CÓDIGO: P-CMU-PLC-01 ELABORACIÓN, CONTROL Y VERSIÓN: …

CÓDIGO: P-CMU-PLC-01

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CONTRALORÍA MUNICIPAL

ELABORA, CONTROLA Y REVISA APRUEBA EXPIDE

Aida María Flores Moya Directora de Planeación y Evaluación del

Desempeño

Luis Horacio Bortoni Vázquez Contralor Municipal

Luis Horacio Bortoni Vázquez Contralor Municipal

CMU-PLC-01 21/03/19 DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO

ELABORACIÓN, CONTROL Y

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

I. OBJETIVO

Establecer el control de la documentación que muestra la evidencia de los procesos expedidos; asegurando el diseño, administración, seguimiento y control de cada tipo de documento inherente a los procesos del Modelo de Gestión y Operación de los Procesos de la Administración Pública Municipal, abordando las actividades de distribución, control de cambios, conservación y disposición.

II. ALCANCE Este procedimiento aplica a la Dirección de Planeación y Evaluación del Desempeño y a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.

III. DEFINICIONES

APM. Administración Pública Municipal. Información documentada. Información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que está contenida. Expedir. Extender o poner por escrito un documento, generalmente de carácter oficial o legal, para darle curso o hacerlo público. Portal Oficial. El portal oficial de internet del Municipio de Monterrey. Documentación Obsoleta. Documento el cual su contenido ya no responde a las necesidades actuales y es sustituido por versiones vigentes y autorizadas.

IV. COMPETENCIAS

Contralor(a) Municipal Expedir la documentación informando a las Dependencias y Entidades de la Administración

Pública Municipal mediante oficio que el documento puede constituirse como oficial.


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DISTRIBUCIÓN DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Directores(as) / Secretarios(as) de la Administración Municipal. Asignar a la persona o grupo de personas encargadas de documentar los procesos de su

unidad. Revisar, elaborar y aprobar o replicar toda aquella información que el personal asignado

genere como documento relacionado al sistema de procesos documentados. Asegurarse que el personal a su cargo conozca los documentos del Modelo de Gestión y

Operación de Procesos. Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño. Dictaminar que todo proceso que sea elaborado por los responsables asignados por

cada dirección de las Dependencias o dentro de la Contraloría Municipal. Solicitar a el(la) Contralor(a) Municipal mediante oficio las firmas de autorización de las

Direcciones y Secretarías de las unidades administrativas correspondientes e implicadas.

Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño. Verificar los documentos que sean generados estén de acuerdo al Modelo de Gestión y

Operación de Procesos y cuenten con los requerimientos especificados.

Analista de Procesos / Auxiliar de Procesos

Cambiar el número de versión vigente de los documentos para el control documental y/o asignación de clave de referencia a la documentación de nueva creación.

Reeditar los procedimientos en cuestión de formato, código y control de versiones de acuerdo a lista de documentos.

Analizar el contenido y diagrama de flujo del documento con el fin de asegurar que es apto para su uso, y que la información plasmada con los requerimientos de cada proceso

Enviar la documentación al personal involucrado para su aprobación mediante oficios dirigidos a el(la) Contralor(a) Municipal y realizar seguimiento de oficios para revisión, aprobación y expedición en tiempo y forma.

Compartir la información documentada de manera electrónica en red compartida de la Dirección de Planeación y Evaluación del Desempeño, Portal Interno de Procesos Documentados, Portal Oficial y de forma física en carpetas.

Actualizar y enviar el formato de Marco Jurídico Normativo artículo 95, fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Nuevo León.

Almacenar de manera física y electrónica las versiones vigentes y conservar la documentación obsoleta para evitar el uso inadecuado de información no actualizada.

Enlaces. Actualizar y/o generar los documentos que aplican al área (procedimientos, instructivos,

lineamientos, formatos etc.) cuando estos no cumplan las necesidades del proceso o cuando se solicite revisión a los mismos.


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DISTRIBUCIÓN DE LA


Notificar y solicitar el apoyo de la Dirección de Planeación y Evaluación del Desempeño para apegarse a los formatos establecidos para la generación y modificación de los procesos documentados.

Analista en Tecnologías de la Información. Actualizar en información en apartado de manuales en el Portal Oficial del Municipio de

Monterrey.

V. MARCO JURÍDICO NORMATIVO A. TRATADOS INTERNACIONALES

N/A

B. NIVEL FEDERAL N/A

C. NIVEL ESTATAL Ley de Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León.

D. NIVEL MUNICIPAL

Reglamento de la Administración Pública Municipal de Monterrey. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal.


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DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

VI. DIAGRAMA DE FLUJO A) Creación y/o Actualización de la Información Documentada de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal

Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa de la Administración Pública Municipal

Analista de Procesos y/o Auxiliar de ProcesosDirector(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño

Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño

A) Identifica la necesidad de elaborar o modificar la información documentada sobre los procesos pertenecientes a su área.

Genera un borrador en electrónico de acuerdo a los formatos de documentos establecidos en I-CMU-PLC-03 Estructura y Presentación de los Documentos garantizando el cumplimento de los criterios.

Envía por oficio al Contralor(a) Municipal notificándole de la creación del proceso y adjunta en correo electrónico el documento en su versión modificable a el(la) Analista y/o Auxiliar de Procesos.

Recibe información y verifica que el proceso a documentar se encuentre dentro del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la Administración Pública Municipal o en su caso si es una modificación, se encuentre Controlado en la CMU-PLC-03 Listado Maestro de Documentos.

Verifica el fundamento del trámite y/o servicio dentro del Programa de Mejora Regulatoria y/o el alta del trámite y/o servicio en el Registro de Trámites y Servicios.

¿La información proporcionada es

aplicable a un trámite y/o servicio?

Remite oficio a la Dependencia o Unidad Administrativa solicitante y notifica que dicho procedimiento no procede en el control oficial.

¿El documento cumple con los requerimientos?

Imprime borrador de documento y hace entrega a el(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño para la revisión estructural.

Recibe por correo electrónico/oficio retroalimentación sobre la información faltante.

Realiza los cambios identificados en el documento.

Revisa información y comparte a el(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño.

Valida documento.

¿Cumple con las características del Modelo de Gestión y Operación de

Procesos de la APM establecido?

Recibe observaciones identificadas por parte de el(la) Coordinador(a) y/o Director(a) para saber los puntos incompletos.

Realiza los cambios.

Asegura el control de versiones en el formato CMU-PLC-03 Lista Maestra de Documentos y/o CMU-PLC-06 Lista de Registros. Asignando número de versión y fecha más actual e imprimiendo documento para enviar, junto con oficio para la revisión y aprobación.

1

SI

NO

NO

C

¿El proceso se encuentra dentro del

Modelo Gestión y Operación de Procesos

de la APM?

¿Se trata de una modificación?

ASI

A

Remite oficio a Contralor(a) Municipal notificando la modificación al proceso en cuestión y adjunta por correo electrónico a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos la modificación del documento correspondiente.

C

Recibe oficio con comentarios acerca de la omisión de documentar procesos enviado.

FIN

NO

x

NO

SI

Comienza la creación y/o modificación de la documentación e informa al área el plazo de 6-10 días para el termino de la documentación.

¿Es posible la documentación en el plazo

de 6-10 días?

Informa las observaciones que son necesarias mediante correo electrónico u oficio anexando formato con dichas observaciones.

B

B

Solicita documento en versión modificable para su actualización.

¿El tramite y/o servicio cumple con los

fundamentos?

Notifica al área que se ponga en contacto con el(la) Coordinador(a) de Mejora Regulatoria para un mejor análisis del trámite y/o servicio.

NO

FIN Verifica que el documento contenga los requerimientos en estructura y presentación mediante al CMU-PLC- 57 Check Lista para la Documentación de la Información.

SI

Notifica a el área sobre el plazo especifico en que se estará realizando los trabajos de documentación para su respuesta.

¿Realiza las modificaciones

observadas?

SI

FINNO

SI

NO

Asegura formato del documento basado en el instructivo I-CMU-PLC-03 Estructura y Presentación de Documentos.

SI

SI

D

F

NO

¿Cumple con las características del Modelo de Gestión y Operación de

Procesos de la APM establecido?

SI

NO

E


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DISTRIBUCIÓN DE LA


B) Revisión, Aprobación y Expedición de la Información Documentada

Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño

Contralor(a) MunicipalAnalista de Procesos y/o

Auxiliar de ProcesosDependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa

de la Administración Pública Municipal

1

B) Envía solicitud a el(la) Contralor(a) Municipal mediante oficio para la gestión de firmas de la Dependencia y Dirección involucrada.

Recibe contestación a oficio de revisión y a probación del documento, y emite a Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño para su gestión.

¿Aprueba la documentación?

Genera y envía oficios de solicitud de firmas a la Dependencia involucrada y adjunta el/los documentos impresos, solicitando la contestación en un plazo de 10 días hábiles.

Realiza seguimiento a oficios enviados.

Recibe oficio para la aprobación o réplica de la información documentada que haya sido generada a partir de la ejecución de entrevistas y/o proporción de información para el cumplimiento al Modelo de Gestión y Operación de la APM.

Comparte mediante contestación de oficio los puntos a mejorar, modificar y/o eliminar, según sea el caso para su retorno de la información.

Responde oficio a el(la) Contralor(a) Municipal con los documentos signados en un plazo de 10 días.

Recibe el documento y firma en el apartado de control y solicita a el(la) Contralor(a) Municipal la firma en apartado de expedición.

Firma en apartado de expedición como parte de final del proceso de revisión y aprobación.

SI

NO

Recibe información de expedición por parte del Contralor(a) Municipal y firma de la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada y actualiza apartados dentro de CMU-PLC-03 Lista Maestra de documentos y/o CMU-PLC-06 Listado de Formatos.

D

2


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DISTRIBUCIÓN DE LA


C) Distribución de la Información Documentada

Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos

Analista en Tecnología de la Información

Director(a) de Evaluación del Desempeño / Contralor(a) Municipal


Como parte de la distribución para la información documentada, comparte o en su caso reemplaza el(los) archivo(s) de la información documentada en respectivas carpetas electrónicas ubicadas en la red.

Carga en el Portal Interno de Procesos Documentados según instructivo I-CMU-PLC-04 Carga en Portal Interno de Procesos Documentados.

Envía documento(s) en versión PDF a el(la) Analista en Tecnologías de la Información de la Dirección de Transparencia para su integración dentro del apartado de Marco Normativo sección manuales administrativos, de integración, organizacionales y lineamentos en el Portal Oficial del municipio de Monterrey.

Recibe correo electrónico de solicitud para agregado o actualización de documento(s) en el Portal Oficial.

Actualiza e informa sobre las actualizaciones en Portal Oficial.

Verifica la información en el Portal Oficial y responde el correo electrónico de confirmación.

¿Lo solicitado en el Portal Oficial

es correcto?

Procede al almacenamiento de documentación, escanea el documento a color y se guarda en la carpeta electrónica, conservando el documento físico en su carpeta.

Envía solicitud para el oficio con asunto expedición de documentos a el(la) Director(a) de Evaluación del Desempeño y el(la) Contralor(a) Municipal para informar a la Dependencia Correspondiente y se proceda a la implementación.

Archiva oficio de expedición y registro de capacitación recibido por la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa como evidencia de que se capacitó e informó al personal involucrado del proceso documentado.

NO

SI

Hace del conocimiento a la Dependencia y/o Unidad Administrativa que se ha expedido oficialmente el documento y que este sea dado a conocer al personal involucrado en el mismo.

Recibe oficio de expedición y remite formato SAD-REH-15 Registro de Capacitación con firmas del personal involucrado contestando el oficio a el(la) Contralor(a) Municipal en un plazo de 7 días.

¿Emite respuesta

al oficio de expedición?

Dará por hecho que se informó la expedición de la información documentada al personal involucrado en el mismo.

Reciben contestación de expedición con el SAD-REH-15 Registro de Capacitación y entrega a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos para su control.

NO

SI

FIN

Realiza comentarios mediante correo electrónico el(la) Analista de Tecnologías de la Información para el cumplimiento a lo solicitado.

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D) Creación y/o Modificación de la Información Documentada por parte de la Dirección de Planeación y Evaluación del Desempeño.

Analista de Procesos/Auxiliar de Procesos

Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño / Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño


B) Identifica la información a documentar o modificar de acuerdo al cumplimiento al Plan Anual de Documentación de Procesos derivado del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM y el Programa de Mejora Regulatoria o por instrucción de el(la) Contralor(a) Municipal.

Recibe notificación de la necesidad de documentar un proceso.

Investiga información relacionada al proceso mediante sustentos de ley, acuerdos, reglamentos y lineamientos.

Programa entrevista con el/los Enlace(s) de la Dependencia para integrar la información necesaria y prepara formato CMU-PLC-32 Entrevista de Proceso.

Atiende entrevista y proporciona la información necesaria y firma formato CMU-PLC-32 Entrevista de Proceso.

Elabora documento de acuerdo a la información proporcionada por la Dependencia.

Revisa el documento asegurando que la información sea correcta.

Recibe el documento y realiza un análisis sobre el cumplimiento de las actividades descritas.

¿Está de acuerdo?

Procede a documentar la información de acuerdo a los requerimientos solicitados y lo mencionado en el instructivo I-CMU-PLC-03 Estructura y Presentación de los Documentos.

Modifica la información

Recibe oficio el cual informa que se iniciará con los trabajos de documentación.

NO

Proporciona retroalimentación de la información para su modificación en el documento.

¿Es una simplificación

de t/s o una modificación de un

proceso documentado vigente?

Envía por oficio la solicitud de asignación de Enlace(s) por Dependencia y/o Unidad Administrativa para la proporción de información complementaria y/o ejecución de entrevistas, además de señalar un plazo de 6-10 días para la terminación de la documentación, o en su caso, notificar la extensión del plazo.

Remite oficio con asignación de enlace(s) para la atención de entrevistas y facilitar información.

NO

SI

ESI

F


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E) Eliminación de la Información Documentada


Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño

Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos

Analista de Tecnologías de la Información

Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño

a) Identifica la necesidad de dar de baja algún tipo de documento perteneciente a su área.

Elabora oficio solicitando a la Dirección de Planeación y Evaluación del Desempeño su baja documental, describiendo el porqué la cancelación al o los documentos relacionados algún proceso de la Dependencia.

Recibe oficio e informa al(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos la aprobación de baja documental

solicitado o identificado.

Elimina en el Portal Interno de procesos documentados según instructivo I-CMU-PLC-04 Carga en Portal Interno de Procesos Documentados.

Actualiza apartado(s) en el CMU-PLC-03 Lista Maestra de Documentos o CMU-PLC-06 Listado de Formatos para agregar, eliminar el control del documento e identificarlo como obsoleto .

Quita el archivo en versión de word, pdf, excel y/o visio en respectivas carpetas electrónicas ubicadas en la red y físicamente.

Recibe oficio de solicitud de baja documental.

Solicita al Analista de Tecnologías de la Información de la Dirección de Transparencia la eliminación de la información dentro del Portal Oficial.

Informa al área sobre el término de eliminación de la información en los diferentes medios de distribución mediante oficio informativo

¿Información correcta?

Actualiza e informa sobre las actualizaciones en el Portal Oficial.

NO

Recibe correo electrónico de solicitud para eliminación de documento(s) en Portal Oficial.

Verifica la información en el portal de transparencia y acceso a la información pública y responde el correo electrónico de confirmación.

SI

FIN

Analiza petición para determinar si el documento que se pretende eliminar ya no es aplicable dentro del Modelo de Gestión y Operación de Proceso de la APM.

¿Aprueba solicitud de baja documental?

Informa al área el motivo del rechazo mediante contestación de oficio.

b) Identifica la necesidad de dar de baja algún proceso documentado perteneciente a su área o alguna de las Dependencias y/o Unidad Administrativa con motivo de cambios en el Reglamento Municipal, en el Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM u obsolescencia de algún documento referenciado dentro de un proceso documentado.

Remite solicitud a Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño para su aprobación.

Procede a realizar la baja documental en las diferentes formas de distribución de la información y llena CMU-PLC-60 Evidencia de Eliminación Documental.

G

NO

SI

FIN

G

Conserva la versión del documento en carpeta llamadas obsoletas según el tipo de documento y adjunta CMU-PLC-60 Evidencia de Eliminación Documental.


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VII. DESCRIPCIÓN A) Creación y/o Actualización de la Información Documentada por parte de las

Dependencia y Entidades de la Administración Pública Municipal.

7.1 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa identifica la necesidad de elaborar un documento o modificar la información documentada sobre los procesos pertenecientes a su área.

7.2 Si se trata de una modificación la Dependencia y/o Unidad Administrativa solicita a el(la) Analista de procesos y/o Auxiliar de Procesos el documento en versión modificable para su actualización.

7.3 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa remite oficio a el(la) Contralor(a)

Municipal notificando la modificación al proceso en cuestión y adjunta por correo electrónico a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos la modificación del documento correspondiente. El proceso continua a partir del punto 7.6.

7.4 Si se trata de la creación de un nuevo documento el(la) Enlace asignado por la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa, genera un borrador del documento en electrónico garantizando que cumpla con los lineamientos de identificación, estructura, codificación y presentación de los documentos que se detalla en el I-CMU-PLC-03 Estructura y Presentación de los Documentos.

7.5 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa remite oficio a el(la) Contralor(a)

Municipal notificándole la creación del proceso y adjunta en correo electrónico a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar del Procesos el documento en su versión modificable (word, visio y/o excel).

7.6 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos recibe información y verifica que el

proceso a documentar se encuentre dentro del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la Administración Pública Municipal o en su caso si es una modificación, se encuentre “Controlado” en la CMU-PLC-03 Listado Maestro de Documentos.

7.7 Si el proceso no se encuentra dentro del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM, el(la) Analista de Procesos/Auxiliar de Procesos remite oficio a la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa solicitante y comunica que dicho procedimiento no procede en el control oficial.

7.8 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa solicitante recibe oficio con comentarios acerca de la omisión de documentar el proceso enviado y finaliza el proceso.


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7.9 Si cumple el(la) con el Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos recibe la documentación y verifica si la información es para un trámite y/o servicio.

7.10 Si la información recibida no aplica para la documentación de un trámite y/o servicio, el(la)

Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos continua con el proceso en el punto 7.14.

7.11 Si la información recibida es de un trámite o servicio, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos verifica el fundamento del trámite y/o servicio dentro del Programa de Mejora Regulatoria y/o el alta del trámite en el Registro de Trámites y Servicios (RTyS) ubicado en el Portal Oficial.

7.12 Si el(la) Analista y/o Auxiliar de Procesos identifica que el tramite y/o servicio no está

fundamentado en el Programa de Mejora Regulatoria y/o en el RTyS, notifica al área que se ponga en contacto con el(la) Coordinador(a) de Mejora Regulatoria para un mejor análisis de del trámite y/o servicio o de las observaciones presentadas y termina el proceso.

7.13 Si el tramite y/o servicio cumple con los fundamentos, el proceso continua en el punto 7.14.

7.14 El(la) Analista y/o Auxiliar verifica que el documento contenga los requerimientos solicitados en estructura y presentación mediante al CMU-PLC-57 Check List para la Documentación de la Información.

7.15 Si el documento no cumple con los requerimientos del formato CMU-PLC-57 Check List para

la Documentación de la Información, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos informa a la Dependencia y/o Unidad Administrativa las observaciones que son necesarias mediante correo electrónico a el(la) Enlace asignado(a) u oficio a la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa, anexando CMU-PLC-57 Check List para la Documentación de la Información con dichas observaciones.

7.16 Si el(la) Enlace de la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa realiza las

modificaciones pertinentes al documento remitido a la Dirección de Planeación de Evaluación del Desempeño y el proceso continua en el punto 7.5. Si no, finaliza el proceso.

7.17 Si cumple con los requerimientos el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos

comienza la creación y/o modificación de la documentación e informa al área el plazo de 6 a 10 días para el término de la documentación.

7.18 Si no es posible la documentación en el plazo de 6-10 días, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos notifica a el área sobre el plazo especifico en que se estarán realizando los trabajos de documentación para su trabajo.


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7.19 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos asegura formato de documento basado

en el instructivo I-CMU-PLC-03 Estructura y Presentación de los Documentos.

7.20 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos imprime borrador y hace entrega a el(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño para la revisión estructural.

7.21 El(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño revisa información y valida si la información cumple con las características del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM.

7.22 Si cumple, comparte a el(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño para la validación de la información. Si no, remite a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos con observaciones identificadas y el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos realiza los cambios y continua con el proceso mencionado en el punto 7.20.

7.23 El(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño recibe y valida que la

información cumpla con las características del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM establecido.

7.24 Si la información no cumple acorde al Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM,

el(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño y/o Coordinador(a) de Planeación del Desempeño remite a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos con observaciones identificadas y el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos realiza los cambios y continua con el proceso mencionado en el punto 7.20.

7.25 Si la información cumple con el Modelo de Gestión y Operación de la APM, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos asegura el control de versiones en el menú de CMU-PLC-03 Listado Maestro de Documentos y/o CMU-PLC-06 Listado de Formatos asignando el número de versión y fecha más actual e imprime el documento a enviar junto con oficio para revisión y aprobación.

B) Revisión, Aprobación y Expedición de la Información Documentada.

7.26 El(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño envía solicitud a el(la) Contralor(a) Municipal mediante oficio para la gestión de firmas de la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada.

7.27 El(la) Contralor(a) Municipal genera y envía oficios de solicitud de firmas a la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa y adjunta el/los documento(s) impresos, solicitando la contestación en un plazo de 10 días hábiles.


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7.28 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos realiza seguimiento a oficios enviados.

7.29 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa recibe oficio para la aprobación o réplica de la información documentada que haya sido generada a partir de la ejecución de entrevistas y/o proporción de información para el cumplimiento al Modelo de Gestión y Operación de la APM.

7.30 Si la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa replica la información, comparte

mediante contestación de oficio los puntos a mejorar, modificar y/o eliminar, según sea el caso para su retorno de la información a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos para su integración tal como lo mencionado a partir del punto 7.16.

7.31 Si la información es aprobada la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa responde oficio a el(la) Contralor(a) Municipal con los documentos signados en un plazo de 10 días.

7.32 El(la) Contralor(a) Municipal recibe contestación a oficio de revisión y a probación del documento, y emite a Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño para su gestión.

7.33 El(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño recibe el documento, firma en el apartado de control y solicita a el(la) Contralor(a) Municipal la firma en apartado de expedición como parte de final del proceso de revisión y aprobación.

7.34 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos recibe información de expedición por

parte del Contralor(a) Municipal y firma de la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada y actualiza apartados dentro de CMU-PLC-03 Lista Maestra de documentos y/o CMU-PLC-06 Listado de Formatos.

C) Distribución de la Información Documentada.

7.35 Como parte de la distribución, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos comparte o en su caso reemplaza el(los) archivo(s) de la información documentada en respectivas carpetas electrónicas ubicadas en la red.

7.36 Para los casos en el que el documento tenga una revisión previa, el(la) Analista de Procesos

y/o Auxiliar de Procesos agrega documento en la carpeta electrónica de “Obsoletos”, seccionada por tipo de documento.

7.37 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos se dirige al Portal Interno de Procesos documentados y realiza los pasos para la carga de la documentación dentro de la plataforma de documentación. Tal como lo descrito en I-CMU-PLC-04 Carga de documentos en Portal


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Interno de Procesos.

7.38 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos envía documentos en PDF, estos con la leyenda “DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO”, a el(la) Analista en Tecnologías de la Información de la Dirección de Transparencia para su integración dentro del apartado de marco normativo, sección manual administrativos, de integración, organizacionales y lineamentos en el Portal Oficial del Municipio de Monterrey.

7.39 El(la) Analista en Tecnologías de la Información recibe información por parte de el(la)

Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos para agregado de actualización de documento(s) en el Portal Oficial.

7.40 El(la) Analista en Tecnologías de la Información actualiza e informa sobre las actualizaciones en el Portal Oficial.

7.41 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos verifica la información dentro del Portal Oficial y si esta correcta la información, responde correo de confirmación a el(la) Analista de Tecnologías de la Información.

7.42 Si no, realiza comentarios mediante correo electrónico a el(la) Analista de Tecnologías de la Información para el cumplimiento a lo solicitado y el proceso continua en el punto 7.39.

7.43 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar remite mensualmente del formato Marco Jurídico

Normativo artículo 95, fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

del Estado de Nuevo León a la Dirección de Transparencia para informar sobre la

modificación o nuevas publicaciones dentro del Portal Oficial.

7.44 Como parte del almacenamiento de la documentación, el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar

de Procesos escanea a color el documento con las firmas en los apartados correspondientes y guarda el archivo en carpeta electrónica identificada como “escaneados”.

7.45 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos conserva documento físico en carpetas, manteniendo los originales y/o las versiones más actuales. Debe retirar y conservar los documentos de versiones anteriores en carpeta física de obsoletos.

7.46 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos envía oficio con asunto de expedición de

documentos y anexo del SAD-REH-15 Registro de Capacitación a el(la) Contralor(a) Municipal como solicitud de que haga del conocimiento a la Dependencia correspondiente y se proceda a la implementación de los mismos a los(las) Responsables de la información.


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7.47 El(la) Contralor(a) Municipal hace del conocimiento a la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa que se ha expedido oficialmente el documento y que este sea dado a conocer al personal involucrado en el mismo.

7.48 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa recibe oficio de expedición y remite

formato SAD-REH-15 Registro de Capacitación con firmas del personal involucrado contestando el oficio a el(la) Contralor(a) Municipal en un plazo de 7 días.

7.49 Si la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa no emite respuesta en el plazo

correspondiente del oficio de expedición con el SAD-REH-15 Registro de Capacitación debidamente signado por los(las) involucrados(as), el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos dará por hecho que se informó la expedición de la información documentada al personal involucrado en el mismo.

7.50 Si la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa emite respuesta, el(la) Contralor(a)

Municipal y el(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño reciben contestación de expedición con el SAD-REH-15 Registro de Capacitación y entrega a el(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos para su control.

7.51 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos archiva oficio de expedición y registro de capacitación recibido por la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa como evidencia de que se capacitó e informó al personal involucrado del proceso documentado.

D) Creación y/o Modificación de la Información Documentada por parte de Dirección de

Planeación y Evaluación del Desempeño.

7.52 El(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño en conjunto de el(la)

Coordinador(a) de Planeación y Evaluación de Desempeño identifica la información a

documentar o modificar de acuerdo al cumplimiento al Plan Anual de Documentación de

Procesos derivado del Modelo de Gestión y Operación de Procesos de la APM y el Programa

de Mejora Regulatoria o por instrucción de el(la) Contralor(a) Municipal.

7.53 Si se trata de una simplificación de un trámite o servicio o una modificación de un proceso

documentado vigente, el proceso continua el punto 7.9.

7.54 Si no existe un documento vigente de la información solicitada, el(la) Analista de Procesos

y/o Auxiliar de Procesos recibe la instrucción de la necesidad de documentar un proceso.

7.55 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos genera oficio para la solicitud de

asignación de Enlaces para la proporción de información complementaria y/o atención a


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entrevistas de procesos, además de señalar el plazo un plazo de 6-10 días para la terminación

de la documentación, o en su caso, notificar la extensión del plazo.

7.56 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa de la Administración Pública Municipal

involucrada recibe oficio el cual informa que se iniciará con los trabajos de documentación

regidos bajo el plazo señalado.

7.57 La Dependencia y/o Unidad Administrativa involucrada remite oficio con asignación de Enlace(s) para la atención de entrevista y facilitar información para la documentación del proceso.

7.58 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos investiga información relacionada al

proceso mediante sustentos de ley, acuerdos, reglamentos y lineamientos que le conciernen

a la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada para el flujo de su proceso.

7.59 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos programa entrevista con el/los Enlace(s)

de la Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada para integrar la

información necesaria para la estructura del proceso y prepara formato CMU-PLC-32

Entrevista de Proceso.

7.60 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada atiende entrevista y aporta

la información solicitada o información que la Dependencia, Entidad y/o Unidad

Administrativa utilice como sustento en sus actividades o en la toma de decisiones.

7.61 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos elabora documento de acuerdo a la

información proporcionada por el/los Enlaces de la Dependencia involucrada y turna

documento a el(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño y Director(a)

de Planeación y Evaluación del Desempeño para su verificación.

7.62 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa involucrada recibe el documento y

realiza un análisis sobre el cumplimiento de las actividades específicas y remite decisión de

aprobación o proporciona una retroalimentación de la información a el(la) Analista de

Procesos y/o Auxiliar de Procesos.

7.63 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos recibe la aprobación de la Dependencia

y/o Unidad Administrativa involucrada y procede a documentar la información de acuerdo a

los requerimientos solicitados de acuerdo al instructivo de I-CMU-PLC-03 Estructura y

Presentación de los Documentos.


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7.64 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos gestiona la información de acuerdo a lo

mencionado a partir del punto 7.20 hasta la distribución y almacenamiento de la información. Y el proceso es finalizado.

E) Eliminación de la Información Documentada.

7.65 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa de la Administración Pública Municipal

identifica la necesidad de eliminar algún tipo de documento perteneciente a su área.

7.66 La Dependencia, Entidad y/o Unidad Administrativa elabora oficio solicitando a la Dirección

de Planeación y Evaluación del Desempeño su baja documental, describiendo el porqué de la

eliminación al o los documentos relacionados a algún proceso perteneciente al área y el

proceso continua en el punto 7.69

7.67 El(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño identifica la necesidad de

dar de baja algún proceso documentado perteneciente a su área o alguna de las Dependencias

y/o Unidad Administrativa con motivo de cambios en el Reglamento Municipal, en el Modelo

de Gestión y Operación de Procesos de la Administración Pública Municipal u obsolescencia

de algún documento referenciado dentro de un proceso documentado.

7.68 El(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño remite solicitud a el(la)

Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño y el proceso continua en el punto 7.70.

7.69 El(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño recibe oficio de solicitud de baja

documental.

7.70 El(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño analiza petición para

determinar si el documento que se pretende eliminar ya no es aplicable dentro del Modelo de

Gestión y Operación de Procesos de la APM.

7.71 Si no se aprueba la petición para la eliminación documental, el(la) Director(a) de Planeación

y Evaluación del Desempeño informa al área el motivo del rechazo mediante contestación de

oficio o petición.

7.72 Si se aprueba la eliminación documental, el(la) Director(a) de Planeación y Evaluación del

Desempeño remite oficio a el(la) Coordinador(a) de Planeación y Evaluación del Desempeño

informa al(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos la aprobación de la eliminación

documental solicitado o identificado.


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7.73 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos recibe oficio y procede a realizar la baja

documental en las diferentes formas de distribución de la información y llena CMU-PLC-60

Evidencia de Eliminación Documental.

7.74 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos retira el archivo en versión de word, pdf,

excel y/o visio en respectivas carpetas electrónicas ubicadas en la red y físicamente.

7.75 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos conserva las revisiones anteriores en

carpetas llamadas “obsoletas” según el tipo de documento y adjunta y CMU-PLC-60 Evidencia

de Eliminación Documental.

7.76 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos elimina en el Portal Interno de procesos

documentados según instructivo I-CMU-PLC-04 Carga en Portal Interno de Procesos

Documentados.

7.77 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos solicita a el(la) Analista en Tecnologías

de la Información de la Dirección de Transparencia la eliminación de la información dentro

del Portal Oficial.

7.78 El(la) Analista en Tecnologías de la Información recibe correo electrónico de solicitud para

eliminación de documento(s) en el Portal Oficial.

7.79 El(la) Analista en Tecnologías actualiza e informa sobre las actualizaciones en el Portal Oficial.

7.80 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos verifica la información en el Portal Oficial

y responde el correo electrónico de confirmación.

7.81 El(la) Analista de Procesos y/o Auxiliar de Procesos actualiza apartado(s) en el CMU-PLC-03

Lista Maestra de Documentos y/o CMU-PLC-06 Listado de Formatos para eliminar el control

del documento e identificarlo como “obsoleto”. Además de remitir mensualmente del formato

Marco Jurídico Normativo artículo 95, fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública del Estado de Nuevo León a la Dirección de Transparencia para informar

sobre la baja documental.

7.82 El(la) Analista de Procesos/Auxiliar de Procesos informa al área sobre el término de

eliminación de la información en los diferentes medios de distribución mediante oficio informativo y finaliza el proceso.


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VIII. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA

I-CMU-PLC-03 Instructivo de Elaboración de Documentos. I-CMU-PLC-04 Carga de documentos en Portal Interno de Procesos Documentados. CMU-PLC-03 Lista Maestra de Documentos. CMU-PLC-06 Listado de Formatos. CMU-PLC-32 Entrevista de Procesos. CMU-PLC-57 Check List para la Información Documentada. CMU-PLC-60 Evidencia de Eliminación Documental. Modelo de Gestión y Operación de Procesos.


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IX. ANEXOS N/A

X. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA MOTIVO

01 23/03/18 Creación del procedimiento

02 21/11/18

Se eliminan formatos y se adecuan las actividades para el(la) Analista de procesos.

03 29/10/19

Se modifican actividades para el Analista y Auxiliar de Proceso, modificación al diagrama de flujo y cambio de nombre en el proceso.

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