CAPÍTULO IV

DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

148

DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA DISERPRO,

C.A

Elaborado por: Supervisado por:

Br. González, Roxana. Dra. Nivia Petit.

Br. Moran, Genessis.

Br. Rengel, Mario.

Br. Soto, Andreina.

148

149

ESQUEMA.

CAPITULO V. DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

1. OBJETIVO GENERAL DEL DISEÑO.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

3. SISTEMA ADMINISTRATIVO.

3.1. POLITICAS ADMINISTRATIVAS.

3.2. NORMAS ADMINISTRATIVAS.

3.3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

4. INFORMACION GENERAL PROPORCIONADA POR LA EMPRESA.

4.1. MISIÒN.

4.2. VISION.

4.3. OBJETIVOS.

4.4. METAS.

4.5. POLITICAS.

4.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

4.7. ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTOS.

5. SISTEMA FINANCIERO.

5.1. POLITICAS FINANCIERAS.

5.2. NORMAS FINANCIERAS.

5.3. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS.

6. ANEXOS.

150

CAPITULO V.

DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA

EMPRESA DISERPRO, C.A.

A continuación se presenta el siguiente manual como un valioso aporte que

le será otorgado a la empresa DISERPRO, C.A. con la finalidad de ayudar al

desarrollo, mejora y buen funcionamiento de la misma a través de la

implementación de un sistema administrativo y financiero que le permita llevar a

cabo sus actividades de manera más eficaz y eficiente y permitir el logro de sus

objetivos de manera exitosa.

1. OBJETIVO GENERAL DEL DISEÑO.

Brindar una herramienta que sirva de apoyo a la empresa DISERPRO, C.A.,

y que le permita realizar las actividades y procedimientos administrativos-

financieros de forma más eficiente y eficaz para lograr el éxito que desea.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Ø Fortalecer las políticas administrativas establecidas por la organización.

Ø Detallar procedimientos administrativos a seguir en la empresa.

Ø Crear las normas de la organización y propiciar el fiel cumplimiento de

las mismas.

Ø Proporcionar al área administrativa de la empresa formatos que le

permitan llevar un control de las desviaciones que se encuentren en la

organización para realizar las mejoras pertinentes.

Ø Suministrar datos que permitan a la empresa el mejor manejo de sus

actividades administrativas.

Ø Velar por el cumplimiento de la misión de la organización.

Ø Dar a conocer cómo deben llevarse a cabo las tareas en la organización

de manera eficaz y eficiente.

151

RAMG ADMINISTRATIVO.

152

3. SISTEMA ADMINISTRATIVO

Políticas, normas y procedimientos del sistema admin istrativo.

3.1. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Las políticas son herramientas utilizadas para encauzar a la organización de

acuerdo con los objetivos planteados, ayudando a ahorrar tiempo y a orientar el

proceso de decisión en las organizaciones.

Es importante mencionar que las políticas administrativas son el arte o traza

con que se maneja un asunto. A su vez, traza significa “plan para realizar un

fin”. Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que

orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones,

acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una

organización. (Munch y García 2012).

A continuación se presentan las políticas administrativas:

Ø Se deberá crear un fondo de caja chica.

Ø Las actividades de cada cargo deberán estar detalladas por escrito.

Ø Se debe recompensar el esfuerzo de los empleados.

Ø Debe existir puntualidad por parte de los empleados.

Ø Se debe asignar un responsable por área.

Ø Solo el presidente estará autorizado para estipular créditos a los clientes.

Ø Se debe brindar buena atención al cliente.

Ø Se deben crear metas en las ventas para los empleados.

Ø El pago de los salarios debe ser supervisado.

Ø Llevar un orden de las operaciones de efectivo.

153

3.2. NORMAS ADMINISTRATIVAS

Las normas administrativas son importantes para la vida de una

organización debido a que estas sirven de parámetros para guiar las

actividades de los individuos y así también a través de estas poder controlar las

operaciones que se realicen.

Las normas son criterios de comportamiento que comparten los integrantes

de un grupo y poseen ciertas características importantes para ello. (Ivancevich

2006).

A continuación se presentan las normas administrativas:

Ø El fondo de caja chica solo será utilizado para pagos de hasta bolívares

doscientos (Bs.200).

Ø Se debe nombrar un custodio de caja chica.

Ø El custodio debe ser la única persona autorizar cada desembolso de caja

chica.

Ø Los desembolsos de caja chica solo deben ser para pagos menores de

gastos administrativos.

Ø Realizar un informe donde se explique de manera clara y concisa como

llevar a cabo cada una de las actividades administrativas.

Ø Se entregarán becas de estudio para pregrado y postgrado a aquellos

empleados que laboren con la finalidad de cumplir la finalidad de mejorar

el rendimiento de la organización.

Ø Se darán reconocimientos por escrito a los empleados que logren

superar su margen de ventas mensuales.

Ø Brindar actividades de esparcimiento y recreación a los empleados cada

3 meses.

154

Ø El personal debe cumplir 8 horas de trabajo diarias, con un horario

comprendido de 8:00am a 12:00pm y de 1:00pm a 5:00pm.

Ø El personal tendrá una hora de descanso entre jornada.

Ø El personal tendrá dos días de descanso obligatorio.

Ø El encargado de cada área debe medir los resultados semanalmente.

Ø Si el encargado observa alguna desviación en las actividades, el mismo

debe reportarlas al gerente.

Ø Se debe supervisar si el empleado cumple las actividades como las

estableció la empresa.

Ø Se deberá realizar apartados para cuentas de cobro dudoso.

Ø Si existen clientes morosos deben realizarle una llamada indicando que

si no se lleva a cabo el pago en un mes se le colocará un cargo por

intereses del 12%.

Ø Los pagos deberán ser a nombre de la empresa.

Ø Debe existir atención inmediata para los clientes.

Ø Se deben resolver los problemas de los clientes relacionados con la

empresa bajo un ambiente de cordialidad.

Ø Ofrecer los mejores productos con la más alta calidad.

Ø Ser receptivo a las peticiones de los clientes.

Ø Las metas de venta serán determinadas al comienzo de cada mes.

Ø Por cada meta cumplida mensualmente se le dará al empleado un bono

de bolívares quinientos (Bs. 500).

Ø Según las metas de venta se seleccionará el empleado del mes.

Ø Se vigilará que los pagos de salario sean realizados quincenalmente por

medio de depósitos a la cuenta nómina.

155

Ø Los fines de semanas y días feriados laborados deben ser remunerados

dobles.

Ø El salario solo podrá ser pagado a nombre del empleado, si existe

alguna circunstancia donde deba ser pagado a una persona diferente al

empleado, debe ser autorizado por el encargado de nómina.

Ø Los pagos que se realicen a los proveedores no podrán exceder de

treinta (30) días.

Ø Deben registrarse diariamente en el sistema los pagos y cobros

efectuados.

Ø Todas las ventas deben tener su respectiva factura.

Ø Se deben guardar las facturas de las compras efectuadas por 10 años

Ø Las facturas deben tener el sello de pagado.

3.3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

Debido a la necesidad que tienen las organizaciones de ahorrar recursos, en

especial el tiempo, es sumamente importante para establecer procedimientos

claros que permitan la realización de actividades a través de una serie de

pasos.

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de las

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo, los

procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades

rutinarias y especificas; se establecen de acuerdo con la situación de cada

empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo,

disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores. El

procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de

actividades. (Munch y García 2012).

156

A continuación se presentan los procedimientos administrativos:

Ø Una vez asignado el dinero en la caja chica se realizarán pagos con un

máximo de bolívares doscientos (Bs. 200), para lo cual existirá un custodio

encargado de autorizar los desembolsos y verificar el cumplimiento de las

funciones establecidas por la empresa en caja chica.

Ø Con respecto a las becas, el empleado que desee superarse

profesionalmente debe dirigirse a la vicepresidencia de la organización a

planear su requerimiento de estudio con el presupuesto de la carrera que

desee estudiar y en la universidad que desee, luego se asignará la beca al

empleado y será depositado el monto directamente a la cuenta de la

universidad, aunado a esto debe presentar cada año las notas certificadas,

los cuales deben tener un promedio mayor de 15 puntos, de lo contrario la

beca se debería pasar a un comité de revisión, corriendo el riesgo de

perderla.

Ø En lo que respecta al reconocimiento y esparcimiento cada 3 meses

deben realizarse eventos como encuentros deportivos con otras compañías

o compartir entre los empleados, también debates de conocimiento con la

finalidad de brindar al empleado recreación y en dichos encuentros se les

hará entrega a los empleados de los reconocimientos por la superación del

margen en las ventas.

En cuanto al horario de trabajo, una vez asignado esté será monitoreado

mediante un control de asistencia que indique la hora de entrada y salida

de los empleados. (Ver anexo 1). Así como también la hora de descanso

entre jornada, el cual debe cumplir con el tiempo reglamentario establecido

en la ley del trabajo y pautado en las normas de la empresa.

157

Ø Se debe asignar una persona encargada de cada área la cual debe

medir los resultados de cada departamento comparándolos semanalmente

con las actividades establecidas en la organización y con los resultados de

semanas anteriores, si se observa la realización de otras actividades o

incumplimiento de las actividades asignadas deberá ser reportado al

gerente de la empresa, aunado a ello se debe efectuar una inspección

cada 3 meses de las tareas realizadas por los departamentos, para

observar si la actividad está ubicada correctamente.

Ø De la misma forma de acuerdo a la cantidad que tenga la empresa de

cuentas por cobrar, se debe crear un apartado para cuentas de cobro

dudoso del monto que posiblemente no pueda ser recuperado, el cual debe

ser del 5% del total de las cuentas por cobrar determinado por la asamblea

de accionistas.

A su vez si existen cuentas por cobrar con un retraso de quince (15) días

se debe de llamar al cliente y notificar que en caso de no pagar en un

periodo de (30) días hábiles se le recargara el 12% del total de la deuda

por retardo en el pago. (Ver anexo 2), el cual deberá estar fijado

previamente en el contrato de ventas.

Ø La empresa debe contar con un personal que brinde un trato amable y

cordial de forma inmediata, capaz de brindar soluciones rápidas a los

problemas de los clientes escuchando sus peticiones y ofreciéndoles

productos de alta calidad y los mejores precios del mercado, para ello se

les distarán charlas permanentes por parte del personal de capital humano.

Se le establecerán a los empleados unas metas en ventas que deben ser

cumplidas con la finalidad de mejorar la rentabilidad de la empresa, las

158

cuales se asignarán los días 01 de cada mes y serán determinadas a

través de estadísticas, el ultimo de cada mes se verificará el cumplimiento

de la meta y se le recompensará el esfuerzo con una remuneración y

reconocimiento al vendedor colocándolo en una cartelera como el

empleado del mes con la meta lograda.

Ø El pago del salario lo debe realizar una persona responsable,

correspondiente al departamento de recursos humanos el cual será el único

autorizado para pagar la remuneración, la misma debe ser pagada a

nombre del empleado y a su cuenta nomina los días quince (15) y treinta

(30) de cada mes, (Ver anexo 3). Si existiese un motivo por el cual se deba

cambiar dicha norma solo podrá ser autorizado mediante una carta firmada

y sellada por el encargado de nómina, (Ver anexo 4 ).

Ø Si se necesita laborar un fin de semana o feriado debe ser por mutuo

acuerdo entre el empleado y el empleador para lo cual debería firmar un

memorándum, (Ver anexo 5). Aunado a esto quienes prestaren servicios

durante estos días feriados o de descanso semanal obligatorio, serán

remunerados conforme a las previsiones establecidas en la Ley de los

trabajadores y trabajadoras.

De la misma forma según lo establecido en el articulo nº188 de la ley de

trabajadores y trabajadoras cuando un trabajador o trabajadora hubiere

prestado servicios en día domingo o en el día que le corresponda su

descanso semanal obligatorio, por cuatro o más horas, tendrá derecho a un

día completo de salario y de descanso compensatorio; y, cuando haya

trabajado menos de cuatro horas, tendrá derecho a medio día de salario y

de descanso compensatorio. Estos descansos compensatorios deben

159

concederse en la semana inmediatamente siguiente al domingo, día de

descanso semanal obligatorio en que hubiere trabajado.

Ø En lo que respecta al horario de ingreso y salida del personal se debe

tener un control de todas las operaciones de entrada y salida de efectivo en

la cual se debe verificar que los pagos realizados a proveedores no

excedan de los 30 días. (Ver anexo 6).

Verificar que los pagos sean registrados diariamente y guardar las

respectivas facturas.

Al final de cada jornada laboral verificar y comprobar que han sido

registradas todas las ventas, la cual deben contener una factura y sello de

“pagado”.

160

4. INFORMACIÒN GENERAL PROPOCIONADA POR LA EMPRESA

DISERPRO, C.A.

A continuación se presenta información general de la empresa DISERPRO,

C.A. suministrada por la misma con la finalidad de conocer su misión, visión,

objetivos, metas, políticas, estructura organizacional y actividades de

departamento con la que cuenta.

4.1. MISIÓN.

Ser una empresa rentable, principalmente orientada en satisfacer la necesidad

de nuestros clientes al distribuir productos con excelente calidad, a un

precio justo, y de manera oportuna y permanente, que superen las expectativas

del cliente y consumidores, generando valor para nuestros accionistas, y

amplio beneficios a nuestros trabajadores.

4.2. VISIÒN.

Consolidar y mantener nuestra posición de liderazgo en el mercado siendo la

mejor distribuidora a nivel nacional de productos de consumo masivo,

contribuyendo de esta manera al desarrollo y crecimiento del sector alimenticio,

con el fin de continuar ofreciendo productos de la más alta calidad, acordes a

las necesidades de nuestros clientes, convirtiéndonos en la primera opción del

mercado y superando las expectativas de clientes y empleados.

4.3. OBJETIVOS.

Ø Aumentar la cantidad de productos a ser distribuidos.

Ø Duplicar los ingresos de la empresa a través de la distribución de mayor

cantidad de productos.

Ø Ser una empresa líder en el mercado.

161

Ø Generar mayores utilidades que el periodo contable anterior.

Ø Obtener una mayor rentabilidad.

Ø Aumentar los activos.

Ø Adquirir 2 nuevos camiones para el segundo semestre.

Ø Vender 10.000 productos al finalizar del año.

4.4. METAS

Ø Satisfacer las necesidades y los deseos inmediatos de nuestros clientes

y ofrecer a la sociedad una amplia gama de bienes inmejorables con

costos adecuados, los cuales permitan brindar buenos precios a la

clientela y unos excelentes beneficios a los accionistas así como

también oportunidades de progreso a nuestros empleados.

Ø Obtener un crecimiento en el mercado el cual permita ampliar nuestras

fronteras de distribución.

4.5. POLÍTICAS. Ø La empresa hará un descuento del 20% en mercancías con fallas.

Ø Los pagos en las oficinas se podrán realizar en un horario de 9 AM a 6

PM.

Ø La empresa no aceptara pagos mediante tarjetas de crédito.

Ø No deben introducir comida ni bebidas en los camiones.

Ø El jefe de área debe realizar una supervisión de calidad en el trabajo que

se realiza periódicamente.

Ø Al término de las labores deben ver que todo quede en orden y limpio

para las labores del día siguiente.

Ø Los empleados que se encargue de la carga y descarga de los camiones

deben de utilizar la vestimenta de seguridad.

162

4.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

DISERPRO C.A

PRESIDENTE.

CHOFERES

AYUDANTE DEL CHOFER.

JEFE DE DEPÓSITO

VENDEDOR 2. VENDEDOR 1.

VICEPRESIDENTE.

163

4.7. ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTOS.

La presentación de este informe es dar cuenta del desarrollo de las actividades

de cada área de la empresa específicamente por departamentos.

Como por ejemplo el Departamento de finanzas: en el cual se realizan 2

actividades específicas que son búsqueda de financiamiento o realizar

inversiones

La función de financiamiento por parte de finanzas es :

• Buscar fuentes de financiamiento para la empresa,

como préstamos, créditos.

• Evaluar dichas fuentes de financiamiento, por ejemplo, en el caso de

adquirir un prés tamo o un crédito, evaluar cuál nos brinda mejores

facilidades de pago, cuál tiene un menor costo (menor tasa de interés).

Y, a la vez, evaluar nuestra capacidad para hacer frente a la adquisición

de la deuda.

• Seleccionar la más conveniente para la empresa.

La función de inversiones por parte de finanzas es:

• Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa,

opciones tales como la creación de nuevos productos, adquisición de

activos, ampliación del local, etc.

• Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta

una mayor rentabilidad, cuál nos permite recuperar nuestro dinero en el

menor tiempo posible. Y, a la vez, evaluar si contamos con la capacidad

financiera suficiente para adquirir la inversión, ya sea usando capital

propio, o si contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna

fuente externa de financiamiento.

• Seleccionar la opción más conveniente para la empresa.

______________

Firma y sello

Coordinación de finanzas.

164

RAMG FINANCIERO.

165

5. SISTEMA ADMINISTRATIVO

Políticas, normas y procedimientos del sistema financiero.

5.1. POLÍTICAS FINANCIERAS

A continuación se presentan las políticas financieras:

Ø La empresa cumplirá de manera puntual con sus obligaciones ante los

proveedores.

Ø Las obligaciones contraídas por la empresa producto de solicitudes de

crédito, ante entidades bancarias, estarán dentro de un plazo y una tasa

de interés razonable.

Ø La gerencia evaluará constantemente la situación financiera de la

empresa, por medio de razones financieras.

Ø Establecer un control sobre las facturas emitidas a crédito, determinando

un periodo razonable de cobranza.

Ø Se establecerá un control periódico y riguroso sobre el inventario,

cotejando el físico con lo registrado.

Ø Se mantendrá un control sobre todos los bienes muebles de la empresa.

Ø Se mantendrá un control de los fondos en bancos.

Ø La empresa debe poseer una estructura financiera solida y definida.

5.2. NORMAS FINANCIERAS.

A continuación se presentan las normas financieras:

Ø Los pagos de facturas a crédito se realizarán a través de abonos,

procurando que la totalidad sea cancelada 10 días antes de su

vencimiento, para gozar de los beneficios de los descuentos que se han

otorgado.

166

Ø Todos los pagos a proveedores se realizarán mediante cheques o

transferencias bancarias.

Ø Solicitar financiamientos bancarios que abarquen no menos de un periodo

contable, es decir, el otorgamiento del crédito debe tener una duración de

más de un año.

Ø La suma total de las obligaciones contraídas con entidades bancarias

deberá ser menor al 30% del total de los activos de la empresa.

Ø No se debe solicitar créditos bancarios que tengan una tasa de interés

muy elevada.

Ø Las facturas a crédito será n emitirás con un plazo de vencimiento no

mayor a 30 días.

Ø Se enviarán notificaciones a los clientes informando el cercano

vencimiento del plazo para el pago de facturas a crédito, 10 días antes del

vencimiento de la misma.

Ø El apartado para cuentas de cobro dudoso y demás estimaciones se

calcularán mediante el análisis del comportamiento de las cuentas por

cobrar en el periodo contable inmediatamente anterior al cálculo de las

mismas.

Ø Las ventas a crédito deben ser autorizadas por el supervisor encargado

del departamento de ventas.

Ø El sistema de valuación de inventario será llevado a través del método

P.E.P.S (primeras entradas primeras salidas).

Ø Todas las operaciones que afecten el inventario deben ser registradas de

manera oportuna en los libros de entrada y salida de mercancía.

167

Ø Cada 15 días se realizará un conteo parcial del inventario a fin de verificar

el estado de la mercancía y realizar los pedidos correspondientes de ser

necesario.

Ø Los estados financieros deberán ser elaborados 2 veces al año, tanto al

cierre del ejercicio, como un corte a mediados del periodo.

Ø Elaborar informes que indiquen la liquidez que posee la empresa.

Ø Todos y cada uno de los bienes muebles de la empresa debe ser

identificados con un código a fin de mantener un inventario de estos.

Ø Los vehículos que formen parte de la propiedad de la empresa deberán

contar con una póliza de seguros.

Ø El método de depreciación a utilizar será el de línea recta.

Ø El contador o auxiliar contable deberá realizar la conciliación bancaria de

manera mensual.

Ø Al momento de realizar los cálculos los intereses recibidos del banco, se

deberá dejar evidencia de estos.

Ø Las inversiones a plazo fijo no excederán un periodo mayor a 9 meses.

Ø Todos los cheques deben ser emitidos a nombre de los beneficiarios y con

el sello “NO ENDOSABLE”.

Ø El monto máximo para cada venta a crédito será 50.000 Bs.

Ø Los cobros de los préstamos se harán de forma mensual.

Ø La estructura financiera que posea la organización debe estar constituida

por pasivos, acciones comunes y acciones preferentes.

5.3. PROCEDIMIENTOS FINANCIERAS.

A continuación se presentan los procedimientos financieros:

168

Ø Una vez adquirida la obligación de una factura a crédito, se realizaran

pagos a través de abonos considerando el periodo de crédito concedido,

dándole prioridad a las más cercanas a su vencimiento, procurando que la

totalidad sea cancelada 10 días antes de su vencimiento. Dichos pagos

deben ser realizados mediante cheques o transferencias bancarias, bajo

la autorización del encargado del departamento en el cual se realizan los

pagos.

Ø Se evaluarán todos los créditos asignados por entidades bancarias los

cuales deberán ser menor al 30% del total de sus activos, dichos créditos

deben tener un tiempo de pago mayor a un periodo contable. De forma

mensual se verificará el cálculo de los intereses generados por el

financiamiento bancario.

Ø Se deben evaluar todas las facturas emitidas a crédito por un supervisor

el cual será el único encargado y autorizado de aprobar las ventas a

crédito en el departamento de ventas, en dichas facturas estará

especificada la fecha de la emisión del crédito y estas no deben

excederse de los 60 días de plazo para su vencimiento, luego se

procederá a enviar notificaciones (Ver anexo 7) a los clientes de todas

aquellas facturas que estén a 10 días su vencimiento con el propósito de

recordar dicho pago. Por otra parte, se calculará el apartado para cuentas

de cobro dudoso mediante un análisis de las cuentas por cobrar del

periodo contable anterior.

Ø Se llevará un control del inventario cotejando el físico con lo registrado,

tomando en cuenta el método utilizado por la empresa (Ver anexo 8), así

como también todos aquellos eventos y operaciones que afecten el

169

inventario registrándolas en los libros de contabilidad como lo son

productos vencidos, averías, devoluciones entre otros, y por ultimo cada

15 días realizar pedidos para el reintegro de la mercancía.

Ø El contador de la empresa debe realizar los estados financieros de

manera semestral, basado en los resultados se deben elaborar informes

en los cuales se indique el estado de liquidez que posee la empresa.

Ø La empresa debe realizar un inventario de todos sus bienes muebles, en

el cual deberán asignarles un código para así poder identificarlos, también

se deben evaluar sus condiciones aplicándoles el método de depreciación

de línea recta.

Ø Si existiese algún motivo por el cual se debe asignar un crédito el mismo

solo puede ser autorizado por el presidente de la empresa, el monto de

los productos a distribuir no pueden exceder de bolívares cincuenta mil

(Bs 50.000) y deben ser abonados a la cuenta de la empresa de forma

mensual, se deben guardar los comprobantes de pago. (Ver anexo 9),

para que quede evidenciado el ingreso del dine ro.

Ø En cuanto a la estructura financiera de las empresas de este tipo, se

podría sugerir una estructura basada en la utilización de fuentes

financieras externas, en especial la adquisición mercancía a crédito lo

cual forma parte de pasivo corriente (a corto plazo), y de esta manera

abastecer los inventarios de mercancía lo que representará su mayor

capital de trabajo. Otro aspecto relevante es la adquisición de préstamos

bancarios a largo plazo, a través de los cuales la empresa emplea el

apalancamiento financiero, enfocando sus inversiones en la compra de

vehículos, equipos de reparto y proyectos de inversión generalmente

170

orientados hacia el aumento de sus activos no corriente, y de esta

manera mejorar su capacidad operativa para dar respuesta a la

demanda (Ver anexo 10). Por otro lado las fuentes de financiamiento

internas, se encuentran en menor proporción a las anteriores, estas

serán destinadas casi en su totalidad principalmente a la adquisición de

activo no corriente (terreno, edificio, almacenes, entre otros) .

171

6. ANEXOS.

172

Anexo 1

Relación de asistencia.

Empresa

Dirección Nombre del encargado de la

supervisión

Nombre del empleado

fecha Entrada salida Firma

173

Anexo 2

CONTROL DE PRESTAMOS

Nº DE DOCUMENTO

NOMBRE Y APELLIDO FECHA

MONTO TOTAL A PAGAR

N° CUOTAS

% DE INTERES

MONTO TOTAL DE

LAS CUOTAS

DESCRIPCIÒN DEL PRESTAMO MOROSOS AUTORIZADO

TOTAL DOCUMENTOS EMITIDOS

TOTAL MONTO

174

175

Anexo 4

Autorización de pago a un tercero.

Maracaibo, __ de___ 2013

A (nombre empresa)

Departamento de recursos humanos.

Por medio de la presente me dirijo a ustedes con la finalidad de solicitarles que

el importe correspondiente a mi nomina sea entregado a ___________ a partir

de la fecha de ____ y hasta nueva orden.

Quedando a su entera disposición

Atentamente,

Fdo.:……………………………………

176

177

Anexo 6

Comprobante de entrada o salida de efectivo

Comprobante o Movimiento Tipo Formulario que lo genera Importe

Ventas en efectivo (Factura) FC Comprobantes de venta Entrada Devolución de efectivo po r Notas de Crédito a clientes NC Comprobantes de venta Salida

Cobro efectivo por Notas de Débito a clientes ND Comprobantes de venta Entrada Cobro en efectivo en cuenta corriente. (Recibo) RC Cobros a clientes Entrada

Compras a proveedores en efectivo (Factura) FC Comprobantes de compra Salida Devoluciones de efectivo de proveedores (N.crédito) NC Comprobantes de compra Entrada

Pago efectivo a proveedores por Nota de débito OP Comprobantes de compra Salida Gastos en efectivo s in factura SF Comprobantes de compra Salida

Pagos a proveedores en efectivo OP Pago a proveedores Salida Ajuste manual por ingreso de efectivo AM Movimientos de caja Entrada

Ajuste manual por egreso de efectivo AM Movimientos de caja Salida

178

Anexo 7

Maracaibo, __ de___ 2013

Diserpro,C.A Departamento de Finanzas. Señores: ___________________

AVISO DE COBRO.

Por medio de la presente nos dirigimos a ustedes con la finalidad de

notificarles el cercano vencimiento de la(s) factura(s) como se detalla a

continuación:

Fecha de emisión

Numero de factura Monto Fecha de

vencimiento

Las facturas antes detalladas, aun no han llegado a su fecha de

vencimiento. Agradecemos su atención y lo invitamos a cancelar su cuenta, a

fin de que pueda disfrutar de nuestros beneficios.

Para más información o ante cualquier inquietud no dude en

comunicarse con nosotros.

Se despide, _________________ Firma.

179

Anexo 8

Valuación de inventario bajo el método P.E.PS

Producto Cantidad Máxima Cantidad Mínima Método

PEPS

# FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS SALDOS

CONCEPTO FRA NO. CANTIDAD VR. UNITARIO VR. TOTAL CANTIDAD VR. UNITARIO VR. TOTAL CANTIDAD VR. UNITARIO TOTAL

1

2

3

4

5

6

Costos

180

Anexo 9

Comprobante de abono

Diserpro, C.A.

Maracaibo.

Comprobante de abono

Nº. 1111

Fecha Recibido de valor

01/01/2013 (nombre del empleado) cantidad: 500bs

Código Referencia Descripción Valor

abonado

Nuevo saldo

2222 1111 Préstamo a empleado 500bs 2.000bs

Valor en letras: Quinientos bolívares.

Preparado Aprobado contabilizado revisado firma de Recibido

181

Anexo 10

Estructura Financiera

Activos Pasivos

Activo corriente 56% Pasivo corriente 45%

Efectivo Cuentas por pagar proveedores

Inventario de mercancías Otros pasivos corrientes

Otros activos corrientes

Activo no corriente 44% Pasivo no corriente 38%

Propiedad, Planta y Equipos Préstamos Bancarios.

(Edificios, almacenes, vehículos, Otros pasivos no corrientes

equipos de refrigeración, entre

Otros). Patrimonio 27%

Otros activos no corrientes Capital social

(acciones comunes y preferentes)

Utilidades no distribuidas