CASO PRACTICO: DESPERDICIOS INDUSTRIALES CASA ZETINA

NATURALEZA DE LA EMPRESA

Desperdicios Industriales Casa Zetina es una empresa familiar registrada ante las autoridades fiscales como persona física con actividad empresarial, de acuerdo con las siguientes características:

Sector: ComercioSubsector: Comercio al mayoreoRamo: Compra-venta de materiales de deshechoActividad: Compra-venta de vidrio usado

La empresa está clasificada con fundamento en la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, en la matriz de estratificación como empresa pequeña en el sector microindustrial.

CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS DOMINANTES DEL SECTOR

Volumen del mercado nacional Existen 1 78 empresas registradas en el compra-venta de vidrio usado

Sector de

Campo de competitividad Local y regional

Índice de crecimiento del mercado

Continuo y permanente

Etapa en el ciclo de vida Depende directamente del usuario del servicio

Número de compañías en la industria

178 de compra-venta de vidrio usado, 487 de manejo de materiales de desecho (industria análoga)

Clientes Se registran usuarios de empresas del sector medianas y grandes

Facilidad de ingreso/salidaExiste facilidad de ingreso y salida ya que es un material de reciclaje muy útil para la sociedad

Tecnología/Innovación La industria utiliza tecnología e innovación para posicionar este sector

Economías de escalaNo se utilizan para esta industria, por ser de recolección y captación en depósitos diversificados de la capital del país por proveedores minoristas

Efectos de aprendizajeEstos factores son clave para el éxito de esta Industria, por lo que dependen de ellos para su desempeño óptimo

Rentabilidad de la industria

Está garantizada, ya que es una industria, por naturaleza, generadora de soluciones ecológicas de reciclaje

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ANTECEDENTES

La creación de la empresa se remonta a 1980, año en que Andrea Zetina y su esposo Salomón García, que no sabían ni leer ni escribir, enfrentaron la situación de mantener a sus ocho hijos, lo que los obligó a buscar una solución, Con un carrito de mano comienzan a recolectar materiales como cartón, papel, botella, latas de aluminio, entre otros.

Gracias a su espíritu emprendedor y deseos de superación, apoyados por el consejo y el préstamo de una persona dedicada al mismo tipo de trabajo y con más años de experiencia, rentaron un local en el centro de la capital del país y compraron una camioneta para el manejo de su material.

A partir de ese momento, la intensidad de su trabajo los llevó a laborar la semana completa desde las 4 o 5 de la mañana hasta la madrugada del día siguiente, Los resultados no se hicieron esperar y comenzaron a obtener utilidades.

Sin embargo, este logro tuvo un efecto negativo, ya que el matrimonio se divorció, por lo que la señora Zetina debió tomar el control del negocio.

No obstante, por su carácter, iniciativa e intuición, logró incrementar la eficiencia en el manejo de sus recursos, lo que le permite, en muy poco tiempo, convertirse en una empresa con un terreno propio en la misma zona que operaba anteriormente, valuado en poco más de trescientos mil dólares.

Con el tiempo abrió tres sucursales en otras calles de la misma zona, Asimismo, adquiere vehículos de carga pesada. La bonanza económica posibilitó también la adquisición de casas y vehículos para todos los hijos.

Una vez definido el rumbo de la empresa, la señora Zetina optó por retirarse del negocio, dejándolo en manos de sus hijos. Esta decisión, sumada a características propias de las empresas familiares como la carencia de una formación sólida en materia de administración, el exceso de confianza, la falta de esquemas de organización y control y, sobre todo, la ausencia de una preparación para la sucesión, provocaron el deterioro de la productividad, incrementos de los gastos de administración, pérdida de clientes y de comunicación, situación que alcanzó su punto más álgido con el debilitamiento de su posición en el mercado.

Los efectos pronto se hicieron sentir. La empresa dejó de ser rentable y se deterioraron los nexos entre los hijos; además, se perdieron dos de los terrenos y la empresa sufrió de constantes y cuantiosos robos. Al final, la familia llegó al punto de considerar la venta del terreno de la oficina matriz y cerrar el negocio.

En medio de esta turbulencia, la señora Zetina retoma el mando del negocio y convoca a sus hijos a unirse y trabajar bajo el mismo esquema de apoyo familiar que les funcionó al principio,

Como consecuencia de la nueva unión, los hijos optan por buscar una alternativa para versificarse y diferenciarse. Para lograrlo, se dedican a estudiar otra clase de máquinas empleadas por las empresas líderes en el sector.

El resultado se tradujo en el diseño y fabricación de una máquina. Con ella no sólo redujeron los altos costos prevalecientes en el mercado, sino que les permitió, en lugar de vender el vidrio a una bodega a precio bajo, procesarlo según las especificaciones de sus clientes para cobrarlo más caro.

De acuerdo con las dimensiones de la máquina y la ubicación de sus principales compradores, la instalaron en una sucursal en la zona oriente de la capital.

Las ganancias generadas por la puesta en práctica de la idea influyen en la decisión -e destinar mayores recursos a la iniciativa y concentrarse en el procesamiento de vidrio, giro en el que actualmente se desempeñan.

En función de la nueva estrategia de negocio, deciden establecer un marco de actuación claro y accesible, que se integra con los siguientes elementos:

Misión

Otorgar un eficaz servicio de recolección y captación de desperdicios industriales y ser un negocio familiar exitoso, donde todos sus miembros alcancen un alto desarrollo laboral v personal.

Visión

Ser un líder en la recolección y captación de desperdicios industriales y constituirse en una empresa rentable en la industria del reciclaje.

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Objetivo

Otorgar un servicio eficiente de recolección y captación de desperdicios industriales y promover la cultura del reciclaje entre la sociedad con el propósito de estimular el ahorro de recursos naturales y reducir la contaminación.

Auditoria Administrativa

Para fortalecer el funcionamiento de la empresa la familia, decide llevar a cabo una auditoria administrativa. La idea central es establecer las bases para trabajar ordenadamente y orientar sus esfuerzos y recursos de manera congruente. A partir de ese momento comienzan a darse los pasos para alcanzar los resultados previstos.

ACCIONES

Para poner en marcha la auditoria, se celebra una reunión con la propietaria de la empresa, en la cual se decide buscar un acercamiento con el personal con el fin de sostener un diálogo de sensibilización, es decir, explicarles las bondades del proyecto para obtener su participación e informarles de los beneficios esperados de este examen integral,

Después del acercamiento se presenta el programa para implementar la auditoria en forma lógica y secuencial, tomando en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

En atención a las etapas contempladas en el programa, se procede con la fase de instrumentación, la cual se inicia a través de la observación directa y el análisis documental, Posteriormente, para captar la información necesaria, se preparan los cuestionarios y se realizan entrevistas dirigidas con los ocupantes de cada nivel jerárquico de la estructura. También se tomaron fotografías digitales de los recursos con que cuenta la organización.

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En esta fase y después de analizar la información recopilada y capacitado el equipo auditor, se seleccionaron las técnicas de análisis y soporte administrativo:

Análisis SWOT o FODA Análisis del potencial de innovación Análisis de la competencia

Para permitir la comprensión global del enfoque, el equipo auditor gráfico los resultados obtenidos y se pudo localizar esta expresión vectorial al final del presente apartado.

ANÁLISIS SWOT (FODA)

FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

Es una empresa con experiencia emocional y laboral

NepotismoEl negocio no se encuentra saturado

El posicionamiento de grandes empresas en el sector

Es una empresa que se ha recuperado de fracasos anteriores

Falta de cultura administrativa

La empresa realiza una actividad necesaria para la sociedad

Reformas fiscales que perjudiquen al sector

Lazos familiares bien consolidados

Deudas anteriores

Existen asociaciones del sector que pueden proporcionar vínculos beneficiosos

Interés por la supervivencia empresarial

Prácticas demagógicas Apoyos gubernamentales

Reconocimiento de sus errores y deseos de ser mejor

Administración centralizada, empírica y anárquica

Existe información interesante con acceso a vías electrónicas

Sus activos tangibles e intangibles

No existen controles contables ni de ningún otro tipo

Empresa con prestigio (dientes y proveedores)

Resistencia al cambio

Ser un negocio propioNo existe separación de los ingresos/egresos personales y familiares con los empresariales

POTENCIAL DE INNOVACIÓN

Condiciones:

1. Antecedentes de la empresa

FAVORECEN OBSTACULIZANExisten en la empresa deseos de superación en todos los ámbitos

Su capital humano tiene buenas ideas de mejora

Es una empresa en la que existe mucha creatividad y entusiasmo

Consideran que su experiencia y formación empírica les ha funcionado y es más que suficiente para desarrollar su trabajo, lo que limita su forma de impulsar el negocio

Considerar que el negocio que tienen es indefinido, es decir, siempre desean hacer lo mismo y mejorar en forma paulatina

2. Organización

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FAVORECEN OBSTACULIZANSu organización tiene lazos familiares muy firmes, lo que facilita que con una guía profesional puedan integrarse a la participación en desarrollos tecnológicos

Si el líder de la familia decidiera que "todos vamos a estudiar", es seguro que todos lo harían

La familia posee un bajo nivel de preparación y conocimiento escaso de cómo trabajar de manera ordenada

Las limitaciones que se imponen los alejan del crecimiento

3. Tecnología de la Información

FAVORECEN OBSTACULIZANSu situación financiera y ganancias posibilitan la adquisición de equipos de buena calidad, así como destinar recursos para capacitación

Temor al uso de la tecnología

El conformismo que muestra la familia, ya que lo que obtienen les permite cubrir sus necesidades y mantener su nivel de vida

Análisis de la competencia

1) Rivalidad entre los vendedores en competencia y

2) empresas que ofrecen servicios sustitutos

En la actualidad no existe un gran número de negocios dedicados al reciclaje de materiales. Para efectos de este análisis se pueden considerar las empresas privadas del sector de las MyPES (micro y pequeñas empresas, de las cuales se registran 178 pertenecientes al ramo).

Las empresas que pertenecen a esta industria conforman un grupo reducido, y aunque en estos años el sector ha crecido, la mayoría de los propietarios se conocen y realizan tratos entre sí. Algunos se dedican a cierto tipo de material, y el resto se dedica a otro, según las posibilidades de realizar las entregas.

Para el servicio de recolección, lavado y trituración de vidrio no existen servicios sustitutos. Todas las empresas que realizan estas tareas presentan el mismo comportamiento en cuanto a servicio y precio.

3) La fuerza competitiva del ingreso potencial.

Si bien es cierto que existe una gran oferta de servicios de recolección de materiales de desecho, Desperdicios Industriales Casa Zetina, desea prestar un servicio diferente, especializándose en vidrio. En etapas anteriores manejaba otros productos.

Más adelante, la empresa pretende retomar su posición en el mercado, ya que anteriormente contaba con varias sucursales en la capital del país, Este año ha recuperado algo de lo perdido por malos manejos. Además, ambiciona ubicarse nuevamente en varias zonas de la ciudad. Por otra parte, pocos de sus competidores han podido adquirir una máquina trituradora (en su sector micro, sólo una lo ha hecho). Asimismo, ha comprado un camión y una góndola y ha reestructurado el diseño de su grúa mecánica.

Considera también como una fortaleza el prestigio de que gozan sus propietarios como negociadores y trabajadores, y piensa que con este tipo de acciones pueden encontrar la asesoría pertinente para mejorar en todos los aspectos.

4) El poder de los proveedores

Los proveedores representan una fuerza muy poderosa y difícil de tratar. En este caso son recolectores de basura individuales y camiones del servicio de limpieza de la ciudad. Ambos están cautivos por muchas razones, es decir, son clientes-proveedores que han demostrado su lealtad a la empresa en momentos difíciles, otorgándole amplios plazos para pagar la mercancía cuando la empresa carecía del efectivo necesario. Esta actitud de los proveedores le permitió a la empresa continuar con sus operaciones. Cada fin de año la empresa realiza una comida con sus proveedores y clientes, en la que se refuerzan las tradiciones culturales y religiosas del país. Esto fortalece en alto grado la relación entre ambas partes.

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5) El poder de los compradores

El poder de los compradores se presenta en el mismo esquema cliente-proveedor (recolectores de basura individuales y camiones del servicio de limpieza de la ciudad), sólo que es manejado con un criterio más empresarial, a manera de unión de "compradores".

INFORME

CONCEPTO DESCRIPCIONES

Empresa Auditada Desperdicios Industriales Casa Zetina Héroes números 70 y 72 Colonia Guerrero

Periodo de revisión Febrero a mayo del 2005Objetivo de la auditoria Incrementar la participación de la empresa en la industria del

vidrioAlcance Estudio integral de la empresa pequeña del sector micro-industrial

Desperdicios Industriales Casa ZetinaMetodología Auditoria administrativa fundamentada en:

Análisis SWOT

Análisis del potencial de innovación

Análisis de la competenciaSíntesis Durante el desarrollo y el análisis del estudio se observa que, en

gran medida, la problemática de la organización radica en deficiencias de la dinámica de su dirección.

La opinión anterior se basa en los datos obtenidos luego del análisis realizado a sus factores y componentes, que identifican las siguientes causas:

No. FACTOR GRADO DE DEFICIENCIA

1Ambiente 15

2 Servicio 0

3 Estructura Financiera 16

4 Abastecimiento 0

5 Capital Humano 13

6 Planta 0

7 Proceso Productivo 15

8 Ventas 0

9 Contabilidad y Estadística 0

10 Dirección 41

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FACTOR EFICIENCIA DEFICIENCIA CAUSA

Ambiente 0,70 0,30 1.48

Servicio 0.75 0,25 0,00

Estructura financiera0.61 0,39 1,57

Abastecimientos 0.54 0,46 0.00

Capital humano 0,94 0.06 1.31

Planta 0,88 0.13 0,00

Proceso productivo 0.70 0.30 1.50

Ventas 0,64 0.36 0,00

Contabilidad y Estadística 0.67 0,33 0.00

Dirección 0.50 0.50 4.15

El concentrado que define el resultado es la sumatoria de la eficiencia de los factores que presentan causas asociadas a su comportamiento entre el número de factores multiplicado por 100.

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RESULTADO

La eficiencia de la organización presenta un porcentaje de 69%, producto del promedio de los factores que influyen directamente en los resultados, cuyo orden de importancia es: capital humano 94%, ambiente 70%, proceso productivo 70%, estructura financiera 61% y dirección 50%.

Los cinco factores restantes: servicio, abastecimientos, planta, ventas y contabilidad y estadística, no observan problemas de avance en la estructura, sin embargo son susceptibles a cambios para mejorar su desempeño.

CONCLUSIONES

Desperdicios Industriales Casa Zetina es una organización clasificada como empresa pequeña del sector micro-industrial, que interactúa en un ambiente complejo y agresivo, en el que vive y sostiene relaciones y vínculos con otras organizaciones, lo cual afecta en gran medida la manera en que se conduce su organización y dirección.

Como consecuencia de la aplicación de la auditoria administrativa, salieron a la luz los limitantes que obstaculizan el desarrollo de la empresa. En esta línea de análisis, se encontró que existe una actitud pasiva y reactiva, lo que representa una fuente generadora de diversas situaciones que fragmentan la estructura y generan deficiencias. Entre las principales causas de ello se destacan la falta de capacitación en general, liderazgo asesoría especializada.

Esta difícil transición por la que pasa la empresa se ve afectada también por el deficiente manejo de su información, particularmente por la dificultad para adaptarse a un demandante —y cambiante— contexto tecnológico.

RECOMENDACIONES

En virtud de la importancia que tiene para cualquier empresa su crecimiento sostenido y sustentable, se recomienda replantear la forma de operar con un enfoque estratégico de largo plazo.

Para ese propósito es conveniente efectuar un análisis que permita determinar la posición estratégica a partir del estudio de sus valores y creencias, objetivos, recursos y capacidades, así como de su entorno competitivo.

En cuanto a los aspectos que comprende la administración estratégica, se recomienda:

Planeación

Se reconoce la urgente necesidad de que todos los integrantes de la empresa conozcan perfectamente la misión, visión, objetivos, metas, estrategias y tácticas de la misma. Asimismo, que se lleve a cabo la definición conjunta de políticas, procedimientos y programas, ubicados todos en un enfoque por niveles y con un horizonte común.

Organización

La estructura organizacional tiene que plantearse en función de la oportunidad de negocio, con mucha atención en la cultura que propicie, previendo el cambio organizacional.

También se debe tomar en cuenta el capital intelectual y las actividades que de él se derivan, como son la capacitación y adiestramiento para facilitar el logro de metas y evitar fracturas y esfuerzos aislados que se traducen en desgaste innecesario.

Dirección

Es recomendable que el nivel directivo ejerza un liderazgo auténtico, en el que retome la responsabilidad de la ejecución de las actividades y logre la motivación de todos los niveles jerárquicos.

Para ello, es imprescindible fortalecer la comunicación y coordinación y el trabajo en equipo, así como promover la creatividad e innovación, con el apoyo de la tecnología de la información,

Control

Eficiencia 69%

Principal causa limitante 041.5%

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Es prioritario que se defina la naturaleza y sistemas de control con base en los procesos, niveles jerárquicos y áreas de la empresa.

Las herramientas que se seleccionen deberán ser viables y funcionales para garantizar la calidad del desempeño.

Sería provechoso, en tanto la empresa adquiere mayor cohesión para administrarse, contar con la asistencia técnica de instituciones privadas o públicas especializadas en micro y pequeñas empresas.

PREGUNTAS

1. ¿Cómo influye la condición familiar en la administración de la empresa?

2. ¿Qué representa la dirección para una empresa de estas características?

3. ¿Cómo puede la empresa alinear su potencial con un enfoque estratégico?

4. ¿La estructura organizacional de la empresa representa para sí misma una ventaja competitiva?

5. ¿Como puede consolidar la empresa su posición en su sector y ramo de actividad?

6. ¿De qué manera se interrelacionan el análisis SWOT, el análisis de potencial de innovación y las cinco fuerzas de la competencia para obtener resultados de la auditoria?

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