Capitulo II
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CAPITULO II
MARCO TEORICO - TECNOLÓGICO
Antecedentes Teóricos y Tecnológicos
En el 2007 la empresa ContenidoWeb desarrolló un Sistema de Gestión de
Documentos basado en un programa informático utilizado para rastrear y archivar
documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados. En el
sentido más amplio, los sistemas de Gestión de Documentos pueden variar mucho,
desde una simple caja de zapatos hasta un completo Sistema de Gestión de Contenido
Empresarial.
ContenidoWeb (2007) indica con respecto a los Sistemas de Gestión de
Documentos:
Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que
los sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato
que pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y
maduraron conforme fueron creciendo y madurando los
documentos electrónicos, las herramientas de colaboración,
seguridad y funcionalidades de auditoría. (p. 1)
A tal efecto, un Sistema de Gestión de Documentos, controla el período de
vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación,
publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida
que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la
información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a
todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de
usar.
En el 2008, la empresa Document Control Systems, Puerto Rico, desarrollo un
Sistema para el Manejo de Documentos en el Caribe y Latinoamérica llamado
Aquarius, el cual es un software para el control de documentos que permite tener
control, acceso y orden en sus documentos de la forma más simple, útil, eficiente y
sencilla. Se vende por licencia o por uso ilimitado. Posee 3 suite: DCM (Document
Control Systems), WEB Server y ERM. Aquarius WEB permite el acceso remoto y
simultaneo vía el explorador de Internet. Esta es una forma económica de adquirir
licencias para la visualización de documentos dentro de su red Lan o Internet.
La empresa Document Control Systems (2008) señala al respecto:
Aquarius Web provee una interfase visual sencilla en donde se
visualiza del lado izquierdo la lista de los fólders o documentos y del
lado derecho la imagen del documento. Permite búsquedas
complejas, anotaciones, acceso controlado y no permite alterar los
documentos originales. (p. 1)
Este software es ideal para auditorias y multiusuarios simultáneos,
promoviendo el aumento en la productividad empresarial así como la disminución de
costos en uso y desperdicio de papel. De igual forma, otorgar la solución costo-
eficiente a empresas e instituciones grandes y medianas que aún no han logrado el
manejo óptimo de sus documentos. Con dicho software se pueden lograr resultados
inmediatos e importantes en el ahorro de papel, incremento de productividad y
mantener la satisfacción de los clientes gracias al servicio eficiente, responsable y
proactivo.
Para el 2008, la compañía DocuWare AG, Alemania, desarrolló un Sistema de
Gestión de Documentos titulado DocuWare, el cual se encarga organizar en un
archivador central todos los documentos en papel y documentos electrónicos, por
ejemplo comprobantes, cartas, facturas, planos, archivos y correos electrónicos. La
versión básica del sistema de gestión documental dispone de todas las funciones
necesarias para registrar, editar y gestionar documentos. Es compatible con todos los
formatos de firmas electrónicas. La gestión de registros integrada garantiza un acceso
seguro, controlado y protocolizado a los datos almacenados electrónicamente. Todas
las personas autorizadas pueden acceder al archivador central por Internet en
cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.
Slawomir Stasiak (2008), Director de Operaciones del Equipo de
Planificación y Desarrollo para Gestión de Procesos de la compañía DocuWare AG
señala al respecto:
Gracias a la solución DocuWare el tiempo de recuperación se ha
reducido de 24 horas a escasos segundos. El coste de la recuperación
también ha disminuido. Es posible compartir los documentos
archivados y, en un momento posterior, se puede crear un sistema de
flujo de trabajo. (p. 1)
En este sentido, el almacenamiento electrónico y la gestión documental
transforma información valiosa en algo infinitamente más útil, haciéndola más
accesible. Toda la información se reúne y ordena lógicamente, poniéndola al alcance
de todos. La gestión documental es una tecnología madura y probada que ha
permitido a miles de empresas incrementar sus beneficios y reducir sus costes.
La empresa WSI Internet Consulting & Education desarrolló en el 2009 un
Sistema de Administración de Documentos, el cual actúa como una central en línea
(un centro de colaboración) que almacena los archivos, y permite hacer seguimiento
de revisiones, autores y más. Puesto que es un sistema en línea, los empleados o
miembros de equipo de la empresa pueden tener acceso a él desde cualquier lugar
que tenga una conexión a Internet. El acceso al sistema, a carpetas y archivos
específicos se puede controlar con nombres de usuario y contraseñas individuales.
Pamela Zenner-Richards (2009), Gerente de Área de la empresa WSI
Internet Consulting & Education señala con respecto al sistema:
El Sistema de Administración de Documentos puede ser usado por
diferentes equipos o departamentos, permitiendo a los usuarios
únicamente acceso a los archivos que les han sido asignados. Es una
solución flexible que hace la colaboración más eficiente y simplifica
incluso necesidades de archivo complejas. (p. 1)
Este sistema de archivo es completamente personalizable para adaptarse a las
necesidades de la empresa que lo utilice, permitiendo realizar seguimiento de
revisiones, autores, calificaciones de documentos y comentarios, y basado en los
permisos del usuario, este sólo puede tener acceso a los archivos que se les han
asignado.
Bases Teóricas y Tecnológicas
En esta investigación existen una serie de antecedentes que corresponden al
contenido del mismo, los cuales permitieron la documentación necesaria para realizar
un análisis cuidadoso con criterios definidos y sustentados en bases reales.
Sistema
Senn James (2010) un sistema “Es un conjunto de componentes que
interactúan para alcanzar algún objetivo, de hecho son todo lo que rodea al ser
humano”. (p. 88)
Es una combinación de partes reunidas para obtener un resultado o formar un
conjunto. Sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre si para lograr
una meta común. En términos generales, un sistema es todo lo que rodea el contexto
del ser humano.
Sistemas de Información
Según Burch John (2006) dice que:
Un Sistema de Información se define como sigue: Un ensamblaje
formal sistemático de componentes que ejecutan operaciones de
procesamiento de datos para (a) satisfacer los requerimientos,
procesamiento de datos legales a transaccionales, (b) proporcionar
información a la gerencia para el apoyo de las actividades de
planificación, control y toma de decisiones, (c) proporcionar una
variedad de reportes que sean requeridos por entes externos. (p.186)
Un Sistema de Información, es una colección de información, procedimientos,
construido, diseñado y mantenido para coleccionar, registrar y mostrar la
información.
Montilva Jonás (2005) lo define:
Un sistema de información es un sistema caracterizado porque: (1)
es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de
información y se adapta a las necesidades del ambiente que los
contiene; (2) es un sistema hombre – maquina, permite el uso de
maquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de
transformación los cuales son controlados y dirigidos por el hombre;
(3) su entrada esta constituida por datos y su salida por información,
el proceso de transformación de datos constituye la función esencial
del sistema de información. (p. 88)
De lo anteriormente dicho se puede decir que un Sistema de Información es
un conjunto de elementos que interactúan entre si, con la finalidad exclusiva y
excluyente el almacenamiento, procesamiento y la difusión de la información
contenida en documentos de cualquier especie.
Funciones de un Sistema de Información
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Según Senn James (2010) lo define como:
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden
ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados
de otros sistemas o módulos. (p. 40)
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los
escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el Mouse, entre otras.
Almacenamiento de Información: Según Senn James (2010):
El almacenamiento es una de las Información o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la Información guardada en la
sección o proceso anterior. Esta Información suele ser almacenada
en estructuras de Información denominadas archivos. La unidad
típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros,
los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM).
(p. 42)
Procesamiento de Información: Según Senn James (2010) lo define:
Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en
el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos
fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un año
base. (p. 43)
Salida de Información: Senn James (2010) lo define como:
Es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes,
cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.
Es importante aclarar que la salida de un sistema de información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.
En este caso, también existe una interfase automática de salida.
(p.46)
Automatización
Según Caballos Juan (2005) Automatizar significa:
Someter toda cosa que se realice manualmente para que se sometan a
la simplificación mediante un proceso de automatización con un
personal debidamente entrenado y capacitado para manejar todas
indicaciones remplazando a ciertos trabajos humanos especiales por
procesar mecánicos para lograr fácilmente identificar oportunidades
de mejorar errores y repetición del trabajo, alto costo mala calidad,
demoras prolongaciones y acumulación de tareas, controles
innecesarios, reducir tiempo de procesos. (p. 3)
Stoner George (2009) al respecto sobre la Automatización expone: “La
automatización de oficinas no es más que la Sustitución de las operaciones manuales
(constituidas por el trabajo de escritorio, particularmente mecanografía y archivo) por
máquina, integrando varias formas de procesamientos de información a través de las
computadoras”. (p. 56)
Por lo tanto, automatizar se trata de convertir en automáticos o involuntarios
determinados procesos corporales o manuales, aplicando procedimientos instantáneos
a un aparato, proceso o sistema. La automatización solo es viable si al evaluar los
beneficios económicos y sociales de las mejoras que se podrían obtener al
automatizar, estas son mayores a los costos de operación y mantenimiento del
sistema. La automatización de un proceso frente al control manual del mismo
proceso, brinda ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico.
Sistema Automatizado
Según Owen Bishop (2006) “Un sistema automatizado es aquel donde se
transfieren tareas de producción, realizados habitualmente por operadores humanos
de un conjunto de elementos tecnológicos”. (p. 589)
Un sistema automatizado consta de dos partes principales:
Parte de Mando: Es la estación central de control o autómata. Es el elemento
principal del sistema, encargado de la supervisión, manejo, corrección de
errores, comunicación, etc.
Parte Operativa: Es la parte que actúa directamente sobre la máquina, son los
elementos que hacen que la máquina se mueva y realice las acciones. Son por
ejemplo, los motores, cilindros, compresoras, bombas, relés, etc.
A continuación se muestra una figura donde se señala la relación que tiene
cada una de las partes principales de un sistema automatizado.
FIGURA N° 3. Partes Principales del Sistema Automatizado.
Fuente: Owen Bishop (2009)
Base de Datos
Martin James (2007) lo define: “Una base de datos es una colección de datos
interrelacionados, almacenados en conjunto sin redundancia perjudicial o innecesaria;
su finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible”.
(p.48)
Según Caballos Juan (2005) señala que:
Una de las tareas más importantes en el desarrollo de un sistema
de información es el referente al modelaje y diseño de la base de
datos. El modelaje se refiere a la técnica que permite interpretar
los requerimientos de información de una organización;
obteniéndose así un esquema conceptual el cual se transforma en
un conjunto de estructuras relacionales y mecanismos que
aseguran la integridad de una base de datos. Esta transformación
se conoce como diseño de una base de datos. (p. 103)
ACCIONADORES
PROCESO
PRE ACCIONADOR
CAPTADOR
UNIDAD
DE
CONTROL
INTERFAZ
Hombre - Máquina
COMUNICACIÓN
con Unid. Control
Aplicación Web
En la ingeniería de software se denomina aplicación web a aquellas
aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través
de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una
aplicación software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores
web en la que se confía la ejecución al navegador.
Las aplicaciones web son populares debido a lo práctico del navegador web
como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la facilidad
para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a miles
de usuarios potenciales. Existen aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs,
tiendas en línea y la propia Wikipedia que son ejemplos bien conocidos de
aplicaciones web.
Sergio Luján Mora (2007) señala:
Es importante mencionar que una página Web puede contener
elementos que permiten una comunicación activa entre el usuario
y la información. Esto permite que el usuario acceda a los datos
de modo interactivo, gracias a que la página responderá a cada
una de sus acciones, como por ejemplo rellenar y enviar
formularios, participar en juegos diversos y acceder a gestores de
base de datos de todo tipo. (p. 1)
Gestión Documental
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar
la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
David Herrera (2009) señala:
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos
y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los
hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que
crecía el tamaño de los fondos documentales. (p. 1)
Sistemas de Gestión de Documentos
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas
de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de
administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset
Management.
Flujo del Sistema de Gestión Documental
Está conformado por los siguientes elementos:
Bases de Datos:
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la
proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están
sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la
organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en
el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales
problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué
parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto
existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente
contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la
opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello
por lo que se las puede considerar documentos de gestión.
Hardware:
o Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales,
una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los
cuales serán guardados o almacenados.
o Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los
usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha
información, para su modificación o revisión.
o Software.
o Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones
informáticas para: la gestión documental, administración de archivos
digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes:
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede
acceder a la información por Internet.
Usuarios:
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la
consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a
cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores:
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados
se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación
física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de
acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.
Bases Legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Año 1999).
Artículo 108: Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben
contribuir a la formación ciudadana. El Estado garantizará servicios públicos, de
radio, Televisión, Redes de Bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el
acceso universal a la información, los centros educativos deben incorporar el
conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías a su innovación, según los
requisitos que establezca la ley.
Artículo 110: El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la
tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones, los servicios de
información necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo
económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía
nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara
recursos suficientes y creará el sistema nacional de los principios éticos y legales que
deben mejorar las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica.
Estos artículos señalan, en lo referente a la comunicación y los medios de
comunicación, estos deben contribuir a la formación ciudadana y para ello, han
desplegado leyes nacionales que buscan normar la función formadora y comunicativa
que tienen los Medios de Comunicación Social, de igual forma es estado debe
garantizar diversas fuentes de información que con el propósito de que los
venezolanos tengan acceso a la información universal, y que los centros educativos
enseñen a utilizar las diversas tecnologías como el Internet, la cual es uno de los
medios de comunicación e información más importante que existe hoy en día.
Ley Orgánica de Ciencias, Tecnología e Innovación (Año 2010).
Artículo 03: Son sujetos de esta Ley:
1. La Autoridad Nacional con competencia en Ciencia Tecnología, Innovación y
sus aplicaciones, sus órganos y entes adscritos.
2. Todas las instituciones y personas naturales que generen, desarrollen y
transfieran conocimientos científicos, tecnológicos, de innovación y sus
aplicaciones.
3. Los ministerios del Poder Popular que comparten, con la autoridad nacional
con competencia en ciencia, tecnología, innovación y sus aplicaciones, la
construcción de las condiciones sociales, científicas y tecnológicas para la
implementación del Plan Nacional de Desarrollo Económico-social.
4. Las comunas que realicen actividades de ciencia, tecnología, innovación y sus
aplicaciones.
Este artículo apoya el desarrollo de los conocimientos científicos y
tecnológicos en la administración, aplicación de actividades, por parte de las
instituciones públicas o privadas que generen o desarrollen este tipo de actividades,
los cuales pasan a formar parte del sistema nacional de ciencias y tecnología e
innovación.
Decreto 3390 (Año 2004).
Artículo 1. La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente
Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la Administración
Pública Nacional iniciarán los procesos de migración gradual y progresiva de éstos
hacia el Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos.
Este decreto sobre la aplicación del software libre en la administración pública
venezolana abre una oportunidad para alcanzar la soberanía tecnológica del Estado
venezolano, utilizando los estándares abiertos en sus proyectos y servicios
informáticos.
Proyecto Nacional Simón Bolívar (Periodo 2007 – 2013)
El Proyecto Nacional Simón Bolívar en su directriz Nº 4 menciona al Modelo
Productivo Socialista, el cual dentro de sus enfoques, en los literales “O” y “P”
menciona:
O. Se hará un énfasis particular para impulsar el logro de un desarrollo tecnológico
interno que posibilite la autonomía relativa de las actividades productivas y de
servicios necesarias para alcanzar y sostener el desarrollo, mediante el fortalecimiento
de la capacidad de innovar, importar, modificar y divulgar tecnologías orientadas
primordialmente a la satisfacción de las necesidades humanas que, a su vez,
favorezcan el desarrollo científico.
P. El desarrollo de un sistema de innovación se logrará mediante la consolidación de
una estructura socio-institucional y legal, de capital social, de redes de agentes
interesados, de conocimiento de las necesidades de la sociedad, de las experiencias
alcanzadas y de los recursos necesarios. Contará con una cada vez mayor
participación de los ciudadanos, para que aumente el conocimiento, y se reduzcan
drásticamente las diferencias nacionales de acceso al mismo.
Estos enfoques mencionan a la tecnología como una herramienta que permita
fortalecer todas aquellas actividades productivas que puedan ofrecer bienestar a la
sociedad, aplicando sistemas de información que satisfagan las necesidades y
requerimientos presentados en una comunidad, institución u organización,
encontrándose relacionado con este proyecto ya que el mismo trata de solventar una
necesidad existente en una institución pública.
Dentro de sus objetivos también menciona:
Fomentar la ciencia y la tecnología al servicio del desarrollo nacional y
reducir diferencias en el acceso al conocimiento.
Se traza como objetivo promover la ciencia y la tecnología al desarrollo de la
nación, es decir, crear soluciones aprovechando este recurso ya que mediante
su aplicación y desarrollo pueda ser útil en distintas áreas.
Definición de Términos
-A-
Automatización: Es convertir en automáticos los movimientos que antes eran
naturales.
-B-
Base de Datos: Conjunto de ficheros dedicados a guardar información relacionada
entre sí, con referencias entre ellos de manera que se complementen con el principio
de no duplicidad de datos. Dependiendo de cómo se vinculen dan lugar a Bases de
Datos jerárquicas, relacionales, etc.
-D-
Diagrama: Es una forma de representar gráficamente un fenómeno, proceso u
organización determinado.
Documento.
Es un escrito que contiene información. Tradicionalmente, el medio de un
documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto
es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico
(mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
-I-
Informática: Es la ciencia del tratamiento automático de la información mediante un
computador (llamado también ordenador o computadora).
Institución: Se refiere a grupo organizado estable. También se utiliza como
equivalente a reglas y procedimientos que caracterizan la actividad de un grupo.
-O-
Organización: es el manejo de las acciones y actividades que coordinadamente
realizan las personas para lograr fines; para otros, el acento recaería en los rasgos
específicos de las relaciones que posibilitan y promueven la conformación de estas
agrupaciones humanas, tales como la subordinación jerárquica y la exigencia de altos
niveles de especialidad y perfiles conductuales que deben poseer las personas para
formar parte de estas entidades.
-P-
Proceso: Es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos o pasos y crea
un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener un
resultado final. De su diseño y documentación depende el éxito de la gestión.
-S-
Sistema: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una
actividad para alcanzar un objetivo operando sobre los datos para proveer
información.
Sistema de Información: es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
-U-
Usuarios: También llamado cliente o dueño, es el participante más importante, es
para quien (o quienes) se construye el sistema.