CÓDIGO: PO-DET-001- PROCEDIMIENTO …€¦ · Web view · 2013-06-27cÓdigo: po-det-001-...

CDIGO: PO-DET-001- PROCEDIMIENTO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Certificado

GP 024-1

Certificado

SC 5064-1

Certificado

GP 024-1

Certificado

SC 5064-1

PROCEDIMIENTO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

CDIGO: PO-DET-001-

ELABORADO POR: JOSUE ROJAS GUERRERO

DIRECTOR TECNICO DE PLANEACION

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

REVISADO POR: FREDDY CAMACHO DIAZ

CONTRALOR DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

APROBADO POR: JOSUE ROJAS GUERRERO

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

POLTICA Y CULTURA DE COMUNICACIONES

contenido2

1introduccin3

2objeto4

3FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA CONTRALORIA DPTAL4

3.1FUNCION DE INFORMACIN4

3.2FUNCIN DE COMUNICACIN4

4COMUNICACIN externa y medios de INFORMACIN5

4.1comunicacin externa5

Tabla 1. Matriz de comunicaciones directas5

4.2medios de INFORMACIN6

4.2.1Gestin Integrada - Plan de Medios6

4.2.2Pgina Web 7

4.2.3Correo Electronico7

5medios de INFORMACIN y COMUNICACIN interna7

5.1reuniones y comits7

5.1.1Comit directivo.7

5.1.2Grupos primarios7

5.1.3Reuniones de Dueos de Procesos con el Contralor Dptal.8

5.1.4Reunin con todo el Talento Humano de la Entidad8

5.1.5Comits8

5.1.6Reuniones para resolucin de emergencias, urgencias y cuellos de botella8

5.1.6.1 Criterios de emergencia y urgencia....8

5.1.6.2. Aprobacin de las reuniones...9

5.2medios de COMUNICACIN9

5.2.1Carteleras9

5.2.2Correo electrnico9

5.2.3Memorandos y Circulares 9

Tabla 2. Programa de reuniones 10

Tabla 3. Reuniones entre dueos de procesos....12

1. introduccin

Toda organizacin es una serie de articulaciones y movimientos, que sin el intercambio de informacin no podra mantenerse, desarrollarse y trasladarse a otros estadios de intencin y relacin. El medio ambiente informativo de las entidades puede ser tan estable como la propia organizacin sea o se lo permita. La produccin de datos es una constante, la manera de administrarlos, explicarlos, compartirlos y asumirlos, generar una organizacin que facilite los equilibrios y controle las contingencias hasta donde esto sea posible.

La comunicacin se entiende como la posibilidad de participacin desde un gran entramado de relaciones donde se intercambiarn vivencias, experiencias y objetivos comunes, para la construccin de sociedades horizontales, con ms opciones de vida y libertad.

Una estrategia en materia de comunicacin debe estar compuesta de dos lgicas, la informativa y la comunicativa. Es arriesgado dar una explicacin por separado para definir la funcin de cada uno de estos trminos, mxime si su articulacin, dato-significado, constituyen el principio bsico para la construccin de representaciones sociales.

La funcin de la informacin en una estrategia consiste en difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de una seleccin de procedimientos en donde se encuentran involucrados los agentes de la organizacin, los medios de comunicacin y los mensajes.

Por su parte, la funcin de la comunicacin se ubica en la intencin de compartir o poner en comn una situacin, esto es entrar en un proceso de calibracin donde existe la intencin de generar marcos de referencias similares, entre el o los que emiten un mensaje y entre el o los que reciben. La intencin de compartir una misma visin o modelo de accin - representacin de la realidad es la finalidad de la comunicacin.

Una estrategia comunicativa al centrarse en un principio de interaccin, de entendimiento participativo y de dilogo, tiene que utilizar todos los niveles y tipos de comunicacin existentes, para hacerla funcionar operativamente.

La Contraloria Departamental del Tolima debe tener como principio una visin comunitaria, de compartir y construir que junto con la misin, los principios y valores, sern el pilar para su desarrollo y crecimiento.

La Contralora Departamental del Tolima, al ser uno de los ms importantes organismos de control regional, se constituye en una fuente informativa permanente para los diferentes medios de comunicacin a partir de su Imagen Corporativa, desde dos puntos de vista, as:

El primero corresponde a los canales informativos que la Contralora adopte al comunicar su gestin para interactuar con la comunidad, y el segundo al fortalecimiento de las funciones que cumple como ente de control, teniendo como base su buen nombre, su trayectoria y las polticas de accin.

En este orden de ideas se hace necesario aplicar una GESTIN INTEGRADA O PLAN DE MEDIOS con varios componentes o estrategias, donde el escenario no sea solamente la denuncia sino tambin el espacio democrtico educativo, preventivo y de transferencia de informacin y conocimientos a partir de la Ley o Fundamento jurdico que rige al servidor pblico.

La contralora debe manejar un plan de comunicacin externo (Comunicacin externa) y otro interno (comunicacin interna). El Interno, dirigido a lograr un alto compromiso institucional de sus trabajadores, mediante diversas actividades, las cuales se pueden coordinar con diversas entidades pblicas o privadas. La comunicacin externa debe corresponder a varias piezas periodsticas y publicitarias basadas en el logro y eslogan institucional de la Contralora. Estas actividades redundaran en un mejoramiento de los canales de comunicacin con la comunidad y reportaran beneficios en las relaciones con la misma.

2. objeto

Esta poltica tiene por objeto establecer las directrices que se deben considerar para desarrollar el sistema de comunicacin que facilite:

1. La entrega de informacin oportuna para los clientes y los procesos de La Contraloria Departamental del Tolima.

2. La comunicacin con el cliente.

3. La comunicacin entre los colaboradores de La Contraloria Departamental del Tolima.

4. La comunicacin con las partes interesadas de La Contraloria Departamental del Tolima.

3. FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA

3.1 FUNCION DE INFORMACIN

La funcin de la informacin en las estrategias de La Contraloria Departamental del Tolima, debe difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de los medios y escenarios descritos en esta poltica, donde se involucran todos los colaboradores de la entidad, los medios de comunicacin y los mensajes.

3.2 FUNCIN DE COMUNICACIN

Deber compartir o poner en comn una situacin, esto es entrar en un proceso en donde existe la intencin de generar marcos de referencias similares, entre el o los que emiten un mensajes y entre el o los que reciben.

La intencin de compartir una misma visin y modelo de gestin es la finalidad de la comunicacin.

La comunicacin debe centrarse en los principios de interaccin, de entendimiento participativo, de dilogo y retroalimentacin y debe ser aplicada en todos los niveles y tipos de comunicacin existentes en la Contraloria Departamental del Tolima, para hacerla funcionar operativamente.

Al comunicar la misin, la visin, los principios, valores, objetivos estratgicos y de soporte de la entidad, se contribuye al mantenimiento o al cambio de una cultura que cubre a todo el Grupo Humano de la Contralora Departamental del Tolima y su entorno.

Esta comunicacin debe contribuir a alcanzar un cdigo de actitudes ms homogneo, ms uniforme, pero con principios muy firmes de libertad y decisin.

La comunicacin debe tener un principio de organizacin que se rige desde la circulacin de informacin la cual permite el entendimiento, la coordinacin y la reproduccin de los agentes que trabajan en grupo.

Pensar una estrategia desde la comunicacin es partir del diseo de planes integrales en donde es importante que las personas tengan acceso al marco estratgico institucional para posteriormente entrar en el dilogo, la participacin y el reconocimiento.

4. COMUNICACIN externa y medios de INFORMACIN

4.1 comunicacin externa

La comunicacin con clientes y partes interesadas se debe realizar de acuerdo con lo establecido en la tabla 1.

TABLA 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES DIRECTAS CON EL ENTORNO DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA (EXTERNAS).

PARA

DESDE

CLIENTES

PARTES INTERESADAS

MEDIOS

DESPACHO CONTRALOR DEPARTAMENTAL

a) Presentacin de proyectos estratgicos para la Contraloria Dptal.

b) Presentacin de informacin sobre la imagen y las estrategias de la misma.

c) Solucin de problemas, reclamos o sugerencias, relacionados directamente con incumplimientos y oportunidad en la prestacin del servicio y que se relacionan con los clientes y la entidad.

d) Presentacin de resultados e informes de gestin sobre cada vigencia fiscal.

e) Presentacin de proyectos estratgicos

f) Presentacin de informacin sobre la imagen y las estrategias de la entidad.

g) Presentacin de la Contraloria en eventos.

h) Reuniones

i) Presentaciones a grupos

j) Comunicacin directa

k) Oficios, Cartas1

l) Informes

m) Mail

n) Fax

CONTRALORIA AUXILIAR DIRECCINES TCNICAS Y OPERATIVA

o) Solucin de problemas, reclamos o sugerencias de orden tcnico o misional, relacionados con el diseo, metodologa o prestacin del servicio.

p) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor.

q) Presentacin de proyectos estratgicos

r) Presentacin de la entidad en diferentes eventos

s) Entrega de informacin sobre estado y tramite de procesos administrativos sancionatorios, de responsabilidad fiscal y de jurisdiccin coactiva. (Lo anterior de acuerdo a la competencia de cada rea).

t) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor.

u) Reuniones

v) Presentaciones a grupos

w) Comunicacin directa

x) Oficios, Cartas

y) Informes

z) Mail

aa) Fax

SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ab) Solucin de problemas, reclamos o sugerencias, relacionados directamente con asuntos de orden financiero, contable, manejo de personal.

ac) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor.

ad) Comunicacin con entidades y escenarios relacionados con recursos financieros y econmicos y de personal para el funcionamiento y/o inversin en la entidad

ae) Comunicacin con escenarios para el seguimiento presupuestal, financiero y econmico de la Contraloria

af) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor.

ag) Reuniones

ah) Comunicacin directa

ai) Oficios, Cartas

aj) Informes

ak) Mail

al) fax

SECRETARIA

GENERAL

am) Solucin de problemas, inquietudes o sugerencias relacionados con la oportunidad y calidad de los servicios, sobretodo en relacin con el Despacho del Contralor y Participacin Ciudadana.

an) Publicacin de pliegos o trminos de referencia para contratacin.

ao) Presentacin y aclaracin de ofertas para contratacin.

ap) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor

aq) Presentacin de la Contraloria Dptal. en eventos.

ar) Presentacin de proyectos estratgicos

as) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor

at) Reuniones

au) Presentaciones a grupos

av) Comunicacin directa

aw) Oficios, Cartas

ax) Informes

ay) Propuestas

az) contratos

ba) Informes

bb) Mail

bc) fax

TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA

bd) Participacin en la solucin de quejas, reclamos, sugerencias de los clientes

be) Si a criterio del colaborador est en capacidad de dar una solucin en materia misional, administrativa o logstica y/o sostener una comunicacin que no comprometa la imagen de la entidad, el colaborador est empoderado para ello.

bf) Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor o por su jefe inmediato.

Asuntos delegados directamente por el Despacho del Seor Contralor o por su jefe inmediato.

bg) Comunicacin directa

bh) Oficios, Cartas

bi) Informes

bj) Mail

bk) Fax

4.2 medios de INFORMACIN

Para la divulgacin del conocimiento y posicionamiento de la Contraloria Departamental del Tolima, se deben emplear los siguientes medios:

4.2.1 Gestin Integrada PLAN DE MEDIOS

Su contenido debe estar asociado a uno o varios de los temas siguientes:

a. Mejoramiento de canales de comunicacin con la comunidad.

b. Difusin de resultados de gestin.

c. Promocin de las ventajas del control fiscal territorial.

d. Socializacin de Planes (Estratgicos y de Accin)

e. Direccionamiento Estratgico: Crear conciencia y mostrar beneficios de los sistemas de gestin.

f. Informe especial: Metodologas, tcnicas y estrategias de la implementacin y transicin al modelo NTC-ISO 9001:2000, NTCGP 1000:2004 y mejora continua

g. Herramientas: Anlisis de herramientas que faciliten la implementacin de los modelos de gestin, ejemplos:

MECI:

Modelo Estndar de Control Interno

SICF:

Sistema de Informacin de Control Fiscal

SISTEDA : Sistema de Desarrollo Administrativo

h. Austeridad en el gasto

i. Eslogan institucional, del sistema de gestin de la calidad y mascota de la misma.

4.2.2 pgina web

La pgina WEB de la Contraloria Departamental del Tolima, debe ser alimentada peridicamente por sus funcionarios (autores y editores). En adelante, a travs de la misma se continuara dando a conocer, tanto a la ciudadana, como a sujetos de control y partes interesadas, entre otros, informacin referente a: Solicitudes de informacin, citaciones y notificaciones (cuando legalmente sea posible), contenido y vigencia de actos administrativos, informes de gestin, informacin de cada dependencia y/o procesos institucionales, etc.

4.2.3 correo electrnico

Puede hacerse uso de este medio, como respuesta a solicitudes, quejas, denuncias interpuestas a travs del mismo, recibidas en la entidad de parte de la ciudadana, sujetos de control, partes interesadas, entidades pblicas o privadas. Tambin para solicitar y/o mantener informacin con diferentes entidades y personas que lo hayan establecido.

5. medios de INFORMACIN y COMUNICACIN interna

5.1 reuniones y comits

La Contralora Departamental del Tolima debe desarrollar las siguientes reuniones para el fortalecimiento de sus comunicaciones, su gestin y administracin.

5.1.1 Comit DIRECTIVO

Tiene por objeto revisar el desempeo de La Contraloria Departamental del Tolima, evaluar y estudiar el desarrollo del plan estratgico. As como la definicin de polticas, evaluacin de asuntos generales del desarrollo de la vigilancia y control fiscal que ejerce la Contralora Departamental del Tolima.

De acuerdo con lo anterior, tambin tiene por objeto revisar los indicadores de desempeo de los procesos, de resultado de las operaciones y de los resultados del plan estratgico y de los correspondientes Planes de Accin de cada vigencia fiscal. De la misma manera tratara todo lo relacionado con los medios externos e internos de comunicacin de la entidad.

Debe programarse y desarrollarse de acuerdo con lo establecido en la tabla 2.

Este Comit podr ampliarse de acuerdo con los temas a tratar.

5.1.2 grupos primarios

Actuara un grupo primario por cada proceso institucional o dependencia de la entidad. Tienen por objeto realizar un anlisis a los resultados de su gestin, compartir el plan estratgico, los planes de accin, controlar el desarrollo de las acciones y retroalimentar al Comit Directivo.

Los grupos primarios se programaran y desarrollaran de acuerdo con lo establecido en la tabla 2.

5.1.3 reuniones DE DUEOS DE PROCESO con EL SEOR CONTRALOR DEPARTAMENTAL

Tienen por objeto precisar las directrices y lineamientos a los dueos de proceso y dar la retroalimentacin necesaria al responsable del proceso de Direccionamiento Estratgico de la Contraloria Departamental (Contralor Departamental).

Tambin, tienen por objeto realizar un seguimiento de detalle al desempeo de cada proceso, a sus resultados y a su contribucin al logro de la visin de La Entidad. Las reuniones deben programarse y desarrollarse de acuerdo con lo establecido en la tabla 2.

5.1.4 reunin con todo el TALENTO humano de LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA.

Tiene por objeto el realizar una retroalimentacin a todos los niveles de la Organizacin con miras de fortalecer la comunicacin y aclarar situaciones que puedan dar lugar a equvocos.

Las reuniones deben programarse y desarrollarse de acuerdo con lo establecido en las tablas 2.

5.1.5 comits

Los Comits deben tener por objeto temas especficos y deben operar los siguientes:

1. Comit Directivo

2. Comit Operativo Institucional (COI)

3. Comit de Calidad (realizado por los mismos integrantes del Comit Tcnico y/o Directivo)

4. Comit de Coordinacin de Control Interno (realizado por los mismos integrantes del Comit Tcnico y/o Directivo)

5. Grupo Formal de Trabajo Disciplinario

6. Comit Paritario de Salud Ocupacional COPASO

7. Comit de Compras.

8. Comit de Archivo

La creacin de cualquier Comit adicional deber ser acordado y aprobado en el Comit Directivo de acuerdo a la ley o a las necesidades del servicio.

5.1.6 reuniones para resolucin de emergencias, urgencias y cuellos de botella

Cualquiera de los dueos de proceso, bajo el principio de darle la debida dimensin al concepto de emergencia o urgencia deber solicitar la reunin en el momento y con la anticipacin que pueda realizarlo. Podr convocar a personas internas o externas de todo el mbito de la Contraloria Departamental del Tolima.

5.1.6.1 Criterios de emergencia y urgencia

Se deben considerar todos aquellos que incidan en:

1. La integridad de las personas

2. La integridad de la economa de la Contraloria Departamental del Tolima.

3. La satisfaccin de los clientes

4. La legalidad de las operaciones y estrategias de la Entidad

5. Los principios y valores de la Contraloria Departamental del Tolima.

5.1.6.2 Aprobacin de las reuniones

Las decisiones y aprobacin de las reuniones de los Comits se tomarn por consenso y todo lo tratado en sus reuniones constar en un acta que firmaran quienes presidan y quienes acten como secretarios de las mismas, sin embargo podrn firmar todos sus miembros.

5.2 medios de COMUNICACIN

5.2.1 carteleras

Las carteleras de la Contralora Departamental del Tolima, pueden contener temas acordes con los presentados a continuacin. La rotacin de la informacin de las carteleras debe ser mensual.

1

Informacin relacionada con las actividades desarrolladas por los funcionarios y colaboradores.

2

Polticas y prcticas de personal

3

Resultados y gestin administrativa y financiera.

4

Oportunidades de carrera. Cambios / promociones en el personal.

5

Noticias sobre otros procesos y otras contraloras.

6

Posicin de la Contralora respecto a cuestiones o temas de actualidad.

7

Compromisos de la entidad con la comunidad.

8

Historias de inters humano sobre funcionarios o colaboradores de la Contralora

9

Noticias sobre el personal de la Contralora (cumpleaos, nacimientos, etc.).

5.2.2 correo electrnico

Preferiblemente debe emplearse comunicacin directa. Cuando no sea posible, puede hacerse uso de este medio, retroalimentndose en forma directa de quien se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una comunicacin eficaz.

5.2.3 memorandos Y CIRCULARES

Los memorandos deben ser emitidos de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para Recepcin y Despacho de Comunicaciones Oficiales.

Los memorandos se deben emplear cuando a criterio del Funcionario de la Entidad, deba quedar registrado el direccionamiento o informacin all establecidos.

TABLA 2. PROGRAMA DE REUNIONES

Reunin o comit

Responsable de su citacin y comunicacin

Da propuesto de reunin

Duracin

Estimada

(horas)

Frecuencia de la reunin

1

Comit Directivo

Secretaria General

Da convenido del mes

2

Mensual

2

Grupos primarios

Dueos de procesos o Jefes de dependencia

Da convenido

1

Semestral

3

Reuniones de Dueos de proceso con el Despacho del Contralor.

Dueos de procesos.

Ver tabla 3

4

Reunin con todo el Talento humano de La Contraloria Departamental del Tolima

Contralor Departamental

Da convenido del trimestre

1

Trimestral

5

Comit Operativo Institucional (COI)

Solicita reunin el DTCFMA de acuerdo a la ejecucin del PGA., o el seor Contralor segn la situacin presentada. Cita y comunica decisiones la Secretara General.

Da convenido del Bimestre

1

Bimestral

6

Comit de Calidad

Representante de la Direccin


1

Bimestral

7

Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno

Director Operativo de Control Interno.


1

Bimestral

8

Reuniones para resolucin de emergencias, urgencias y cuellos de botella

Dueos de proceso

Cada vez que se requiera

9

Grupo Formal de Trabajo Disciplinario

Secretaria Administrativa y Financiera

2

Cada vez que se requiera

10

Comit Paritario de Salud Ocupacional COPASO

Secretaria General

Ultima semana del mes

45 Min.

Mensual

11

Comit de Compras

Secretaria General. Comunica el Almacenista con funciones de Tesorero.

1

Una vez cada seis (6) meses o cuando la necesidad lo amerite

12

Comit de archivo

Secretaria General

Da convenido del Semestre

1

Semestral

TABLA 3: REUNIONES ENTRE DUEOS DE PROCESOS

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN

Y DEL INFORME DE GESTIN DE CADA VIGENCIA.

CODIGO: PR-PLN-001



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

REVISADO POR: YOLANDA CORZO CANDIA - SECRETARIA GENERAL

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________


representante de la direccion en el sgc

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

1. OBJETIVO:

Elaborar el Plan de Accin y el Informe de Gestin de cada vigencia bajo el modelo de operacin por procesos, con el propsito de lograr la armonizacin de las actividades de todos los procesos institucionales, entre si y con el Plan Estratgico de la entidad.

2. ALCANCE:

Desde la convocatoria a comit directivo para la entrega de directrices sobre el Plan de Accin anual, hasta la consolidacin y formulacin final del informe de gestin de cada vigencia.

3. BASE LEGAL:

Ley 152 de 1994

Decreto 267 de 2000, artculos 33, 34 y 48

Ordenanza 008 de 2001

Resolucin 510 de 2004.

4. DEFINICIONES

PLAN DE ACCIN: Elemento de Planeacin de la entidad el cual responde a los objetivos y programas consignados en el Plan Estratgico. Contiene el marco general a travs de un diagnstico que identifica los principales problemas, tanto a nivel de procesos institucionales como de cada dependencia. Define la ejecucin de programas y actividades para una vigencia fiscal.

PLAN ESTRATGICO: Resultado de aplicar tcnicas e instrumentos de Planeacin Estratgica, consignados en un documento oficial que contiene La Misin, La Visin, Las Polticas, Los Objetivos Corporativos, Los Objetivos Estratgicos y los lineamientos de accin. Debe ser incorporado en los procesos y asimilado por todos y cada uno de los servidores pblicos de la ENTIDAD.

P.G.A. Plan General de Auditora, es la programacin de las entidades a las cuales se les va a realizar control fiscal en un periodo de tiempo.

PLANIFICACIN: Proceso que ayuda a perfeccionar decisiones con el fin de lograr metas coherentes en lo econmico, tcnico o social, fijando prioridades y sealando medios para alcanzarlas.

PLANIFICACIN AMBIENTAL: Actividad planificadora que procura orientar, establecer prioridades y sealar objetivos al tratamiento ambiental en determinado lugar y en plazos establecidos. Tambin se emplea esta expresin para designar los aspectos ambientales que sern incorporados en la planificacin del desarrollo.

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA: Conjunto de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos que, conjugados con los dems elementos del sistema nacional de contabilidad pblica, permiten la produccin de informacin financiera, econmica y social de carcter pblico.

PLAN DE CALIDAD: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico.

PLAN DE MEJORAMIENTO: Son las acciones que debe tomar la administracin con base en las recomendaciones dadas en auditoras anteriores para corregir situaciones observadas por la Auditoria General de la Repblica. Revela el nivel de acatamiento por parte de la entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificacin a incluir en los programas de auditora.

PLAN DE TRABAJO: Documento en el que reportan el conocimiento inicial de la entidad, proponen esquema de trabajo y validan las lneas de auditora.

5.3 PLAN INDICATIVO: Herramienta de gestin, inmersa en el Plan de Accin, que organiza y orienta las acciones de la entidad mediante el diseo, uso y monitoreo de indicadores, para alcanzar objetivos acordes con su misin y con el Plan Estratgico.

POLTICA INSTITUCIONAL: Orientaciones globales de La Contralora Departamental del Tolima relativas a la calidad, al talento humano, al enfoque de los procesos, al manejo de los recursos, entre otros aspectos. Se expresan formalmente por la alta Direccin por diferentes medios tales como: actas del Comit Directivo, circulares o memorandos del Contralor Departamental o resoluciones; pueden estar implcitamente contenidas en el plan estratgico de la entidad.

INFORME: Documento mediante el cual el equipo de auditora reporta la evaluacin que ha realizado sobre la situacin, la gestin y los resultados de una entidad y los diferentes hallazgos encontrados en el proceso de evaluacin de un sujeto de control.

INFORME DE GESTIN: Documento que contiene los principales resultados y logros alcanzados durante un periodo de tiempo (una vigencia fiscal) por parte de los procesos misionales y de apoyo y/o dependencias de la entidad.

INFORME ANUAL SOBRE EL ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE: Reporte anual que realiza la Contralora Departamental del Tolima acerca de la gestin estatal en materia ambiental y sobre la situacin del medio ambiente y los recursos naturales.

5.4 INFORME DE AUDITORIA: Es el resultado presentado por escrito al rgano administrativo de ms alto nivel, del trabajo realizado por un grupo de profesionales multidisciplinarios, en desarrollo de la aplicacin de los diferentes sistemas de control, adoptados por la entidad.

RESULTADOS DE LA ORGANIZACIN: Es la informacin relacionada con la produccin de los procesos misionales y de apoyo de la ENTIDAD. Esta informacin est compuesta por los indicadores sobre los resultados finales y el cumplimiento de objetivos y metas, el desempeo administrativo y financiero de la entidad, la deteccin de fortalezas y debilidades de los procesos y, dems aspectos que posibiliten la realizacin de un diagnstico interno objetivo y real.

SOCIALIZACIN DEL PLAN ESTRATGICO, PLAN DE ACCIN E INFORMES DE GESTIN: Es el proceso mediante el cual los servidores pblicos de la ENTIDAD. conocen y asumen como propios las polticas, objetivos, el contenido, logros y resultados del Plan Estratgico y del Plan de Accin.

COMIT DIRECTIVO: Organismo compuesto por la alta direccin de la entidad para analizar e instrumentar asuntos y decisiones de la mayor importancia para la misma.

5. CONDICIONES GENERALES

El plan de accin para cada vigencia fiscal, as como los informes de gestin respectivos, se enmarcan en las siguientes condiciones generales:

PLAN DE ACCIN:

a) El Plan de Accin de la Contralora Departamental del Tolima, debe contemplar, en diferentes captulos, las actividades relacionadas con los procesos institucionales, en razn a que tanto estos planes como los Planes Estratgicos de la entidad, a partir de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, deben de proyectarse y ejecutarse de acuerdo a los procesos (Mapa) que la entidad ejecuta para llevar a cabo sus actividades, tanto estratgicas, misionales y administrativas o de apoyo.

b) Tanto la Poltica como los objetivos de Calidad, los cuales se integran al Plan Estratgico de la entidad, deben guardar relacin directa con el Plan de Accin de la Misma.

c) En razn a la transversalidad de los procesos institucionales, pueden existir varias dependencias que participen en la ejecucin y actividades de los mismos.

d) El Plan de Accin de cada vigencia y para cada uno de los procesos de la entidad, debe de armonizar su ejecucin con los programas del respectivo Plan Estratgico, mediante el establecimiento de actividades y/o Planes de Trabajo, dando as cumplimiento a lo normado en las resoluciones de aprobacin y adopcin del Plan Estratgico, para lo cual se tendr en cuenta lo estipulado en las actividades que ms adelante se detallan.

e) Las acciones propuestas en los Planes de Accin de cada proceso institucional, no deben ser aisladas ni casuales, sino fruto del anlisis de las responsabilidades contenidas en el Plan Estratgico; de manera tal, que al finalizar la vigencia se logre presentar informes efectivos de la ejecucin de cada Plan de Accin, como del Plan Estratgico.

f) Los planes de accin por proceso, deben de contemplar indicadores de gestin. Para ello, los responsables de cada proceso deben de revisar y actualizar los mismos, as como proponer otros indicadores, de manera tal que se cuente con suficiente nmero de ellos a fin de poder realizar seguimiento y evaluacin efectiva sobre el desarrollo de los procesos de la entidad y de sus actividades.

INFORME DE GESTIN:

a) La informacin debe presentarse de manera ejecutiva (En medio fsico como magntico).

b) La informacin debe ser presentada por separado (Plan de Accin y Plan Estratgico).

c) Debe de presentarse en el mismo orden en que aparece planificada en los planes iniciales (Plan de Accin y Plan Estratgico).

d) Debe de contener cantidades y porcentajes de ejecucin frente a las metas programadas (Indicadores).

e) Sobre las acciones que no sea susceptible cuantificar, debe de presentarse un resumen de las acciones llevadas a cabo con los correspondientes resultados para la entidad.

f) La informacin para los informes de Gestin de cada vigencia fiscal, debe de remitirse a la Direccin Tcnica de Planeacin antes del da Quince (15) del mes de Enero siguiente a la vigencia respectiva.

6. ACTIVIDADES

No.

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

OBSERVACIONES

1

Elaborar el Diagnostico de la entidad, proyectar objetivos, programas y acciones de mediano plazo (4 aos), con base en lo anterior elaborar el plan estratgico para el periodo institucional.

Dueos de procesos y/o jefes de dependencias (Comit Directivo)

Concepto de Evaluacin de la DOCI

Al inicio de cada periodo del Contralor Departamental. La DTP coordina estas actividades y consolida el Plan Estratgico Institucional.

2

Organizar y programar las actividades que se deben realizar para llevar a cabo los programas y proyectos de los cuales son responsables, de acuerdo al plan estratgico y a las labores determinadas por ley, ordenanzas y resoluciones.

Dueos de procesos y/o jefes de dependencias, Profesionales y tcnicos adscritos.

3

Programar la distribucin de recursos (financieros, fsicos, humanos, organizacionales) asignados al proceso y/o dependencia, de acuerdo a su disponibilidad y a las metas e indicadores establecidos.


4

Establecer responsables frente a cada programa y proyecto; elaborar cronograma de actividades para definir tiempos de realizacin y estrategias de seguimiento y evaluacin.

Definir estrategias de coordinacin entre procesos y/o dependencias, cuando el cumplimiento de una meta, objetivo, proyecto y/o programa demanda la concurrencia de dos o ms de ellas.


F01-PR-PLA-001 Formato Cronograma de Actividades

5

Identificar actividades administrativas de obligatorio cumplimiento que en virtud de disposiciones legales o en desarrollo de la misin de la entidad, dependencia o proceso deben efectuarse, asignando responsables, tiempos y herramientas de seguimiento y evaluacin.


Para el proceso auditor, se elaboran anexos de conformidad con los procedimientos relacionados (PGA, Revisin ambiental, etc)

6

Consolidar el plan de accin por proceso y/o dependencia y presentar como mnimo: programa, subprograma, proyectos, actividades relacionadas con los proyectos, metas, responsables, recursos, indicadores y cronograma de actividades.


Plan de Accin.


Deben de observarse las condiciones generales.

Visto Bueno del dueo de proceso y/o jefe de dependencia.

7

Remitir copia del Plan de Accin al Director Tcnico de Planeacin.

Dueos de procesos y/o jefes de dependencias.

Antes del ultimo da hbil de cada vigencia.

8

Recibir planes de accin y revisar los contenidos de los mismos, verificando que guarden armona y coherencia con directrices del comit tcnico directivo, con el plan estratgico, las polticas y objetivos institucionales y con el Sistema de Gestin de la Calidad implementado en la entidad.

Director TP.

Visto Bueno del Director TP. De no ser as, se devuelve solicitando ajustes y/o correcciones.

9

Ejecutar, de acuerdo a los planes operativos anuales de cada proceso y al plan de accin de la dependencia, las actividades de las que son responsables, entregando informes parciales y finales segn el cronograma de trabajo establecido.

Remitir copia de los informes al Director o Jefe de dependencia.

Profesionales Universitarios/ Tcnicos Administrativos

Informes Semestrales

Visto Bueno del Director o Jefe de Dependencia.

10

Recibir copia de los informes elaborados por profesionales y tcnicos adscritos a su dependencia.

Consolidar los informes y elaborar informe cada seis (6) meses para ser reportado al DTP. (Incluir informe de avance del Plan Estratgico).

Director o Jefe de Dependencia

Informes Semestrales de Direcciones y/o Dependencias

En Julio y Enero 15 de cada vigencia (Con corte a Junio y Diciembre 30)

11

Con base en la estrategia adoptada por la DTP, realizar seguimiento a los planes de accin, elaborar informes y remitir copia al Despecho del Contralor y a la Direccin Operativa de Control Interno.

Director TP

Informes Semestrales de DTP

El insumo para este ejercicio es el informe reportado por los Directores o Jefes de Dependencia.

12

Con base en los informes reportados, evaluar el desempeo de cada dependencia y generar alertas segn corresponda.

Remitir copia de la evaluacin a los Directores y/o Jefes de dependencia.

Director Operativo de Control Interno (DOCI)

Concepto de Evaluacin

Evaluacin del DOCI

13

Recibir comunicacin del DOCI y adoptar medidas para superar la alerta (Si las hay).

Director o Jefe de Dependencia

14

Con base en los informes Semestrales consolidar el informe de gestin anual (borrador) que sirva para orientar la discusin sobre los logros, resultados y dificultades de la gestin de la Contraloria Departamental del Tolima en la vigencia respectiva y remitir copia a los Directores y/o Jefes de dependencia.

Director TP

Informe de Gestin Anual Borrador

15

Recibir y analizar el informe borrador de gestin.

Directores y/o Jefes de Dependencia

Complementar el informe integrando los elementos que consideren relevantes.

16

Con base en el informe borrador de gestin y en los ajustes propuestos por cada Director o Jefe de Dependencia, consolidar el informe y aprobar su contenido. Remite al Director TP para ajustes finales.

Comit Directivo

Acta de comit directivo.

Visto Bueno del Comit directivo.

17

Recibir el informe de gestin aprobado por el Comit Directivo, realizar los ajustes correspondientes perfilando el informe en funcin del pblico lector e incorporando el anlisis necesario para dar cuenta del cumplimiento del Plan de accin y avance del Plan Estratgico. Preparar presentaciones tcnicas del Informe.

Remitir copia del informe final al Contralor Departamental, a los Directores y/o jefes de dependencia, entre ellos a la Secretara General para que lleve a cabo trmites de publicacin.

Director TP.

Informe de gestin aprobado

Los directores y/o jefes de dependencias de la Contraloria Departamental, definen estrategias de comunicacin y socializacin al interior de cada dependencia.

18

Con base en estrategia de comunicacin preparar logsticamente los eventos de rendicin pblica de cuentas para darle a conocer a la comunidad el informe de gestin.

Secretara General

En los eventos de rendicin pblica de cuentas se presentara resultados finales y consolidados de cada vigencia.

19

Asistir a la rendicin pblica de cuentas

Comunidad / ONGs, Directivos, Funcionarios.

Controvierten y emiten conceptos.

20

Elaborar acta de la rendicin pblica de cuentas junto con su respectiva evaluacin. Remitir copia a Comit directivo e interesados para retroalimentar el proceso de la gestin pblica.

Disear estrategias para superar las dificultades y proponer acciones para avanzar en los programas y proyectos con menor desempeo (Frente al Plan Estratgico).

Director Operativo de Control Interno (DOCI)

Acta

21

Recibir acta de la rendicin pblica de cuentas y de las estrategias y acciones propuestas por el Director Operativo de Control Interno, discutir, aprobar y remite copia a cada Director y/o jefe de dependencia a fin de hacer los ajustes y proyecciones correspondientes en los planes estratgico y de accin futuro.

Comit Directivo

22

Ajustar el plan estratgico y proyecciones de planes de accin y remitir copia al Director TP para su aval.

Directores y/o Jefes de Dependencia

Plan Estratgico y Proyecciones de plan de Accin ajustados

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:


Plan Estratgico

Plan de Accin.

Informes semestrales

Informe de Gestin anual

Concepto de Evaluacin

Acta Comit Directivo

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha de aprobacin versin actual

Versin modificada

Descripcin del cambio

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y CODIFICAR DOCUMENTOS

CODIGO: PR-MJC-001

ELABORADO POR: JOSUE ROJAS GUERRERO -


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

REVISADO POR: YOLANDA CORZO CANDIA, SECRETARIA GENERAL

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

9. OBJETIVO:

Definir las clases de documentos empleados en Contralora Departamental de Tolima y establecer la metodologa para su elaboracin, codificacin y presentacin.

10. ALCANCE:

Desde la necesidad de elaborar, modificar anular un documento, hasta su utilizacin o salida del sistema de gestin de la Contralora Departamental de Tolima.

11. BASE LEGAL:

Ley 872 de 2003

Decreto 4110 de 2004

NTCGP 1000:2004

12. DEFINICIONES

DOCUMENTO: Informacin (datos que poseen significado) y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa, muestra, patrn o una combinacin de stos.

FORMATO: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un proceso o actividad especfica.

LISTADOS MAESTROS: Guas en las que se registra la revisin actualizada y la identificacin exacta de los documentos del sistema de gestin de la calidad.

POLTICA: Documento que define directrices en la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA

PROCEDIMIENTO: Documento interno en el que se presenta de manera grfica, empleando un diagrama de flujo, una tabla o una descripcin, la secuencia de las etapas para el desarrollo de un proceso de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA e identifica el responsable por el desarrollo de cada actividad.

REVISIN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace.

SISTEMA DE GESTION: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. El sistema de gestin de la Calidad en CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA dirige y controla las actividades de la organizacin con respecto a la calidad.


5.5 Elaboracin y codificacin de documentos

El nombre de cada documento siempre se debe iniciar con las palabras procedimiento, plan, formato entre otros, segn el tipo de documento que se est elaborando.

La redaccin de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se facilite su comprensin y no permita falsas interpretaciones.

A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminologa y en la redaccin, empleando un mismo trmino para designar cada concepto. El texto debe estar libre de trminos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.

Las frases de cualquier prrafo se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento.

En la redaccin del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento.

Los trminos en lengua extranjera, no considerados estndar en el pas, se deben presentar en el numeral de definiciones.

El cdigo para los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad lo asigna la Direccin Tcnica de Planeacin, quien acta como representante de la Direccin para el Sistema de Gestin de la Calidad, utilizando las dos siguientes consideraciones.

La codificacin de los documentos, tiene la siguiente estructura: XXYYY-###, donde

XX =

Identificacin del tipo de Documento: PR para indicar procedimiento, PO Polticas, MN para manuales, PL para planes, CP Caracterizaciones de Proceso, PC Perfiles de Cargo, IN Informes, IT Instructivo, F Formato, A Anexo.

YYY =

identificador del proceso asociado al documento, segn la siguiente tabla:

1

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

DET

2

PLANEACION

PLN

3

MEJORAMIENTO CONTINUO

MJC

4

PARTICIPACION CIUDADANA

PTC

5

AUDITOR

AUD

6

ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

ADS

7

RESPONSABILIDAD FISCAL

RPF

8

JURISDICCION COACTIVA

JRC

9

GESTION DE TALENTO HUMANO

GTH

10

GESTION DE RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS

GFT

11

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

AYC

12

GESTION FINANCIERA

GFI

13

GESTION JURIDICA

GJR

14

EVALUACION Y CONTROL

EYC

### =

Consecutivo del documento, asignado a partir de 001, de acuerdo con la secuencia del listado maestro de control de documentos.

Ejemplo: Primer Procedimiento de Gestin Jurdica: PR-GJR-001

La codificacin de los formatos y anexos, tiene la siguiente estructura: NAAXX-YYY-###, donde

N =

F si es un formato y A si es un Anexo

AA =

Consecutivo del formato, asignado a partir de 01, de acuerdo con la secuencia que son referenciados en el documento

XX-YYY-### =

Cdigo del documento al que pertenece el formato.

Ejemplo: Segundo anexo del primer Procedimiento de Gestin Jurdica: A02-PR-GJR-001

Para la elaboracin de los diagramas de flujo, si se decide su uso, se emplean los smbolos presentados en la Tabla 1.

TABLA 1. SMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO

DEFINICION

Conector: Se emplea para relacionar una o varias actividades (mediante la utilizacin del alfabeto), que por ordenamiento del diagrama no pueden ser conectadas directamente con las lneas que indican el sentido del flujo.

Operacin o actividad de un procedimiento. En el recuadro superior se escribe el nombre del cargo responsable por la actividad y en el recuadro inferior se menciona la actividad o la tarea que se desarrolla de acuerdo con la secuencia del procedimiento que se est documentando.

Inicio-Fin: Indica el comienzo o final de un procedimiento.

Conector de pgina diferente: Se emplea para realizar la conexin del diagrama de una pgina a otra. Los dos conectores se relacionan mediante nmeros arbigos.

Archivos: Se emplea para indicar que el documento que se genera debe ser archivado.

Decisin: Se emplea para indicar la aprobacin, aceptacin o la decisin despus de una actividad de revisin, verificacin o cuando se presenta un camino alternativo.

Direccin de Flujo

5.6 Redaccin de los captulos del documento

Redacte los captulos de la siguiente manera

Objetivo: Presente brevemente el propsito que se persigue con la aplicacin del documento

Alcance: Establezca la primera y la ultima actividad relacionada con el procedimiento.

Base Legal: Leyes, decretos y/o resoluciones que reglamentan la aplicacin del documento.

Definiciones: Describa el significado de los trminos de carcter tcnico que se empleen en la redaccin del documento y que no sean de amplio conocimiento o que su interpretacin pueda generar confusin.

Condiciones Generales: Establezca las actividades, los requerimientos, las polticas o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecucin del proceso o actividad.

Actividades: Describa las actividades e identifique el cargo responsable en el campo responsable. Cuando sea necesario en una actividad, remitir a un formato a un registro relacinelo en la columna documento de referencia y si se hace referencia a otro documento realizar aclaraciones, incluya una columna de observaciones.

Documentos de referencia: Relacione los documentos citados a lo largo del documento elaborado (cdigo - cuando aplique - y nombre). Documentos como oficios y actas tambin se relacionan. Estos se encontraran en el listado maestro de control de documentos.

Historial de Cambios: Describa brevemente los cambios con relacin a la versin anterior del documento.

14. ACTIVIDADES

No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE REFERENCIA

RESPONSABLE

1.

Elaborar cada uno de los captulos establecidos para ste procedimiento. En caso de que un captulo no aplique incluya el captulo en el documento, con la expresin:

Para efectos de este documento, ste captulo no aplica

Responsable de elaborar o modificar

2.

Redactar los captulos del documento


3.

Remitir al responsable de revisin


4.

Una vez revisado, firmar en la casilla correspondiente. Remitir al responsable de aprobacin.

Responsable de revisin

5.

Una vez aprobado, firmar en la casilla correspondiente.

Responsable de Aprobacin

6.

Administrar la documentacin para continuar el procedimiento de control de documentos.

PR-MJC-002



PR-MJC-002 Procedimiento para Administrar y Controlar Documentos.



Versin modificada


PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS

CODIGO: PR-MJC-002



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

17. OBJETIVO:

Administrar y controlar la documentacin interna y externa de Contralora Departamental del Tolima, con el propsito de garantizar que la misma este actualizada y se conserve el conocimiento de la organizacin.

18. ALCANCE:

Desde la solicitud o identificacin de la necesidad de documentar una actividad, hasta el establecimiento, implementacin y mantenimiento del documento. Aplica a todos los procesos de Contralora Departamental del Tolima. Su aplicacin es responsabilidad de la Direccin Tcnica de Planeacin quien acta como representante del Sistema de Gestin de la Calidad.

19. BASE LEGAL:

Ley 872 de 2003


NTCGP 1000:2004

20. DEFINICIONES

4.1 APROBACIN

Autorizacin para la distribucin y aplicabilidad de un documento (darle legalidad al documento) por la persona idnea que tenga la autoridad sobre los recursos para poder implementar el documento.

4.2 CONTROL:

Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema de calidad.

4.3 DIFUSION:

Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para hacer conocer la informacin de los procesos documentados.

4.4 DOCUMENTO:

Es toda informacin perteneciente al sistema de calidad que se registre y almacene en papel, en vdeo, en cinta magntica o en cualquier otro medio. Puede ser la descripcin de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografas, muestras fsicas, entre otras.

4.5 DOCUMENTOS EXTERNOS:

Son los generados por organismos externos a la organizacin los cuales exigen condiciones que debe cumplir Contralora Departamental del Tolima para el normal desarrollo del sistema de calidad.

4.6 DOCUMENTOS INTERNOS:

Son los generados (elaborados) e implementados dentro de la organizacin para interactuar directamente en el sistema de calidad.

4.7 ELIMINACION :

Retiro de un documento del SGC de circulacin ya sea porque el proceso cambi radicalmente y oblig a que se elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se fusion con otro proceso o sistema de gestin.

4.8 FORMATO:

Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un proceso o actividad especifica, convirtindose as en un registro.

4.9 MODIFICACION:

Es la actualizacin de un documento con el fin de ponerlo a punto con relacin a las mejoras en los procesos.

4.10 PROCEDIMIENTO:

Forma especificada de efectuar una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad.

4.11 REGISTRO:

Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtencin de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del SGC.

4.12 REVISION:

Verificar que lo documentado coincida con la realidad y viceversa, dicha revisin es ejercida por la persona idnea que conozca sobre el proceso / actividad documentado para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del documento objeto del control, para garantizar el cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos.


La estructura de la documentacin en Contralora Departamental del Tolima es la siguiente:

Todas las solicitudes de crear, modificar o adquirir un documento deben ser diligenciadas por el dueo del respectivo proceso y enviadas a la Direccin Tcnica de Planeacin, quien acta como representante del Sistema de Gestin de la Calidad para su anlisis y aprobacin.

La Direccin Tcnica de Planeacin, quien acta como representante del Sistema de Gestin de la Calidad, al recibir solicitudes debe analizar el impacto de las mismas en el Sistema de Gestin de Calidad garantizando que no haya interferencias ni que afecte la funcionalidad del mismo ni la otra documentacin.

Las solicitudes para elaboracin o modificacin de un documento pueden detectarse por cualquier miembro de la organizacin, quien informa al dueo de proceso. Los dueos de proceso deben canalizar todas estas solicitudes a travs de la Direccin Tcnica de Planeacin, quien acta como representante del Sistema de Gestin de la Calidad, diligenciando el formato para solicitud o modificacin de documentos.

Un documento se considera obsoleto, a partir del momento en que se aprueba y entra en vigencia la nueva versin o el documento que lo reemplaza. En el intervalo de tiempo durante el cual se formalizan los cambios a efectuar en un documento controlado, los ajustes que se deban realizar en el proceso de implementacin, pueden ser manejados a travs de memorandos internos aclaratorios dirigidos al personal responsable por la aplicacin del documento en cuestin.

La versin actualizada de un documento es identificada con un sello de Documento Controlado y el nmero de copias controladas entregadas, es administrado a travs del Listado Maestro de Administracin y Control de Documentos LMCD el que esta a cargo del Director Tcnico de Planeacin.

Cualquier copia de un documento que no se encuentre aprobado y firmado en original y que no este identificado como Documento Controlado se considera No Controlado, de igual manera si esta identificado como tal.

Los documentos obsoletos se identifican con un sello Documento Obsoleto.

La Direccin Tcnica de Planeacin, quien acta como representante del Sistema de Gestin de la Calidad debe garantizar que los procedimientos modificados sean revisados y aprobados por los cargos que participaron en el mismo proceso para el documento vigente.

La elaboracin de un documento nuevo o modificacin de uno existente, ser llevada a cabo por la persona(s) que desarrolla(n) las actividades del procedimiento o proceso que se esta documentando o modificando.

La revisin de un documento nuevo o uno modificado es responsabilidad de una persona idnea que conozca sobre el proceso documentado, en lo posible el dueo del proceso, para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del documento objeto del control, garantizando el cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos.

La aprobacin de un nuevo documento o de un documento modificado es responsabilidad del dueo del proceso que deba ejercer control global de las actividades del sistema de gestin, en este caso el Director Tcnico de Planeacin, quien acta como representante de la direccin en el SGC.

La distribucin de los documentos nuevos o modificados es responsabilidad de la Direccin Tcnica de Planeacin, quien debe conservar registro en un listado de distribucin del documento cuando este se entrega en forma fsica. La Direccin Tcnica de Planeacin debe mantener actualizada la carpeta con todos estos listados, adems de una carpeta con una copia de cada documento obsoleto identificado.

La difusin de un documento nuevo o modificado es responsabilidad del dueo del proceso o de la persona asignada por este.

Los documentos de origen externo pueden conservar su estructura original, sin necesidad de adecuarlos a la estructura de codificacin implementada en la entidad.

Los documentos de origen externo nacionales o internacionales, deben estar relacionados en un Listado Maestro de Administracin y Control de Documentos Externos LMCDE, que establece nombre del documento, medio en el que se encuentra, nmero de copias, ubicacin y responsable del mismo. Este listado es administrado por el Proceso de Gestin Jurdica.

22. ACTIVIDADES

No.

ACTIVIDAD


RESPONSABLE

1.

Identificar la necesidad de crear o modificar un documento y canalizarla con el dueo del proceso

Cualquier persona

2.

Diligenciar solicitud de crear o modificar documento y remitirla a la Direccin de Planeacin

F01-PR-MJC-002

Dueo de Proceso

3.

Analizar impacto de la solicitud en el SGC y decidir viabilidad o no de la misma

F01-PR-MJC-002

Direccin de Planeacin

4.

Si el documento es nuevo. Asignar preliminarmente cdigo, e Identificar responsables de elaboracin, revisin y aprobacin, as como listado de distribucin

LMCD


5.

Elaborar o modificar documento de acuerdo a lo establecido en el PR-MJC-001 y remitirlo al responsable de revisin

PR-MJC-001

Responsable de elaboracin o modificacin

6.

Revisar documento y remitirlo al responsable de aprobacin

Responsable de revisin

7.

Aprobar documento y remitir a la Direccin de planeacin.


8.

Editar, imprimir y recoger firmas de los responsables del documento


9.

Actualizar listados maestros, recoger copias obsoletas y entregar copias controladas a quienes aparecen en la Lista de Distribucin del Documento.

LMCD

LMCR

LMCDE

F02-PR-MJC-002


10.

Realizar difusin del documento o Procedimiento y entregar registro a la Direccin de planeacin para archivo

F03-PR-MJC-002

Responsable de Difusin (Dueo de Proceso o personal de apoyo)


a. F01-PR-MJC-002Formato de Solicitud de Crear o Modificar Documentos

b. F02-PR-MJC-002Formato de Distribucin de Documentos

c. F03-PR-MJC-002Formato de Difusin de Documentos.

d. LMCD

Listado Maestro de Control de Documentos

e. LMCR

Listado Maestro de Control de Registros

f. LMCDE

Listado Maestro de Control de Documentos Externos



Versin modificada


PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS.

CODIGO: PR-MJC-003



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa a utilizar para eliminar las causas de los problemas o no conformidades que se presenten en la Contralora Departamental del Tolima.

2. ALCANCE

Desde la identificacin de un problema por cualquier persona de la Contraloria Departamental del Tolima, hasta la evaluacin de la eficacia de la accin implementada. Su aplicacin es para todos los procesos y el seguimiento es responsabilidad del Director Tcnico de Planeacin.

3. BASE LEGAL

Ley 872 de 2003


NTCGP 1000:2004

4. DEFINICIONES.

ACCION CORRECTIVA.- Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

ACCION PREVENTIVA.- Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

CORRECCION.- Accin emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado.

NO CONFORMIDAD.- El no cumplimiento de un requisito

PROBLEMA.- Resultado no esperado en la ejecucin de una actividad.

5. CONDICIONES GENERALES.

Fuentes para identificar necesidad de implementar acciones correctivas

No conformidades de Auditorias

Quejas y Reclamos de los Clientes

Problemas y no conformidades presentados.

Indicadores de gestin de los procesos

Desempeo de proveedores

Evaluacin de la satisfaccin del cliente.

Herramientas para establecer causa raz de no conformidad o situacin indeseable

Reunin de Equipo

Diagrama de afinidad

Diagrama de pareto

Lluvia de Ideas

Los problemas o no conformidades identificados se deben registrar en el formato de solicitud de correccin, accin correctiva, preventiva o de mejora F01-PR-MJC-003, excepto cuando se generen de una Auditoria de Calidad en cuyo caso se registrara en el F05-PR-EYC-004 Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas

El Despacho del Seor Contralor Departamental ser informado por el Representante de la Direccin peridicamente (mnimo casa seis 6 - meses) sobre el proceso de implementacin de acciones correctivas.

Se considera que se debe implementar una accin correctiva cuando la no conformidad o situacin indeseable sea recurrente (ms de tres veces) o tenga relevancia directa en la satisfaccin del cliente o en la productividad de la Contraloria Departamental.

6. ACTIVIDADES

N

ACTIVIDAD

RESPONSABLE


1.

Identificar no conformidad o situacin indeseable

Personal de la Contralora

2.

Registrar no conformidad o situacin indeseable en formato y remitir a la Direccin Tcnica de Planeacin


F01-PR-MJC-003

3.

Analizar en conjunto con la persona que identifico, tipo de accin requerida para solucionar no conformidad o situacin indeseable

Direccin Tcnica de Planeacin

4.

Asignar responsable o grupo de responsables para implementar accin.

Director Tcnico de Planeacin y Dueo de proceso donde se identifico la no conformidad

5.

Realizar anlisis de causas e identificar causa raz de la no conformidad o situacin indeseable

Responsable o grupo de responsables para implementar accin

F01-PR-MJC-003

6.

Proponer acciones para eliminar causa de no conformidad o situacin indeseable

responsable o grupo de responsables para implementar accin

F01-PR-MJC-003

7.

Implementar acciones

responsable o grupo de responsables para implementar accin

8.

Realizar seguimiento a la implementacin de la accin correctiva

Dueo de proceso y Direccin de Planeacin.

F01-PR-MJC-003

9.

Evaluar la eficacia de la accin correctiva implementada y cerrarla


F01-PR-MJC-003

10.

Elaborar informe consolidado de acciones correctivas y preventivas para el Despacho del Seor Contralor Departamental cada seis (6) meses.

Director Tcnico de Planeacin.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

F01-PR-MJC-003 Solicitud de correccin, accin correctiva, preventiva o de mejora.

F05-PR-EYC-004 Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas


Fecha

Versin

Descripcin

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS.

CODIGO: PR-MJC-004

ELABORADO POR: JOSUE ROJAS GUERRERO - director tecnico de planeacion

.

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

REVISADO POR. YOLANDA CORZO CANDIA SECRETARIA GENERAL

FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa a utilizar para eliminar las causas de los problemas o no conformidades potenciales en la Contralora Departamental del Tolima.

2. ALCANCE

Desde la identificacin de un problema por cualquier persona de la Contraloria departamental del Tolima hasta la evaluacin de la eficacia de la accin implementada. Su aplicacin es para todos los procesos y el seguimiento es responsabilidad del Director Tcnico de Planeacin de la entidad.

3. BASE LEGAL.

Ley 872 de 2003


NTCGP 1000:2004

4. DEFINICIONES

ACCION CORRECTIVA.- Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

ACCION PREVENTIVA.- Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

CORRECCION.- Accin emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado.

NO CONFORMIDAD.- El no cumplimiento de un requisito

PROBLEMA.- Resultado no esperado en la ejecucin de una actividad.


Fuentes para identificar necesidad de implementar acciones preventivas:

Acciones correctivas de otros procesos

Evaluacin de la satisfaccin del cliente

Observaciones de auditorias internas de calidad

Tendencias en el anlisis de indicadores

Informes de entes de control

Reuniones del Comit de Calidad.

Revisin por parte de la Direccin

Acciones propuestas en reuniones, juntas y comits celebrados en entidad.

Identificadas por personal de misma.

Herramientas para establecer causa raz de no conformidad o situacin indeseable

Reunin de Equipo

Diagrama de afinidad

Diagrama de pareto

Lluvia de Ideas

Los problemas o no conformidades potenciales se deben registrar en el formato de solicitud de correccin, accin correctiva, preventiva o de mejora F01-PR-MJC-003 excepto cuando se generen de una Auditoria de Calidad en cuyo caso se registrara en el F05-PR-EYC-004 Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas.

El Despacho del Seor Contralor Departamental ser informado peridicamente (mnimo casa seis 6 - meses) sobre el proceso de implementacin de acciones preventivas.

Se considera que se debe implementar una accin preventiva cuando a travs del anlisis de riesgos por procesos determine posibilidad de presentarse no conformidad o situaciones indeseables, las cuales pueden tener relevancia directa en la satisfaccin del cliente o en la productividad de la Contraloria Departamental.

6. ACTIVIDADES.

N

ACTIVIDAD

RESPONSABLE


1.

Identificar no conformidad o situacin indeseable potencial


2.

Registrar no conformidad o situacin indeseable potencial en formato y remitir a Direccin Tcnica de Planeacin


F01-PR-MJC-003

3.

Analizar en conjunto con la persona que identifico, tipo de accin requerida para solucionar no conformidad o situacin indeseable potencial

Director Tcnico de Planeacin

4.

Asignar funcionario responsable o grupo de responsables para implementar accin

Director Tcnico de Planeacin y Dueo de proceso donde se identifico la no conformidad

5.

Realizar anlisis de causas e identificar causa raz de la no conformidad o situacin indeseable potencial

Funcionario o Grupo responsable

F01-PR-MJC-003

6.

Proponer plan de accin para eliminar causa de no conformidad o situacin indeseable potencial


F01-PR-MJC-003

7.

Implementar plan de accin


8.

Realizar seguimiento a la implementacin de la accin preventiva


F01-PR-MJC-003

9.

Evaluar la eficacia de la accin preventiva implementada y cerrarla


F01-PR-MJC-003

10.

Elaborar informe consolidado de acciones correctivas y preventivas para el Despacho del Seor Contralor Departamental. Cada seis (6) meses

Director Tcnico de Planeacin.


F01-PR-MJC-003 Solicitud de correccin, accin correctiva, preventiva o de mejora.

F05-PR-EYC-004 Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas

8. HISTORIAL DE CAMBIOS.

Fecha

Versin

Descripcin

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR Y CONTROLAR REGISTROS

CODIGO: PR-MJC-005



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

APROBADO POR: JOSUE ROJAS GUERRERO -


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

1. OBJETIVO

Definir las actividades y controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros, para evidenciar la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. ALCANCE

Desde la identificacin por parte de todos los procesos de las actividades de las cuales se requiere dejar evidencia, hasta el mantenimiento del registro de acuerdo a las disposiciones establecidas

4. BASE LEGAL.

Ley 594 de 2000

4. DEFINICIONES

REGISTRO- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas

IDENTIFICACIN- Forma en la cual se nombra un registro

UBICACIN- Corresponde a la ruta de bsqueda o forma de encontrar un registro para consultarlo de una manera fcil y rpida.

CLASIFICACIN- Corresponde a la forma de ordenar y archivar los registros de calidad en el archivo activo o inactivo (cronolgica, alfabtica, consecutivo, etc)

FORMA DE ARCHIVO- Medio en el cual se conservan los registros.

PROTECCION- Disposiciones establecidas para salvaguardar las caractersticas de legibilidad y acceso a los registros

RECUPERACIN- Disposiciones para impedir la prdida irreparable de informacin

TIEMPO DE RETENCIN- Tiempo durante el cual se debe conservar el registro bajo las condiciones establecidas ya sea en archivo activo o inactivo.

DISPOSICIN- Accin a tomar una vez se haya terminado el tiempo de retencin de los registros de calidad. Se puede aplicar como tipo de disposicin final el archivo inactivo y/o destruccin del documento.

RECOLECCIN- Accin de reunir los registros que se originan en los sitios de operacin, para su posterior clasificacin y almacenamiento


La identificacin de registros de calidad es responsabilidad de la Secretara General (proceso Archivo y Correspondencia) con el apoyo de los Dueos de los procesos, quienes realizan la revisin de los documentos que estn bajo su responsabilidad, con el propsito de identificar formatos, actas de reuniones, e informes peridicos entre otros, que sean emitidos durante el desarrollo de las actividades y que deban permanecer como evidencia de su realizacin y como referencia para mejoramiento de su proceso.

El control de registros de inters especial es realizado de acuerdo con lo establecido por los entes externos de control (ejemplo; ley general de archivo).

Es responsabilidad de cada uno de los cargos que se indican como responsables en el listado maestro, la recoleccin, la organizacin, el archivo, el almacenamiento en condiciones adecuadas, de tal forma que garantice el buen estado de los registros controlados; la conservacin y mantener disponibles para auditores internos y externos, los registros que se indican en el listado mencionado.

El tiempo de retencin puede depender de los siguientes criterios: compromisos contractuales, Polticas de la Contralora Departamental, perodos de evaluacin del SGC y reglamentaciones asociadas al sector.

Una vez se ha cumplido con el tiempo de retencin establecido en el listado maestro, los registros que pasan a formar parte del archivo inactivo permanecen all por un perodo mnimo de dos aos o segn lo establecido por la ley, para luego ser destruidos. Los mecanismos previstos para destruccin de registros son el rasgado o reciclaje para documentos en medio impreso y la eliminacin para los registros mantenidos en medio magntico.

Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente del medio de la presentacin (impreso o no impreso).

Ningn registro en medio impreso (manuscrito, especficamente) se debe generar a lpiz.

La Contralora Departamental del Tolima se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.

Los mtodos de archivo y disposicin (archivo inactivo, especficamente) deben garantizar el fcil acceso a los lugares especficos donde se encuentran los registros.

Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros de calidad y disposicin de los mismos, se encuentran relacionadas en el Listado Maestro de Control de Registros.

Cuando un miembro de la entidad diferente a los autorizados desea tener acceso a un registro debe pedir autorizacin al responsable del proceso.

Cuando el Cliente o su representante por acuerdos contractuales o necesidad de evaluacin desee tener acceso a los registros del SGC, este se debe tramitar a travs del responsable del proceso.

Se deben respetar las disposiciones contractuales establecidas como el know how, contratos, calificacin del personal, etc.

Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con autorizacin expresa del responsable del proceso.

Para evitar la prdida de los registros tambin forma parte la recoleccin eficaz de los mismos y el cumplimiento de los parmetros para acceso contenidos en este procedimiento.

Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes calorficas y luz solar).

Los registros en medio electrnico, electromagntico u otro medio diferente al impreso se deben proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrnicos.

6. ACTIVIDADES.

No

ACTIVIDAD


RESPONSABLE

1.

5.7 Determinar la necesidad de tener un nuevo registro o la modificacin de uno existente.

Funcionario

2.

Tramitar creacin o modificacin del documento (registro).

PR-MJC-001

PR-MJC-002

3.

Registrar o actualizar Listado Maestro de Control de Registros.

LMCR

Secretaria general Proceso Archivo y Correspondencia

4.

Recolectar los registros previamente diligenciados para su respectiva clasificacin.

Funcionario

5.

Almacenar los registros de calidad de acuerdo a los criterios establecidos.

Funcionario

6.

Archivar dichos documentos en el lugar definido y consignado en el Listado Maestro de Control de Registros.

LMCR

Funcionario

7.

Conservar los registros durante el tiempo definido.

LMCR

Funcionario

8.

Determinar la disposicin final de los documentos, una vez terminado el periodo de conservacin del registro.

LMCR

Funcionario


LMCR Listado Maestro de Control de Registros

PR-MJC-001 Procedimiento para Elaborar y Codificar Documentos

PR-MJC-002 Procedimiento para Administrar y Controlar Documentos

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo

9. HISTORIAL DE CAMBIOS.

Fecha

Versin

Descripcin

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME

CODIGO: PR-MJC-006



FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

APROBADO POR: JOSUE ROJAS GUERRERO -


FIRMA: _____________________________ FECHA: _______________

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para detectar, tratar y corregir los servicios no conformes detectados interna o externamente, con el fin de llevarlos a su condicin normal y que cumplan los requisitos establecidos.

2. ALCANCE

Este documento aplica a las no conformidades detectadas en todos los procesos por quienes participen en su control y ejecucin. De igual manera aplica a los reclamos y quejas de todas las partes interesadas.

5. BASE LEGAL.

NTC GP 1000:2004

NTC ISO 9001:2000

4. DEFINICIONES

CONFORMIDAD- Cumplimiento de un requisito

NO CONFORMIDAD- Incumplimiento de un requisito

DEFECTO- Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

Notas:

1) La distincin entre los conceptos defecto y no conformidad es importante por sus connotaciones legales, particularmente aquellas asociadas a la responsabilidad legal de los productos o servicios puestos en circulacin. Consecuentemente, el trmino "defecto" debera utilizarse con extrema precaucin.

2) El uso previsto tal y como lo prev el cliente podra estar afectado por la naturaleza de la informacin proporcionada por el proveedor, como por ejemplo las Instrucciones de funcionamiento o de mantenimiento.

ACCIN PREVENTIVA- Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Notas:

Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.

La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda mientras que la accin correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

ACCIN CORRECTIVA- Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Notas:

1. Puede haber ms de una causa para una no conformidad.

2. La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse mientras que la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

3. Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.

CORRECCION- Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Notas:

1. Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.

2. Una correccin puede ser por ejemplo un reproceso o una Reclasificacin

REPROCESO- Accin tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los requisitos.

Nota. Al contrario que el reproceso, la reparacin puede afectar o cambiar partes del servicio no conforme.

RECLASIFICACIN- Variacin de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales.

REPARACIN- Accin tomada sobre un servicio no conforme para convertirlo en aceptable para su utilizacin prevista.

Notas:

1) La reparacin incluye las acciones reparadoras adoptadas sobre un producto previamente conforme para devolverle su aptitud al uso, por ejemplo, como parte del mantenimiento.

2) Al contrario que el reproceso, la reparacin puede afectar o cambiar partes de un servicio no conforme.

DESECHO- Accin tomada sobre un servicio no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

EJEMPLOS.

Reciclaje, destruccin.

Nota. En el caso de un servicio no conforme, el uso se impide no continuando el servicio.

CONCESIN- Autorizacin para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los requisitos especificados.

Nota. Una concesin est generalmente imitada a la entrega de un servicio que tiene caractersticas no conformes, dentro de lmites definidos por un tiempo o una cantidad acordados.

PERMISO DE DESVIACIN- Autorizacin para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un servicio, antes de su realizacin.

Nota. Un permiso de desviacin se da generalmente para una cantidad limitada del servicio para un periodo de tiempo limitado y para un uso especifico.

LIBERACIN- Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

FALLA INTERNA- Incumplimiento de un requisito especificado detectado durante la ejecucin, la revisin o verificacin de los procesos, Estas fallas se detectan entre la interaccin de los procesos a nivel interno del SGC


Responsabilidad general

Cualquier funcionario de la Contralora Departamental del Tolima puede detectar no conformidades en la prestacin de los servicios, de acuerdo con los requisitos establecidos en cada caso. La aplicacin de este procedimiento es responsabilidad de todas las personas que intervienen en el Sistema de Gestin de la Calidad de la Entidad.

Quien identifique el servicio no conforme lo registra en el formato F01-PR-MJC-006 Tratamiento de Servicio No Conforme e informa al dueo del proceso relacionado, quien determina su identificacin para evitar el uso no intencional, su disposicin final y tratamiento de acuerdo a lo que se tiene establecido

6. ACTIVIDADES.

De acuerdo a los servicios que presta la Contralora Departamental del Tolima, se plantean las siguientes actividades y sus controles:

INFORME DE AUDITORIA

No

ACTIVIDAD A CONTROLAR

TIPO DE SERVICIO NO CONFORME

EVIDENCIA DEL SERVICIO NO CONFORME

IDENTIFICACION DEL SERVICIO NO CONFORME

QUIEN IDENTIFICA EL SERVICIO NO CONFORME

INFORMAR A (Quien debe establecer que acciones tomar)

ACCION A TOMAR (Reproceso, Concesin, Reclasificacin)

RESPONSABLE DE EJECUTAR / IMPLEMENTAR LA ACCION

1

Elaboracin del Plan General de Auditora (PGA)

El PGA no tuvo en cuenta todas las variables previstas para la seleccin de la entidades a auditar

Relacin de entidades no incluidas en el PGA que evidencian irregularidades, gestin ineficaz e ineficiente, acumulacin de quejas y denuncias, entre otras.

NA

Director Tcnico de Control Fiscal y Medio Ambiente

Comit Operativo Institucional

Reproceso: Evaluar y reformular PGA

Contralor Auxiliar (para aprobacin de Comit Operativo Institucional)

Auditorias programadas con inadecuada asignacin de recursos

Imposibilidad para cubrir alguna(as) de las lneas de auditora aprobadas

NA

Lder de equipo


Reasignacin de recursos.


2

Elaborar Memorando de Encargo

El memorando de encargo no incluye uno o varios de los siguientes componentes o los incluye de manera incompleta: 1. El diagnstico del sector y/o subsector 2. El anlisis del sujeto de control 3. Los objetivos de la auditoria no estn armonizados con el anlisis del sector y del sujeto de control. 4. La evaluacin de riesgos Institucionales (SERI)

Al elaborar el memorando de encargo se encuentre que:1. Los objetivos de auditora no son coherentes con la situacin del sector 2. Los objetivos de auditora no son coherentes con la situacin de la entidad

Marcar el documento con una lnea en todos sus folios y desecharlo

Equipo de auditoria


Reproceso: Reformular o complementar memorando de encargo

Contralor Auxiliar (para aprobacin de Comit Operativo Institucional)

3

Evaluar el Sistema de Control Interno

La evaluacin preliminar del sistema de control interno es incompleta o no es pertinente

Al evaluar el sistema de control interno, no es posible identificar aspectos crticos del sujeto de control y direccionar adecuadamente el proceso auditor

NA

Lder de equipo


Profundizar y complementar la evaluacin del sistema de control interno

Equipo auditor

4

Elaborar Memorando de Planeacin

El memorando de planeacin no contiene la evaluacin preliminar del sistema de control interno; ampliacin de la informacin sobre el sujeto de control; plan de trabajo; cronograma de actividades; lneas de auditoria identificadas y que exista correspondencia con el memorando de encargo.

El memorando de planeacin no detalla aspectos relevantes del sujeto de control y no constituye un instrumento que oriente la fase de ejecucin de la auditoria


Lder de equipo


Ampliar la documentacin de los aspectos contenidos en el memorando

Equipo auditor

5

Elaborar programas de auditoria

El programa de auditora no define claramente el alcance, no establece criterios o los procedimientos no son completos y claros.

Al revisar el Programa de auditora, se encuentra que este no permite definir las actividades a realizar, ni la extensin y forma de aplicar las pruebas de auditoria


Lder de equipo


Reproceso: Revisar cada uno de los aspectos de los programas y ajustar su contenido a los requisitos establecidos

Equipo auditor

Los objetivos y procedimientos definidos en los programas de auditora no estn acordes con los objetivos sealados en el memorando de planeacin.

El documento impide cumplir con lo previsto en el memorando de planeacin

6

Aplicar procedimientos de auditoria

Las actividades desarrolladas por los auditores en el trabajo de campo no corresponden en todo con los procedimientos de auditora previstos

La informacin y la evidencia obtenida no permite cumplir con el objetivo propuesto para cada lnea y para la auditoria en general

NA

Lder de equipo


1. Reproceso: Aplicar los procedimientos previstos en los programas de auditora. 2. Ejercer supervisin sobre la aplicacin de los procedimientos

Auditor responsable

No se elaboraron los papeles de trabajo que corresponden a la aplicacin de los procedimientos previstos

No existe evidencia de la correcta aplicacin de los procedimientos de auditora, ni se cuenta con la informacin necesaria para consolidar hallazgos y elaborar el informe

1. Reproceso: Elaborar los papeles de trabajo de acuerdo con los procedimientos de auditora. 2. Supervisar el contenido de los papeles de trabajo

7

Concluir el Hallazgo de Auditora

Los hallazgos de auditora: 1. No identifican las causas y efectos. 2. No estn adecuadamente soportados y evidenciados en los papeles de trabajo

1. En la redaccin del informe la observacin queda incompleta. 2. No se puede establecer responsabilidades y los correctivos necesarios, ni la relevancia y si amerita informarse. 3. Se identifica en la revisin del cuadro de hallazgos con los papeles de trabajo y evidencia obtenida.


Lder de equipo


Revisar informacin contenida en los papeles de trabajo

CÓDIGO: PO-DET-001- PROCEDIMIENTO …€¦ · Web view · 2013-06-27cÓdigo: po-det-001-...

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