1. IOPLANTO. Mejorando nuestra forma de trabajar con Kanban Agueda Vega IEBS Caso Prctico: Modulo 9 (Metodologas) 2. El equipo de desarrollo da su opinin: Luis Tallo (desarrollador): Estoy muy contento con Kanban aunque tengo la sensacin de que todava no le sacamos el partido que podramos. A veces nos cuesta decidir sobre qu tareas tenemos que sacar adelante y al no contar con todo el equipo en la oficina el 100% del tiempo a veces me bloqueo por no saber por donde avanzar.. Clara Flora (experiencia de usuario): El trabajo con Luis se ha vuelto ms fluido y tenemos una sensacin de control mayor. Estamos desarrollando ms y mejor. Sin embargo creo que la correccin de errores en la plataforma nos dificulta la gestin de las tareas. Tenemos que avanzar a la vez con nuevos desarrollos y con correccin de errores que a veces son prioritarios y otras no. No siempre es fcil conjugar esto y seguir avanzando a buen ritmo.. Carlos Verdes (departamento comercial): Estoy viendo como Kanban ha ayudado al equipo de desarrollo pero me sigue preocupando la coordinacin de las tareas. S que es fundamental la correccin de errores y seguir avanzando con las funcionalidades pero para m es crtico que las acciones y patrocinios que vendemos (banners y secciones de contenido patrocinado) aunque normalmente sean sencillos de implementar estn desarrollados en el plazo que nos piden los clientes. Mario Redes (analtica y redes sociales): No he terminado de encontrar mi sitio, mi trabajo transcurre de manera paralela al equipo y no he terminado de sentirme cmodo en los flujos que se han planteado. Me gusta el tablero y lo veo til, slo creo que falta un poco de especificidad para mi puesto. 3. Introduccin A continuacin se expone las mejoras teniendo en cuenta la opinin de los miembros del equipo. Se ha definido la priorizacin de los inputs en nuestro tablero. Se ha mejorado el tabln dividiendo por proyecto. Se ha aadido ms informacin a la tarea para el proyecto de mantenimiento. Se ha aadido polticas de priorizacin. Se ha incrementado el lmite por fase de proyecto y se ha especificado cuantas tareas a la vez pueden estar ongoing por fase y por proyecto. Nota: Todo lo marcado en rojo es nuevo respecto a la primera fase de Kanban. 4. Los inputs del tablero y su priorizacin 5. Inputs en el tablero Nuestros imputs Departamento comercial (Banners y secciones de contenido patrocinado) y Redes sociales. EL nmero de tarjetas que debemos tener en el tabln ser de 10 tarjetas (incluye los dos proyectos de desarrollo). Mhweb tool (Herramienta dnde aparecen las incidencias de los clientes) El nmero de tarjetas que debemos tener en el tabln ser las que marque la herramienta con incidencias abiertas por los clientes. Como priorizar nuestras tarjetas/tareas de entrada del tabln? Informaremos cada dos semanas al departamento comercial y al responsable de las redes sociales (Mario Redes) del nmero de slots libres que tenemos para recibir ordenes de trabajo. 6. Clases de servicios y sus polticas 7. Polticas de visualizacin. Como diferenciar los tres proyectos (servicios) en el tabln: Mantenimiento (con su propio cdigo). Post-it naranja Renovacin de gestin interna (con el cdigo REN-xxx) Post-it azul Nueva funcionalidad (con el cdigo NEW-yyy) Post-it verde Los proyectos estarn separados en el tabln para que se vea de un vistazo la carga de trabajo de cada parte del proyecto, la estructura del formato de la tarea sufre una pequea modificacin para tener en cuenta si las incidencias de mantenimiento son High, Medium, Low o emergency. (ver siguientes slides) Dependencias entre tareas: En el rea de descripcin indicar si se depende o no de otra tarea haciendo referencia solo a su cdigo. Tarea bloqueada: Usaremos un bandera roja para indicar que la tarea esta bloqueada y que no puede avanzar. Tarea retrasada o a punto de cumplir el lead time: Usaremos una bandera amarilla para indicar que la tarea est retrasada sobre su fecha lmite. 8. Polticas de visualizacin II Diseo del tablero Tareas Anlisis Diseo Implementacin Verificacin Finalizado ongoing done ongoing done ongoing done ongoing done Solo proyectos de nueva funcionalidad Proyectos de renovacin de gestin 9. Polticas de visualizacin III Decisiones para el manejo del tablero Se entiende que este equipo pasar las tareas por las siguientes fases; Anlisis del problema o nueva funcionalidad. Diseo de como implementar dicho anlisis. Implementacin del diseo estudiado. Verificar si lo que se ha implementado es lo que se espera. Finalizar la tarea tras verificar que lo implementado es lo esperado. Las fases anlisis, diseo, implementacin y verificacin estarn divididas en dos columnas. Ongoing: Tarea empezada. Done: Tarea finalizada. Ser el buffer de tareas finalizadas de cada fase, de tal forma, que se puedan ir cogiendo (dichas tareas) en las siguientes fases.. La columna Tarea contendr la lista de tareas que que no estn empezadas. La columna Finalizado contendrn las tareas finalizadas. 10. Polticas de visualizacin IV Diseo de tarjetas. Titulo proyecto Cdigo Nivel de severidad Descripcin general Depende de otra tarea? fecha entrada fecha lmite Tres opciones: Mantenimiento Renovacin de gestin interna Nueva funcionalidad Breve descripcin de la tarea para saber de que se trata. E indicar si la tarea depende de otra tarea Solo vlido para las tareas tipo Mantenimiento Debe corresponder con el da que se aade la tarea al tablero Mantenimiento Cdigo incidencia Renovacin REN-XXX Nueva funcionalidad NEW-YYY Indicar el nivel de severidad de la incidencia de mantenimiento. (High, Medium, Low, Emergency) 11. Lmites Nmero de tareas empezadas simultaneas en la fase Anlisis. (Deben estar escritas en el tabln) 2 tareas simultneas en ongoing (solo est Carlos Verde para esta fase pero no a tiempo completo) 1 tarea para el proyecto nuevas funcionalidades 1 tarea para el proyecto de mantenimiento o renovacin gestin interna. Nmero de tareas empezadas simultaneas en la fase Diseo. (Deben estar escritas en el tabln) 4 tareas simultneas en ongoing (est Carlos Verde y Clara Flora para esta fase pero no a tiempo completo) 2 tareas para el proyecto nuevas funcionalidades 1 tarea para el proyecto de mantenimiento 1 tarea para el proyecto renovacin gestin interna. Nmero de tareas empezadas simultaneas en la fase Implementacin. (Deben estar escritas en el tabln) 4 tareas simultneas en ongoing (esta Clara Flora y Luis Tallo. Clara Flora no esta a tiempo completo) 2 tareas para el proyecto nuevas funcionalidades 1 tarea para el proyecto de mantenimiento 1 tarea para el proyecto renovacin gestin interna. Nmero de tareas empezadas simultaneas en la fase verificacin. (Deben estar escritas en el tabln) 2 tareas simultaneas en ongoing (esta Luis Tallo con esta fase) 1 tarea para el proyecto nuevas funcionalidades 1 tarea para el proyecto de mantenimiento o renovacin gestin interna. 12. Lmites II Conclusin: Cada miembro del equipo solo podr estar como mucho con tres tareas simultneas por tanto solo 3 avatares por persona. La columna de tareas ser completada de la siguiente forma; Si aparece una incidencia, deber ser colocada en el tabln de forma inmediata por cualquier miembro del equipo. Las tareas de nueva funcionalidad o renovacin debern ser colocadas por Mario Redes. 13. Lmites III Diseo del tablero Tareas Anlisis Diseo Implementacin Verificacin Finalizado (2) (4) (4) (2) ongoing done ongoing done ongoing done ongoing done (1) (2) (2) (1) Nueva funcionalidad (0/1) (1) (1) (0/1) Renovacin 14. Polticas de priorizacin Dentro del proyecto Mantenimiento. Cada semana ser uno de los miembros el responsable de sincronizar el tablero con nuevas incidencias aparecidas en la aplicacin mhweb siguiendo la nomenclatura especificada en la slide 9 y puestas en el tabln justo en el rea de tareas y tercera fila. Los miembros debern escoger las tareas en funcin del nivel de severidad escrito en la tarjeta. De mayor prioridad (Emergency) a menor prioridad (Low). 15. Polticas de priorizacin II Dentro del proyecto de nueva funcionalidad. Las tareas son escritas por Mario Redes siguiendo la nomenclatura especificada en la slide 9 y puestas en el tabln justo en el rea de tareas y primera fila pero en orden de prioridad de tal forma que el resto de miembros coja las tareas siguiendo la poltica FIFO (first input, first output). Cada vez que cada miembro termine su tarea, deber dejarla en done pero colocada en el orden de prioridad inicial para que el siguiente miembro del equipo sepa que tarea coger. Mario Redes deber estar controlando estas prioridades para saber si se van ejecutando cada fase en el orden indicado inicialmente. 16. Polticas de priorizacin III Dentro del proyecto de renovacin gestin interna. Las tareas son escritas por Mario Redes siguiendo la nomenclatura especificada en la slide 9 y puestas en el tabln justo en el rea de tareas y segunda fila pero en orden de prioridad de tal forma que el resto de miembros coja las tareas siguiendo la poltica FIFO (first input, first output). Cada vez que cada miembro termine su tarea, deber dejarla en done pero colocada en el orden de prioridad inicial para que el siguiente miembro del equipo sepa que tarea coger. Mario Redes deber estar controlando estas prioridades para saber si se van ejecutando cada fase en el orden indicado inicialmente. 17. Polticas de priorizacin IV Priorizacin entre clases de servicio diferentes. Aplicaramos Round Robin entre todos proyectos con algunas excepciones. Una incidencia tipo Emergency tiene prioridad sobre todas las dems tareas (de todos los proyectos) y por tanto deber ser atendida de inmediato. Una incidencia tipo High o medium con fecha de entrega a menos de 2 das laborables tendr prioridad sobre el resto de tareas (pasa a ser una incidencia de tipo Emergency). Si no hay tareas en uno de los proyectos entonces nos saltamos ese proyecto y cogemos tarea nueva del siguiente proyecto aplicandose Round Robin.