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1. OBJETO Este instructivo tiene por objeto establecer las pautas para la administración de los usuarios y las tareas que realizan en el sistema POS IBM en Olímpica S.A. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para los puntos de venta a nivel nacional con sistema POS – IBM y CIA; aplica al área de Sistemas, Direcciones de Operaciones, Gestión Humana y Control de Inventarios. En los Puntos de Venta aplica para el Gerente de Negocio, Administradores, Fiscales de caja, Tesoreras(os), Cajeros(as). 3. DEFINICIONES Usuario: Único funcionario que se identifica frente al sistema POS – IBM y CIA utilizando su nombre de usuario (ID del operador) y contraseña. Perfil: Categoría que se asigna al usuario al momento de su creación, la cual se relaciona con un perfil y por ende con las actividades o transacciones que el usuario podrá ejecutar finalmente en el sistema POS. Rol: Grupo de actividades asignadas a un perfil de acceso al sistema POS IBM. Contraseña: Código de autenticación para el ingreso de un usuario sistema POS. Número de Autorización de Transacciones: Número asignado al Gerente de negocio, administrador y fiscal de cajas, el cual acompañado de la contraseña (prefijo + contraseña). Prefijo: Numero de dos dígitos que antecede a la contraseña, y es asignado por el área de sistemas.

INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACION DE USUARIOS EN EL SISTEMA POS-IBM

Código: IOSI 01

Versión: 2

Proceso: Seguridad Informática

Macroproceso: Aseguramiento de procesos y Control

DOCUMENTO NO CONTROLADO

Fecha: Agosto 04 de 2016

Elaboró: Aura Vanegas

Revisó: Jaime Ramírez Luis Hebert Ardila

Aprobó: Libardo Gómez

Cargo: Estudiante en práctica Gestión de Riesgo y Control

Cargo: Director Nacional de Control de Ingresos Director Nacional de POS

Cargo: Director Nacional de Seguridad Informática

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4. CONDICIONES GENERALES

Para la aplicación de este instructivo debe tener previo conocimiento de:

Política General de Seguridad Informática

Manual de Políticas de Seguridad Informática

Procedimiento Para la Administración de los Accesos a los Sistemas de Información y Red.

4.1 Usuarios Perfiles, Roles y Actividades Permitidas

Los nuevos usuarios en el sistema POS que requieran el acceso al sistema CIA deberán ser creados primeramente en el sistema CIA (Ver Instructivo para la Administración y creación de Usuarios en el Sistema CIA), de lo contrario pueden generarse inconvenientes para la ejecución de sus actividades en los dos sistemas; el usuario para el sistema POS es el mismo para el sistema CIA, (el número de cédula).

El usuario POS corresponderá a los ocho (8) últimos números de la cédula del funcionario a quien se le asigna, por ejemplo:

Cédula del Funcionario

1125025358

Usuario

25025358

Nota: en ocasiones en donde se crean usuarios y perfiles con cédulas de 10 dígitos en los que el dígito de posición 7 y/o 8 de derecha a izquierda sean cero o ceros, los usuarios serán de 6 o 7 dígitos. Ejemplo: número de cédula:

Cédula del Funcionario

Cédula del Funcionario

1100347620 1002347620

Usuario Usuario

347620 2347620

Usuario de 6 dígitos Usuario de 7 dígitos

Está prohibida la creación de usuarios POS, para personas que no laboran en la compañía, o que no requieran de acceso a este sistema.

A cada usuario creado se le deberá asignar un (1) perfil, el cual definirá las actividades o acciones que este podrá ejecutar en el sistema. La siguiente es la matriz de perfiles, que se pueden asignar a un usuario en el sistema POS IBM de Olímpica S.A.:

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PERFIL ROL ACTIVIDADES PERMITIDAS

Gerente de Negocio

Modelo 4

Procesos de cierre, todas las consultas, crear ASM, posfechados, transferencia de cajeros a través de las terminales, verificación de precios, monitoreo de terminales desde el controlador u otra terminal, Creación de usuarios Modelo 1,2 y 3.

Administrador Modelo 4

Procesos de cierre, todas las consultas, crear ASM, posfechados, transferencia de cajeros a través de las terminales, verificación de precios, monitoreo de terminales desde el controlador u otra terminal, Creación de modelos 1,2 y 3.

Fiscal de cajas Modelo 3

Consulta de Precios, autorizaciones a transacciones en caja registradora, consulta a través del controlador, transferencia de cajeros a través de las terminales, verificación de precios a través de las terminales, crear cuentas ASM y de cheques posfechados, monitoreo de terminales desde el controlador u otra terminal.

Cajero Modelo 1 Registros y Ventas

Atención al Cliente Modelo 2 Todas las consultas, crear cuentas ASM y de

cheques posfechados,

Libre Modelo 5 Todas las consultas

Auditor / Control de Inventarios

Modelo 6 Todas las consultas

Analista POS Modelo 7

Tiene acceso general restringido a:

Funciones de cajeros

Inicializar Movimiento de artículos

Modo Entrenamiento

Gestión con llave de fiscal de cajas

Si el funcionario requiere acceso a más de 1 perfil, (Por ejemplo fiscal de cajas y cajero), debe tener un usuario por perfil. El número de usuario corresponde a los 8 últimos dígitos del número de cédula, teniendo en cuenta que el primer dígito de derecha a izquierda cambia dependiendo el perfil. Ejemplo: el número de cédula es: 22345629

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Cuando el número de cédula termina en 9:

1er perfil: cajero: 2° perfil: fiscal de cajas:

Usuario: 2234562 9

Usuario: 2234562 0

se mantiene igual se cambia por 0

Cuando el número de cédula termina en un número diferente a 9:

1er perfil: cajero: 2° perfil: fiscal de cajas:

Usuario: 2234562 5

Usuario: 2234562 9

se mantiene igual se cambia por 9

De acuerdo al perfil a asignar al usuario, la siguiente es la matriz de responsabilidades de solicitud y ejecución de asignación y eliminación de perfiles a usuarios POS en Olímpica S.A.:

PERFIL ASIGNACIÓN ELIMINACIÓN

SOLICITA EJECUTA SOLICITA EJECUTA

Gerente de Negocio

Director de Operaciones, Gerente de Distrito, Gerente de

Gestión Humana

Analista POS

Director de Operaciones,

Gerente de Distrito, Gerente de Gestión

Humana

Analista POS

Administrador Gerente de Negocio Analista POS Gerente de

Negocio

Fiscal de cajas Gerente de Negocio Gerente de

Negocio Gerente de

Negocio

Cajero Gerente de Negocio Gerente de

Negocio Gerente de

Negocio

Atención al Cliente Gerente de Negocio Gerente de

Negocio Gerente de

Negocio

Consulta de Precios

Gerente de Negocio Gerente de

Negocio Gerente de

Negocio

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Operador Logístico Gerente de Negocio Gerente de

Negocio Gerente de

Negocio

Directores de Operaciones

Gerente de Distrito, Gerente de Gestión

Humana Analista POS

Director de Operaciones,

Gerente de Gestión Humana

Auditor / Control de Inventarios

Auditor Nacional, Director Nacional de Control de Perdidas

Analista POS

Auditor Nacional, Director de Pérdidas e Inventarios

Soporte POS Gerente de Sistemas Analista POS Gerente de Sistemas

En caso que el usuario aún no haya sido creado en el sistema POS, el solicitante de la asignación del perfil deberá solicitar igualmente la creación del usuario.

La solicitud de eliminación de perfiles solo podrá ser realizada por los cargos aprobados con base en la Matriz de Responsabilidades.

Para los casos en que la solicitud de creación de un usuario requiera opciones de ejecución de cierre en los puntos de venta, se deberá crear el usuario por parte del analista POS.

En caso que se requiera un cambio de perfil para un usuario, primero se debe solicitar la eliminación del perfil actual del usuario, y luego la asignación del nuevo.

Se deberá eliminar del sistema inmediatamente aquellos usuarios pertenecientes a funcionarios que hayan dejado de laborar en la compañía, hayan sido trasladados, o que pasen a realizar tareas que no requieran el uso del sistema POS.

Toda solicitud de usuarios y perfiles (Creación, asignación, eliminación), que deba ser ejecutada por un analista POS, deberá efectuarse a través de la mesa de ayuda, con una anticipación no menor a 24 horas de días hábiles, diligenciando completamente el Formato Creación De Usuario.

Cada jefe con personal a su cargo que tenga asignado usuario en el sistema POS IBM, será responsable de mantener actualizado el perfil según la labor que el funcionario realice.

4.2 Contraseña de Acceso al Sistema POS

Las claves/contraseñas en el sistema POS deberán ser creadas/modificadas por el mismo funcionario al que se le creó el usuario, dicha clave deberá contener (6) seis caracteres numéricos, teniendo en cuenta que esta clave nunca debe iniciar con el digito (0) cero. ver Política de Responsabilidad del Usuario .

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Debido a la restricción del sistema para que un usuario cree o modifique una clave para si mismo, otro funcionario, con un perfil autorizado según la siguiente tabla, deberá ingresar con su propio usuario al sistema y permitirle de manera privada únicamente la digitación de su nueva clave. No aplica para la modificación de claves de cajeros ni fiscales de cajas quienes pueden cambiar su clave directamente en la terminal de pago.

PERFIL PERFIL AUTORIZADO PARA CAMBIO DE CLAVE

Gerente de Negocio Analista POS, Soporte POS,

Administrador Analista POS, Soporte POS,

Atención al Cliente Gerente de Negocio, Soporte POS, Administrador

Consulta de Precios Gerente de Negocio, Soporte POS, Administrador

Operador Logístico Gerente de Negocio, Soporte POS, Administrador

Directores de Operaciones Analista POS, Soporte POS

Auditor Analista POS, Soporte POS

Soporte POS Analista POS

Analista POS Analista POS (Usuario Diferente)

La clave de acceso al sistema POS deberá ser cambiada cada 3 (tres) meses.

Los usuarios y claves del sistema POS son personales e intransferibles, está prohibido efectuar registros en el sistema POS con usuarios y clave de otro funcionario, de acuerdo a lo contenido en el documento Política de Responsabilidad del Usuario

Cada funcionario responderá por cualquier transacción que se registre con su usuario, por tanto no debe dejarlo abierto en ningún equipo sin su presencia, ni mucho menos permitir que sea utilizado por otras personas.

4.3 Número de Autorización de Transacciones en el Sistema POS

Los usuarios de Gerente de Negocio, Administrador y Fiscal de Cajas deberán poseer, adicionalmente a su usuario y contraseña de identificación en el sistema, un número de autorización para uso de la llave fiscal en operaciones especiales en el POS (Ver Anexo Operaciones con Llave de Fiscal).

El número de autorización cuando sea requerido con la llave está conformado por un prefijo del 01 al 20 que precede a la clave personal asignada por el funcionario, creada en el sistema POS. Al momento de generar la clave el funcionario debe estar presente. La clave debe ser un número de seis (6) dígitos que no empiece por cero (0).

Se generará un número de autorización para el Gerente de Negocio, Administrador o Fiscal de Cajas cuando ingrese por primera vez a laborar en un punto de venta.

La asignación del número de autorización en el POS debe tener previa solicitud y notificación al área de sistemas por parte del Gerente del Negocio o administrador del punto de venta.

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El prefijo lo asigna el área de sistemas, por solicitud de la gerencia de negocio previa creación en CIA.

El número de autorización y la clave del sistema POS es personal e intransferible. ver Política de Responsabilidad del Usuario

Se inactivará un número de autorización existente en los siguientes casos:

o El funcionario deja de laborar en la Compañía. o El funcionario es trasladado de punto de venta

En caso que un funcionario con número de autorización activo, sospeche que ha sido vulnerada la confidencialidad de su clave, deberá cambiar de inmediato su clave personal.

4.4 Verificación y Eliminación de Usuarios.

Mensualmente la Gerencia de sistemas enviará a la administración del punto de venta un informe vía correo electrónico que contiene todos los usuarios matriculados en el controlador POS-IBM del punto de venta. El gerente de Negocio, con base en la revisión del listado deberá informar vía correo electrónico a Mesa de Ayuda cuales son los usuarios que deben ser borrados. En el listado aparecen los usuarios que corresponden a Soporte POS y Auditoría, los cuales deben seguir activos para poder cumplir con estas funciones, si llegase a tener dudas con alguno de estos usuarios, deberá reportarlo a mesa de ayuda el cual debe verificar la información y responder en un tiempo no mayor de dos días sobre si es válido o no.

5. ACTIVIDADES. 5.1. OBTENER UNA LISTA DE FUNCIONARIOS CON USUARIO POS PARA EL NEGOCIO: Los siguientes son los pasos que deberá seguir el Gerente de Negocio en el sistema POS para desplegar la lista de usuarios: 5.1.1 En el Menú principal del sistema seleccionar la opción 1 y pulsar ENTER 5.1.2 En la siguiente pantalla seleccionar la opción 4 y pulsar ENTER.

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5.1.3. En la pantalla que aparece, seleccionar la opción 3 y pulsar ENTER.

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5.1.4 En la pantalla siguiente escoger la opción 5 y pulsar ENTER, digitar 1 si se quiere observar el listado por ID ó 2 por Nombre, pulsar ENTER.

5.1.5 Inmediatamente se visualizará una pantalla en la que se listan todos los funcionarios que laboran en el negocio de acuerdo al modelo al que se hayan asignado, este listado podrá imprimirse pulsando la tecla F10.

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5.2 CREAR UN NUEVO USUARIO: Las siguientes son las actividades que deben ser efectuadas por el Gerente de Negocio para crear un usuario y clave para el ingreso al sistema POS de un funcionario de su Punto de Venta que lo requiera y aún no lo posea. 5.2.1 En el Menú principal del sistema seleccionar la opción 1 y pulsar ENTER 5.2.2 En la siguiente pantalla seleccionar la opción 4 y pulsar ENTER.

5.2.3. En la pantalla que aparece, seleccionar la opción 3 y pulsar ENTER.

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5.2.4 En la siguiente pantalla seleccionar la opción 2 Añadir un registro y pulsar ENTER

Aparecerá la siguiente pantalla

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5.2.5 Digitar el número de cédula del funcionario de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales y pulsar ENTER, seleccionar el modelo de acuerdo al cargo del funcionario:

a) *1: Modelo Cajeros b) *2: Modelo Consulta c) *3: Modelo Fiscal o supervisor de cajas d) *4: Modelo Ejecutivo o Administrador

5.2.6. Pulsar la tecla ENTER 5.2.7. Se solicita al mismo usuario, que en la pantalla siguiente digite su clave únicamente; el administrador presiona la tecla TABULADOR e ingresa el nombre completo del funcionario y pulsa la tecla ENTER tantas veces como sea necesario, hasta quedar en el menú “Datos Autorización del Operador”. 5.3. MODIFICAR LA CLAVE DE ACCESO DE UN USUARIO ACTIVO: Los siguientes son los pasos por medio de los cuales el Gerente de Negocio puede habilitar la opción para que un usuario realice la actualización de su clave de acceso al POS: 5.3.1 En el Menú principal del sistema seleccionar la opción 1 y pulsar ENTER 5.3.2 En la siguiente pantalla seleccionar la opción 4 y pulsar ENTER.

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5.3.3. En la pantalla que aparece, seleccionar la opción 3 y pulsar ENTER.

5.3.4. En la siguiente pantalla seleccionar la opción 1 Modificar un registro, pulsar ENTER, registrar el número de cédula del funcionario a modificar la clave y pulsar ENTER

Aparecerá la siguiente pantalla

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5.3.5. Digitar la nueva clave y pulsar ENTER. 5.4. MODIFICAR UNA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA POS DIRECTAMENTE EN LA TERMINAL DE PAGO: Los siguientes son los pasos que deberán efectuar los Cajeros y Fiscales de Cajas en una terminal de pago para modificar su contraseña de acceso al sistema POS: 5.4.1. Seleccionar una terminal de pago en la que no se encuentre ningún usuario activo. 5.4.2. Registrar su código de usuario. 5.4.3. Presionar la tecla “Slash” 5.4.4. Digitar la contraseña actual. 5.4.5. Presionar la tecla “Número de Autorización” 5.4.6. Digitar nueva contraseña. 5.4.7. Presionar la tecla “Conex / Desconex” 5.4.8. Digitar nueva contraseña. 5.4.9. Presionar la tecla “Intro”

/

Nro de

Autorización

Conex /

Desconex

INTRO

BORRAR

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5.4.10. Presionar la tecla “Borrar” 6. Flujograma: No aplica. 7. Anexos: No aplica. 8. Control de cambios:

Versión Fecha Descripción Del Cambio

01 30 de abril de 2015 Emisión inicial del documento

02

Agosto 04 de 2016

Se adicionó en las condiciones generales las políticas para los usuarios que requieran acceso al sistema CIA. Se incluye la Verificación y Eliminación de Usuarios.