Catastro Usuarios Agua Potable

5/24/2018 Catastro Usuarios Agua Potable

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DE AGUA POTABLE Y DESAGE

Manual para entidades prestadoras de servicios


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Servicio Universitario Mundial del Canad - SUM Canad

Calle Libertad 116, Of. 1401MirafloresLima 18, [email protected]

Autora:Carmen Zegarra Carmona

Editor:Juan Escate Cavero

Fotos y Grficos:Archivo SUM Canad. Proyectos de catastro de Huacho, Sayn, San Marcos y El Ingenio.Curso Catastro Tcnico y de Usuarios (Chancay, diciembre 2006).

Primera edicin, junio 2007500 ejemplaresHecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2007-05675

CATASTRO DE USUARIOS DE AGUA POTABLE Y DESAGEManual para entidades prestadoras de servicios


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PRESENTACIN ............................................................................................................5

INTRODUCCIN ........................................................................................................... 7La problemtica de la desactualizacindel catastro de usuarios

CAPTULO I: DESCRIPCIN DEL CATASTRO .................................................... 9

1.1 DEFINICIN ............................................................................................................ 9

1.2 OBJETIVOS ............................................................................................................... 9

1.3 COMPONENTES ................................................................................................... 101.3.1 Planos (base cartogrfica)1.3.2 Informaciones1.3.3 Software (sistema informtico)

1.4 IMPORTANCIA ..................................................................................................... 131.4.1 Para la gestin comercial y situacin financiera de las empresas1.4.2 Para las municipalidades

1.5 UBICACIN DE LA FUNCIN CATASTRAL .............................................. 141.5.1 En la estructura orgnica de las entidades prestadoras1.5.2 Descripcin de las funciones catastrales1.5.3 Relaciones del catastro con las diferentes reas en una empresa

CAPTULO II: METODOLOGA PARA REALIZAR EL CATASTRO ............. 17

2.1 FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................ 17

2.2 PASOS...................................................................................................................... 182.2.1 Definicin de objetivos y alcances2.2.2 Organizacin de actividades2.2.3 Recopilacin y revisin de planos disponibles2.2.4 Sectorizacin2.2.5 Codificacin catastral2.2.6 Seleccin y capacitacin del personal2.2.7 Difusin e informacin a la poblacin2.2.8 Levantamiento de informacin catastral2.2.9 Levantamiento de planos catastrales

Contenido


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Contenido2.2.10 Supervisin del trabajo de campo y primer control de calidad2.2.11 Soporte informtico2.2.12 Procesamiento de fichas catastrales2.2.13 Proceso de inconsistencias2.2.14 Migracin de datos2.2.15 Pintado de cdigos catastrales en cada predio

2.3 IMPLEMENTACION DE LA INFORMACION CATASTRALACTUALIZADA ................................................................................................... 352.3.1 Implementacin de informacin que tiene incidencia en

los procesos comerciales2.3.2 Catastro actualizado como base de otros proyectos y actividades

2.4 EVALUACIN E INFORME DE RESULTADOS ........................................... 422.4.1 Elaboracin del informe final

2.5 MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION PERMANENTE DELCATASTRO ............................................................................................................ 442.5.1 Fuentes de actualizacin catastral2.5.2 Determinacin de procedimientos para mantener actualizado

el catastro

RECOMENDACIONES FINALES ............................................................................ 49

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................. 51

ANEXOS ......................................................................................................................... 53

Anexo n. 1 : Norma tcnica de ubicacin geogrfica (Ubigeo)Anexo n. 2 : Cartilla de instrucciones para llenar la ficha catastralAnexo n. 3 : Lista de reportes de inconsistencias y reportes comparativosAnexo n. 4 : Modelo de ventanas en sistema informtico para cargar y

procesar informacin catastral en una organizacin comunal


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Las entidades prestadoras de servicios de agua potable y desage en el Per atraviesanen la actualidad serias dificultades financieras, debido principalmente a las deficienciasde sus sistemas comerciales. La difcil situacin comercial es, a su vez, consecuencia delos bajos niveles de recaudacin; grandes prdidas econmicas por el alto nivel declandestinidad en el servicio de agua potable y elevado porcentaje de servicios inactivos;dificultades para ampliar el mercado por desconocimiento del mismo y una frgilrelacin con los usuarios como resultado del servicio deficiente que brindan.

En este contexto, es aconsejable que las gerencias comerciales de las entidadesprestadoras generen los recursos necesarios para revertir esta situacin y al mismotiempo, sean el medio de contacto cordial y horizontal con los usuarios a fin desatisfacer sus demandas. Para desarrollar una gestin comercial competente, esfundamental contar con informacin real, confiable y actualizada de cada uno de losusuarios de los servicios. Ello se logra mediante el levantamiento o actualizacincontinua de un catastro de usuarios, que es la base para realizar una gestin comercialeficiente y emprender cualquier programa o proyecto de mejoramiento.

Las entidades prestadoras por lo general no le otorgan prioridad al catastro de usuarios

pues consideran que no genera beneficios econmicos en el corto o mediano plazo, obien, porque su realizacin implica tiempo, esfuerzo e inversin, lo cual les generadesnimo. Y si llega a iniciarse, en el mejor de los casos, se le detiene en su fase delevantamiento de informacin. Sin embargo, no se repara en que un catastro actualizadopermite aplicar una serie de polticas comerciales orientadas a obtener beneficioseconmicos y servir mejor a los usuarios, quienes al final suelen quedar ms satisfechoscon el trato y los servicios que reciben.

El Servicio Universitario Mundial del Canad - SUM Canad pone el presente manuala disposicin de las entidades prestadoras (Entidades Prestadoras de Servicios deSaneamiento EPS, unidades o empresas municipales y organizaciones comunales

adecuadamente estructuradas) con el objetivo de que se constituya en una herramientasencilla que impulse y facilite la realizacin de catastros de usuarios para una mejorgestin de servicios de agua potable y desage en el pas.

Este manual proporciona pautas bsicas para realizar el levantamiento, procesamientoy utilizacin adecuada de informacin catastral, y en ese sentido debemos reconocerque ha sido muy valioso para la ejecucin de nuestros proyectos de mejoramiento deservicios a nivel nacional. Esperamos que tambin sea sumamente til para lasdiferentes entidades prestadoras, tal como lo ha sido para nosotros.

Ted SwansonDirector SUM Canad, Per

Presentacin


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IntroduccinLa Problemtica de la Desactualizacindel Catastro de Usuarios

La desactualizacin del catastro de usuarios de agua potable y desage afectadiversos procesos en las entidades prestadoras, sobre todo aquellos vinculados a la

situacin econmica y financiera y la satisfaccin del usuario. Con ello nopretendemos decir que el catastro es el nico factor que afecta a las entidadesprestadoras, porque sabemos que intervienen tambin otros elementos vinculadosa los aspectos comerciales, operacionales y administrativos. Sin embargo, en elpresente manual haremos hincapi en el catastro para establecer su importancia enla prestacin de servicios.

Por ejemplo, el uso clandestino y el elevado porcentaje de conexiones reconectadasindebidamente por los usuarios, en s, no es una consecuencia directa de ladesactualizacin catastral. No obstante, la falta de actualizacin no permite realizarun adecuado control para detectar a este tipo de usuarios, quienes con sus acciones,

inciden directamente en los niveles de agua no facturada y en consecuencia en lasituacin econmica de la entidad.

Cuando transcurre mucho tiempo entre los procesos formales o sistemticos deactualizacin catastral y ms an cuando no se disponen de mecanismos oprocedimientos que permitan un mantenimiento relativo, el problema del servicio seagudiza porque las informaciones (datos y planos) van cambiando y se distorsionancon el tiempo. Por lo general, estas distorsiones se originan debido a errores en elregistro de tipo de servicio (agua potable y/o desage), equivocaciones en los registroso movimiento de medidores (medidores en campo que no corresponden con lainformacin de los registros), desorden en los cdigos catastrales generandoinevitablemente deficiencias en la distribucin de recibos y toma de lecturas,categorizacin de usuarios y unidades de uso no apropiadas, entre otros. Todo estoocasiona problemas en el proceso de facturacin.

De otro lado, la escasa o nula informacin tcnica acerca de las conexiones domiciliariasy los datos poco confiables en relacin a las direcciones o nombres de los usuarios,generan serias dificultades en el proceso de cobranza y en algunos casos dificulta elcontrol de la morosidad. La atencin al usuario se ve igualmente limitada cuando nose dispone de toda la informacin necesaria para atender las solicitudes de servicio oreclamos. Finalmente, si el catastro no dispone de informacin del mercado potencial,es mucho ms complicado desarrollar o planificar actividades orientadas a promoverservicios para la poblacin no atendida.


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Figura 1: Problemtica de la desactualizacin del catastro

Como se observa en la Figura 1, las deficiencias que se producen en los procesos defacturacin y cobranza as como en la atencin al usuario, sumadas a las prdidascomerciales que inciden en el agua no facturada, afectan directamente la capacidadeconmica y financiera de la entidad. Si no hay recursos, no se pueden cubrir loscostos para realizar una ptima operacin y mantenimiento de los servicios. Tampocose pueden realizar mayores inversiones, ya sea de mejoramiento, rehabilitacin oampliacin de mercado, todo lo cual genera un mal servicio y el consiguientedescontento de los usuarios, adems de un mercado no atendido.

El objetivo del presente manual es precisamente brindar pautas para la organizaciny actualizacin catastral, de manera que esta pueda potenciar las relaciones internasy externas de las entidades prestadoras. En ese sentido, debemos agradecer a losdiversos prestadores de servicios con los cuales hemos trabajado la experiencia catastralen aos anteriores: Asociacin de Saneamiento de Agua Potable ASAP El Ingenio(Nasca, Ica), Municipalidad Distrital de San Marcos (Huari, Ancash), EmpresaMunicipal EMAPA Chancay SAC (Huaral, Lima) y muy especialmente a la EPS EMAPAHuacho S.A. (Huaura, Lima), cuyos proyectos de catastro de las ciudades de Sayn yHuacho nos han permitido afinar el presente manual.1

Econ. Carmen Zegarra Carmonarea de Gestin - SUM Canad

Catastro

desactualizado

Elevado % aguano facturada

Dificultades para el

control delclandestinaje

Alto porcentaje deconexiones

reconectadasindebidamente

Errores en registrosde tipo de servicio

Deficiencias endistribucin de recibos

Dificultades pararealizar cortes y

reaperturas

Categoras y unidadesde uso no apropiados

Escasa informacintcnica de conexiones

Deficiencias en laatencin a los usuarios

Desconocimiento delmercado potencial

Deficiencias enregistro de medidores

Deficiencias enproceso decobranza

Situacinfinanciera crtica

Dificultadesen operacin y

mantenimiento

Bajosniveles deinversin

Servicio inadecuado

Elevadoscostos

Elevadamorosidad

Usuariosinsatisfechos

Poblacion noatendida

Deficiencias enproceso defacturacin

1 En la ciudad de Huacho, SUM Canad realiz junto a la EPS, solamente el catastro tcnico de conexiones de agua potable.


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Captulo IDescripcin del Catastro

2 El catastro de usuarios de los servicios de agua potable y desage se denomina tambin catastro de clientes o catastrocomercial dependiendo del tipo de entidad prestadora, sean estas Entidades Prestadoras de Servicios de Saneamiento

EPS, unidades o empresas municipales u organizaciones comunales.3 En el presente manual usaremos en adelante tan solo el trmino medidores para referirnos a los micro medidoresde cada predio.

1.1 DEFINICIN

El catastro de usuarios comprende el conjunto de registros y procedimientos quepermiten la exacta identificacin y localizacin de los usuarios de los servicios de

agua potable y desage2

. Posee toda la informacin necesaria de los usuarios activos,factibles, potenciales y clandestinos. Este registro contiene datos del usuario y delpredio, las caractersticas tcnicas de las conexiones de agua potable y desage, de lascajas de registro, de los marcos, tapas y micro medidores3, as como datoscomplementarios de los servicios y del predio. Por ello, el catastro se mantiene enuna base de datos informtica.

Tipos de usuarios que se tienen en cuenta en un catastro

Activo:Usuario que dispone de una conexin de agua potable y/o desage, independientemente de la situacin deesta (activa, inactiva o cortada). Se encuentra registrado por la entidad prestadora, es decir, es un usuario legalmenteconectado.

Factible: Usuario que no dispone de conexiones, pero tiene la posibilidad de instalar una conexin de agua potable y/odesage debido a que frente a su predio existe una red.

Potencial:Usuario que no dispone de ningn tipo de conexiones y que para tenerla requerira de obras de ampliacindebido a que frente a su predio no pasa una red.

Clandestino:Usuario que hace uso de los servicios de agua potable y/o desage sin autorizacin de la entidad prestadora.Es decir, ha conectado por su propia cuenta una instalacin y, por tanto, en un inicio no est registrado en el catastro deusuarios.

1.2 OBJETIVOS

Los objetivos de un catastro son:

Crear o actualizar la base de datos de los usuarios de los servicios de agua potabley desage.

Registrar el 100% de usuarios activos, factibles y potenciales de los servicios. Localizar fsicamente cada predio con sus respectivas conexiones mediante la

asignacin de cdigos catastrales de acuerdo a las normas tcnicas. Identificar la actividad econmica que desarrollan los usuarios para aplicar la

adecuada categorizacin de los servicios.


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Registrar informacin tcnica del 100% de las conexiones domiciliarias de agua potabley desage, adems de la disponibilidad y estado de los medidores y cajas de registro.

Dotar de planos catastrales a la entidad prestadora.

1.3 COMPONENTES

El catastro tiene tres componentes entrelazados, los cuales no deben ser manejadosen forma separada. Estos son: los planos, las informaciones y el software (sistemainformtico) que permite administrar la base de datos en forma eficaz y eficiente.

Los planosson la base cartogrfica que posibilita la localizacin fsica de los prediossobre la cual se levantan las informaciones. La base cartogrfica permite generar elcdigo catastral. Los tipos y niveles de complejidad de los planos dependern muchode las necesidades reales de la entidad prestadora.

Las informacionesson los datos recogidos a travs de una ficha y deben ser todos losque requiera la entidad prestadora para realizar la gestin comercial. Los tipos ycantidad de datos dependern de las necesidades reales. Las informaciones debendar cuenta de los usuarios activos, factibles, potenciales y clandestinos a fin deregistrarlos y tener un conocimiento real del mercado actual y potencial.

El tercer componente lo constituye el software o sistema informtico, que permiteprocesar, almacenar y administrar la informacin de las fichas e incluso los planos.Este aspecto es de vital importancia para lograr un manejo adecuado y eficiente de lainformacin recopilada.

1.3.1 Planos (base cartogrfica)

Para localizar con precisin los predios, el catastro se basa principalmente en planoscatastrales.

Dicho conjunto de planos comprende:

Plano general:Plano necesario para visualizar el rea o mbito de actuacin dela entidad prestadora. Abarca toda el rea de la localidad y contiene el lmitede los sectores comerciales as como las especificaciones que considere la entidadprestadora. El plano general tambin permite observar el universo de conexiones

de agua potable o desage, segn sea el caso. Planos de sectores:Planos que tienen la finalidad de limitar cada sector comercial

e identificar las manzanas que lo conforman. Permiten ordenar, agrupar yenumerar las manzanas.

Planos de manzanas:Planos que proporcionan el detalle de la manzana delimitandolos lotes que permiten la localizacin de los predios y conexiones dentro de lamisma. Cada una de las manzanas debe tener su propio plano individual.

Planos de ruta:Plano que agrupa un conjunto de manzanas y en el cual sedetermina el camino lgico (ruta a seguir) para realizar las tareas de toma delectura de los medidores y/o entrega de recibos. Su objetivo es aumentar la

productividad de las tareas operativas del rea comercial y facilitar la ubicacinde los predios o inmuebles que disponen de los servicios.


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1.3.2 InformacionesLas informaciones definen y agrupan los datos dentro de la estructura de unaficha catastral. Entre las informaciones bsicas podemos sealar las siguientes:

Identificacin del usuario:Conocido tambin como nmero de inscripcin.Es un cdigo numrico atribuido a cada usuario en orden cronolgico deinscripcin como usuario activo. Es intransferible y definitivo pues identifica alusuario para la atencin de los servicios as como para realizar los procesos decatastro, facturacin y cobranza.

Localizacin del predio:Es el cdigo numrico que facilita y agiliza la ubicacinfsica del predio a travs de datos obtenidos de los planos que componen la

base geogrfica. Est estructurado de tal forma que su lectura proporcionadiversas informaciones acerca del predio.

PLANOS

INFORMACIONES

USUARIOS ACTIVOS

USUARIOS FACTIBLES

USUARIOS POTENCIALES

POR SECTORES

DE MANZANAS

Cdigo de inscripcin, cdigo catastral,datos del usuario, datos del inmueble opredio, datos de la conexin de aguapotable y desage, situacin de lasconexiones, datos de las cajas deregistro y datos complementarios.

Cdigo catastral, datos del usuario,datos del inmueble o predio, datos

complementarios.

SOFTWARE

(sistema informtico)MANEJO DE LA BASE DE DATOS DE LOS USUARIOS

DE RUTAS

GENERAL DECONEXIONES DE

DESAGE

GENERAL DE CONEXIONESDE AGUA POTABLE

USUARIOS CLANDESTINOS

Cdigo catastral, datos del usuario,datos del inmueble o predio,

datos de las conexiones y datoscomplementarios.

Figura 2: Componentes del catastro


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El cdigo de localizacin no solo permite la ubicacin fsica del predio sinotambin puede ser utilizado como acceso a las dems informaciones del catastro,facturacin y cobranza. La composicin de este cdigo podr ser adaptada a las

necesidades y peculiaridades de cada entidad prestadora. Datos del usuario: Nombre del usuario, direccin del predio, nombre del

responsable del predio, telfono, direccin de correspondencia y otros datosque la entidad prestadora considere necesario.

Datos del inmueble:Datos del predio y sus caractersticas: tipo y material deconstruccin, actividad del predio, unidades de uso, tipo de servicio, nmerode pisos, nmero de personas que habitan, existencia de piscina, entre otros.

Datos de la conexin de agua potable: Caractersticas tcnicas de lasconexiones domiciliarias de agua potable: fecha de instalacin, existencia decaja del medidor o conexin directa, dimetro de conexiones, material, estado,situacin, entre otros.

Datos del medidor de agua:Datos del nmero, marca y estado del medidor deagua instalado en el frente o entrada de cada predio.

Datos de la caja (del medidor) de agua, marco y tapa:Datos de la ubicacin dela caja de agua, su estado y el material de la caja y tapa.4

Datos de la conexin de desage (alcantarillado sanitario):En este grupo seregistran las caractersticas tcnicas de las conexiones domiciliarias de desage:fecha de instalacin, si tiene caja de registro de desage o conexin directa,dimetro de conexiones, material, estado, situacin, entre otros.

Datos de caja de registro de desage, marco y tapa: Datos sobre la ubicacinde la caja de registro, su estado y material de la caja y tapa.

Datos complementarios: Tipo de pavimento, vereda, existencia de tanque y/ocisterna, presencia de huertos o chacras, tipo de abastecimiento de agua y tipode saneamiento para aquellos que no disponen de cualquiera de estos servicios,entre otros datos que considere la entidad prestadora.

1.3.3 Software(sistema informtico)

Para el procesamiento de los datos catastrales es imprescindible contar con unsistema informtico (software) que permita el registro de toda la informacin quese recoge por medio de la ficha catastral as como la obtencin oportuna de losreportes estadsticos y de inconsistencias, de manera que se faciliten las laboresde anlisis. El software tambin debe minimizar las posibilidades de ingresarinformacin inconsistente en la base de datos. Sin embargo, hay que tener presenteque los datos catastrales contenidos en el sistema informtico carecen de validezsi no cuentan con el correspondiente respaldo documentario (fichas catastrales).

El software debe estar estructurado de manera que vincule los datos catastralescon los procesos de facturacin, cobranza y atencin al usuario.

4 En el presente manual, usamos el trmino caja de agua para designar lo que, desde el punto de vista tcnico, es lacaja del medidor de agua, tenga el predio o inmueble medidor o no.


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1.4 IMPORTANCIA

1.4.1 Para la gestin comercial y situacin financiera de las empresas

El rea o sistema comercial de una empresa (Entidades Prestadoras de Servicios deSaneamiento - EPS y empresas municipales) se encarga de vender o brindar losservicios a los usuarios y por lo tanto provee de recursos econmicos a su propiaentidad. Para realizar estas funciones en forma eficiente, la empresa necesitaobligatoriamente una base de datos real, actualizada y confiable de todos sususuarios. En tal sentido, el catastro es importante porque constituye la base que lepermite realizar la comercializacin, entendida esta no solo como la venta deservicios sino como un conjunto de procesos orientados a establecer una interrelacincon los usuarios para satisfacer sus demandas, en la medida de lo posible. Por otrolado, el catastro tambin es fundamental porque permite a la empresa conocer su

mercado potencial a fin de plantear estrategias de incorporacin de nuevos usuarios,cumpliendo de esta manera con el objetivo de ampliacin de cobertura que tienetoda entidad prestadora en general.

Si no se cuenta con un catastro actualizado, los procesos de gestin comercialcomo medicin, facturacin, cobranza y comercializacin sern deficientes. Porconsiguiente, tendrn impactos negativos en la situacin econmica de la empresa.

Esta relacin cercana del catastro con todos los procesos antes mencionados, puedeapreciarse en la siguiente figura:

Figura 3: Relacin del catastro con los procesos bsicos de gestin comercial(P1)

CATASTRO(P2)

MEDICIN(P3)

FACTURACIN(P4)

COBRANZA(P5)

COMERCIALIZACIN

Registrode usuarios(catastro)

Tomade lecturas Procesamiento

de lecturas

RecaudacinAtencin

de solicitudesde servicios y

reclamos

Inspecciones

domiciliariasCrtica

de lecturas Procesamientode facturacin

Instalacin yretiro de

medidores

Emisin derecibos

Distribucin derecibos

USUARIOS

Gestin decobranza

Cortes yreaperturas

Controlde servicios

cerrados

Atencindel mercado


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Para el proceso de medicin de consumo, el catastro es clave pues sus resultadosse reflejan en la facturacin de la empresa. Considerando que la medicincomprende la toma y crtica de lecturas, instalacin y retiro de medidores, anlisis

de consumos, revisin del estado operativo de medidores, entre otras actividades,es necesario disponer de informaciones actualizadas que posibiliten la ejecucinde dichas actividades.

En lo relacionado al proceso de facturacin, el clculo de los valores a facturar yla emisin de los recibos tienen como fuente las informaciones contenidas en elcatastro de usuarios, como: tipo y situacin de servicios, categoras, unidades deuso, adems de los datos de identificacin y localizacin de los usuarios.

Para el proceso de cobranza, el catastro es importante porque proporcionainformacin para la recaudacin as como para efectuar cortes, reaperturas y

diversas acciones orientadas a recuperar las deudas que mantienen los usuarios.

En el proceso de comercializacin, el catastro es igualmente la base sobre la cualse realiza la atencin de solicitudes y reclamos de los usuarios. Tambin proporcionadatos de los usuarios factibles y potenciales, informacin que es fundamental paraemprender campaas o actividades de promocin de servicios o programas deexpansin destinados a incrementar la cobertura y satisfacer necesidades bsicasa una mayor cantidad de poblacin. Precisamente a travs de la comercializacinse establece el contacto y la relacin con los usuarios, de forma que el catastroactualizado es primordial para brindarles una adecuada atencin.

1.4.2 Para las municipalidades

El catastro de usuarios es tambin una herramienta muy til para lasmunicipalidades (y no solo para aquellas que prestan servicios de agua potable ydesage), porque les permite tener un conocimiento detallado de los predios oinmuebles de su jurisdiccin as como de la actividad econmica que estosdesarrollan. Aunque la municipalidad debe tener su propio catastro urbano -quees mucho ms amplio y con otras connotaciones- el catastro de usuarios puede serla base sobre la cual es posible potenciar la gestin municipal y lograr una mejoreficiencia en la aplicacin impositiva, el otorgamiento de licencias de funcionamientoe incluso ordenar la numeracin de viviendas y los nombres de las vas con el

apoyo de los planos catastrales.De otro lado, sabiendo que la municipalidad es la institucin responsable de losservicios de agua potable y saneamiento, sera conveniente que las entidadesprestadoras que actan en el distrito, compartan con el municipio las informacionescatastrales y al mismo tiempo desarrollen procesos de retroalimentacininformativa.

1.5 UBICACIN DE LA FUNCIN CATASTRAL

1.5.1 En la estructura orgnica de las entidades prestadoras

Dentro de la estructura organizacional de una empresa (EPS o empresas


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municipales), el catastro opera bajo la responsabilidad de la gerencia, jefatura uoficina comercial -que viene a ser un rgano de lnea-. En realidad, la estructuraorgnica de la empresa es definida por su complejidad en relacin con el tamao

de la misma, por tanto, el catastro de usuarios puede ubicarse como un rea,jefatura o funcin especfica dentro del sistema comercial.

En el caso de las municipalidades distritales que prestan directamente los servicios,las funciones del catastro deben considerarse como parte de las responsabilidadesde la unidad de gestin u oficina encargada de administrar los servicios. De otrolado, en las organizaciones comunales con cierto grado de desarrollo organizativo,las funciones catastrales deben considerarse como parte de las actividades deadministracin.

1.5.2 Descripcin de las funciones catastrales

El rea o personal encargado del catastro tiene como funcin principal manteneractualizada la base de datos de los usuarios activos, factibles y potenciales, ademsde mantener tambin actualizados los planos. Entre las funciones especficas, tenemos:

Elaborar, actualizar y mantener los distintos planos catastrales: general, porsectores, por manzanas y de rutas.

Determinar y mantener actualizados los cdigos catastrales.

Levantar y registrar los datos catastrales de los usuarios.

Actualizar los datos de usuarios (altas, bajas y modificaciones).

Realizar la categorizacin y recategorizacin de los usuarios. Administrar el archivo y control de la documentacin de los usuarios.

Ejecutar las inspecciones domiciliarias para actualizar los datos catastrales.

Programar y realizar peridicamente censos, reempadronamientos olevantamientos catastrales.

Proporcionar datos tcnicos e informaciones catastrales cuando sean solicitadospor las dems reas de la entidad prestadora.

Coordinar la instalacin de medidores y registrar todos sus movimientos.

1.5.3 Relaciones del catastro con las diferentes reas en una empresa

Las actividades del catastro involucran el registro y mantenimiento deinformaciones que permiten cobrar por los servicios a todos los usuarios. Poresta razn, las tareas catastrales mantienen un flujo de informacin constantecon las diferentes reas o procesos del sistema comercial, brindando el soportepara una mejor atencin al usuario y proporcionando datos para el planeamientode la expansin del mercado.

El catastro mantiene asimismo un flujo de informaciones con otras reas en unaempresa (o entidad prestadora bien consolidada), como puede apreciarse en el

siguiente cuadro.


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Cuadro 1: Flujo de informacin del catastro con otras reas en una empresa

Figura 4:Relacin del catastro

con otras reasde la empresa

rea Funciones Relacin con el catastroOperacional Responsable de todas las

operaciones de suministro deagua potable y recoleccin deaguas servidas. Realiza elmantenimiento de los sistemasy medidores existentes, y enalgunos casos, ejecuta lainstalacin de las conexionesdomiciliarias y medidores cuandose realizan proyectos deampliacin o mejoramiento deservicios.

Para ejercer sus funciones requiere de informacionescatastrales del usuario, localizacin del predio, de laconexin y del medidor, permitiendo as elconocimiento previo de la situacin del inmuebledonde se ejecutar el servicio. Cuando se implementanprogramas de medicin o se realizan proyectos deampliacin de servicios, esta rea recibe y envainformacin al catastro. Trabaja en forma coordinadacon el responsable de catastro para actualizar lainformacin con los servicios que se implementen. Estarea requiere diversas informaciones catastralescuando evala el funcionamiento de los sectores dedistribucin o realiza el balance de oferta y demanda delos servicios.

Proyectos yobras

Realiza estudios y proyectos parael mejoramiento y ampliacin deservicios, instalacin masiva oselectiva de medidores,sectorizacin del servicio, entreotros.

Para el cumplimiento de sus funciones requiere deinformaciones catastrales como: nmero y categora deconexiones comprendidas en los sectores deabastecimiento de agua potable; nmero, clase, estadoy antigedad de medidores; cantidad de usuariosfactibles y potenciales; y datos de localizacin de todoslos usuarios. Esta rea alimenta el catastro con planosdel mbito de atencin de servicios y con datos queproporciona de la ejecucin de los proyectos.

Planeamiento Tiene por objetivo formular yevaluar los planes operativos yestratgicos de la empresa.

Para ejecutar sus funciones requiere de informacionesespecficas del catastro a fin de formular presupuestos yevaluar indicadores de gestin de los servicios.

Asesora eimageninstitucional

Desarrolla programas o campaasde sensibilizacin, educacin yconcientizacin de los usuarios ypoblacin en general respecto aluso del agua potable y cmoevitar su desperdicio. Tambinsobre los derechos y deberes delos usuarios, adems de diversostemas vinculados a la facturacin,medicin y procedimiento dereclamos.

Para que esta rea alcance sus objetivos recibeinformacin del catastro permitindole identificar,seleccionar y localizar usuarios de sectores o zonasespecficas, a fin de enfocar los programas o campaasque realicen.

OPERACIONAL

PROYECTOSY OBRAS

PLANEAMIENTO

ASESORA/IMAGEN

INSTITUCIONAL

CATASTRO

Medicin

Facturacin

Cobranza

Comercializacin


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2.1 FLUJO DEL PROCESO

La realizacin o actualizacin del catastro de usuarios es un proceso que determinauna serie de actividades o pasos secuenciales para alcanzar los beneficios esperados.En la siguiente figura se aprecia el flujo del proceso.

Figura 5: Flujo del proceso de ejecucin del catastro

Captulo IIMetodologa para realizar el Catastro 5

5

La metodologa que se describe es aplicable a cualquier entidad prestadora de servicios de agua potable y desage (EPS,empresas municipales, municipalidades distritales e incluso organizaciones comunales). Lo nico que puede cambiares el volumen y tipo de informacin que levanten.

Planos definitivos

Revisin en campo/Actualizacin preliminar

Existen

Recopilacin y revisin de planos disponibles

Definicin de objetivos y alcances

Plan de trabajo/Organizacin de actividades

Sectorizacin

Levantamiento base

Anlisis desoftware

Adecuacin/Desarrollo desoporte informtico (software)

Codificacin catastralDiseo de ficha

catastral

Organizacin/Supervisin/Control de calidad

Difusin e informacin a la poblacin

Levantamiento de planoscatastrales

Levantamiento de informacincatastral

Dibujo de planos (AutoCAD)Procesamiento de fichas catastrales

Inconsistencias/Comparaciones

Definicin de procedimientos para actualizacin permanenteArchivo de fichas

Seleccin/Capacitacindel personal

Desarrollo de planosde rutas

Implementacin Informe final yevaluacin de

resultados

Migracin Pintado decdigos

catastrales

NO

SI


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2.2 PASOS6

2.2.1 Definicin de objetivos y alcances

Se establecen los objetivos y alcances del catastroen funcin de las necesidades y capacidad de laentidad prestadora. Los objetivos pueden ir desdecrear hasta actualizar la base de datos de los usuarios de todo el mbito, algunossectores o localidades especficas. Tambin pueden estar en relacin especfica alservicio de agua potable, desage o ambos.

2.2.2 Organizacin de actividades

La organizacin y planificacin de actividades deben estar contenidas en un plande trabajo para darle formalidad y poder evaluar los avances. Este plan incluye

una breve descripcin de los antecedentes o justificacin del catastro, objetivos,metas, actividades a realizar, presupuesto (para determinar necesidades depersonal, materiales, herramientas, etc.) y un cronograma tentativo.

El tiempo de ejecucin del catastro estar en funcin al tamao y capacidadoperativa y econmica de la entidad prestadora, por lo que los objetivos y metasdeben formularse de acuerdo a cada realidad. No se deben obviar o saltar pasosen la medida que los resultados pueden verse seriamente afectados.

2.2.3 Recopilacin y revisin de planos disponibles

Consiste en obtener, antes del trabajo de campo, los planos

del rea geogrfica donde opera la entidad prestadora. Paraello se recurre, en primer lugar, a la misma entidad a travsde sus diferentes reas comerciales o tcnicas. Estos planosdeben tener la lotizacin y distribucin por manzanas lo msactualizado posible. De no contar con ellos e incluso si los tuvierapero se encontraran desactualizados, se recurre a otras fuentes:municipalidad, empresas de energa elctrica, empresastelefnicas, agrupaciones vecinales, instituciones de desarrollourbano e incluso el Instituto Geogrfico Nacional, en dondese pueden obtener planos aerofotogrficos que servirn debase. Una vez conseguidos, los planos bsicos deben serconfrontados en campo a fin de determinar las necesidades

de actualizacin.Otra alternativa es desarrollar planos sobre los existentes y a partir de all actualizarlosen la etapa de levantamiento de informacin catastral, sin llegar al detalle topogrfico.En este caso, sin embargo, se hace necesaria la medicin de los frentes de cada predioa fin de delimitarlos en los planos de la manzana, acto que, dicho sea de paso, serclave para actualizar o desarrollar los dems planos catastrales. Lo importante esobtener, por lo menos, planos bsicos -general y por manzanas- que reflejen el espaciofsico ya sea total o parcial del mbito de accin de la entidad prestadora, y ademsque estos puedan digitalizarse en programas informticos especializados paraingeniera, como AutoCAD.

6Para explicar la metodologa, se tomar como base principal los pasos desarrollados en la ejecucin del catastro deusuarios en la ciudad de Sayn. Igualmente se mostrarn planos del trabajo realizado en Huacho y Sayn conjuntamentecon la EPS EMAPA Huacho S.A.(Huaura, Lima).


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Si no existe una base de planos o en caso que estos sean muy antiguos, la entidadprestadora podra evaluar la posibilidad de asociarse con otras instituciones paraobtener los planos necesarios y componer su base cartogrfica a travs de

levantamientos topogrficos, aerogrficos o utilizando cualquier otra tecnologaacorde con los recursos disponibles de las instituciones interesadas.

2.2.4 Sectorizacin

Teniendo el plano general del mbito de servicios, se procede a sectorizar. Losdiferentes sectores dividen a la localidad en zonas geogrficas que agrupan un conjuntode manzanas para facilitar las labores operativo-comerciales7. Entre los criterios quese deben tomar en cuenta para la sectorizacin se consideran: zonas residenciales,comerciales o industriales; zonas de abastecimiento; geografa del terreno;caractersticas similares de la poblacin: procedencia, costumbres y tipos de vivienda;entre otros aspectos. En lo posible se debe establecer los sectores comerciales dentro

de los lmites de los sectores de abastecimiento del servicio de agua potable, es decir,un sector de abastecimiento puede comprender uno, dos o ms sectores comerciales.Cada sector se identifica con un nmero de uno o dos dgitos. Una vez que se hasectorizado se procede a numerar las manzanas en cada sector8.

En el caso de Huacho, la ciudad se dividi en ocho sectores comerciales. Acontinuacin, se presenta un plano con los sectores mencionados.

Figura 6: Plano referencial de sectorizacin comercial (ciudad de Huacho)

7Los sectores comerciales facilitan y hacen ms eficiente la ejecucin de diversas actividades como: aplicacin de ciclos defacturacin y ejecucin de cortes de servicio, control de servicios cerrados, implementacin de programas de instalaciny mantenimiento de medidores, tomas de lectura, distribucin de recibos, comunicaciones, notificaciones, entre otros.Los sectores tambin facilitan el control y evaluacin de consumos cuando se realizan los balances hidrulicos.

8

Si la entidad prestadora tiene dentro de su mbito localidades con administraciones descentralizadas, el catastro paradichas poblaciones debe realizarse en forma independiente. Por tanto, la sectorizacin se realizar de acuerdo a lascaractersticas de cada localidad tomando en cuenta los criterios indicados.

Sector 1Sector 2

Sector 3Sector 4Sector 5Sector 6Sector 7Sector 8


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2.2.5 Codificacin catastral

El cdigo catastral o de localizacin es un conjunto de nmeros que indican la

localizacin fsica de cada predio y sus conexiones dentro del mbito geogrficoatendido. Este cdigo se sustenta en los planos catastrales y est estructurado dela siguiente manera:

Cdigo de provincia: Nmero de dos dgitos que identifica la provincia a lacual pertenece el predio que forma parte del mbito de la entidad prestadora.Se establece de acuerdo a la Norma Tcnica de Ubicacin Geogrfica emitidapor el Instituto Nacional de Estadstica e Informtica - INEI9.

Cdigo de distrito: Nmero de dos dgitos que identifica los distritosincorporados dentro de la circunscripcin de la provincia a la cual pertenece elpredio que forma parte del mbito de la entidad prestadora. Tambin seestablece de acuerdo a la norma tcnica del INEI.

Nmero de sector:Nmero que identifica la zona o el sector al que pertenece elpredio determinado. Se compone de uno o dos dgitos, segn como hayasectorizado la entidad prestadora.

Nmero de manzana:Nmero de dos o tres dgitos que identifica la manzana ala cual pertenece el predio. La numeracin entre manzanas debe tener un espaciode por lo menos cinco dgitos en previsin de posibles ampliaciones o subdivisionesde manzanas. La numeracin de manzanas en cada sector puede empezar a partir

de 10 y seguir de cinco en cinco: 15, 20,25, etc. Si fuera una localidad pequea,o puede empezar en 100 y proseguir de

igual manera de cinco en cinco: 105, 110,115, etc.

Nmero de lote:Nmero de cuatrodgitos que identifica el predio o lotedentro de la manzana quecorresponde. La numeracin de lotesempieza por lo general en el puntonoreste de la manzana con el nmero1000 y contina en sentido horariode 50 en 50 en previsin de posiblessubdivisiones 10. Para facilitar la

orientacin se puede tomar comoreferencia algn punto que indiqueel norte.

9 La Resolucin Jefatural N 149-2001-INEI, Cdigo de Ubicacin Geogrfica - UBIGEO establece la identificacin ycodificacin de los departamentos, provincias y distritos del pas. En el Anexo n. 1 se presenta la norma tcnica respectiva.

10El punto de inicio para la codificacin del lote puede variar. Podra ser el sureste o cualquier otro punto, lo importante

es definir una metodologa que indique una secuencia lgica y ordenada. Es posible que haya excepciones en lacodificacin de algunas manzanas, que no se ajustan estrictamente a la metodologa, debido a caractersticas muypart iculares del terreno.

Figura 7:Ejemplo de una manzana y metodologautilizada para codificacin de lotes


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Nmero de conexin: Nmero de un digito que identifica en cada predio lacantidad de conexiones. Este nmero generalmente es 1 para cada par deconexiones de agua potable y desage o para una conexin de agua o una conexin

de desage si el predio contara con un solo servicio. Pero si el predio tiene msde una conexin de agua potable y/o desage, estas conexiones adicionalestendran el nmero 2 en cuyo caso se tiene que repetir los otros componentesdel cdigo catastral, y as sucesivamente en caso de mayores conexiones.

Cuadro 2: Tabla de determinacin del cdigo catastral de un predio

Cdigo de Cdigo de Nmero de Nmero de Nmero de Nmero deprovincia distrito sector manzana lote conexin

08 11 1 125 1050 1

Cuadro 3: Ejemplos de codificacin para diferentes casos

a) Si el predio tiene una conexin de agua potable y desage

Provincia Distrito Sector Manzana Lote Conexin08 11 1 125 1700 1

b) Si el predio tiene una conexin solo de agua potable


c) Si el predio tiene una conexin solo de desage


d) Si el predio tiene dos conexiones de agua potable y desage

Provincia Distrito Sector Manzana Lote Conexin08 11 1 125 1700 1 Primera conexin de Agua y Desage

08 11 1 125 1700 2 Segunda conexin de Agua y Desage

e) Si el predio tiene dos conexiones de agua potable y una de desage


08 11 1 125 1700 2 Segunda conexin de Agua

f) Si el predio tiene una conexin de agua potable y dos de desage


08 11 1 125 1700 2 Segunda conexin de Desage


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2.2.6 Seleccin y capacitacin del personal

Coordinador y supervisores

El coordinador o responsable del proyecto catastral es la persona que debe tenerel conocimiento y experiencia para llevar adelante el trabajo, entrenar al personal,resolver cualquier dificultad que se presente y responsabilizarse de los resultados.

Los supervisores son las personas que se encargarn de revisar las fichas catastralesy los planos que han levantado en el campo los encuestadores, para luego pasarloa los digitadores. De igual forma revisan o realizan el control de calidad de lasfichas catastrales una vez procesadas. Se recomienda que el grupo de supervisoresest constituido por personal de la entidad prestadora, pues ellos poseen ampliosconocimientos del mbito de cobertura y de los servicios que brinda su entidad.

EncuestadoresLos encuestadores son las personas que realizan el levantamiento de fichascatastrales. Ellos deben ser cuidadosamente seleccionados porque tendrn laresponsabilidad de recoger la informacin de campo que ser utilizada en todoslos procesos comerciales de la entidad prestadora. Por lo general, cuando serealiza un catastro se contrata personal temporal por el perodo que dure el proyectocatastral o, en caso contrario, la entidad prestadora puede designar a algunosmiembros de su personal estable para que se dedique a tiempo completo al catastromientras este dure. Finalizado el proyecto, personal del rea comercial puedemantener el catastro actualizado de manera continua.

En cualquiera de los casos (personal externo o de planta), las personas deben sercuidadosamente seleccionadas y entrenadas considerando los siguientes criterios11:

Capacidad de orientacin y ubicacin geogrfica.

Capacidad para manejar los planos y realizarla codificacin catastral.

Capacidad para llenar la ficha catastral y criteriopara aplicar los conceptos de la ficha.

Conocimiento de materiales utilizados en lasinstalaciones (deseable).

Responsabilidad y seriedad. Trato cordial y educado.

Conocimiento de la zona o lugar de trabajo (deseable).

Dibujante o tcnico de AutoCAD

Tambin se requieren dibujantes con dominio de AutoCAD (o programainformtico elegido por la entidad prestadora) para el desarrollo de los planoscatastrales, de preferencia con conocimientos de topografa o experiencia enlevantamiento de planos.

11

El entrenamiento de los encuestadores debe realizarse principalmente en el campo. Para ello es recomendable realizarprcticas de levantamiento de informacin que permitan evaluar rendimientos y resolver dudas. Previamente, los encuestadoresdeben tener dominio de la cartilla de instrucciones para el llenado de las fichas y la metodologa de codificacin catastral.


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Digitadores

Asimismo se tiene que contratar o designar personas que se encargarn de la

digitacin de las fichas. Este personal tambin debe ser cuidadosamente entrenadosobre el contenido de las fichas catastrales, los conceptos y manejo del softwareque se aplicar para el procesamiento.

Especialista informtico

Otro miembro importante del equipo es la persona experta en informtica, que seencargar de preparar o adecuar el softwarepara el procesamiento de datos. Estapersona debe tener conocimientos y experiencia en desarrollo de programasinformticos para la gestin comercial de servicios de agua potable y saneamiento.

El nmero total de encuestadores, supervisores y digitadores a emplear depender

del tamao, capacidad econmica y tiempo que la entidad prestadora tengadisponible para realizar el catastro de usuarios.

2.2.7 Difusin e informacin a la poblacin

Antes del levantamiento de la informacin de campo es necesario informar a los usuariosy poblacin en general sobre la realizacin o actualizacin del catastro. La difusinpuede realizarse a travs de los diferentes medios de comunicacin: mensajes radialesy televisivos, paneles pblicos, afiches o materiales grficos distribuidos a domicilio

junto con los recibos o entregados personalmente al usuario cuando se acerque a loscentros de cobranza a pagar sus servicios. Entre estos materiales tenemos hojasinformativas, volantes o avisos de diverso tipo. Los mensajes de los materiales debenindicar: qu es el catastro, cmo y por qu se realiza y por qu es importante que losusuarios proporcionen informacin y permitan revisar sus instalaciones domiciliarias.

2.2.8 Levantamiento de informacin catastral

El levantamiento de informacin es una labor quese lleva a cabo a travs de una ficha catastral quecontiene datos generales del usuario y del inmueble,especificaciones tcnicas de las conexiones de aguapotable y desage, datos de las cajas del medidory registro e informacin complementaria. Los datosque se recogen en las fichas estn en relacin directacon los objetivos planteados12.

Si el objetivo del catastro es registrar los usuarios activos, factibles y potenciales,entonces se levantan fichas catastrales a todos los predios existentes en la localidad,sean habitados, deshabitados o lotes baldos con o sin conexiones. Por cada prediocon conexin se levanta una ficha catastral y la existencia de una conexin de aguapotable y/o desage determina el tipo de usuario activo. En los casos en que lospredios dispongan de ms de una conexin de agua potable y/o desage se levantanfichas adicionales para estas conexiones. Por tal razn, normalmente existe diferenciaentre el nmero de lotes existentes en la localidad y el total de fichas levantadas.

12 Es recomendable que cada entidad prestadora adecue la ficha catastral de acuerdo a sus objetivos planteados y/orequerimientos de informacin. Una vez diseada la ficha se procede a elaborar la cartilla de instrucciones. Estetrabajo se realiza antes de la seleccin y capacitacin del personal.


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13 En el Anexo n. 2 se encuentra la cartilla de instrucciones para el llenado de esta ficha.

La tarea de los encuestadores, por tanto, consiste en ubicarse en el punto noreste decada manzana, verificar el dibujo del predio en el plano de manzana respectivo y luegoaplicar la ficha debiendo establecer el cdigo catastral completo. Para levantar las fichas

puede ir un solo encuestador o en parejas. Esta ltima opcin es la ms recomendableporque facilita y agiliza la toma de datos, pues mientras uno establece contacto con elusuario, el otro va revisando las instalaciones y las cajas del medidor y registro.

Figura 8: Modelo de ficha catastral13


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2.2.9 Levantamiento de planos catastrales

El levantamiento de planos consiste en actualizar la informacin grfica de

manzanas y lotes sobre la base de un plano preexistente. Esta tarea se realizageneralmente de manera paralela al levantamiento de las fichas catastralesconsiderando que el encuestador debe ir al campo con sus fichas y planos bsicosde manzanas. De este modo se pueden elaborar los planos de sectores y al mismotiempo actualizar el plano general de la localidad.

A continuacin, se explica en detalle el proceso de levantamiento de planoscatastrales.

Planos de manzanas:Lo planos de manzanas son los primeros que se debenactualizar. Estos podran desarrollarse durante el trabajo de campo cuando selevanten las fichas catastrales, aunque lo ms recomendable es que esta tarea se

efecte antes.

Los encuestadores pueden realizar la actualizacin de planos de manzanas con elapoyo del dibujante. Para ello miden los frentes de cada lote y observan la forma ydistribucin fsica de los predios comparndola con el plano base, y de ser necesario,proceden a actualizar el dibujo. Si no existiera un plano base de la manzana, elequipo de trabajo levanta el plano considerando solamente la medida de los frentesde cada predio y verificando y actualizando el nombre de las vas. Luego del trabajode campo, el dibujante procede a digitalizar y almacenar el plano en un archivo deAutoCAD. Despus lo imprime y lo entrega a los encuestadores, quienes seencargarn de levantar la informacin catastral mediante la ficha.

La labor del encuestador, en este aspecto, consiste en colocarse en el puntonoreste de la manzana, verificar el dibujo del predio en el plano y aplicar laficha catastral, para lo cual debe establecer el cdigo catastral completo. En esemomento se procede a dibujar en el plano la ubicacin de las conexiones deagua potable y/o desage de acuerdo a la simbologa previamente establecida,indicando tambin el nmero de vivienda o lote.

Cada plano de manzana debe contar con lasiguiente informacin:

- Norte magntico.- Nmero de manzana.

- Lmite de la manzana.- Lmite de lotes o predios.- Denominacin de las vas: avenida, calle, jirn,

pasaje o plaza.- Cdigo catastral del lote y conexin en cada predio.- Nmero oficial de los predios o lotes (por lo menos, el que figura en la placa,

la pared o el que informe el usuario).- Indicacin de predios o inmuebles notables como por ejemplo: municipalidad,

iglesia, mercado, estadio, etc.- Representacin grfica de conexiones domiciliarias de agua potable y/o desage

con su representacin de cajas de registro y medidores en cada predio que lotenga.

- Leyenda.- Etiqueta.


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Figura 9: Plano de manzana con codificacin respectiva (ejemplo 1)

Figura 10: Plano de manzana con codificacin respectiva (ejemplo 2)


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Planos de sectores:Losplanos de sectores se desarrollan inicialmente tomandocomo referencia el plano general y facilitan la visualizacin, localizacin ynumeracin de las manzanas. Dichos planos, que han sido definidospreliminarmente tomndose como referencia el plano general y la sectorizacin,se actualizan tambin en esta fase de levantamiento de planos tomando comobase los planos de manzana actualizados. Cada sector debe tener su plano enforma individual a fin de destacar los lmites y caractersticas del sector.

Los planos de sectores deben contar por lo menos con la siguiente informacin:

- Norte magntico.- Numeracin del sector.- Denominacin de las vas: avenida, calle, jirn, pasaje, plaza o parque.- Delimitacin y numeracin de manzanas.- Inmuebles notables (municipalidad, iglesia, mercado, estadio, etc.).- Leyenda.- Etiqueta.

En la medida que los planos de manzanas se modifiquen, los de los sectores

igualmente se van actualizando. Estos planos, por lo general, tambin sedesarrollan en AutoCAD.

Figura 11: Plano de sector

Cuadro 4:Simbologa de conexiones

de agua potable y desageen planos de manzana


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Plano general: El plano general abarca todo el permetro urbano de la localidad.Para desarrollar este plano, se toma como referencia el plano base que se hayapodido encontrar en la fase de acopio o recoleccin de informacin.

El plano general debe contener las siguientes informaciones:

- Norte magntico.- Denominacin de las vas: avenida, calle, jirn, pasaje, plaza o parque.- Denominacin y delimitacin de los barrios, urbanizaciones, asentamientos

humanos, etc.- Delimitacin de manzanas y lotes.- Inmuebles notables (municipalidad, iglesia, mercado, estadio, etc.).- Lmite de los sectores comerciales.- Lmite de localidades, distritos, etc.- Leyenda.

- Etiqueta.Los insumos para modificar el plano general son los planos de manzanas yplanos de sectores. En la medida que estos se vayan modificando,inmediatamente se actualizan los planos generales. Es importante que los planosse desarrollen en AutoCAD, por capas y vinculados entre s, de manera que sihay alguna modificacin esta sea actualizada en forma automtica en todos losplanos donde sea posible tal vinculacin.

Plano general de conexiones de agua potable: Es el mismo plano general, peroincluyendo las conexiones de agua potable. Contiene:

- Norte magntico.

- Denominacin de las vas: avenida, calle, jirn, pasaje, plaza o parque.- Denominacin y delimitacin de los barrios, urbanizaciones, asentamientoshumanos, etc.

- Delimitacin de manzanas y lotes.- Inmuebles notables (municipalidad, iglesia, mercado, estadio, etc.).- Lmite de los sectores comerciales.- Lmite de localidades, distritos, etc.- Representacin grfica de las conexiones de agua potable.- Leyenda.- Etiqueta.

Plano general de conexiones de desage: Tambin es el mismo plano general,

pero incluyendo las conexiones de desage. Contiene:- Norte magntico.- Denominacin de las vas: avenida, calle, jirn, pasaje, plaza o parque.- Denominacin y delimitacin de los barrios, urbanizaciones, asentamientos

humanos, etc.- Delimitacin de manzanas y lotes.- Inmuebles notables (municipalidad, iglesia, mercado, estadio, etc.).- Lmite de los sectores comerciales.- Lmite de localidades, distritos, etc.- Representacin grfica de las conexiones de desage.- Leyenda.

- Etiqueta.


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Planos de rutas:Los planos de rutas indicanel camino lgico del recorrido que debenrealizar los trabajadores para la ejecucinde la toma de lecturas y distribucin derecibos. Para realizar los planos de rutasse toma como base los planos de lossectores una vez que se hayan actualizadototalmente. A diferencia de los demsplanos que se verifican y actualizan duranteel levantamiento de informacin, los planos de rutas se desarrollan al final, despusde haber realizado el proceso de inconsistencias a fin de no arrastrar posibles erroresque son normales en la fase de procesamiento de informacin.

Una ruta se compone de un conjunto de manzanas que concentran a su vez unnmero determinado de conexiones y medidores que pueden ser ledos (recorridos)en un solo da por un trabajador. La ruta determina el camino lgico que debenseguir los trabajadores de campo para efectuar con mayor productividad su labora la vez que facilita la ubicacin de los predios. El establecimiento de rutas permitetambin la organizacin y control de servicios por zonas especficas dentro decada sector. Cada sector comercial puede tener una o ms rutas, dependiendo dela concentracin de conexiones, medidores y tamao de cada sector.

Figura 13: Plano de rutas de lectura

Figura 12:Diseo de rutas ms comunes


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2.2.10 Supervisin del trabajo de campo y primer control de calidad

La supervisin y control de calidad del trabajo de campo se realiza tanto a nivel

de encuestas como de planos, por tanto, es permanente durante la ejecucin delcatastro. Esta etapa constituye el primer filtro para detectar los errores en elregistro de la informacin.

La supervisin y primer control de calidad consiste en:

Organizar y distribuir el trabajo de campo entre los encuestadores.

Recibir y revisar las informaciones obtenidas en campo, es decir, comprobar elcorrecto llenado de fichas y el registro de datos en los planos de manzanas,cruzando al mismo tiempo dichas informaciones.

Efectuar inspecciones domiciliarias en casos especficos para aclarar dudas ocomprobar en forma aleatoria la veracidad de los datos recogidos.

Una vez revisadas las fichas y planos, entregarlas al digitador y dibujanterespectivamente.

2.2.11 Soporte informtico

El soporte informtico es fundamental en elprocesamiento de la informacin catastral ytambin en la fase de implementacin. Por ello,se debe poner especial cuidado en analizar:

La ficha de datos bsicos que la entidadprestadora maneja a travs de su sistema

informtico comercial. Las relaciones entre la ficha de datos y/o catastro con los dems procesos

comerciales (medicin, facturacin, cobranza y comercializacin).

La nueva ficha catastral que se aplicar para la actualizacin o levantamientode la informacin.

Con este anlisis se evala la capacidad del software comercial que utiliza la entidadprestadora a fin de realizar los siguientes procesos:

Registrar los datos de la ficha que se pretende levantar para la actualizacin catastral.

Crear una base de datos paralela para almacenar la nueva informacin catastral

y esta sea validada. Generar reportes de inconsistencias para realizar el control de calidad y validar

la informacin procesada.

Generar reportes comparativos entre la base de datos de la entidad prestadoray la base de datos paralela creada con la informacin del catastro.

Generar informes de resultados a nivel de detalle y estadsticas por manzanas,sectores y generales.

De acuerdo a los resultados de la evaluacin anterior se procede a tomar la decisinrespecto al software. Existen cuatro posibilidades.

El softwareque utiliza la entidad est preparado para procesar e implementar laactualizacin catastral que se pretende realizar, por tanto, el soporte informticono es un aspecto crtico.


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Se requiere adecuar el software existente mediante el desarrollo de algunosprogramas complementarios.

Se requiere desarrollar un aplicativo informtico que trabaje en forma paralelay complementaria con el softwareexistente.

Es la oportunidad para desarrollar un nuevo software.

El especialista informtico y el coordinador o responsable de la ejecucin delcatastro realizarn el anlisis y la evaluacin del softwarey tomarn una decisin.Su propuesta deber ser aprobada por la gerencia general (o autoridad competentesegn la entidad prestadora) pues tendr incidencia directa en el presupuesto yen la ejecucin de los procesos de la gestin comercial.

En el caso de la localidad de Sayn, por ejemplo, se determin que el software quemanejaba la EPS -es decir, el Sistema Informtico Comercial Integrado (SICI)- no

poda recibir toda la informacin consignada en la ficha ni tampoco poda realizar losprocesos antes mencionados. Se decidi entonces desarrollar un aplicativo informticoparalelo al SICI para manejar la informacin catastral durante el proyecto, y una vezfinalizado este, el aplicativo entrara a trabajar complementariamente con el SICI.

Figura 14:Aplicativo informtico

utilizado para el

procesamiento delas fichas catastrales


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14En el Anexo n. 3 se presenta una lista de algunos reportes usados para determinar inconsistencias y comparar lasbases de datos.

2.2.12 Procesamiento de fichas catastrales

El procesamiento de fichas catastrales consiste en

digitalizar la informacin recogida en campo, puesella es el insumo principal para crear la base dedatos o archivo maestro. Antes de ingresarcualquier dato, las fichas deben ser revisadas porlos supervisores o personal encargado.

Para la digitalizacin es necesario crear una basede datos paralela a la que utiliza la entidadprestadora en sus procesos comerciales, debido a que si se ingresara la informacindirectamente sin ser validada, ello podra generar distorsiones en la facturaciny el consiguiente reclamo de los usuarios.

El ingreso de la informacin al sistema informtico se inicia generalmente digitandoel cdigo catastral. Luego, se genera el nmero de ficha en forma automtica, elcual debe ser escrito a mano por el digitador en la ficha catastral fsica.

El cdigo de inscripcin es otro dato que se genera en forma automtica, siemprey cuando el catastro se est realizando para crear por primera vez la base dedatos de los usuarios. En caso contrario, es decir cuando ya existe una base dedatos, se debe tener cuidado de mantener el mismo cdigo de inscripcin paralos usuarios, pues este no puede ser modificado.

2.2.13 Proceso de inconsistencias

El proceso de inconsistencias no es otra cosa que el control de calidad de lainformacin procesada, por tanto, no puede omitirse. Consiste en revisar lainformacin despus de la digitacin de las fichas. Este proceso es clave paradeterminar los errores producidos (inconsistencias) en la digitacin as como enel registro de datos de las fichas durante el trabajo de campo. Para efectuar esteproceso es necesario desarrollar una serie de reportes que son emitidos en formaautomtica por el sistema informtico y que cruzan datos de los diferentes temsde la ficha catastral, permitiendo subsanar errores y asegurando la calidad yveracidad de la informacin.

La subsanacin de errores puede realizarse en gabinete, pero en la mayora delos casos se tiene que volver nuevamente a campo para verificar los datos.

Es importante tener en cuenta que cuando se realiza una actualizacin catastral,no basta con obtener los reportes de inconsistencias. Es necesario ademsrealizar comparaciones entre los datos obtenidos y aquellos que maneja laentidad prestadora con el objetivo de constatar nuevamente la veracidad dela informacin, sobre todo cuando hay diferencias entre ellas. Tales diferenciaspueden darse respecto al tipo de usuario, tipos de servicio, nombre de losusuarios, existencia de medidores y las categoras. Para realizar estascomparaciones se disean reportes especiales que permiten encontrar lasdiferencias entre las dos bases de datos, es decir, entre la base creada para laactualizacin catastral y la base existente en la entidad prestadora 14.


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2.2.14 Migracin de datos

La migracin es el proceso mediante el cual se transfiere la informacin obtenida

en la ejecucin del catastro que se mantiene en una base de datos paralela- haciael sistema informtico o base de datos que utiliza la entidad prestadora pararealizar todos sus procesos comerciales.

La transferencia o migracin de datos se realiza solamente despus de haberconcluido el proceso de inconsistencias y/o comparaciones que hayan generadoadems gestiones especficas ante los usuarios si la actualizacin de datosimplicaba modificaciones en la facturacin. De lo contrario se podran generarserios problemas si es que hubiera algn tipo de error en la informacin o laentidad no cumpliera con la normatividad respecto a las modificaciones defacturacin.

La migracin se realiza paulatinamente. Primero, se transfiere la informacinde la codificacin catastral, direcciones, nombres de usuarios, categoras,medidores, dimetros, tipo y situacin del servicio, previa gestin y/ocomunicacin con el usuario si esto implica una modificacin en su facturacin(ver seccin 2.3). En segundo lugar, se transfieren en bloque y de maneradirecta, los datos tcnicos de las conexiones de agua potable y desage, ascomo los datos complementarios.

En realidad, la migracin es parte de la implementacin del catastro, por estarazn se debe tener especial cuidado en la forma en que se realiza. En ese sentido,el especialista informtico debe contar con la experiencia necesaria para llevar a

cabo correctamente este proceso, pues la migracin es un paso muy importantepara alcanzar los resultados esperados.

En el caso de que se est realizando un levantamiento catastral por primera vez,no habr un proceso de migracin propiamente, sino ms bien se tendra quevalidar o revisar minuciosamente la informacin que se ha ingresado al sistema,antes de vincularlo a los procesos de facturacin y cobranza.

2.2.15 Pintado de cdigos catastrales en cada predio

Una vez concluido el proceso de inconsistencias

y validada la informacin, se procede a inscribirlos cdigos catastrales en los frentes de lospredios. Este pintado de cdigos puedeefectuarse en la pared o algn lugar visible paralos trabajadores de la entidad prestadora y lospropietarios del predio. Por supuesto, deberealizarse siempre y cuando el usuario loautorice.

Aunque podra parecer poco relevante, este paso facilita las labores operativo -comerciales reduciendo prdidas de tiempo y confusiones en la distribucin derecibos, toma de lecturas, aplicacin de acciones de cobranza, entre otras

actividades.


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Figura 15: Pasos bsicos del catastro de usuarios


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2.3 IMPLEMENTACIN DE LA INFORMACIN CATASTRAL ACTUALIZADA

La implementacin de la informacin catastral consiste en aplicar la informacin que

ha sido levantada y procesada para generar impacto en la gestin comercial y situacineconmica de la entidad prestadora.

Esta labor se realiza inmediatamente despus del proceso de inconsistencias durantee incluso despus del proceso de migracin de datos. Si fuera la primera vez que serealiza el catastro y no hay informacin previa, la implementacin se realizainmediatamente despus del proceso de creacin de la base de datos (previamentevalidada). En este caso la implementacin se refiere a la aplicacin de los procesos defacturacin y cobranza directamente.

La implementacin es realizada por la respectiva gerencia, rea comercial o reaadministrativa de la entidad prestadora que tenga las funciones de actualizacin catastral.

2.3.1 Implementacin de informacin que tiene incidencia en los procesos comerciales

a) Actualizacin de los nombres o razones sociales

El cambio de nombre o razn social es un proceso formal que implica un procedimientoy/o trmite del propietario o responsable del predio ante la entidad prestadora. Poresta razn, no es recomendable realizar dichos cambios sin el conocimiento del usuarioy sin tener los documentos que lo sustentan, aunque durante el proceso de actualizacincatastral se haya determinado que ese cambio es necesario.

Con el reporte de comparaciones de los nombres de usuarios (propietario o

responsable del predio) que se ha obtenido entre la base de datos catastralesnueva y la base original que todava usa la entidad prestadora para sus procesoscomerciales, se identifican las diferencias de razn social o nombre y se procedede la siguiente manera:

Se remiten cartas a todos aquellos usuarios que presentan diferencias en susdatos, a fin de que estos sean actualizados. Para ello deben cumplir con losprocedimientos establecidos por la entidad prestadora y as formalizar el cambio.

Para lograr que todos los usuarios acudan a la entidad prestadora, se lesrealiza un seguimiento permanente hasta formalizar el cambio y, en la medidaque lo van haciendo, se va implementando esta nueva informacin.

Figura 16:Diagrama de

actualizacin delos nombres o

razones sociales

Si durante el levantamiento de las fichas se encuentra que los nombres o razonessociales estn escritos errneamente no ser necesario seguir el procedimientoindicado, pues la actualizacin procede automticamente.

La entidad formaliza el cambio de nombre orazn social en el catastro

Usuario realiza trmites en la entidad prestadora parasolicitar (formalizar) cambio de nombre o razn social(se sigue procedimiento establecido por la entidad)

Anlisis comparativo

Remisin de cartas a usuarios comunicndoles quedeben regularizar el cambio de nombre o razn social


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b) Actualizacin de categoras

Para realizar el cambio de categora de usuarios existen procedimientos que la

entidad prestadora est en la obligacin de cumplir. Estos cambios no sonautomticos, es decir, la entidad no puede aplicarlos unilateralmente y encualquier momento. En el caso de categoras, antes de realizar un cambio sedebe comunicar al usuario por lo menos con 30 das de anticipacin.

Cuando se est implementando una actualizacin catastral, se lleva a cabo elsiguiente procedimiento:

Se compara el reporte de todos aquellos usuarios que mostraron en su fichacatastral el desarrollo de alguna actividad comercial o institucional en suspredios, con la informacin de categoras con la cual la entidad prestadoraviene facturando hasta ese momento. Esto permitir identificar los casos que

requieren una recategorizacin. Se realiza una inspeccin ocular para verificar que efectivamente al predio le

corresponde una nueva categora.

Se enva comunicaciones a los usuarios de estos predios indicndoles que seva a realizar un cambio de categora en un plazo de 30 das desde la fecha dela comunicacin.

Si el usuario presenta un reclamo dentro del plazo, la entidad prestadoraevaluar la situacin y de ser necesario realizar una nueva inspeccin oculary declarar fundado o infundado el reclamo.

Si no hay reclamos, vencido el plazo de 30 das, la entidad prestadora aplica

o implementa las nuevas categoras que van a modificar la tarifa y facturacin.

El usuario permanececon su categora

original

Haycambio de categora

Entidad evala y decide

Entidad prestadora comunica alusuario del cambio de categora

(se da plazo de 30 das)

Anlisis comparativo(identificacin de usuarios que

deben ser recategorizados)

Inspeccin ocular(determinar la categora)

SI

Hayreclamo del usuario

(en 30 das)

NO

Se implementa elcambio de categora

en el catastro y lafacturacin

SI

NO

Figura 17: Diagrama de actualizacin de categoras


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La entidad prestadora realiza un seguimiento permanente hasta culminar todaslas actualizaciones o cambios de categoras, lo cual le permitir realizar laevaluacin de los beneficios econmicos resultantes de dichos cambios.

c) Actualizacin de tipos de servicio

La actualizacin de tipos de servicio (agua potable y/o desage) se realizainmediatamente despus de haber concluido el proceso de inconsistencias. Paraactualizar dicha informacin se procede de la siguiente forma:

Con el reporte comparativo de usuarios que mostraron en su ficha catastraltipos de servicio diferentes a los existentes en la base de datos original de laentidad prestadora, se identifica a los usuarios cuya informacin debe seractualizada.

Aunque estos cambios pueden hacerse inmediatamente, es recomendable

que la entidad comunique a los usuarios, por escrito, los servicios por loscuales ser facturado en el siguiente perodo. Ello con el fin de mantenerbuenas relaciones con el usuario y demostrar la seriedad y formalidad deltrabajo de actualizacin catastral.

La entidad prestadora factura con el tipo de servicio real.

d)Actualizacin de la situacin de servicios

Una de las informaciones catastrales ms tiles es aquella que permite a la entidadprestadora conocer quines realmente hacen uso de los servicios para de estamanera actualizar la situacin de los servicios brindados.

Para actualizar dicha informacin se realiza lo siguiente:

Se compara el reporte de aquellos usuarios que mostraron en su ficha catastralsituacin de servicio activo (agua potable y/o desage)15con la informacinde la base original de la entidad prestadora. De esta forma se puede identificaraquellos casos de usuarios que disponen de servicios, pero figuran en situacinde corte o inactivos en los registros de la entidad.

En estos casos la informacin se actualiza en forma inmediata y se empieza afacturar por los servicios. Adems, cada entidad prestadora aplica las medidascorrectivas de acuerdo a sus polticas respecto a las conexiones reconectadasindebidamente por el usuario despus que la entidad ejecutara el corte de servicio.

e) Regularizacin de usuarios clandestinos

Para regularizar a los usuarios clandestinos identificados durante ellevantamiento de las fichas catastrales se sigue el procedimiento que se detallaa continuacin:

Con el reporte comparativo de usuarios con conexiones de agua potable y/odesage, detectados durante el levantamiento catastral, y los usuarios conconexiones de agua y desage que mantiene la entidad, se identifica a aquellosque no tienen nmero de inscripcin, es decir, disponen de servicios pero noestn registrados por la entidad y en consecuencia no se les factura. A estosusuarios se les llama clandestinos.

15Es decir, que hacen uso de alguno de los servicios.


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La entidad prestadora disea la estrategia de regularizacin que incluyecondiciones, pagos, plazos y acciones de coaccin.

Se notifica a los usuarios clandestinos.

Se brinda orientacin para la regularizacin.

Si el usuario acepta, se formaliza su inscripcin en el catastro y se ingresansus datos a facturacin.

Si el usuario no acepta, se procede a levantar la conexin y el usuario quedarregistrado en el catastro como factible, adems la entidad aplica las accionesadministrativas y/o judiciales que considere conveniente.

Finalmente, se realiza el seguimiento de todos los casos para evaluarresultados y beneficios econmicos.

Figura 18: Diagrama de regularizacin de usuarios clandestinos

Visita a usuarios -notificacin

Entidad prestadoradefine estrategia de

regularizacin deusuarios clandestinos

Plazos

Pagos

Accionescoactivas

Orientacin alusuario para

regularizacin

Se formaliza suinscripcin e ingresaa facturacin(se sigue

el procedimientoestablecido por la

entidad)

Usuarioregulariza

Seguimiento

Entidad ejecutaacciones coactivas

(levantamientode conexin,

accionesadministrativas y

judiciales)SI

NO

f) Depuracin de registros catastrales

Con el reporte comparativo de fichas levantadas durante el catastro y las fichascatastrales que mantiene la entidad prestadora, se identifica los cdigoscatastrales duplicados, cdigos de predios que ya no existen o cdigos diferentespara un mismo predio o conexiones y que la entidad los mantiene registradosen su base de datos. Para realizar las comparaciones se tiene que establecer laequivalencia de cada ficha catastral actualizada con la ficha de datos que mantienela entidad prestadora. Aquellas fichas levantadas que no tienen su equivalenteen la base de la entidad son aquellas que tienen que incorporarse ya sea comousuarios activos, factibles o potenciales, o tambin pueden ser aquellas que notienen un sustento y por tanto deben ser eliminadas.

No obstante, con esta informacin, los cdigos catastrales no pueden eliminarse

tan fcilmente, pues para ello es necesario realizar un procedimiento formalque autorice esta eliminacin de registros.


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Como se puede observar, en los casos de registros de usuarios por depurar queno presentan saldos deudores, es relativamente sencillo en la medida que se

informa a la instancia administrativa competente, la cual debe emitir una resolucinque autorice la eliminacin de los registros. En cambio, en los casos de registrosde usuarios con saldos deudores, es necesario seguir los procedimientos paraquebrar deudas y poder eliminarlos de la base catastral de la entidad prestadora.En ambos casos es conveniente mantener un archivo (historia) de los cdigoscatastrales depurados o eliminados, aunque estos no deben ser mostrados en lasestadsticas y reportes de usuarios activos, factibles o potenciales.

g) Deteccin de medidores no registrados

Los reportes comparativos obtenidos entre la base de datos catastral y la baseoriginal de la entidad prestadora, en relacin al nmero de medidores instalados,

permiten determinar la existencia de medidores en campo que no estabanregistrados en la base original y, por tanto, no estaban siendo ledos. Tambinpermite identificar los medidores que en la base original se encuentranregistrados, pero que en campo no son ubicados. Esta informacin, una vezvalidada, se implementa o aplica para corregir la facturacin correspondiente.

2.3.2 Catastro actualizado como base de otros proyectos y actividades

Una vez concluido el proceso de migracin e implementacin de la actualizacincatastral, la entidad prestadora dispone de informacin real para iniciar nuevosproyectos o actividades, entre los que podemos mencionar:

Aprueba yrealiza

quiebre

Lista de

Catastro Usuarios Agua Potable

Documents

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