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CAPÌTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial al Ministerio de Finanzas, se efectúo en cumplimiento a la Orden

de Trabajo 05 de 29 de marzo de 2010, suscrita por el Auditor General y con cargo al

Plan Anual de Actividades para el año 2010, aprobado por el señor Contralor General

del Estado.

Objetivos del examen

Establecer el monto de los valores pagados por intereses al Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social.

Determinar que el pago por intereses se encuentren conforme a las disposiciones

legales y reglamentarias.

Alcance del examen

El examen especial al Pago de intereses al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

de los funcionarios del Ministerio de Finanzas, cubrió el período comprendido entre el

1 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2009.

El análisis comprendió el establecimiento de las causas y el valor pagado por

intereses por mora por concepto de aportes, préstamos y fondos de reserva de los

funcionarios del Ministerio de Finanzas, por parte de la Coordinación Financiera

Institucional al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Base Legal

El 25 de octubre del 2000 se cambia la denominación del Ministerio de Finanzas y

Crédito Público por el de Ministerio de Economía y Finanzas, Decreto Ejecutivo

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366 de 10 de mayo de 2000 publicado en el Registro Oficial 81 de 19 de mayo de

2000.

Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro

Oficial 5 de 22 de enero de 2003 se emite el Texto Unificado de la principal

legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en la que se definen

los procesos directivos, sustantivos y de apoyo.

El 1 de marzo de 2008, se cambia la denominación del Ministerio de Economía y

Finanzas por el de Ministerio de Finanzas, Decreto Ejecutivo 854 de 3 de enero de

2008 publicado en el Registro Oficial 253 de 16 de enero de 2008.

Con Acuerdo 119 de 19 de mayo de 2010, publicado en el Registro Oficial Edición

especial 52 de 13 de julio de 2010, se expide la reforma al “Libro III de la

Organización y Administración del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410 publicado

en el Registro Oficial 5 de enero de 2003.

Estructura Orgánica

De conformidad con el Decreto Ejecutivo 3410, la Estructura Orgánica de la

Subsecretaría Administrativa es la siguiente:

PROCESO DIRECTIVO Despacho Ministerial

PROCESO DE APOYO Y

ASESORIA

Subsecretaría Administrativa

- Coordinación de Recursos Humanos

- Coordinación Financiera Institucional

- Coordinación De Recursos Materiales y

Servicios de Seguridad

- Coordinación de Tecnología

Informática

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Objetivos Institucionales

Subsecretaría Administrativa

- Administrar y proporcionar eficientemente recursos humanos, materiales y

servicios de seguridad, servicios informáticos y financieros institucionales, a fin que

el Ministerio de Economía y Finanzas cumpla con efectividad sus

responsabilidades.

Coordinación de Recursos Humanos

Administrar el Sistema de Administración Desconcentrada del Recurso Humano de la

Institución para proporcionar personal competente y motivado.

Coordinación Financiera Institucional

Propender el uso racional de los recursos financieros asignados a la institución y

proveer de información financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones, sobre

la base del registro de las transacciones financieras del Ministerio de Finanzas.

Monto de recursos examinados

Las planillas analizadas por concepto de aportes, préstamos y fondos de reserva

pagados por la Coordinación Financiera Institucional del Ministerio de Finanzas y que

generaron interés de mora al IESS, ascienden a 2 438 256,67 USD, descompuesto

de la siguiente manera:

CONCEPTO

VALOR USD

INTERESES USD

Aportes 18 017,47 557,46

Fondos de Reserva 1 740 150,28 616 254,61

Préstamos 62 315,75 961,10

TOTAL 1 820 483,50 617 773,17

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CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Cumplimiento de Recomendaciones

La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas y Contraloría General del

Estado, no han efectuado exámenes especiales a los Pagos realizados al IESS de los

funcionarios y ex funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas, por lo que no se

efectuó el seguimiento de recomendaciones.

Pago de aportes patronales y personales se realizan en plazos superiores a los

establecidos por el IESS

Del análisis a los pagos por aportes patronales y personales de los funcionarios del

Ministerio de Finanzas, realizados por la Coordinación Financiera Institucional al

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, se estableció que 11 planillas de las 58

emitidas en el período del 1 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2009, fueron

canceladas con posterioridad a la fecha determinada por la Ley de Seguridad Social,

lo que representa el 18% del total, originando retraso que van desde 21 hasta 215

días, lo que generó intereses de mora por un monto de 436,66 USD .

Al respecto, la Ley de Seguridad Social establece:

“…Art. 74.- RECAUDACIÓN DE APORTES DEL SECTOR PÚBLICO.-…las cantidades correspondientes se transferirán y pagarán por mensualidades vencidas, dentro del plazo de quince (15) días posteriores al mes al que correspondan los aportes, bajo la responsabilidad de los respectivos funcionarios. El aporte patronal del Estado por sus trabajadores afiliados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, se remitirá juntamente con los aportes personales…”.

El artículo 12 del Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera

Administrativa y de Unificación y de Homologación de las Remuneraciones del Sector

Público, establece:

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“…El registro del nombramiento del contrato, constituye el acto de posesión en el puesto…”

Los Estatutos del IESS constantes en la Codificación, publicados en el Registro Oficial

Suplemento 431 de 7 de mayo de 1990, respecto a la recaudación de aportes,

señalan:

“…Remisión de Aportes, Descuentos y Multas Art. 232.- El Tesorero General de la Nación, los Oficiales Pagadores, Tesoreros, Cajeros, Habilitados, Empleadores o sus representantes, y más funcionarios y empleados que tengan a su cargo el pago de sueldos a los afiliados (sic) al Seguro Social, están obligados a remitir al IESS, bajo las responsabilidades impuestas por Ley a los depositarios, los aportes personales y patronales, y los descuentos y multas que el Instituto ordenare, dentro del plazo de quince días siguientes al mes que correspondan los aportes, en las condiciones fijadas en este Estatuto y en los reglamentos, salvo lo dispuesto en el Art. 168 de la Ley respecto del aporte patronal del Estado para sus asegurados.-La mora en el envío de los aportes y fondos de reserva producirá el interés y la multa determinados en la Ley...”.

La Disposición transitoria segunda, de la Resolución C.D.193 emitida por el Consejo

Directivo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, el 13 de diciembre de 2007,

establece:

“…Las diferencias de aportación al IESS originadas en la presente Resolución, se recaudarán sin intereses hasta el 30 de junio de 2009…”.

Los retrasos en el pago de planillas por aportes, se originaron por las siguientes

causas:

_ Las planillas de aportes de los funcionarios de la Subsecretaría del Litoral,

correspondientes a los meses de junio, julio, agosto y septiembre de 2008, que

generaron intereses por mora de 176,77 USD, se debió a un error al

desagregar e incorporar los códigos 815 y 816 por concepto de préstamos

quirografarios e hipotecarios en el sistema e-SIGEF para el pago de

obligaciones al IESS.

_ En los aportes de los funcionarios de la Planta Central del Ministerio,

correspondientes a octubre de 2006 y marzo de 2008, que generaron intereses

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por 36,74 USD, se debió a que la Coordinación de Recursos Humanos, no

reportó oportunamente el Aviso de Entrada de dos servidores a la Coordinación

Financiera Institucional.

_ Las planillas de los meses de febrero y marzo del 2008, generaron intereses

por mora de 36,61 USD, por no haber efectuado oportunamente la regulación

del salario mínimo unificado, base de aportación al IESS.

_ La planilla de retroactivo de mayo del 2007, correspondiente a un funcionario,

no fue cancelada de manera oportuna, lo que originó un interés de 6,69 USD

desconociendo sus causas a pesar de haber solicitado por escrito.

El resto de planillas canceladas con retraso, se debió a la falta de oportunidad en la

aprobación y legalización de los Contratos de Servicios Ocasionales, generando un

interés de 179,85 USD.

Conclusión

Se canceló aportes personales y patronales en plazos superiores a los establecidos

por el IESS, por varias causas, siendo las más relevantes las siguientes: falta de

oportunidad en la aprobación y legalización de los Contratos de Servicios Ocasionales,

aplicación inoportuna de la nueva escala de sueldos y errores en la digitación de los

datos en el sistema e-SIGEF. Lo que ocasionó la elaboración y pago al IESS de

planillas de ajustes con intereses por mora por un valor de 436,66 USD.

Hechos Subsecuentes

Con oficios MF-STN-2008-002699, MF-SA-CFI-2010-0344 y CRH-2010-0818 de 23 de

mayo de 2008, 17 y 25 de mayo de 2010, respectivamente, suscritos en su orden, por

la Ministra de Finanzas Enc, Coordinador Financiera Institucional y Coordinador de

Recursos Humanos, confirman las causas establecidas por auditoria.

Con oficios DAIMF-2010-361, 365, 368 y 370 de 30 de junio, 5 y 7 de julio de 2010,

respectivamente, la Auditora General solicitó a la Coordinadora Financiera

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Institucional, Coordinador de Recursos Humanos y Subsecretarios Administrativos la

recuperación de estos valores, quienes procedieron a depositar en la Cuenta Corriente

617443 del Banco de Guayaquil del Ministerio de Finanzas, la cantidad de 436,66 USD

mediante, papeletas de depósitos 55792, 23249, 72226, 90633 y 82846 de 17 de

junio, 7 y 5 de julio y 2 de agosto de 2010 , transferencia bancaria de 19 de julio de

2010.

Recomendación

Al Ministro de Finanzas:

1. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera, que previó al

ingreso del personal a laborar en el Portafolio, mediante Contrato de Servicios

Ocasionales o Nombramiento, se legalicen los documentos que les acredite a

desempeñar sus actividades y hayan sido notificados y registrados en la Dirección

de Recursos Humanos.

A la Coordinadora General Administrativa y Financiera:

2. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, que una vez

legalizado el contrato o nombramiento, inscriba al servidor en el sistema del IESS

desde el primer día de labores y remita el correspondiente aviso de entrada,

dentro de los primeros quince días. En caso de modificaciones al sueldo o

separaciones de los servidores, lo efectué dentro de los tres días posteriores.

3. Al Director de Administración de Recursos Humanos, remita a la Coordinación

Financiera Institucional, los avisos de entrada, modificaciones y salida de los

servidores y servidoras, dentro de los plazos establecidos por el IESS.

Criterios contradictorios en la aplicación de la base de aportación, para el pago

de los fondos reserva de los servidores públicos

Los fondos de reserva correspondientes a los años 2004, 2005, 2006 y 2007 fueron

liquidados y cancelados por la Coordinación Financiera Institucional, con la base de

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aportación establecida en la Disposición Transitoria Octava de la Ley Orgánica de

Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las

Remuneraciones del Sector Público.

En el año 2008 se procedió a reliquidar la diferencia del fondo de reserva, de los

mencionados años, considerando como base de aportación la “Remuneración

Mensual Unificada”, lo que originó la elaboración y pago de planillas de ajuste con los

correspondientes intereses de mora, por el valor de 615 786,04 USD

Al respecto, la Ley de Seguridad Social, establece:

“…Art. 282.- APORTACIÓN AL FONDO DE RESERVA DEL TRABAJADOR.- La aportación obligatoria del empleador para el Fondo de Reserva será equivalente a un mes de remuneración, por cada año completo posterior al primero de sus servicios…” “…Art. 74.- RECAUDACION DE APORTES DEL SECTOR PÚBLICO.- En el presupuesto General del Estado, previo a su aprobación por el Congreso Nacional, se hará constar, obligatoriamente, las partidas suficientes para el pago de aportes y fondos de reserva de todos los servidores públicos y trabajadores del Estado, así como las contribuciones al seguro General Obligatorio establecidas en la Ley. Estos aportes, fondos de reserva y contribuciones obligatorias no serán afectados por ningún funcionario público...- Las cantidades correspondientes se transferirán y pagarán por mensualidades vencidas, dentro del plazo de quince (15) días posteriores al mes que correspondan los aportes, bajo la responsabilidad de los respectivos funcionarios. El aporte patronal del Estado por sus trabajadores afiliados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, se emitirá juntamente con los aportes personales…-Bajo responsabilidad personal, los tesoreros, oficiales pagadores, habilitados, agentes de retención y más funcionarios y empleados que tuvieren el deber legal de pagar remuneraciones a los trabajadores y servidores que presten servicios en los demás organismos y entidades que integran el sector público, están obligados a remitir al IESS los aportes personales, patronales, fondos de reserva y más descuentos que ordenaren, dentro del plazo y las condiciones antes señaladas. Estos aportes y fondos de reserva no serán afectados por ningún funcionario público y por ningún concepto…”. “…Art. 275.- FONDO DE RESERVA.- El IESS será recaudador del fondo de reserva de los empleados, obreros, y servidores públicos, afiliados al Seguro General Obligatorio, que prestaren servicios por más de un (1) año para un mismo empleador, de conformidad con lo previsto en el Código de Trabajo .…”.

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Los Estatutos del IESS constantes en la Codificación publicado en Registro Oficial

Suplemento 431 de 7 de mayo de 1990, respecto a la recaudación, señalan:

“…Remisión de Aportes, Descuentos y Multas Art. 232.- El Tesorero General de la Nación, los Oficiales Pagadores, Tesoreros, Cajeros, Habilitados, Empleadores o sus representantes, y más funcionarios y empleados que tengan a su cargo el pago de sueldos a los afiliados (sic) al Seguro Social, están obligados a remitir al IESS, bajo las responsabilidades impuestas por Ley a los depositarios, los aportes personales y patronales, y los descuentos y multas que el Instituto ordenare, dentro del plazo de quince días siguientes al mes que correspondan los aportes, en las condiciones fijadas en este Estatuto y en los reglamentos, salvo lo dispuesto en el Art. 168 de la Ley respecto del aporte patronal del Estado para sus asegurados.-La mora en el envío de los aportes y fondos de reserva producirá el interés y la multa determinados en la Ley...”.

La Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de

Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, en la

Disposición Transitoria Octava indica:

“….Las instituciones, entidades y organismos previstos en el Art. 101 de esta Ley; y, las autoridades y funcionarios comprendidos en el nivel jerárquico superior, servidores y trabajadores de las entidades arriba señaladas, que tienen la obligación de aportar a la seguridad social, además del salario base sobre el que vienen aportando, lo harán sobre la diferencia de la respectiva remuneración mensual unificada de acuerdo a las primas de aportación vigentes, conforme a la siguiente tabla y fechas…”.

El hecho comentado se produjo a nivel del sector público, debido a los criterios

contradictorios emitidos por parte de la Procuraduría General del Estado, Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social y SENRES, en relación a la base de aportación de

los servidores de las entidades del Gobierno Central, como se demuestra a

continuación:

Con oficio 18788 de 11 de agosto de 2005, el Procurador General del Estado, ante

consulta formulada por el Director Ejecutivo de PREDESUR, respecto si la cancelación

del fondo de reserva a los servidores amparados por la Ley de Servicio Civil y Carrera

Administrativa correspondiente al año 2004 y siguientes se debe realizar de acuerdo a

la remuneración unificada o sueldo básico, señala:

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“…se concluye que el pago del fondo de reserva de los trabajadores del PREDESUR sujetos a la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, se debe realizar de acuerdo con lo dispuesto en la Disposición Transitoria Octava de esta Ley…” .

Con oficio SENRES–SUB- REM-2005-22845 de 28 de noviembre de 2005, el

Subsecretario de Remuneraciones de la SENRES, ante consulta formulada por el

Director Técnico del Hospital Pediátrico Doctor Francisco de Icaza Bustamante,

respecto a la base imponible para el pago de los Fondos de Reserva de los años 2004

y 2005 manifiesta:

“… Se podría colegir por lo tanto, según el criterio del señor Procurador, el valor referente para el cálculo del Fondo de Reserva es el que se establece en la Disposición Transitoria Octava, es decir: “el básico del rol de aportes vigentes al mes de septiembre del año 2003,…”

El Director General del IESS con oficio 64000000-2302 de 21 de diciembre de 2005

manifiesta:

“… el cálculo de los fondos de reserva ya no se basa en el denominado sueldo base de los servidores públicos, sino en la remuneración mensual unificada establecida por la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, y este fondo será el equivalente a una remuneración básica unificada que será depositada en el IESS hasta el 30 de marzo del año siguiente al que corresponde pagar…”.

Con oficio 64000000-0818 de 8 de mayo de 2006, el Procurador General del IESS, en

atención a la consulta formulada por la Subsecretaria Administrativa del Ministerio de

Economía y Finanzas, señala:

“… el pago de los fondos de reserva del personal sujeto a la LOSCCA del citado Ministerio, correspondientes al período que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del 2005, el referente será en su forma y cálculo el básico del rol de aportes vigente al mes de septiembre del año 2003, conforme a lo que prevé la Disposición Transitoria Octava de la Codificación de la LOSCCA…”

El Procurador General del Estado con oficios 007071 y 09429 de 18 de diciembre de

2007 y 31 de marzo de 2008, respecto a como se debió proceder con el pago de la

aportación de los fondos de reserva para los funcionarios de la Defensoría del Pueblo

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del Ecuador, a partir de que se expidió la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa

y Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, señala:

“Del análisis de las normas invocadas se concluye que el valor al que tienen derecho los funcionarios de la Defensoría del Pueblo como fondo de reserva, corresponde al equivalente a una remuneración mensual unificada por cada año completo posterior al primero de sus servicios”. “…para el aporte a los fondos de reserva de los trabajadores y servidores públicos, deberá aplicarse el Art. 282 de la Ley de Seguridad Social; y, el monto de aportación, en el primer caso debe ser igual a la remuneración mensual por cada año completo de labor posterior al primero de sus servicios… para los servidores públicos el monto deberá fijarse de acuerdo a la remuneración mensual unificada contemplada en el artículo 104 de la LOSCCA, en consecuencia la institución esta en la obligación de realizar las liquidaciones correspondientes, a partir de 1 de enero de 2004, fecha de vigencia de la unificación de las remuneraciones de los funcionarios, servidores y trabajadores del sector público…”

Con oficio 06505 de 11 de marzo de 2009, el Procurador General del Estado, vuelve a

cambiar de criterio respecto al pago de los fondos de reserva e indica:

“… los fondos de reserva de los servidores públicos, para el período 2006-2010 se efectuará tomando como base la remuneración mensual unificada en los montos y porcentajes determinados en la Resolución No. C. D. 096, expedida por el Consejo Directivo del IESS…de acuerdo a lo que señala la Disposición Transitoria Octava de la LOSCCA…En los años 2004 y 2005 el pago de los fondos de reserva, se cancelará conforme lo determina la Disposición Transitoria Octava de la LOSCCA…”.

El Reglamento del Fondo de Reserva para los Servidores Públicos sujetos a la Ley de

Servicio Civil y Carrera Administrativa, establece:

“…Art. 6.- Respecto a los afiliados que fallecieren o que se separen del servicio, el fondo de reserva se calculará hasta el fin de mes en que se hubiere producido el fallecimiento o la separación y se consignará en el IESS, a más tardar, dentro de los 30 días siguientes a dicho mes”.

La falta de precisión en el valor que debe ser considerado como base para el cálculo

de los fondos de reserva de los servidores públicos, originó que el Ministerio de

Finanzas no asigne los recursos suficientes en su presupuesto, para que el referido

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pago se efectúe mediante la Remuneración Mensual Unificada; razón por la cual, con

Resolución 1426 de 27 de junio de 2008, la Institución realizó la reforma al

presupuesto, a fin de cubrir las diferencias de los años 2004 al 2007.

Con oficios DAIMF-2010-238 y 263 de 21 de abril y 5 de mayo de 2010

respectivamente, el Auditor General comunicó estos hechos a la Coordinadora

Financiera Institucional, para conocer las causas por las que se efectuó la

reliquidación y pago de intereses, quien en oficio 0364 MF-SA-CFI-2010 de 28 de

mayo de 2010, luego de exponer los diferentes criterios emitidos por autoridades de la

Procuraduría General del Estado, IESS y SENRES, respecto a la legalidad y pago de

los fondos de reserva, señala:

“…El señor Subsecretario Administrativo en funciones a esa fecha, con oficio No. 3054 MEF-SA-CFI-2008 de 26 de junio del 2008, dispone proceder al pago de los fondos de reserva del personal de esta institución a partir del año 2004 y para el efecto se deberá considerar el financiamiento interno propuesto por la Subsecretaría de Presupuestos, constante en el oficio No. MEF-SP-CACP-2008-1263 de 26 de marzo del 2008, en el cual se debía incluir los intereses por mora a ser pagados al IESS…”.

Auditoría considera que las diferentes autoridades del Ministerio de Finanzas, en cada

período, actuaron a base de los pronunciamientos del Procurador General del Estado,

los que son de carácter vinculante.

Además, Auditoría determinó que en 7 casos la Coordinación Financiera Institucional,

no efectúo el pago al IESS, dentro de los 30 días posteriores a la salida de los

funcionarios del Ministerio, por lo que con oficio DAIMF-2010-380 de 16 de julio de

2010, la Auditora General solicitó la recuperación de estos valores, al respecto el

Tesorero de la Coordinación Financiera Institucional, con oficio 152 CPF-TG-2010 de

30 de julio de 2010, comunicó que ha procedido a recuperar estos valores y que se

encuentran acreditados en la Cuenta Corriente 617443 del Banco o de Guayaquil del

Ministerio de Finanzas, la cantidad de 205,68 USD mediante transferencia

interbancaria de 30 de junio de 2010.

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Conclusión

Se cancelaron planillas de ajustes de fondos de reserva, correspondientes a los años

2004, 2005, 2006 y 2007, con los respectivos intereses de mora, por existir criterios

contradictorios emitidos por la Procuraduría General del Estado, IESS y SENRES

respecto al valor que debe ser considerado como base para el cálculo de los fondos

de reserva de los servidores públicos.

Recomendación

A la Coordinadora General Administrativa Financiera:

4. Dispondrá a la Directora Financiera, efectúe los pagos por concepto de fondos de

reserva, dentro de los plazos establecidos por el Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social, a fin de evitar la generación de intereses por mora.

Intereses de mora fueron cobrados por el IESS de manera indebida

De la muestra analizada a los pagos por fondos de reserva de ex funcionarios del

Ministerio de Finanzas, se determinó que por el período del 1 de enero al 30 de

septiembre de 2008, la Coordinación Financiera Institucional generó y solicitó el pago

del CUR 5077 el 28 de octubre del 2008, transfiriéndose los recursos al Banco Central

del Ecuador el 29 de octubre de 2008 y a la cuenta del IESS el 30 de octubre de 2008,

dentro de los plazos establecidos, sin embargo, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, emitió el comprobante de pago 00000003433223 el 17 de agosto del 2009

que incluye intereses de mora por 390.55 USD

Al respecto, la Ley de Seguridad Social establece:

“…Art. 74.- RECAUDACIÓN DE APORTES DEL SECTOR PÚBLICO.-…las cantidades correspondientes se transferirán y pagarán por mensualidades vencidas, dentro del plazo de quince (15) días posteriores al mes al que correspondan los aportes, bajo la responsabilidad de los respectivos funcionarios. El aporte patronal del Estado por sus trabajadores afiliados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, se remitirá juntamente con los aportes personales…”.

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Situación que se presenta por cuanto el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,

generó de manera extemporánea la planilla por fondos de reserva, ocasionando que

se cobre al Ministerio de Finanzas, los intereses de mora.

Por lo que con oficio DAIMF-2010-346 de 18 de junio de 2010, la Auditora General

solicitó al Director de Desarrollo Institucional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, indique las razones por las que el IESS cobró intereses de mora en la planilla

indicada, a lo que con oficio 63000000-2098-2010 de 28 de junio del 2010, indica:

“…El comprobante de pago fue generado extemporáneamente el 17 de agosto del 2009, razón por la cual se cobra los respectivos intereses, deben solicitar la devolución de los intereses mediante oficio…”.

Conclusión

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, generó de manera extemporánea la planilla

por fondos de reserva, sin embargo que el Ministerio efectuó el pago dentro de los

plazos establecidos. Ocasionando que se cobre intereses por mora por 390.55 USD.

Hecho Subsecuente

Con oficio 0521 MF-CGAF-2010 de 27 de julio de 2010, la Directora Financiera

comunicó que en atención a la recomendación de Auditoría, procedió a recuperar del

IESS el valor de 390,55 USD según Nota de Crédito del 2 de julio de 2010 a favor del

Ministerio de Finanzas, la que ha sido utilizada en el cobro de la planilla de aportes del

mes de junio del 2010, según comprobante de pago 002647558, valor que serán

regulados una vez que se concluya con la conciliación entre el IESS y el Ministerio de

Finanzas.

Recomendación

La Directora Financiera

5. Dispondrá al funcionario encargado de nómina, proceda a verificar la propiedad y

legalidad de los valores determinados por el IESS, por concepto de intereses y

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multas por mora en el pago de obligaciones de los servidores y funcionarios del

Portafolio, a fin de determinar su conformidad.

Pago de préstamos quirografarios se realizan en plazos superiores a los

establecidos por el IESS

Del análisis a los pagos por préstamos quirografarios de los funcionarios del Ministerio

de Finanzas, se estableció que en las nóminas de los meses de abril, mayo, julio,

agosto y noviembre de 2008, los pagos al IESS se efectuaron en plazos superiores a

los establecidos por el IESS.

Al respecto, la Ley de Seguridad Social establece:

“…Art. 74.- RECAUDACIÓN DE APORTES DEL SECTOR PÚBLICO.-…las cantidades correspondientes se transferirán y pagarán por mensualidades vencidas, dentro del plazo de quince (15) días posteriores al mes al que correspondan los aportes, bajo la responsabilidad de los respectivos funcionarios. El aporte patronal del Estado por sus trabajadores afiliados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, se remitirá juntamente con los aportes personales…”. “…Art. 83.- DERECHO DEL EMPLEADOR PARA DESCONTAR AL TRABAJADOR.- Sin perjuicio de las obligaciones patronales correspondientes, el patrono tiene derecho a descontar a los afiliados, al efectuar los pagos de sueldos y salarios, el valor de los aportes personales, el de los descuentos por otros conceptos que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ordenare, y el de las multas que éste impusiere a sus afiliados…”.

La Norma de Control Interno 120-04 SISTEMA DE INFORMACION Y

COMUNICACIÓN, vigente hasta el 1 de diciembre de 2009, dispone:

“Está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad. La calidad y oportunidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la máxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable.”

La situación señalada se presentó por cuanto a partir de abril del 2008, se usó el

módulo e-SIPREN, para la aplicación informática de pre–planilla, debiendo desagregar

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los pagos por aportes, préstamos quirografarios, préstamos hipotecarios y fondos de

reserva, lo que originó que la Coordinación Financiera genere erróneamente el

requerimiento de pago por concepto de préstamo. Ocasionado que se efectúen

regulaciones contables con el consiguiente interés de mora por un valor de 722,63

USD.

Con oficio DAIMF-2009-282 de 2010-05-17, el Auditor General solicitó al Líder del

eSIPREN de la Coordinación de Tecnología Informática indique las razones que

originaron el pago de intereses en los meses de abril y mayo del 2008, por concepto

de préstamos quirografarios, a lo que con memorando CTI –DT-RJAC-2010-007 de 25

de mayo de 2010, manifestó:

“… para el mes de abril del 2008 se tiene la nómina con ID 30256, CUR 1219 y descripción “Orden de Nómina. No. Sigef 10 para Abril de 2008”, en la cual inicialmente no se tiene información para el pago de Préstamos Quirografarios, debido a que erróneamente, la persona encargada de subir la nómina en el sistema e-SIPREN, ingresa dicho valor ( 19830.03) por el concepto de Préstamos Hipotecarios de 204 empleados…posteriormente se logra evidenciar el inconveniente y de acuerdo a definiciones contables se logra dar solución debido que contablemente tocaba realizar una reversión parcial del CUR para afectar la deducción 816 correspondiente al concepto de Préstamos Quirografarios puesto que incorrectamente se tenía afectado la deducción 815 correspondiente a Prestamos Hipotecarios, dicha corrección es pagada por Tesorería de la Nación el 6 de junio del 2008 y devengado en el IESS el 12 de junio del mismo año… para el mes de mayo del 2008 … ( caso similar al mes de abril), el cuál es corregido y transferido el 27 de junio del 2008 y devengado en el IESS el 1 de julio del mismo año…”

Con oficio DAIMF-2010-361 de 30 de junio de 2010, la Auditora General comunicó

estos hechos a la Coordinadora Financiera Institucional, a fin de conocer las causas,

respecto al retraso en el pago de los préstamos, quien en oficio MF-SA-CFI-2010-

0000090 de 20 de julio de 2010, señaló:

“…Esta situación se presenta por cuanto a partir de abril del 2008, se puso en funcionamiento en el módulo e-SIPREN, la aplicación informática de pre-planilla, debiendo desagregar los pagos por conceptos de aportes, préstamos quirografarios, préstamos hipotecarios y fondos de reserva, lo que origino que la Coordinación Financiera Institucional, ante la falta de comunicación oportuna por parte del personal que realizó las modificaciones, genere erróneamente el requerimiento para el pago de los préstamos hipotecarios y quirografarios..”

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Además, con oficio MF-STN-2008 2699 de 23 de mayo de 2008, la ex Ministra de

Finanzas, comunicó al Director General del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,

lo siguiente:

“…Se han determinado varios problemas que requieren afinamiento en los dos sistemas informáticos a efectos de que los pagos se ejecuten a la normativa legal vigente…”.

Auditoría, comparte la opinión de los funcionarios de la Coordinación Financiera

Institucional, en lo que respecta a las planillas de abril y mayo de 2008,

correspondiente a la Planta Central del Ministerio de Finanzas, por un valor de 700,71

USD mientras que las planillas de los meses de julio, agosto y noviembre de 2008 por

un valor de 21,92 USD de la Subsecretaría del Litoral, canceladas con retraso no

existe justificación.

Conclusión

Se efectuaron pagos fuera del tiempo establecido por el IESS, por concepto de

préstamos quirografarios, debido a que se generó erróneamente el requerimiento de

pago, sin desagregar la información de préstamos quirografarios e hipotecarios.

Ocasionando que se tenga que efectuar regulaciones contables, con el

correspondiente pago de intereses por mora por un valor de 722,63 USD.

Hecho Subsecuente

Con oficio DAIMF-2010-361 de 30 de junio de 2010, la Auditora General solicitó a la

Coordinadora Financiera la recuperación de estos valores, quien procedió a depositar

en la Cuenta Corriente 617443 del Banco de Guayaquil del Ministerio de Finanzas, la

cantidad de 21,92 USD mediante papeleta de depósito 05406 de 21 de julio de 2010.

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Recomendación

La Directora Financiera:

6. Dispondrá a los funcionarios encargados del manejo de nómina, que previamente

a la solicitud de pago revisen y confirmen que los datos ingresados en el sistema

e-SIPREN de las planillas por concepto de préstamos quirografarios e

hipotecarios, se encuentren desagregados de acuerdo a los códigos respectivos, a

fin de evitar el pago de intereses por mora.

Transferencias de recursos para el pago de obligaciones al IESS no son

efectuadas oportunamente.

De la muestra analizada a los comprobantes de pago y al detalle mensual de las

transferencias realizadas por el Ministerio al IESS, para el pago de aportes, IECE,

fondos de reserva, préstamos quirografarios, préstamos hipotecarios e intereses por

mora de los funcionarios de este Portafolio, se determinó lo siguiente:

La Coordinación Financiera Institucional genera la planilla de Fondos de Reserva del

mes de diciembre de 2009, mediante CUR 6416 de 23 de diciembre de 2009 y los

CURs 22 y 26 de 11 de enero de 2010, por un monto de 12 316,40 USD. Los que

son pagados dentro del plazo establecido por el IESS, a excepción del CUR 22 que

fue cancelado el 22 de enero del 2010, en comprobante de pago del IESS

0000000004865899, generando un interés por mora de 5,36 USD

La Coordinación Financiera Institucional, mediante CUR 5531 de 21 de noviembre de

2008, generó la planilla del mes de noviembre en la que constan los rubros:

préstamos quirografarios, aporte patronal, aporte individual, aporte al IECE, SECAP y

préstamos hipotecarios, con la que solicitó el pago a la Subsecretaría Tesorería de la

Nación, el que se realizó dentro del plazo establecido por el IESS, excepto los

préstamos quirografarios que fueron transferidos el 24 de diciembre de 2008 y

acreditado por el BCE el 28 de diciembre de 2008, según comprobante de pago del

IESS 000000003274188 cancelado el 31 de diciembre del 2008, generando un interés

de mora por 238,47 USD.

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La Ley de Seguridad Social, al respecto indica:

“…Remisión de Aportes, Descuentos y Multas Art. 232.- El Tesorero General de la Nación, los Oficiales Pagadores, Tesoreros, Cajeros, Habilitados, Empleadores o sus representantes, y más funcionarios y empleados que tengan a su cargo el pago de sueldos a los afiliados (sic) al Seguro Social, están obligados a remitir al IESS, bajo las responsabilidades impuestas por Ley a los depositarios, los aportes personales y patronales, y los descuentos y multas que el Instituto ordenare, dentro del plazo de quince días siguientes al mes que correspondan los aportes,… .-La mora en el envío de los aportes y fondos de reserva producirá el interés y la multa determinados en la Ley...”.

La Norma de Control Interno 230-12 “CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES”, vigente

hasta el 1 de diciembre de 2009, dispone:

“..Todas las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas… Los Gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión…”

El retraso en el cumplimiento de las obligaciones con el IESS, se debió a errores en el

sistema e-SIGEF, por desincronización en el proceso de actualización de saldos de

las deducciones por pagar, lo que obligó a la Subsecretaría de Innovación y

Desarrollo de las Finanzas Públicas a efectuar los ajustes al sistema en horas no pico,

a fin de no afectar el proceso normal de pago de las demás entidades, puesto que

implicaba una baja del sistema e-SIGEF.

Con oficios DAIMF-2010-303 y 304 de 1 y 2 de junio de 2010 respectivamente, la

Auditora General solicito a la Subsecretaría de la Tesorería de la Nación, las causas

por las cuales no se transfirió oportunamente las obligaciones al IESS, a lo que con

oficios MEF-STN-2010-003356 y 003382 de 8 de junio de 2010, indica:

“… la herramienta informática e-SIGEF, en sus inicios y como todo sistema presentó dificultades en su aplicación, lo que consecuentemente arrojó errores

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en varios módulos entre ellos el de pagos, mismos que eran reportados de manera verbal al e-SIGEF para su corrección.- En el caso del CUR 5531, la Institución solicitó el pago el 24 de noviembre de 2008 y se transfiere el mismo día, los aportes al IESS correspondientes a este cur, tiene fecha de vencimiento de pago el 15 de diciembre de 2008, y fueron transferidos dentro del plazo, esto es el 11 de diciembre de 2008, y por algún error en la deducción 816 Préstamos Quirografarios, esta subsecretaría lo transfiere el 24 de diciembre de 2008, una vez corregido el mismo…”. “…En el caso del CUR 22, la Institución solicitó el pago el 12 de enero de 2010 y se transfiere el mismo día; los aportes por fondos de reserva al IESS correspondientes a este cur, no se cancelaron dentro del plazo ( 15 de enero), por cuanto el sistema presenta error en el pago, mismo que es reportado mediante oficio No. 289 MF-STN-2010, de 15 de enero de 2010 copia adjunta, fueron transferidos el 20 de enero de 2010 una vez corregido el error…”.

Con oficio DAIMF-2009-300 de 26 de mayo de 2010, la Auditora General solicitó al

Líder del e-SIPREN de la Coordinación de Tecnología Informática indique las razones

por las cuales el Ministerio de Finanzas tuvo que pagar intereses y multas por mora,

quien con memorando CTI-DT-RJAC-2010-008 de 28 de mayo de 2008, informó que:

“… el CUR 5531 que se genera el 21/11/2008, se solicita el pago el 24/11/2008, se realiza el pago el 01/12/2008 (Préstamos Hipotecarios), 11/12/2008 (Aporte patronal, Aporte Individual, Aporte al IECE y SECAP) y 28/12/2008 (Préstamos Quirografarios), se realiza la transferencia al BCE el 02/12/2008 (Préstamos Hipotecarios(, 12/12/2008 (Aporte Patronal, Aporte Individual, Aporte al IECE y SECAP) y 28/12/08 (Préstamos Quirografarios).- Por lo tanto la transferencia al BCE de Préstamos Quirografarios por el valor de 21 690.72 está fuera del plazo de pago que era hasta el 15/12/2008 por tal razón se les genera un interés por mora…”. “…Para el pago de obligaciones de Fondos de Reserva de diciembre del 2009, se realizan los CUR 6416, 22 y 26… pero debido a que el CUR 22 es transferido fuera del plazo de pago, se genera un interés por mora…”.

Considerando que el contenido de los oficios MEF-STN-2010-003356 y 003382 de 8

de junio de 2010 , así como el memorando CTI-DT-RJAC-2010-008 de 28 de mayo de

2010 no son claros, mediante oficio DAIMF-2010-236 de 9 de junio de 2010, la

Auditora General, solicitó a la Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las

Finanzas Públicas, indique las razones del error en el sistema informático, a lo que

con oficio MF-SIDFP-2010 004 de 17 de junio de 2010 entre otros aspectos indicó:

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“…La solución planteada para la actualización de saldos de deducciones fue implementada y liberada a producción el 19 de enero del 2010 a las 7:21 hh (sic) una vez se concluyó su implementación y considerando adicionalmente que la misma debía ser realizada en horas no pico dado que implicaba una baja del sistema e-SIGEF para todas las entidades…- Al ser un sistema, en el cual transaccionan más de 3000 entidades que genera miles de CUR por día, un pequeño porcentaje de CURs pueden presentar problemas al momento de ser procesados, los mismos que para ser solucionados requieren seguir un proceso en el que deben intervenir todos los componentes que soportan el funcionamiento del sistema, se han implementado controles para minimizar la cantidad de errores, pero aún no se ha llegado a un nivel de madurez de funcionamiento del sistema que garantice que no existan errores…”.

Es de señalar que con oficio DAIMF-09-215 de 8 de junio de 2009, el Auditor General

solicitó al señor Contralor General del Estado, conforme un equipo de trabajo con

personal técnico especializado, a fin de que evalúen el funcionamiento del sistema

e-SIGEF.

Conclusión

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, efectúo transferencias por préstamos

quirografarios y fondos de reserva al IESS, en plazos superiores a los establecidos,

debido a una decincronización en el sistema e-SIGEF, lo que obligó a la

Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas a efectuar los

ajustes en horas no pico. Ocasionado que los CURS 5531 y 22 se paguen fuera de

los plazos establecidos, con el consecuente interés de mora por el valor de 243,83

USD.

Recomendaciones

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación

7. Elaborará un cronograma de actividades para el proceso de pago de obligaciones

al IESS, en el que se consideren tiempos y responsables, desde la generación de

la nómina hasta el pago efectivo y su verificación en el sistema del IESS,

documento que será difundido a las instituciones para su cumplimiento, lo que

evitará retrasos en el pago y la generación de intereses.

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8. Solicitará por escrito a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las

Finanzas Públicas, soporte técnico oportuno, en el caso de presentarse problemas

en el sistema, lo que evitará que las obligaciones sean canceladas fuera de los

plazos establecidos por el IESS.

Registro de la cuenta “Egresos Realizados por Recuperar” debe contener

información clara

La información correspondiente al año 2008 que la Coordinación Financiera

Institucional mantiene en la cuenta 112-21-00 “ Egresos Realizados por Recuperar”,

del e-SIEGEF, no revela en forma clara la naturaleza de las transacciones realizadas,

respecto de los intereses por mora, cancelados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, estableciéndose las siguientes novedades:

_ Errores en el número del comprobante de pago al IESS,

_ Asientos de regularización efectuados por la Subsecretaría de la Tesorería de

la Nación, sin conocimiento de la Coordinación Financiera Institucional.

_ La descripción de la transacción es muy general, no permite identificar sus

características.

La Norma de Control Interno 110-03, vigente hasta el 1 de diciembre de 2009,

dispone:

“…110-03 CONTENIDO, FLUJO Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN..la información que emita la entidad será clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de decisión que utilice, que se refiera tanto a situaciones financieras como operacionales, cumpliendo varios atributos, tales como:

Contenido apropiado;

Calidad;

Oportunidad;

Actualización;

Exactitud; y,

Accesibilidad…”.

Lo anotado, se presenta debido a que en el año 2008 se inició con el uso de la

herramienta e-SIGEF, registrándose los intereses de mora a base de las planillas

generadas por el IESS previo a su pago y al existir variaciones en los intereses al

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momento de la cancelación se registraron las diferencias sin la explicación

correspondiente, hecho que dificulta las labores de control posterior.

Respecto a las regulaciones sin justificación, el Subsecretario de Contabilidad

Gubernamental en el Instructivo para el análisis de la cuenta 112.21 publicado en la

página del Web del Ministerio de Finanzas el 5 de marzo de 2010, señaló:

“…Para los casos en que la entidades tengan en los reportes del libro mayor el tipo de registro RÁI, no ejecutarán ningún tipo de registro, ni oficio hacia el Ministerio de Finanzas, esta transacción será de responsabilidad de la conciliación que se está ejecutando entre la Subsecretaría de la Tesorería de la Nación con los representantes del IESS, de tal manera que, una vez culminado el proceso notificará los resultados obtenidos a través de la página Web de este Portafolio, a fin de ejecutar las resoluciones que se determinen, en el caso de presentarse diferencias…”.

Auditoría, verificó durante el desarrollo del examen, que una comisión conformada por

varios funcionarios del Ministerio de Finanzas y del Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, se encuentran conciliando las transferencias realizadas por la Subsecretaría de

Tesorería de la Nación para cancelar las obligaciones con el IESS, de las entidades

del gobierno central, a fin de establecer el saldo de la cuenta.

Con oficio DAIMF-2010-314 de 7 de junio de 2010, el Auditor General comunicó estos

hechos a la Coordinadora Financiera Institucional, quien en oficio 0412 MF-SA-CFI-

2010 de 11 de junio de 2010, señaló:

“…Luego de revisar y analizar los documentos que se encuentran en la Coordinación Financiera Institucional, mediante oficio No. 0380 MF-SA-CFI-2010 de 1 de junio de 2010, se remitió al señor Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, los documentos de sustento legal que facultaron al ex Coordinador Financiero Institucional, autorizar los pagos y registros contables respectivos y proceda a realizar las regulaciones contables.- Con oficio No. 0387 MF-SA-CFI-2010 de 2 de junio del 2010, relacionado con el inciso anterior, he dispuesto al, Líder del Microproceso de Contabilidad, realice el seguimiento respectivo, para que conjuntamente con el delegado de la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental, efectúe las regulaciones contables a la cuenta 112-21-00 ”Egresos Realizados por Recuperar…”.

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Conclusión

Los registros de la cuenta 112-21-00 Egresos Realizados por Recuperar, que

mantiene la Coordinación Financiera Institucional, en el año 2008, respecto a los

intereses por mora pagados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, no revela en

forma clara la naturaleza de las transacciones realizadas. Hecho que dificulta las

labores de control posterior.

Recomendación

La Directora Financiera:

9. Dispondrá, al Líder del Subproceso de Contabilidad, elabore en forma clara la

descripción de las transacciones que se registran en la cuenta “Egresos

Realizados por Recuperar”, a fin de facilitar la verificación interna y el control

posterior.

Dra. Mónica Jaramillo P. AUDITORA GENERAL