CASO DE ESTUDIO

LIBRERÍA “DELTA”

La empresa “Librería y Servicios Generales DELTA” presta servicios de venta por mayor y menor de

artículos de oficina, papelería y suministros en general a las librerías de nuestra ciudad y empresas

públicas y privadas en las regiones de Junín, Huancavelica, Ayacucho y Cerro de Pasco. Los servicios

prestados se rigen por el buen trato al cliente y la comercialización de productos originales y de buena

calidad, por lo que son proveedores del estado cumpliendo con los requisitos que exigen las normas.

En años recientes se ha generado un crecimiento de las empresas dedicadas a este rubro en la ciudad de

Huancayo, por lo que la empresa “Librería y Servicios Generales DELTA”, actualmente se ve amenazado

por la creciente competencia que hay en este mercado, pues como se ha podido observar, ahora los

clientes tienen una gran cantidad de opciones para escoger donde comprar útiles de escritorio y oficina.

Es por todo ello que la empresa “Librería y Servicios Generales DELTA”, identifica la necesidad de que los

colaboradores encuentren el sentido de la labor que realizan y contribuyan al cumplimiento de la misión

y al logro de la visión organizacional. Algunos colaboradores de la organización muestran bajo

compromiso y/o sentido de pertenencia con la organización o hacia las acciones que se desarrollan.

Igualmente se percibe un clima organizacional con conflictos, y debilidades en el trabajo en equipo, por

lo que se hace necesario realizar una reorganización y mayor control de parte de los gerentes, para

encontrar la verdadera razón por la cual algunas personas parecen no identificarse con el sistema de

trabajo. La calidad humana y profesional de los colaboradores se ve reflejada en la solidaridad, en la

cordialidad en las relaciones interpersonales y cooperativismo en las actividades. Sin embargo, se

requiere empoderarlos para que vean más allá de la parte laboral, humana, y se sientan partícipes de lo

que se hace en la organización. El desempeño óptimo de los trabajadores a veces se ve afectado por la

desmotivación que unos les transmiten a otros. Algunas personas se muestran indiferentes a involucrarse

en aspectos relacionados con la convivencia y la disciplina por no hacer parte de sus funciones, y también

el inconformismo de algunos por decisiones y cambios presentados en la empresa, conlleva a molestias

generando un ambiente laboral poco armónico.

El personal percibe que no hay supervisión, control, ni una exigencia equitativa frente a las políticas y

normas establecidas. Las circunstancias anteriores pueden llevar a no reconocer los beneficios que brinda

la organización y las fortalezas con las que cuenta actualmente, e impedir desarrollar una estrategia que

conlleve a ver los resultados de un equipo de trabajo comprometido, que viva los valores y los refleje en

la satisfacción de los clientes.

Así mismo, se identifica la necesidad de orientar a los colaboradores de la organización a una cultura

organizacional centrada en los valores. Esta situación hace necesario inducir al personal para que haya

una alineación de sus valores con los de la organización, y así comprometerlos en el cumplimiento de sus

funciones, el logro de la misión y trabajar a favor de la organización. Pudiendo palpar esta problemática

y al indagar someramente, podemos percibir su complejidad, por lo que proponemos abordarlo con ayuda

de una herramienta sistémica, que en este caso sería el modelo de Sistema Viable. Esta nos permitirá

diagnosticar la estructura organizacional y consecuentemente podremos plantear mejoras.

SITUACIÓN PROBLEMATICA

En el aspecto blando o “situaciones blandas” podemos percibir las siguientes situaciones problemáticas:

Desconocimiento del tipo de cultura organizacional, clima organizacional con conflictos y debilidades, el

trabajo en equipo no se ve manifestada ni en el quehacer laboral ni en los cumplimientos de metas

institucionales de la librería, una identidad no conocida o no internalizada entre los trabajadores y la falta

de interrelación entre ellas. En el aspecto duro o “situaciones problemáticas estructuradas” se puede

observar la falta de control, coordinación entre cada una de las áreas que conforman la organización, un

organigrama jerárquico y no distribuido o dado a conocer a los miembros de la organización (librería

Delta), procesos lentos en la entrega de artículos de oficina, son algunas sintomatologías que se

manifiestas dichas situaciones problemáticas encontradas, los cuales se logrará solucionar todas estas

situaciones problemáticas encontradas en la empresa Librería y Servicios Generales DELTA proponiendo

una mejora y posteriormente una solución en base a la utilización del Modelo de Sistema Viable.

Otro aspecto importante en las manifestaciones problemáticas en la librería Delta son los relacionados a

la estructura organizacional; la librería se está preocupando cada vez más por solucionar los problemas

orgánico - funcionales, ya que para lograr su expansión y ser competitivas en el momento actual que está

viviendo, manifiestan sus directivos que es necesario poseer una estructura organizacional adecuada con

flexibilidad de cambio, descentralizada, participativa, con capacidad de respuesta para cumplir con sus

objetivos y finalmente viables es decir de enfrentar retos que inminentemente se presentan día a día. Por

lo anterior, los directivos se preocupan en identificar los problemas estructurales que hacen a su

organización (librería) ineficiente e improductiva, además de la incansable búsqueda de aquel diseño de

una estructura organizacional que responda rápidamente a los cambios del ambiente con la mayor

productividad y rentabilidad posible.

Para entender y explicar la problemática que viven la librería de servicios generales “Delta”, es necesario

saber cómo se han desarrollado y cuáles han sido los factores que permitieron su crecimiento a lo largo

del tiempo. Por otro lado, también debemos entender que existen eventos que se suscitan en el medio y

que son inesperados, a lo cual la mayoría de las organizaciones responden sin tener la oportunidad de

diseñar o rediseñar su estructura de forma planeada, de manera que se hace presente la falta de control

y comunicación, impactando sus procesos y produciendo una disminución en la eficiencia de la librería de

servicios generales “Delta”. Por ello dicha problemática en el aspecto estructura de la librería de servicios

generales “Delta” es variada y difícil de generalizar, pero el hecho de implantar un diseño estructural que

haga eficiente a librería de servicios generales “Delta” es una de las principales problemáticas de dicha

organización. De tal forma que el rediseño de una estructura organizacional que responda al ambiente

interno y externo de forma eficiente y efectiva, se convierte en la principal problemática por resolver.

Algunos de los síntomas que nos permiten concluir en éste aspecto estructural que la librería de servicios

generales “Delta” requiere de un rediseño son:

Dificultad para tomar ventajas de oportunidades de nuevos negocios.

El crecimiento de la organización depende de las viejas formas de dirección de los fundadores, y no

permite la entrada de nuevos líderes y nuevas ideas.

Cuando se intenta mejorar los programas y procesos de la organización se pierde tiempo y dinero

disminuyendo la credibilidad directiva.

Las metodologías y procesos usados ya no tienen la misma efectividad.

Los directivos y empleados ya no perciben o entienden la dirección de las estrategias del negocio.

Existe carencia de comunicación entre departamentos.

La productividad, motivación y actitud de los empleados es pobre.

El cumplimiento de la normatividad y sus expectativas son rara vez alcanzadas.

Aumentan las reclamaciones de los clientes a cerca de los productos, servicios y calidad.

La competencia tiene mayor participación en los negocios.

Los directivos no planean y están limitados a reaccionar a las crisis.

Los trabajadores de la Librería y Servicios Generales DELTA manifiestan que desconocen la identidad

organizacional y los propósitos reales y organizacionales de la Librería y Servicios Generales DELTA.

Se manifiesta la existencia de la complejidad organizacional creciente producto de la interacción

organizacional y crecimiento de situaciones problemáticas de gestión en la Librería y Servicios

Generales DELTA.

Se observa una estructura jerárquica administrativa piramidal tradicional el cual hace que los trabajos,

procesos de trabajo y otros sean redundantes laboriosos y existencia de una duplicidad de funciones.

El diseño de la estructura organizacional no permite la versatilidad agilidad en los procesos

económicos, administrativos y misionales.

Usuarios, los que generalmente reclaman la mala atención en relación a la atención de los pedidos el

tiempo de atención a sus pedidos y otros.

El diseño de la estructura organizacional piramidal actual no permite la versatilidad agilidad en los

procesos económicos, administrativos y misionales.

El problema de la empresa Librería y Servicios Generales DELTA se basa en la falta de conductores de

comunicación entre las distintas áreas. El estudio se llevará a cabo en toda la organización.

Muy a pesar que es muy complejo saber cuál es el diseño idóneo de una estructura organizacional, ya que

depende de muchos factores. La mayoría de las empresas no sabe cuál será su porvenir, aunque la

mayoría en la búsqueda del crecimiento plantea una imagen futura de prosperidad, sin embargo, los

diferentes factores internos y externos la obligan inminentemente a operar en un régimen de cambios

continuos que directamente afectan la estructura organizacional. Así el presente trabajo busca dar

solución al problema de cómo diagnosticar y rediseñar una estructura organizacional eficiente y efectiva.

En resumen en la presente investigación se realizará en el ámbito de la Librería y Servicios Generales

DELTA, el cual es una unidad privada compuesta personal administrativo y necesitan e instan de un

estudio completo relacionado al diagnóstico propuesta de diseño de la estructura organizacional. Por ello

se formula la siguiente interrogante: ¿A través del Modelo de Sistema Viable se logrará el diagnóstico y

diseño de la estructura organizacional en la Librería y Servicios Generales DELTA?

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA LIBRERÍA Y SERVICIOS GENERALES DELTA

Toda organización existente dentro de nuestro entorno necesita una base estructural para una mejor

administración de funciones, por lo que mejorar el trabajo de los integrantes de la empresa ha motivado

a realizar su diagnóstico estructural de la organización.

La estructura orgánica de la Librería y Servicios Generales DELTA es jerárquica y funcional, carece de

autonomía en sus procesos elementales, coordinación-comunicación, control, adaptabilidad e identidad

debido al número de niveles con el que cuenta, así como se observa en la siguiente imagen. La estructura

orgánica piramidal-verticalista con la que cuenta la Librería y Servicios Generales DELTA no permite la

orientación hacia la población y grupos de interés ya que milita una incorrecta dirección de los objetivos

e identidad organizacional; los procesos misionales carecen de autonomía; existe burocracia,

formalización y centralización de decisiones debido a una comunicación rígida y limitada; asimismo prima

un inadecuado sistema de adaptación a los cambios e inadecuados mecanismos de control. Estas

debilidades mencionadas conllevan a un aislamiento del entorno no permitiendo la eficacia de la librería

DELTA.

VISIÓN:

Ser identificados como una empresa líder y confiable en la comercialización de productos, compitiendo

con empresas regionales y nacionales de reconocido prestigio dentro del sector.

MISIÓN:

Proveer productos y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros clientes a través de una

operación eficiente, rentable y competitiva que garantice nuestra permanencia y consolidación en el

mercado con igualdad de términos y capacidades.

EN BASE A LOS DATOS PROPORCIONADOS DESARROLLE LO SIGUIENTE

1. Elabore la identidad de la organización: Punto de vista del cliente, trabajador, dueño de la librería. (4

Ptos.)

2. Valide cada identidad con el TASCOI (4 Ptos.)

3. Elabore del desdoblamiento de complejidad (4 Ptos.)

4. Elabore el modelo de sistema viable (MSV) Modo Diagnóstico. (4 Ptos.)

5. Elabore el modelo de sistema viable (MSV) Modo Diseño. (4 Ptos.)

Fecha de entrega: viernes 13 de marzo vía intenet (al correo del docente), en formato word (Asignar cada

estudiante su archivo con sus apellidos)