Código: G1-S1-PR-04 TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS ...€¦ · 6.12 Registro Presupuestal: Se...

TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)

Código: G1-S1-PR-04

Versión: 02

Vigencia: 01/07/2016

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

1 de 26

1. PROCESO: Gestión Estratégica Organizacional 2. SUB PROCESO: Direccionamiento Estratégico y Planeación Institucional

3. OBJETIVO: Establecer las actividades para obtener las autorizaciones necesarias i) para comprometer

presupuestos de futuras vigencias fiscales y/o ii) reconocer y pagar compromisos asumidos en años anteriores con todas las formalidades de ley, en la vigencia en curso, a través del mecanismo de vigencia expirada.

4. ALCANCE: Inicia con la solicitud de las dependencias evidenciando la necesidad de obtener la

autorización de las Vigencias Futuras y Vigencias Expiradas y finaliza con la notificación de la aprobación de la VF y con el pago a un tercero de los compromisos asumidos en vigencias anteriores.

5. DISPOSICIONES GENERALES:

5.1. DISPOSICIONES GENERALES PARA VIGENCIAS FUTURAS

Con el fin de lograr la aprobación de las Vigencias Futuras se hace necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de carácter técnico y presupuestal, de acuerdo al siguiente cuadro: TIPO DE REQUISITO REQUISITO FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN

TÉCNICOS

Creación del turno en el SUIFP para el trámite de Vigencias Futuras

Proyecto debidamente registrado-actualizado

Cronograma detallado de las actividades pre-contractuales y contractuales a desarrollar

Actualización del SPI al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VF.

Costeo o proyección de las actividades a realizar.

Justificación técnico económica, la cual debe explicar claramente la necesidad, los costos asociados a la misma (es indispensable incluir cotizaciones soportes de un estudio de mercado), los antecedentes, ahorros en procesos de contratación y en productos, impactos y beneficios de utilizar la figura de VF. Esta justificación debe estar suscrita por el Director del área ejecutora y con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la entidad.

PRESUPUESTALES

Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la vigencia en curso (sin perjuicio de lo establecido en el inciso 1 del artículo 8 del Decreto 4836 de 2011)

Solicitud de VF generado por el aplicativo SIIF Nación

Concepto Favorable de VF suscrito por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación del cabeza de sector.

Concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación



Versión: 02



2 de 26

5.2. DISPOSICIONES GENERALES PARA VIGENCIAS EXPIRADAS

De igual manera para lograr la aprobación del traslado presupuestal para el pago de Pasivos Exigibles a través del mecanismo de Vigencia Expirada, se deben cumplir los siguientes requisitos: TIPO DE REQUISITO REQUISITO FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN

TÉCNICOS

Creación del turno en el SUIFP para el trámite de Vigencias Expiradas

Actualizar en el SUIFP del proyecto del cual se pagará la VE (Se debe incluir la actividad con la leyenda “pago pasivos exigibles vigencias expiradas")

Proyecto debidamente registrado-actualizado en el SUIFP

Actualización del SPI al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VE.

Acta de Liquidación del contrato.

Justificación técnico económica pago de Vigencias Expiradas, la cual debe explicar claramente los motivos por los cuales no fue posible realizar el pago antes de que la apropiación presupuestal feneciera, ésta debe indicar claramente el No. de contrato, el contratista, No. de CDP y RPC, Valor del contrato y Valor de la Vigencia Expirada. Esta justificación debe estar suscrita por el Director del área ejecutora y con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la entidad.

PRESUPUESTALES

Certificado de Legalidad del compromiso el cual debe estar suscrito por el Director General de la entidad, donde se manifieste que el compromiso contó con todas las formalidades presupuestales.

Copia de la factura o documento equivalente que presentó el contratista al cual se le debe anexar la Certificación de recibido a satisfacción, formato vigente, que soporta el pago del trámite de vigencias expiradas.

Fotocopia del contrato y las modificaciones mediante las cuales se adquirió el compromiso.

Fotocopia de los registros presupuestales que respaldaron el compromiso.

Fotocopia de los certificados de disponibilidad presupuestal que respaldaron el compromiso.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal con el cual se pretende respaldar el traslado propuesto.

Solicitud de Traslado presupuestal expedido por el aplicativo SIIF Nación.

Concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación

Acuerdo para traslado presupuestal externo.



Versión: 02



3 de 26

6. DEFINICIONES:

6.1 Área Ejecutora: Aquella que administra un grupo de recursos definidos de acuerdo a los proyectos que le corresponden a cada Dirección de la Entidad.

6.2 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso

6.3 Compromiso: Actos realizados por los órganos públicos, que en desarrollo de la capacidad de

contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Se realizan en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la Ley y deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal.

6.4 DGPPN: Dirección General del Presupuesto Público Nacional. 6.5 DNP: Departamento Nacional de Planeación.

6.6 Ficha EBI: Es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión que resume las características

centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la información de la alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto. Esta ficha deberá ser diligenciada por las entidades para cada uno de los proyectos que requiera financiamiento del Presupuesto General de la Nación, PGN.

6.7 Gastos de Funcionamiento: Erogación que tiene por objeto atender las necesidades de las

entidades, para cumplir a cabalidad con las funciones misionales, administrativas, técnicas y operativas, que se requieren para el buen funcionamiento de la misma.

6.8 Gastos de Inversión: Erogación que se caracteriza por su retorno en términos del beneficio

futuro, bien sea económico o social, y en cumplimiento con las prioridades definidas en los diferentes programas de gobierno y sus respectivos planes de desarrollo.

6.9 MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Publico

6.10 OAPLA: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la entidad. 6.11 Proyecto de Inversión: Conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí,

que vinculan tiempo y recursos específicos (financieros, humanos, económicos, físicos, tecnológicos) para lograr un objetivo y unas metas definidas, dentro del presupuesto de inversión.

6.12 Registro Presupuestal: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación

presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.

6.13 Seguimiento Proyectos de Inversión - SPI: es una herramienta de apoyo a la rendición de

cuentas del Estado y un instrumento de gestión para las entidades que ejecutan proyectos de inversión. http://spi.dnp.gov.co/

http://spi.dnp.gov.co/



Versión: 02



4 de 26

6.14 Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF-: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. La administración general, está a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-MHCP.

6.15 Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publicas SUIFP: es un sistema de información

que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas. http://suifp.dnp.gov.co/

6.16 USPEC: Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios. 6.17 Vigencias Expiradas: “Es el mecanismo mediante el cual se atiende el pago de las obligaciones

legalmente contraídas, pero que por diferentes motivos no fue posible atenderlas cumplidamente durante la vigencia respectiva o incluirlas en las reservas presupuestales o las cuentas por pagar y que por no estar sometidas a litigio alguno no se requiere de pronunciamiento judicial para autorizar su pago. Se ésta frente a una dificultad administrativa que no puede implicar el perjuicio de los terceros en sus relaciones con el Estado.” (Definición tomada del Concepto Jurídico No 00011581 de 2012 de la Contaduría General de la Nación).

6.18 Vigencia Fiscal: Período anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero, al

31 de diciembre de cada año.

6.19 Vigencias Futuras: Son autorizaciones para que las entidades puedan asumir compromisos que afecten presupuestos de vigencias fiscales futuras. Su objetivo es garantizar que los compromisos que se vayan a adquirir cuenten con las asignaciones presupuestales correspondientes para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos.

http://suifp.dnp.gov.co/



Versión: 02



5 de 26

7. FLUJOGRAMA:

I. VIGENCIAS FUTURAS - FUNCIONAMIENTO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO

ÁREAS EJECUTORAS GRUPO DE PRESUPUESTOOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL

DERECHO

DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN

Inicio

1.1. Enviar solicitud

1.2. Recibir y

Verificar la solicitud

de Vigencias

Futuras C1

Memorando

G1-S1-FO-04 y requisitos

técnicos y presupuestales

Lista de Chequeo

Trámite VF-VE

A1-S1-FO-22

1.3. Revisar

justificación técnico

económica

¿La justificación

está conforme?

1.4 Realizar

solicitud de

Vigencias Futuras

en el aplicativo SIIF

Nación

SI

NOCorreo Electrónico

Correo Electrónico

1.5. Expedir y

enviar solicitud de

Vigencias Futuras

Solicitud VF aplicativo

SIIF Nación

1.6. Solicitar

Concepto de

Viabil idad VF

Oficio

G1-S1-FO-03

1.7. Expedir y

Enviar Concepto De

Viabilidad VF

Oficio Concepto de

viabilidad VF

1.8. Proyectar

Oficio Remisorio

1



Versión: 02



6 de 26

I. VIGENCIAS FUTURAS - FUNCIONAMIENTO

ÁREAS EJECUTORASOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y

DESARROLLOGRUPO DE PRESUPUESTO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


DERECHODIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN

1

¿El oficio está

acorde?

1.9. Revisar y Suscribir el Oficio

Remisorio

Oficio

G1-S1-FO-03

NO

SI

1.11. Recibir

Autorización De La

Vigencias Futuras

Del MHCP

1.12. Remitir Oficio

De AprobaciónCorreo Electrónico

FIN

1.10. Revisar, Evaluar, Aprobar Y Comunicar

Decisión

Oficio

Aprobación VF

1.13. Recibir Aprobación Del Trámite De VF



Versión: 02



7 de 26

II. VIGENCIAS FUTURAS - INVERSIÓN


GERENTE DE PROYECTO Y/O

FORMULADOR DEL PROYECTO

ÁREA EJECUTORA

GRUPO DE PRESUPUESTOOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPNDIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS DIFP - DNP

Inicio

2.1.Solicitar Turno

2.4. Recibir y Verificar la solicitud de Vigencias

Futuras C2

Correo Electrónico

Lista de Chequeo Trámite VF-VE

A1-S1-FO-22

2.5. Revisar justificación

técnico económica

¿La justificación

está conforme?

2.6. Realizar solicitud de Vigencias Futuras en el aplicativo SIIF

Nación

SI


Correo Electrónico

2.7. Expedir y enviar solicitud de Vigencias

Futuras

Solicitud VF aplicativo SIIF

Nación

2.8. Solicitar Concepto de

Viabilidad VF

Oficio

G1-S1-FO-03

2.9. Expedir y Enviar Concepto De

Viabilidad VF

Oficio Concepto de

viabilidad VF

2.10. Anexar

Documentación

1

2.3.Enviar Solicitud

MemorandoG1-S1-FO-04 y requisitos técnicos y

presupuestales

2.2.Actualizar Ficha EBI

Ficha EBI registrada-actualizada

2.11.Revisar Vigencia Futura

2.12. Expedir y Enviar

Concepto Favorable

Oficio Autorización

Vigencias Futuras2.13. Proyectar Oficio

Remisorio

¿El trámite cumple

todos los requisitos?

SI

NO



Versión: 02



8 de 26

II. VIGENCIAS FUTURAS - INVERSIÓN



ÁREA EJECUTORA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y

DESARROLLOGRUPO DE PRESUPUESTO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


DERECHODIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN

DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS

PÚBLICAS DIFP - DNP

1

¿El oficio está

acorde?


Remisorio

Oficio

G1-S1-FO-03

NO

SI

2.16. Recibir Autorización De La

Vigencias Futuras Del

MHCP

2.17. Remitir Oficio De

AprobaciónCorreo Electrónico

FIN


Decisión

Oficio

Aprobación VF

2.18. Recibir Aprobación Del Trámite De VF



Versión: 02



9 de 26

III. VIGENCIAS EXPIRADAS - FUNCIONAMIENTO


ÁREA EJECUTORA OFICINA ASESORA JURÍDICA CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN

Inicio

3.1. Enviar solicitud


Expiradas C3

MemorandoG1-S1-FO-04 y requisitos

técnicos y presupuestales


A1-S1-FO-22

¿La justificación

está conforme?

3.3. Elaborar Certificación De

Legalidad

SI


Certificación de Legalidad

G1-S1-FO-21

3.4. Elaborar y Remitir

Proyecto De Acuerdo

AcuerdoG1-S1-FO-20

Correo electrónico

3.5.Revisar y Presentar Proyecto De

Acuerdo

3.6.Evaluar y Aprobar En Primera Instancia

El Acuerdo

AcuerdoG1-S1-FO-20 aprobado en

primera instancia

3.7. Proyectar Oficio

Remisorio

1

¿El proyecto de Acuerdo está

correcto?

SI

NO



Versión: 02



10 de 26

III. VIGENCIAS EXPIRADAS - FUNCIONAMIENTO

ÁREAS EJECUTORASOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y

DESARROLLOOFICINA ASESORA JURÍDICA CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN

1

¿El oficio está

acorde?


Remisorio

Oficio

G1-S1-FO-03

NO

SI

3.10. Recibir Oficio De Aprobación O

Improbación Del

Acuerdo

3.11. Comunicar Aprobación Del

Acuerdo

Correo electrónicoAcuerdo

G1-S1-FO-20 aprobado

FIN


Decisión

Oficio Aprobación y

Acuerdo G1-S1-FO-20

Aprobado

3.16.Proyectar, Gestionar Y Remitir

Resolución De Reconocimiento

3.12.Comunicar a

Oficina Jurídica

Memorando

G1-S1-FO-04

3.13. Proyectar Resolución de

Traslado

Resolución G1-S1-FO-01

Desagregación Acuerdo

3.14.Revisar y Firmar Resolución de

Traslado Presupuestal

3.15.Comunicar Resolución De


¿La resolución

está conforme?

Resolución

G1-S1-FO-01

Correo electrónico

SI

NO

Resolución

G1-S1-FO-01



Versión: 02



11 de 26

IV. VIGENCIAS EXPIRADAS - INVERSIÓN




ÁREA EJECUTORA

DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS DIFP - DNP

OFICINA ASESORA JURÍDICA DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPNCONSEJO DIRECTIVO

Inicio

4.1.Solicitar Turno


Expiradas C4

Correo Electrónico


A1-S1-FO-22

¿La justificación está conforme y la

documentación soporte

está completa?

4.5. Elaborar Certificación de

Legalidad

SI



G1-S1-FO-21

4.7. Revisar Vigencia

Expirada

4.9. Elaborar y Remitir Proyecto De

Acuerdo

Acuerdo

G1-S1-FO-20

4.8. Expedir y Enviar

Concepto Favorable

Oficio Externo

Autorización VE

4.10. Revisar y Presentar Proyecto De

Acuerdo

1

4.3.Enviar Solicitud

MemorandoG1-S1-FO-04 y requisitos técnicos y

presupuestales

4.2.Actualizar Ficha EBI


4.11. Evaluar y Aprobar En Primera

Instancia El Acuerdo

Acuerdo

G1-S1-FO-20

4.6. Anexar Y Enviar

Documentación

¿El trámite cumple

todos los requisitos?NO

SI

¿El proyecto de Acuerdo está

correcto?

NO

SI



Versión: 02



12 de 26

IV. VIGENCIAS EXPIRADAS - INVERSIÓN



ÁREA EJECUTORA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y

DESARROLLO

DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS

PÚBLICAS DIFP - DNPOFICINA ASESORA JURÍDICA DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPNCONSEJO DIRECTIVO

1

¿El oficio está

acorde?


Remisorio

Oficio

G1-S1-FO-03

NO

SI

4.15.Recibir Oficio De Aprobación O

Improbación Del Acuerdo

4.16.Comunicar Aprobación del

Acuerdo

Correo Electrónico

FIN


Decisión

Oficio Aprobación yAcuerdo

G1-S1-FO-20Aprobado

4.21. Proyectar, Gestionar y Remitir

Resolución De Reconocimiento

4.12. Proyectar Oficio

Remisorio

4.17.Comunicar y Enviar Acuerdo A La

Oficina Jurídica

MemorandoG1-S1-FO-04

Acuerdo


4.18. Proyectar Resolución De

Traslado

ResoluciónG1-S1-FO-01 Desagregación

Acuerdo

4.19. Revisar y Firmar Resolución De


¿La resolución

está conforme?

NO

4.20. Comunicar Resolución De


SI

Correo electrónico

Resolución

G1-S1-FO-01

Resolución

G1-S1-FO-01



Versión: 02



13 de 26

8. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO:

N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.

Cx Punto de Control.

I. VIGENCIAS FUTURAS-FUNCIONAMIENTO

1.1 Áreas ejecutoras

Memorando G1-S1-FO-04 y

requisitos técnicos y presupuestales

D

ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de VF con el fin de lograr una eficiente ejecución de los recursos asignados a la entidad.

1.2 Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo

Lista de Chequeo Trámite VF-VE A1-S1-FO-22

D

RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VF Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de cupo para comprometer vigencias futuras, verifica que la documentación esté completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales.

C1


Desarrollo Correo Electrónico D

REVISAR JUSTIFICACIÓN TÉCNICO ECONÓMICA Revisa que la Justificación Técnico Económica sea coherente con los parámetros establecidos por MHCP y cumpla con la disposición general para VF en el tipo de requisito técnico establecido por la entidad. ¿La justificación está conforme? SI: Continúa con la actividad 1.4 NO: Retroalimenta al área ejecutora las observaciones a que haya lugar mediante correo electrónico para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes. Retorna a la actividad 1.1


Desarrollo Correo electrónico D

REALIZAR SOLICITUD DE VF EN EL APLICATIVO SIIF NACIÓN Solicita por medio de correo electrónico al Grupo de Presupuesto se genere en el Aplicativo SIIF dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura.

1.5 Grupo de

Presupuesto


Nación D

EXPEDIR Y ENVIAR SOLICITUD DE VIGENCIA FUTURA Expide en el Aplicativo SIIF Nación dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.


Desarrollo

Oficio G1-S1-FO-03

D

SOLICITAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Solicita concepto de viabilidad de la solicitud de Vigencia Futura a la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho.



Versión: 02



14 de 26



I. VIGENCIAS FUTURAS-FUNCIONAMIENTO

1.7

Oficina Asesora de Planeación Ministerio de Justicia y del

Derecho

Oficio Concepto de viabilidad VF

D

EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Expide el concepto de viabilidad de la Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.


Desarrollo N.A. D

PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para trámite de VF, para remitirlos al MHCP.

1.9 Dirección

General USPEC Oficio

G1-S1-FO-03 D

REVISAR Y SUSCRIBIR EL OFICIO REMISORIO Revisa el oficio y la documentación a remitir al MHCP. ¿El oficio está acorde? SI: El Director General firma el oficio por el cual se remiten los documentos al MHCP. Continúa con la actividad 1.10 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 1.8

1.10 MHCP – DGPPN

Oficio Aprobación

VF D

REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISIÓN La DGPPN revisa el trámite de VF junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC

1.11 Dirección

General USPEC N.A. D

RECIBIR AUTORIZACIÓN DE LA VIGENCIA FUTURA DEL MHCP Recibe oficio del MHCP de la aprobación a la solicitud de la Vigencia Futura y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.



REMITIR OFICIO DE APROBACIÓN Enviar correo electrónico adjuntando el oficio de aprobación del MHCP al área ejecutora correspondiente.

1.13 Áreas ejecutoras N.A. D

RECIBIR APROBACIÓN DEL TRÁMITE DE VF Mediante correo electrónico recibe aprobación del trámite de VF con el fin de tenerla en cuenta para dar inicio al proceso de contratación respectivo.



Versión: 02



15 de 26



II. VIGENCIAS FUTURAS – INVERSIÓN

2.1

Gerente de proyecto y/o

Formulador del proyecto

Área ejecutora

Correo Electrónico

SOLICITAR TURNO Una vez determinada la necesidad de tramitar VF, el formulador del proyecto solicita la creación de un turno en el aplicativo SUIFP a la OAPLA, la cual remitirá a través de correo electrónico la información referente al turno.

2.2

Gerente de Proyecto y/o

Formulador del Proyecto

Área ejecutora


D

ACTUALIZAR FICHA EBI Actualizan la información contenida en la ficha EBI, solicitando la aprobación de Vigencia Futura, con el fin de recibir el concepto previo favorable que emite el DNP y verifica que el SPI esté actualizado al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VF.

2.3



Área ejecutora



D

ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de VF con el fin de lograr una eficiente ejecución de los recursos asignados a la entidad.

2.4

Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo


D

RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VF Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de cupo para comprometer vigencias futuras, verifica que la documentación esté completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales.

C2



REVISAR JUSTIFICACIÓN TÉCNICO ECONÓMICA Revisa que la Justificación Técnico Económica sea coherente con los parámetros establecidos por DNP y el MHCP y cumpla con la disposición general para VF en el tipo de requisito técnico establecido por la entidad. ¿La justificación está conforme? SI: La OAPLA avala. Continúa con la actividad 2.6 NO: Retroalimenta a la área ejecutora las observaciones a que haya lugar para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes. Retorna a la actividad 2.3



REALIZAR SOLICITUD DE VF EN EL APLICATIVO SIIF NACION Solicita por medio de correo electrónico al Grupo de Presupuesto se genere en el Aplicativo SIIF dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura.



Versión: 02



16 de 26




2.7 Grupo de

Presupuesto


Nación D

EXPEDIR Y ENVIAR SOLICITUD DE VIGENCIA FUTURA Expide en el Aplicativo SIIF Nación dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.


Desarrollo

Oficio G1-S1-FO-03

D

SOLICITAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Solicita concepto de viabilidad de la solicitud de Vigencia Futura a la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

2.9

Oficina Asesora de Planeación Ministerio de Justicia y del

Derecho

Oficio Concepto de viabilidad VF

D

EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Expide el concepto de viabilidad de la Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.


Desarrollo N.A. D

ANEXAR DOCUMENTACIÓN El funcionario responsable (rol proyecto ppto) debe cargar y enviar a través del SUIFP los documentos de carácter obligatorio con el fin de que el DNP, la DIFP expida el concepto favorable a la autorización de cupo para comprometer vigencias futuras.

2.11

Dirección De Inversiones Y

Finanzas Públicas DIFP -

DNP

N.A. D

REVISAR VIGENCIA FUTURA La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP, analiza la pertinencia de la vigencia futura. ¿El trámite cumple todos los requisitos? SI: Expide concepto favorable. Continúa con la actividad 2.12 NO: Devuelve el trámite para ajuste al rol proyecto ppto en el aplicativo SUIFP. Retoma la actividad 2.10

2.12

Dirección de Inversiones y

Finanzas Publicas DIFP -

DNP

Oficio Autorización Vigencias Futuras

D

EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO FAVORABLE Expide el concepto favorable a la autorización de cupo para comprometer vigencias futuras y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.


Desarrollo N.A. D

PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para trámite de VF, para remitirlos al MHCP.



Versión: 02



17 de 26




2.14 Dirección


G1-S1-FO-03 D


2.15 MHCP – DGPPN

Oficio Aprobación

VF D

REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISIÓN La DGPPN revisa el trámite de VF junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC

2.16 Dirección


RECIBIR AUTORIZACIÓN DE LA VIGENCIA FUTURA DEL MHCP Recibe oficio del MHCP de la aprobación a la solicitud de la Vigencia Futura y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.



REMITIR OFICIO DE APROBACIÓN Enviar correo electrónico adjuntando el oficio de aprobación del MHCP al área ejecutora correspondiente.

2.18

Gerente de proyecto y/o

Formulador del proyecto

Área ejecutora

N.A. D

RECIBIR APROBACIÓN DEL TRÁMITE DE VF Mediante correo electrónico recibe aprobación del trámite de VF con el fin de tenerla en cuenta para dar inicio al proceso de contratación respectivo.



Versión: 02



18 de 26



III. VIGENCIAS EXPIRADAS – FUNCIONAMIENTO

3.1 Área ejecutora



D

ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, a través de memorando justo con todos los requisitos técnicos y presupuestales descritos en el presente procedimiento.


Desarrollo


Correo electrónico

D

RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VE Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de vigencias expiradas, verifica que la documentación este completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales y determina si el trámite es procedente. ¿La justificación está conforme y la documentación soporte está completa? SI: Continúa con la actividad 3.3 NO: Retroalimenta a la área ejecutora las observaciones a que haya lugar para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes. Retorna a la actividad 3.1

C3


Desarrollo


G1-S1-FO-21 D

ELABORAR CERTIFICACIÓN DE LEGALIDAD La OAPLA elabora el Certificado de Legalidad del compromiso mediante el cual el Director General manifiesta que el compromiso contó con todas las formalidades presupuestales previstas en el Decreto 111 de 1996 “Estatuto Orgánico del Presupuesto”.


Desarrollo

Acuerdo G1-S1-FO-20

Correo electrónico D

ELABORAR Y REMITIR PROYECTO DE ACUERDO La OAPLA elabora el proyecto de Acuerdo mediante el cual se realiza el traslado presupuestal, se crea el rubro Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y lo remite vía correo electrónico a la Oficina Asesora Jurídica con todos los soportes adjuntos.



Versión: 02



19 de 26




3.5 Oficina Asesora

Jurídica N.A. D

REVISAR Y PRESENTAR PROYECTO DE ACUERDO La Oficina Asesora Jurídica, revisa y da viabilidad al proyecto de acuerdo. ¿El proyecto de Acuerdo está correcto? SI: Realiza convocatoria para reunión del Consejo Directivo. Continúa con la actividad 3.6 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 3.4

3.6 Consejo Directivo

Acuerdo G1-S1-FO-20 aprobado en

primera instancia

D

EVALUAR Y APROBAR EN PRIMERA INSTANCIA EL ACUERDO El Consejo Directivo de la USPEC, evalúa y aprueba el traslado presupuestal propuesto mediante Acuerdo, el cual deberá estar suscrito por el Ministro de Justicia y del Derecho quien es el Presidente del Consejo Directivo o su delegado y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica como Secretario, y lo remite a la USPEC.


Desarrollo N.A. D

PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para el trámite de traslado presupuestal externo mediante acuerdo, para remitirlos al MHCP.

3.8 Dirección


G1-S1-FO-03 D


3.9 MHCP – DGPPN


Acuerdo G1-S1-FO-20

Aprobado

D

REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISION La DGPPN revisa el Acuerdo junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC



Versión: 02



20 de 26




3.10 Dirección


RECIBIR OFICIO DE APROBACIÓN O IMPROBACIÓN DEL ACUERDO Recibe oficio del MHCP de la aprobación o no del Acuerdo y lo remite junto con el Acuerdo aprobado (en caso de aprobación) a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.


Desarrollo

Correo electrónico

Acuerdo G1-S1-FO-20

aprobado

D

COMUNICAR APROBACIÓN DEL ACUERDO La OAPLA comunica la decisión a la Subdirección Financiera y a las áreas ejecutoras responsables del trámite del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas con el fin de continuar con el reconocimiento y pago respectivo, y envía el original del Acuerdo aprobado a la Oficina Jurídica.


Desarrollo

Memorando G1-S1-FO-04

D

COMUNICAR A OFICINA JURÍDICA La OAPLA mediante memorando informa a la Oficina Asesora Jurídica del trámite de Pago pasivos exigibles Vigencias Expiradas aprobado, para que inicien los procesos de responsabilidad correspondientes de acuerdo con la normatividad vigente.


Desarrollo



D

PROYECTAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO La OAPLA elabora la resolución mediante la cual se realiza el traslado presupuestal aprobado, desagregando los rubros en los casos que fuese necesario.

3.14 Dirección

General USPEC Resolución

G1-S1-FO-01 D

REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Revisa que la Resolución de Traslado Presupuestal esté proyectada acorde a los movimientos presupuestales acordados. ¿La resolución está conforme? SI: Firma la Resolución de Traslado Presupuestal. Continúa con la actividad 3.15 NO: Se remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones a las que haya lugar. Retorna a la actividad 3.13



COMUNICAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Comunica la Resolución de Traslado Presupuestal mediante correo electrónico a la Dirección Administrativa y Financiera, al Grupo de Presupuesto y al área ejecutora.



Versión: 02



21 de 26




3.16 Área ejecutora Resolución

G1-S1-FO-01 D

PROYECTAR, GESTIONAR Y REMITIR RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO Una vez obtenida la aprobación del traslado, el área ejecutora deberá elaborar y gestionar la firma del ordenador del gasto de la resolución de reconocimiento del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, adjuntando el respectivo CDP, RPC, Factura y demás documentos exigidos para el pago; la documentación mencionada debe ser remitida al Grupo de Tesorería para su respectivo pago.



Versión: 02



22 de 26



IV. VIGENCIAS EXPIRADAS – INVERSIÓN

4.1



Área ejecutora

Correo Electrónico

SOLICITAR TURNO Una vez determinada la necesidad de tramitar VE, el formulador del proyecto solicita la creación de un turno en el aplicativo SUIFP a la OAPLA, la cual remitirá a través de correo electrónico la información referente al turno.

4.2



Área ejecutora


D

ACTUALIZAR FICHA EBI Actualizan la información contenida en la ficha EBI, del proyecto del cual se pagará la VE (Se debe incluir la actividad con la leyenda “pago pasivos exigibles vigencias expiradas") con el fin de recibir el concepto previo favorable que emite el DNP y verifica que el SPI esté actualizado al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VE.

4.3



Área ejecutora



D

ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, a través de memorando junto con todos los requisitos técnicos y presupuestales descritos en el presente procedimiento.

4.4

Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo


Correo electrónico

D

RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VE Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de vigencias expiradas, verifica que la documentación este completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales y determina si el trámite es procedente. ¿La justificación está conforme y la documentación soporte está completa? SI: Continúa con la actividad 4.5 NO: Retroalimenta a la área ejecutora las observaciones a que haya lugar para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes a través de correo electrónico. Retorna a la actividad 4.3

C4


Desarrollo


G1-S1-FO-21 D

ELABORAR CERTIFICACIÓN DE LEGALIDAD La OAPLA elabora el Certificado de Legalidad del compromiso mediante el cual el Director General manifiesta que el compromiso contó con todas las formalidades presupuestales previstas en el Decreto 111 de 1996 “Estatuto Orgánico del Presupuesto”.



Versión: 02



23 de 26





Desarrollo N.A. D

ANEXAR Y ENVIAR DOCUMENTACIÓN El funcionario responsable (rol proyecto ppto) debe cargar y enviar a través del SUIFP los documentos de carácter obligatorio con el fin de que el DNP, la DIFP expida el concepto favorable sobre el traslado de recursos para cubrir el pago de pasivos por vigencias expiradas.

4.7


Finanzas Públicas DIFP -

DNP

N.A. D

REVISAR VIGENCIA EXPIRADA La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP, analiza la pertinencia de la vigencia expirada. ¿El trámite cumple todos los requisitos? SI: Expide concepto favorable. Continúa con la actividad 4.8 NO: Devuelve el trámite para ajuste al rol proyecto ppto en el aplicativo SUIFP. Retoma la actividad 4.6

4.8


Finanzas Publicas DIFP -

DNP

Oficio Externo Autorización

Vigencias Expiradas

D

EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO FAVORABLE Expide el concepto favorable sobre el traslado de recursos para cubrir el pago de pasivos por vigencias expiradas y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.


Desarrollo

Acuerdo G1-S1-FO-20

D

ELABORAR Y REMITIR PROYECTO DE ACUERDO La OAPLA elabora el proyecto de Acuerdo mediante el cual se realiza el traslado presupuestal, se crea el rubro Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y lo remite a la Oficina Asesora Jurídica con todos los soportes adjuntos.

4.10 Oficina Asesora

Jurídica N.A. D

REVISAR Y PRESENTAR PROYECTO DE ACUERDO La Oficina Asesora Jurídica, revisa y da viabilidad al proyecto de acuerdo. ¿El proyecto de Acuerdo está correcto? SI: Realiza convocatoria para reunión del Consejo Directivo. Continúa con la actividad 4.11 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 4.9



Versión: 02



24 de 26




4.11 Consejo Directivo Acuerdo

G1-S1-FO-20 D

EVALUAR Y APROBAR EN PRIMERA INSTANCIA EL ACUERDO El Consejo Directivo de la USPEC, evalúa y aprueba el traslado presupuestal propuesto mediante Acuerdo formato G1-S1-FO-20, el cual deberá estar suscrito por el Ministro de Justicia y del Derecho quien es el Presidente del Consejo Directivo o su delegado y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica como Secretario, y lo remite a la OAPLA de la USPEC.


Desarrollo N.A. D

PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para el trámite de traslado presupuestal externo mediante acuerdo, para remitirlos al MHCP.

4.13 Dirección


G1-S1-FO-03 D


4.14 MHCP – DGPPN


Acuerdo G1-S1-FO-20

Aprobado

D

REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISIÓN La DGPPN revisa el Acuerdo junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC

4.15 Dirección


RECIBIR OFICIO DE APROBACIÓN O IMPROBACIÓN DEL ACUERDO Recibe oficio del MHCP de la aprobación o no del Acuerdo y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.



COMUNICAR APROBACIÓN DEL ACUERDO La OAPLA comunica la decisión a la Subdirección Financiera y a las áreas ejecutoras responsables del trámite del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas con el fin de continuar con el reconocimiento y pago respectivo.



Versión: 02



25 de 26





Desarrollo

Memorando G1-S1-FO-04

Acuerdo


D

COMUNICAR Y ENVIAR ACUERDO A LA OFICINA JURÍDICA La OAPLA mediante memorando informa a la Oficina Asesora Jurídica del trámite de Pago pasivos exigibles Vigencias Expiradas aprobado, para que inicien los procesos de responsabilidad correspondientes de acuerdo con la normatividad vigente y envía el original del Acuerdo aprobado a la Oficina Jurídica para su archivo.


Desarrollo



D

PROYECTAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO La OAPLA elabora la resolución mediante la cual se realiza el traslado presupuestal aprobado, desagregando los rubros en los casos que fuese necesario.

4.19 Dirección

General USPEC Resolución

G1-S1-FO-01 D

REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Revisa que la Resolución de Traslado Presupuestal esté proyectada acorde a los movimientos presupuestales acordados. ¿La resolución está conforme? SI: Firma la Resolución de Traslado Presupuestal. Continúa con la actividad 4.20 NO: Se remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones a las que haya lugar. Retorna a la actividad 4.18



COMUNICAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Comunica la Resolución de Traslado Presupuestal mediante correo electrónico a la Dirección Administrativa y Financiera, al Grupo de Presupuesto y al área ejecutora.

4.21



Área ejecutora


D

PROYECTAR, GESTIONAR Y REMITIR RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO Una vez obtenida la aprobación del traslado, el área ejecutora deberá elaborar y gestionar la firma del ordenador del gasto de la resolución de reconocimiento del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, adjuntando el respectivo CDP, RPC, Factura y demás documentos exigidos para el pago; la documentación mencionada debe ser remitida al Grupo de Tesorería para su respectivo pago.



Versión: 02



26 de 26

9. PUNTOS DE CONTROL:

Punto de Control Responsable Registro

C1: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Futuras Funcionamiento.

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo


A1-S1-FO-22

C2: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Futuras Inversión.



A1-S1-FO-22

C3: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Expiradas Funcionamiento.



A1-S1-FO-22

C4: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Expiradas Inversión.



A1-S1-FO-22

RESUMEN DE CAMBIOS:

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

01 31/05/2016 Todos Se creó el documento

01 07/06/2016 1 y 2

Se ajusta el nombre del proceso/subproceso de acuerdo con la actualización del Mapa de

Procesos Institucional. La versión del documento se mantiene debido a que su

contenido no se modificó.

02 01/07/2016 5.2 Se actualiza el documento con el fin de incluir

en las disposiciones generales un documento de tipo presupuestal.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboró / Actualizó: Revisó: Aprobó:

Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado

Nombre: Yomaira Rincón Rodríguez

Nombre: Gustavo Adolfo Camelo Hurtado

Nombre: Gustavo Adolfo Camelo Hurtado

Cargo: Coordinadora del Grupo de Programación, Análisis y Seguimiento Presupuestal

Cargo: Jefe (e) Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Cargo: Jefe (e) Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Dependencia: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo



Código: G1-S1-PR-04 TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS ...€¦ · 6.12 Registro Presupuestal: Se...

Documents

Transcript of Código: G1-S1-PR-04 TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS ...€¦ · 6.12 Registro Presupuestal: Se...