDIGO

PR-1H-06

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALOíA MAYORO£: eOGOTA o-c.

h:Wl.ul;»

Desarrollo Urbano

5.1.20 L-edRecopilary enviar documentos

DescripciónSe envía la documentación de soporte necesaria a la Alcaldía Mayor para su posteriorrevisión y autorización (dado el caso) de la Comisión.

EjecutantesSTRH

Duración

1,00

5.1.21

Flujos

SI

NO

¿La Alcaldía Mayor aprueba y emite Acto Administrativo?

Condición

Comprar los tiquetes

Condición

FINAL

5.1.22 G.@FINAL

5.1.23 ('"¿La Comisión requiere el pago de viáticos?Flujos

SI

Condición

¿El rubro de transporte será incluido con el pago de los viáticos?NO

Condición

FINAL

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 16 de 31 VoBo OAP: Cl.b~

PROCEDIMIENTO

COMISIONES Y VIÁTICOSALéAl!yORCÓDIGO PROCESO VERSiÓN O€ BOGOTA o..c.

-"'"PR-TH-Q6 GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO Desarrollo Urbano2.0

5.1.24

Flujos

NO

SI

¿El rubro de transporte será incluido con el pago de los viáticos?

Condición

¿El funcionario asume los costos del transporte?

Condición

Establecer porcentaje liquidación

/'-.(' ''',

5.1.25 " ¿El funcionario asume los costos del transporte?

Flujos

SI

Condición

Establecer porcentaje liquidación

NO

Condición

FINAL

5.1.26 LJEstablecer porcentaje liquidación

DescripciónEl grupo de Nómina calcula el valor final correspondiente a los viáticos que se lereconocerá al funcionario.

Ejecutantes

Profesional Universitario

Duración

2,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 17 de 31 VoSo OAP: a.~~.

CÓDIGO

PR-lH-06

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

5.1.27 L ¡Elaborar Acto AdministrativoDescripciónLa STRH elabora el Acto Administrativo con el que se da el aval al funcionario a realizar laComisión.

EjecutantesSTRHDuración1,00

5.1.28 nFirmar Acto AdministrativoDescripciónEl Director General firma el Acto Administrativo que autoriza el pago de los viáticos y/otransportes.

EjecutantesDirector General

Duración1,00

5.1.29 OSolicitar el CRPDescripciónSe solicita a la STPC el Certificado de Registro Presupuestal - CRP

Ejecutantes


Duración1,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 18 de 31

PROCEDIMIENTO

COMISIONES Y VIÁTICOS 111CÓDIGO PROCESO VERSiÓN

ALCAU)fA, MAYORce BOGOTA o.c .

..,.."",PR-1H06 GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO

Desarrollo Urbano2.0

5.1.30 [., ..iAutorizar el pago

DescripciónConforme a lo establecido en la Resolución de liquidación, se consigna en la cuenta delfuncionario el valor por concepto de viáticos.

Ejecutantes


Duración

1,00

5.1.31 L---JLiquidarviáticos y transporte

DescripciónEl grupo de Nómina liquida el valor final correspondiente a los viáticos que se lereconocerá al funcionario.

Ejecutantes


Duración

2,00

/'", I . If . '?5.1.32"., ¿El IDU reconoce a gun pago a unClonarlo.

Flujos

SI

Condición

Solicitar el CDP

NO

Condición

Liquidar viáticos y transporte


CÓDIGO

PR-lH-Q6

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALo1A MAYORDE BOGOTA o.c.

oesarrÓJíO"Urbano

5.1.33 DSolicitar el CDP

DescripciónSe solicita la STPC el Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP

Ejecutantes

STRH

Duración

1,00

5.1.34 CProferir Acto Administrativo

DescripciónProferir Acto Administrativo en el que se liquidan los viáticos y transporte de la comisión

Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Humanos

Duración

1,00

5.1.35 DReintegrar al servicio

DescripciónUna vez finalizada la Comisión, el funcionario se reintegra a sus labores en eIIDU.

Ejecutantes

Asistencial, Técnico, Profesional Universitario, Profesional Especializado, Asesor,Directivo

Duración

1,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 20 de 31 VoBo OAP: e.t.b~~.

CÓDIGO

PR-lH-Q6

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

A\.CA'LotA MAYORDE. BOGOTÁ D.C.

I.rt.~

Desarrollo Urbano

5.1.36 [---'Presentar informe de gestión

DescripciónEl funcionario presentará un Informe de Gestión (con copia a la STRH) que deberá serpresentado al jefe inmediato.

Ejecutantes


Duración

1,00

5.1.37 QFINAL

5.1.38 ("¿La comisión se realiza en el exterior?

Flujos

SI

Condición

¿El organismo internacional reconoce parcial o total algún pago al funcionario?

NO

Condición

Establecer convenio de la Comisión

5.1.39 ~"¿EI organismo internacional reconoce parcial o total algún pago alfuncionario?

Flujos

PARCIAL

Condición


TOTAL

Condición

Solicitar autorización al Min. Interior

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 21 de 31 VoSo OAP: <4l>c-"

NO

CÓDIGO

PR-1H06

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALOtA MAYORO€ OOGOTA D_C.~ mmtlrlil:,

Desarrollo Urbano

Condición¿El funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión?

~',,\

5.1.40 ,~ ¿El funcionario asume los costos de forma parcial o total de la Comisión?FlujosPARCIAL

CondiciónSolicitar autorización al Min. Interior

TOTAL

CondiciónEstablecer convenio de la Comisión

NO

CondiciónFINAL

5.1.41 @FINAL

5.1.42 OSolicitar autorización al Min. InteriorDescripciónSe solicita al Ministerio del Interior la autorización del 'reconocimiento monetario.

EjecutantesSTRH

Duración

1,00


CÓDIGO

PR-lHoOO

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

A1.CALDiA. MA'I'ORO€ BOGorA o_e,

DesarrO'liO'Urbano

5.1.46 L..Jproyectar convenio.DescripciónSe elabora el convenio según los términos fijados y por el canal establecido por laentidad.

Ejecutantes


Duración

1,00

5.1.47 L..JFirmar el convenio

DescripciónSe realiza la firma del documento entre las partes. En el caso que la solicitud fue realizadapor un funcionario, este realiza la firma y el Director General. De haber sido solicitada lacomisión por el Director General, este firma junto con el Alcalde Mayor de Bogotá.

Ejecutantes

Director General, Solicitante ComisiónDuración

1,00

5.1.48 L----'Tramitarpóliza de cumplimiento

DescripciónCon el propósito de respaldar las obligaciones del convenio establecido para la comisiónde estudió, el funcionario (solicitante) debe expedir ante una aseguradora, una póliza decumplimiento.

Ejecutantes


Duración

2,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 24 de 31 VaBaOAP:,--

CÓDIGO

PR-1H-06

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCAt...OiA,MAYORDE BOGOTA,D_C.,_

Desarrollo Urbano

5.1.43 ("'¿EI Ministerio del Interior autoriza el reconocimiento?

Flujos

SI

Condición

Generar Acto AdministrativoNO

Condición


5.1.44 l_ IGenerarActo Administrativo

DescripciónCon el Acto Administrativo del Min. Interior se autoriza la realización del pago alfuncionario por concepto de la Comisión de Servicio.

Ejecutantes

Ministerio del Interior

Duración

34,00

5.1.45 DEstablecer convenio de la Comisión

DescripciónSe redacta documento que establece las condiciones por la cual se realiza la Comisión deEstudio

Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos HumanosDuración

2,00


PROCEDIMIENTO

COMISIONES Y VIÁTICOS •CÓDIGO PROCESO VERSiÓNA\.CAuriA MAYOR00 BOGOTA.D_C.

lm'1<tu:tr.<

PR-TH-Q6 GESTiÓN DEL TALENTO HUMANODesarrollo Urbano

2.0

5.1.49 [--':JRevisary validar póliza

DescripciónUna vez ha sido expedida la póliza, el funcionario debe hacer entrega de esta en la STRHpara validar que la póliza ha sido suscrita bajo los términos del convenio.

Ejecutantes


Punto de ControlValidación de los ítems de la póliza

Duración

1,00

5.1.50 DSolicitar certificación(es) requerida(s)

DescripciónPara las comisiones de estudio se requiere que la entidad (IDU) emita un certificado en elque se contemple la "apropiación presupuestal para cubrir los gastos de nómina y aportespatronales del funcionario a comisionar" expedido por la Subdirección Técnica dePresupuesto y Contabilidad"; y en los casos que lo requiera, un "Certificado salarial delfuncionario a comisionar", el cual lo expide la Subdirección Técnica de RecursosHumanos.

Ejecutantes

STRH

Duración

1,00


CÓDIGO

PR-lH-Q6

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0¡fU~tufn

Desarrollo Urbano

5.1.51 DElaborar proyecto Acto Administrativo

DescripciónEl Acto Administrativo establece la aprobación de llevar a cabo la Comisión al funcionario.El Acto Administrativo es firmado por el Subdirector(a) Técnico(a) de Talento Humano.

Ejecutantes

Técnico, Contratista, Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos HumanosDuración

1,00

5.1.52 L ..IEnviar documentosDescripciónSe envía la documentación de soporte necesaria a la Alcaldía Mayor para su posteriorrevisión y autorización (dado el caso) de la Comisión.

Ejecutantes


Duración

1,00

5.1.53 ('~"¿La Alcaldia de Bogotá acepta la comisión de estudio?Flujos

NO

Condición

FINAL

SI

Condición

Proferir Acto Administrativo

5.1.54 @FINAL

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 26 de 31 VoBo OAP: ¿¡.bG¡t6'

PROCEDIMIENTO

COMISIONES Y VIÁTICOS 111CÓDIGO PROCESO VERSiÓN

Al.CAu»A MA..••ORoe BOGOTÁ D..C.

~ut!':l

PR-TH-Q6 GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO 2.0Desarrollo Urbano

5.1.55 Dproferir Acto Administrativo

DescripciónLa Alcaldía Mayor elabora Acto Administrativo con el cual autoriza la realización de lacomisión de estudio.

Ejecutantes

Alcaldía Mayor

Duración

1,00

5.1.56 [- JReintegrar al servicio

DescripciónUna vez finalizada la Comisión, el funcionario se reintegra a sus labores en eIIDU.

Ejecutantes


Duración

1,00

5.1.57 LJpresentar informe de gestión

DescripciónEl funcionario presentará un Informe de Gestión (con copia a la STRH) que deberá serpresentado al jefe inmediato. Entre otras cosas certificado de asistencia y lo demás quese requirieron en el convenio. .

Ejecutantes


Duración

1,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 27 de 31 VOBoOAP:~

~

CÓDIGO

PR-TH-06

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCA'LO'l.A MAYORDe ooaoTA O.C.

tm¡h:brlo

Desarrollo Urbano

5.1.58 L-.-ISocializar experiencia

DescripciónEl funcionario realizará una socialización de su experiencia frente a un público designado,para compartir la experiencia y conocimiento obtenidos en la realización del convenio.

Ejecutantes

Solicitante ComisiónDuración

1,00ObservacionesFinaliza el proceso de Comisión de Estudios para el exterior (6.1.54 - FINAL)

5.1.59 L.JEstablecer convenio de la Comisión

DescripciónSe redacta documento que establece las condiciones por la cual se realiza la Comisión deEstudio

Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos HumanosDuración

2,00

5.1.60 Oproyectar convenio.

DescripciónSe elabora el convenio según los términos fijados y por el canal establecido por laentidad.

Ejecutantes

Técnico

Duración

1,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 28 de 31

TO

ÁTICOS lIDO VERSiÓN ALCAu:MA 'MAYOR

DE BOOOTA O_C.

""""""TO HUMANO

Desarrollo Urbano2.0

es (Director General y funcionariolicitud fue realizada por un funcionario,ber sido solicitada la comisión por elMayor de Bogotá.

PROCEDIMIEN

COMISIONES Y VI

PROCES

GESTiÓN DEL TALEN

CÓDIGO

PR-TH.{)6

5.1.61 !JFirmar el convenio

DescripciónSe realiza la firma del documento entre las partsolicitante de la comisión). En el caso que la soeste realiza la firma y el Director General. De haDirector General, este firma junto con el Alcalde

Ejecutantes

Director General, Solicitante Comisión

Duración

1,00

5.1.62 LJTramitar póliza de cumplimiento

DescripciónCon el propósito de respaldar las obligaciones del convenio establecido para la comisiónde estudió, el funcionario (solicitante) debe expedir ante una aseguradora, una póliza decumplimiento.

Ejecutantes

Solicitante ComisiónPunto de ControlValidación de los ítems de la póliza

Duración

2,00

5.1.63 [ 'Revisar y validar póliza

DescripciónUna vez ha sido expedida la póliza, el funcionario debe hacer entrega de esta en la STRHpara validar que la póliza ha sido suscrita bajo los términos del convenio.

Ejecutantes



#

CÓDIGOPR-lH-06

Duración1,00

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCALOtA 'MAYORDE BOGOTA o.c.

"""'"IDDesarrollo Urbano

5.1.64 L.Jproferir Acto AdministrativoDescripciónLa Alcaldía Mayor elabora Acto Administrativo con el cual autoriza la realización de lacomisión de estudio.

EjecutantesAlcaldía Mayor

Duración1,00

5.1.65 l-JReintegrar al servicioDescripciónUna vez finalizada la Comisión, el funcionario se reintegra a sus labores en eIIDU.

EjecutantesSolicitante Comisión

Duración1,00

5.1.66 l..:.._Jpresentarinforme de gestiónDescripciónEl funcionario presentará un Informe de Gestión (con copia a la STRH) que deberá serpresentado al jefe inmediato. Entre otras cosas certificado de asistencia y lo demás quese requirieron en el convenio.

EjecutantesSolicitante Comisión

Duración1,00

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 30 de 31 VoBo OAP: a.J>C"

CÓDIGO

PR-TH~

PROCEDIMIENTO


PROCESO


VERSiÓN

2.0

ALCA'LotA 'MA'I'ORDE BOGOTA o.C.

DesarroÜC;rtUrbano

5.1.67 DSocializar experiencia

DescripciónEl funcionario realizará una socialización de su experiencia frente a un público designado,para compartir la experiencia y conocimiento obtenidos en la realización del convenio.

Ejecutantes


Duración

1,00

ObservacionesFinaliza el proceso de Comisión de Estudios para al interior del país (6.1.37 - FINAL).

6. RECURSOS

6.1 Técnico (Rol)

6.2 Profesional Universitario (Rol)

6.3 Contratista (Rol)

6.4 Ministerio del Interior (Entidad)

6.5 Alcaldía Mayor (Entidad)

6.6 STRH (Entidad)

Descripción

Subdirección Técnica de Recursos Humanos

6.7 Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Humanos (Rol)

6.8 Director General (Rol)

6.9 Solicitante Comisión (Rol)

Formato: FO-AC-04 Versión 02 Página 31 de 31 VoSo OAP: a.~-

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