MANUAL DE LAS 5´S

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Elaboró: Equipo 5 ´S Revisó: Comité Meci Calidad Aprobó: Luis Hernán Sánchez

Montoya

Fecha: Agosto 2010 Fecha: Agosto 2010 Fecha: Agosto 2010

ÍNDICE

PÁGINAS

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………..3

OBJETIVOS………………………….…………………………………………………………….5

ALCANCE……….………………………………………………………………........................6

RESPONSABLES.………………………………………………………………………………...6

GENERALIDADES………………………………………………………………………………..7

METODOLOGIA 5´S………………………………………………………………………………7

¿QUÉ ES SEIRI? SEIRI – CLASIFICAR ………………………………………………………8

Como implantar el seiri ………………..………………………………………………………10

¿QUÉ ES SEITON? SEITON – ORDENAR ………………………………………………….15

Ejecución de la organización…………………………………………………………………17

Estandarización………………………….……………………………………………………..18

Como implantar el seiton ……….…………………………………………………………....19

¿QUÉ ES SEISO? SEISO – LIMPIAR …………………………….………….………………24

Implantación del seiso o limpieza………………….………………………………………..27

¿QUÉ ES SEIKETSU? SEIKETSU – ESTANDARIZAR…………………………………….31

Como implantar la limpieza estandarizada…….……………………………………..…...33

¿QUÉ ES SHITSUKE? SHITSUKE – DISCIPLINA………………………………………....35

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Como implantar shitsuke ………………….…………………………………………...........37

BENEFICIO DE LAS 5´S………………………………………………………………………..40

PARADIGMAS QUE IMPOSIBILITAN LA IMPLANTACIÓN DE LAS5’S………………..41

Paradigmas de la dirección…………..…………………..……………………….………….41

Paradigma de los trabajadores…………..…………………………………………….…....43

MECANISMOS DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO…………………………………..….45

CONCLUSIÓN…………………………………………………………………………………...51

BIBLIOGRAFÍA…………..……………………….………………….………………………….52

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INTRODUCCIÓN

Cuando se visita una instalación ajena, es frecuente tener la sensación de desorden, de suciedad, de falta de disciplina, de urgencia, de necesidad de espacio... etc. Parece que a nadie preocupa sus consecuencias: pérdidas de tiempo (búsquedas, traslados, manipulaciones, etc.), accidentes, deterioro de la calidad del producto/ servicio, etc. Sólo se realiza un zafarrancho para ordenar y limpiar las instalaciones cuando hay una visita importante a la que se quiere ofrecer la mejor imagen de la empresa. El estado conseguido suele degradarse rápidamente y se justifica el desorden y la suciedad aduciendo motivos como la sobrecarga de trabajo y la falta de tiempo. Sin darnos cuenta, nos acostumbramos a convivir con la suciedad y el desorden y nos dejan de sorprender. Algunos síntomas que aconsejan aplicar la metodología "5S" son: - Aspecto sucio del área de trabajo, máquinas, personas, servicios, etc. (fugas, goteras, maderas,

cartones, plásticos, poca luz,...).

- Desorden (pasillos ocupados, útiles amontonados, cables sueltos,...).

- Falta de sitio en los almacenes.

- Estanterías repletas de útiles cuya identificación es complicada.

- Personas, carretillas,... trasladando elementos de un sitio para otro.

- Soluciones provisionales de los problemas.

- Falta instrucciones, señales,... que todos entiendan.

- No utilización de elementos de seguridad (gafas, extintores,...).

- Elementos de máquina rotos o que faltan (relojes, pantallas, topes,...).

- Excesivas averías de máquinas.

- Desinterés del personal por su área de trabajo.

"Si esto nos ocurre en el Hospital, ¿por qué no aplicar las "5S"?".

Este manual contiene la metodología 5"S" y está pensado para su difusión a todas las personas del Hospital Santa Isabel y que así puedan contribuir en mayor medida a la mejora de la productividad, calidad y seguridad en su área de trabajo.

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OBJETIVOS

- Dar a conocer a cada uno de los empleados de la E.S.E. Hospital Santa Isabel en que consiste la metodología de las 5’S.

- Sensibilizar al personal de la institución acerca de la implementación de las 5’S y los beneficios que trae para la institución el buen uso de los recursos.

- Presentar a todos los empleados de la E.S.E Hospital Santa Isabel la metodología de las 5´S como una filosofía de trabajo vinculada con una filosofía de vida.

- Elevar la calidad de vida en el trabajo, para crear un entorno de trabajo ordenado, limpio y seguro, en el que se facilita la realización de las tareas cotidianas, y se generan productos y servicios con calidad y bajos costos.

- Convencer a todos y cada uno de los empleados de que es posible abandonar una situación caótica y crear un lugar de trabajo del que estemos orgullosos.

- Entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en el Hospital, que traiga como consecuencia una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la institución.

- Crear espacios adecuados y armoniosos, a fin de que los empleados de la E. S.E. Hospital Santa Isabel desempeñe sus labores en condiciones óptimas de higiene y limpieza.

- Elevar la calidad de vida en el trabajo, para crear un entorno de trabajo ordenado, limpio y seguro, en el que se facilita la realización de las tareas cotidianas, y se generan productos y servicios con calidad y bajos costos.

- Convencer a todos y cada uno de los empleados de que es posible abandonar una situación caótica y crear un lugar de trabajo del que estemos orgullosos.

- Entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en el Hospital, que traiga como consecuencia una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la empresa.

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ALCANCE

El proceso comienza a partir de la preocupación de las directivas de la E.S.E. Hospital Santa Isabel por dar a conocer e implementar, en cada uno de los procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro de la institución, una cultura organizacional de calidad y mejora continua, y termina con el adecuado uso y manejo que todos los empleados hagan de estos conceptos para asegurar la organización, armonía y calidad en cada uno de las áreas de trabajo de la institución.

RESPONSABLES

El GTL (Grupo Total De Limpieza) encargado de dar a conocer, implementar, difundir y evaluar la metodología de las 5´S dentro de la institución, y todo el personal en general la sin importar cargo desempeñados, títulos universitarios, puestos directivos, tiempo de permanencia dentro de la institución, tipo de contratación, entre otros.

GENERALIDADES

¿QUÉ ES LA METODOLOGÍA DE LAS 5´S?

Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

- Clasificar. (Seiri)

- Orden. (Seiton)

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- Limpieza. (Seiso)

- Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)

- Disciplina. (Shitsuke)

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¿QUÉ ES SEIRI?

SEIRI - CLASIFICAR

DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA

Seiri o clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos, carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos.

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Por regla general, se suelen acumular "cosas": máquinas, materiales, productos, útiles, documentos, registros,... por si pueden servir en otro momento, pero que habitualmente no se utilizan.

El resultado es que vivimos rodeados de elementos innecesarios que originan despilfarro y problemas de todo tipo:

- Incremento de las manipulaciones y transportes.

- Accidentes personales.

- Falta de sitio para ubicar lo útil.

- Obsoletos, no conformes, etc.

- Coste del exceso de inventario.

- Pérdida de tiempo en localización de material, herramientas...

En esta fase es clave preguntarse para cada elemento que nos rodea:

¿Es útil o inútil?

"Disponer sólo de lo necesario mejora la eficiencia".

Cómo implantar el seiri

El propósito del Seiri o clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de producción o de oficina cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la "acción", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.

La implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que el se evitan problemas de espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía.

Al implantar Seiri se obtienen entre otros los siguientes beneficios:

- Se mejora el control visual de los elementos de trabajo, materiales en proceso y producto final.

- El flujo "suave" de los procesos se logra gracias al control visual.

- La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los defectos.

- Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral.

- El personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.

- Clasificar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y eliminando lo innecesario.

Procedimiento

La forma de clasificar está basada en unas reglas fáciles de aplicar, de las cuales se representa la forma de utilizar los bienes y servicios. Las reglas son las siguientes:

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1.­Identificar la naturaleza de cada elemento:

Si el elemento está deteriorado y tiene utilidad: Repárelo

Si está obsoleto y tiene algún elemento que lo sustituya:

Elimínelo.

Si está obsoleto pero cumple su función: Manténgalo en las mejores condiciones para un perfecto funcionamiento

Si es un elemento peligroso:

Identifíquelo como tal para evitar posibles accidentes.

Si está en buen estado:

Analice su utilidad y recolocación.

2.­Identificar el grado de utilidad de cada elemento:

Si lo usa en todo momento: Téngalo a mano en la oficina, sobre la mesa de trabajo o cerca de la maquina.

Si lo utiliza una vez al mes Colóquelo cerca del puesto de trabajo.

Si lo usa esporádicamente Téngalo en el almacén perfectamente localizado

Si realmente no lo necesita Retírelo

Diagrama flujo para la clasificación

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•Se obtendrán los siguientes beneficios: - Más espacio.

- Mejor control de inventario.

- Eliminación del despilfarro.

- Menos accidentalidad.

3.-Lista de elementos innecesarios innecesarios: La lista de elementos innecesarios se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación. Esta lista es complementada por el operario, encargado o supervisor durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaña Seiri.

A continuación se presenta el formato de la lista de elementos innecesarios:

FORMATO DE LISTADO DE

ELEMENTOS INNECESARIOS (5´S:SEIRI – CLASIFICAR)

Código:

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FECHA : -------------------------------------------------------- ÁREA O SERVICIO: -------------------------------------------------------- RESPONSABLE : -------------------------------------------------------- REVISADO POR : --------------------------------------------------------

NOMBRE DEL ELEMENTO

INNECESARIO

UBICACIÓN CANTIDAD POSIBLE CAUSA ACCIÓN TOMADA

4.-Tarjetas de color:

Este tipo de tarjeta permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. Plan de acción para retirar los elementos:

Una vez visualizado y marcados con las tarjetas los elementos innecesarios, se tendrán que hacer las siguientes consultas:

- Mover el elemento a una nueva ubicación dentro de la planta.

- Almacenar al elemento fuera del área de trabajo.

- Eliminar el elemento.

Control e informe final: El jefe de área deberá realizar este documento y publicarlo en una cartelera informativa.

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¿QUÉ ES SEITON?

SEITON - ORDENAR

UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

Seiton consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Aplicar Seiton en mantenimiento tiene que ver con la mejora de la visualización de los elementos de las máquinas e instalaciones industriales. Una vez eliminado todo lo innecesario, debemos asignar a los "elementos" que quedan la ubicación más adecuada (que facilite su uso y reposición) e identificarlos (para que cualquiera pueda localizarlos). Para ello:

- Definir los criterios de ordenación, considerando la seguridad, calidad y la eficiencia.

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- Asignar un sitio para cada elemento e identificarlo.

- Decidir los niveles de existencias de cada elemento (máximo, mínimo,...).

- Delimitar zonas: de paso, de colocación de cada elemento,....

En esta fase es clave preguntarse para cada elemento que nos rodea:

¿Está en el sitio adecuado o debo ordenarlo?

El objetivo es tener cada elemento en su sitio.

"El orden mejora la imagen de nuestro puesto y la nuestra". Para hacer más visible el orden, pueden utilizarse señales indicadoras (tarjetas, carteles, croquis, etc.) donde reflejar la cantidad, naturaleza, ubicación,... de los elementos necesarios. Para ello, previamente se debe:

- Determinar la ubicación de cada elemento: según la frecuencia de uso, peso, tamaño...

- Adecuar los medios de manipulación y almacenamiento a las características del elemento, su utilización, niveles de stock,...

Una vez colocada cada elemento en su sitio, se debe proceder a:

- Señalar el área o la ubicación de cada elemento.

- Identificar cada elemento para conocer de qué se trata (código utillaje, calidad de producto, diámetro de broca,...).

- Poner señales de cantidad (marcas de máx. y mín., nº de unidades,...).

- Cualquier persona debe poder acceder y conocer fácilmente todo lo relevante de los elementos que hay en el área.

Ejecución de la organización:

Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos críticos para mantenimiento y su conservación en buen estado. Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos. En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de acceso a la información.

Estandarización:

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El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos, a continuación se entregaran ayudas para la organización.

Como implantar el Seiton

La implantación del Seiton requiere la aplicación de métodos simples y desarrollados por los trabajadores. Los métodos más utilizados son:

Controles visuales:

Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre otros los siguientes temas:

- Sitio donde se encuentran los elementos

- Frecuencia de lubricación de un equipo, tipo de lubricante y sitio donde aplicarlo.

- Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un equipo o proceso de trabajo.

- Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existe, productos defectuosos.

- Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados.

- Sentido de giro de motores.

- Conexiones eléctricas.

- Sentido de giro de botones de actuación, válvulas y actuadores.

- Flujo del líquido en una tubería, marcación de esta, etc.

- Franjas de operación de manómetros (estándares).

- Dónde ubicar la calculadora, carpetas bolígrafos, lápices en el sitio de trabajo.

- Los controles visuales están íntimamente relacionados con los procesos de estandarización. Un control visual es un estándar representado mediante un elemento gráfico o físico, de color o numérico y muy fácil de ver. La estandarización se transforma en gráficos y estos se convierten en controles visuales. Cuando sucede esto, sólo hay un sitio para cada cosa, y podemos decir de modo inmediato si una operación particular está procediendo normal o anormalmente.

Mapa 5S:

Es un gráfico que muestra la ubicación de los elementos que pretendemos ordenar en un área de la planta. El Mapa 5S permite mostrar donde ubicar el almacén de herramientas, elementos de seguridad, extintores de fuego, duchas para los ojos, pasillos de emergencia y vías rápidas de escape, armarios con documentos o elementos de la máquina, etc. Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas y útiles son:

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Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso. - Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.

- Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar de uso.

- Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la secuencia con que se usan.

- Las herramientas se almacenan suspendidas de un resorte en posición al alcance de la mano, cuando se suelta recupera su posición inicial.

- Los lugares de almacenamiento deben ser más grandes que las herramientas, para retirarlos y colocarlos con facilidad.

- Eliminar la variedad de plantillas, herramientas y útiles que sirvan en múltiples funciones.

- Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto.

- El almacenaje basado en la función consiste en almacenar juntas las herramientas que sirven funciones similares.

- El almacenaje basado en productos consiste en almacenar juntas las herramientas que se usan en el mismo producto. Esto funciona mejor en la producción repetitiva.

Marcación de la ubicación:

Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo para identificar estas localizaciones de forma que cada uno sepa donde están las cosas, y cuántas cosas de cada elemento hay en cada sitio. Para esto se pueden emplear:

- Indicadores de ubicación.

- Indicadores de cantidad.

- Letreros y tarjetas.

- Nombre de las áreas de trabajo.

- Localización de stocks.

- Lugar de almacenaje de equipos.

- Procedimientos estándares.

- Disposición de las máquinas.

- Puntos de lubricación, limpieza y seguridad.

Marcación con colores:

Es un método para identificar la localización de puntos de trabajo, ubicación de elementos, materiales y productos, nivel de un fluido en un depósito, sentido de giro de una máquina, etc. La marcación con colores se utiliza para crear líneas que señalen la división entre áreas de trabajo y movimiento, seguridad y ubicación de materiales. Las aplicaciones más frecuentes de las líneas de colores son:

- Localización de almacenaje de carros con materiales en proceso.

- Dirección de pasillo

- Localización de elementos de seguridad: grifos, válvulas de agua, camillas, etc.

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- Colocación de marcas para situar mesas de trabajo

- Líneas cebra para indicar áreas en las que no se debe localizar elementos ya que se trata de áreas con riesgo.

Codificación de Colores:

Se usa para señalar claramente las piezas, herramientas, conexiones, tipos de lubricantes y sitio donde se aplican.

Identificar los contornos:

Se usan dibujos o plantillas de contornos para indicar la colocación de herramientas, partes de una máquina, elementos de aseo y limpieza, bolígrafos, grapadora, calculadora y otros elementos de oficina. En cajones de armarios se puede construir plantillas en espuma con la forma de los elementos que se guardan. Al observar y encontrar en la plantilla un lugar vacío, se podrá rápidamente saber cual es el elemento que hace falta.

¿QUÉ ES SEISO?

SEISO – LIMPIAR

LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS EQUIPOS Y PREVENIR LA SUCIEDAD Y EL DESORDEN

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Cuando sólo quedan los elementos necesarios y están correctamente identificados y ubicados, debemos tomar las acciones necesarias para dejarlos en las condiciones óptimas de uso (limpios, seguros, fiables,...).

Si esto no ocurre, algunas repercusiones pueden ser:

Mala imagen del área, de las personas implicadas y sus mandos.

Elementos difíciles o peligrosos de limpiar, de manipular,...

- Averías de máquinas, útiles, equipos de medida,...

- Soluciones provisionales que se convierten en permanentes.

- Frecuentes zafarranchos de limpieza.

- Desmotivación del personal hacia los "detalles".

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- Malos índices de eficiencia, calidad, seguridad,...

En esta fase es clave preguntarse para cada elemento que nos rodea:

¿Está en condiciones óptimas de uso o se puede mejorar?

El objetivo es eliminar las causas por las que no están en condiciones.

"Las condiciones óptimas tienen su razón de ser".

Poner los elementos en condiciones óptimas supone:

- Eliminar la suciedad (fregar, barrer, cepillar, aspirar,...) además de los focos de suciedad (los lugares de difícil acceso,...).

- Reponer las elementos que faltan (tapas de máquina, herramientas, documento,...) o adecuarlos para su uso más eficiente (empalmes rápidos, reubicaciones,...).

- Recuperar las elementos que no funcionan (relojes, utillajes,...) o que están reparados "provisionalmente".

Es decir, dejar las cosas como el "primer día".

Cuando se adquirieron los elementos y se diseñaron las tareas, muchas personas con diferentes conocimientos estuvieron pensando la mejor forma de llevarlas a cabo, tanto desde el punto de vista de la productividad como de la calidad y seguridad. Por tanto, casi todo tiene su por qué.

"También es verdad que ninguno como tú, que estás realizando estas tareas todo el día, conoce qué cosas son mejorables".

Implantación del Seiso o limpieza

El Seiri debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implantación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.

Paso 1. Campaña o jornada de limpieza:

Es muy frecuente que una empresa realice una campaña de orden y limpieza como un primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.

Esta clase de limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado, ya que se trata de un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones Seiso

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deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el proceso de implantación seguro de las 5S.

Esta jornada o campaña crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso.

Paso 2. Planificar el mantenimiento de la limpieza:

El encargado del área debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en la planta. Si se trata de un equipo de gran tamaño o una línea compleja, será necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta asignación se debe registrar en un gráfico en el que se muestre la responsabilidad de cada persona.

Paso 3. Preparar el manual de limpieza:

Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Este manual debe incluir además del gráfico de asignación de áreas, la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como también, la frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor. Las actividades de limpieza deben incluir la Inspección antes del comienzo de turnos, las actividades de limpieza que tienen lugar durante el trabajo, y las que se hacen al final del turno. Es importante establecer tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario.

Es frecuente en empresas que han avanzado significativamente en el desarrollo del pilar "mantenimiento autónomo" encontrar que estos estándares han sido preparados por los operarios, debido a que han recibido un entrenamiento especial sobre esta habilidad.

El manual de limpieza debe incluir:

- Propósitos de la limpieza.

- Fotografía o gráfico del equipo donde se indique la asignación de zonas o partes del taller.

- Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos podemos encontrar durante el proceso de limpieza.

- Fotografía del equipo humano que interviene en el cuidado de la sección.

- Elementos de limpieza necesarios y de seguridad.

- Diagrama de flujo a seguir.

Estándares para procedimientos de limpieza. Conocer el procedimiento de limpieza para emplear eficientemente el tiempo. El estándar puede contener fotografías que sirvan de referencia sobre el estado en que debe quedar el equipo.

Paso 4. Preparar elementos para la limpieza:

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Aquí aplicamos el Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos.

Paso 5. Implantación de la limpieza:

Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricación, asegurar la limpieza de la suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones, maquinaria, ventanas, etc., Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las guardas de los equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo.

Seiso implica retirar y limpiar profundamente la suciedad, desechos, polvo, óxido, limaduras de corte, arena, pintura y otras materias extrañas de todas las superficies. No hay que olvidar las cajas de control eléctrico, ya que allí se deposita polvo y no es frecuente por motivos de seguridad, abrir y observar el estado interior.

Durante la limpieza es necesario tomar información sobre las áreas de acceso difícil, ya que en un futuro será necesario realizar acciones kaizen o de mejora continua para su eliminación, facilitando las futuras limpiezas de rutina.

Debemos insistir que la limpieza es un evento importante para aprender del equipo e identificar a través de la inspección las posibles mejoras que requiere el equipo. La información debe guardarse en fichas o listas para su posterior análisis y planificación de las acciones correctivas.

¿QUÉ ES SEIKETSU?

SEIKETSU - ESTANDARIZAR

PRESERVAR ALTOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA

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Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.

Alcanzado el nivel de orden y limpieza deseado, debemos estandarizar las operaciones para asegurar que la situación actual no se degrade. Los pasos a seguir serían los siguientes: - Sensibilizar al personal sobre la mejor forma de hacer las tareas.

- Dar formación/ adiestramiento necesarios.

- Definir en instrucciones cómo llevar a cabo las tareas.

- Asignar los medios/ recursos necesarios para poder realizar las tareas (contenedores normalizados, señalizar áreas de material...).

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- Establecer los controles que eviten y/o detecten el origen de los problemas (focos de suciedad, desorden, exceso de material, riesgo para las personas...).

En esta fase es clave preguntarse en relación con cada tarea: ¿Lo hago siempre igual o depende de las circunstancias? El objetivo es sistematizar todas las tareas que son repetitivas (la mayoría).

"Si normalizas tus tareas, tu trabajo será más sencillo".

Para poner rápidamente en evidencia cualquiera de los problemas anteriormente enunciados, debemos establecer sistemas o mecanismos que permitan su control visual, como por ejemplo: - Flechas de dirección (tuberías, accesos, palancas,...)

- Rótulos de ubicación

- Luces, alarmas para detectar fallos (averías, no conformidades,...)

- Paneles con siluetas de herramientas o esquemas de proceso.

- Utillajes de colores según el producto o máquina en que se utilice

- Tapas transparentes en las máquinas para ver su interior.

- Marcas de nivel máximo / mínimo de existencias

- Tarjetas rojas para señalar lo innecesario

- Carteles o fotografías del antes y después para sensibilizar.

"Debemos se capaces de controlar lo que ocurre en nuestra área de trabajo a simple vista".

S4: SEIKETSU. CONTROL VISUAL Como implantar la limpieza estandarizada

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las tres primeras "S". Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:

Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades:

Para mantener las condiciones de las tres primeras `s, cada operario debe conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo, dónde y cómo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrán poco significado.

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Deben darse instrucciones sobre las tres `s a cada persona sobre sus responsabilidades y acciones a cumplir en relación con los trabajos de limpieza y mantenimiento autónomo. Los estándares pueden ser preparados por los operarios, pero esto requiere una formación y práctica kaizen para que progresivamente se vayan mejorando los tiempos de limpieza y métodos.

Las ayudas que se emplean para la asignación de responsabilidades son:

- Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en Seiso.

- Manual de limpieza

- Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada.

- Programa de trabajo Kaizen para eliminar las áreas de difícil acceso, fuentes de contaminación y mejora de métodos de limpieza.

PASO 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina:

El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza, lubricación y control de los elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

En caso de ser necesaria mayor información, se puede hacer referencia al manual de limpieza preparado para implantar Seiso. Los sistemas de control visual pueden ayudar a realizar "vínculos" con los estándares, veamos su funcionamiento. Si un trabajador debe limpiar un sitio complicado en una máquina, se puede marcar sobre el equipo con un adhesivo la existencia de una norma a seguir. Esta norma se ubicará en el tablón de gestión visual para que esté cerca del operario en caso de necesidad. Se debe evitar guardar estas normas en manuales y en armarios en la oficina. Esta clase de normas y lecciones de un punto deben estar ubicadas en el tablón de gestión y este muy cerca del equipo.

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¿QUÉ ES SHITSUKE?

SHITSUKE - DISCIPLINA

CREAR HÁBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES

El sistema de gestión debe fomentar la disciplina (en el sentido de auto exigencia) para que se respeten las directrices establecidas.

Algunas de las claves para conseguirlo son:

- Analizar las desviaciones respecto a los niveles establecidos para detectar las causas últimas.

- Decidir con los implicados acciones a tomar para erradicarlas.

- Compromiso firme de la Dirección a la hora de establecer los objetivos y asignar los recursos, dedicando tiempo al seguimiento de los resultados, reconociendo a los participantes,....

- Capacitar a las personas mediante formación sistemática para que puedan contribuir a la mejora de sus tareas.

En esta fase es clave preguntarse en relación con cada tarea:

¿Lo estoy haciendo como está definido o hago lo que puedo?

El objetivo es eliminar las causas de que las tareas no se puedan hacer como se han establecido.

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"Con disciplina los esfuerzos son menos y los resultados mejores"

Como implantar shitsuke

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, Orden, limpieza y estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

Visión compartida:

La teoría del aprendizaje en las organizaciones (Peter Senge) sugiere que para el desarrollo de una organización es fundamental que exista una convergencia entre la visión de una organización y la de sus empleados. Por lo tanto, es necesario que la dirección de la empresa considere la necesidad de liderar esta convergencia hacia el logro de metas comunes de prosperidad de las personas, clientes y organización. Sin esta identidad en objetivos será imposible de lograr crear el espacio de entrega y respeto a los estándares y buenas prácticas de trabajo.

Formación:

Las 5´S no se trata de ordenar en un documento por mandato "Implante las 5S". Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las 5´s. No se trata de construir "carteles" con frases, eslóganes y caricaturas divertidas como medio para sensibilizar al trabajador. Estas técnicas de marketing interno servirán puntualmente pero se agotan rápidamente.

Tiempo para aplicar las 5S:

El trabajador requiere de tiempo para practicar las 5´S. Es frecuente que no se le asigne el tiempo por las presiones de producción y se dejen de realizar las acciones. Este tipo de comportamientos hacen perder credibilidad y los trabajadores pueden creer que no es un programa serio y que falta el compromiso de la dirección.

El papel de la Dirección:

Para crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantación del Shitsuke la dirección tiene las siguientes responsabilidades:

- Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5´S y mantenimiento autónomo.

- Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta. (En nuestro Hospital, es el GTL)

- Asignar el tiempo para la práctica de las 5´S y mantenimiento autónomo.

- Suministrar los recursos para la implantación de las 5´S.

- Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades.

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- Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa.

- Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales.

- Aplicar las 5´S en su trabajo.

- Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo.

- Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5´S.

El papel de trabajadores:

- Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5´S.

- Asumir con entusiasmo la implantación de las 5´S.

- Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto.

- Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo.

- Realizar las auditorías de rutina establecidas.

- Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5´S o al GTL

- Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo.

- Participar activamente en la promoción de las 5´S.

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BENEFICIO DE LAS 5´S

La implementación de una estrategia de 5'S es importante en diferentes áreas, por ejemplo, porque permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad industrial, beneficiando así a la empresa y sus empleados. Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5'S son: - Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados.

- Reducción en las pérdidas y mermas por producciones con defectos

- Mayor calidad

- Tiempos de respuesta más cortos

- Aumenta la vida útil de los equipos

- Genera cultura organizacional

- Acerca a la compañía a la implantación de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad

Una empresa que aplique las 5'S:

- Produce con menos defectos,

- Cumple mejor los plazos,

- Es más segura,

- Es más productiva,

- Realiza mejor las labores de mantenimiento,

- Es más motivante para el trabajador,

- Aumenta sus niveles de crecimiento....

Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y no le hacen mal a nadie, está en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.

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PARADIGMAS QUE IMPOSIBILITAN LA IMPLANTACIÓN DE LAS 5´S

En una empresa han existido y existirán paradigmas que imposibilitan el pleno desarrollo de las 5´S. La estrategia de las 5´S requiere de un compromiso de la dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de los jefes de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con su mirada atenta permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear una cultura de orden, disciplina y progreso personal.

Sin embargo, existen paradigmas habituales para que las 5´S no se desarrollen con éxito en las empresas son: Paradigmas de la dirección: Estas son algunas de las apreciaciones de directivos ante el programa 5´S: Paradigma 1.

Es necesario mantener los equipos sin parar. La dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se fabrican, no acepta fácilmente que en un puesto de trabajo es más productivo cuando se mantiene impecable, seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecia los beneficios de esta de ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo, lubricación en exceso y fuentes de contaminación. Paradigma 2.

Los trabajadores no cuidan el sitio. Para que perder tiempo la dirección considera que el aseo y limpieza es un problema exclusivo de los niveles operativos. Si los colaboradores no poseen los recursos o no se establecen metas para mejorar los métodos, será difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que los trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados directamente por la falta de las 5´S. Paradigma 3.

Hay numeroso pedidos urgentes para perder tiempo limpiando Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces presionan tanto que es necesario que otras actividades esperen, sin embargo, las actividades de las 5´S se deben ver como una inversión para lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales requeridos para el momento. Paradigma 4.

Creo que el orden es el adecuado, no tardemos tanto tiempo...

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Algunas personas consideran que sólo los aspectos visibles y de estética de los equipos son suficientes. Las 5's deben servir para lograr identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la máquina la que permite identificar averías o problemas que se pueden transformar en graves fallos para el equipo. La limpieza se debe considerar como una primera etapa en la inspección de mantenimiento preventivo en la planta. Paradigma 5.

¡Contrate un trabajador inexperto para que realice la limpieza...sale más barato! El trabajador que no sabe operar un equipo y que es contratado únicamente para realizar la limpieza, impide que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado por la compañía y se pierda. El contacto cotidiano con la maquinaria ayuda a prevenir problemas, mejorar la información hacia los técnicos expertos de mantenimiento pesado y aumenta el conocimiento del operario sobre el comportamiento de los procesos. Paradigma de los operarios

La aplicación de las 5´S tiene sus barreras en ciertos pensamientos de los operarios: Paradigma 1.

Me pagan para trabajar no para limpiar. A veces, el personal acepta la suciedad como condición inevitable de su estación de trabajo. El trabajador no se da cuenta del efecto negativo que un puesto de trabajo sucio tiene sobre su propia seguridad, la calidad de su trabajo y la productividad de la empresa. Paradigma 2.

¿Llevo 10 años... porqué debo limpiar? El trabajador considera que es veterano y no debe limpiar, que esta es una tarea para personas con menor experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y contaminación si control en el puesto de trabajo. Los trabajadores de producción asumen a veces que su trabajo es hacer cosas, no organizarlas y limpiarlas. Sin embargo, es una actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la calidad, productividad y seguridad. Paradigma 3.

Necesitamos mas espacio para guardar todo lo que tenemos. Esto sucede cuando al explicar las 5 `s a los trabajadores, su primera reacción ante la necesidad de mejorar el orden es la pedir más espacio para guardar los elementos que tienen. El frecuente comentario es ".......jefe necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto...." Es posible que al realizar la clasificación y el ordenamiento de los elementos considerados, sobre espacio en los actuales armarios y la mayoría de los elementos sean innecesarios. PARADIGMA 4.

No veo la necesidad de aplicar las 5's

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Puede ser muy difícil implantar las 5's en empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de las fábricas de productos personales o farmacia. Sin embargo, no todo tiene que ver con la eliminación de polvo o contaminación. Las 5's ayudan a mejorar el control visual de los equipos, modificar guardas que no dejan ver los mecanismos internos por guardas plásticas de seguridad que permitan la observación del funcionamiento de los equipos; o la aplicación de las 5's en el cuidado de nuestras mesas de trabajo y escritorios...

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MECANISMO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.

La institución tiene definido como mecanismo de verificación del cumplimiento del programa de las 5´ S, un grupo llamado “EL GTL” (Grupo Todo Limpieza) conformado por varios empleados de la E.S.E, quienes serán los encargados de dar a conocer, difundir y evaluar cada uno de los conceptos relacionados con la metodología de las 5´S, además de realizar un recorrido a cada una de las áreas, utilizando como mecanismo de ayuda los formatos guías para el patrullaje de las 5´ S. Sus funciones son: - Verificar en cada sitio de trabajo que se estén utilizando los elementos necesarios y desechando los

innecesarios.

- Verificar que cada una de las áreas estén en completo orden.

- Verificar que los equipos del área de trabajo se encuentren en buen estado

- Verificar que el lugar de trabajo este completamente limpio.

- Verificar que la persona de cada área pueda desarrollar sus funciones de manera fácil y cómoda.

- Verificar que los empleados cumplan con los reglamentos que rigen en la institución, los cuales se logran con la disciplina y control personal y que cada uno mantenga como habito o costumbre, la puesta en práctica de los procedimientos correctos, ya que la indisciplina implica falta de respeto por los demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas.

- Sensibilizar y motivar el personal de la institución para que se integre al programa.

- “EL GTL” se reúnen con el propósito de presentar los informes, al comité de calidad, de las diferentes actividades realizadas durante el mes con el estado de cada una de las áreas y las respectivas recomendaciones.

- Realizar jornadas de aseo, visitas sorpresa y entrega de estímulos.

TABLA DE ESTIMULOS GTL

NOMBR

E DEL

ESTIMU

LO

IDENTIFICACION DEL

ESTIMULO SIGNIFICADO RECOMENDACIÓN

GTL

SUPERI

OR

FELICITACIONES EXCELENTE

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FLOR

TODO VA MUY BIEN.

PUEDES MEJORAR

TIENE UNA OPORTUNIDAD

DE MEJORA

CARITA

TRISTE

NO ESTA MAL PERO PUEDES

MEJORAR

TIENE 2 OPORTUNIDADES DE

MEJORA

DOBLE

CARITA

TRISTE

¿QUE PASÓ? PONTE LAS PILAS ERES

CAPAZ.

Para verificar el cumplimiento de las 5´S en cada una de las áreas, “EL GTL” utilizará la siguiente lista de verificación:

FORMATO DE INSPECCION Y

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

DE LAS 5 ‘S

Código:

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SENTIDO DE LA CLASIFICACION: evitar la presencia de elementos

innecesarios.

1 2 3 4 5

1 ¿Separa en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que

no sirven?

2 ¿Clasifica lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario?

3 ¿Separa los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso,

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seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad

en el trabajo?

4 ¿Organiza los elementos en sitios donde los cambios se puedan realizar

en el menor tiempo posible?

5 ¿Elimina información innecesaria y que nos puede conducir a errores de

interpretación o de actuación?

Observaciones

SENTIDO DEL ORDEN: (SEITON) Consiste en organizar los elementos

que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan

encontrar con facilidad. Ubicándolos en espacios adecuados e

identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno

al sitio una vez utilizados.

1 Disponga de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el

trabajo para facilitar su acceso y retorno al lugar.

2 Identifique los sitios para ubicar elementos que se emplean con poca

frecuencia.

3 Disponga de lugares para ubicar el material o elementos que no se

usarán en el futuro.

4 Identifique y marque todos los sistemas auxiliares como tuberías, sitios

de oxigeno, depósitos de desechos, planta de energía.

5 De a conocer a los empleados el manejo de los equipos existentes en la

institución como son: sonido interno, extinguidores, planta de energía,

entre otros.

6 Clasifique correctamente las basuras que se producen en la institución,

utilizando la bolsa correspondiente.

7 Verificar que en todas las áreas de trabajo se encuentren debidamente

señalizadas la ubicación de los diferentes elementos (equipos,

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cajoneras, archivos, etc.)

Observaciones

SENTIDO DE LA LIMPIEZA (SEISO) Es el esfuerzo diario de

mantener las condiciones higiénicas y el aseo general de la institución lo

que permite mantener la salud y la seguridad de los usuarios, de los

miembros del personal y de la comunidad en general

1 ¿Se realiza limpieza y el mejoramiento del puesto de trabajo?

2 ¿Se identifican focos de suciedad y de desorden?

3 ¿Se Establecen programas de aseo semanal?

SENTIDO DE LA LIMPIEZA ESTANDARIZADA (Seiketsu) Preservar

Altos Niveles De Organización, Orden Y Limpieza

1 Verificar que el personal esta dispuesto al servicio

2 Mantener excelentes condiciones de higiene en las diferentes áreas de

trabajo y en los servicios comunes de los empleados, como: cafeterías,

utensilios, vestidores, casilleros y áreas para descanso.

3 Verificar el cumplimiento de la política de presentación personal que

incluye uso de escarapela

4 Verificar que el área cuente con los equipos de protección personal

necesarios

5 Verificar el cumplimiento de las normas de seguridad.

6 Verificar la comprensión y aplicación de las pausas cativas

Observaciones

SENTIDO DE LA disciplina (SHITSUKE)

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Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos

establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo.

Respeta las normas y estándares establecidos para conservar el sitio

de trabajo impecable.

Realiza un control personal sobre las normas que regulan el

funcionamiento de organización.

1 Inspeccionar que el lugar de trabajo esté completamente limpio y

ordenado.

2 Verificar que el empleado atienda de una manera atenta y respetuosa a

los usuarios y demás compañeros.

3 Verificar que el empleado tenga sus comodidades y utensilios de trabajo

de acuerdo a las necesidades que se presenten en su área.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Mensualmente se realiza una actividad relacionada con las 5´S

ACTIVIDAD AREA RESPONSABLE AUDITOR FECHA

Socialización del

programa de las

5´S

N/A GTL N/A

Agosto 21 de

2009

Jornada de

clasificación

Oficinas y

servicios de la

ESE

Empleados. GTL

Septiembre 2

de 2009

Visita sorpresa

Oficinas y

servicios de la

ESE

Empleados.

GTL

N/A

Jornada de

organización

Oficinas y

servicios de la

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ESE Empleados. GTL

Visita sorpresa

Oficinas y

servicios de la

ESE

Empleados.

GTL

N/A

Jornada de

limpieza general

Planta física,

zonas verdes Empleados.

GTL

ACTIVIDAD AREA RESPONSABLE AUDITOR FECHA

Visita sorpresa

Oficinas y

servicios de la

ESE

Empleados.

GTL

N/A

Jornada de

capacitación sobre

autodisciplina

Todo el

personal GTL

Grupo de calidad

CONCLUSIONES

La aplicación de la metodología "5S" es el paso previo para implantar otras metodologías de mejora de productividad, de calidad, de seguridad,... Es fundamental el compromiso de la Dirección, conseguir la implicación de todos, a todos los niveles, trabajando en equipos pequeños y perseverar hasta llegar al final, no quedarse a medio camino. Cada mando es responsable del nivel de orden y limpieza de su sección. El operario de su puesto. Para ello es necesario: - Informar, formar, difundir, etc. sistemáticamente.

- Un sitio bien señalado para cada elemento y cada elemento en su sitio.

- Eliminar los focos de suciedad, las causas de las averías,...

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- Fijar las normas y respetarlas.

Si no haces algo, nada mejorará. Debemos analizar los problemas o desviaciones para definir sus causas e implantar acciones correctoras.

"Si no te dan los recursos solicitados, haz lo que puedas que es mucho."

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BIBLIOGRAFIA

- “5S” (ORDEN Y LIMPIEZA) Realizado por: ain

La edición y distribución de este folleto forma parte del Plan de Difusión de Calidad, promovido por el Departamento de Industria y Tecnología, Comercio, Turismo y Trabajo del Gobierno de Navarra con la participación de la Fundación Navarra de Calidad, CETENASA y AIN. Ilustraciones y edición: CIA y Compañía, diseñadores. Fecha: Diciembre de 2002. Rev.: 0.

- http://www.rincondelvago.com

- http://www.google.com

- http://mx.yahoo.com

- http://www.monografias.com

- LAS 9 “s”: ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA EN TU EMPRESA. Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial. Enero de 2007.

- Corporación Autónoma Regional de Santander. Manual de implementación de las 5´S.