CAPÍTULO III ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA (AMAG)€¦ · La Academia de la Magistratura fue creada...

Lineamientos para la formulación de un plan estratégico de laBiblioteca de la Academia de la magistratura. Vega Quiroz, LuisEnrique.

CAPÍTULO III

ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA (AMAG) Y

BIBLIOTECA AMAG

3.1. Antecedentes de la Academia de la Magistratura

La Academia de la Magistratura fue creada por mandato de la

Constitución Política de 1993, en cuyo artículo 151 establece que es de su

competencia la formación y perfeccionamiento de jueces y fiscales,

constituyéndose así como uno de los pilares del sistema judicial peruano.

La Academia de la Magistratura se encuentra constituida como persona

jurídica de derecho publico interno. Si bien la Carta Magna establece que

forma parte del Poder Judicial 29 y por un problema técnico legislativo la

incluyen dentro del capítulo destinado al Consejo Nacional de la Magistratura,

su Ley Orgánica le reconoce autonomía académica, económica, administrativa

y de gobierno.

La finalidad, objetivos y organización de la Academia de la Magistratura

se encuentran regulados en su ley orgánica30 y en su estatuto 31.

“La Academia de la Magistratura, consciente de su misión de contribuir a

la mejora y el desarrollo del servicio público de administración de justicia en el

Perú, inspira su accionar en los siguientes principios: la primacía de la persona

29 Constitución Política del Perú , 1993. Artículo 51. La Academia de la Magistratura, que forma parte delPoder Judicial, se encarga de la formación y capacitación de jueces y fiscales en todos sus niveles, paralos efectos de su selección.30 Ley Orgánica de la Academia de la Magistratura. Ley 26335, publicada en el diario oficial El Peruanoel 21 de julio de 1994.31 Estatuto de la Academia de la Magistratura. Aprobado por Resolución N.º 022-2001-AMAG-CD,publicado en el diario oficial El Peruano el 19 de abril de 2001.


humana y sus derechos a la vida, a la paz y a la justicia como función

fundamental para la consolidación de la democracia; la función jurisdiccional

como la de mayor responsabilidad y prioridad social; la independencia del

magistrado; la formación integral de los magistrados y su permanente

capacitación y superación profesional. Asimismo, considera la honradez, la

prudencia, la firmeza y la integridad moral, como virtudes inherentes a la

persona del magistrado” Academia de la Magistratura (1999)32.

3.2. Organización y funciones

3.2.1. Ley orgánica

La Academia de la Magistratura cuenta con su respectiva Ley Orgánica,

Ley N.º 26335, en la que se manifiesta que la AMAG tiene como propósito

fundamental contribuir al mejoramiento y desarrollo de la justicia en el Perú,

privilegiando la persona humana y sus derechos a la paz, la vida y la justicia

social como valores centrales de la Sociedad, asumiendo el servicio de justicia

como función fundamental para la consolidación de la democracia.

Por otro lado, en la referida ley se indica el objetivo de la institución:

a) La formación académica de los aspirantes a cargos de magistrado del

Poder Judicial y del Ministerio Público.

b) La capacitación académica para los ascensos de los magistrados del

Poder Judicial y Ministerio Público.

c) La actualización y perfeccionamiento de los magistrados del Poder

Judicial y del Ministerio Público.

La Academia de la Magistratura, según su ley orgánica vigente, se

encuentra conformada por los siguientes órganos:

32 Academia de la Magistratura. Memoria anual 1998. Lima: AMAG, 1999, p. 10-11


a) Rectores : Consejo Directivo

b) Ejecutivos : Director General

Director Académico

Secretario Administrativo

c) De apoyo : Comité Consultivo

Consejo Académico

El más alto órgano de la Academia de la Magistratura es el Consejo

Directivo, que está conformado por siete consejeros, designados del siguiente

modo:

Tres por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial

Dos por la Junta de Fiscales Supremos del Ministerio Público

Uno por el Consejo Nacional de la Magistratura

Uno por la Junta de Decanos de los Colegios de Abogados de la República.

El Director General es nombrado, previo concurso público convocado

por el Consejo Directivo, mientras que el Director Académico y el Secretario

Administrativo son designados por el Consejo Directivo a propuesta del Director

General.

El área medular de la AMAG es el área académica, siendo la Secretaría

Administrativa un medio de apoyo para el desarrollo de sus actividades que se

planifica.

3.2.2. Manual de organización y funciones

El Manual de organización y funciones de la Academia de la

Magistratura, documento de naturaleza normativa, formaliza y establece los

flujos de trabajo, describe el perfil del puesto y el perfil de competencias del

personal así como su dependencia jerárquica. A continuación se desarrollan las

principales funciones de las áreas de la institución.


a. Del Consejo Directivo

El Consejo Directivo es el órgano encargado de aprobar la política

general de la Academia, el plan anual de actividades, los reglamentos

académicos y de organización y funciones, los planes de estudio y el proyecto

de presupuesto. Asimismo, nombra y remueve al Director General, al Director

Académico y al Secretario Administrativo de la Academia.

b. De la Dirección General

A cargo del Director General, que dirige y representa a la Academia,

goza de autonomía en el ejercicio de sus funciones, administra los recursos de

la Academia, autoriza los gastos y pagos de acuerdo al presupuesto,

selecciona y contrata al personal docente y no docente de la Academia y

cumple funciones de acuerdo al estatuto y reglamento de la AMAG.

c. De la Dirección Académica

Está a cargo del Director Académico, cuyas funciones principales son

formular y desarrollar el plan de estudios. Asimismo, dirige las actividades

académicas y propone, al Director General, el personal docente que será

seleccionado por concurso.

d. De la Secretaría Administrativa

Tiene como funciones principales ejecutar las actividades de gestión

administrativa, dirigir los servicios generales y al personal no docente.

Asimismo, registra las certificaciones emitidas a los discentes de la AMAG.

La Secretaría Administrativa, según el Manual de Organización y

Funciones, tiene a su cargo las oficinas de Personal, Contabilidad y Finanzas,

Logística e Informática.


3.3. Actividad académica

La Academia de la Magistratura inició sus funciones en 1995. Para ello,

en atención a lo prescrito por la Constitución de 1993, se definieron tres líneas

de formación académica:

3.3.1. Programas académicos

En términos generales, dichos programas tienen por objeto impartir

conocimientos en el campo jurídico y disciplinas no jurídicas complementarias,

reforzar habilidades y aptitudes, así como el compromiso con valores y

principios éticos.

a. Programa de Actualización y Perfeccionamiento (PAP)

El objetivo principal del programa es brindar capacitación integral a los

magistrados del Poder Judicial y Ministerio Público en forma descentralizada,

con el propósito de optimizar el servicio de justicia a nivel nacional.

b. Programa de Formación de Aspirantes (PROFA)

El fin del presente programa es preparar académicamente a los

candidatos a la carrera judicial y fiscal. Está dirigido a magistrados

provisionales o suplentes así como a los abogados interesados en postular

ante el Consejo Nacional de la Magistratura, a cargos titulares ante el Poder

Judicial y Ministerio Público.

c. Programa de Capacitación para el Ascenso (PCA).

Programa académico que “habilita para postular al cargo

inmediatamente superior a los integrantes de la carrera judicial y fiscal que

gozan de la condición de titulares, en el marco de la normatividad constitucional

y legal vigente. Este programa busca preparar a los magistrados interesados


en ascender al nivel superior que aspiran” Perú. Comisión Ejecutiva del Poder

Judicial (1999)33.

3.3.2. Proyectos

Se describen como acciones de naturaleza temporal o que responden a

encargos específicos emanados de disposiciones legales.

3.3.3. Actividades

Constituyen acciones complementarias a las dos anteriores y cuya

ejecución se traduce en resultados periódicos y puntuales.

Con el objetivo de descentralizar las actividades académicas, en la

gestión presidida por el Dr. Manuel Macedo Dianderas, se establecieron las

sedes desconcentradas de la Academia de la Magistratura34, la cual cuenta con

una sede principal ubicada en Lima. Las sedes son: norte (Chiclayo), sur I

(Arequipa) y sur II. (Cusco).

3.4. Marco estratégico institucional

La elaboración de un plan estratégico en las entidades del sector público

permite planificar en forma ordenada su accionar a fin de articular los objetivos

y resultados institucionales de corto plazo, con otros de perspectiva temporal

mayor, posibilitando la medición del impacto de la gestión presupuestaria en el

entorno en que se desenvuelven.

33 Perú. Comisión Ejecutiva del Poder Judicial. Reforma judicial: gestión administrativa, soportede la función jurisdiccional. Lima: CEPJ, 1999, p. 105

34 Establecen sedes desconcentradas de la Academia de la Magistratura en las ciudades de Arequipa,Cusco y Piura, aprobadas por Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N.º 349-98-SE-TP-CME-PJ, modificada por Resolución N.º 474-98-SE-TP-CME-PJ. Asimismo, establecen sededesconcentrada de la Academia de la Magistratura en la ciudad de Chiclayo.


La Academia de la Magistratura elaboró su plan estratégico institucional

periodo 2002-2006, como instrumento guía de su gestión para el cumplimiento

de sus objetivos estratégicos, y definición de su visión y misión institucional.

En el desarrollo del Plan Estratégico de la Academia de la Magistratura

se da énfasis en la ampliación de la cobertura académica de formación y

capacitación de los magistrados del Poder Judicial y Ministerio Público de todo

el país. Asimismo, se manifiesta el deseo de contar con una infraestructura

adecuada e incorporar a los magistrados en la utilización de medios

informáticos para el desempeño de sus funciones, así como para su formación

y capacitación. Finalmente, se plantea formar un grupo de investigadores que

generen permanentemente una oferta de información académica.

3.4.1. Visión institucional

La visión, según el plan estratégico institucional, es la siguiente:

“La Academia de la Magistratura tiene un compromiso con la

justicia peruana, mediante la permanente capacitación y formación

de magistrados.

Coadyuva a una judicatura sólida moral e intelectualmente,

que responda a las necesidades de justicia de la sociedad.

Contribuye al prestigio, independencia y equidad del servicio

público de justicia que brinda el Estado”.

3.4.2. Misión institucional

La misión, según el plan estratégico institucional, es la siguiente:

“La Academia de la Magistratura es el órgano constitucional

de capacitación y perfeccionamiento de jueces y fiscales del país,


desarrolla sus actividades considerando las necesidades temáticas

de la judicatura en todos sus niveles.

Contribuye eficazmente al mejoramiento sostenido de la

administración de justicia, preparando magistrados que puedan

afrontar con solvencia académica, moral y ética los desafíos de la

administración de justicia.

La Academia de la Magistratura financia sus actividades con

recursos del tesoro público, en algunos casos prevé solicitar el

apoyo económico de instituciones de cooperación técnica

internacional”.

3.4.3. Objetivos estratégicos

Los logros que se esperan alcanzar teniendo en cuenta la visión y misión

institucional, según se encuentra plasmado en el Plan Estratégico de la

Academia de la Magistratura, son los siguientes:

a. Optimizar el nivel de formación y capacitación de magistrados del Poder

Judicial y del Ministerio Público.

b. Desarrollar un sistema informático de información integrado, de alcance

nacional, de contenido académico judicial-fiscal, cuyos principales usuarios

serán los magistrados del Poder Judicial y del Ministerio Público.

c. Contar con líneas de investigación cuya producción de estudios e

información de carácter académico judicial-fiscal sea de reconocida calidad y

utilidad por parte de los operadores de la administración de justicia en el ámbito

nacional e internacional.


3.5 Antecedentes de la biblioteca AMAG

La biblioteca de la Academia de la Magistratura es una unidad de

información especializada en el quehacer jurídico cuyos usuarios potenciales

son los jueces y fiscales del Poder Judicial y Ministerio Público. La biblioteca

inició sus actividades en enero de 1996 como ente de apoyo a las actividades

de formación, capacitación, actualización y perfeccionamiento de los

magistrados. En los primeros meses de gestión se benefició de una importante

donación de libros jurídicos españoles y recursos informáticos gracias a la

ejecución del Proyecto DEM/PER/94/50 elaborado por la Academia de la

Magistratura en el marco del Convenio de Financiación suscrito en 1994 entre

la Unión Europea y la República del Perú.

En la primera gestión de la biblioteca (1996-1998) se implementaron dos

bases de datos: una que almacenaba la colección de libros y otra de

documentos. Para tal fin se utilizó el programa Micro CDS/ISIS.

Con el propósito de brindar información a través de la página web

institucional se adquirió, en virtud de convenio con la Unión Europea, una

interface de consulta vía internet, a través de que el usuario podrá acceder

desde cualquier parte del mundo a la colección bibliográfica de la biblioteca.

Dicha interface está operativa desde mayo del 2002.

En la gestión de 1998-2001 se emitió y publicó en el Diario Oficial El

Peruano el Reglamento de la biblioteca de la Academia de la Magistratura35.

En dicho documento se reglamentan los procedimientos para el uso de la

biblioteca y los servicios que ella brinda, y se establecen las faltas y sanciones

que generan su incumplimiento. (ver anexos)

35 Aprueban el Reglamento de la Biblioteca de la Academia de la Magistratura, a través de la ResoluciónDirectoral N.º 121-2000-AMAG, publicada el 19 de octubre de 2000.


Dentro de dicho periodo se propuso que los servicios de la biblioteca

que tengan un costo para los usuarios sean contemplados en el Texto Único de

Procedimientos Administrativos de la institución. Es así que por vez primera los

servicios de la biblioteca fueron tomados en cuenta en tal documento,

aprobado por la resolución de la Comisión de Reorganización y Gobierno N.º

034-99-CRG-AMAG, publicado el 30 de noviembre de 1999. El servicio que

estaba contemplado en aquel entonces fue el servicio de fotocopias. Ahora con

el transcurrir del tiempo y el avance de la tecnología se han implementado

nuevos servicios de la biblioteca incluidos muchos de ellos en el TUPA

vigente36.(ver anexos)

En la actualidad, dentro de las cuatro sedes académicas de la Academia

de la Magistratura (Lima, Lambayeque, Cuzco, Arequipa) solo existe una

unidad de información, que está situada en la sede central: Lima. Cualquier

solicitud de información de las sedes es coordinada vía telefónica o correo

electrónico.

3.5.1. Objetivos

Conforme a la misión institucional y en atención a la función de apoyo a las

actividades académicas de la institución se plantean los siguientes objetivos37:

—Asegurar una eficaz atención a las demandas de servicios a magistrados a

nivel nacional vía internet, correo electrónico y fax.

—Automatizar las colecciones de fuentes de información impresas y digitales,

así como los servicios de préstamo y difusión de la información.

36 Aprueban el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Academia de la Magistratura através de la Resolución N.º 014-2002-AMAG-CD-P.37 Perú. Comisión Ejecutiva del Poder Judicial. Reforma del Poder Judicial: la reforma en cifras.Informe al 30 de setiembre de 1999. Lima: CEPJ, 2000, p.155-156.


—Brindar acceso en línea a través de nuestras bases de datos accesibles por

internet.

—Lograr que las bases de datos estén operativas, actualizadas y sean

percibidas como de alta calidad por los usuarios internos y externos.

—Conseguir que el usuario perciba la alta calidad en el servicio de referencia a

bases de datos en línea y en CD-ROM, publicaciones periódicas impresas y

electrónicas, préstamo interbibliotecario y contacto con organizaciones

afines.

3.5.2. Infraestructura

La biblioteca de la Academia de la Magistratura atiende a sus usuarios

en el primer piso de su local institucional central, ubicado en la Av. Gregorio

Escobedo 426, Jesús María.

La biblioteca cuenta, en la actualidad, con un área de aproximadamente

55 m2, distribuidos adecuadamente en sus áreas de trabajo existentes: Área de

Dirección de la biblioteca, Área de lectura en sala, Área de colección de la

biblioteca.

3.5.3. Funciones

El Manual de Organización y Funciones de la institución establece las

funciones que tiene el encargado de la biblioteca, las cuales son las

siguientes:

— Planifica, organiza y supervisa la atención a los usuarios de la

biblioteca, en los servicios de préstamo de bibliografía especializada y

en de búsqueda de información

— Programa, selecciona y propone la adquisición de publicaciones,

acorde con los lineamientos de la política académica


— Promueve y realiza el intercambio informativo con las bibliotecas

especializadas de universidades, centros de investigación, centros

bibliográficos y documentales, sean estos nacionales o

internacionales, desarrollando una base de datos de información

virtual.

— Administra la videoteca, hemeroteca y demás servicios documentales

en diferentes formatos.

— Informa periódicamente a los docentes y discentes de los servicios

que brinda la biblioteca, las nuevas publicaciones y de los distintos

archivos.

— Organiza, elabora y propone a la Dirección Académica un plan

operativo anual de la biblioteca y sus servicios técnicos para

magistrados

— Realiza otras actividades propias del cargo que le asigne el Director

Académico.

3.5.4. Colección de recursos de información

La biblioteca cuenta con una colección de recursos de información en el

campo del derecho y materias afines a este, presentados en diversos formatos:

libros, obras de referencia, revistas, documentos, separatas, vídeos, CD-ROMs

e información captada en internet; todos ellos debidamente ordenados y

clasificados bajo la modalidad de numeración correlativa.

a. Libros. Cuenta con 3 508 títulos actualizados en las diferentes ramas

del derecho, a saber: Derecho civil, Derecho penal, Derecho

constitucional, Derecho comercial, etc., así como en las áreas de

interés jurisdiccional, como gestión, ética, razonamiento jurídico, etc.


b. Obras de referencia. Esta colección está compuesta por material de

referencia (diccionarios, enciclopedias especializadas, anuarios,

manuales, directorios, guías, compendios de legislación y

jurisprudencia, etc.). En la actualidad existen 72 títulos.

c. Hemeroteca. Colección conformada por publicaciones periódicas

nacionales y extranjeras de índole jurídico (boletines, revistas,

periódicos, etc.). Asimismo, cuenta con un archivo de artículos

periodísticos de temas relacionados con la Academia de la

Magistratura, el Consejo Nacional de la Magistratura, el Poder

Judicial y Ministerio Público y con artículos de doctrina jurídica.

d. Documentos. La colección de documentos está conformada por

documentos de trabajo, informes y conferencias, referentes a la

Academia de la Magistratura y a la reforma del Poder Judicial.

e. Separatas. Está colección está compuesta por materiales de

enseñanza y de trabajo de los programas académicos de la

institución: Programa de Actualización y Perfeccionamiento,

Programa de Formación de Aspirantes, Programa de Capacitación

para el Ascenso, así como del Proyecto de Autocapacitación Asistida

“Redes de Unidades Académicas”.

f. Videos. Colección conformada por videos que contienen sesiones de

clases, seminarios, conferencias magistrales y actividades

académicas, cuyos protagonistas son el personal docente,

administrativo y discentes de la Academia de la Magistratura.

g. Tesinas. Esta colección está conformada por las tesinas y

propuestas innovativas, presentadas y sustentadas por los discentes


del Programa de Formación de Aspirantes de la Academia de la

Magistratura.

h. Multimedia. Conformada por CD-ROMs, casetes y disquetes. La

biblioteca está suscrita al SPIJ (Sistema de información jurídica

peruana), software de información legal del Ministerio de Justicia, el

cual permite el acceso a texto completo de las normas legales,

legislación especializada, leyes orgánicas y las constituciones

políticas del mundo.

3.5.5. Automatización

Recogiendo la definición de la Ing. Beau Flores Atoche (2002)38, una

“biblioteca automatizada tiene diferentes interpretaciones, que pueden ir

desde el uso de la computadora como un apoyo para seguir realizando las

tareas de la biblioteca a la manera usual, por ejemplo, generando tarjetas

impresas para los ficheros manuales de título, autor y temas o, por el contrario,

usando la computadora para efectuar un cambio radical prescindiendo, por

ejemplo, de los ficheros manuales y sustituyéndolos por ficheros virtuales,

mostrando tablas de contenido de la bibliografía registrada y, aun más, con la

facilidad adicional de que la bibliografía registrada pueda ser consultada desde

cualquier lugar del mundo vía internet”

En este sentido, la biblioteca AMAG se encuentra automatizada gracias

a que cuenta con una interface de consulta, búsqueda y reserva en internet,

con la aplicación de tecnología de código de barra. Esta interface permite la

consulta a nuestras bases de datos en internet a través de la página web de la

AMAG.

38 Flores Atoche, Beau. Automatización de bibliotecas: herramientas para su desarrollo. [enlínea]: <http: // quipu.uni.edu.pe / otroswww / webproof / public / revistas / theke / 7 /automatización.htm> [consulta: 21 de julio de 2002].


Para el servicio de lectura en sala contamos con una terminal

(computadora) donde se encuentra instalada la interface de búsqueda

bibliográfica. El usuario puede hacer personalmente sus búsquedas y

requerimientos de información a través de dicho terminal.

Asimismo, los usuarios pueden formular solicitudes de información a la

biblioteca por cualquier vía de comunicación: teléfono, fax o e-mail, siendo

atendidos inmediatamente por el personal de biblioteca, utilizando todas las

herramientas de información existente y transmitiendo lo solicitado por

cualquiera de las vías de comunicación señaladas. A continuación se da una

breve descripción de las bases de datos existentes:

FORMA Base de datos bibliográfica (libros y obras de referencia).

REVIS Artículos de publicaciones periódicas.

VIDEOS Base de datos de videos de los programas académicos de la AMAG.

DOC Base de datos de documentos y materiales de los programas

académicos de la AMAG.

TESIS Base de datos de las tesinas y propuestas innovativas realizadas por

alumnos de la AMAG.

NEWS Base de datos de artículos periodísticos sobre temas de la AMAG,

Poder Judicial, Ministerio Público, Consejo Nacional de la

Magistratura y doctrina jurídica.


3.5.6 Servicios de información

Los servicios están contemplados tanto en el Reglamento de la

biblioteca como en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la

institución. (En este último figuran los servicios que tienen un costo.) Citando

los servicios en general tenemos:

a. Préstamo a domicilio. Servicio que se brinda solamente al personal

administrativo y académico de la institución por determinados días. Son

objeto de préstamo los libros y videos. No está permitido el préstamo de

obras de referencia ni de publicaciones seriadas.

b. Consulta en sala. Servicio por el cual se proporciona a los usuarios

material bibliográfico para ser utilizado exclusivamente en la sala de

lectura, dentro del horario establecido.

c. Servicio de referencia. Permite realizar una búsqueda selectiva de

información legal en bases de datos en línea, discos compactos e

internet, las cuales son atendidas por correo electrónico, fax y teléfono.

d. Servicio de alerta informativa. Mediante este servicio se informa a los

usuarios internos y externos de las nuevas publicaciones ingresadas a

biblioteca, tanto libros como revistas, vía correo electrónico.

e. Servicio de fotocopia. Se ha establecido el sistema de autoservicio

para fotocopias de capítulos de publicaciones, lo que facilita la

optimización del servicio y la satisfacción del usuario. En este servicio se

vigila el cumplimiento de la ley de derechos de autor. Las publicaciones

sobre legislación y jurisprudencia son de libre disposición.


f. Préstamo interbibliotecario. Se efectúa entre unidades de información

afines a la Academia de la Magistratura, de acuerdo a convenios

formales de intercambio.

Cabe indicar que se cuenta con una colección importante de videos de

los programas académicos de la AMAG, sin embargo, por falta de espacio

físico y tecnología adecuada no se brinda al público el acceso a ellos.

Asimismo, se indica que dentro del plan de actividades del presente año se

está proponiendo la creación del Servicio de Videoteca, el cual en su primera

etapa de implementación estará dirigido a los magistrados del Poder Judicial y

del Ministerio Público.

3.6 Análisis del entorno de la biblioteca AMAG

“La finalidad del análisis ambiental o entorno consiste en descubrir las

formas en que los cambios de los ambientes económicos, tecnológicos,

socioculturales y política legal de una organización la afectarán

indirectamente”. James Stoner, (1992)39

3.6.1. Entorno indirecto

Son los principales factores o fuerzas externas que interfieren en el

accionar de la unidad de información, estos pueden ser de carácter económico,

tecnológico, sociocultural, etc.

3.6.1.1. Aspecto económico

Las decisiones económicas del gobierno, de los proveedores y de los

clientes influencian de una u otra forma en las actividades de la unidad de

información por ser un ente económico. Es por ello que resulta muy importante

pronosticar y evaluar la situación económica en la que se desenvuelva la

institución.

39 Stoner, James A. F. Administración.-- 3ª ed.-- México: Prentice-Hall Hispanoamericana,1992, p.202


En lo económico, la Academia de la Magistratura, como toda entidad del

estado, se basa, para el ejercicio de sus funciones, en las normas de gestión

presupuestaria del estado. El presupuesto es el instrumento de la gestión

económica y financiera en cual se estiman los ingresos a obtenerse y la

autorización de los niveles máximos de gastos. Es importante el presupuesto

porque constituye el elemento básico de la planificación institucional y orienta la

administración de la gestión pública.

El presupuesto institucional, que es la previsión de ingresos y gastos

debidamente equilibrado que las entidades aprueban para un ejercicio

determinado, debe prevenir el cumplimiento de los objetivos institucionales y

metas presupuestarias trazadas para el año fiscal, los cuales se contemplan en

las actividades y proyectos definidos en la estructura funcional programática.

La ley de presupuesto público, en estos últimos años, se mantiene con

una política económica de austeridad en las instituciones del Estado, lo cual de

una u otra manera afecta a las actividades de la Academia de la Magistratura y,

por ende, a la biblioteca en lo referente a la contratación del personal,

remuneraciones y adquisición de equipos.

3.6.1.2. Aspecto tecnológico

Hoy en día el factor tecnológico se presenta como un factor decisivo

para la supervivencia de las unidades de información y para cualquier

organización. Es por ello importante considerar la situación actual y las

tendencias del desarrollo tecnológico en la formulación del planeamiento

estratégico. En el plan estratégico institucional de la Academia de la

Magistratura se busca aprovechar al máximo el uso de las nuevas tecnologías.

Así, se plantea “desarrollar un sistema informático de información integrado de

alcance nacional, de contenido académico judicial, cuyos principales usuarios


son los magistrados del Poder Judicial y del Ministerio Público” Academia de la

Magistratura (2002)40

Asimismo, como objetivos estratégicos se plantea integrar

informáticamente en forma sistemática, automatizada y permanente la

información académica administrativa por los programas de la AMAG, así

como la proveniente de la gestión administrativa [y] equipar a los magistrados

del Poder Judicial y Ministerio Público de los medios informáticos necesarios

para su formación virtual y oportuna, incorporándolos a las ventajas que ofrece

la internet

3.6.2. Entorno directo

Son los factores que afectan más directamente a las unidades de

información. Es la influencia del área de acción directa, que se desarrolla

cuando los factores actúan sobre los usuarios, los proveedores, la tecnología

apropiada, la política sectorial, la competencia, etc.

3.6.2.1. Usuarios

Son las personas que califican la calidad del servicio y la imagen

institucional proyectada. El éxito o fracaso de las unidades de información

depende de la satisfacción del usuario. Son usuarios de la biblioteca de la

Academia de la Magistratura, según el reglamento, los siguientes:

a. Usuarios internos

a.1. Personal administrativo

Son los trabajadores de la Academia de la Magistratura pertenecientes a

las diferentes áreas de gestión: Dirección General, Secretaría Administrativa,

Logística, Finanzas, Impresiones, etc. Tienen derecho a todos los servicios

40 Academia de la Magistratura. Plan estratégico institucional: Período 2002-2006. Lima:AMAG, 2002.


brindados por la biblioteca y en especial el préstamo a domicilio de hasta tres

(3) ejemplares por el lapso de siete (7) días hábiles.

a.2. Personal académico

Son los trabajadores pertenecientes a la Dirección Académica de la

institución, entre ellos personal de los programas académicos y de los

proyectos

Al igual que el personal administrativo, tienen derecho a todos los

servicios de la biblioteca con la diferencia de que en el servicio de préstamo a

domicilio son beneficiados hasta con cinco (5) ejemplares por el lapso de siete

(7) días hábiles.

a.3. Docentes de la AMAG

Son los profesores que dictan cursos en los diferentes programas

académicos de la institución. Tienen derecho a todos los servicios de la

biblioteca excepto el de préstamo de libros a domicilio.

En el presente cuadro se da a conocer el índice de consultas y de

préstamos de los dos principales servicios que brinda la biblioteca al personal

académico y administrativo de la AMAG.

Cuadro N.º 1

ESTADÍSTICA DE LOS PRINCIPALES SERVICIOS PARA EL USUARIO INTERNO

(1999-2001) Años

Servicios 1999 2000 2001

Préstamo a

domicilio

1 857 1 789 907

Referencias 1 122 1 271 1 630

Fuente: Estadísticas de los servicios de la biblioteca AMAG


Los usuarios que recurren con mayor frecuencia al servicio de préstamo

a domicilio forman parte del personal académico, usuarios encargados de

evaluar, seleccionar y diseñar los cursos que imparte la Academia de la

Magistratura.

Como se verá, (Cuadro N.º 1) el servicio de préstamo a domicilio ha ido

decreciendo. El año de mayor consulta fue el de 1999, con un total de 1 857

préstamos realizados. Esto se debió a que estaba en plena fase de selección el

contenido temático de los cursos del Programa de Formación a Aspirantes

(PROFA).

En el segundo servicio, el de referencias, que son solicitudes de leyes y

bibliografías efectuadas y atendidas mediante vía telefónica o correo

electrónico, las consultas han ido aumentando año tras año. En 1999 se

atendieron 1 122 consultas; en el año 2000, 1 271, aumentando un 13%

respecto al año anterior y, finalmente, en el año 2001 se efectuaron 1 630

consultas, observándose un aumento del 28% respecto al año 2000.

b. Usuarios externos

Son aquellos usuarios que no pertenecen a la institución y que visitan la

biblioteca con interés de satisfacer sus necesidades de información. Entre ellos

podemos mencionar:

b.1. Magistrados del Poder Judicial y Ministerio Público

Son todos los jueces y fiscales del Poder Judicial y Ministerio Público,

ya sean titulares, suplentes o provisionales. Los magistrados que más

concurren a la biblioteca son los pertenecientes a los distritos judiciales de

Lima, Cono Norte y Callao.

Los magistrados que se encuentran fuera de Lima, y que necesitan

alguna bibliografía sobre determinado tema, lo solicitan a través de la vía


telefónica o e-mail, y sus consultas son atendidas a través de este último medio

de comunicación. Muchos de ellos pueden ser discentes de los cursos que

imparte la Academia de la Magistratura

b.2. Abogados

Abogados interesados en la carrera judicial y fiscal, con el fin de postular

ante el Consejo Nacional de la Magistratura.

Abogados que siguen cursos de posgrado, que visitan la biblioteca para

elaborar sus tareas académicas.

b.3. Estudiantes de Derecho

Alumnos de las facultades de Derecho de las diversas universidades del

país (públicas y privadas) y de diferentes años de estudio.

b.4. Unidades de información afines a la institución

Unidades de información que solicitan los servicios que brinda la biblioteca,

en especial el préstamo interbibliotecario. Dicho servicio se efectúa previa

coordinación con el responsable de la unidad de información.

b.5. Otros

Demás usuarios, como sociólogos, historiadores, estudiantes de

administración, investigadores, etc.

A continuación se muestra en el siguiente cuadro (cuadro Nº 2) la cantidad

de consultas efectuadas en los tres últimos años. Dicho cuadro está elaborado

mes por mes con el propósito de conocer los meses de mayor y menor

afluencia de público, y también con el fin de conocer el crecimiento de usuarios

que ha tenido la biblioteca.


Cuadro N.º 2

CONSULTAS EFECTUADAS EN EL SERVICIO DE LECTURA EN SALA

(1999-2001)

Años

Meses 1999 2000 2001 Total

Enero 105 138 843 1 086

Febrero 98 436 1 376 1 910

Marzo 153 197 840 1 190

Abril 119 252 489 860

Mayo 355 759 841 1 955

Junio 393 1 031 919 2 343

Julio 420 565 430 1 415

Agosto 538 839 459 1 836

Setiembre 676 1 133 881 2 690

Octubre 737 1 109 1 853 3 699

Noviembre 606 1 386 1 199 3 191

Diciembre 96 668 278 1 042

Total 4 296 8 513 10 408 23 217


Como se observa, en los años 1999 y 2000, los primeros meses (enero,

febrero y marzo) son los de menos afluencia de usuarios, debido a que muchos

de ellos dejan sus actividades académicas y se encuentran de vacaciones

(universitarios, alumnos de posgrado, etc.).

En cambio, en los meses de enero, febrero y marzo de 2001 se contó

con más usuarios, de los cuales muchos de ellos eran estudiantes del

Programa de Formación de Aspirantes de la AMAG, entre ellos abogados y


magistrados (provisionales y suplentes) que se encontraban investigando para

realizar sus tesinas y propuestas innovativas para postular ante el Consejo

Nacional de la Magistratura.

El mes de diciembre, generalmente es muy baja la asistencia de

usuarios ya que muchos ya han culminado sus actividades académicas.

Los meses con mayor afluencia de usuarios, conforme al cuadro, son:

setiembre, octubre y noviembre. En los meses mencionados, los usuarios se

encuentran estudiando para sus exámenes o elaborando y presentando

trabajos finales.

Como se distingue en el total, la afluencia de usuarios ha ido

aumentando y, con ellos, las consultas. En 1999 se atendió a un total de 4

296 consultas en sala; en el año 2000 hubo un aumento del 98% respecto al

año anterior, lográndose 8 513 consultas; mientras que en el año 2001 se

atendieron 10 408 consultas, observándose un aumento del 22% respecto al

año 2000.

En el siguiente cuadro (Cuadro N.º 3) se analizan las consultas

realizadas en el Servicio de Lectura en Sala, por tipo de usuarios, durante los

últimos tres años. Como se observa, las consultas han ido aumentando año

tras año por tipo de usuario.


Cuadro N.º 3

TIPO DE USUARIOS

(1999-2001)

Años

Usuarios 1999 2000 2001

Discentes

PROFA

264 1 008 1 424

Magistrados 365 509 881

Posgrado 955 2 719 2 696

Universitarios 2 701 4 221 5 294

Otros 11 56 113

Total 4 296 8 513 10 408


Los usuarios que realizan mayores consultas son los universitarios de

pregrado y posgrado. Los de pregrado representan en el año 1999 el 63% del

total de consultas anual; en el 2000 el 50%, y en el 2001 el 51%. Por otro lado

los de posgrado, en los años en mención, representan el 22%, 32% y el 26%

respectivamente.

Los usuarios con menos consultas en los años 1999, 2000 y 2001 son

los magistrados, quienes representan el 8%, 5% y 8%, respectivamente, del

total de consultas realizadas por año. El problema radica en que el horario de

atención al público, en los años en mención, no fue muy benevolente con los

magistrados, ya que era de 09:00 a 17:00 horas, horario en el cual los

magistrados se encontraban en plena actividad laboral, por ello la dificultad de

apersonarse a la biblioteca.


Los discentes del Programa de Formación de Aspirantes (PROFA)

representan en el año 1999 el 6% del total de consultas anual; en el 2000, el

11%,y en el 2001, el 13%, porcentaje que va aumentando año tras año a razón

de la cantidad de discentes que tiene el programa.

3.6.2.2. Proveedores

Son los agentes que proporcionan a las unidades de información los

insumos requeridos para la generación de productos y servicios con el fin de

lograr la satisfacción del cliente., por consiguiente el éxito de la biblioteca

depende de los buenos productos y de la calidad de los servicios que puedan

brindar los proveedores, teniendo como jurado calificador de los servicios al

propio usuario.

El desarrollo de las colecciones de la biblioteca institucional se debe al

constante requerimiento de catálogos bibliográficos de las diferentes editoriales

del país y del extranjero (en especial España), los cuales son sujetos de

evaluación por la Dirección Académica para la futura compra de libros. El trato

es directo: en forma personal, vía comunicación telefónica o por correo

electrónico.

a. Proveedores nacionales

Son las entidades dedicadas a la producción de textos jurídicos,

ubicadas, en su mayoría en Lima, las cuales dejan periódicamente sus

catálogos de libros para su evaluación y adquisición. Entre ellas tenemos:

—Gaceta Jurídica

—Fondo Editorial de la PUCP

—Normas Legales

—Grijley

—Marsol Perú

—Cultural Cuzco


—Rodas

—Editorial Economía y Finanzas

—OSBAC

b. Proveedores extranjeros

Son las entidades dedicadas a la producción de libros jurídicos, en su

mayoría ubicadas en España, las cuales periódicamente hacen llegar sus

catálogos de libros para su evaluación y adquisición por medio del correo

aéreo. Entre las principales tenemos:

—Editorial M. J. Bosch

—Editorial Marcial Pons

—Consejo Ejecutivo del Poder Judicial de España

Otra forma de adquisición se da a través de las donaciones de material

bibliográfico efectuadas por alumnos de la Academia de la Magistratura,

magistrados, abogados e instituciones públicas y privadas interesadas en

contribuir con el acervo bibliográfico de la biblioteca. Entre las principales

instituciones donantes tenemos:

—Ministerio de Justicia

—Comisión Andina de Juristas

—Defensoría del Pueblo

—Instituto Nacional de Estadística

—Desco

c. Proveedores especiales

c.1. Internet

Internet es una gigantesca red de redes de computadoras

interconectadas. Éstas ofrecen servicios a los usuarios. Básicamente podemos

ver a internet (la red para muchas personas) como una fuente inmensa de


información sobre cualquier contenido imaginable, que permite, además,

realizar funciones de comunicación.

Desde un punto de vista más amplio, internet constituye un fenómeno

sociocultural de importancia creciente, una nueva manera de entender las

comunicaciones que están transformando el mundo, gracias a los millones de

individuos que acceden a la mayor fuente de información que jamás haya

existido y que provocan un inmenso y continuo traspaso de conocimientos

entre ellos.

En la red de redes se obtiene información de interés jurídico de

diversos países. Existen buscadores y/o páginas webs especializadas en

derecho como son:

Teleley: portal legal peruano, publicado en internet desde 1996 y desarrollado

por Asesorandina S. R. L. y el Estudio Torres y Torres Lara & Asociados-

Abogados, donde se puede encontrar la síntesis legal peruana y comparada,

portales jurídicos, libros a texto completo, etc. La dirección web es

http://www.teleley.com

Diké. Portal de información y opinión legal. Es un proyecto especial del

rectorado de la Pontifica Universidad Católica del Perú, que se constituye en

una plataforma estructurada de acceso a una diversidad de materiales sobre

temas jurídicos que pueden ser consultados en internet. Este proyecto viene a

sumarse a otras iniciativas institucionales que buscan promover la aplicación

de las tecnologías de la información y las comunicaciones para usos

académicos y de investigación. Su dirección web es http://dike.pucp.edu.pe

ALERTANET-Portal de Derecho y Sociedad / Portal on Law & Society

ALERTANET. Es un portal sobre derecho y sociedad, multiculturalidad,

pueblos indígenas, pluralismo legal, justicia, control penal, mecanismos


alternativos de resolución de conflictos, mujer y género, derechos humanos,

democracia, teorías críticas del Estado, y asuntos latinoamericanos. Alertanet

promueve la Red latinoamericana de derecho y sociedad, a la que invitamos a

incorporarse. Su dirección web es http://www.alertanet.org.

c.2. Redes de información legal

Redes de información jurídica, formadas con el propósito de intercambiar

servicios de información.

Red de información jurídica (RIJ)

Es un programa de la Comisión Andina de Juristas creado para servir

como mecanismo de comunicación e información entre los sistemas judiciales,

defensorías del pueblo, sistemas nacionales e internacionales de protección de

derechos humanos, instituciones vinculadas y agentes de la sociedad civil de

los países de la región andina: Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Perú,

Venezuela. La RIJ constituye un espacio de intercambio de experiencias y de

diálogo permanente que busca proveer información confiable a magistrados,

investigadores, profesores universitarios estudiantes de derecho, funcionarios

defensoriales y de los sistemas judiciales, así como a toda persona interesada

en los derechos humanos. Su dirección web es http://www.cajpe.org.pe/rij

3.6.2.3. Tecnología de la información

La tecnología de la información es determinante en las unidades de

información, puesto que va a permitir mejorar la productividad y el dominio de

los servicios a los usuarios, de lo contrario, estas unidades podrían ser

desplazadas por no contar con la tecnología adecuada.

La biblioteca de la Academia de la Magistratura procura estar a la par

con los avances tecnológicos, y trata de contar con las novedades

tecnológicas que facilitan la transmisión de la información, contando para el


desarrollo de sus actividades con computadoras de última generación, un

scaner, una impresora láser y una lectora de códigos de barra.

3.6.2.4. Política sectorial

Corresponde al comportamiento y desarrollo de la normatividad del

sector a la cual la unidad de información pertenece. Dicha normatividad puede

ser favorable o desfavorable.

La Academia de la Magistratura, a diferencia de instituciones similares

de otros países, es un órgano de creación constitucional. Ello adquiere mucha

importancia, por lo que su organización, funciones y competencias se definen

en el más alto rango normativo. La biblioteca como órgano de apoyo a los

programas académicos de la AMAG se rige bajo el marco normativo de la

institución.

Por lo expuesto, el artículo 151 de la Carta Magna, establece, en primer

lugar, que la AMAG forma parte del Poder Judicial, por lo que se constituye en

la institución encargada de la capacitación de este poder del Estado. Asimismo,

el artículo constitucional precisa que a la AMAG le competen las funciones de

formación y capacitación de los jueces y fiscales de todo el país.

Como se indicó antes, la finalidad, objetivos y organización de la

Academia de la Magistratura se encuentran regulados en su ley orgánica y en

su estatuto. La Academia se encuentra constituida como persona jurídica de

derecho público interno. Si bien la Carta Magna establece que forma parte del

Poder Judicial, su ley orgánica le reconoce autonomía académica, económica,

administrativa y de gobierno.


3.6.2.5. Competencia

Fortunato Contreras (2001)41 nos da un alcance más afín a nuestra

realidad acerca de la competencia: “Las otras unidades de información se

constituyen en competencia al ofrecer mejores bienes y servicios a los

usuarios, desplazando a los que no son competentes”.

A continuación, un breve informe sobre las Unidades de Información que

consideramos competidores, que se encuentran situadas en Lima y ofertan

servicios similares a lo que brinda la biblioteca de la AMAG.

a. Biblioteca Central de la Universidad Católica del Perú. Está

ubicada en la Av. Universitaria s/n., San Miguel. Su colección está conformada

por diferentes materias de letras y ciencias, empero tiene una colección muy

importante de Derecho y Ciencias Políticas. Goza de acceso a sus bases de

datos vía internet. Sus usuarios son estudiantes de la misma universidad,

quienes son atendidos en el horario de lunes a viernes de 08:00 a 21:30 horas

y los sábados de 09:00 a 17:00 horas. Para el público externo, la atención es

durante los meses de actividad académica (abril – noviembre), los días jueves

de 14:00 a 19:00 horas.

b. Centro de Información de la Universidad de Ciencias Aplicadas.

Cuenta con una colección importante de Derecho y goza de acceso a bases de

datos, vía internet, a importantes portales de derecho en el mundo. La

tecnología de información con la que cuenta está acorde con los tiempos de

innovación. Los usuarios son los estudiantes de dicha universidad. El horario

de atención es de lunes a viernes de 08:00 a 22:00 horas y los sábados de

08:00 a 18.00 horas. La mencionada biblioteca cuenta con dos sedes: Campus

Monterrico, situada en la Av. Prolongación Primavera 2390, Pabellón B, pisos

41 Contreras Contreras, Fortunato. Planeamiento estratégico en bibliotecas y centros dedocumentación. Lima: Ediciones Bibliotecología en Debate, 2001, p.57


del 3.° al 5.°, teléfono 3133333, y el Campus Salaverry, situado en la Av.

Salaverry 2255, San Isidro, 3.er piso, teléfono 4192900.

c. Biblioteca del Congreso de la República. Posee un acervo

bibliográfico de diferentes materias de estudio, asimismo cuenta con

normatividad peruana emitida por los diferentes organismos públicos. Tiene

como usuarios principales a la Presidencia del Congreso, las vicepresidencias,

comisiones ordinarias, comisiones especiales, funcionarios, asesores y

servidores parlamentarios. Atiende a sus usuarios de lunes a viernes de 09:00

a 21:00 horas, en el 2.° piso del Palacio Legislativo, Plaza Bolívar s/n., Lima.

d. Centro de Información Y Documentación de la Comisión Andina

de Juristas. Cuenta con una colección importante sobre derechos humanos.

Está situada en Los Sauces 285, San Isidro, y su horario de atención para

público interno es de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 horas, y para público

externo (investigadores, instituciones, estudiantes de pre y posgrado, público

en general) los miércoles de 14:30 a 17:30 horas. Sus teléfonos son 4407907 y

4428094, anexos 120 y 123, respectivamente, y su correo electrónico es

[email protected].

e. Biblioteca de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la

Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Cuenta con una colección

especializada en Derecho. Está situada en el sótano de la Facultad de Derecho

y Ciencias Políticas de la Ciudad Universitaria de San Marcos, cruce de la Av.

Venezuela y Av. Universitaria s/n. El horario de atención es de lunes a viernes

de 08:00 a 21:45 horas. Sus usuarios principales son los estudiantes de dicha

Facultad, aunque también recibe la visita de estudiantes de otras facultades de

la Universidad los días martes y jueves. Para usuarios externos (público en

general), la atención se da los miércoles y viernes.


Cuadro N.º 4

GENERALIDADES DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN QUE COMPITEN CON LA

BIBLIOTECA DE LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA

Días de

atención

Días de

atención de los

usuarios

externos

Automatización

de la colección

Disponibilidad

del catálogo

en la web

Recursos

humanos

especializados

Local

PUCP

Lunes a viernes

08:00 a 21:30 h

Sábados de

08:00 a 17:00 h

Jueves

14:00 a 19:00 h Automatizado

Cuenta con

interface de

búsqueda

Bibliotecólogos Adecuado

UPC

Lunes a viernes

08:00 a 22:00

h

Sábados de

08:00 a 18:00 h

Automatizado

Cuenta con

interface de

búsqueda


CONGRESO

Lunes a viernes

08:00 a 21:00 h

Lunes a viernes



CID-CAJ

Lunes a viernes

09:00-20:00 h

Miércoles


Cuenta con

interface de

búsqueda

Bibliotecólogos Pequeño

Facultad de

Derecho de la

UNMSM

Lunes a viernes

08:00 a 21:45 h

Sábados de

08:00 a 13:00 h

Miércoles y

viernes

08:00 a 21:45 h

Automatizado

__ Bibliotecólogos Adecuado

AMAG Lunes a viernes

09:00 a 21:00 h

Sábados de

08:00 a 13:00 h

Lunes a viernes

09:00 a 21:00 h

Sábados de

08:00 a 13:00 h

Automatizado

Cuenta con

interface de

búsqueda

Bibliotecólogos Pequeño


Cuadro N.º 5

SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN QUE COMPITEN CON LA BIBLIOTECA DE

LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA

PUCP UPC CONGRESO CAJ UNMSM AMAG

Lectura en salaX X X X X X

Préstamo de

libros__ __ __ __ __ __

Alertas

informativas de

noticias

__ X X X __ X

Consultas vía

e-mail__ X __ X __ X

Estantería

abierta X X X X __ X

Servicio de

reprografía__ X X __ __ X

Préstamo

interbibliotecario__ __ __ X __ X

Búsqueda de

legislaciónX X X __ X X

Boletines

electrónicos__ X X X __ X

3.6.3. Posición estratégica externa

Es el reconocimiento y estudio de todas las condiciones e influencias

externas a la unidad de información, que de una u otra forma beneficia o

perjudica el desarrollo de las actividades que realiza.


De esta forma, como resultado del análisis efectuado, se definirán las

oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.

3.6.3.1. Oportunidades

Del análisis efectuado se puede considerar que la biblioteca de la AMAG

cuenta con las siguientes oportunidades:

— Internet

— Pertenencia a una red de información jurídica

— Demanda de la información

— Dación de la ley del libro

— Desarrollo de cursos de actualización profesional

— Uso de nuevas tecnologías de información

— Autonomía académica, económica y administrativa.

3.6.3.2. Amenazas

Del análisis efectuado se puede considerar que la biblioteca de la AMAG

se enfrenta a las siguientes amenazas:

— Restricciones presupuestales, política de austeridad en las instituciones del

Estado

— Reducción de personal en el sector público

— Crisis económica

— Costos volátiles de los proveedores

— Bajo poder adquisitivo de los usuarios provenientes del sector público.

— Falta de hábito de lectura en los usuarios.

— Falta de inversión en las nuevas tecnologías de información por la

institución.

— Pertenecer al Consejo Nacional de la Magistratura, mediante la reforma

constitucional.


3.6.4. Matriz de evaluación de factor externo

La matriz de evaluación del factor externo resume las oportunidades y

amenazas del entorno para la determinación de la posición estratégica externa

de la Unidad de Información.

Para la elaboración de la matriz de evaluación del factor externo se requiere:

1. Listar las oportunidades y amenazas más importantes de la unidad de

información.

2. Asignar un peso a cada factor dentro del rango 0,0 (nada importante) a 1,0

(muy importante). El valor o peso dado a un factor indica la relativa

importancia del factor en el éxito de una determinada organización. La

sumatoria de todos los valores asignados a los factores debe totalizar 1,0.

3. Asignar un valor de uno a cuatro, a cada factor, para indicar el grado de

oportunidad o riesgo que representa a la organización:

1 = Riesgo mayor

2 = Riesgo menor

3 = Oportunidad menor

4 = Oportunidad mayor

4. Multiplicar cada peso del factor por su valor para determinar el resultado

sopesado para cada variable.

5. Sumar los resultados sopesados para cada variable para determinar el

resultado sopesado total para la unidad de información, siendo el valor mas alto

4,0 y el resultado más bajo posible 1,0. El resultado promedio sopesado total

es, sin embargo, es 2,5 que significaría que una unidad de información compite

en un sector atractivo y posee abundantes oportunidades externas, mientras un

resultado de 1,0 caracteriza a una unidad de información que compite en un

sector sin atractivos y se enfrenta a fuertes riesgos externos.


Cuadro N.º 6

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR EXTERNO

Factores externos claves Peso relativo ValorResultado

sopesado

Pertenecer a una Red de Información

Jurídica

0,10 4 0,40

Demanda de la información 0,10 4 0,40

Autonomía económica, académica y

administrativa

0,15 4 0,60

Cursos de actualización profesional 0,10 3 0,30

Uso de nuevas tecnologías 0,10 3 0,30

Restricciones presupuestales 0,15 1 0,15

Bajo poder adquisitivo de los usuarios 0,10 2 0,20

Falta de inversión en tecnologías de

información

0,10 1 0,10

Ser absorbidos por el Consejo Nacional

de la Magistratura

0,10 1 0,10

Total 1,00 2,55

Mediante el análisis efectuado se obtuvo el resultado total sopesado de

2,55 por lo que se llega a la conclusión de que la posición estratégica externa

es favorable para el desempeño de la biblioteca. Las oportunidades externas

son mayores que las amenazas externas.


3.7. Diagnóstico interno de la biblioteca AMAG

Al respecto, Charles W. Hill (1996)42 afirma lo siguiente: “Posibilita

fijar con exactitud las fortalezas y debilidades de la organización. Tal análisis

comprende la identificación de la cantidad y calidad de los recursos disponibles

para la organización”.

El análisis de los recursos de la unidad de información es necesario para

determinar las ventajas y desventajas de la organización (fortalezas y

debilidades), frente a los competidores actuales y futuros. Para identificar las

fortalezas y debilidades de la unidad de información, analizaremos la estructura

organizacional y emplearemos la cadena de valor.

3.7.1. Estructura organizacional

La biblioteca de la Academia de la Magistratura es una unidad de

información especializada que empezó sus funciones a la par que la institución,

1995. Su función principal es la de apoyar las actividades de formación,

capacitación, actualización y perfeccionamiento de magistrados, desarrolladas

a través de sus programas académicos, extendiendo sus servicios, además, al

personal AMAG, comunidad judicial y público en general. De conformidad con

el Manual de Organización y funciones depende directamente de la Dirección

Académica.

Para el cumplimiento de sus funciones y demanda de información, la

biblioteca cuenta con una colección de recursos de información especializados

en el campo de Derecho, en diversos formatos: libros, revistas, vídeos, CD-

ROMs e información captada a través de internet.

Las sedes desconcentradas de la AMAG no tienen servicios de

información para el desarrollo de sus actividades académicas.

42 Hill, Charles W.L.; Jones, Gareth R. Administración estratégica: un enfoque integrado.—3ªed. – Santafé de Bogotá: McGraw-Hill, 1996, p.11

CUADRO N.º 7

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL DE LA ACADEMIA

DE LA MAGISTRATURA

Fuente : Memoria anual 1998 de la Academia de la Magistratura.

* Por Resolución Nº 071-2001-AMAG_CD publicado en normas legales el 08 de setiembre de2001, se dispone la fusión temporal del Programa de Formación de Aspirantes (PROFA) y delPrograma de Capacitación Académica para el Ascenso (PCA), los mismos que conformarán elPrograma para la Formación y el Ascenso de Magistrados (PFA)

CONSEJODIRECTIVO

DIRECCIÓNGENERAL

AUDITORIA

DIRECCIÓNACADÉMICA

SECRETARÍAADMINISTRATIVA

PROGRAMA DEFORMACIÓN DEASPIRANTES *

PROGRAMA DEACTUALIZACIÓN Y

PERFECCIONAMIENTO

PROGRAMA DECAPACITACIÓN PARA

EL ASCENSO *

FINANZAS YCONTABILIDAD LOGISTICA PERSONAL

BIBLIOTECA


3.7.2. Cadena de valor

Henry Mintzberg (1997)43 “La cadena de valores parte de la idea de que

la empresa debe crear valor en los productos que produce y los servicios que

ofrece. El valor de un producto o servicio se mide con base en la cantidad que

el comprador está dispuesto a pagar por el mismo, en otras palabras : un

precio”.

3.7.2.1. Actividades primarias

Está conformado por la logística de entrada, producción, logística de

salida, acceso u oferta y atención al usuario.

a. Logística de entrada

Actividades relacionadas con la identificación de los que generan

información o si la organización de la cual depende la unidad genera

información única. Asimismo, se incluye las actividades de la selección de

material, la adquisición, ingreso y registro

a.1. Identificación

Para la identificación, se realiza las siguientes acciones:

— Identificación del perfil de necesidades de información de la biblioteca

— Propuesta de opinión técnica del material bibliográfico

— Evaluación de las estadísticas sobre temas más consultados

Cabe indicar que la Academia de la Magistratura cuenta con una oficina

de ediciones y publicaciones (aunque no está contemplada en el

organigrama institucional), encargada de elaborar textos jurídicos, los

cuales son distribuidos gratuitamente a los discentes de la AMAG en los

respectivos programas académicos.

43 Mintzberg, Henry ; Bran Quinn, Jomes. El proceso estratégico. México: Prentice HallHispanoamericana, 1995, p.90


Por cada título publicado, la Dirección Académica remite a la biblioteca

dos (2) ejemplares para efectos de su difusión, conocimiento y consulta de

los usuarios.

a.2. Selección

Los fondos documentales de la biblioteca no se diferencian de aquellos

fondos importantes pertenecientes a otras bibliotecas similares salvo en su

magnitud y mejoras para el acceso a los recursos de información con

diferentes formas de acceso automatizado.

Como se mencionó anteriormente, las editoriales extranjeras

periódicamente dejan sus catálogos de publicaciones para su evaluación y

adquisición, entre ellos tenemos: Marcial Pons, Bosch, etc. Entre las

editoriales nacionales que en su mayoría se encuentran ubicadas en Lima

y dejan las publicaciones físicamente para su evaluación y futura compra

tenemos: Gaceta Jurídica, Grijley, Fondo editorial de la PUCP, etc.

Tanto los catálogos como las publicaciones físicas pasan a ser

evaluadas por el Director Académico y los subdirectores de los programas

académicos para su adquisición. La política empleada en la evaluación se

basa en: temas de actualidad jurídica, publicaciones que refuercen las

actividades académicas evitando la duplicidad de adquisición

contrastándola con el acervo bibliográfico de la biblioteca.

a.3. Adquisición

La adquisición del material bibliográfico se efectúa por cuatro

modalidades: compra, donación, suscripción y canje.

• Compra

Este tipo de adquisición se realiza de dos formas:

— Presupuesto institucional


— Recursos propios

• Donación

Otra forma de adquisición se debe a las donaciones de material

bibliográfico efectuadas por discentes de la AMAG, magistrados, abogados

e instituciones públicas y privadas interesadas en contribuir con el acervo

bibliográfico de la biblioteca. Entre las principales instituciones donantes

tenemos:

— Ministerio de Justicia

— Defensoría del Pueblo

— Instituto Nacional de Estadística

— Desco. Centro de Estudios y Promoción del Desarrollo).

• Suscripción

Actividad que se realiza cada año por el encargado de la biblioteca,

quien solicita la suscripción de publicaciones periódicas. La selección se

realiza con la participación del personal académico de la AMAG. Entre los

principales proveedores tenemos:

— Fondo editorial de la PUCP. Suscripción a sus revistas Themis, Ius et

Veritas, Derecho PUC.

— Gaceta Jur ídica. Suscripción a las revistas Gaceta Jurídica y Diálogo

con la Jurisprudencia.

— Desco. Suscripción a su revista Qué hacer.

— Swest. Suscripción a las revistas La Ley, Cuadernos de Política

criminal.

• Canje de publicaciones

Se efectúan canje de publicaciones con las bibliotecas afines. Entre las

principales instituciones tenemos:

— Comisión Andina de Juristas

— Desco

— Colegio de Notarios


a.4. Ingreso y registro

Para el ingreso y registro de las publicaciones adquiridas se realizan las

siguientes etapas:

a) Registro de las publicaciones en el libro de adquisiciones. Al libro se le

coloca su respectivo código de barras.

b) Se verifica en la base de datos (desarrollada en CDS/ISIS) si existe

duplicidad, ya que, quizás, la biblioteca cuenta con un ejemplar, por lo

que automáticamente se incluirá en el MFN (Master File Number).

Si la publicación es de reciente adquisición, y no existe en base de datos,

se pasa a digitar a un MFN nuevo.

b. Producción

Son las actividades en las cuales se transforma la información, vale

decir, el desarrollo de las etapas del procesamiento de la información:

descripción, clasificación, indización, análisis de la información, etc.

b.1. Descripción bibliográfica

Se utiliza la hoja de trabajo CEPAL, el libro se describe directamente en

la base de datos.

Con el objetivo de normalizar la información para la descripción

bibliográfica, se toman en cuenta las reglas de catalogación

angloamericanas AACR2.

b.2. Sistema de clasificación

El sistema de clasificación es propio, se utiliza el sistema correlativo por

materias dentro del Derecho. Por ejemplo, Derecho Penal: DPE, Derecho

Constitucional: DCN, Derecho Civil: DCI, Derecho Informático: DIF, etc.

b.3. Indización

La presente actividad es desarrollada a través de los siguientes pasos:


— Se catalogan e indizan los libros con ayuda de un tesauro

especializado de Derecho.

— Se compara la descripción del libro con las descripciones de las

diferentes bases de datos exhibidas en internet, ya sea nacional o

extranjero, con el objetivo de normalizar el criterio de catalogación e

indización del libro.

c. Logística de salida

Actividades relacionadas con la producción, distribución y ubicación

física del soporte de la información, como resultado del procesamiento del

mismo (catálogos, bases de datos, listados, etc.)

c.1. Catálogo impreso

Semestralmente se imprime una relación de todas las existencias

bibliográficas a lo cual se le denomina catálogo bibliográfico, el cual está a

disposición de los usuarios para su conocimiento y solicitud de las

publicaciones.

c.2. Base de datos

Las diferentes bases de datos están elaboradas bajo el sistema Micro

Isis, sistema de procesamiento de información diseñado específicamente

para la administración de bases de datos estructuradas y no numéricas. Su

más importante y difundida aplicación es la generación de bases de datos

bibliográficas, de ahí su popularidad en las bibliotecas de todo el mundo.

Se tomó el criterio de que por cada tipo de soporte de información se

desarrolle una base de datos distinta. A continuación una breve descripción

de las bases de datos existentes:

FORMA Base de datos de obras bibliográficas y de referencias

(diccionarios y anuarios). En la actualidad existen 3 510 registros


ingresados. Es la base de datos más consultada por los usuarios,

por su actualización constante y porque cuenta con doctrina

extranjera relacionada mucho a nuestra realidad.

REVIS Conformado por artículos de publicaciones periódicas de revistas

nacionales y extranjeras que brindan información doctrinaria

jurídica. En la actualidad cuenta con 1 840 registros.

VIDEOS Conformado por los videos de las actividades académicas

desarrolladas por los programas de la AMAG. Actualmente posee

470 registros ingresados.

DOC Conformado por los documentos internos de los programas

académicos de la AMAG, y concernientes a la reforma del Poder

Judicial.

TESIS Base de datos de las tesinas y propuestas innovativas realizadas

por los alumnos del Programa de Formación de Aspirantes

(PROFA) y del Programa de Capacitación para el Ascenso (PCA)

en sus diferentes promociones.

NEWS Base de datos de artículos periodísticos de los principales diarios

del país sobre temas de la AMAG, Poder Judicial, Ministerio

Público, Consejo Nacional de la Magistratura y artículos de

doctrina jurídica.

c.3. Alerta informativa

Servicio por el cual se informa a los usuarios sobre las novedades

bibliográficas y publicaciones seriadas adquiridas por la biblioteca, tanto

publicaciones nacionales como extranjeras. Dicho servicio de periodicidad


mensual se brinda mediante el correo electrónico y a través de la página

web de la biblioteca.

c.4. Bibliografía especializada

A través de la cual se satisface la necesidad de ubicación de la

información. El producto es remitido en documento impreso o enviado a

través del correo electrónico al destinatario. Se efectúa de las siguientes

formas:

A solicitud de los usuarios: magistrados, abogados y estudiantes que

solicitan a la biblioteca bibliografía determinada sobre un tema u autor.

A solicitud de los docentes de la AMAG: con el propósito de reforzar las

actividades académicas, en coordinación con el profesor encargado se

elabora una bibliografía para ser distribuidas a los alumnos.

c.5. Síntesis informativa

Producto mediante el cual se da a conocer las principales noticias del

acontecer judicial y político a los usuarios de la biblioteca. Las noticias son

extraídas de los principales diarios y revistas nacionales que cuentan con

página web (El Comercio, La República, El Peruano, Expreso y Caretas).

Dicho producto es distribuido diariamente mediante el correo electrónico.

d. Marketing o Comercialización

Actividad primaria vinculada a la publicidad, promoción, relaciones

públicas, comunicación personal, etc. Por los cuales los usuarios acceden a los

productos o servicios de la unidad de información.

d.1. TUPA institucional

La Academia de la Magistratura, por ser una institución del sector

público, tiene la obligación de publicar su Texto Unico de Procedimientos


Administrativos, documento en el cual se detallan los servicios que brinda

la biblioteca y cuyo costo corre por cuenta del usuario.

d.2. Reglamento

Se trata del Reglamento de la biblioteca de la Academia de la

Magistratura publicado en el diario oficial El Peruano el 19 de octubre de

2000. En el mencionado texto se reglamentan los procedimientos para el

uso de los servicios de la biblioteca y se establecen las faltas y sanciones

que generan su incumplimiento.

d.3. Boletín bibliográfico AMAG

Es un mecanismo de difusión de nuestras recientes adquisiciones de

publicaciones. Se da a conocer a nuestros usuarios, tanto internos como

externos, mediante el correo electrónico.

d.4. Página web de la Institución

En la página web institucional, la biblioteca cuenta con su respectiva

sección en donde promociona sus servicios y se pueden hacer consultas en

su catálogo web.

d.5. Correo electrónico

Mediante esta vía de comunicación se da a conocer a los usuarios los

servicios y actividades de la biblioteca.

d.6. Trípticos

Documentos de difusión y promoción de servicios que son ofrecidos a

los usuarios de la biblioteca, en especial a los discentes de la Academia de

la Magistratura, en donde se les ofrece información sobre la colección,

servicios que se brinda y el horario.


e. Servicio al cliente

Actividad dirigida a medir la satisfacción del usuario por los productos y

servicios ofertados.

e.1. Realización de encuestas

La biblioteca realiza dos encuestas anuales dirigidas a los usuarios.

Éstas se efectúan en los meses de junio y noviembre con el propósito de

evaluar y mejorar los servicios, crear otros, conocer las debilidades de la

biblioteca y acopiar información acerca de nuevas ideas.

e.2. Buzón de sugerencias

La biblioteca, en la Sala de Lectura, cuenta también con un buzón de

sugerencias donde los usuarios hacen llegar sus apreciaciones en relación

con los servicios y la atención del personal. Dicho buzón es revisado cada

semana.

3.7.2.2. Actividades de apoyo

Actividades relacionadas con la infraestructura, recursos humanos,

desarrollo tecnológico, abastecimiento, etc.

a. Infraestructura

Apoyo a la unidad de información, relacionada con las actividades de

gestión gerencial de la calidad, gestión administrativa, planificación, finanzas,

manejo contable, aspectos legales.

a.1. Gestión administrativa

La gestión administrativa en una unidad de información vendría a ser el

conjunto de acciones mediante las cuales se desarrolla las actividades a

través del cumplimiento de las fases de planificación de trabajo,

organización de los servicios, dirección, coordinación y control.


El encargado de la biblioteca es el responsable de la gestión

administrativa de la unidad de información, según lo establece el Manual de

Organización y Funciones de la Academia de la Magistratura.(ver pág. 39)

a.2. Plan operativo

Es el instrumento de gestión que contiene las acciones que deben ser

desarrolladas por las dependencias que conforman una institución u

organismo del Estado durante determinado período.

La biblioteca de la Academia de la Magistratura anualmente presenta a

la Dirección Académica la propuesta de su plan operativo, que es evaluado

y aprobado por el Consejo Directivo y finalmente difundido como el Plan

Académico, donde contempla las actividades anuales de las dependencias

pertenecientes a la Dirección Académica: programas académicos, Oficina

de ediciones y publicaciones y biblioteca.

La biblioteca de la Academia de la Magistratura elabora su plan

operativo en función a la satisfacción de los requerimientos de información

de los jueces y fiscales en el ámbito nacional. Para ello se propone

objetivos principales como son: mejoramiento de la gestión administrativa

de los servicios, utilización de la tecnología de la información en los

servicios, y mejoramiento de la infraestructura y equipamiento de la

biblioteca. En la elaboración del plan operativo se toma en cuenta los

escasos recursos presupuestales asignados por el tesoro público a la

institución.

La biblioteca, al igual que las otras áreas de la AMAG, tiene

procedimientos, que a pesar de no contar con un manual, están plenamente

identificados y normalizados, a fin de facilitar el acceso a todos los recursos

de información. Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo son de

responsabilidad del personal de la biblioteca.


Sin embargo, aún no se han definido, dentro de los planes de desarrollo

de la biblioteca, parámetros e índices de calidad, que permitan solucionar

las deficiencias actuales y las que se presenten en el futuro

a.3. Presupuesto

Es la cuantificación de los ingresos y egresos que se prevé realizar o

ejecutar durante un período llamado ejercicio, para alcanzar metas y

objetivos previamente definidos por una determinada política.

Anualmente se elabora una estimación de adquisición de equipos y

material bibliográfico para el buen y óptimo funcionamiento de la biblioteca.

Los bienes solicitados se enmarcan en las carencias del servicio detectadas

y los nuevos servicios que se pretende ofrecer. Así también se contempla la

contratación del personal. El presupuesto asignado a la unidad de

información es parte del presupuesto institucional.

a.4. Local

La biblioteca esta situada en la sede principal de la Academia de la

Magistratura, Av. Gregorio Escobedo 426 (Jesús María), primer piso. En la

actualidad cuenta con un espacio físico de 55 m2 aproximadamente,

distribuido en las siguientes áreas de trabajo:

Área de dirección de la biblioteca. Abarca 9 m2. En dicha área se

hacen los trabajos de procesamiento y análisis de información de la

biblioteca. Dicho espacio esta equipado con los respectivos útiles y muebles

de oficina: una computadora, una impresora, un escáner. Se cuenta

también con un teléfono para recibir las respectivas consultas de los

usuarios de la biblioteca.

Área de lectura en sala. Cuenta con 16 m2. Su capacidad máxima para

la atención de seis usuarios a la vez. El área en mención está equipada con


sus respectivos muebles de lectura: tres mesas y dos sillas por cada una.

Cuenta también con dos computadoras, una que pertenece al

bibliotecólogo referencista y otra donde se encuentra instalada la interface

de las bases de datos, la cual está al servicio del usuario para que puedan

hacer sus consultas personalmente. La sala de lectura posee un equipo de

aire acondicionado, que regula la adecuada temperatura del ambiente.

Área de depósitos de la colección de la biblioteca. Está dividida en

dos áreas: — Depósito de la colección de libros y documentos. Cuenta

con once estantes corredizos de metal de doble cara y diez divisiones a

cada lado. Alberga 4 126 ejemplares de libros, 240 documentos y 300

tesinas.

— Depósito de la hemeroteca. Almacena las obras de referencia

(diccionarios, anuarios, etc.) y las revistas. Cuenta con dos estantes

corredizos de metal de doble cara y diez divisiones a cada lado.

Presenta también dos módulos de ángulo ranurado de 10 divisiones

cada uno.

La colección de videos también se encuentra en esta área, son cerca de

500 títulos almacenados en dos vitrinas.

La adecuación del espacio físico de la hemeroteca y videoteca es uno de

los problemas más grandes que tiene la unidad de información. El proyecto

de adecuación del nuevo local de la AMAG, donde se destinará un

ambiente adecuado para la biblioteca, aún no tiene fecha de inicio.

Actualmente el espacio es deficitario, tanto para la atención de las consultas

de los usuarios como para el almacenamiento de la colección y los

ambientes para el trabajo interno de la biblioteca y el mismo desplazamiento

del personal.


El espacio destinado tanto a la sala de consulta como a los depósitos de

la colección son muy reducidos, lo que obliga a mantener un servicio de

atención al usuario en modalidad de estante cerrado.

b. Recursos humanos

El personal de la biblioteca está conformado por tres bachilleres en

Bibliotecología y Ciencias de la Información contratados por locación de

servicios no personales, los que desempeñan funciones individuales y están

organizados de la siguiente manera: El primero está encargado de la biblioteca

(responsable de la organización), el segundo cumple funciones de asistente de

biblioteca (turno mañana), y el tercero también es asistente (turno tarde). Sólo

está presupuestada en el Cuadro de Asignación de Personal la plaza de

responsable de la biblioteca.

El perfil del personal de la biblioteca está definido en el Manual de

Organización y Funciones de la Academia de la Magistratura.

El régimen laboral debería asegurarse, ya que el personal profesional

contratado recibe un sueldo definitivamente inferior a cualquier personal

profesional de la Academia de la Magistratura. La remuneración debería ser

homologada al nivel de los otros profesionales de la AMAG.

La biblioteca no dispone de un plan específico de capacitación, depende

del Plan de Capacitación elaborado por la Dirección Académica. El personal

actual contratado no tiene acceso a los programas de capacitación del

personal administrativo de la AMAG, minimizando de esta manera la calidad

del servicio y gestión de la biblioteca.

Los requerimientos de formación y capacitación son solicitados, en

forma personal, por quienes trabajan en la biblioteca, los que se informan de


los cursos y eventos ofrecidos por la AMAG o los recepcionados por correo

electrónico a través de comunicaciones escritas.

La capacitación del personal profesional generalmente se realiza a

través de los eventos profesionales ofrecidos en el medio, y los cursos de

capacitación técnica organizados por universidades que cuentan con

programas de formación profesional en Bibliotecología y los que ofrece la

Biblioteca Nacional del Perú, siempre y cuando éstos sean autorizados por los

directivos de la Academia de la Magistratura. El costo del curso o evento de

capacitación es asumido por el propio interesado.

El funcionamiento de la biblioteca es coordinado diariamente entre el

personal, y periódicamente se realizan reuniones para determinar las

dificultades existentes en el servicio y sus posibles soluciones. De esta manera

se garantiza el flujo de información permanente entre el personal de la

biblioteca.

c. Desarrollo tecnológico

La colección de la biblioteca está automatizada, tratando de estar en el

mismo nivel con las unidades de información más importantes del medio. Las

diferentes bases de datos están desarrolladas con el sistema CDS/ISIS.

Los usuarios se enteran de los servicios que oferta la biblioteca, ya sea

asistiendo personalmente a sus ambientes o a través de la página web

institucional (http://www.amag.edu.pe), en la sección de biblioteca, donde se

puede encontrar información sobre el personal, servicios que se brindan,

horarios de atención, cómo contactar con la biblioteca y, sobre todo, se

encuentra instalado una interface de búsqueda de nuestro fondo bibliográfico.

Dicha interface puede automatizar el servicio de préstamo de libros, pero por el

momento esta función no esta operativa, ya que se necesita un carné de


usuario con su respectivo código, requisito indispensable en la operación de

este servicio.

En la sala de lectura se cuenta con dos computadoras, una donde está

instalado la interfaz de búsqueda de información enlazada a la base de datos

de la biblioteca en donde el usuario realiza sus búsquedas respectivas, y otra

perteneciente al referencista bibliotecólogo, con el objetivo de apoyar al

usuario.

La biblioteca no cuenta con un equipamiento informático adecuado para

la consulta de sus colecciones de videos ni material multimedia (CD-ROMs,

disquetes, libros electrónicos, etc.).

La biblioteca está suscrita al Sistema Peruano de Información Legal

(SPIJ), CD-Rom de información jurídica actualizada que ofrece potentes

herramientas de búsqueda, las que nos permiten ubicar, en forma rápida, los

textos de normas legales a través de palabras, frases, número de la norma y

fecha de publicación, entre otros, en forma amigable y sencilla.

La biblioteca trata de utilizar sus equipos tecnológicos en el momento de

ofrecer sus servicios: las consultas son atendidas mediante el teléfono y el

correo electrónico.

La aplicación de nuevas tecnologías a la biblioteca es bienvenida, pero

su implementación requiere del incremento personal y dotación de equipos que

por falta de presupuesto no se concretiza.

d. Abastecimiento

Actividad de apoyo a la gestión institucional, que debe contribuir al

empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Se

orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados


por las entidades. La Oficina de Logística es la encargada de dotar de bienes y

equipos a todas las áreas académicas y administrativas de la Academia de la

Magistratura. La Dirección General, con la finalidad de reglamentar el pedido

de bienes, aprueba cada año mediante una directiva las «normas para la

solicitud y ejecución de pedidos de almacén para las áreas de la Academia de

la Magistratura».

Cuadro N.º 8

CADENA DE VALOR

3.7.3. Posición estratégica interna

Es el reconocimiento y estudio de todas las condiciones e influencias

internas a la unidad de información, que de una u otra forma influyen en las

actividades que realiza.


De esta forma, como resultado del análisis efectuado, se recogen las

condiciones internas que influyen en las actividades de la unidad de

información y que han sido identificadas en las siguientes fortalezas y

debilidades:

3.7.3.1. Fortalezas

— Participación de la biblioteca en el presupuesto institucional

— Convenios de prestación de servicios con unidades de información

— Alianzas con los proveedores

— Imagen institucional

— Recursos humanos especializados

— Alto nivel de identificación del personal con la institución

— Colección actualizada y automatizada

— Uso del correo electrónico e internet

— Sistema Peruano de Información Jurídica

— Colección completa de normas legales.

— Competitividad

— Captación de usuarios externos

— Atención personalizada

— Planificación de actividades anuales

— Servicio de reprografía

— Base de datos disponible en internet para los usuarios

— Promoción de productos y servicios

— Actividades cumplidas en forma eficiente y oportuna

3.7.3.2. Debilidades

— Local inapropiado

— Falta de presupuesto para el desarrollo de las colecciones

— Falta de indicadores de evaluación de los servicios

— Prohibición de préstamo a domicilio para los usuarios externos

— No existe el servicio de internet


— Carencia de inversión en tecnología de información

— Ausencia de programas de capacitación del personal.

— Falta de automatización en los servicios de biblioteca como el de préstamo

de libros

3.7.4. Matriz de evaluación de factor interno

La matriz de evaluación del factor interno resume las fortalezas y

debilidades de la unidad de información para la determinación de la posición

estratégica interna.

Para la elaboración de la matriz de evaluación del factor interno se requiere:

1. Listar las fortalezas y debilidades más importantes de la unidad de

información.

2. Establecer un peso a cada factor dentro del rango 0,0 (nada

importante) a 1,0 (muy importante). El valor o peso dado a un factor

indica la relativa importancia del éste en el éxito de la organización.

La sumatoria de todos los valores asignados a los factores debe

totalizar 1,0.

3. Asignar un valor de uno a cuatro a cada factor para indicar el grado

de fortaleza o debilidad que representa a la organización:

1 = Debilidad mayor

2 = Debilidad menor

3 = Fortaleza menor

4 = Fortaleza mayor

4. Multiplicar cada peso del factor por su valor para determinar el

resultado sopesado para cada variable.

5. Sumar los resultados sopesados para cada variable para determinar

el resultado sopesado total para la unidad de información, siendo el


valor más alto 4,0 y el más bajo 1,0. El resultado promedio sopesado

total es, sin embargo, es 2,5 que significaría que una unidad de

información compite en un sector atractivo y posee abundantes

fortalezas internas, mientras un resultado de 1,0 caracteriza a una

unidad de información que compite en un sector sin atractivos y se

enfrenta a fuertes debilidades internas.


Cuadro N.º 9

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR INTERNO

Factores internos claves Peso relativo Valor Resultadosopesado

Participación de la biblioteca en elpresupuesto institucional

0,07 4 0,28

Colección automatizada y actualizada 0,06 3 0,18

Convenios de prestación de serviciosbibliotecarios

0,04 3 0,12

Uso de tecnologías de información 0,06 4 0,24

Recursos humanos especializados 0,12 4 0,48

Atención personalizada 0,08 4 0,32

Banco de normas legales en textoimpreso y digitalizadas (SPIJ)

0,06 4 0,24

Base de datos disponible en Internet 0.06 4 0,24

Planificación de actividades anuales 0,05 3 0,15

Promoción de los servicios 0,04 3 0,12

Carencia de inversión en tecnología deinformación

0,04 1 0,04

Falta de programas de capacitación enel personal de biblioteca

0,08 1 0,08

Falta de presupuesto para el desarrollode las colecciones

0,07 1 0,07

Ausencia de equipos tecnológicos parala creación de nuevos servicios(videoteca)

0,08 1 0,08

Falta de automatización de los servicios(préstamo de libros en sala y domicilio)

0,04 2 0,08

Falta de indicadores de evaluación delos servicios

0,05 2 0,10

Total 1,00 2,82


Del análisis efectuado (Cuadro Nº 9) se puede deducir que la biblioteca se

encuentra en una posición interna óptima, a pesar de sus remarcadas

debilidades, las cuales son minimizadas con las abundantes fortalezas

internas.

3.8. Síntesis del diagnóstico del entorno y de la organización

Con el objetivo de obtener una selección de los factores claves de éxito, y

sobre estos determinar la competitividad de la unidad de información, se

realizará la síntesis del análisis del entorno e interno de la organización.

3.8.1. Matriz FODA

Para lo obtención de los factores claves de éxito es necesario el análisis

de la matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). (ver

Cuadro N.º 10)


Cuadro N.º 10

FODA

Oportunidades Amenazas— Internet— Pertenecer a una red de información

jurídica— Demanda de la información— Dación de la ley del libro— Desarrollo de cursos de actualización

profesional— Uso de nuevas tecnologías de

información— Autonomía académica, económica y

administrativa

—Restricciones presupuestales, política deausteridad en las instituciones del Estado

— Reducción de personal en el sector público— Crisis económica— Costos volátiles de los proveedores— Bajo poder adquisitivo de los usuarios

provenientes del sector público.— Falta de hábito de lectura en los usuarios.— Falta de inversión en las nuevas

tecnologías de información por lainstitución.

— Pertenecer al Consejo Nacional de laMagistratura, mediante la reformaconstitucional

Fortalezas Debilidades— Participación de la biblioteca en el

presupuesto institucional— Convenios de prestación de servicios

con unidades de información— Alianzas con los proveedores— Imagen institucional— Recursos humanos especializados— Alto nivel de identificación del personal

con la institución.— Colección actualizada y automatizada— Uso del correo electrónico e internet— Sistema Peruano de Información

Jurídica— Colección completa de normas legales.— Competitividad— Captación de usuarios externos— Atención personalizada—Planificación de las actividades anuales— Servicio de reprografía—Base de datos para los usuarios,

disponible en internet— Promoción de productos y servicios— Actividades cumplidas en forma

eficiente y oportuna

— Local inapropiado— Falta de presupuesto para el desarrollo de

las colecciones— Falta de indicadores de evaluación de los

servicios— Prohibición de préstamo de libros a

domicilio para los usuarios externos— Falta del servicio de internet— Carencia de inversión en tecnología de

información— Ausencia de programas de capacitación

del personal.— Falta de automatización en los servicios de

biblioteca como el de préstamo de libros.


3.8.2. Factores claves de éxito

Fortunato Contreras (2001)44 señala que los factores claves de éxito,

llamados también “factores críticos de éxito están constituidos por un número

limitado de áreas en las que los resultados satisfactorios aseguran el

desempeño competitivo exitoso de la organización”.

El cuadro anterior, (Cuadro N.º 10) elaborado sobre la base de matriz

FODA, ha permitido identificar los factores claves de éxito y sus respectivas

variables de medida, que permiten medir en términos objetivos su

comportamiento.

44 Contreras Contreras, Fortunato. Planeamiento estratégico en bibliotecas y centros dedocumentación. Lima: Ediciones Bibliotecología en Debate, 2001, p.71


Cuadro N.º 11

FACTORES CLAVES DE ÉXITO

Factores claves de éxito Variables claves de medida— Calidad de la información • Colección actualizada

• Información relevante• Diversos recursos de información: libros, revistas,

CDs, videos, separatas, etc.• Libros adquiridos del extranjero• Elaboración de información jurídica por parte de la

institución.— Calidad del personal • Personal especializado

• Personal competente• Eficiencia en el uso de las herramientas de

información• Personal comprometido con la institución.

— Calidad del producto y servicio • Separatas de estudio elaboradas por autores deprestigio en la materia

• Horario de atención• Atención personalizada• Evaluación de los servicios mediante encuestas

semestrales.— Tecnología de información • Acceso a internet

• Base de datos en internet• Tecnología apropiada• Diversas vías de comunicación para consultas

— Publicidad y promoción • Demanda de información• Difusión de la información vía internet• Reglamento publicado en normas legales del diario

El Peruano• Emisión de trípticos de información.

— Participación de demanda de usuarios • Calidad y esmero en la atención• Satisfacción de las necesidades de información• Nuevos productos.

— Imagen • Calidad en la atención de los usuarios• Recursos de información actualizada y

especializada• Buen trato y ambiente

— Recursos económicos • Carné de usuarios• Servicio de reprografía• Impresión de bibliografías y búsquedas de

información• Venta de disquete con información

— Local y equipos • Tecnología apropiada• Ambientes cómodos y acogedores• Fácil acceso al local

— Relación con los proveedores • Buenas relaciones• Envío constante de catálogos bibliográficos• Envío de publicaciones para su evaluación para su

compra.


3.8.3. Competitividad de la Unidad de Información

Charles W. L. Hill (1996)45 dice al respecto: “Cuatro factores constituyen

la ventaja competitiva: eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer

al cliente. Estos son los bloques genéricos en el sentido que representan cuatro

formas básicas de reducción de costos y logro de diferenciación que cualquier

compañía puede adoptar, independientemente de su industria o de los

productos y servicios que ofrezca. Todos ellos se encuentran

interrelacionados”.

Para la elaboración de la matriz del perfil competitivo (MPC) es

necesario tomar en cuenta los factores claves de éxito seleccionados

anteriormente. La matriz del perfil competitivo incluye los factores más

significativos para tener éxito en el sector al cual pertenece la unidad de

información, destacando la importancia relativa a cada factor.

Las etapas para la elaboración de la matriz del perfil competitivo son:

1. Identificación de los factores claves de éxito de la unidad de

información.

2. Asignación de un peso determinado a los factores claves de éxito

seleccionados, el cual va del 0,0 (nada importante) al 1,0 (muy

importante) con el fin de indicar la importancia relativa del factor para

el éxito de la unidad de información. Los valores mencionados se

aplican a todos los competidores. La columna de valores debe sumar

1,0.

45 Hill, Charles W.L.; Jones, Gareth R. Administración estratégica: un enfoque integrado.—3ªed. – Santafé de Bogotá: McGraw-Hill, 1996, p.108.


3. Asignación de un rango o valor a cada competidor, lo que permite

identificar sus fortalezas y debilidades para cada uno de los factores

claves de éxito, basándose en una calificación objetiva, donde:

1 = Debilidad mayor

2 = Debilidad menor

3 = Fortaleza menor

4 = Fortaleza mayor

4. El valor que ha sido asignado a cada factor clave de éxito se

multiplica por cada (ítem) clasificación de cada competidor, a fin de

determinar el resultado sopesado de cada uno.

5. Por último, se suma la columna del resultado sopesado de cada

competidor para obtener como resultado el valor total ponderado de

cada uno de ellos. El total ponderado puede mantener un valor entre

1,0 (el más bajo) y 4,0 (el más alto). Más amenazante es el

competidor cuanto más alto sea su valor y viceversa.

Para la determinación de la capacidad competitiva de la biblioteca de la

Academia de la Magistratura, por medio de la matriz del perfil competitivo, se

ha seleccionado a la Biblioteca Central de la Pontificia Universidad Católica del

Perú.


Cuadro N.º 12

COMPETITIVIDAD DE LA BIBLIOTECA DE LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA

BibliotecaAMAG

BibliotecaPUCPFactores claves de éxito Peso

Valor Valorponderado

Valor Valorponderado

— Calidad de la información0,13 4 0,52 4 0,52

— Calidad del personal 0,10 4 0,40 3 0,30

— Calidad del producto y servicio 0,12 3 0,36 3 0,36

— Tecnología de información 0,13 3 0,39 4 0,52

— Publicidad y promoción 0,08 3 0,24 3 0,24

— Participación de demanda deusuarios

0,09 2 0,18 2 0,18

— Imagen 0,09 3 0,27 3 0,27

— Recursos económicos0,08 2 0,16 3 0,24

— Local y equipos 0,10 3 0,30 3 0,30

— Relación con los proveedores 0,08 3 0,24 2 0,16

Total 1,00 3,06 3,09

Biblioteca AMAG : Biblioteca de la Academia de la Magistratura

Biblioteca PUCP : Biblioteca Central de la Pontificia Universidad

Católica del Perú.

Del análisis efectuado se concluye que la biblioteca AMAG goza de un nivel

competitivo aceptable a pesar de obtener menor valor ponderado frente a la

biblioteca Central PUCP. Debemos de considerar que la biblioteca AMAG es de

entidad estatal mientras que la biblioteca PUCP es de entidad privada.

CAPÍTULO III ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA (AMAG)€¦ · La Academia de la Magistratura fue creada...

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