CARACTERISTICAS TECNICAS DE AUTOTRAC El sistema AUTOTRAC goza de características técnicas que lo...
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CARACTERISTICAS TECNICAS DE CARACTERISTICAS TECNICAS DE AUTOTRACAUTOTRAC
El sistema AUTOTRAC goza de características técnicas que lo hacen un sistemaamigable, productivo y eficaz, basta con mencionar sus siguientes posibilidadespara conocer su desempeño.
PORTABILIDAD. Es capaz de operar en cualquier marca de computadora, independientemente del sistema operativo que utilice, pues esta desarrollado en lenguaje de programación C lo que lo hace portable 100 %.
MULTISUARIO. Es por naturaleza multiusuario, es decir, pueden trabajar en él varias personas a la vez, logrando con esto la automatización total de todos los departamentos administrativos y operativos de la compañía que lo adquiera. Al adquirir la licencia más económica, usted esta comprando un sistema 100% multiusuario, dependiendo de usted si lo instala en una computadora personal ( lo estaría desperdiciando ) o en una computadora multiusuario como UNIX, Redes Novell, Redes Microsoft, etc.
PAQUETE. Es considerado un Sistema-Paquete capaz de brindarle al usuario independencia, economía y eficiencia, pues lo podrá configurar o adecuar a sus necesidades de información. Esto es una característica importante ya que lo hace un sistema económico y potente.
CONFIGURABLE. Al ser paquete, cuenta con una serie de opciones quelo hacen configurable a las necesidades de la empresa. Cuenta con las siguientes configuraciones:A) MENUS CONFIGURABLES.B) IMPRESORAS CONFIGURABLES.C) LIGAS ENTRE PROGRAMAS PARA EJECUCIONES FRECUENTES. Esta opción liga programas y estando operando alguno de ellos se puede accesar a otro, oprimiendo una tecla de control, sin necesidad de irse a los menús.D) FORMATEADOR DE REPORTES. Con esta opción usted puede emitir cualquier reporte de acuerdo a sus necesidades de información, de hecho cualquier reporte que proporciona el sistema puede emitirse con esta opción.
AMIGABLE. Cuenta con las siguientes características amigables:A) IMPRESIÓN DE REPORTES A ARCHIVOS ASCII O TEXTO. Todos los reportes del sistema AUTOTRAC pueden ser enviados a Pantalla, Impresora o Archivos Texto, esta última opción es muy útil, pues pueden importarse éstos archivos a aplicaciones como hojas de cálculo, procesadores de textos, contabilidades, etc.B) AYUDAS. El sistema cuenta con dos tipos de ayuda en línea: 1) AYUDA AL PIE DE LA PANTALLA. Por cada campo de captura y por cada opción de los menús, el sistema despliega al pie de la pantalla una ayuda para la captura, sugerencia o comentario para el usuario. 2) AYUDAS A PROGRAMAS. Por cada programa del sistema, existe una ayuda muy completa, similar a la descrita en el manual del usuario, para el usuario; basta estar posicionado en la opción que se desea de la ayuda en los menús y oprimir la tecla <F1> o ^R y será desplegada la ayuda solicitada.C) BUSQUEDA DE CLAVES. En todos los programas de AUTOTRAC en donde se pidan claves basta con oprimir la tecla <F1> o ^R y se desplegará una ventana para facilitar la búsqueda de dichas claves en los catálogos deseados
SEGURIDAD. Cuenta con un sistema de seguridad y de permisos a los usuarios bastante eficaz, pudiendo restringir las opciones a los diferentes usuarios tanto como sea necesario, inclusive a un solo programa u opción por usuario.
HOMOGENEIDAD. Es homogéneo en toda su operación, es decir todos los catálogos, procesos y reportes operan de la misma manera.
El sistema AUTOTRAC, tiene como finalidad el controlar la administración y operación de compañías de transportes de carga de manera interactiva, logrando que sus diferentes áreas de estructura empresarial queden integradas.
Las diferentes áreas o departamentos quedan “comunicadas” unas con otras para poder obtener información precisa ycomparativa del flujo de información y operación que se maneja diariamente; así por ejemplo: tenemos que las cartas porte de transportación que se facturan a crédito, automática- mente son registradas en los archivos y programas de cuen- tas por cobrar, que las compras de refacciones que son he- chas a crédito automáticamente son registradas en los archivos y programas de cuentas por pagar a la vez que alteran los de inventarios, que los kilometrajes que recorren las unidades en sus diferentes recorridos son acumulados para determinar la asistencia de mantenimientos preventivos, etc., también los diferentes departamentos administrativos como: crédito y cobranza, cuentas por pagar, facturación, liquidación de viajes, almacén, etc., proporcionan sus respectivas pólizas contables totalmente codificadas y validadas para ser proporcionadas al departamento de contabilidad.
El siguiente diagrama del sistema AUTOTRAC muestra la manera en que las diferentes áreas administrativas de una compañía de transporte quedan totalmente integradas. Parafraseando: “UNA GRAFICA DICE MAS QUE MIL PALABRAS”
FACTURACION TRAFICOVEHICULAR
MANTENIMIENTO A
UNIDADES
CONTROL DE
INVENTARIOS
CUENTASPOR
COBRAR
CUENTASPOR
PAGAR
CONTABILIDAD
CONTROLDE
LLANTAS
BANCOS
Los reportes informativos, estadísticos y financieros quedan representados en los diagramas por la figura:
A continuación se presentan las secuencias, en forma gráfica, de los procedimientos en la operación diaria a efectuar por los diferentes departamentos con que se cuenta en las compañías de transporte.
CONVENIOSCON
CLIENTES
RELACIONESEXPEDIENTESDIRECTORIOS
CLIENTESTRACTORESREMOLQUESOPERADORESCARGASCIUDADES
TARIFASRELACION
DEVIAJES
DOCUMENTACIONDE
CARTAS PORTE
VENTASA
CONTADO
VENTASA
CREDITO
POLIZASCONTABLES
FACTURACION DE UNIDADESFACTURACION DE CLIENTESFACTURACION DE OFICINASFACTURACION DE PROPIETARIOSCARTAS PORTE EN TRANSITOFACTURACIONES POR FECHASFACTURACIONES CONSECUTIVAS
FACTURACION:
ASIGNACIONDE
VIAJES
TRACTORES DISPONIBLESREMOLQUES DISPONIBLESOPERADORES DISPONIBLES
STATUS DE VIAJESINFORMES DE VIAJES
ESTADISTICOS DE VIAJES POLIZA CONTABLEANTICIPOS
AOPERADORES
POLIZACONTABLE
DOCUMENTACIONDE
CARTAS PORTE
POLIZA CONTABLECARTAS PORTE UNIDADESCARTAS PORTE OFICINASCARTAS PORTE CONSECUTIVASLIBROS DE FACTURACIONCARTAS PORTE EN TRANSITO
SALIDADE
VIAJES
STATUS VIAJESSTATUS TRACTORESSTATUS REMOLQUES
BITACORASDE
UNIDADESREGISTRO DE KILOMETROSPARA MANTENIMIENTOSPREVENTIVOS
UNIDADES EN TERMINALESUNIDADES EN RUTAUNIDADES EN TALLERUNIDADES DISPONIBLESUNIDADES CARGADAS
IMPORTACION YEXPORTACIONDE REMOLQUES
LIQUIDACIONDE
VIAJES
REGISTRO DE GASTOSPAGO A OPERADORES
POLIZA CONTABLEPAGOS A OPERADORESLIQUIDACIONES VIAJESRENTABILIDAD VIAJES
TRAFICO VEHICULAR
APERTURA DE
ORDENESDE TRABAJO
UNIDADES QUEREQUIERENMANTENIMIENTOSCORRECTIVOS
UNIDADES QUEREQUIERENMANTENIMIENTOSPREVENTIVOS
ASIGNACIONDE
TRABAJOS
TALLERESEXTERNOS
USO DEREFACCIONES
Y CONSUMIBLES
TRABAJOSINTERNOS
TERMINACIONY CANCELACIONDE TRABAJOS
CUENTASPOR
PAGARTERMINACIONY CANCELACIONDE TRABAJOS
PAGOSA
MECANICOS
CIERREDE
ORDENESDE TRABAJO
HISTORIA DE TRACTORES EN TALLERHISTORIA DE REMOLQUES EN TALLERRENTABILIDAD DE UNIDADESFRECUENCIA DE TRABAJOSANTIGUEDAD DE TRABAJOSFRECUENCIA DE CONSUMO DE REFACCIONES
CONTROL DE MANTENIMIENTO A UNIDADES
REQUISICIONDE
COMPRAS
ENTRADASAL
ALMACEN
ARTICULOSCATEGORIAS
PROVEEDORES
ENTRADASPOR
COMPRA
ENTRADASPOR AJUSTES
POLIZASCONTABLES
KARDEX
RELACION DE ENTRADASARTICULOS CON MOVIMIENTOARTICULOS SIN MOVIMIENTOARTICULOS A, B, CARTICULOS CON MAXIMOS Y MINIMOSCONSUMO ARTICULOS POR PERIODOVALUACIONES DE INVENTARIOS
SOLICITUD ENBASE A ORDENES DETRABAJO
SALIDASDEL
ALMACEN
CONSUMO DETRACTORES YREMOLQUES
SALIDASPOR
AJUSTES
POLIZASCONTABLES KARDEX
RELACION DE ENTRADASARTICULOS CON MOVIMIENTOARTICULOS SIN MOVIMIENTOARTICULOS A, B, CARTICULOS CON MAXIMOS Y MINIMOSCONSUMO ARTICULOS POR PERIODOVALUACIONES DE INVENTARIOS
CONTROL DE INVENTARIOS
RECEPCIONDE CARTAS PORTE
A CREDITO
ENVIO AREVISION DE
CARTAS PORTE
RELACION DECARTAS PORTEENVIADAS AREVISION
NOTAS DECARGO
Y DECREDITO
RECEPCION DE
CONTRARECIBOS
ESTADO DE CUENTADE CLIENTESANTIGUEDAD DESALDOS CLIENTES
COBRANZARELACIONESDE NOTAS DECARGO Y CREDITO
POLIZAS CONTABLESCARTAS PORTE COBRADAS PORTRACTORES, OFICINAS, CLIENTESDESGLOSE DE IMPUESTOSRELACIONES FACTURACIONES VS.COBRANZAS
CUENTAS POR COBRAR
POLIZAS CONTABLESDESGLOSE DE IMPUESTOSRELACION DE FACTURAS PAGADAS
PAGODE
FACTURAS
REVISIONDE
FACTURAS
COMPRAS AUN SIN REVISIONRELACION DE FACTURAS REVISADASSALDOS POR VENCERSALDOS VENCIDOSANTIGUEDAD DE SALDOSPOR PROVEEDORES
ENTRADAS ALALMACEN POR
COMPRAS A CREDITO
COMPRAS DE SERVICIOA CREDITO A
TALLERES EXTERNOS
CUENTAS POR PAGAR
DESMONTAJEDE LLANTAS
COMPRADE
LLANTAS
ENTRADASAL
ALMACENLLANTAS
KARDEX DE LLANTASRELACIONES DE LLANTAS
MONTAJEEN
UNIDADES
DESECHODE
LLANTAS
ENVIADAS A
RENOVACION
RECLAMACIONDE
GARANTIAS
RENTABILIDADDE
LLANTAS
RELACION DELLANTAS MONTADASCON POSICION Y KILOMETROSACUMULADOS DERECORRIDO
CONTROL DE LLANTAS
CONTABILIDAD
+
CATALOGODE CUENTAS
CONCEPTOSDE ENTRADAS
Y SALIDASREG. FISCAL
PARAMETROSCONFIGURACION
DE POLIZAS CONTABLES
CAPTURA DEPOLIZAS
CONTABLES
SISTEMAS DE TRAFICO Y MANTENIMIENTOPOLIZAS DE:ANTICIPOSCOBRANZASGASTOS VIAJESGASTOS MANTTO.PAGOS PROVEEDORESCheques y otros gastosIngresos bancariosETC.
INTEGRACIONESDE POLIZAS
VALIDACIONPOLIZAS
(REPORTES)
APLICACIÓN DE POLIZAS
ESTADOS FINANCIEROSBALANCE GENERALESTADO DE RESULTADOSBALANZA COMPROBACIONLIBRO DIARIOLIBRO MAYORENTRADAS Y SALIDASAUXILIARES
REPORTES POR
FORMATEADOR
REPORTES A LAMEDIDA DE LASNECESIDADES DELA EMPRESA
MODIFICACIONES
Grandes son los beneficios que las empresas del transporte obtendrán al instalar el software ERP AUTOTRAC, de forma platicada y a manera de resumen los siguientes son algunos de ellos.
Control de Cartas Porte de Transportación. Facturación y Cobranza de Cartas porte con Desglose de I.V.A. Rentabilidad de viajes por unidades, empresa, propietarios. Facturación por unidades, oficinas, propietarios y empresa. Control de Mantenimientos Preventivos y Correctivos. Disminución de Costos de Reparaciones. Disminución de Compras de Refacciones. Control de Inventarios de Almacén. Control de Proveedores. Control de Clientes. Rentabilidad de Unidades con Gastos de Mantenimientos. Control de Llantas. Pólizas Contables de todos los niveles operativos. Contabilidad Fiscal y Normal (Entradas y Salidas)
Nuestra empresa con gusto atendera a los interesados en conocer AUTOTRAC más a detalle, para ello ponemos a su disposición nuestra atención telefónica y personal para que con gusto se les pueda dar platicas más extensas o demostraciones en el sitio de interés mutuo.
Servicio de Información Inteligente, S.A. de C.V.www.autotrac.com.mx
[email protected]. (55) 57 52 05 99