COOPERATIVA AGROPECUARIA CAFETALERA ECOLÓGICA

VALLE SANTA CRUZ – RIO TAMBO LTDA

CARTA DE CONTROL INTERNO

PERIODO - 2011

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CARTA DE CONTROL INTERNO

PERIODO - 2011

CONTENIDO PAGINA

I. INTRODUCCIÓN 03

II. FORTALEZAS 05

III. DEBILIDADES 06

IV. RECOMENDACIONES 10

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INTRODUCCIÓN

La Cooperativa Agropecuaria Cafetalera Ecológica Valle Santa Cruz – Rio Tambo Ltda.

se constituyó el 23 de Julio del 2005, pudiendo operar válidamente bajo las siglas de

“C.A.C.E. VALLE SANTA CRUZ”, conforme a la Ley General de Cooperativas D.S

N° 074/90-TR y sus modificaciones según Decretos Legislativos N° 141 y 592,

adoptando la modalidad de usuarios. Se inscribió bajo el asiento N° 2005-00003301 del

tomo Diario 0032 en los Registros Públicos de Satipo de fecha 08 de Setiembre del

2005.

La finalidad de la Cooperativa es contribuir en la mejora de la calidad de vida de los

socios y su familia brindándole servicios eficientes orientados a la mejora de su

producción, productividad y desarrollo sostenible siendo el plazo de duración

indefinido. El domicilio social se encuentra ubicado en el KM. 9 del Anexo de Unión

Santa Cruz del Valle Santa Cruz, ubicado en el Distrito de Río Tambo, Provincia de

Satipo, Región Junín.

Los objetivos para los cuales ha sido creada son:

a) Incrementar y revalorar la producción y productividad del café, cacao y otros productos agropecuarios.

b) Acopiar, comercializar e industrializar la producción de sus socios. c) Elevar el nivel social, técnico, económico y cultural de sus socios.

d) Incrementar y desarrollar la diversificación de la producción agraria de acuerdo a las condiciones ecológicas del área de influencia de la Cooperativa.

e) Realizar un adecuado aprovechamiento y conservación de los recursos naturales y medio ambiente.

f) Brindar servicios de crédito, capacitación, asistencia técnica integral.

A solicitud de los directivos, hemos realizado una Auditoria Financiera a la Cooperativa Agropecuaria Cafetalera Ecológica Valle Santa Cruz – Rio Tambo Ltda., así como la evaluación de su Sistema de Control Interno que incluye el aspecto Contable y Tributario.

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Para cumplir con el referido y honroso encargo, nos hemos constituido en la sede administrativa institucional los días 01 al 04 de Marzo del presente año.

Como procedimiento de trabajo, hemos realizado las siguientes actividades:

- Hemos presenciado los libros contables tanto principales como auxiliares

- Procedimos a revisar el cumplimiento en la presentación de las Declaraciones de Impuestos y comparamos con la información que lo sustenta en los libros auxiliares y con las fechas establecidas para su cumplimiento por la Administración Tributaria

- Revisamos los Estados Financieros, Notas a los Estados Financieros e Información Complementaria.

- Hemos revisado de manera selectiva los documentos que sustentan tanto los ingresos como los egresos, en sus aspectos formales y sustanciales.

Consideramos que el trabajo efectuado es eminentemente técnico y consecuentemente independiente, por lo que, esperamos sea de utilidad para la Cooperativa. La implementación de las recomendaciones propuestas es potestad exclusiva de sus directivos y están dirigidas al Gerente como responsable del sistema de control interno de la organización.

La presente Carta de Control Interno es un complemento a nuestro informe corto que sobre los estados financieros 2011 y 2010 emitimos simultáneamente.

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FORTALEZAS

01. Los directivos, socios y trabajadores de la Cooperativa evidencian una fuerte identidad con su organización.

02. La situación económica y financiera de la Cooperativa evidencia un crecimiento significativo y sostenido durante sus años de existencia.

03. La Cooperativa tiene un reconocimiento local e internacional por las actividades que desarrolla.

04. La Cooperativa cuenta con una ubicación estratégica por la zona de producción donde desarrolla sus actividades.

05. Los estados financieros anuales, son aprobados por la Asamblea General de Socios.

06. La información contable y administrativa de la Cooperativa está adecuadamente ordenada y consecuentemente de fácil acceso.

07. La Cooperativa tiene un software contable adecuado para el registro y procesamiento de sus operaciones.

08. El estatuto y los cambios efectuados han sido inscritos en los Registros Públicos.

09. La Cooperativa cuenta con un Plan de Desarrollo Institucional.

10. La Cooperativa ha establecido como política sana de trabajo la elaboración de su presupuesto anual de ingresos y egresos.

11. Se concilia periódicamente los saldos de préstamos entre la persona que los maneja y la oficina de contabilidad.

12. Se practican inventarios periódicos de los productos existentes en almacén.

13. Existe un responsable (almacenero) para los productos existentes en almacén.

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14. Se controla el ingreso y salida de los productos del almacén mediante tarjetas kardex.

15. Se entrega boletas de pago a los trabajadores.

DEBILIDADES

1. La cooperativa no ha establecido formalmente una caja chica que le permita atender con rapidez gastos menudos y urgentes.

2. Se giran fuertes sumas de dinero a nombre de las responsables de caja con los cuales se efectúan pagos en efectivo a proveedores, acreedores, socios, terceros y pagos menudos, tal como se detalla a continuación:

Periodo 2010

Fecha Numero ENCARGADA Monto05/06/2010 CH 013 Yeny Tello Cárdenas 20,000.0005/06/2010 CH 014 Yeny Tello Cárdenas 15,000.0011/06/2010 CH 029 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0014/06/2010 CH 039 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0014/06/2010 CH 042 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0017/06/2010 CH 056 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0021/06/2010 CH 065 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0024/06/2010 CH 086 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0006/07/2010 CH 098 Yeny Tello Cárdenas 20,000.0006/07/2010 CH 099 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0020/07/2010 CH 115 Yeny Tello Cárdenas 18,000.0003/08/2010 CH 125 Yeny Tello Cárdenas 30,000.0019/09/2010 CH 164 Yeny Tello Cárdenas 10,000.0028/09/2010 CH 166 Yeny Tello Cárdenas 11,200.0010/10/2010 CH 167 Yeny Tello Cárdenas 12,000.0029/10/2010 CH 170 Yeny Tello Cárdenas 20,000.0011/12/2010 CH 261 Yeny Tello Cárdenas 40,000.00

Periodo 2011Fecha Numero ENCARGADA Monto

03/05/2011 0812 Maricruz Oscco Jirón 13,600.0010/05/2011 0813 Maricruz Oscco Jirón 10,000.0012/05/2011 0816 Maricruz Oscco Jirón 10,000.0012/05/2011 0817 Maricruz Oscco Jirón 10,000.0012/05/2011 0822 Maricruz Oscco Jirón 10,000.0013/05/2011 0823 Maricruz Oscco Jirón 10,000.00

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13/05/2011 0027 Maricruz Oscco Jirón 10,000.0014/05/2011 0828 Maricruz Oscco Jirón 20,000.0014/05/2011 0829 Maricruz Oscco Jirón 1,121.6016/05/2011 0830 Maricruz Oscco Jirón 30,000.0016/05/2011 0833 Maricruz Oscco Jirón 30,000.0019/05/2011 0835 Maricruz Oscco Jirón 20,000.0001/06/2011 0870 Maricruz Oscco Jirón 25,000.0015/06/2011 0772 Maricruz Oscco Jirón 35,000.0028/06/2011 0944 Maricruz Oscco Jirón 138,000.0007/10/2011 1150 Maricruz Oscco Jirón 10,000.0003/11/2011 1480 Maricruz Oscco Jirón 5,150.00

3. No existe evidencia de que se hayan realizado arqueos sorpresivos de caja durante los años 2010 y 2011.

4. En el Balance General del año 2010 y 2011 figura en el rubro de bancos la cuenta N° 525-1534440-0-23, con un saldo de S/ 28,246.21, sobre la cual no hemos encontrado documentación en la Cooperativa que nos permita evaluar su movimiento.

5. No existe evidencia de que se hayan realizado las conciliaciones bancarias de los años 2010 y 2011. Solo existen archivos en hojas electrónicas del Microsoft Excel, para identificar los cheques pendientes de pago.

6. No existen firmas suplentes para Giro de Cheques, en ausencia de alguno de los titulares se firman cheques en blanco o se gira un cheque a nombre del responsable de caja por una cantidad significativa para realizar pagos en efectivo.

7. Se han efectuado pagos en efectivo para la compra de bienes, servicios y otros por montos mayores a S/ 3,500.00 o US$ 1,000.00 incumpliendo lo dispuesto por la Ley Nº 28194 Ley de bancarización y formalización de la economía.

8. No se han registrado en el respectivo padrón 18 socios que fueron admitidos en Asamblea General del 13 de Agosto del 2011, los cuales se muestran a continuación:

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9. No existe un reglamento debidamente aprobado para el otorgamiento de créditos, esta unidad ha sido creada en enero del 2012.

10. La Cooperativa no cuenta con un file individual para el control de los créditos otorgados por AGROBANCO, para ello se trabaja con una relación que envía dicho banco referente a la situación de cada crédito, con los calificativos de vigente y vencido.

11. Existen fondos que se han girado como anticipos y que hasta el cierre del ejercicio no han sido rendidos tal como se ilustra a continuación:

Sr Juan Osco Canchua, la suma de S/ 92,367.78. Sr. David Marcelo Samaniego Terreros, por S/ 2,092.17.

12. En el talonario de boletas de venta se puede apreciar boletas emitidas pero que no se han registrado en el registro de Ventas:

NOMBRES Y APELLIDOS Nº DNIFECHA DE INGRESO

RUSBEL MOZOMBITE RODRIGUEZ 00107118 13/08/2011JOSE LUIS RIVERA MUNIVE 42865440 13/08/2011LUZMILA LUZ BRAVO CRISOSTOMO 20084824 13/08/2011CATALINA JULISSA BRAVO PALACIOS 20999951 13/08/2011BRIGIDA JULIA CAHUANA ACUÑA O7380768 13/08/2011FERNANDO JUAN CONDOR BASTIDAS 20991624 13/08/2011JHON EDWARD ESTRADA FLORES 20069940 13/08/2011RICARDO HUAMANPURA USCAMAYTA 21002710 13/08/2011PABLO MATUTE ALVITES 21130656 13/08/2011JAVIER ARTEMIO ORE MATENCIO 21010961 13/08/2011OSCAR PEPE ORELLANA YUPANQUI 42844943 13/08/2011ROLANDO PAUCARCAJA GIL 21013774 13/08/2011DAVID MOISES PEREZ GARCIA 41359274 13/08/2011GINSHER GONZALO VILCHEZ QUISPE 71820725 13/08/2011EDITH MABEL OSCO BRAVO 46314892 13/08/2011DINA ATAYPOMA MATAMOROS 47575481 13/08/2011ANDRES CORNEJO BEJAR 20982566 13/08/2011

Fecha C/P Detalle Cliente Importe15/09/2010 B/V N° 896 Venta de Café COINCA 8,937.7521/09/2010 B/V N° 898 Venta de Café COINCA 179,559.4230/09/2010 B/V N° 898 Venta de Café COINCA 92,090.70

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13. En el Balance General del ejercicio 2011 en la Cuenta de Inversiones Mobiliarias se muestra indebidamente el registro de:

Terreno Santa Bancori S/ 10,000.-Terreno Santa Cruz 15,000.-

Conceptos que deberán ser registrados de acuerdo con la NIC 16 en la cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo, si los terrenos son para uso de la cooperativa. Si existe la intención de vender u obtener ingresos por arrendamiento de estas propiedades, se contabilizaran en la cuenta 31 Inversiones Inmobiliarias de acuerdo a lo prescrito por la NIC Nº 40.

14. En el inventario detallado de activos fijos, se puede apreciar que existe una inadecuada codificación de los componentes del rubro de maquinaria y equipos como sigue:

Maquinas Secadoras con el código 334 Unidades de transporte, debe ser 333 Maquinaria y Equipo.

Equipos de Computo con el código 335 Muebles y enseres, debe ser 336 Equipos diversos.

Codificados como Muebles y enseres (335) debiendo registrarse en 336 Equipos Diversos: Proyector Epson, Notebook, Ecram, Cámara fotográfica, micrófonos, parlantes, motor generador de energía, cocina y motobomba.

15. El cálculo de la depreciación de los activos fijos, según inventariado detallado acumulado al 31.12.11 es de S/ 115,611.17 y según el Balance General Nota 12 es de S/ 111,186.12, existiendo una diferencia de S/ 4,425.05.

16. Los terrenos de propiedad de la cooperativa no están inscritos en los registros Públicos y cuentan solo con un Contrato de Compra – Venta Notarial.

17. Los libros contables del ejercicio 2011 no han sido legalizados.

18. Se ha emitido indebidamente Liquidaciones de Compra a socios que tienen Registro Único de Contribuyentes (RUC) de acuerdo al siguiente detalle:

Cahuana Gallegos Samuel. Llallico Zarate Pedro. Martínez Ribbeck Tito. Medrano Paucar Yusilu.

19. En la mayoría de liquidaciones de compra no se consigna la dirección exacta de

los socios y en algunos casos se omite la colocación del número del Documento Nacional de Identidad.

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20. No se utiliza los sellos, pagado o cancelado en los comprobantes de pago a fin de evitar un potencial mal uso de dichos comprobantes

21. No se ha elaborado el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo del ejercicio 2011.

RECOMENDACIONES

01. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer el establecimiento de una caja

chica que le permita atender con rapidez gastos menudos y urgentes.

02. La Gerencia de la Cooperativa en coordinación con los directivos, deben establecer un monto a partir del cual todos los pegos que se efectúen a proveedores, acreedores, socios, terceros, y pagos menudos, se realicen necesariamente mediante giro de cheque o abono en cuenta bancaria.

03. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la realización periódica de arqueos sorpresivos de caja.

04. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la búsqueda y ubicación de la documentación que sustenta la cuenta N° 525-1534440-0-23, con un saldo de S/ 28,246.21, la misma que no hemos podido evaluar su movimiento.

05. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la realización mensual y oportuna de las conciliaciones bancarias de las cuentas que la entidad mantiene en el sistema financiero.

06. La Gerencia de la Cooperativa debe implementar la prohibición de la firma de cheques en blanco cuando se ausenten de la ciudad de Satipo las personas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias.

07. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer el registro en el respectivo padrón de los 18 socios que fueron admitidos en Asamblea General del 13 de Agosto del 2011.

08. La Gerencia de la Cooperativa debe promover la elaboración y aprobación de un reglamento para el otorgamiento de créditos.

09. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la implementación de un file individual para cada uno de los socios que permita el control de los créditos otorgados por AGROBANCO.

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10. La Gerencia de la Cooperativa debe exigir la rendición documentada de los fondos que se han girado como anticipos y que hasta el cierre del ejercicio no han sido rendidos.

11. La Gerencia de la Cooperativa debe evaluar la posibilidad de registrar y subsanar voluntariamente ante la Administración Tributaria las boletas de venta emitidas y no declaradas.

12. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la corrección en los registros contables del Terreno Santa Bancori y Terreno Santa Cruz, los mismos que de acuerdo con la NIC 16 se debe hacer en la cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo, si los terrenos son para uso institucional.

13. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la corrección de la codificación de los componentes del rubro de maquinaria y equipos.

14. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la conciliación y corrección del monto de la depreciación de los activos fijos, que según inventariado detallado acumulado al 31.12.11 es de S/ 115,611.17 y según el Balance General Nota 12 es de S/ 111,186.12 debiéndose regularizar la diferencia de S/ 4,425.05.

15. La Gerencia de la Cooperativa debe realizar las acciones para inscribir en los registros públicos, los terrenos de su propiedad que sólo cuentan con un Contrato de Compra – Venta Notarial.

16. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer que los libros contables sean legalizados previo a su uso.

17. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la prohibición de emisión de Liquidaciones de Compra a socios que tienen Registro Único de Contribuyentes (RUC).

18. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer que en todas las liquidaciones de compra se consigne la dirección exacta de los socios y el número del Documento Nacional de Identidad.

19. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer la utilización de los sellos, pagado o cancelado en los comprobantes de pago a fin de evitar un potencial mal uso de dichos comprobantes.

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20. La Gerencia de la Cooperativa debe disponer que para los próximos ejercicios se elabore el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo.

Tumbes, 30 de Marzo del 2012.

Refrendado por:

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