LA CARTA DELA CARTA DE CONTROL CONTROL INTERNOINTERNO

LA CARTA DE CONTROL INTERNO DENOMINACIONES

- CARTA DE CONTROL INTERNO

- CARTA DE RECOMENDACIONES

- CARTA A LA GERENCIA

TIPOS DE INFORMES

TRADICIONAL

– Basado exclusivamente en el estudio y evaluación del Control Interno, como parte de una auditoría de estados financieros

TOTAL

– Contiene una opinión sobre el Sistema de Control Interno Contable, a una fecha específica o durante un período

DE USO LIMITADO

– Sobre la totalidad o sobre una parte del Sistema de Control Interno para ser usado en forma limitada por el cliente

EL INFORME TRADICIONAL

¿CUÁL ES SU ORIGEN?– El cumplimiento de la Norma de Auditoría “Estudio y Evaluación de la

Estructura de Control Interno” ¿QUÉ PERMITE?

– Advertir oportunamente al cliente sobre las deficiencias encontradas

- ¿CÓMO SE ADVIERTE?

– Verbalmente : Para toma de medidas correctivas oportunas

– Por escrito : Mediante un informe explicando las deficiencias y las recomendaciones para superarlas y fortalecer el sistema

¿QUÉ BENEFICIOS SE OBTIENEN?

– Para el cliente : Fortalecer su Sistema de Control Interno

– Para el auditor : Al mejorarse la eficiencia de los controles, disminuye la cantidad de pruebas a realizar y proporciona una mejor base para confiar en el Sistema Contable

EL INFORME TRADICIONAL

¿QUÉ SE REPORTA EN EL INFORME TRADICIONAL? Asuntos de interés constituidos básicamente por deficiencias

en :

-El diseño

-La Operación

-De la Estructura del Control Interno Que afectan negativamente la capacidad de la organización

para:

-Registrar

-Procesar

-Resumir

-Reportar

-Información financiera uniforme

LA CARTA DE CONTROL INTERNOLA CARTA DE CONTROL INTERNO

DEFINICION: La carta de control interno, llamada también Carta de Recomendaciones o Carta a la Gerencia. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a la alta dirección de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y administrativos, detectadas con motivo de la evaluación del control interno y como resultado de la auditoria practicada.Por consiguiente, el auditor formula sus recomendaciones, a efectos de que la administración adopte las acciones necesarias para superar las observaciones reveladas.La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen, que se emite generalmente en las auditorias realizadas a entidades privadas.

CARACTERÍSTICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO:CARACTERÍSTICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO:

La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leída por el Directorio y la Gerencia. La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideración los siguientes aspectos:

-         Debe tener un Tono constructivo: No obstante, que la carta de control interno contiene básicamente observaciones, es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su redacción, enfatizando más en la necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos. Asimismo, debería evitarse mencionar los nombres de las personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo que se trate de irregularidades ( apropiación de fondos, pérdida de activos fijos, etc), donde si se requiere la precisión de los nombres de las personas involucradas. -         Debe tener Precisión: Cuando más preciso sea el mensaje, será mejor entendido por los ejecutivos de la empresa para la adopción de medidas correctivas. Sin embargo, también tenemos que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisión de sus problemas.

                 

        

-      No usar lenguaje muy técnico:El auditor debería en lo posible evitar el uso de términos muy técnicos. Piense que los usuarios no necesariamente son contadores públicos o auditores que entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos.

- Considerar los elementos de la observación y los comentarios de los ejecutivos:

Es recomendable que en la narración de los hallazgos para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales como:  Describir la OBSERVACIÓN ( situación encontrada) : Lo que se está incumpliendo o desarrollando

deficientemente.  Señalar el CRITERIO : Revelar el criterio o parámetro en que se basa el auditor para señalar que la

situación descrita es una observación  Identificar los EFECTOS : Describir los efectos que está originando la observación o los que podría

ocasionar. Revelar la CAUSA : Indicar cual o cuales son las causas que están originando la observación, para

formular las recomendaciones en forma apropiada.  Plantear la RECOMENDACION : Para eliminar la CAUSA u ORIGEN y superar la observación -

Tener en cuenta que el COSTO debe ser menor que el BENEFICIO

 

  

    

CARACTER ﾍ STICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO:

Trujillo, 29 de Noviembre de 2004Señor IngenieroRoberto Rios RamosGerente General de Empresa de Servicios Múltiples ・ La Universal ・ S.A.C.Presente

Asunto : Carta de Control Interno, Auditoria al Ejercicio 2003

Muy señor nuestro:

Nos es grato dirigirnos a usted, en relación al asunto del rubro, para hacerllegar adjunto a la presente nuestra carta de control interno,conteniendo observaciones relacionados con aspectos contables y decontrol interno, provenientes de la auditoria realizada a los estadosfinancieros del ejercicio 2003

Con tal motivo, para cada una de las observaciones se han formuladonuestras recomendaciones, a fin de que vuestra gerencia se sirvadisponer las acciones necesarias para superarlas.

Sin otro particular, nos suscribimos de usted.

Atentamente.

Cesar Rojas GamarraContador Público ColegiadoMatrícula 4352

CARTA DE CONTROL INTERNO

EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES ・ LA UNIVERSAL ・ SAC.  CARTA DE CONTROL INTERNO CARTA DE CONTROL INTERNO EXAMEN AL EJERCICIO 2003 EXAMEN AL EJERCICIO 2003 

I. I. ANTECEDENTES ANTECEDENTES La auditoria se ha efectuado a solicitud de la empresa La auditoria se ha efectuado a solicitud de la empresa de Servicios Múltiples “ La de Servicios Múltiples “ La Universal” S.A.C.Universal” S.A.C. y de acuerdo a lo pactado contractualmente con fecha con y de acuerdo a lo pactado contractualmente con fecha con fecha 03 de noviembre de 200fecha 03 de noviembre de 20044 La auditoria comprende el examen a los estados financieros del Ejercicio 200La auditoria comprende el examen a los estados financieros del Ejercicio 20033, , así como la información complementaria, con el propósito de emitir nuestra así como la información complementaria, con el propósito de emitir nuestra opinión profesional sobre su confiabilidad, enmarcándonosopinión profesional sobre su confiabilidad, enmarcándonosdentro de las normas de auditoria generalmente aceptadas. dentro de las normas de auditoria generalmente aceptadas.   II. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES: II. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES:  Como resultado del examen y evaluación de los controles internos se detectaron Como resultado del examen y evaluación de los controles internos se detectaron observaciones, las mismas que con sus respectivas recomendaciones se enuncian observaciones, las mismas que con sus respectivas recomendaciones se enuncian más adelante, a efectos que la alta dirección de la empresa se sirva disponer las más adelante, a efectos que la alta dirección de la empresa se sirva disponer las acciones necesarias para su superación.acciones necesarias para su superación. CAJA - BANCOSCAJA - BANCOS1.- 1.- Fondos Fijos no registradosFondos Fijos no registrados Se ha determinado que los siguientes fondos fijos se encuentran registrados contablemente como entregas a rendir cuenta, en lugar de formar parte de la cuenta Caja - Bancos, tal como lo establece la naturaleza Contable de dichas partidas. Presidencia del Directorio S/. 1,000 Gerencia General S/. 1,000 Según manifiesta el Contador, esto se debe a que la documentación sustentatoria de los cheques que se emitieron en su oportunidad, señalaban que se trataba de dinero con cargo a rendir cuenta documenta da, razón por la cual se encuentra formado parte de la cuenta Cargas Diferidas. Como consecuencia de lo observado, se está distorsionando la naturaleza Como consecuencia de lo observado, se está distorsionando la naturaleza operativa y contable de estas operaciones, así como revela un inadecuado operativa y contable de estas operaciones, así como revela un inadecuado control contable y administrativo sobre los fondos fijos.control contable y administrativo sobre los fondos fijos. Se recomiendaSe recomienda : : efectuar la regularización contable y tener presente en el efectuar la regularización contable y tener presente en el futuro la naturaleza de este tipo de operaciones a efectos de que no se vuelva a futuro la naturaleza de este tipo de operaciones a efectos de que no se vuelva a presentar.presentar.

22.- .- Cheques anulados al 31.DIC.2003 siguen presentándose en las Cheques anulados al 31.DIC.2003 siguen presentándose en las conciliaciones bancariasconciliaciones bancariasLos siguientes cheques anulados se siguen presentando en las conciliaciones bancarias como pendientes de cobro al 31.DIC.2003.situación no acorde con políticas y prácticas sanas de Control Interno. Banco Cta. Cte. Cheque Fecha Importe Beneficiario Santander 12345-03 456780 12.09.03 2,000 IBM De Crédito 98569.03 252536 24.11.03 1,500 Sta. MónicaLa falta de coordinación y oportuna comunicación entre las áreas de La falta de coordinación y oportuna comunicación entre las áreas de Tesorería y Contabilidad ocasiona que se presenten este tipo de Tesorería y Contabilidad ocasiona que se presenten este tipo de observaciones, originando distorsión de los saldos de las cuentas observaciones, originando distorsión de los saldos de las cuentas corrientes bancarias y un deficiente control operativo de las mismas.corrientes bancarias y un deficiente control operativo de las mismas. Se recomiendaSe recomienda : efectuar la regularización contable y que la Gerencia : efectuar la regularización contable y que la Gerencia de Finanzas disponga los procedimientos más adecuados para que de Finanzas disponga los procedimientos más adecuados para que oportunamente el área contable sea informada respecto de los cheques oportunamente el área contable sea informada respecto de los cheques que se anulan.que se anulan.

CUENTAS POR COBRARCUENTAS POR COBRAR33.- .- Letras en cartera no registradas contablementeLetras en cartera no registradas contablemente Como resultado del arqueo de documentos de cobro efectuado el 02.Nov..04, encontramos las siguientes letras en cartera que no figuran registrados contablemente, situación no acorde con prácticas sanas de control interno. Número Girador Fecha emisión Vto. Importe 95-0076 Molino Perú S.A 01.12.X1 31.12.X1 12,000 95-0096 Agro S. Juan S.A. 21.11.X1 21.12.X2 15,000En consecuencia, se está ................................................................ En consecuencia, se está ................................................................ ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... originado por .............................................................................originado por ............................................................................. .................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................. Se recomiendaSe recomienda :........................................................................... :........................................................................... .................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................. Trujillo, 03 de Diciembre 2004 Cesar Rojas Gamarra Contador Público Colegiado Matrícula 3045