CAPÍTULO 1 ANTECEDENTES DE CORPOGAS 1.1 ...¡g.: 7 de 93 Corpogas esta a la vanguardia en opciones...

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CAPIacuteTULO 1 ANTECEDENTES DE CORPOGAS

En esta primera parte se mencionan los antecedentes de la empresa Corporativo Mexicano de Gasolinerias (CORPOGAS) el medio ambiente en el cual se desarrolla el problema planteado sus fortalezas sus debilidades sus amenazas y oportunidades Nos da un marco referencial empresarial existente al momento de dar inicio con el trabajo de investigacioacuten 11 Antecedentes de la Empresa ldquoEl grupo inicia con su primer gasolinera en 1982 Franquicitaria de PEMEX con el nuacutemero de estacioacuten 3494 ubicada en Viacutea Joseacute Loacutepez Portillo en Ecatepec Estado de Meacutexico En los antildeos subsecuentes se inicio con la compra de terrenos y algunas gasolineras coacutemo parte de una planeacioacuten estrateacutegica para tener representacioacuten en toda la ciudad de Meacutexico Asiacute se constituye lo que hoy conocemos como el Corporativo Mexicano de Gasolinerias (CORPOGAS) el diacutea 26 de agosto de 1996rdquo1 La evolucioacuten que ha tenido el grupo a lo largo de estos antildeos ha sido significativa en su crecimiento llegando a los siguientes nuacutemeros ldquoEn el Distrito Federal y aacuterea metropolitana

bull 50 proyectos de estaciones bull 71 estaciones de servicios (gasolineras)

En Cuernavaca Morelos bull 4 proyectos de estaciones bull 4 estaciones de servicios (gasolineras)

En Cancuacuten Quintana Roo

bull 23 proyectos de estaciones bull 17 estaciones de serviciosrdquo2

Durante este periodo se ha obtenido logros significativos como la certificacioacuten de la Estacioacuten de Servicios Eje 10 SA de CV el 4 de diciembre del 2000 bajo estaacutendar internacional ISO 90021994 y despueacutes su transicioacuten a la versioacuten ISO 90012000 siendo la primer gasolinera a Nivel Nacional en lo lograrlo Nuestra empresa certificadora es Bureau Veritas Quality Intenacional (BVQi) posteriormente Quality Endorsed Company

1 CORPOGAS Manual de Organizacioacuten 3e eacuted Meacutexico 2004 Paacuteg 3 2 CORPOGAS Manual de Poliacuteticas Meacutexico 2004 Paacuteg 8

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Una organizacioacuten financieramente sana con maacutes de 3 millones de vehiacuteculos atendidos anualmente y con maacutes de 30 tiendas de conveniencia con el nombre de Go 24 Mart dentro de las mismas estaciones que venden productos y enceres menores en mostrador y directamente en el vehiacuteculo del cliente asiacute como servicios de cajero automaacutetico teleacutefono y bantildeos puacuteblicos al igual que la venta de aditivos aceites y varios la tienda de conveniencia opera las 24 horas del diacutea durante los 365 diacuteas del antildeo Brindando servicios a particulares y empresas a traveacutes de sus tarjetas prepagadas empresariales que permiten a los clientes recibir un servicio de excelencia Las oficinas fiacutesicas se encuentran establecidas en

CORPOGAS Riacuteo Nilo No 90 Piso 7 Delegacioacuten Cuauhtemoc Meacutexico DF TEL 55 11 21 86

Con 50 personas en oficinas centrales y el nuacutemero de personal por estacioacuten de servicio variacutea de acuerdo al nuacutemero de islas que contenga 12 Misioacuten Visioacuten y objetivos Coacutemo base de su planeacioacuten estrateacutegica CORPOGAS ha trazado el mapa empresarial a traveacutes del cual proveeraacute del servicio de venta de gasolina a los usuarios con una solucioacuten integral de servicios (tiendas de conveniencia aditivos calidad etc) Esta planeacioacuten con lleva a la alineacioacuten institucional al establecimiento de rutas de actuacioacuten el determinar prioridades definir objetivos comunes asiacute coacutemo el establecer la identidad propia de CORPOGAS Para lo cual definioacute la siguiente filosofiacutea empresarial ldquoConsiderando que la misioacuten viene dada por las razones y motivos por lo cuales sea crea la organizacioacuten y que garantizan su continuidad tomando en cuenta factores econoacutemicos del sector la competencia sociales clientesrdquo3 Definiendo que hacemos porque lo hacemos y coacutemo hacemos en CORPOGAS se ha establecido la siguiente misioacuten Misioacuten ldquoDetectar y satisfacer las necesidades de los clientes creando conceptos de productos y servicios con calidad y excelencia esforzaacutendonos por mejorar opcioacuten para nuestros clientes

3 MARTIacuteN Fernaacutendez Evaristo Gestioacuten de instituciones educativas inteligentes Madrid Espantildea McGraw-Hill 2001 Paacuteg 34

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Buscando el crecimiento y maacuteximo rendimiento de los recursos establecidos relaciones armoacutenicas con la ecologiacutea y los factores econoacutemicos poliacuteticos y socialesrdquo4 Coacutemo parte de nuestra estrategia empresarial nuestros propoacutesitos de trabajo y los valores institucionales corporativos en CORPOGAS hemos decidido establecer la siguiente filosofiacutea coacutemo forma de trabajo Filosofiacutea Para enfrentar y actuar dentro del ambiente de los negocios se debe ser audaz eficaz persistente y mantener un alto afaacuten de logro Las ambiciones y deseos que coacutemo CORPOGAS tenemos y estos se definen claramente en una Visioacuten que establece hacia donde queremos llegar en un futuro mediato Define pues nuestras convicciones aspiraciones y prioridades significando un reto para el futuro y un actitud hacia el presente de todo nuestro personal por alcanzar esta meta Visioacuten ldquoSer el grupo nuacutemero UNO de estaciones de servicio y tiendas de conveniencia del Valle de Meacutexico conservando una imagen corporativa de calidad productividad y competitividadrdquo5 Coacutemo parte de nuestro sistema de calidad tenemos que definir nuestra forma de cumplir y satisfacer las necesidades del cliente en la cual se establezca claramente nuestra razoacuten de ser y nuestro compromiso por cumplir con los requisitos de las partes interesadas y la mejora continua de nuestros procesos productos y servicios Poliacutetica de calidad Este punto de venta esta orientado a ldquoSatisfacer las necesidades del cliente la mejora continua y la proteccioacuten del ambiente apoyado en un equipo humano comprometido con nuestro sistema de administracioacuten ambiental y de calidadrdquo6

13 Organizacioacuten

En CORPOGAS coacutemo en cualquier empresa el organigrama es un sistema de organizacioacuten que representa en forma esquemaacutetica y objetiva la vinculacioacuten que existe entre los departamentos y las funciones a lo largo de las liacuteneas de autoridad Ver figura 1 (Organigrama Especiacutefico) asiacute coacutemo el organigrama general (Ver figura 2)

4 CORPOGAS Manual de Calidad 4ordf eacuted Meacutexico 2004 Paacuteg 15 5 CORPOGAS op cit Paacuteg 16 6 Ibiacuted Paacuteg 17

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ldquoEn este organigrama se revela

bull La divisioacuten de funciones bull Los niveles jeraacuterquicos bull Las liacuteneas de autoridad y responsabilidad bull Los canales formales de comunicacioacuten bull La naturaleza lineal o staff del departamento bull Los jefes de cada grupo de empleados trabajadores etc bull Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada

departamento o seccioacutenrdquo7

El organigrama de CORPOGAS es del tipo vertical y jeraacuterquico En este tipo de organigramas verticales cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior ligados a aquel por liacuteneas que representan la comunicacioacuten de responsabilidad y autoridad

De cada cuadro del segundo nivel se sacan liacuteneas que indican la comunicacioacuten de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de eacutel y asiacute sucesivamente El cual ofrece las siguientes ventajas

1 Es faacutecilmente comprendido 2 Indica en forma objetiva las jerarquiacuteas del personal

ldquoEn la figura no1 se aprecia el organigrama general donde se identifican las tres direcciones estrateacutegicas

La Direccioacuten Comercial y de calidad cuya funcioacuten es el determinar los puntos de venta apropiados para cada estacioacuten la publicidad y mercadotecnia del grupo asiacute como las relaciones puacuteblicas con todas las partes interesadas en el desarrollo y eacutexito de CORPOGAS

La Direccioacuten Teacutecnica cuya misioacuten es conseguir desarrollar y mantener las estaciones de servicio en oacuteptimas condiciones para la operacioacuten y servicio a los usuarios de cada gasolinera

La Direccioacuten de Administrativa aacuterea relacionada con gestionar controlar y suministrar los recursos materiales humanos financieros e informaacuteticos necesarios para soportar las actividades operativas de CORPOGAS

La gerencia de Juriacutedico Legal se un aacuterea que debido a su importancia se considera un aacuterea de staff Para una mejor comprensioacuten existe un organigrama en especiacutefico (Figura 1) donde se puede ver el tramo de control del archivordquo8

7 STEINER George Planeacioacuten Estrateacutegica Meacutexico Editorial Iberoamericana 2001 Paacuteg 78 8 CORPOGAS Manual de Organizacioacuten opcit Paacuteg 53

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Figura 1 Organigrama General de CORPOGAS

Director General

Direccioacuten Teacutecnica DireccioacutenAdministrativa

Direccioacuten Comercialy de Calidad

Gerencia de Puntosde Venta y de

Calidad

Mercadotecnia

Gerencia deDesarrollo

Gerencia JuriacutedicoLegal

Concursos yAdministracioacuten de

Obra

Gerencia deProyectos

Relaciones Puacuteblicas

Gerencia de Obras yMantenimiento

Seguridad IndustrialNombrePuesto

Recursos Humanos

Gerencia deCompras

Tesoreria

Contraloria

Gerencia deSistemas

Departamento deArchivo

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Figura 2 Organigrama Especiacutefico del Archivo

D i r e c t o r G e n e r a l

G e r e n c ia J u r iacute d i c oL e g a l

D e p a r t a m e n t o d e A r c h i v o

V e r oacute n i c a G a r c iacute a G oacute m e zJ e f a d e l D e p a r t a m e n t o d e

A r c h i v o

14 Corpogas en la actualidad En la actualidad con maacutes de 20 antildeos de experiencia Corpogas posee una calidad en el servicio que se nota al ingresar a cualquier estacioacuten del grupo desde donde se puede apreciar la atencioacuten del personal ldquoEn cada carga o recarga de gasolina el cliente puede elegir entre el ldquoServicio Expressrdquo

bull Suministro de combustible bull Limpieza de parabrisas bull Pago en efectivo

En caso contrario el ldquoServicio Completordquo

bull Suministros de combustible bull Aspirado bull Limpieza de parabrisas bull Calibracioacuten y abrillantado de llantas bull Pago en efectivo o con tarjeta bull Revisioacuten de niveles

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Corpogas esta a la vanguardia en opciones de servicio ya que brinda 3 tipos de tarjetas a sus clientes Tarjeta Praacutectica En la cual se tiene una facturacioacuten inmediata de consumos mediante la adquisicioacuten de una tarjeta prepagada valida hasta alcanzar el monto adquirido Tarjeta Tanque Lleno Es la mejor opcioacuten para empresas en el control de consumo de combustible para sus flotillas de vehiacuteculos con una facturacioacuten uacutenica o parcial de todos ellos Tarjeta Puntada Ofrece adicional a la primera la opcioacuten de puntos de cliente frecuenta bajo el concepto consume acumula y gana Ademaacutes de contar con las nuevas modalidades tecnoloacutegicas para Calidad en el Servicio a cliente para quejas o sugerencias como son

bull 01 -800- Corpogas bull contactocorpogascommx bull Intranetrdquo9

15 Corpogas y PEMEX Corpogas es un operador de franquicias de PEMEX con presencia en el Distrito Federal y su aacuterea metropolitana Cuernavaca y Quintana Roo pero iquestQueacute es una Franquicia iquestQueacute significa una estacioacuten de servicio iquestCuaacuteles son los requisitos y iquestQueacute documentacioacuten debemos mantener y poseer Son algunas de las dudas que surgen para conocer realimente la razoacuten de ser de Corpogas y lo importante que su acervo documental en la organizacioacuten

151 La franquicia de PEMEX en la comercializacioacuten de combustible

ldquoLas funciones baacutesicas de PEMEX Refinacioacuten son los procesos industriales de refinacioacuten elaboracioacuten de productos petroliacuteferos y derivados del petroacuteleo su distribucioacuten almacenamiento y venta de primera mano La Subdireccioacuten Comercial de PEMEX Refinacioacuten realiza la planeacioacuten administracioacuten y control de la red comercial asiacute como la suscripcioacuten de contratos con inversionistas privados mexicanos para el establecimiento y operacioacuten de las Estaciones de Servicio integrantes de la Franquicia PEMEX para atender el mercado al menudeo de combustibles automotrices

Con el Sistema de la Franquicia PEMEX se puede estar seguro que se participa en un mercado en el que se comercializan productos de alta calidad y se cuenta con el respaldo de PEMEX Refinacioacuten Este sistema ademaacutes permite

bull Mejorar la calidad de los Servicios que se ofrecen al consumidor 9 CORPOGAS Manual de calidad op cit Paacuteg 47

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bull Incorporar tecnologiacuteas y equipos que permitan una operacioacuten orientada a la proteccioacuten del medio ambiente

bull Garantizar el cumplimiento de las especificaciones y normas teacutecnicas que otorguen confianza y den seguridad a la poblacioacuten

bull Propiciar el establecimiento de nuevas Estaciones de Servicio que satisfagan el crecimiento de la demanda nacionalrdquo10

Al mismo tiempo con el Sistema de la Franquicia PEMEX los inversionistas privados nacionales participantes en la comercializacioacuten de combustibles automotrices encuentran ldquoun Sistema que apoya a los Franquiciatarios al otorgar maacutes beneficios que solamente el de otorgar el licenciamiento del uso de marcas y nombres comerciales y la comercializacioacuten de combustibles y lubricantes automotrices ya que considera entre otros aspectos

bull Atractivos descuentos por la venta de productos bull La posibilidad de integrar servicios complementarios a la Estacioacuten de Servicio bull La disposicioacuten de un marco regulatorio definido en los aspectos teacutecnicos y de

operacioacuten que facilitan la construccioacuten operacioacuten y mantenimiento de la Estacioacuten de Servicio

bull Programas de PEMEX Refinacioacuten para el desarrollo del mercado y el fortalecimiento del valor de mercado de la marca PEMEX

bull Canales abiertos de comunicacioacuten con Pemex Refinacioacuten bull Acceder a programas de capacitacioacuten del Franquiciatario y del personal que labora

en la Estacioacuten de Servicio bull Facilidad para incorporar modernas teacutecnicas para automatizar los procesos

administrativos involucrados en la operacioacutenrdquo11

152 Desarrollo de la red de Estaciones de servicio con las Franquicias PEMEX

La Red de Estaciones de Servicio ha estado sujeta desde marzo de 1992 a un proceso de modernizacioacuten de sus instalaciones para garantizar elevados niveles de seguridad y cumplimiento de la normatividad en materia ambiental a la vez que atienden las necesidades de los consumidores con maacutes altos estaacutendares de calidad en el Servicio

ldquoPEMEX Refinacioacuten tiene el intereacutes de promover el desarrollo de la Red de Estaciones de Servicio en todas las poblaciones y ciudades del paiacutes aplicando lo establecido en el sistema de la Franquicia PEMEX lo que ha generado resultados positivos ya que en 1991 antes de que se iniciara el programa de la Franquicia operaban 3164 Estaciones de Servicio y gran parte de ellas teniacutean una antiguumledad superior a los 10 antildeos En respuesta a ello se instrumentoacute el Programa de Modernizacioacuten de Estaciones de Servicio punto de partida del Sistema de la Franquicia PEMEX

10 PEMEX Manual de Organizacioacuten de PEMEX Refinacioacuten Meacutexico 2003 Paacuteg 35 11 PEMEX Manual de Franquicias PEMEX Meacutexico 2002 Paacuteg 50

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Por otro lado se revisaron los procedimientos administrativos para incorporar nuevas Estaciones de Servicio al detectarse un rezago en el crecimiento de la red comercial respecto a la dinaacutemica socioeconoacutemica del paiacutes Esto condujo al acuerdo con la Comisioacuten Federal de Competencia que se firmoacute en julio de 1994 y que dio lugar al Programa Simplificado para la Instalacioacuten de Nuevas Estaciones de Servicio Con ello se impulsa el intereacutes por la Franquicia PEMEX y se incrementa de manera constante la Red de Estaciones de Servicio que hoy significa contar con una Red de maacutes de 8800 Estaciones de Servicio distribuidas a lo largo del paiacutesrdquo12

153 Costos y documentacioacuten de franquiciatario

El Franquiciatario tendraacute a su cargo diversos gastos inversiones costos y erogaciones por la construccioacuten operacioacuten y mantenimiento de la Estacioacuten de Servicio

ldquoLos principales son en forma enunciativa pero no limitativa los siguientes

bull Inversioacuten para adquisicioacuten o arrendamiento del terreno destinado para la construccioacuten de la Estacioacuten de Servicio

bull La inversioacuten por la construccioacuten y equipamiento de la Estacioacuten de Servicio bull Pagos de impuestos derechos y honorarios conforme las Leyes Mexicanas

necesarios para la operacioacuten de la Franquicia y de los Servicios que contrate bull Pagos por la contratacioacuten de seguros y fianzas bull Costos y gastos asociados a la operacioacuten de la Estacioacuten de Serviciordquo13

Cada uno de estos traacutemites requiere documentacioacuten legal que sustenten la propiedad responsabilidades y obligaciones Ademaacutes que los documentos relacionados con la operacioacuten tienen vigencia y todos los documentos que acrediten el pago de derechos e impuestos se requieren conservar por auditorias de la Secretaria de Medio Ambiente Hacienda Proteccioacuten Civil PEMEX etc Con el volumen de estaciones e informacioacuten se requiere pues un profesional para la administracioacuten de dicho acervo documental

16 Antecedentes del Archivo Desde la creacioacuten del Corporativo Mexicano de Gasolinerias SC (CORPOGAS) el responsable del control de la documentacioacuten estaba a cargo de la Asistente del Director General ubicaacutendose el archivo en la misma oficina de la direccioacuten Al crecer el nuacutemero de estaciones que controlaba Corpogas surgioacute la necesidad de contratar a una persona profesionista en el aacutembito de la Archivonomia con el fin de conservar la memoria de la organizacioacuten y facilitar la toma de decisiones

12 PEMEX Manual de Operacioacuten mantenimiento seguridad y proteccioacuten al ambiente de Franquicias PEMEX Meacutexico 2002 Paacuteg 33 13PEMEX Manual de Operacioacuten de la franquicia Supervisioacuten apoyo y soporte a Franquiciatarios Meacutexico 2002 Paacuteg 42

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Al ingreso a CORPOGAS en julio de 1999 no se contaba con un personal encargado de archivo aunque estaba designada una aacuterea provisional para el almacenamiento de documentacioacuten no existiacutea un archivo exprofeso para tal motivo La problemaacutetica real existente era la recepcioacuten y el acceso a la documentacioacuten ya que debido a la naturaleza de la organizacioacuten (Gasolinera) muchos de los documentos almacenados son vigentes y se encuentra en su fase activa ya que son necesarios para la realizacioacuten de diversos traacutemites ante dependencias de gobierno (Ecologiacutea PEMEX Delegaciones SEDUVI etc) y privadas (notarias) Siendo praacutecticas comunes el soacutelo ingresar la documentacioacuten en archiveros o anaqueles sin identificar en todos los casos Ademaacutes que no existiacutean herramientas de control de archivo (Ej Libros de ingreso libros de preacutestamo etc) Todas estas acciones en conjunto retrasaban los traacutemites y la toma de decisiones oportunas por parte de todos los usuarios (gerentes de estacioacuten Directores gestores personal administrativo etc) El tipo de informacioacuten que se encontroacute en el diagnoacutestico inicial fue de diversas iacutendoles como regulatorios administrativos legales fiscales y contables Durante todo el proceso de la ldquoOrganizacioacuten del Archivo de Corpogasrdquo y a la fecha ha sido crear una cultura por el Archivo en la cual el usuario este conciente sobre la importancia de la informacioacuten y coacutemo el cumplir con los controles establecidos contribuyen a una mejor administracioacuten y acceso a la documentacioacuten Ademaacutes de fomentar el habito de la lectura y anaacutelisis de la documentacioacuten que manejan Inicialmente el nivel directivo de la organizacioacuten se mostroacute comprometido con el proyecto suministrando los recursos econoacutemicos y materiales necesarios para su implementacioacuten asiacute como el respaldo incondicional por la direccioacuten ante las medidas y decisiones tomadas para el control del Acervo Por lo tanto se puede apreciar que el Ciclo de Vida de la documentacioacuten utilizada en CORPOGAS esta directamente ligada a la normatividad y la legislacioacuten nacional por lo que la organizacioacuten del archivo de tramiteacute y concentracioacuten requiere fundamentarlo bajo procesos archiacutevisticos que permitan su correcto control y funcionamiento

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CAPITULO 2

ARCHIVO DE TRAacuteMITE Y CONCENTRACIOacuteN

21 Principios archiacutevisticos La archiviacutestica surge como tal a principios del siglo XIX ligada al desarrollo teoacuterico del principio de procedencia ldquoEntre 1828 y 1835 con las obras Froilaacuten Troche y Zuacutentildeiga y Facundo Porras Huidobro aparecen en Espantildea tales conceptos de seguir un orden maacutes anaacutelogo a la naturaleza de los documentos y no mezclar diferentes archivos provenientes de organismos distintos La teoriacutea se fundamenta maacutes con los autores Joseacute Moroacuten y Limiana (1846 y 1879) Miguel Velasco Santos (1875) Joseacute de Guumlemes y Willame (1876) y Luiacutes Rodriacuteguez Miguel (1877) A finales del siglo se da la maduracioacuten de la teoriacutea en paiacuteses como Francia Italia Alemania y Holanda Teniendo como ejemplo de tales consecuencias el Manual de Clasificacioacuten y descripcioacuten de archivos redactado por los holandeses Muller Feith y Fruin (1898) Estos fundamentos cientiacuteficos se consolidan en nuestro siglo con las aportaciones de Casanova Brenneke Jenkinson Schellenberg Bautier Lodolini Corteacutes Tanodi Heredia etcrdquo14 Para aplicar los diversos principios que integran la archivistica se debe conocer la procedencia de ellos y establecer hacia las distintas tareas que corresponde 211 Principio de Procedencia El principio de procedencia trata de establecer que los documentos de un departamento deben conservarse en su integridad evitando fraccionarse y dispersarse pero este no establece auacuten el orden que deben mantenerse dentro de cada aacuterea ldquoEs decir el principio de procedencia es el principio por el cual todo documento del acervo debe volver al grupo de archivo desde el cual se originoacute y dentro de este mismo a su sitio originalrdquo15 Para ello definimos que ldquoel principio de orden original es por el cual todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinoacute de acuerdo con su naturalezardquo16

14 FUSTER Ruiacutez Francisco ldquoLos inicios de la archiviacutestica espantildeola europeardquo Revista General de Informacioacuten y Documentacioacuten Vol 6-1 Madrid UCM 1996 43-77 15 HERRERA Heredia Antonia Archiacutevistica General Sevilla Espantildea Diputacioacuten Provincial Sevilla 1991 Paacuteg 23 16 HERRERA op cit Paacuteg 25

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ldquoEl principio de procedencia en conjunto con el de orden original facilitan la organizacioacuten archiviacutestica de los fondos documentales Esto nos permite establecer que mantener el orden original de la entidad productora se convierte en un requisito para la aplicacioacuten del principio de procedencia Para estos principios obtenidos hasta ahora siempre existe la condicioacuten de restaurar el orden original dado que por la tendencia natural documentos llegan al archivo por partida o paquetes Una vez que todos los documentos estaacuten clasificados naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institucioacuten Ademaacutes tenemos que considerar el principio procedencia mismo por el cual las divisiones tanto en la creacioacuten como en el ordenamiento de grupo de archivo se destinan por la subdivisioacuten de la tarea de la agencia o la persona que origina o crea un grupo de archivo Denominemos entonces bull principio de procedencia donde se origina el documento y bull principio de orden original al lugar donde el documento ha continuado su traacutemite y ha

cumplido sus finesrdquo17 Por ende concluimos que ldquoel principio de procedencia es admitido universalmente como la base de la archiviacutestica teoacuterica y praacutecticardquo18 212 Principio de Orden Original En la actualidad todo proceso archiviacutestico se sustenta en los principios de procedencia (PP) y orden original (OO) lo cual nos permite hablar de la metodologiacutea archiviacutestica Hay que tomar en cuenta que el orden archiviacutestico original y toda estructura no son un resultado casual sino una conservacioacuten loacutegica de la organizacioacuten de un cuerpo administrativo cuyas funciones producen documentos Ademaacutes que la procedencia da importancia a la entidad creadora de los documentos en vez de quien los conserva a la relacioacuten reciacuteproca entre los documentos y quienes lo crearon ldquoEl principio de orden original establece que la documentacioacuten debe conservarse en el orden que recibioacute durante su funcioacuten administrativa Teoacutericamente el orden original debe mantenerse si satisfacen las siguientes condiciones

bull Preservar las interacciones documentales inherentes

17 CONDE Ma Luisa Manual de Tratamiento de archivos Administrativos Espantildea 1992 Paacuteg 26 18 AREVALO Jordaacuten Viacutector Hugo Teacutecnicas documentales de archivo Ordenamiento y clasificacioacuten de los documentos de archivo Buenos Aires Argentina Ediciones del Sur 2003 Paacuteg 50

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bull Proveer informacioacuten acerca de la creacioacuten y uso de los documentos o sobre las actividades que testimonian

bull Agregan valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad determinadardquo19

El orden original estaacute basado en la presuncioacuten de que la estructura general de los documentos de una reparticioacuten puede y debe reflejar su estructura organizacional El principio de procedencia y el orden original conforman un sistema de organizacioacuten coherentes para los archivos 22 Ciclo Vital del documento La vida moderna produce tal cantidad de documentos que ninguacuten archivo en el mundo por grande que sea puede conservarlos indefinidamente ldquoPero es suficiente sentildealar que ni para los archivistas ni para la administracioacuten puacuteblica es posible manejar y resguardar indiscriminadamente la totalidad de la documentacioacuten que se genera hoy diacutea sino que es preciso responder a esta situacioacuten criacutetica utilizando teacutecnicas que permitan detectar dentro de la abundante y diversificada masa documental la parte que pueda ser uacutetil para tenerla disponible en un lugar y momento exactos en que se requiera El anaacutelisis de estas cuestiones lleva naturalmente al de los diversos tipos de usos y aplicaciones a los que se puede estar sujeto un documento dentro de la actividad gubernamental o privada y consecuentemente a la postulacioacuten del concepto del ciclo vital que es por decirlo el principio fundamental de administracioacuten de documentosrdquo20 El ciclo vital de los documentos nos permite analizar los acervos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida Normalmente como personas estamos acostumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros intereses cuando realizamos alguacuten traacutemite nos acercamos a ellos si queremos extraer informacioacuten pero difiacutecilmente percibimos la importancia que tienen y que sufren cambios en su ubicacioacuten con respecto del tiempo ldquoLos documentos son permanentemente removidos de sus sitios cumpliendo determinados requisitos legales o regulatorios traacutemites y transferencias dentro de su vida uacutetil Estaacutes trasferencias se realizan de Archivo de traacutemite al de Concentracioacuten y del acervo de Concentracioacuten al Histoacuterico Esta transferencia documental se realiza cuando

bull Terminaron los objetivos de su creacioacuten en la institucioacuten que los genero

19 RUIZ Rodriacuteguez Antonio Aacutengel Manual de Archiviacutestica Madrid Espantildea Siacutentesis 1996 Paacuteg 88 20 AMPUDIA Melo J Enrique Institucionalidad y gobierno Un ensayo sobre la dimensioacuten archiviacutestica de la Administracioacuten Puacuteblica Meacutexico AGN-INAP 1988 p 61 y 78

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bull Su consulta es praacutecticamente nula o esporaacutedica bull Se cumplioacute plazo precaucional en el archivo central de la institucioacuten bull Resulta incoacutemodo conservarlo al no ser utilizado por razones de

optimizar espaciosrdquo21 Con esta informacioacuten analicemos las definiciones de varios autores con la finalidad de tener una visioacuten maacutes amplia del concepto del Ciclo Vital Ciclo Vital del Documento seguacuten los conceptos de Aurelio Tanodi Elio Lodolini e Ives Peacuterotin

bull Fase pre-archiviacutestica bull Fase administrativa bull Fase histoacuterica

ldquoLa fase llamada pre-archiviacutestica se define como la Recepcioacuten y adquisicioacuten de documentos en las mesas de entrada o alguna oficina destinada con tal fin que en la mayoriacutea de los casos se ocupa de registrar los tramites que se realizan mediante la reunioacuten de documentos La Fase Administrativa se produce cuando los documentos cumplieron su objetivo inmediato o los fines para los cuales fueron creados pero se conservan un tiempo prudencial para su consulta aunque esta sea esporaacutedica La fase histoacuterica de los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines praacutecticos cientiacuteficos y culturales generalmente se guardan en archivos histoacutericos o los correctamente denominados generalesrdquo22 El Ciclo Vital del documento seguacuten los conceptos de Gunnar Mendoza define

bull Fase activa bull Fase inactiva bull Conservacioacuten permanente

ldquoLa fase activa es cuando el documento se produce y por el valor de su contenido sustantivo posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones actividades traacutemites de los individuos y de las entidades

21 CONDE opcit Paacuteg 60 22 TANODI Aurelio Introduccioacuten a la ordenacioacuten y clasificacioacuten Madrid Espantildea Iberoamericana 1975Paacuteg 58

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La fase inactiva o de transicioacuten es cuando los documentos han perdido su valor activo y han cumplido los traacutemites actuales consecuentemente deben ser evaluados para identificar los valores vigentes de su informacioacuten La fase de conservacioacuten permanente se produce cuando el documento es reconocido por los valores de la informacioacuten contenida y por consiguiente se preserva en archivos de caraacutecter permanente o histoacutericosrdquo23 Una tercera perspectiva de vista es el siguiente ldquoConsideremos el ciclo vital en las

1 Fase Activa o Archivo de Traacutemite 2 Fase Semi-Activa o Archivo de Concentracioacuten 3 Fase Inactiva o Archivo Histoacuterico

Cada una de ellas contiene a sus etapas o actividades a realizar para su cumplimiento Fase Activa o Archivo de Traacutemite Independientemente de cumplir con las funciones de traacutemite establecidas tiene una etapa adicional que contempla la gestioacuten de recursos esto implica una serie de medidas coacutemo el trato adecuado a las tres elementos que conforman el archivo 1) al personal 2) al usuario y 3) a los documentos asiacute como la formacioacuten profesional continuada y la vinculacioacuten de la actividad archiviacutestica a todos los sectores de la organizacioacuten Todo esto apunta a un mejor control de calidad de los bienes y servicios del archivo los cuales deben estar documentados para su mejora continua En esta etapa se contemplan dos periodos o actividades la vigencia y periodo precaucional es decir que el documento esta vigente para la realizacioacuten de traacutemites y el plazo que se otorga a cualquier documento para sus valores informativos Fase Semi-Activa o Archivo de Concentracioacuten Comprendemos la formacioacuten de los archivos intermedios y la enorme importancia que eacutestos tienen porque son los encargados de analizar los verdaderos valores de los documentos para otras ramas cientiacuteficas La cual contempla dos periodos el simbioacutetico durante el cual los documentos obtienen una interdependencia de dos organismos administrativos diferentes los de la entidad productora y los del archivo de conservacioacuten permanente

23 MENDOZA Gunnar Problemas de ordenacioacuten y descripcioacuten archiviacutestica Buenos Aires Argentina Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos 1978 Paacuteg43

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Aquiacute ocurre tambieacuten un momento de anaacutelisis sobre el contenido del documento que proporciona una descripcioacuten objetiva cuantitativa y sistemaacutetica base importante para poder realizar la transferencia de una etapa a otra (activa a semi-activa o inactiva) Algo muy necesario en la descripcioacuten de los documentos Fase Inactiva o Archivo Histoacuterico Esta etapa comprende el resguardo final de los documentos con los fines histoacutericos debido a la gran influencia que tuvieron en el pasado los cuales sirven coacutemo memoria o investigacioacuten de hechos actividades y responsabilidades pasadas Debido a los largos periodos de pruebas o uso a las que fueron sometidos los documentos tambieacuten se incorporan a esta etapa las actividades de conservacioacuten y restauracioacuten de documentos El impresionante desarrollo de la tecnologiacutea y sus muacuteltiples aplicaciones a los archivos nos obligan a hablar de los acervos en medios electroacutenicos y multimedia Las tecnologiacuteas actuales buscan reemplazar los soportes con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de acceso y espacio aparentemente podriacutean atentar contra la clasificacioacuten pero no es asiacute si el disentildeo del software respeta las unidades ordenacioacuten asiacute como los principios de procedencia y orden originalrdquo24 23 Valoracioacuten Documental ldquoLa valoracioacuten documental es el proceso que identifica a la documentacioacuten para su destino final cuando maacutes importante sea esta mayor debe ser el grado de precisioacuten de la clasificacioacuten para evitar que los documentos se disgreguen y su ubicacioacuten resulta problemaacutetica Reconocer valores Primario De uso institucional Secundario Rebasan el aacutembito institucional es informacioacuten social que pertenece a toda la sociedadrdquo25 El identificar los valores documentales nos permite conservar soacutelo los documentos indispensables es decir no duplicar su guarda en la mayoriacutea de los archivos se conservan inuacutetilmente un volumen de documentacioacuten de dos a diez veces superior Para esto es necesario llevar a cabo una depuracioacuten de los asuntos duplicados y los concluidos ldquoPara obtener mejores resultados de esta valoracioacuten concluimos que se debe

24 CRUZ Mundet Joseacute Ramoacuten Manual de Archiviacutestica tercer edicioacuten Madrid Espantildea Fundacioacuten Germaacuten Saacutenchez Ruizpeacuterez Ediciones Piraacutemide 1999 p 120 25 HEREDIA Herrera Antonia Manual de Instrumentos de descripcioacuten documental Sevilla Espantildea Diputacioacuten de Sevilla 1982 Paacuteg 36

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bull Tomar en cuenta el fin para el cual cada documento ha sido elaborado bull Planear el archivo basaacutendose en un sistema de clasificacioacuten y control que responda

plenamente a sus exigencias bull Estudiar y adoptar normas que determinen claramente las modalidades de conservacioacuten

transferencia y consulta de documentosrdquo26 24 Archivo de Traacutemite ldquoEl Archivo de Traacutemite es el que se forma en la unidad productora de los documentos corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formacioacuten de los expedientes e incluso al terminar eacutesta si las necesidades de consulta son continuasrdquo27 Considerando el ciclo vital del documento se puede manifestar que el archivo traacutemite es la ldquoUnidad archiviacutestica responsable de procesos y teacutecnicas destinada a los archivos en etapa activa en las oficinas donde su uso es constante Conserva archivos en forma temporal y los transfiere posteriormente a un archivo de concentracioacutenrdquo28 El archivo de traacutemite tambieacuten considerado por algunos autores como administrativo se define como aquel que contiene las series documentales abiertas y continuamente se enriquecen aumentando el nuacutemero de sus unidades de instalacioacuten Por ende muchas de ellas son susceptibles de expurgo La teoriacutea archiviacutestica espantildeola considera al archivo de traacutemite coacutemo de gestioacuten mismo que es responsable de resguardar y administrar ldquolos documentos en fase de tramitacioacuten asiacute como los que son de uso frecuente para la gestioacuten de los asuntos corrientesrdquo29 Considerando lo anterior expuesto se puede manifestar que el archivo de traacutemite es la unidad responsable de la integracioacuten y organizacioacuten de los documentos de uso frecuente necesarios para el ejercicio de una unidad administrativa Para que una determinada unidad administrativa pueda ser considerada como sujeto productor de documentos tiene que reunir los siguientes requisitos

26 TORRE Merino Joseacute Luiacutes Identificacioacuten y valoracioacutenrdquo Espantildea Ministerio de Educacioacuten Cultura y deporte 2003 p 35 27 RUIacuteZ Rodriacuteguez opcit Paacuteg 93 28 ISLAS Peacuterez Ma Estela La Archiviacutestica en Meacutexico Puebla Meacutexico Litografiacutea ManoGraf 2003 p53 29 CRUZ Mundet Joseacute Ramoacuten Manual de Archiviacutestica 2ordf ed Fund German Saacutenchez Ruipeacuterez Madrid 1996 p 97

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241 Creacioacuten Para un archivo de traacutemite se debe establecer su organizacioacuten interna y el nivel jeraacuterquico que ocupa dentro de la estructura a la que pertenece Ademaacutes debe tener funciones concretas que determinen su actividad y finalmente asiacute como un responsable Todo sujeto productor de documentos forma un archivo de traacutemite que debe tener al frente una persona encargada de su organizacioacuten y control 242- Organizacioacuten Los documentos de un archivo se generan por personas fiacutesicas o morales en ejercicio de sus funciones como soporte material de la actividad de un puesto organizacional En consecuencia su organizacioacuten no consiste maacutes que en respetar la formacioacuten de las series documentales que son sus componentes baacutesicos ldquoLa organizacioacuten de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales y mecaacutenicas por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para dos cosas 1) Revelar el contenido de los archivos y 2) Tener el control de cada pieza del conjunto de documentosrdquo30 ldquoFunciones de la organizacioacuten de archivos

bull Proporciona una estructura loacutegica de cada fondo documental que refleje al organismo que la produjo

bull Facilita la localizacioacuten conceptual es decir de la informacioacuten contenida en el

acervo bull Facilita la localizacioacuten fiacutesica de cada documento o expediente para lograr a su

vez su control y manejordquo31 La ordenacioacuten y la clasificacioacuten en el archivo son procesos fundamentales y tienen caracteriacutesticas propias de la archivonomiacutea permiten dar un orden natural a los documentos 243 Clasificacioacuten La clasificacioacuten es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta repartimos instintivamente en distintas categoriacuteas que corresponden a nuestra clasificacioacuten personal Hablar de ordenacioacuten clasificacioacuten es dirigirnos directamente a establecer los principios archiviacutesticos

30 TANODI op cit Paacuteg 27 31 TORRE opcit Paacuteg 56

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Consiste en separar un conjunto de elementos estableciendo grupos o clases de tal manera que estos formen parte de la estructura de un todo desde los maacutes amplios hasta los maacutes especiacuteficos haciendo una jerarquizacioacuten de los mismos ldquoLa clasificacioacuten seraacute la clave para la recuperacioacuten de la informacioacuten Las diferentes clasificaciones funcionaraacuten con eacutexito si estaacuten organizadas tomando en cuenta la informacioacuten que se acumula o la manera como eacutesta se solicita Por lo mismo un sistema de clasificacioacuten debe

bull Ordenarse por grupos relacionados bull Ser eficiente bull Instalarse teniendo en cuenta la economiacutea bull Ser tan sencillo como sea posible y faacutecil de manejar bull Permitir adiciones y eliminacionesrdquo32

Seguacuten Schellenberg citado por Cruz Mundet hay tres elementos principales que deben considerarse en la clasificacioacuten Y son los sistemas ldquoLas acciones o funciones Toda la entidad es creada con unos fines para lo cual denota de atribuciones o competencias suficientes como para lograr sus fines La estructura orgaacutenica Cualquier entidad necesita asimismo una organizacioacuten para conseguir sus fine es decir una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idoacuteneo Los asuntos o materia Este elementos que se deriva de los asuntos o materias que se observan como resultado de las actividades de una organizacioacutenrdquo33

Cada grupo debe ser uacutenico distinto a los demaacutes con caracteriacutesticas propias y que pueda subdividirse en otros dependientes del mismo 244 Cuadro de clasificacioacuten En consecuencia clasificar consiste en la elaboracioacuten de un cuadro clasificador estructurado con el fin de identificar cada documento y reunir en grupos todos aquellos que tengan caracteriacutesticas similares Siendo el cuadro general de clasificacioacuten el instrumento archiviacutestico para ldquoordenar los documentos de archivo dentro de un espacio fiacutesico que ocuparan para su conservacioacuten temporal o definitiva y agrupar los elementos que representan su contenido para

32 JIacuteMENEZ Rodriacuteguez Mario Archivos Administrativos Meacutexico Guadarrama Impresores 1983 33 CRUZ Mundet Joseacute Ramoacuten Opcit 59

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relacionarlos de manera loacutegica con tros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatoriordquo34

Cuando hablamos de la estructura orgaacutenica establecemos coacutemo las unidades documentales aplicables a las estructuras efectuando una divisioacuten que se acomoda a las exigencias de la clasificacioacuten dividiendo primero en unidades mayores intermedias y menores Las unidades mayores toman en cuenta a los fondos grupos documentales las colecciones y las secciones 245 Ordenacioacuten Considerando que la ordenacioacuten ldquoes la operacioacuten de unir un conjunto de documentos relacionados unos con otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano (Clasificacioacuten)rdquo35 Aspectos que hay que tomar en cuenta para la ordenacioacuten Se hace a partir de elementos internos del documento fecha nombre asunto y serie la ordenacioacuten que le conviene es indispensable de la otra serie 246 Meacutetodos de Ordenacioacuten ldquoExisten diversos de meacutetodos de acuerdo a la naturaleza de la documentacioacuten Cronoloacutegica La fecha de los documentos es el criterio para el ordenador empleando por este meacutetodo siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor el antildeo el mes y el diacutea Alfabeacutetica Utilizando la letras del abecedario como criterio de ordenacioacuten y su posicioacuten en la palabra o frase la que se basa Numeacuterica Establece la ordenacioacuten de los documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante o agrupaciones de eacutestos por bloques es el empleado pro ejemplo para los documentos contables Alfanumeacuterico Consiste en la combinacioacuten de letras y nuacutemeros para componer coacutedigos de ordenacioacuten Geograacutefico Consiste en ordenar la documentacioacuten con base al sitio que la genera Cromaacutetico Mediante la asignacioacuten colores seguacuten tema permite organizar la documentacioacuten Topograacutefico Seguacuten la colocacioacuten del documentos dentro del archivo Onomaacutestico Seguacuten la fecha de generacioacuten de la documentacioacutenrdquo36

34 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Cuadro General de Clasificacioacuten Instructivo para su elaboracioacuten Meacutexico 2004 Paacuteg1 35 AREVALO Jordaacuten op cit Paacuteg 50

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Diferencias en Clasificacioacuten y Ordenacioacuten Clasificar se refiere a grupos documentales (fondos secciones o series) la ordenacioacuten a documentos La ordenacioacuten sigue a la clasificacioacuten primero se dispone por clases y grupos despueacutes cada grupo por su orden La clasificacioacuten es aplicable a la totalidad de un fondo la ordenacioacuten al interior de una serie La clasificacioacuten es una actividad intelectual que permite relacionar unos documentos con otros la ordenacioacuten es una operacioacuten mecaacutenica 247 Distincioacuten de las diferentes series documentales Para la correcta organizacioacuten de un archivo de Traacutemite es necesario distinguir claramente las distintas series documentales que nada tienen que ver entre si pero que a veces se confunden por error ldquoActividades que debe realizar un archivo de traacutemite bull Organizar y archivar la documentacioacuten de acuerdo con los criterios ya expuestos bull Impedir la dispersioacuten o eliminacioacuten de documentos originales bull Estar en constante relacioacuten con el Archivo Concentracioacuten de existir bull Suministrar toda la informacioacuten que el usuario o aacutereas solicite respecto a las series

documentales bull Preparar las transferencias de acuerdo con las normas expuestas por nuacutemero de

estacioacuten bull Controlar el preacutestamo y recuperacioacuten de los documentos o expedientes que salgan del

archivo mediante un registro de preacutestamos bull Suministrar la informacioacuten requerida por parte de los puestos y funciones de la

Administracioacuten respecto a los documentos que custodiardquo37 Dentro de cada serie los expedientes que la forman deberaacuten ser individualizados puesto que cada uno se refiere a la resolucioacuten de un asunto concreto manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en el que se han producido sin alterar en ninguacuten caso la estructura de los expedientes que debe permanecer siempre intacta 248 Expedientes ldquoUn expediente es un conjunto ordenado de documentos organizados que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucioacuten administrativa de un asunto determinadordquo38

36 TORRE Merino Joseacute Luiacutes op cit Paacuteg 55 37 SCHELLENBERG Theodore Archivos Modernos Principios y teacutecnicas Meacutexico AGN 1987

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El expediente se inicia y resuelve en el organismo que tiene la competencia especiacutefica en relacioacuten con el tema de que se trate independientemente de que intervengan para su resolucioacuten diferentes unidades u organismos administrativos Los documentos de un expediente estaacuten unidos entre siacute por una relacioacuten de causa-efecto son eslabones de una cadena que se forma con un fin determinado Por el caraacutecter de su contenido tenemos que diferenciar dos tipos de documentos dentro de cada expediente unos cuyo contenido se puede considerar esencial ndashinformes dictaacutemenes resoluciones etc- y otros cuya finalidad es servir de nexo por lo que podremos llamarlos documentos de enlace ndashoficios de remisioacuten facturas notas interiores etc- Es pues el expediente la unidad organizada de documentos reunidos por la entidad generadora para su uso cotidiano bien durante el proceso de organizacioacuten archiviacutestica que se refieren al mismo tema actividad o asunto es la parte baacutesica de la serie documental ldquoEl expediente es la unidad de instalacioacuten del archivo de traacutemite y refleja las funciones de la institucioacuten que lo generoacute Un expediente de archivo se abriraacute cuando

bull No existan antecedentes del asunto en los archivos del aacuterea o en la unidad de documentacioacuten en traacutemite

bull Cuando se trate de un nuevo asunto o traacutemite

Para integrar un expediente de archivo se debe considerar

bull Documentan cualquier obligacioacuten o responsabilidad bull Por asunto y bull Por el caraacutecter teacutecnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas

ello encaminado a determinar sus valores histoacutericos posteriormente En la integracioacuten de un expediente se observaraacute

bull Que los documentos que se integren secuencial mente conforme se generen acuses de los mismos o se reciban (originales)

bull Que soacutelo se archive un ejemplar de copias si el caso lo amerita de un mismo documento

bull Que los documentos de archivo esteacuten completos con anexos o documentos teacutecnicos que se mencionan en la correspondencia del mismo

bull Que todo documento teacutecnico o anexo de otro tipo cuente con la identificacioacuten del aacuterea que lo elabora asiacute como la fecha de elaboracioacuten

38 AREVALO Jordaacuten opcit Paacuteg 89

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bull Que los documentos que haga mencioacuten la correspondencia sin importar el soporte (disquetes fotografiacuteas cdrom revistas publicaciones) en todo caso se integraraacuten al expediente de ser necesario en sobre o carpetas que se adhieran al expediente

bull Que los documentos no cuenten con clips para evitar su maltratordquo39 Registro y descripcioacuten del expediente de archivo El propoacutesito de registrar un documento es el de asentar que eacuteste forma parte de los expedientes que existen en el archivo de la institucioacuten con informacioacuten confiable y relevante para sustentar las tareas que tiene con las dependencias En cada expediente es necesario describir en la caraacutetula del mismo la mayor informacioacuten posible para su mejor manejo e identificacioacuten asiacute como para el desarrollo de una base de datos o inventario que facilite su control y acceso El registro y descripcioacuten de un expediente serviraacute para homologar sistemas de acceso y recuperacioacuten asiacute como para facilitar el control y la ubicacioacuten de informacioacuten dentro de la empresa La descripcioacuten de documentos de archivo en soportes tradicionales como el papel se haraacute a nivel de expediente y no de cada documento Elementos para la creacioacuten de expedientes El fin especiacutefico de un archivo es simplificar la buacutesqueda de documentos relacionados con los asuntos que se generan en el aacuterea o con los que se tiene relacioacuten Si los documentos despueacutes de archivados no han de ser objeto de consulta o por el contrario la documentacioacuten ha de ser consultada con frecuencia este sistema asegura gran precisioacuten del trabajo y su localizacioacuten Para poder llevarlo a cabo hay que tener presente lo siguiente ldquoTipologiacutea documental (identificacioacuten)

Sustantivos Aquellos que se relacionan con la funcioacuten especiacutefica del aacuterea o institucioacuten que las genera Personales Generalmente llamados expedientes de personal generalmente se encuentran en el aacuterea de recursos humanos y sirven de base para pago de noacutemina promociones hojas de servicio jubilaciones pagos de marcha etc) Contables y financieros Estos documentos reflejan desde la formacioacuten del presupuesto su autorizacioacuten y el ejercicio del gasto Legales Son los que se utilizan para tramitar quejas denuncias litigios etc)rdquo40

39 TORRE Merino Joseacute Luiacutes op cit Paacuteg 60 40 TORRE Merino Joseacute Luiacutes op cit Paacuteg 40

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En cada tipo de documentacioacuten hay siempre elementos que permiten facilitar su identificacioacuten que son

ldquoFondo Remite a la dependencia que genera la informacioacuten refleja la historia misma de la entidad establece el origen institucional y el proceso natural de los documentos Seccioacuten Remite a la unidad administrativa que genera el documento Serie Conjunto de documentos de un mismo rubro de temas que generalmente puede establecerse por la estructura de la dependencia o institucioacuten ya que generan asuntos del mismo orden de ideasrdquo41

25 Archivo de Concentracioacuten Para poder ubicar el archivo de concentracioacuten tendremos que mencionar el ciclo vital del documento la cuaacutel es una teoriacutea fundamental en la administracioacuten de los documentos y establece una diferencia en tres grandes fases fase activa semiactiva e inactiva que a su vez refiere a las unidades archiviacutesticas especializadas en el manejo de los documentos de acuerdo con la etapa a la que se encuentren es decir

bull Fase activa ndash archivo de traacutemite bull Transferencia primaria

bull Fase semiactiva ndash archivo de concentracioacuten bull Transferencia secundaria

bull Fase inactiva ndash archivo histoacuterico La fase semiactiva de la documentacioacuten comienza al teacutermino de la vigencia de los documentos en el archivo de traacutemite (en esta parte se origina la transferencia primaria) es decir ldquoque la documentacioacuten conserva cierto valor administrativo legal y fiscal que exige conservarlo durante un plazo llamado precaucional para fines de consulta y referenciardquo42 Auacuten con todo esto los documentos siguen siendo uacutetiles pero ocupan grandes espacios dentro de las aacutereas generadoras por lo que resulta funcional y maacutes econoacutemico trasladarlos a una unidad de archivo que conserve la documentacioacuten procedente de las distintas aacutereas administrativas y el archivo de concentracioacuten cumple con este objetivo Otra cuestioacuten importante es que esta documentacioacuten conservada en el archivo de concentracioacuten es consultada muy esporaacutedicamente y portal razoacuten justifica su transferencia Entonces podemos concluir que el archivo de concentracioacuten

41 HEREDIA Herrera Antonia op cit Paacuteg 62 42 ESCALONA Riacuteos Javier Valoracioacuten documental Guiacutea de aprendizaje Meacutexico Escuela Nacional de Biblioteconomiacutea y Archivonomiacutea 2000 p 57

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ldquoEs un servicio de apoyo administrativo cuyo objetivo principal consiste en deshogar los archivos de traacutemite recibiendo la documentacioacuten que haya concluido su traacutemite y que sea necesario conservar por un tiempo determinado para constancia o consulta posteriorrdquo43 ldquoEs el archivo que esta formado de expedientes cuya consulta es esporaacutedica y que han sido transferidos para su conservacioacuten y administracioacuten mientras vence su periacuteodo de vida semiactiva y se decide su eliminacioacuten o su transferencia al archivo histoacutericordquo44 ldquoEs un archivo de guarda precaucional de uso semiactivo o corriente es para consultar viacutea unidad de instalacioacuten Se usa el calendario de caducidad secundario y luego viene una segunda valoracioacuten Se le llama tambieacuten archivo intermediordquo45 ldquoPasos a seguir para hacer una transferencia al Archivo de Concentracioacuten

1- Que el archivo de traacutemite este debidamente organizado como unidad 2- Que se genere un inventario analiacutetico para la transferencia primaria basado en el cataacutelogo de disposicioacuten documental institucional 3-Que exista un archivo de concentracioacuten y asiacute poder recibir la transferencia 4- La documentacioacuten a transferir tiene que estar expedientada ordenada limpia sin copias muacuteltiples (ya se realizoacute una primera valoracioacuten al quitar todas las copias y dejar soacutelo el original y el acuse de recibo) todo inventariado y descrito (indicar que contiene cada expediente) y en cajasrdquo46

ETAPA ARCHIVO TIPO DE EDAD VALOR

PRIMERA TRAacuteMITE (Documentos activos se hace primera valoracioacuten)

PRIMERA PRIMARIO

SEGUNDA CONCENTRACIOacuteN (Documentos semiactivos se hace 2da valoracioacuten)

SEGUNDA PRIMARIO

TERCERA HISTOacuteRICO TERCERA SECUNDARIO

En la etapa de Concentracioacuten el documento ya se encuentra conformado y tomoacute valor legal como unidad (ej Conformacioacuten de un expediente de un Preacutestamo Hipotecario)

43 ALDAY Garciacutea Araceli J Introduccioacuten a la Operacioacuten de archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal Meacutexico Archivo General de la nacioacute 2004 P 38 44 Ibiacuted p 63 45 AREVALO Jordaacuten op cit Paacuteg 142 46 CONDE Ma Luisa Op cit Paacuteg 80

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Si bien el documento pasa a ser maacutes estaacutetico en cuanto a su solicitud es el momento que como unidad puede brindar valor agregado estando disponible y facilitando el acceso a otras aacutereas por ello es importante que recomendemos herramientas para la gestioacuten del mismo (Ej Digitalizar el documento y dar acceso viacutea Internet Intranet a la organizacioacuten) Este tipo de herramientas si bien poseen un costo de implementacioacuten por experiencia producen una mejora que sustenta la relacioacuten costobeneficio aplicado sobre la documentacioacuten criacutetica dando innumerables soluciones e informacioacuten a la organizacioacuten y solicitantes

ldquoEntonces surgen nuevas actividades administrativas que se realizan en el archivo de concentracioacuten tales como

bull Recepcioacuten de documentacioacuten bull Cotejar documentacioacuten fiacutesica con relaciones o inventarios bull Asignar ubicacioacuten topograacutefica bull Controlar documentacioacuten en el archivo de concentracioacuten bull Valoraciones documentales bull Depuracioacuten o baja definitivas bull Restauracioacuten de ser necesario bull Consultas de documentos bull Asistencias teacutecnicas a los usuarios sobre el manejo de la documentacioacuten bull Fumigaciones a las instalaciones para evitar dantildeo bull Instaurar medidas de seguridad para el resguardo de los documentos bull Desarrollo de procedimientos y manuales de organizacioacuten para crear estaacutendares

de trabajo bull Elaboracioacuten de inventariosrdquo47 bull Mantenimiento general al recinto e inmobiliario bull Buacutesqueda de nuevos proveedores de servicios y materiales

26 Descripcioacuten Es la elaboracioacuten de una representacioacuten exacta de la unidad a describir y en su caso de las partes que la componen mediante la recopilacioacuten anaacutelisis organizacioacuten y registro de la informacioacuten que sirve para identificar gestionar localizar y explicar los documentos de archivo asiacute como su contexto y el sistema que lo ha producido48

47 CRUZ Mundet Joseacute Ramoacuten op cit Paacuteg 55 48 KAHN Gilbert Sistemas de Archivo y Manejo de documentos 1998 McGraw-Hill Meacutexico Paacuteg 34-48

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Objetivos de la descripcioacuten Facilitar al archivista el control del acervo bajo su custodia y localizar con mayor rapidez los expedientes depositados en el archivo Ayudar al usuario en la consulta pues son el viacutenculo o intermediario entre los usuarios de los archivos y la informacioacuten contenida en sus acervos ldquoInstrumentos de descripcioacuten a Guiacutea Visioacuten sinoacuteptica de la documentacioacuten cuyo objetivo es orientar y dar a conocer a los interesados los documentos y servicios que presten los archivos b Inventarios Descripcioacuten exacta y precisa de toda la documentacioacuten de un archivo tienen como fin principal dar constancia de la documentacioacuten y como fin secundario la buacutesqueda el control y el estudio del acervo documental c Cataacutelogo Es el instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y de forma individualizada las unidades administrativas o las unidades archiviacutesticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relacioacuten o unidad topoloacutegica temaacutetica o institucional d Iacutendices Son auxiliares de la descripcioacuten ofrecen sistemaacuteticamente ordenados los datos que contienen los documentos sin describir los contenidos los iacutendices sintetizan y representan el contenido de la informacioacutenrdquo49 Cuando decimos que la descripcioacuten es una teacutecnica documental empleada en los archivos a fin de conocer el contenido y la ubicacioacuten de los documentos comprendemos que existe una serie de actividades que tienen una sola finalidad revelar la iacutendole del contenido documental 27 Norma ISO 90012000 ldquoISO (la Organizacioacuten Internacional de Normalizacioacuten) es una federacioacuten mundial de los organismos nacionales de normalizacioacuten (Organismos miembros de ISO) El trabajo de preparar las Normas Internacionales es normalmente desarrollado a traveacutes de los comiteacutes teacutecnicos de ISO Cada organismo miembro interesado en una materia para la que ha sido establecido un comiteacute teacutecnico tiene el derecho de estar representado en ese comiteacute Las Organizaciones Internacionales gubernamentales y no gubernamentales en conexioacuten con ISO tambieacuten toman parte en el trabajo ISO colabora estrechamente con la Comisioacuten Electroteacutecnica Internacional (IEC) en todos los aspectos de la normalizacioacuten electroteacutecnicardquo50

49 KAHN Gilbert op cit 55 50 ISO 90012000 Sistemas de gestioacuten de calidad- Requisitos Paacuteg 5

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Los borradores de las Normas Internacionales son preparados de acuerdo con las reglas dadas en las directivas de la guiacutea ISOIEC parte 3 En la cual se establecen

bull el protocolo de elaboracioacuten de normas bull el contenido de cada estaacutendar bull las entidades y funciones requeridas para su aprobacioacuten

Esto aplica para todas las normas y comiteacutes teacutecnicos que las generan ldquoLos proyectos de Normas Internacionales adoptados por los comiteacutes teacutecnicos son circulados para votacioacuten a los miembros La publicacioacuten como una Norma Internacional requiere aprobacioacuten de al menos el 75 de los grupos con voto decisivordquo51 Es conveniente remarcar la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional pueden ser objeto de derechos de patente ISO no se hace responsable de la identificacioacuten total o parcial de dichos derechos de patente Esta Norma Internacional ISO 9001 fue preparada por el Comiteacute Teacutecnico ISOTC 176 (Sistemas de gestioacuten y aseguramiento de la calidad) Subcomiteacute SC2 (Sistemas de Calidad) Esta tercera edicioacuten de ISO 9001 cancela y reemplaza a la segunda edicioacuten (ISO 90011994) junto con ISO 90021994 e ISO 90031994 Esto constituye una revisioacuten teacutecnica de estos documentos Aquellas organizaciones que hayan utilizado ISO 90021994 e ISO 90031994 en el pasado pueden usar esta Norma Internacional excluyendo ciertos requisitos L a primer norma de calidad publicada fue en la ISO 90011987 El tiacutetulo de ISO 9001 ha sido revisado y no incluye maacutes el teacutermino ldquoAseguramiento de Calidadrdquo Esto refleja el hecho de que los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad establecidos en esta edicioacuten ISO 9001 junto con el aseguramiento de calidad del producto tambieacuten contribuyen al incremento de la satisfaccioacuten del cliente La mayoriacutea de las normas de cualquier sistema de calidad hacen referencias a documentos y registros Estos teacuterminos no se deben confundir aunque en el leguaje coloquial ambos son documentos En lo que respecto al uso en las normas ISO 9000 se adoptoacute el siguiente significado Un Registro es definido coacutemo

ldquoDocumento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadasrdquo 52

51 httpwwwisoch 52 ISO 90002000 opcit Paacuteg 21

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Por lo tanto un registro constituye evidencia documental de que la actividad ha sido realizada yo cuaacuteles fueron los resultados alcanzados El documento se define como

ldquoLa informacioacuten y su medio de soporterdquo 53

Un documento en el uso de la norma significa la informacioacuten que estipula los requisitos o la forma como es necesario realizar la actividad Es importante recordar que el teacuterminordquo documentadordquo utilizado en la norma no es sinoacutenimo de escrito Los documentos deben ajustarse a la organizacioacuten y a su cultura de trabajo Ademaacutes que un sistema documentado no significa la generacioacuten de papel por lo tanto la documentacioacuten no debe ser excesiva (refirieacutendonos exclusivamente a los procedimientos e instrucciones de trabajo) Por lo tanto un sistema de calidad debe ser bien planificado y su documentacioacuten disentildeada cuidadosamente para asegurar sencillez claridad y control eficiente Recordemos el contenido de la nota 3 de la claacuteusula 421 de ISO 90012000

ldquoLos documentos pueden estar establecidos en cualquier forma o mediordquo 54

Los documentos pueden tomar la forma de55

bull Documentos escritos bull Diagramas de flujo bull Dibujos y bocetos bull Series de fotografiacuteas bull Cintas de sonido bull Imaacutegenes digitales (escaneadas) y videos etc

Pero iquestCuaacuteles son los documentos requeridos por la norma Las normas del sistema de calidad definen claramente las categoriacuteas de documentos necesarios La sub-claacuteusula 421 requiere que ldquola documentacioacuten del sistema de gestioacuten de calidad incluya

53 Ibiacuted Paacuteg 20 54 ISO 90012000 opcit Paacuteg 5 55 QUIJADA Alejandra Documentacioacuten de Sistemas de calidad ISO 90012000 Meacutexico Germanisher Lloyd 2005 Paacuteg 15

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a) Declaraciones documentadas de una poliacutetica de calidad y los objetivos de calidad

b) Manual de calidad c) Los procedimientos documentados que requiere esta norma internacional d) Los documentos requeridos por la organizacioacuten para asegurar el control

funcionamiento y planificacioacuten efectivo de los procesos y e) Los registros exigidos por esta norma internacionalrdquo56

Registros Documentos Externos

Instrucciones de trabajo

Procedimientos

Manual de calidad

Figura 3 Piraacutemide Documental Este uacuteltimo inciso es donde entra la participacioacuten del Archivo en el sistema de calidad ya que somos responsables de la documentacioacuten legal y regulatoria aplicable a CORPOGAS ldquoNo existe una estructura especificada de la documentacioacuten del sistema de calidad Sin embargo la documentacioacuten es tiacutepicamente agrupada en varias relaciones o niveles que pueden incluirrdquo 57 (ver figura 3) ldquoNivel 1 Manual de calidad Un manual contiene tiacutepicamente la poliacutetica de satisfaccioacuten del cliente y una breve descripcioacuten del sistema de gestioacuten indicando de una manera sencilla lo que se esta haciendo dentro de la organizacioacuten para cumplir con los requisitos de la norma haciendo referencia a los procedimientos

56 ISO 90012000 opcit Paacuteg 5 57 ALEMAN Espinosa Jorge Humberto Interpretacioacuten de la Norma ISO 90012000 2003 BZN Soluciones Integrales SC Paacuteg 39

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Nivel 2 Procedimientos Describen lo que se esta haciendo y por queacute por quieacuten doacutende y coacutemo se realizan las actividades de una persona proceso o aacuterea Es el caso del procedimiento de Archivo donde se establecen los controles y actividades a realizar por el personal del aacuterea Este documento fue uno de los creados coacutemo resultado del presente proyecto de digitalizacioacuten del archivo Nivel 3 Instrucciones de trabajo Que dirigen al personal en cada actividad y que se desprenden de los procedimientos Dichas instrucciones pueden ser requeridas para tareas especiacuteficas Nivel 4 Registros y documentos de origen externos incorporados al sistema Estos pueden incluir formatos registros normas instrumentos reguladores y estatuarios requeridos (actas constitutivas estudios poderes planos etc)rdquo58 Este uacuteltimo nivel es el que forma parte de las actividades desarrolladas coacutemo parte del proyecto y una de las responsabilidades del Jefe del Archivo en Corpogas iquestCuaacuteles son los requisitos que tienen que cumplir los registros resguardados por el Archivo La sub claacuteusula 424 de la norma ISO 90012000 establece que

ldquoLos registros deben permanecer legibles faacutecilmente identificables y recuperablesrdquo 59

Lo anterior significa que no deben sufrir ninguacuten dantildeo o deterioro que no permita leerlos y para el caso de medios electroacutenicos exigen un respaldo de informacioacuten Ademaacutes que deben tener un faacutecil acceso En caso de no cumplir con estos requisitos se considera una desviacioacuten que teacutecnicamente se conoce coacutemo una No Conformidad y que dependiendo de la reincidencia y gravedad puede significar la peacuterdida del certificado ISO 9001 Continuemos con la claacuteusula 424 ldquoDebe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacioacuten el almacenamiento la proteccioacuten la recuperacioacuten el tiempo de retencioacuten y la disposicioacuten de los registrosrdquo 60

Lo anterior significa poner controles para la seleccioacuten del lugar donde se va guardar la documentacioacuten que candados o barreras fiacutesicas vamos a colocar para que no se dantildeen como van estar ordenados dentro del archivo durante cuanto tiempo los vamos a tener de

58 GARCIacuteA Daniel Introduccioacuten a los Sistemas de gestioacuten de calidad ISO90012000 Meacutexico Bureau Veritas Quality Internacional 2006 Paacuteg 65 59 ISO 90002000 opcit Paacuteg 10 60 Iacutetem

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acuerdo a su naturaleza y cumpliendo los requisitos legales y estatutarios asiacute coacutemo su destino una vez que hayan cubierto su vida uacutetil En conclusioacuten tomando coacutemo referencia el marco teoacuterico aprendido en la escuela asiacute coacutemo los requisitos propios de la organizacioacuten por cumplir con estaacutendares internacionales ISO 90012000 como un ventaja competitiva de mercado establecieron las bases y un marco de referencia para el disentildeo de los controles y la administracioacuten del Archivo de CORPOGAS cumpliendo con ambos criterios conforme se desarrolla en el siguiente capiacutetulo

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CAPITULO 3 ORGANIZACIOacuteN DEL ARCHIVO DE TRAacuteMITE Y CONCENTRACIOacuteN DE

CORPOGAS

Los archivos son a la vez un producto y un medio esencial de las organizaciones sirven como memoria referencial y como acervo de datos y antecedentes indispensables para el anaacutelisis prospectivo Ademaacutes los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas del Corporativo dando pleno sustento a la toma de decisiones en todos sus niveles para lo cual es necesario implementar la ldquoOrganizacioacuten del archivo de traacutemite y concentracioacuten de CORPOGAS bajo un esquema ISO 90012000rdquo se realizaron en 4 fases Ver figura 4

Figura 4 Piraacutemide Documental

2 Organizacioacuten del Archivo

3 Digitalizacioacuten

4 Sistema de

Calidad

Archivo CORPOGAS

1 Diagnoacutestico

Inicial

Las sub-etapas que contienen cada fase representada graacuteficamente son

bull Diagnoacutestico inicial bull Organizacioacuten del Archivo de Corpogas

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o Identificacioacuten o Valoracioacuten o Clasificacioacuten o Inventario o Controles

bull Digitalizacioacuten bull Sistema de calidad

31 Diagnoacutestico y encuestas Para la elaboracioacuten del diagnoacutestico fue necesario observar e identificar el tipo de documentos que se almacenaban en CORPOGAS Esta fase incluyo una etapa de estudio de la historia de la Organizacioacuten y su evolucioacuten orgaacutenica y funcional asiacute como el anaacutelisis del organigrama vigente para determinar las funciones y responsabilidades dentro de la organizacioacuten Coacutemo parte de este aprendizaje fue el estudio del lenguaje propio del giro de la empresa (estaciones proyectos tiendas de conveniencia etc) La identificacioacuten de los recursos existentes y necesarios para la implementacioacuten de un archivo dentro del Corporativo de Gasolineras asiacute como las personas e instituciones relacionadas con la generacioacuten y manejo de documentos son los resultados de esta evaluacioacuten inicial siendo estos los siguientes 311 Criterios del diagnoacutestico inicial

Descripcioacuten Observaciones Medidas a tomar Lugar de almacenamiento 1 Condiciones

(temperatura humedad iluminacioacuten)

Tamantildeo Mobiliario

existente Ubicacioacuten

Se cuenta con dos aacutereas provisionales ambas en el seacuteptimo piso (Direccioacuten General) para el almacenamiento de la documentacioacuten la cual se coloca en 6 cajones de archivo de madera y tres anaqueles En un espacio muy reducido (aproximadamente 4x2 metros) Poco ventilado solo una puerta de acceso sin ventanas aire acondicionado Iluminacioacuten artificial con luz blanca mediante laacutemparas OSRAM de 120 volts sin filtraciones de agua y humedad relativa aparente de 60

Solicitar mediante oficio al Director Administrativo de Corpogas un espacio suficiente para una oficina y un archivo

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Descripcioacuten Observaciones Medidas a tomar Tipos de documentos 2 Legales

Fiscales Comerciales Contables Regulatorios

Se encontroacute 8 cajones de un mueble y diversas cajas con documentos Aproximadamente 15 metros lineales Toda la informacioacuten se encontraba revuelta en desorden sin ninguna clasificacioacuten o preparacioacuten documental De diversas formas tamantildeo oficio carta doble carta legal o esquela y media carta asiacute como planos El 50 de esta documentacioacuten se encontraba en mal estado (huacutemeda doblada no legible copias fotostaacuteticas mutilada etc) No se utilizaba ninguacuten formato de control Documentacioacuten encontrada Altas R1 Escrituras de terrenos Licencias de construccioacuten Zonificacioacuten y uso de suelo Permisos de CAPUFE Poderes de representantes legales Ceacutedulas RFC Pagos de agua luz y teleacutefono VoBo Proteccioacuten civil Municipio y Vialidad Estudios de riesgo Planos de autorizacioacuten de proyecto PEMEX Franquicias CT Alineamiento y nuacutemero oficial Mecaacutenica de suelo Anuencia de vecinos Estudios geoteacutecnico Planos de licencia de construccioacuten Resolucioacuten de impacto ambiental Acta constitutiva Oficios internos de Corpogas Contratos sindicales CTM

Ordenarlos y dividirlos por a) proyecto de estaciones b) estaciones en servicio

Asiacute como establecer los fondos secciones y series adecuados para su identificacioacuten y clasificacioacuten de manera cronoloacutegica

Dependencias Gubernamentales generadoras de documentos

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Descripcioacuten Observaciones Medidas a tomar 3 Federales

Estatales Municipales Paraestatales Notarias

Se encontraron documentos de diversas organizaciones tales coacutemo Delegaciones del DF SHCP Municipios Ayuntamientos Secretaria de Ecologiacutea SEDUVI Proteccioacuten Civil DGOV DGOP PEMEX DGCOH Compantildeiacutea de Luz CTM Telmex Tesoreriacuteas notaria 14 notaria 181

Determinar los lineamientos y poliacuteticas para el ingreso de documentacioacuten

Empresas Privadas 4 Privadas DECOTEC Despachos juriacutedicos Agencias

publicitarias SAMJI PROGAS Comisionistas Tanques Gumex y Estudios Profesionales de Ingenieriacutea

Establecer los controles necesarios para la recepcioacuten entregas y administracioacuten de los documentos

Controles 5 Ingreso

documental Preacutestamo Consulta Copias Digitalizacioacuten

NO existen controles de acceso ingreso y preacutestamo de documentos asiacute como reglas para copias certificadas Sin embargo existiacutea el servicio de fotocopiado de documentos aunque sin ninguacuten control No se teniacutea ninguna referencia o antecedente de digitalizacioacuten de documentos previo

Establecer procedimientos de atencioacuten a usuarios asiacute como poliacuteticas administrativas del control del Archivo el cual incluye el uso de bitaacutecoras

Recursos 6 Econoacutemicos

Financieros Humanos

Se mostroacute intereacutes y total apoyo de la direccioacuten de Finanzas para asignar los recursos necesarios en la organizacioacuten del Archivo de Corpogas Con respecto a los humanos la asistente de la direccioacuten era la uacutenica persona responsable del control de la documentacioacuten quien no posee ninguacuten conocimiento de archivonomiacutea

Cotizar y presupuestar -Anaqueles -Archiveros especiales -Software especial de aplicacioacuten para la digitalizacioacuten y automatizacioacuten del archivo

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Descripcioacuten Observaciones Medidas a tomar Usuarios 7 Internos

externos Internos Gerentes de estaciones y sus asistentes Directores Personal administrativo del Corporativo Externos Despachos Juriacutedicos Notarias Gestores

Definir los lineamientos generales de control y administracioacuten del Archivo incluyendo la atencioacuten de usuarios y la disposicioacuten documental

312 Encuestas Respecto a las Encuestas se realizaron formatos de cuestionarios para conocer de los usuarios la informacioacuten que manejaban y sus necesidades de documentacioacuten Para lo cual se realizaron entrevistas cortas de maacutes de una hora con los usuarios iniciando primero con una encuesta y un guioacuten preparado y conforme avanzoacute la conversacioacuten se profundizo hacia puntos maacutes densos y detallados aplicando teacutecnicas de exploracioacuten La informacioacuten recabada fue

bull Documento maacutes solicitado bull Frecuencia de solicitud bull Tipos de dependencias relacionadas con los traacutemites de documentacioacuten

En el anexo A se encuentra el formato de encuesta aplicado al personal directivo y usuario de la documentacioacuten Analizando la informacioacuten tenemos lo siguiente La primera pregunta se refiere al ldquoNombre del usuario y puestordquo

Tipo de Personal Encuestado

86

14

Directores 86Administrativos 14

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La segunda pregunta fue ldquoiquestTiene inconveniente en firmar Libro de altas documentalesrdquo Con la cual se midioacute la disponibilidad del usuario para seguir los controles establecidos tales coacutemo registrarse en bitaacutecoras para el preacutestamo e ingreso documental

Disponibilidad para firmar los controles de altas y prestamos

86

14

Si 86No 14

En esta etapa se aplica la transferencia documental y automaacuteticamente se forma el archivo de concentracioacuten cuando pasa de Proyecto a Estacioacuten por sus caracteriacutesticas internas como externas del documento es decir el preacutestamo ya no es constante las fechas de algunos documentos que eran antes de traacutemite ahora ya caducaron en su gestioacuten esto debido a la naturaleza de la organizacioacuten ya que existe documentacioacuten que tiene caducidad (Ej alineamiento y nuacutemero oficial cuya vigencias de un antildeo) Nota En este archivo no se depura solo se expurga se dan de baja solo copias los originales se convierten en una fe de hechos del corporativo Continuando con el anaacutelisis de la encuesta para la pregunta ldquoAnote las dependencias con las que tiene contacto y que archivordquo La respuesta fue muy variada encontraacutendose entre ellas Secretaria del Medio Ambiente tanto en el DF como en el Estado de Meacutexico PEMEX Proteccioacuten civil Municipios Delegaciones Tesoreriacutea SETRAVI DECOH SEDUVI y notarias En la pregunta ldquoAnote los documentos que generalmente entrega para archivo Especifique cada uno de ellosrdquo del cuestionario aplicado se trata de identificar el tipo de informacioacuten que manejan y son necesarios archivar Aquiacute se corroboro los resultados del diagnoacutestico Encontraacutendose los siguientes resultados Altas R1 escrituras de terrenos licencias de construccioacuten zonificacioacuten y uso de suelo pagos de prediales permisos de CAPUFE poderes de representantes legales ceacutedulas RFC

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pagos de agua luz y teleacutefono VoBo Proteccioacuten civil VoBo Municipio VoBo Vialidad estudios de riesgo planos de autorizacioacuten de proyecto PEMEX franquicias alineamiento y nuacutemero oficial mecaacutenica de suelo estudios geoteacutecnicos planos de licencia de construccioacuten resolucioacuten de impacto ambiental acta constitutiva oficios internos de CORPOGAS etc Por uacuteltimo la pregunta iquestCoacutemo le gustariacutea que se archivaraacute y Por querdquo Se cuestiono sobre la forma que deseaban conservar la informacioacuten de acuerdo a sus necesidades Aunque esta pregunta no teniacutea coacutemo finalidad que el usuario defina el tipo de fondo o seccioacuten sino determinar las necesidades del cliente con respecto a la forma de ordenar y clasificar el archivo

Tipo

49

de archivo deseado por el usuario

38

13

Dependencia 38Formato 13Otro 48

Las conclusiones de las encuestas fueron las siguientes se presenta una gran disponibilidad del puacuteblico en general por tener un archivo organizado que le permita acceder a la documentacioacuten de manera raacutepida para realizar los tramites legales regulatorios necesarios en la operacioacuten ya que el no hacerlo significa multas y recargos Se pudo corroborar informacioacuten que surgioacute como parte del diagnoacutestico con respecto a la fuente generadora de informacioacuten asiacute como del tipo de documentacioacuten que existe y se genera constantemente Asiacute como las relaciones internas y externas Todo esto es la base para establecer los fondos secciones y series necesarias para la organizacioacuten y clasificacioacuten del archivo 32 Desarrollo del proyecto de Archivo de Traacutemite y concentracioacuten CORPOGAS En esta etapa se tomaron las medidas necesarias para su implementacioacuten (Ver figura 5)

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Figura 5 Programa de desarrollo e implementacioacuten del archivo de Corpogas

PERIODO Primer antildeo Segundo antildeo ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1- ANAacuteLISIS DE ENCUESTAS

2- IDENTIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

3- DEFINIR CRITERIOS DE CLASIFICACIOacuteN 2a) Fondos seccioacuten y serie 2b) Tipologiacutea documental 4- ADQUISICIOacuteN DE INMOBILIARIO ARCHIVISTICO

5- ADECUACIOacuteN DEL ARCHIVO

6- ELABORACIOacuteN DE CARPETAS PARA DOCUMENTOS DE TRAacuteMITE

7- ELABORACIOacuteN DE EXPEDIENTES PARA DOCUMENTOS LEGALES

8 ESTABLECIMIENTOS DE HERRAMIENTAS DE CONTROL DE ARCHIVO

9 -ELABORACIOacuteN DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS CON LAS POLIacuteTICAS DEL ARCHIVO

10- SENSIBILIZACIOacuteN Y CONCIENTIZACIOacuteN DE TODO EL PERSONAL DE CORPOGAS SOBRE LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

11- DIFUSIOacuteN DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LA ADMINISTRACIOacuteN DEL ARCHIVO

12- DIGITALIZACIOacuteN Cotizacioacuten y seleccioacuten del software Capacitacioacuten y entrenamiento sobre el manejo del software para el

administrador

Instalacioacuten y pruebas Implantacioacuten (escaneo de la documentacioacuten)

Capacitacioacuten de usuarios

NOTA En los puntos 6 y 7 se aprecian dos tipos de resguardo esto debido a la forma de la documentacioacuten (carta oficio pasta dura etc)

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321 Principio de Procedencia y Orden Original En consideracioacuten que todo proceso archiviacutestico se sustenta en los principios de procedencia (PP) y orden original (OO) lo cual nos permite hablar de la metodologiacutea archiviacutestica En CORPOGAS se tomaron en cuenta estos principios que conforman todo un sistema para preservar y organizar los documentos de acuerdo con la funcioacuten inicial y ordenacioacuten de la siguiente forma Determinando entonces que el principio de procedencia coacutemo al lugar donde se origina el documento y que debe conservarse su integridad evitando fraccionarse o dispersarse Se toma en cuenta PEMEX determina un nuacutemero uacutenico para identificar las franquicias asignadas a concesionarios Y que CORPOGAS le asigna un nombre y una razoacuten social a dicha Franquicia tenemos lo siguiente

(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten

Estacioacuten de servicio Las Aacuteguilas SA de CV

ES 3758

Pero hasta este punto la informacioacuten no se encuentra ordenada por lo que considerando que el principio de OO establece que la documentacioacuten debe conservarse en el orden que se recibioacute durante su funcioacuten administrativa se decidioacute realizarlo de manera cronoloacutegica debido a los diversos traacutemites que se tienen que realizar los cuales consecutivos conforme a la ley que rige al sector gasolinera 322 Identificacioacuten Documental La identificacioacuten del tipo de documentacioacuten que se maneja en CORPOGAS fue determinada en el diagnoacutestico inicial del archivo en el cual se puede observar incluso la dependencia generadora (Ver punto de 2 y 3 del diagnoacutestico) En cuyos resultados se puede apreciar los siguientes tipos de documentos Sustantivos Aquellos que se relacionan con la funcioacuten especiacutefica del aacuterea o institucioacuten que las genera coacutemo son Permisos de CAPUFE VoBo Proteccioacuten civil VoBo Municipio VoBo Vialidad Estudios de riesgo Planos de autorizacioacuten de proyecto PEMEX Franquicias Alineamiento y nuacutemero oficial Mecaacutenica de suelo Anuencia de vecinos Estudios geoteacutecnico Planos de licencia de construccioacuten Resolucioacuten de impacto ambiental Acta constitutiva etc Contables fiscales y financieros Estos documentos reflejan desde la formacioacuten del presupuesto su autorizacioacuten y el ejercicio del gasto coacutemo son Altas R1 Ceacutedulas RFC Pagos de agua luz y teleacutefono pagos de los diversos traacutemites realizados ante las dependencias reguladoras

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Legales Son los que se utilizan para tramitar quejas denuncias litigios etc Coacutemo son los Poderes de representantes legales Acta constitutiva demandas vecinales Contratos sindicales CTM etc No se tiene documentacioacuten del tipo personal ya que esta actividad es una responsabilidad del aacuterea de Recursos Humanos en particular 323 Clasificacioacuten Los criterios de clasificacioacuten definidos fueron los siguientes Fondo Se tomo coacutemo fondo el nuacutemero y nombre de la estacioacuten de servicio o proyecto esto considerando el principio de procedencia ya que PEMEX otorga un coacutedigo uacutenico a cada franquicia A esta identificacioacuten uacutenica se le suma el nombre de la estacioacuten marcada en el acta constitutiva de la misma (Ver anexo B)

Nombre Estacioacuten Servicio Boturini ES 0091

Gasolinera La Grande ES 3494 Servicio Iris ES 5771

Inmobiliaria Tepepan ES 5450 Servicio Eclipse ES 5817

Seccioacuten y serie Para la seccioacuten se toma en cuenta la dependencia que genera el documento Ejemplo SHCP PEMEX Delegaciones Ecologiacutea etc Estas se orden por orden cronoloacutegico de acuerdo a los traacutemites requeridos por cada proyecto dependiendo de la regulacioacuten aplicable En las series se considero la tipologiacutea documental coacutemo son las Licencia de construccioacuten planos autorizados VoBo Municipios etc Los cuales se ordenan de manera cronoloacutegica (Ver anexo C) Ejemplo Estacioacuten de servicio en el Estado de Meacutexico

Fondo Gasolineria La Grande ES3494 Seccioacuten Serie

Alta RFC R1 SHCP Ceacutedula Fiscal RFC

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Cambio de domicilio R2 Los documentos que integran cada serie no se ordenan alfabeacuteticamente sino conforme se van generando (cronoloacutegico) ya que esto permite su faacutecil acceso y por lo tanto contribuye a la toma de decisiones oportunas dentro de CORPOGAS A continuacioacuten aparece el Cuadro de Clasificacioacuten utilizado en el proyecto


Constancia de traacutemite (Franquicia) Contrato de suministro Contrato de Franquicia Contrato de creacutedito a estaciones de servicio

PEMEX

Oficios especificaciones teacutecnicas


Levantamiento Topograacuteficos Alineamiento y nuacutemero oficial Licencia de construccioacuten Planos de construccioacuten Terminacioacuten de obra

Municipio Ecatepec

Licencia de funcionamiento


Contratos de servicios Pagos de servicios

CFE

Solicitud de servicios adicionales

Fondo Gasolineria La Grande ES 3494 Seccioacuten Serie

Acta constitutiva Poder de representantes legales Asambleas generales ordinarias Asambleas generales extraordinarias

NOTARIA

Escrituras de terreno La ordenacioacuten de cada seccioacuten es conforme se van realizando los traacutemites ante las dependencias gubernamentales para la puesta en marcha del proyecto hasta la apertura de la estacioacuten al cliente

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Ejemplo Estacioacuten de servicio en el DF Se observa que siguen los mismos lineamientos de ordenacioacuten tanto en el fondo como en la serie

Fondo Gasolineria Palacios ES5147 Seccioacuten Serie

Alta RFC R1 Ceacutedula Fiscal RFC

SHCP

Cambio de domicilio R2



PEMEX



Alineamiento y nuacutemero oficial Licencia de demolicioacuten Licencia de construccioacuten Manifestacioacuten de terminacioacuten de obra Planos de licencia de construccioacuten VoBo de seguridad y operacioacuten Registros de constancia de seguridad estructural Autorizacioacuten de uso y ocupacioacuten Orden de visita de verificacioacuten

Delegacioacuten Coyoacan

Planos de licencia de construccioacuten


Proteccioacuten Civil VoBo de Proteccioacuten Civil

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Fondo Gasolineriacutea Palacios ES5147 Seccioacuten Serie

Factibilidad de servicios de agua potable y alcantarillado

DGCOH

Suministro de servicios hidraacuteulicos



CFE




NOTARIA

Escrituras de terreno


Resolucioacuten de impacto ambiental Certificado de cumplimiento de instalacioacuten del sistema de recuperacioacuten de vapores

SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE

Visita de verificacioacuten ordinaria


Memorias descriptiva de proyecto Memoria de calculo

DECOTEC

Mecaacutenica de suelos


Certificado de zonificacioacuten para uso de suelo especiacutefico SEDUVI Licencia de uso de suelo

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VoBo de SETRAVI Plano de Operacioacuten de estacioacuten autorizado

SETRAVI

VoBo para la reubicacioacuten del puente peatonal


Contratos de obra Contratos colectivos de trabajo anuales

CTM

Revisioacuten de tabulador


Contrato de arrendamiento Contrato de comodato

DOCUMENTOS

INTERNOS Oficios de solicitud y respuesta a todas las dependencias generadoras y de traacutemite

Cabe mencionar que la documentacioacuten generada para cada estacioacuten depende de la legislacioacuten y regulacioacuten aplicable al lugar donde se instala la gasolineria en servicio En muchos casos la elaboracioacuten de carpetas no se puede estandarizar debido a que la documentacioacuten traacutemites y dependencias generadoras variacutean de nombre vigencia y autoridad de acuerdo al marco legal de la entidad (Ver anexo D) Por otro lado existe documentacioacuten que es generada por necesidades y requerimientos propios de la autoridad o la comunidad tales coacutemo son cambios de semaacuteforos derribo y sembrado de aacuterboles reubicacioacuten o adecuacioacuten de postes de luz rampas y banquetas bardas pasos peatonales etc Los cuales muchos no estaacuten declarados en la normatividad pero quedan a criterios de la misma autoridad 324 Ordenacioacuten En CORPOGAS se decidioacute por realizar una ordenacioacuten del tipo Cronoloacutegica lo que significa que los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con la fecha de generacioacuten y se archivan de manera descendente es decir la fecha maacutes reciente es la que se encuentra al inicio

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Asambleas generales ordinarias Asamblea general ordinaria del 2005 Asamblea general ordinaria del 2004 Asamblea general ordinaria del 2003

NOTARIA

Asamblea general ordinaria del 2002 325 Elaboracioacuten de carpetas y expedientes Despueacutes de realizar el diagnoacutestico y las encuestas se pudo apreciar que existiacutean dos grupos de informacioacuten Estaciones de servicios Son las gasolineras que se encuentran ya operando porque han cubierto todos los requisitos legales y regulatorios establecidos por la autoridad y por la Franquicia de PEMEX Estas ya cuentan con el nuacutemero uacutenico de estacioacuten asignados por Petroacuteleos Mexicanos Proyectos de Estaciones Son las gasolinerias que NO se encuentran operando y continuacutean en alguna fase de traacutemites legales regulatorios por la autoridad o PEMEX Estas soacutelo se identifican por su nombre del Proyecto Considerando que un archivo de traacutemite es la unidad responsable de la administracioacuten de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las actividades de la organizacioacuten se establecioacute que toda la informacioacuten concerniente a los Proyectos de estacioacuten sea parte del ARCHIVO DE TRAacuteMITE ya que su uso es constante por las diversas diligencias que deben realizar antes las autoridades para lograr la concesioacuten Mientras que toda la informacioacuten relacionada con las Estaciones de Servicio en operacioacuten es considerada como parte de ARCHIVO DE CONCENTRACIOacuteN ya que esta se encuentra aprobada y por consiguiente tiene un nuacutemero de estacioacuten uacutenico asignado por PEMEX la documentacioacuten se consulta esporaacutedicamente por las unidades administrativas de la organizacioacuten La transferencia en ambos archivos es responsabilidad del Jefe de Archivo de CORPOGAS y se da de manera automaacutetica al obtener la franquicia por parte de PEMEX El documento que avala este titulo es la Constancia de Traacutemite mediante la cual se asigna el nuacutemero uacutenico que otorga Petroacuteleos Mexicanos a la estacioacuten de servicio Cuando el proyecto de gasolinera se convierte estacioacuten de servicio ocurre la uacutenica transferencia fiacutesica del archivo de CORPOGAS

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El Archivo de Traacutemite y el Archivo de Concentracioacuten se encuentran en el mismo lugar fiacutesico (seacuteptimo piso) en la disposicioacuten que se marca en la figura 6 Una vez establecidos los fondos secciones y series con la cual se tienen que clasificar la documentacioacuten se decidioacute utilizar coacutemo medio de archivo Carpetas y Expedientes en ambos casos (Archivo de Traacutemite y Archivo de Concentracioacuten) bull Carpetas Se encuentran los documentos generados para realizar alguacuten traacutemite ante

algunas dependencias de gobierno Estas tiene la caracteriacutestica de ser almacenadas en anaqueles verticales

La descripcioacuten utilizada para identificar gestionar y localizar los documentos de archivo de traacutemite y concentracioacuten con la finalidad de facilitar al archivonomo el control del acervo bajo su custodia y localizar con mayor rapidez los expedientes depositados en el archivo fueron las guiacuteas Tipo cromaacutetico de descripcioacuten utilizado botones de colores para tener una visioacuten oacuteptica del tipo de documentacioacuten que contiene cada carpeta Los colores empleados en los costados de las carpetas significan

Naranja - Documentos generales y planos de licencia de construccioacuten Azul - Plano de PEMEX autorizados (Ver anexo E) Verde - Estudios de riesgo (Ver anexo F) Rosa - Contratos de Obra (Ver anexo G)

La asignacioacuten de colores fue una medida de control visual y como seguimiento a una de las praacutecticas empresariales de clase mundial que son las 5S (Filosofiacutea japonesa de orden y limpieza) Separadores en cada seccioacuten indican la dependencia generadora y las pestantildeas que identifican el tipo de documento (serie) El fondo se encuentra establecido en los lomos de cada carpeta bull Expedientes En estos se encuentran los documentos del tipo legal que debido a su

importancia tamantildeo y forma asiacute como su confidencialidad requieren un tipo especial de cuidado para su conservacioacuten y resguardo por lo cual se requirioacute de archiveros laterales utilizando como medio de almacenamiento foacutelder tamantildeo oficio con ganchos para archivos horizontales

Pestantildeas en cada costado del foacutelder indica el fondo (nombre y nuacutemero de estacioacuten) asiacute como la seccioacuten (notarias) Adicionalmente se encuentran etiquetas con una breve descripcioacuten de la serie documental contenida (Ver anexo H)

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Herramientas de Control de Archivo Las herramientas administrativas de control (Ver anexo I) que se establecieron e implementaron quedaron asentados en los procedimientos documentados del sistema de gestioacuten de calidad aprobados por la direccioacuten Los controles fueron

o Libreta de ingreso de documentos Con el fin de identificar y clasificar a los documentos desde su entrada al archivo en el fondo seccioacuten y serie a la cual pertenece y determinar la responsabilidad del usuario Asiacute como su estado fiacutesico del documento que se ingresa (Ver anexo J)

o Libreta de preacutestamo de documentos Evitar robo y extravioacute de

documentacioacuten asiacute como fincar responsabilidades en caso de dantildeo deterioro o perdida Evitando el mal uso de la informacioacuten (Ver anexo K)

o Libreta de control de copias certificadas Creada para administrar la

generacioacuten de documentos notariados dentro de la organizacioacuten asiacute como fincar responsabilidades dentro del usuario sobre su uso (Ver anexo L)

Se decide llevarlo por medio de bitaacutecoras debido a que existe una poliacutetica interna definida por el Director General y Duentildeo de Corpogas 326 Infraestructura de los Archivos de CORPOGAS Se compraron 6 archiveros con gaveta y retractiles con entrepantildeo y con jaladora tipo arco en los frentes de madera El cuerpo del archivero fabricado en laacutemina calibre 20 y refuerzos en calibre 18 Gavetas con accesorios ajustables para archivar de expedientes colgantes tamantildeo carta yo oficio y correderas embalinadas de extensioacuten total de 75 Kg de capacidad por gaveta Mecanismo de cierre de seguridad en ambos lados del archivero evitando que salga maacutes de una gaveta a la vez asiacute coacutemo contrapeso en la parte posterior por seguridad de operacioacuten cumpliendo con la norma BIFMA (Bussines and Institutional Furniture Manufactureacutes Association) Regatones niveladores en el zoclo para su correcta colocacioacuten en cualquier tipo de piso con acabados de pintura epoacutexica horneado a 210 grados C previo tratamiento de limpieza y fosfatizado con medidas de 080x053x150 cms Ademaacutes de la adquisicioacuten de 12 anaqueles metaacutelicos con cinco entrepantildeos ajustables dependiendo de las medidas de las carpetas o expedientes Cubiertos con pintura epoacutexica para evitar su oxidacioacuten en dantildeo en la documentacioacuten y con zoclo para evitar deterioro por humedad en pisos (Ver figura 6)

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Figura 6 Croquis del Archivo

decuacioacuten de los Archivos

espueacutes de varios cambios fiacutesicos dentro del edificio del corporativo Este se instala

bicacioacuten Noveno Piso

iacutesicas 24 metros cuadrados Que fueron los otorgados

El archivo se encuentra ubicado en el noveno piso de CORPOGAS La disposicioacuten del mobiliario y estanteriacutea se presenta en el siguiente croquis con el fin de aprovechar al maacuteximo el espacio asignado al acervo documental (Ver Anexo LL)

060 060

053 053

044

200

060 060060 060

065

Archivo de Concentracioacuten Archivo de Traacutemite

060060 060060

053053 053053

044

200

060060 060060060060 060060

065

Archivo de Concentracioacuten Archivo de TraacutemiteArchivo de Traacutemite

A Dfinalmente en el Noveno Piso con las siguientes caracteriacutesticas (Ver anexo M) U FAacuterea

por la empresa para la creacioacuten del Archivo En el cual se establecieron como resultado de la organizacioacuten de archivo finalmente 933 metros lineales de documentacioacuten siendo el 50 de la capacidad instalada para tal fin

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Temperatura acondicionado Temperatura ambiente con aire aproximadamente 20ordm C +- 3

Luz neoacuten con cuatro Luz natural con luz blanca de laacutemparas OSRAM de 120 Volts independientes por pasillo

Seguridad res del tipo ABC con 10 metros de Dos extintodistancia entre ambos conforme lo establece la NOM-002-STPS-2000 Condiciones de seguridad prevencioacuten proteccioacuten y combate contra incendios en centros de trabajo

Altura 240 metros Elaboracioacuten de procedimientos documentados con las poliacuteticas del archivo

na de las herramientas administrativas de control es la generacioacuten de procedimientos

ara el caso del Archivo no fue la excepcioacuten sin embargo su creacioacuten tuvo que cumplir con

apacitacioacuten

na tarea que se realizoacute a la par de la clasificacioacuten de la documentacioacuten y la organizacioacuten

sta actividad se realizoacute en primera instancia con los directores para que ellos informaran

oacutemo parte de ese entrenamiento fue el entrenar a los usuarios en el manejo del software de

Udocumentados con la finalidad de crear estaacutendares de trabajo y establecer los lineamientos generales para el control de los procesos y por consiguiente la mejora continuacutea de los mismos Plos lineamientos propios del sistema de calidad certificado bajo la norma ISO 90012000 El cumplimiento de este punto y de los requisitos en general se encuentran descritos en la seccioacuten 36 de este capitulo C UDel archivo fue la de capacitar e informar a los usuarios sobre la importancia del Archivo y de los controles que se habiacutean implementado para su correcta administracioacuten y control Ademaacutes lo relevante que era su participacioacuten para contribuir con el buen funcionamiento del archivo (Ver anexo N) Eposteriormente a sus subordinados y estuvieran enterados sobre las reglas a seguir Independientemente que a cada nuevo ingreso de documentacioacuten preacutestamo etc se le informaba al usuario sobre los cambios y los nuevos requisitos administrativos Donde el mayor problema que se tuvo fue en el crear una cultura de registro en las libretas de control Caplicacioacuten Docuware (ver seccioacuten 35 de este capiacutetulo) Para esto llevo una presentacioacuten de la cual se muestra parcialmente a continuacioacuten Posterior a la ponencia hubo una sesioacuten de

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preguntas y respuesta para aclarar dudas conceptos controles y criterios en la organizacioacuten del archivo

327 Digitalizacioacuten Coacutemo parte de la organizacioacuten del archivo se considero coacutemo etapa final la automatizacioacuten del mismo siendo esta una responsabilidad propia del jefe del archivo la seleccioacuten del software recibir la capacitacioacuten coacutemo administrador de software brindar la capacitacioacuten a los usuarios sobre su manejo realizar la captura y digitalizacioacuten de toda la documentacioacuten Esta gestioacuten electroacutenica de la documentacioacuten permite archivar documentos con el mismo fondo seccioacuten y serie establecidos en papel manteniendo una base de datos eficiente y raacutepida que permite su consulta a traveacutes de una PC Con la ayuda de este software de aplicacioacuten se busco que con soacutelo presionar un botoacuten se pueda accesar a los documentos almacenados desde cualquier estacioacuten de trabajo dentro de CORPOGAS Y con ello agilizar traacutemites gubernamentales y asiacute evitar el dantildeo a la documentacioacuten original con una consulta directa Ademaacutes que se tienen socios en el extranjero (Espantildea) y estaciones en distintas regiones del paiacutes (Estado de Meacutexico Cuernavaca y Cancuacuten) quienes necesitan la informacioacuten de manera oportuna y raacutepido El proceso de digitalizacioacuten utiliza la misma clasificacioacuten marcada en el punto 34 del presente capitulo Esta tarea se efectuacuteo coacutemo una actividad en paralelo a la clasificacioacuten e identificacioacuten documental en papel como una medida de reducir costos y tiempos en la organizacioacuten total del archivo de CORPOGAS El software que se selecciono fue el DocuWare 4 versioacuten 45 software de aplicacioacuten para la administracioacuten de archivos de origen alemaacuten Caracteriacutesticas del Software

bull Permite escanear indexar procesar y visualizar todo tipo de documentos Los documentos son escaneados o bien importados desde los programas que fueron generados

bull Asigna privilegios diferenciados para el acceso a documentos no solo a nivel de archivador sino tambieacuten a nivel de documentos individuales permite controlar al acceso a la informacioacuten en base a grupos o a individuos

bull Visualiza los archiveros de un modo jeraacuterquico bull Una vez recuperados los documentos permite

bull Visualizacioacuten en pantalla e incluso por otros usuarios bull Impresioacuten en papel bull Edicioacuten en el programa en el cual fueron generados

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bull Enviacuteos por fax o correo electroacutenico bull Maneja un base de datos central que permite un acceso raacutepido a la

recuperacioacuten de documento bull El manejo de la documentacioacuten electroacutenica en formato TIFMAKER

permite archivarlos permanentemente en su aspecto original protegidos contra revisioacuten o manipulacioacuten ocupando menor espacio

Se cuenta con una licencia de red la cual contiene una

o Licencia completa o Cuatro licencias de soacutelo lectura Que permite acceder a documentacioacuten en

modo de soacutelo lectura o Licencia de sitio que incluye DocuWare ODBC para conectar a una base

datos SQL server Las caracteriacutesticas teacutecnicas miacutenimas que se requirieron fue bull Servidor de base de datos Pentium 200 Mhz 256 MB RAM bull Capacidad de almacenamiento miacutenima para SQL server 1 GB ademaacutes de la capacidad

necesaria para los archivos temporales los documentos y la base de datos bull Servidor Windows NT (Paquete de servicio 5+) bull Internet explorer 50 o superior

Escanear documentacioacuten

AlmacenamientoTemporal

ClasificacioacutenElectroacutenica

Archivo Digital

ConsultaElectroacutenica

EnvioacuteViacutea email

Impresioacuten enpapel

Envioacuten directode faxCaptura y digitalizacioacuten

Aplicaciones Facilidades




Archivo Digital




Envioacuten directode fax







Archivo Digital

Archivo Digital

ConsultaElectroacutenicaConsulta

Electroacutenica








Figura 7 Proceso de Digitalizacioacuten del Archivo de CORPOGAS

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El proceso de digitalizacioacuten consto de 5 etapas (Ver Figura 7) Primera etapa Escanear Documentacioacuten Consiste en que los documentos en papel tales como actas constitutivas contratos etc son convertidos a un formato digital (PDF) a traveacutes de un escaacutener En principio un escaacutener funciona como un equipo de fax aunque de modo significativamente maacutes raacutepido Aunque previo a esto existe una preparacioacuten de la documentacioacuten que consiste en quitar clips grapas dobleces etc Cabe mencionar que la digitalizacioacuten se hizo a la par de la preparacioacuten Estaacute actividad no seacute omite sino se realiza de manera impliacutecita y automaacutetica al escanear la informacioacuten No importa el tamantildeo del documento ya que la tecnologiacutea de un escaacutener puede procesar de todo desde tarjetas de negocios hasta documentos DIN A0 (norma alemana para la elaboracioacuten de documentos) y mayores coacutemo son los planos de construccioacuten Segunda etapa Almacenamiento Temporal Una vez escaneados los documentos se encuentran dentro del software en la memoria temporal donde son indexados en la forma que fueron capturadas Tercera etapa Clasificacioacuten Digital Consiste en clasificar en la base al fondo seccioacuten y serie determinado en papel para mantener los principios de procedencia (PP) y de orden original (OO) para facilitar su buacutesqueda y acceso Cuarta Etapa Archivo Digital Inmediatamente despueacutes de guardar un documento todas las estaciones de trabajo tendraacuten acceso al mismo de manera digital y visualizarlo en su terminal Utilizando el mismo fondo (Nombre y nuacutemero de estacioacuten) Quinta etapa Aplicaciones - Facilidades Consiste en todas las opciones de administracioacuten de la documentacioacuten que se tienen una vez dentro de la base datos del archivo digital Estas aplicaciones son

bull El envioacute de documentacioacuten digital por viacutea mail a los usuarios dentro de la organizacioacuten en Meacutexico y el extranjero

bull Consulta directa por los usuarios dentro de sus terminales bull Impresioacuten directa del documento en Papel bull Envioacute del documento electroacutenico viacutea fax directamente

En el anexo Ntilde reaprecian el ambiente de windows en el cual DocuWare almacena y accesa a la documentacioacuten en formato digital

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33 Sistema de Calidad ISO 90012000 Las actividades de organizacioacuten y digitalizacioacuten independientemente de cumplir con los principios y bases establecidos por la Archivonomiacutea se cumplioacute con un marco normativo de sistema de calidad ISO 90012000 bajo la cual se encuentra certificada CORPOGAS (Ver anexo O) Para esto se recibioacute un entrenamiento que consistioacute en

bull Curso de Interpretacioacuten de la norma ISO 9000 bull Curso de Auditor Interno ISO 9000 bull Curso de Teacutecnicas Estadiacutesticas

Con estas herramientas y conocimientos se establecieron los lineamientos administrativos y operativos necesarios para cumplir con este estaacutendar internacional de calidad Con la finalidad entender mejor su aplicacioacuten en el archivo se explicaraacute el requisito y su forma de aplicacioacuten dentro del Archivo de CORPOGAS Uno de los principios de la norma ISO 90012000 es el enfoque de procesos En los cuales existe la siguiente clasificacioacuten

bull Que agregan valor (aquellos que son la razoacuten de ser de la organizacioacuten su cadena de valor es decir las estaciones de servicio)

bull Coordinadores aquellos que administran los recursos y las actividades como son las direcciones de CORPOGAS (comercial general juriacutedica etc)

bull Habilitadores (que son aquellos que dan soporte a todos los procesos y suministran informacioacuten y recursos necesarios para la prestacioacuten del servicio)

Dentro de este uacuteltimo rubro entran el PROCESO DE ARCHIVO A continuacioacuten se presenta todo el contenido de la Norma ISO 90012000 la cual se encuentra dividida en claacuteusulas y sub claacuteusulas en donde se encuentras los ldquoDEBESrdquo de la norma Un DEBE significa que cuando aparece textualmente en el desarrollo de la norma es un requisito obligatorio que tiene que cumplir la organizacioacuten Las sub claacuteusulas subrayadas y marcadas con un asterisco son las sub claacuteusulas aplicables al Archivo de traacutemite y concentracioacuten de CORPOGAS Las cuales son necesarias desarrollar y documentar para su cumplimiento con la norma internacional ISO 90012000 Este punto es fundamental ya que cualquier desviacioacuten o incumplimiento de un requisito de la norma o los procedimientos documentados en el archivo puede originar una No conformidad

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La cantidad de No conformidades detectadas ya sea internamente o externamente pueden provocar el no certificarse en ISO 90012000 o perder la certificacioacuten Siendo el liacutemite maacuteximo 9 no conformidades durante una auditoria externa por el organismos certificador El contenido de la norma internacional ISO 90012000 ldquoSistemas de Gestioacuten de Calidadrdquo es el siguiente

0 INTRODUCCIOacuteN

01 GENERAL 02 ENFOQUE DE PROCESO 03 RELACIOacuteN CON ISO 9004 04 COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIOacuteN

1 ALCANCE

11 GENERAL 12 APLICACIOacuteN

2 NORMAS DE REFERENCIA

3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES

4 SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD

41 REQUISITOS GENERALES 42 REQUISITOS DE DOCUMENTACIOacuteN

421 GENERAL 422 MANUAL DE CALIDAD 423 CONTROL DE DOCUMENTOS 424 CONTROL DE REGISTROS

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIOacuteN

51 COMPROMISO DE LA DIRECCIOacuteN 52 ENFOQUE HACIA EL CLIENTE 53 POLIacuteTICA DE CALIDAD 54 PLANEACIOacuteN 55 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y COMUNICACIOacuteN 56 REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN

6 GESTIOacuteN DE LOS RECURSOS

61 PROVISIOacuteN DE LOS RECURSOS 62 RECURSOS HUMANOS 63 INFRAESTRUCTURA 64 AMBIENTE DE TRABAJO

7 REALIZACIOacuteN DEL PRODUCTO

71 PLANEACIOacuteN DE LA REALIZACIOacuteN DEL PRODUCTO 72 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 73 DISENtildeO Y DESARROLLO 74 COMPRAS 75 PRODUCCIOacuteN Y PRESTACIOacuteN DEL SERVICIO 76 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE MONITOREO Y MEDICIOacuteN

8 MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS Y MEJORA

81 GENERAL

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82 MONITOREO Y MEDICIOacuteN 821 SATISFACCIOacuteN DEL CLIENTE 822 AUDITORIAS INTERNAS 823 MONITOREO Y MEDICIOacuteN DE PROCESOS 824 MONITOREO Y MEDICIOacuteN DEL PRODUCTO

83 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 84 ANAacuteLISIS DE DATOS 85 MEJORA

851 MEJORA CONTINUA 852 ACCIONES CORRECTIVAS 853 ACCIONES PREVENTIVAS Revisando los requisitos aplicables en Archivo coacutemo proceso habilitador tenemos 331 Control de Documentos En esta parte tenemos una ldquoInstruccioacuten de Archivordquo en donde se establecen los criterios poliacuteticas y controles necesarios para crear estaacutendares de servicio y formas de trabajo Esta instruccioacuten incluye la forma de clasificacioacuten (fondo serie y seccioacuten) manejo de DocuWare y el uso de libretas de preacutestamo e ingreso Ademaacutes de facilitar la capacitacioacuten de nuevos usuarios Esta instruccioacuten de trabajo cumple con los lineamientos de elaboracioacuten y control de documentos del Corporativo que establece a) ldquoAprobar los documentos para su adecuacioacuten antes de su emisioacutenrdquo61 por lo cual la

Instruccioacuten de Archivo se encuentra firmado y autorizado por el jefe inmediato del mismo (Ver Figura 8)

b) ldquoRevisar y actualizar los documentos como sea necesario y reaprobarlosrdquo62 en caso de

existir alguna modificacioacuten o mejora de la Instruccioacuten del archivo seraacute autorizada por las mismas instancias que le dieron origen en un principio (jefe de Archivo)

c) ldquoAsegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisioacuten vigente de los

documentosrdquo63 Para esto se lleva un control de revisioacuten mediante un nuacutemero araacutebigo 00 y cuando sufre alguacuten cambio es necesario incrementar en uno el nuacutemero de revisioacuten

d) ldquoAsegurar que las ediciones pertinentes de los documentos aplicables esteacuten disponibles

en los puntos de usordquo64 Para este punto se encuentra toda la documentacioacuten dentro de una red interna (INTRANET) mediante la cual se puede acceder a cualquier

61 ISO 90012000 opcit Paacuteg 10 62 Ibiacuted Paacuteg 10 63 Ibiacuted Paacuteg 10 64 Ibiacuted Paacuteg 10

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procedimiento e instruccioacuten del Sistema de calidad Y mediante el cual se asegura que los documentos se conserven legibles y faacutecilmente identificables

e) ldquoPrevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletosrdquo65 Para este punto

cuando cambian de revisioacuten este implica varias cosas bull Elimina de la red el documento anterior bull Se destruyen las copias controladas distribuidas a las aacutereas bull Se mantienen uacutenicamente el documento original obsoleto bull Se coloca una leyenda una leyenda de ldquoDocumento Obsoletordquo sobre el original

anterior (que se encuentra en medio impreso)

65 Ibiacuted Paacuteg 10

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Figura 8 Instruccioacuten de Trabajo

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IMPORTANTE El control de toda la documentacioacuten generada como parte del sistema de gestioacuten de calidad ISO 90012000 esta a cargo del Coordinador del Sistema de Calidad y es su responsabilidad el archivo almacenamiento y disposicioacuten final ya sean el manual de calidad procedimientos e instrucciones de trabajo El jefe de archivo uacutenicamente cumple los lineamientos establecidos por el coordinador de calidad para la elaboracioacuten y control de sus instrucciones de trabajo En el archivo se tiene uacutenicamente una instruccioacuten de trabajo de la cual se desprenden tres registros de calidad El siguiente requisito aplicable al PROCESO DEL ARCHIVO es el control de registros Este requisito no se refiere a los registros que se resguardan en el archivo de otras fuentes generadoras aunque con soacutelo cumplir con los lineamientos de clasificacioacuten y digitalizacioacuten de documentacioacuten automaacuteticamente se cumpliriacutea con este elemento Su aplicacioacuten va en el llenado de las libretas de control las cuales demuestran y proporcionan evidencia de que se esta cumpliendo con el procedimiento y sus controles 332 Control de Registros ldquoLos registros deben mantenerse legibles faacutecilmente identificables y recuperables Se debe establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para la identificacioacuten almacenamiento proteccioacuten recuperacioacuten tiempo de retencioacuten y disposicioacuten de los registrosrdquo66

Identificacioacuten

Almacenamiento Proteccioacuten Recuperacioacuten Retencioacuten Disposicioacuten

Libreta de ingreso de documentacioacuten

Oficina de archivo

Gaveta

Por fecha de llenado

Hasta su llenado

Archivo

Libreta de preacutestamo de documentacioacuten

Oficina de archivo

Gaveta


Hasta su llenado

Archivo

Libreta de control de copias certificadas

Oficina de archivo

Gaveta


Hasta su llenado

Archivo

66 ISO 90012000 opcit 10

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333 Monitoreo y Medicioacuten de Procesos CORPOGAS ldquodebe aplicar los meacutetodos adecuados para el monitoreo y cuando sea aplicable la medicioacuten de los procesos del sistema de gestioacuten de la calidad Estos meacutetodos deben demostrar la habilidad de los procesos para cumplir con los resultados planeados Cuando no se logre cumplir con los resultados planeados se deben tomar acciones correctivas como sea apropiado para asegurar la conformidad del productordquo67 Para este punto se tienen auditorias internas de calidad (auditoriacuteas administrativas) programadas dos veces al antildeo Las cuales sirven para verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Jefe de Archivo en su Instruccioacuten de Archivo y el correcto llenado de las libretas de ingreso preacutestamo y control de copias certificadas Este monitoreo de actividades incluye tambieacuten la revisioacuten de las instalaciones del archivo el acceso de la informacioacuten a base datos para verificar su correcta clasificacioacuten conforme a los lineamientos establecidos en la instruccioacuten de trabajo En caso de existir alguna desviacioacuten se tomaran las medidas necesarias para evitar su reincidencia conforme a lo establecido en los procedimientos de acciones correctivas y preventivas de la organizacioacuten Aunque el siguiente no es un punto que administre el jefe de archivo esta sujeto a su verificacioacuten Ademaacutes que el Jefe de Archivo posee la funcioacuten de auditor interno de calidad y su formacioacuten acadeacutemica le da un caraacutecter coacutemo experto teacutecnico para auditar los archivos operativos para el control de sus registros de las distintas estaciones de servicio y aacutereas que integran la organizacioacuten dando con ello un valor agregado al proceso de auditoria 334 Auditorias Internas ldquoLa organizacioacuten debe llevar a cabo auditorias internas en intervalos planeados para determinar si el sistema de gestioacuten de la calidad a) es conforme con los acuerdos planeados con los requisitos de esta Norma Internacional y

con los requisitos del sistema de gestioacuten de la calidad establecidos por la organizacioacuten y

b) ha sido eficazmente implantado y mantenidordquo68 Para esta actividad se tiene un procedimiento de auditorias internas en el cual existe un auditor liacuteder quien se encarga de coordinar este proceso de verificacioacuten Como parte de

67 ISO 90012000 opcit Paacuteg 20 68 Ibiacuted Paacuteg 21

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estas actividades entrega un programa inspeccioacuten al Jefe de Archivo indicaacutendole los horarios aacutereas requisitos de la norma ISO 90012000 y procedimientos por auditar Al finalizar el proceso de auditoria el Jefe de archivo entrega al auditor liacuteder un reporte final con las situaciones incumplimientos y conclusiones de las verificaciones realizas en cada aacuterea 335 Accioacuten Correctiva ldquoLa organizacioacuten debe tomar acciones que eliminen las causas de no conformidad con el fin de prevenir su recurrencia Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradasrdquo69 En caso de existir deficiencias en la operacioacuten actuamos de manera sistemaacutetica y metoacutedica lo cual nos permite resolver los problemas o incumplimiento a requisitos de la norma internacional ISO 90012000 evitando recurrencias Todo esto el cumplimiento del procedimiento de acciones correctivas que establece coacutemo meacutetodo para resolver los incumplimientos los siguientes pasos Paso 1 Utilice el enfoque de equipo El responsable del aacuterea establece un equipo con conocimiento del proceso producto autoridad y habilidades teacutecnicas requeridas para solucionar el problema e implementar acciones correctivas El equipo debe tener un liacuteder asignado Paso 2 Describa el problema El equipo de trabajo especifica la fuente del incumplimiento (externo interno queja de cliente) e identifica quien que cuando donde porque como cuanto con respecto al problema Paso 3 Implemente y verifique acciones de contencioacuten Los responsables de las aacutereas involucradas con el incumplimiento definen e implementan actividades de contencioacuten para aislar los efectos del problema ya sea interna o externa hasta que la accioacuten correctiva este implementada Verificando la efectividad de la accioacuten de contencioacuten Paso 4 Identifique y verifique las causas raiacutez Identificar todas las posibles causas las cuales pudieran explicar el problema ocurrido El equipo de trabajo aiacutesla la causa(s) raiacutez principal (es) utilizando la teacutecnica estadiacutestica que considere mas apropiada al problema

69 ISO 90012000 opcit Paacuteg 22

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Paso 5 Verificar las acciones propuestas Cuando sea posible a traveacutes de simulaciones yo pruebas piloto confirme cuantitativamente que la accioacuten(es) correctiva seleccionada resolveraacute la no conformidad y no causara efectos laterales indeseables Definir acciones de contingencia soacutelo si se hace necesario basadas en la valoracioacuten del riesgo El equipo de trabajo evaluacutea las acciones a tomar y las resume en un plan de accioacuten correctiva estableciendo actividades responsables y fechas de cumplimiento Paso 6 Implementar acciones correctivas permanentes Una vez que se establecen e implementan las acciones correctivas en el plan de accioacuten El equipo de trabajo define los controles subsecuentes (indicadores) necesarios para asegurar que la causa raiacutez ha sido eliminada Paso 7 Prevenga la recurrencia El Representante de la Direccioacuten del SGC enviacutea a un auditor interno con el fin de verificar el cumplimiento yo seguimiento de actividades e indicadores para revisar y registrar que los resultados de las acciones correctivas tomadas fueron realmente efectivas es decir eliminaron la causa raiacutez El auditor recaba la evidencia para demostrar que las actividades se han cubierto y se han tomado las acciones necesarias para evitar su recurrencia (Ej Creacioacuten yo modificacioacuten de los sistemas de administracioacuten sistemas de operacioacuten practicas registros y Procedimientos) Paso 8 Felicite al equipo Reconozca los esfuerzos colectivos de su equipo cuando la accioacuten correctiva ha sido solucionada Comunique los resultados y los conocimientos adquiridos en el proceso Concluimos que la implementacioacuten de un sistema de calidad resulta una herramienta de control administrativo complementaria ya que es indispensable primero la ordenacioacuten y clasificacioacuten del archivo para posteriormente estandarizar actividades como lo establece ISO 90012000

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CONCLUSIONES Se concluye que la aplicacioacuten de los principios de procedencia u orden original son universales y aplicables a cualquier sector o giro empresarial Que despueacutes de una buena identificacioacuten el factor clave de eacutexito en cualquier organizacioacuten de un archivo de Traacutemite y concentracioacuten depende de su Clasificacioacuten y Ordenacioacuten Ademaacutes que los controles establecidos dependeraacuten tambieacuten a la cultura organizacional para adaptarse a su situacioacuten y condiciones de tal manera que no sean una carga sino un instrumento maacutes de gestioacuten de la documentacioacuten Un factor de eacutexito y reconocimiento a la labor de un Archivo es la implementacioacuten de la tecnologiacutea coacutemo fue la digitalizacioacuten de toda la informacioacuten Logrando asiacute la administracioacuten electroacutenica de los documentos acorde con las demandas de acceso a la informacioacuten que se requiere actualmente en el mundo de los negocios Se concluye que un Archivo de Traacutemite y Concentracioacuten tambieacuten puede cumplir con las exigencias de la globalizacioacuten mundial tal es caso de los requisitos en estaacutendares internacionales de calidad como es la norma ISO 90012000 Siendo indispensable primero su organizacioacuten para posteriormente lograr la estandarizacioacuten del proceso archivistito Una vez maacutes queda demostrado la capacidad que tienen los egresados de la Licenciatura de Archivonomiacutea de la Escuela Nacional de Biblioteconomiacutea y Archivonomiacutea (ENBA) quienes se ven obligados a utilizar todas sus habilidades y conocimientos para poder organizar los archivos en las diferentes instituciones puacuteblicas o privadas asiacute como para la implementacioacuten de los controles archiviacutesticos pese a los limitados recursos asignados para tal proceso

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RECOMENDACIONES Aunque mi aportacioacuten es el recomendar la participacioacuten de profesionales en Archivonomiacutea coacutemo parte del comiteacute teacutecnico 176 (Sistemas de Calidad-ISO 9000) quien revisa este estaacutendar cada cinco antildeos por estatutos Para que pueda aportar un valor agregado a las claacuteusulas de control de documentos y control de registros las cuales parecen muy ambiguas desde el punto de vista archiviacutestico Considerando que la base de cualquier Sistema de Gestioacuten de Calidad es la documentacioacuten e informacioacuten que maneja la empresa que implanta este modelo administrativo de control Tan es asiacute que el primer capiacutetulo de la norma habla uacutenicamente de la documentacioacuten del sistema de calidad

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BIBLIOGRAFIacuteA ALDAY Garciacutea Araceli J Introduccioacuten a la Operacioacuten de archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal Meacutexico Archivo General de la Nacioacuten 2005 68p ALEMAacuteN Espinosa Jorge Humberto Interpretacioacuten de la Norma ISO 90012000 Meacutexico BZN Soluciones Integrales 2003 Meacutexico 120p AMPUDIA Melo J Enrique Institucionalidad y gobierno Un ensayo sobre la dimensioacuten archiviacutestica de la Administracioacuten Puacuteblica Meacutexico AGN-INAP 1988 p 61 y 78 AREacuteVALO Jordaacuten Viacutector Hugo Teacutecnicas documentales de archivo ordenacioacuten y clasificacioacuten de los documentos de archivo Buenos Aires Argentina Ediciones del Sur 2003 350p CONDE Ma Luisa Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos Espantildea 1992 102p CORPOGAS Manual de Organizacioacuten3e eacuted Meacutexico 2002 193p CORPOGAS Manual de Poliacuteticas Meacutexico 2004 74p CORPOGAS Manual de Calidad 5e eacuted Meacutexico 2006 91p TANODI Aurelio Introduccioacuten a la ordenacioacuten y clasificacioacuten Madrid Espantildea Interamericana 1995 50p CRUZ Mundet Joseacute Ramoacuten Manual de Archiviacutestica 3ordf ed Madrid Espantildea Fund German Saacutenchez Ruipeacuterez Piraacutemide 1999 408p ESCALONA Riacuteos Javier Valoracioacuten documental Guiacutea de aprendizaje Meacutexico Escuela Nacional de Biblioteconomiacutea y Archivonomiacutea 2000 57p FUSTER Ruiacutez Francisco ldquoLos inicios de la archiviacutestica espantildeola europeardquo Revista General de Informacioacuten y Documentacioacuten Vol 6-1 Madrid UCM 1996 43-77 GARCIacuteA Daniel Introduccioacuten a los sistemas de gestioacuten de calidad ISO 90012000 Meacutexico Bureau Veritas Quality Internacional 2006 350p HEREDIA Herrera Antonia Archiviacutestica General Sevilla Espantildea Diputacioacuten Provincial de Sevilla 1991 398 p HEREDIA Herrera Antonia Manual de instrumentos de descripcioacuten documental Sevilla Espantildea Diputacioacuten Provincial de Sevilla 1982 103 p ISLAS Peacuterez Ma Estela La Archiviacutestica en Meacutexico Puebla Meacutexico Litografiacutea Mano Graf 2003 150p ISO 90002000 Sistemas de Gestioacuten de la Calidadndash Fundamentos y vocabularios ISO 90012000 Sistemas de Gestioacuten de la Calidadndash Requisitos ISO 90042000 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad - Directrices para el Desarrollo de Mejoras

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ISO 190112002 Guiacuteas generales para auditor sistemas de administracioacuten Ambientales y de Calidad JIacuteMENEZ Rodriacuteguez Mario Archivos Administrativos 1er edicioacuten Meacutexico Guadarrama Impresores SA 1983 140p KAHN Gilbert YERIAN Theodore STEWART Jeffrey Sistemas de Archivo y Manejo de Documentos Meacutexico McGraw Hill 1998 223p MENDOZA Gunnar Problemas de la ordenacioacuten y la descripcioacuten archiviacutestica Buenos Aires Argentina Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos 1978 131 p MARTIacuteN Fernaacutendez Evaristo Gestioacuten de instituciones educativas inteligentes Madrid Espantildea McGraw-Hill 2001 187 p PEMEX Manual de Organizacioacuten de PEMEX Refinacioacuten Meacutexico 2003 390p PEMEX Manual de Franquicias PEMEX Meacutexico 2002 Paacuteg 500p PEMEX Manual de Operacioacuten mantenimiento seguridad y proteccioacuten al ambiente de Franquicias PEMEX Meacutexico 2002 530p PEMEX Manual de Operacioacuten de la franquicia Supervisioacuten apoyo y soporte a Franquiciatarios Meacutexico 2002 420 p

QUIJADA Alejandra Documentacioacuten de Sistemas de calidad ISO 90012000 Meacutexico Germanisher Lloyd 2006 45p RUIacuteZ Rodriacuteguez Antonio Aacutengel Manual de Archiviacutestica Madrid Espantildea Siacutentesis 1995 343 p SCHELLENBERG Theodore Archivos modernos Principios y Teacutecnicas Meacutexico AGN 1987 250p STEINER George Planeacioacuten Estrateacutegica Meacutexico Editorial Iberoamericana 2000 394p TANODI Aurelio Introduccioacuten a la ordenacioacuten y clasificacioacuten Madrid Espantildea Interamericana 1995 50p TORRE Merino Joseacute Luiacutes Identificacioacuten y Valoracioacuten Espantildea Ministerio de Educacioacuten Cultura y Deporte 2003 120 p httpwwwisoch httpwwwbsiorgukiso-tc176-sc2

ARCHIVO TIPO DE

CAPITULO 3

ORGANIZACIOacuteN DEL ARCHIVO DE TRAacuteMITE Y CONCENTRACIOacuteN DE CORPO

Tipos de documentos

Herramientas de Control de Archivo

331 Control de Documentos

332 Control de Registros

333 Monitoreo y Medicioacuten de Procesos

334 Auditorias Internas

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIacuteA

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Una organizacioacuten financieramente sana con maacutes de 3 millones de vehiacuteculos atendidos anualmente y con maacutes de 30 tiendas de conveniencia con el nombre de Go 24 Mart dentro de las mismas estaciones que venden productos y enceres menores en mostrador y directamente en el vehiacuteculo del cliente asiacute como servicios de cajero automaacutetico teleacutefono y bantildeos puacuteblicos al igual que la venta de aditivos aceites y varios la tienda de conveniencia opera las 24 horas del diacutea durante los 365 diacuteas del antildeo Brindando servicios a particulares y empresas a traveacutes de sus tarjetas prepagadas empresariales que permiten a los clientes recibir un servicio de excelencia Las oficinas fiacutesicas se encuentran establecidas en

CORPOGAS Riacuteo Nilo No 90 Piso 7 Delegacioacuten Cuauhtemoc Meacutexico DF TEL 55 11 21 86

Con 50 personas en oficinas centrales y el nuacutemero de personal por estacioacuten de servicio variacutea de acuerdo al nuacutemero de islas que contenga 12 Misioacuten Visioacuten y objetivos Coacutemo base de su planeacioacuten estrateacutegica CORPOGAS ha trazado el mapa empresarial a traveacutes del cual proveeraacute del servicio de venta de gasolina a los usuarios con una solucioacuten integral de servicios (tiendas de conveniencia aditivos calidad etc) Esta planeacioacuten con lleva a la alineacioacuten institucional al establecimiento de rutas de actuacioacuten el determinar prioridades definir objetivos comunes asiacute coacutemo el establecer la identidad propia de CORPOGAS Para lo cual definioacute la siguiente filosofiacutea empresarial ldquoConsiderando que la misioacuten viene dada por las razones y motivos por lo cuales sea crea la organizacioacuten y que garantizan su continuidad tomando en cuenta factores econoacutemicos del sector la competencia sociales clientesrdquo3 Definiendo que hacemos porque lo hacemos y coacutemo hacemos en CORPOGAS se ha establecido la siguiente misioacuten Misioacuten ldquoDetectar y satisfacer las necesidades de los clientes creando conceptos de productos y servicios con calidad y excelencia esforzaacutendonos por mejorar opcioacuten para nuestros clientes

3 MARTIacuteN Fernaacutendez Evaristo Gestioacuten de instituciones educativas inteligentes Madrid Espantildea McGraw-Hill 2001 Paacuteg 34

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Calidad

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Obra





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PRIMERA PRIMARIO


SEGUNDA PRIMARIO




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Procedimientos

Manual de calidad



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CORPOGAS





4 Sistema de

Calidad

Archivo CORPOGAS

1 Diagnoacutestico

Inicial



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Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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86

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Tipo

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administrador




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(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten


ES 3758


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PEMEX




Municipio Ecatepec




CFE




NOTARIA


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SHCP




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CFE




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SETRAVI




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NOTARIA


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Archivo Digital









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0 INTRODUCCIOacuteN


1 ALCANCE














81 GENERAL

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Identificacioacuten



Oficina de archivo

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Archivo


Oficina de archivo

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Oficina de archivo

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ARCHIVO TIPO DE

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Tipos de documentos






CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIacuteA

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CORPOGAS





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Calidad

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1 Diagnoacutestico

Inicial



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0 INTRODUCCIOacuteN


1 ALCANCE














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Identificacioacuten



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Inicial



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Gerencia deCompras

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Inicial



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Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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(OO) Nombre

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0 INTRODUCCIOacuteN


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CORPOGAS





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Inicial



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0 INTRODUCCIOacuteN


1 ALCANCE














81 GENERAL

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Paacuteg 60 de 93


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CONCLUSIONES

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BIBLIOGRAFIacuteA

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PRIMERA PRIMARIO


SEGUNDA PRIMARIO




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Paacuteg 28 de 93






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Procedimientos

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Paacuteg 31 de 93






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CORPOGAS





4 Sistema de

Calidad

Archivo CORPOGAS

1 Diagnoacutestico

Inicial



Paacuteg 34 de 93










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Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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86

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86

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Tipo

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administrador




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(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten


ES 3758


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PEMEX




Municipio Ecatepec




CFE




NOTARIA


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SETRAVI




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PRIMERA PRIMARIO


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Inicial



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Inicial



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(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten


ES 3758


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NOTARIA


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SETRAVI




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DOCUMENTOS



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NOTARIA


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Archivo Digital









Archivo Digital











Archivo Digital

Archivo Digital


Electroacutenica









Paacuteg 54 de 93





Paacuteg 55 de 93








Paacuteg 56 de 93


0 INTRODUCCIOacuteN


1 ALCANCE














81 GENERAL

Paacuteg 57 de 93












Paacuteg 58 de 93






Paacuteg 59 de 93


Paacuteg 60 de 93


Paacuteg 61 de 93


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Identificacioacuten



Oficina de archivo

Gaveta


Hasta su llenado

Archivo


Oficina de archivo

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Oficina de archivo

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Archivo

66 ISO 90012000 opcit 10

Paacuteg 63 de 93





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Paacuteg 66 de 93


Paacuteg 67 de 93


Paacuteg 68 de 93


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ARCHIVO TIPO DE

CAPITULO 3


Tipos de documentos






CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIacuteA

Paacuteg 15 de 93





Paacuteg 16 de 93



Paacuteg 17 de 93





Paacuteg 18 de 93







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Paacuteg 20 de 93




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PRIMERA PRIMARIO


SEGUNDA PRIMARIO




Paacuteg 26 de 93







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Paacuteg 28 de 93






Paacuteg 29 de 93









Paacuteg 30 de 93






Procedimientos

Manual de calidad



Paacuteg 31 de 93






Paacuteg 32 de 93


Paacuteg 33 de 93


CORPOGAS





4 Sistema de

Calidad

Archivo CORPOGAS

1 Diagnoacutestico

Inicial



Paacuteg 34 de 93










Paacuteg 35 de 93







Paacuteg 36 de 93








Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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Tipo

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administrador




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(OO) Nombre

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SETRAVI




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DOCUMENTOS



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0 INTRODUCCIOacuteN


1 ALCANCE














81 GENERAL

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Paacuteg 60 de 93


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PRIMERA PRIMARIO


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CORPOGAS





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Inicial



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Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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81 GENERAL

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Calidad

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Inicial



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(OO) Nombre

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Municipio Ecatepec




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1 ALCANCE














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CORPOGAS





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Calidad

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Inicial



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Controles 5 Ingreso





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(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten


ES 3758


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PEMEX




Municipio Ecatepec




CFE




NOTARIA


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SETRAVI




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CORPOGAS





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1 Diagnoacutestico

Inicial



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Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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Tipo

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(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten


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(OO) Nombre

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0 INTRODUCCIOacuteN


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81 GENERAL

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0 INTRODUCCIOacuteN


1 ALCANCE














81 GENERAL

Paacuteg 57 de 93












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Identificacioacuten



Oficina de archivo

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SEGUNDA PRIMARIO




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Manual de calidad



Paacuteg 31 de 93






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CORPOGAS





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Calidad

Archivo CORPOGAS

1 Diagnoacutestico

Inicial



Paacuteg 34 de 93










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Controles 5 Ingreso





Financieros Humanos



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Tipo

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Municipio Ecatepec




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Inicial



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ES 3758


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Municipio Ecatepec




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NOTARIA


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DGCOH




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81 GENERAL

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86

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Tipo

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(OO) Nombre

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ES 3758


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PEMEX




Municipio Ecatepec




CFE




NOTARIA


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SHCP




PEMEX








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DGCOH




CFE




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NOTARIA


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Paacuteg 61 de 93


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Identificacioacuten



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66 ISO 90012000 opcit 10

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Paacuteg 65 de 93


Paacuteg 66 de 93


Paacuteg 67 de 93


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Paacuteg 69 de 93



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Tipos de documentos






CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIacuteA

Paacuteg 39 de 93


Tipo

49


38

13



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administrador




Paacuteg 41 de 93


(OO) Nombre

(PP) Estacioacuten


ES 3758


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PEMEX




Municipio Ecatepec




CFE




NOTARIA


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SHCP




PEMEX








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DGCOH




CFE




NOTARIA








DECOTEC




Paacuteg 46 de 93



SETRAVI




CTM




DOCUMENTOS



Paacuteg 47 de 93



NOTARIA


Paacuteg 48 de 93








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053 053

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Electroacutenica









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1 ALCANCE














81 GENERAL

Paacuteg 57 de 93












Paacuteg 58 de 93






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NOTARIA


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