Capitulo i Rosario Chauca
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UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL Proyecto previo a la obtención del Título de: INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIÓN AMBULATORIA IESS Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas Asesor: MSc. Freddy Javier Tejada Escobar Guayaquil, Diciembre del 2009
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UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
Proyecto previo a la obtención del Título de: INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA
DEL CENTRO DE ATENCIÓN AMBULATORIA IESS
Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Asesor: MSc. Freddy Javier Tejada Escobar
Guayaquil, Diciembre del 2009
ii
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALES CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL ASESOR
En mi calidad de Asesor del Proyecto de Investigación, nombrado por el Consejo Directivo de la Unidad Académica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la Universidad Estatal de Milagro. CERTIFICO: Que he analizado el Proyecto de Investigación con el Tema “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIÓN AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD”, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar por el título en:
INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
El problema de investigación se refiere a: ¿Qué incidencia tiene la implementación de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atención Ambulatoria del IESS en La Libertad?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales y por la importancia del tema:
Presentado por las Egresadas:
Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello 0909764276 Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas 0911311165 Asesor MSc. Freddy Javier Tejada Escobar
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DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Este proyecto “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIÓN
AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD”, manifiesto que no hay
investigación del tema en la Unidad Académica De Ciencias
Administrativas Y Comerciales
Este Proyecto se lo ha elaborado con la finalidad de aplicarlo en el Centro
de Atención Ambulatoria IESS en La Libertad de acuerdo a los
requerimientos y necesidades del mismo, el mismo que constituye un
factor primordial para el crecimiento, desarrollo y un mejor control del
área de Farmacia.
Nuestro Proyecto es factible y puede ser aplicado en empresas u otros
Centros de Atención que se encuentren en una situación similar al Centro
de Atención Ambulatoria IESS en La Libertad; además de emplearse
como una herramienta de consulta.
Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
C. C. 0909764276 C.C. 09113111165
5
DEDICATORIA
El presente trabajo, significa la culminación exitosa de años de estudios y
dedicación para obtener una profesión, es por esto que deseo dedicarla a
mis hijas Carolina y Karina que me dieron todo su apoyo incondicional y
me motivaron a seguir a delante en esta etapa de mi vida y conseguir la
meta final, ser una profesional.
Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
C. C. 0909764276
Este proyecto se lo dedico primeramente a Dios, quien con su sabiduría
me ha sabido guiar en este reto que emprendí hace cuatro años atrás. Se
lo dedico también a los tesoros más grandes que Él me ha dado, mis hijos
Miguel, Otto y José. A mi padre quién ha sabido motivarme para no
desistir en lograr esta meta. Para ellos es todo este esfuerzo realizado.
Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
C.C. 09113111165
6
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer al personal docente del UNIDAD ACADÉMICA DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES de la UNIVERSIDAD
ESTATAL DE MILAGRO, quienes con dedicación nos impartieron valiosos
conocimientos para nuestro crecimiento profesional. Al Director del Centro
de Atención Ambulatoria IESS en La Libertad, Dr. Jaime Cifuentes
Jácome por su colaboración, asesoría y facilidades prestadas en la
realización del presente Proyecto. De una manera muy especial a la
Directora de Tésis, MSc. Elena Tolosano Benítez, por su valiosa
orientación académica en el Desarrollo y culminación exitosa de nuestra
carrera profesional.
Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
C. C. 090976427-6
Agradezco primero a Dios sobre todas las cosas, a mi madre por su
sabiduría al haberme enseñado a ser perseverante. A mis Hijos, por su
calidez y amor. A mi esposo Otto, por su comprensión en todos los
momentos de soledad que tuvo que padecer por estar dedicada a lograr
mi meta de superación personal y familiar. A todos mis compañeros de
esta promoción que supieron aceptarme y apoyarme durante todo el
tiempo que estudiamos juntos.
Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
7
C.C. 0911311116-5
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDOS: PÁGINAS:
Carátula i
Certificación de Aceptación del Asesor ii
Declaración de Autoría la Investigación iii
Dedicatoria iv
Agradecimiento v
Índice General vi
Índice de Cuadros x
Índice de Gráficos xii
Resumen del Proyecto xiii
Abstract xiv
Introducción 1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Ubicación del Problema en un Contexto 4
Situación Conflicto
Causas del Problema - Consecuencias
6
8
Delimitación del Problema
Formulación del Problema
8
9
Evaluación del Problema 9
8
Objetivos
General 11
Específicos 11
Justificación e Importancia 12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes del la Investigación 13
Fundamentación Teórica 15
Principios de Control interno 19
Técnicas de Control 21
Importancia del Control Interno 24
Tipos de Inventarios 26
Fundamentación Filosófica 28
Fundamentación Sociológica 29
Fundamentación Política 30
Fundamentación Legal 32
Preguntas de Investigación 41
Variables de la Investigación
Variable Independiente
31
Variable Dependiente
Definiciones y Conceptos 46
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
Marco Metodológico 54
Modalidad de la Investigación
Métodos de Investigación
55
57
Tipos de Investigación 59
Población y Muestra 60
9
Población 60
Muestra 61
Operacionalización de las Variables 62
Técnicas e Instrumentos Utilizados 63
Procedimientos de Investigación
Recolección de la Información
65
66
Procesamiento y Análisis 67
Análisis e Interpretación de los Resultados 68
Preguntas a Defender
Conclusiones y Recomendaciones
79
86
Conclusiones 86
Recomendaciones 87
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
Título de la Propuesta 88
Justificación 88
Fundamentación 89
Fundamentación Teórica 89
Fundamentación Práctica 91
Objetivos 92
Objetivo General 92
Objetivos Específicos 92
Importancia del Proyecto de Investigación 93
Ubicación del Proyecto 93
Factibilidad 94
Descripción de la Propuesta 97
Plan de Ejecución 99
Actividades 100
10
Cronograma 102
Impacto 103
Evaluación de la Propuesta
Bibliografía
Referencia Bibliográfica
103
106
Anexos 107
Anexo 1 Diseño del Proyecto
Anexo 2 Formato de la Encuesta
Anexo 3 Carta de Autorización
Anexo 4 Certificado de la Gramatóloga
Anexo 5 Manual de Usuario
Anexo 6 Políticas y Procedimientos
Anexo 7 Manual de Funciones
Anexo 8 Políticas de Inventarios cíclicos
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ÍNDICE DE CUADROS CONTENIDO: PÁGINAS: Cuadro # 1
Población del C.A.A. La Libertad 60
Cuadro # 2
Operacionalización de las Variables 62
Cuadro # 3
Técnicas e Instrumentos de Investigación 63
Cuadro # 4
Desempeño de la persona responsable del la Farmacia 68
Cuadro # 5
Auditoria Interna en el Área de Farmacia 69
Cuadro # 6
Implementar cambio en el área de Farmacia 70
Cuadro # 7
12
Kardex actualizado de todos los fármacos 71
Cuadro # 8
Procedimientos y Políticas en la Actividades que se realizan en
la Farmacia 72
Cuadro # 9
Reestructurar Políticas y Procedimientos en la Farmacia 73
Cuadro # 10
Seguridad que se han recibido en los fármacos 74
Cuadro # 11
Adecuada almacenamiento y distribución de fármacos 75
Cuadro # 12
Sistema de Control de Inventarios 76
Cuadro # 13
Mejorar la calidad del Servicio 77
Cuadro # 14
Diferencias en las Existencia del Inventario de Fármacos 78
Cuadro # 15
Estudio de Viabilidad Económica 98
Cuadro # 16
Plan de ejecución 99
Cuadro # 17
Cronograma 102
13
ÍNDICE DE GRÁFICOS
CONTENIDO: PÁGINAS: Gráfico # 1 Desempeño de la persona responsable del Área de Farmacia 68 Gráfico # 2 Auditoría Interna en el Área de Farmacia 69 Gráfico # 3 Implementar cambio en el área de Farmacia 70 Gráfico # 4 Kardex actualizado de todos los Fármacos 71
Gráfico # 5 Procedimientos y Políticas en las Actividades que se realizan
en la Farmacia 72
Gráfico # 6 Reestructurar Políticas y Procedimientos en la Farmacia 73
Gráfico # 7 Seguridad que se han recibido en los Fármacos 74
Gráfico # 8 Adecuado almacenamiento y distribución de Fármacos 75
Gráfico # 9
14
Sistema de Control de Inventarios 76
Gráfico # 10 Mejorar la calidad del Servicio 77
Gráfico # 11 Diferencias en las Existencia del Inventario de Fármacos 78
Gráfico # 12 Ubicación 102
Gráfico # 13 Causa de los problemas y propuesta 105
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
Proyecto previo a la obtención del Título de: INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
Tema: Implementación de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del
Centro de Atención Ambulatoria IESS en La Libertad Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
RESUMEN
Viendo las necesidades del Centro de Atención Ambulatoria del IESS en la Libertad de la Provincia de Santa Elena, en el área de Farmacia, se tuvo la idea de desarrollar este proyecto investigativo, que tiene como propósito ser una herramienta útil, de fácil aplicación y comprensión para las personas responsables del área de almacenamiento y despacho de los fármacos, y para quienes trabajan en las áreas relacionadas, además como fuente de información para empresas que deseen también implementar un Sistema de Control de Inventarios. Este proyecto les ayudará a tener una concepto real de lo que es un auténtico Control de las existencias físicas. El Sistema de Control de Inventarios consiste en el ejercicio de control de las existencias y la comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder establecerlas, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones para atender las demandas. Además el Control de Inventarios consiste en un trabajo técnico y de procedimientos utilizados para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades
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optimas de fármacos requeridos, para brindar una atención medica de calidad a los Afiliados. A efecto referencial teórico se elaboro en base a literatura especializada de Control de Inventarios. Como instrumento de recolección de datos se elaboró una encuesta y una entrevista estructurada. Efectuado este trabajo se concluyó que la Farmacia, objeto del estudio, adolecía de controles administrativos eficaces en relación a los inventarios de fármacos, lo cual determina la validez del estudio. Una vez implementado el Sistema de Control de Inventarios se podrá proyectar un atención de calidad a los afiliados, principales beneficiarios de este servicio y permitirá a los administradores del Centro de Atención Ambulatoria IESS de la libertad tener las herramientas para determinar el óptimo uso de los fármacos aquí distribuidos gratuitamente a los asegurados.
Sistema de Control Inventarios Centro de Atención Ambulatoria
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
Diseño previo a la obtención del Título de: INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
Tema: Implementación de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del
Centro de Atención Ambulatoria IESS En La Libertad Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
ABSTRACT Seeing the needs of the Center of Ambulatory Attention of the IESS in the Freedom of the Province of Santa Elena, in the area of Pharmacy, the idea had to develop to this research project, that it has like intention to be a useful tool, of easy application and understanding for the people responsible for the storage area and office of the drugs, and for those who work in the related areas, in addition like source of intelligence for companies that also wish to implement a Control system of Inventories. This project will help them to have a real concept than it is an authentic Control of the physical existence. The Control system of Inventories consists of the exercise of control of the existence and the comparison with the present and future needs, to be able to establish them, considering the rate of the consumption, the levels of existence and the acquisitions to take care of the demands. In addition the Control to Inventories consists of a technical work and of used procedures to establish, to put indeed and to maintain the amounts optimum of
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required drugs, to offer a medical attention of quality to the Affiliates. To theoretical referential effect I am elaborated on the basis of specialized Literature of Control of Inventories. As instrument of data collection were elaborated a survey and a structured interview. Carried out east work which concluded that the Pharmacy, object of the study, suffered from effective administrative controls in relation to the drug inventories, determines the validity of the study. Once implemented the Control system of Inventories it will be possible to be projected an attention of quality to the affiliates, main beneficiaries of this service and will allow the administrators of the Center of Ambulatory Attention IESS of the freedom to have the tools free of charge to determine the optimal use of drugs distributed to the insured here.
Control system Inventories Center of Ambulatory Attention
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Ubicación del Problema en un Contexto
El Centro de Atención Ambulatoria IESS, es creado como Dispensario, en
los años 50, debido a las peticiones de las organizaciones de trabajadores
de la Península, que aportaban al Seguro Social y no contaban con
atención medica, el IESS en vista de esta petición, creó la unidad para
sus beneficiarios como son: Activos, Jubilados, Viudas, Huérfanos y otros
(Voluntario, Seguro Social Campesino, conyugues, no afiliados), se
encuentra ubicada en el barrio San Francisco Calle 10 Av. 13 y 14. El
Dispensario empezó dando sus servicios médicos de consulta externa en
la Casa Murieta, localizada en el centro de la Libertad, contaba en es
entonces con un medico de consulta general y una enfermera,
debidamente capacitados para atender a los afiliados.
17
En Julio del año 1.961, se traslada a sus propias instalaciones, estando
como Director de la Unidad Dr. Luis Célleri Avilés, y al disponer de un
mayor espacio físico se crearon apenas los siguientes servicios:
Obstetricia, Laboratorio, Odontología y Estadísticas.
Asume la Dirección en 1.974 el Dr. Agustín Zambrano Estrada, se
incorpora también un nuevo médico de consulta general, se crea además
los departamentos de Rayos X, Farmacia y Secretaría.
En 1986 se incrementaron nuevas especialidades de Otorrinolaringología,
y Urología, en el año 2004, las especialidades de Psiquiatría, Patología
Clínica, Rayos X, en el año 2.005, Fisiatría, Oftalmología y Cardiología.
14
En la actualidad el Centro de Atención Ambulatoria IESS en la Libertad,
brinda a los afiliados de la Provincia de Santa Elena los siguientes
servicios.
De Consulta Externa:
Medicina General
Odontología
Ginecología
Endocrinología
Psiquiatría
Dermatología
Fisiatría
Neurología
Oftalmología
Cardiología
Traumatología
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Laboratorio
Rayos X
Farmacia
Enfermería
SERVICIOS DE APOYO ADMINSITRATIVO
Área de Admisión y Estadística
Secretaría
Unidad Financiera
Para el Centro de Atención Ambulatoria se presentan retos muy
importantes para cumplir con el mandato de la nueva Constitución
Ecuatoriana en la que la Seguridad Social es un derecho universal,
obligatorio e irrenunciable para los mandantes del IESS los afiliados y sus
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familias. Por lo que se plantea un mejoramiento de la planificación
estratégica, además de líneas y prioridades de acción a ejecutar y
evaluar logros y limitaciones, por lo cual es necesario mejorar la gestión y
los resultados por lo que se pretende desarrollar un mejor control en la
Administración de la Farmacia.
Los cambios se hacen necesarios por las siguientes razones:
Es imperiosa la necesidad de contar con la Información exacta de la
situación actual de la farmacia del Centro de Atención Ambulatoria.
Determinar los stocks máximos y mínimos.
Contar con los Reportes mensuales de los ingresos y egresos de
Fármacos.
Los Inventarios constituyen parte muy importante para los sistemas de
contabilidad, ya que el inventario es el corazón de una empresa, el
inventario por lo general es el activo mayor en sus balances generales y
la base principal de este Centro, que se dedica a la compra y entrega del
producto a sus afiliados, de aquí la importancia del manejo del Sistema de
Control de Inventario por parte de la misma.
Este manejo contable permite al Centro de Atención Ambulatoria La
Libertad custodiar el registro oportuno así como también saber al final del
periodo contable un estado confiable de la situación económica de la
Unidad.
El Inventario es parte del activo corriente que esta listo para su entrega a
los afiliados que acuden al servicio de atención medica, es decir es la
16
mercadería que posee el Centro valorada al costo de adquisición, para
realizar una actividad de servicio.
Situación del Conflicto
En el Centro de Atención Ambulatoria La Libertad, el área de farmacia
actualmente no posee un Sistema de Control de Inventarios, ya que el
control del producto se lo realiza por medio de un kárdex que no permite
desarrollar las actividades de una manera ágil y eficiente. Ocasiona
inconvenientes a la hora determinar las existencias y una incorrecta
distribución de los fármacos de acuerdo a su fecha de caducidad y el
estado de los mismos.
La programación de necesidades del centro no se sustenta en los planes
y programas debidamente aprobados, no esta correctamente definida las
responsabilidades que conlleva un correcto manejo de Inventario.
En la Farmacia, no cuenta con reportes correcto del despacho de
Medicamentos y no existen formularios para la tabulación de la
información, que permita determinar el debido procedimiento para la
entrega de fármacos a los afiliados que concurren a nuestra Unidad.
Es necesario implementar cambios en la Farmacia del Centro de Atención
Ambulatoria IESS La Libertad y hacer el respectivo seguimiento, ya que
existen falencias que deben corregirse en busca de optimizar el desarrollo
y ejecución y así lograr de esta manera el buen desempeño de la Unidad.
Además que para realizar la Programación anual de Fármacos se los
realiza de acuerdo a lo que estima la persona Responsable del Área, en
lugar de basarse a los registros históricos, lo que ocasiona que en
muchos casos contamos con desabastecimientos de muchos fármacos y
17
que en otros casos no tienen rotación. Implementar un Sistema de Control
de Inventario puede tener otros impactos significativos que se deberán
planificar y tener en cuenta, como son los siguientes:
Aplicación y rediseño de los procesos y los controles
Desarrollo de información sobre los ingresos, egresos, canjes y gastos
que se producen dentro del Departamento.
Contar Sistema informáticos que ayuden a tener un mejor control.
Sistema de gestión interna
Estrategia de los directivos
Especialización y formación del recurso humano del Área.
Obligación de incluir la información de los estados financieros
Mejorar la calidad y la transparencia de su sistema de información.
Causa del Problema - Consecuencias
El principal problema de la farmacia del Centro de Atención Ambulatoria
La libertad en términos generales, es que no cuenta con la
implementación de un Sistema de Control de Inventarios, que permita
desarrollar las actividades de una manera ágil y eficiente, por cuanto todo
se maneja de una forma anti técnica.
Lo que ha ocasionado inconvenientes en la actualidad como la pérdida de
fármacos de una manera sistemática, también como consecuencia ha
acarreado que las autoridades de la Contraloría realicen auditorias y
estén interviniendo en la farmacia, sin responsabilizar a la persona que
administra el área ante mencionada.
18
Delimitación del Problema
Indica los límites dentro del cual se va a establecer el problema.
Campo: Financiero
Área: Farmacia
Aspectos: Sistema de Control, Inventarios, Existencias
Tema: Implementación de Un sistema de Control de Inventarios en
la farmacia del Centro de Atención Ambulatoria IESS en La
Libertad
Formulación del Problema
¿Qué incidencia tiene la implementación de un Sistema de Control de
Inventarios en la Farmacia del Centro de Atención Ambulatoria IESS en
La Libertad?
Las variables que intervienen en este problema de investigación son:
Variable Independiente: Sistema de Control
Variable Dependiente: Inventarios
Evaluación del Problema
Uno de los problemas de la farmacia del Centro de Atención Ambulatoria
IESS en La Libertad es que no posee una información verídica, ni
tampoco con un asesoramiento contable adecuado, para poder solucionar
los problemas en la actualidad.
19
Es elaborable esta evaluación de los principios de la implementación de un
Sistema de Control de Inventarios, porque mejoraría el control de las
entradas y salidas de fármacos, y se reduce significativamente el nivel de
trabajo y pérdida sistemática de fármacos.
Claro.- El de investigación está redactado de una forma precisa, fácil de
comprender e identificada con ideas concisas, además permitir un buen
entendimiento, evitando así tener confusión sobre su contenido, las
Informaciones deben ser claros, considerando que van a ser leídos por
los Directivos de la Unidad que son personas no especialidades en
manejo de Inventario, la falta de claridad puede relevar confusión del
autor o la superficialidad y precipitación en la elaboración intelectual del
documento.
Diccionario Enciclopédico Ilustrado PEV (1994) “Adj. Bañado en luz; que se distingue perfectamente; puro limpio, terso, transparente” (p.351)
Indiscutible: La implementación del un sistema de inventario dentro de la
farmacia es necesario.
Evidente, irrefutable, que admite discusión
Diccionario ingles-español Word reference.com
Original.- Mi tema es original porque es único, no se repite a ningún
proyecto, es algo novedoso tiene un nuevo enfoque y está abierto a
cualquier opinión.
Diccionario Enciclopédico Ilustrado PEV (1994)
“Que se remonta al origen o que pertenece a él, que no es imitación de otra cosa, que arece haberse producido por primera vez.” (p.1179)
20
Evidente: El tema surge ante los inconvenientes que se encuentran al
momento de realizar el conteo de la mercadería donde relucen las
diferencias por todos los ajustes pendientes que no se realizaron en su
debido momento, atrasando la presentación de reportes.
Relevancia: Es de suma importancia obtener los informes íntegros y a
tiempo, como elemento de soporte y efectiva para la toma de decisiones
económicas.
Factible. Porque se cuenta con las herramientas y medios para realizar
la investigación, contamos con el apoyo de los Directivos de la Unidad,
para la aplicación del Sistema de Control de Inventarios.
Se podrá dar con el mismo personal, para los cual se aplicará
capacitación continua, se determinará el perfil de cada empleado, y se
definirá las responsabilidades de cada uno de ellos.
Delimitado.- La información que se encuentra en el proyecto es precisa y
se describe el problema y su definición en términos de tiempo, espacio y
población.
Diccionario Enciclopédico Ilustrado PEV (1994) “Fijar, limites, deslindar.” (p.500) El encargado de farmacia lleva un registro manual de la entrada y salida
del producto esto ayuda en algo al control ya que el sistema con el que
cuenta no es adecuado ni confiable.
Al poseer un sistema obsoleto produce pérdida de tiempo en la
realización cuantitativa del inventario causando retraso a la entrega de
informes.
21
Objetivos
Es el de elaborar e implementar un Sistema de Control de inventario para
una respectiva demostración de un determinado periodo, de las entrada y
salidas. Es decir, el gran objetivo es contar con un correcto
abastecimiento de fármacos.
Objetivo general
Proveer al Área de farmacia de un registro y control adecuado de
su inventario físico de fármacos, para brindar una atención de
calidad a los afiliados
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual del Área de Farmacia.
Contar con un inventario confiable y actualizado para hacer
eficiente el proceso de registro y control
Establecer niveles de seguridad del inventario almacenado
Verificar y distribuir en forma adecuada las tareas y
responsabilidades entre las áreas que participan en este proceso
Brindar las condiciones adecuadas y necesarias a cada uno de los
fármacos para prever la caducidad o deterioro
Mantener registro y documentación oportuno de los movimientos
realizados con el inventario
22
Evitar diferencias de los inventarios en kárdex contra los registro
contables
Detectar a tiempo posibles fraudes o robos
Justificación e Importancia
Nuestra proposición del sistema de control de inventario para El Centro de
Atención Ambulatoria La Libertad, está enfocada al área de farmacia, para
obtener herramientas para cualquier actividad que este realizado, al
contar con un SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO, y así cumplir
con el objetivo.
Esta proposición creara más agilidad en el manejo de inventarios
necesitándose personal calificado que conozca el sistema de inventario,
además favorece de una manera importante al Centro de Atención
Ambulatoria actualmente al conocer existencia del producto se puede
evitar pérdidas, ya que el adecuado manejo del inventario permite saber
lo que se tiene en bodega y así evitar un faltante del producto, la
importancia del manejo de inventarios en la área de farmacia, permitirá
mantener un control oportuno, así como también conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situación. Así mismo en este
proceso podremos en práctica todos los conocimientos contables y
económicos para conseguir que el Centro de Atención Ambulatoria posea
una mejor utilización del inventario y que le permita obtener datos reales,
al efectuar un inventario y organizarlo estamos también economizando
costos de almacenamiento por mercadería y adoptar una política de
entrega justo a tiempo para disminuir los costos tanto de bodega como de
servicios básicos y seguros, nuestra proposición es muy realizable de
llevarla a cabo ya que tenemos la capacidad de realizar un proyecto de
inventarios y se cuenta con el personal, el apoyo del Centro de Atención
Ambulatoria, en el área de farmacia.
23
Esta investigación tiene como objetivos tener un mejor trabajo y
administración de los inventarios, implementar un adecuado sistema, que
facilite el control y establecer la responsabilidad que tiene cada persona,
alcanzando que el trabajo se simplifique al tener procedimientos y
controles a seguir, con este proyecto se beneficiaria el área de farmacia,
ya que necesita de un Sistema de Control Interno de Inventario, el
objetivo de elaborar este propósito para alcanzar la meta de obtener el
Titulo de Contador Público Autorizado, así mismo el beneficio será
directamente a los Afiliados quienes no sufrirá escasez de medicamentos
y su tratamientos no serán interrumpidos.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Se ha procedido a revisar y nuestro tema no se parece a ningún otro
porque es original, no hay ninguna investigación semejante. Este
proyecto, “Implementación de un Sistema de Control de Inventarios
en la Farmacia del Centro de Atención Ambulatoria IESS, en La
Libertad”, se ha elaborado con la finalidad de establecer un efectivo
control dentro del área de farmacia. Declaro que no hay investigación
sobre este tema en la Unidad Académica de Ciencias Administrativas y
Comerciales, ni en ninguna otra biblioteca de la Universidad Estatal de
Milagro, sede Guayaquil.
Este Sistema de Control de Inventarios permite al área de farmacia tener
mayor flexibilidad, no es necesario adoptar los inventarios directamente.
Las grandes existencias permite atender eficientemente la demanda de
los afiliados. Si un producto de agota se puede perder los despachos
actuales como los futuros.
24
El enfoque de la cantidad económica de pedidos funciona racionalmente
para determinar las cantidades cuando la demanda es predecible y
bastante constante a través del año, una razón para reducir el costos de
los inventarios en el método justo a tiempo.
J. Van Horne.- fundamentos de Administración Financiera, 8va
edición Prentuce Hall, México Pág. 316 1994.
Este sistema el proveedor entrega la mercadería “justo a tiempo” para su
venta, otros nombres para este método son: Inventario cero y Producción
sin existencias.
54
La meta de la administración al implementar un Sistema de Control de
Inventarios, consiste en proporcionar las existencias de fármacos que se
requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
El Sistema de Control de Inventarios permanentemente funciona
adecuadamente a través de un minucioso control contable de los
movimientos que se producen en la bodega; el movimiento se los registra
en tarjetas de control abiertas por cada grupo de ítems o artículos
similares.
El movimiento de cada ítem debe ser valorado al costo, el mismo que
alternativamente puede ser determinado a costo inicial, promedio final o
de reposición.
La base de toda empresa de servicio es la compra y entrega de bienes,
de aquí la importancia del manejo de un Sistema de Control de Inventario
por parte de la misma, este manejo contable permitirá a la empresa
mantener control oportunamente, así como también conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situación económica de la
empresa.
Criterios Pág. 7, Octubre2002
P. Zapata.- Contabilidad General, 4ta edición. Focet independencia,
Quito-Ecuador, pág. 91, 1994
www.monografia.com
Se afirma también que sus registros contables incluían una cuenta para
cada libro en impresión hasta el traslado de los costos a otra cuenta de
existencias para la venta.
55
El objetivo de la contabilidad en esa época era rendir un informe de
cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos sin contribuir a la fijación
de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones.
Fundamentación Teórica
Para el desarrollo de este proyecto de investigación se requiere
previamente mencionar las diferentes corrientes del pensamiento
humano, empezando por definir que es la epistemología. La ciencia que
estudia la naturaleza del conocimiento humano se llama Epistemología.
Por lo que nuestro tema está relacionado con algunos Métodos de estudio
que nos ayuda a mejorar la investigación en modo teórico, y los que
detallaremos a continuación:
Epistemología.- Es la ciencia que estudia la naturaleza del conocimiento.
Podemos delimitar el campo de la Epistemología a través de las
Preguntas que procura contestar esta ciencia. Doctrina de los
fundamentos y métodos del conocimiento científico.
Ceberio y Watzlawick (1998)
"El término epistemología deriva del griego
episteme que significa conocimiento, y es una rama
de la filosofía que se ocupa de todos los elementos
que procuran la adquisición de conocimiento e
investiga los fundamentos, límites, métodos y validez
del mismo". Ahora bien, la adquisición de
conocimiento se fundamenta en vivencias otorgadas
por el mundo de la vida, (1) en la cotidianidad del
56
sujeto; pero son las constantes que se verifican en
esas vivencias, en la adecuación y relación sujeto –
objeto - sujeto, en la validez de los conceptos que
surjan de dicha adecuación, y en la posibilidad de
predecir o interpretar acciones estableciendo causas
o comprensiones sobre lo que realmente la
epistemología legisla. Se puede esbozar entonces
que la epistemología tiene por objeto ese
conocimiento que se soporta en sí mismo o que
soporta alguna disciplina en su especificidad; lo que
la sustenta como tal, su esencia, sus alcances y
límites en su acepción interna (propia de la
disciplina) y externa (su influencia en el contexto
social). (www.aaep.org.ar)
Del griego "episteme", (verdadero conocimiento,
ciencia) y "logos", (estudio, tratado).
Etimológicamente viene, pues, a significar "estudio
del conocimiento", y como tal se ha convertido en
una rama de la filosofía que estudia el fundamento,
los límites, la metodología del conocimiento. Dado
que en su objeto de estudio se encuentra también el
conocimiento científico, según el contexto en que se
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de, podría ser difícil distinguir entre epistemología y
"filosofía de la ciencia".
... www.webdianoia.com/glosario/main.php
Diferentes conjuntos de respuestas a las preguntas delimitan las escuelas
Epistemológicas.
Se considera a las escuelas
epistemológicas en el siguiente orden:
1. Empirismo
2. Positivismo Lógico
3. Pragmatismo
4. Materialismo Dialéctico
Breves descripciones de cada una de
las escuelas epistemológicas:
El Empirismo era la posición
epistemológica tradicional de la ciencia
por siglos y continúa siendo la
Epistemología base del sentido común
que podemos denominar “racionalista”.
El Positivismo Lógico es la posición
epistemológica sucesora del Empirismo.
Cuando aconteció la crisis del Empirismo,
muchos empirismos se retiraron a una
58
posición epistemológica más firme que
conciba la importancia de la teoría en
adicción a la práctica. El resultado era una
nueva posición epistemológica relativista,
el Positivismo Lógico. Para los
Pragmáticos hay una estrecha relación
también entre la teoría y práctica.
Inclusive para los pragmáticos no puede
haber producción de conocimientos sino
están presentes simultáneamente los
elementos de teoría y prácticas. Los
pragmáticos critican el divorcio entre la
teoría y la práctica. Para entender el
Materialismo Dialéctico, es necesario
entender los presupuestos de esta
escuela epistemológica. Esto requiere
entender la posición materialista frente al
idealismo clásico y el materialismo
clásico.
http://www.monografias.com/trabajos68/epistemologia-aplicada-
investigacion-cientifica/epistemologia-aplicada-investigacion-
cientifica2.shtml#laepistema
Nuestra indagación se relacionada con las siguientes teorías:
Filosóficas
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Sociológica
Políticas
Tomando en consideración la naturaleza del Proyecto presentado, la
escuela epistemológica que más se aplica en esta investigación es la del
Pragmatismo ya que en la ejecución de la implementación del Sistema de
Control del Inventario se deben considerar firmemente la teoría para la
ejecución la práctica.
Sistema de Control de Inventarios
Es la técnica que ayuda a mantener las existencias de los productos
almacenados en los niveles más óptimos para quien los distribuyen. Se
logra establecer los máximos y mínimos del stock de los fármacos para
que no haya un excedente, que produciría pérdida al caducarse; y no
haya faltantes para que los afiliados del IESS se vean afectados en sus
tratamientos
Para un mejor conocimiento del tema se definirá lo que es un inventario.
Por inventario se dice al registro documental de todos los bienes
pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
Otro concepto es que el Inventario es el almacenamiento de bienes de
diferentes naturalezas de naturaleza corporal. Para el Centro de Atención
Ambulatoria IESS sus inventarios están compuestos de todas las
medicinas o fármacos que distribuyen a los afiliados.
Un inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes que
tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de sus
clientes.
60
Principios de Control Interno
Al prepararse los sistemas de control interno administrativo u operacional
contable y de comprobación interna, según las obligaciones y
posibilidades que consten, deben tenerse en cuenta los principios de
control interno, que tradicionalmente se conocen como:
División del trabajo.
Fijación de responsabilidad.
El cargo y el descargo.
La división del trabajo.- consiste en dividir entre varias personas o
departamentos, una operación determinada de forma tal que esta no se
inicie ni termine en la misma persona o departamento, lo que posibilita
que los segundos verifiquen y conozcan el trabajo que realizaron los
primeros.
Un primer objetivo es lograr que el trabajo de la contabilidad y otras
operaciones estén tan subdivididos que ninguna persona tenga el control
completo de los cobros e ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la
confección de las nóminas y las ventas.
Un segundo objetivo es el de descubrir errores y fraudes, para
conseguirlo es imprescindible la separación de la contabilidad y las
operaciones; con esto se logra que la misma persona que realice una
operación (venta, cobro, recepción, pago, depósito, compra, gasto, etc.)
no sea la misma que la registre contablemente.
La fijación de responsabilidad.- consiste en que toda persona,
departamento, etc. tenga fijada documentalmente y conozca la
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responsabilidad, no solo de sus funciones si no de la relacionada con los
medios y recursos que tienen a su cargo, sus atribuciones, facultades y
responsabilidades en relación con estos.
Técnicas de Control
Técnicas de Control está vinculado con los procedimientos propios de un
arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan varias formas. Método
de habilidad y táctica.
Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir a
las técnicas del control como todos los procedimientos o métodos usados
en una organización para controlar o supervisar un proceso automatizado
o actividad humana.
Existen diferentes técnicas de planeación-control que usa un ejecutivo.
Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeación
importante, también se usa para propósitos de control. En forma similar
los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado
formulación de presupuestos, es esencialmente una función de control,
así como los estudios de evaluación de personal están realizados de
acuerdo con el proceso de control. A continuación se muestra algunas
técnicas de controles más comunes y usados.
Presupuesto.- Un componente ampliamente usado para el control
administrativo es el presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que
la presupuestación es el mecanismo para llevar a cabo el control.
La presupuestación es la fórmula de planes para un comprobado periodo
futuro en términos numerales. Como tales los presupuestos son estados
62
de resultados adelantados, en términos financieros como en los de
ingreso y capital o en aspectos no financieros como en el caso de horas
de mano de obra directa, materiales, volumen físico de ventas o unidades
de producción. Una vez hallado esto, puede delegar más libremente la
autoridad para efectuar el plan dentro de los límites del presupuesto.
Balance General Comparativo.- Son especialmente útiles en el control
del funcionamiento general de la empresa. En el puede observarse los
cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales. Un
resumen de las partidas del balance general que abarquen un período
relativamente largo, muestra importantes tendencias y permite que el
gerente obtenga una apreciación amplia de la actuación general y de lo
que pudiera ameritar algunas modificaciones.
Estado de Ganancias Y Pérdidas.- Muestran en forma breve el monto
del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y
pérdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles
remedio.
Se pueden crear Estados de Ganancias y Pérdidas tentativos,
utilizándolos como metas hacia las cuales tender. La actuación se mide
con referencia a esas metas, que equivalen a normas para fines de
control.
Auditoría Financiera.- La auditoría financiera es la inspección periódica
de los registros contables, para verificar que estos hayan sido
debidamente preparados y estén correctos, además ayuda al control
general de la empresa, se realiza para hacer comprobaciones de la
exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos,
actividades y procedimientos de la empresa, consiente hacer
asimilaciones entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo que en
realidad está logrando. Pone en evidencia cualquier desviación y se
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ofrecen sugerencias de acciones correctivas. Este tipo de auditoria de
registros contables y reportes de la misma área, debe ser realizado por
una firma externa de contadores públicos. Saber que los registros son
precisos, ciertos y de acuerdo con las prácticas contables aprobadas
forma una base confiable para los propósitos de un buen control general.
Auditoria Administrativa.- Es la comparación periódica de la planeación,
organización, ejecución y control administrativo de una sociedad. Revisa
el pasado, presente y futuro de empresa. Además, chequea las diferentes
áreas de la compañía con el fin de verificar si están logrando el máximo
resultado de sus esfuerzos.
Análisis Estadístico.- Es muy importante para un buen control los
análisis estadísticos de los innumerables aspectos de la operación de un
negocio o empresa, así como la presentación clara de estos, ya sean
históricos o de pronóstico. La mayor parte de los administradores
comprenden mejor los datos estadísticos cuando se le presenta en forma
gráfica, allí se representan mejor tendencias y relaciones. Los datos
deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones
con ciertos estándares. Ejemplo: ¿Qué significa un aumento del 3 al 10%,
o una reducción en las ventas o los costos?, ¿Qué era lo que se
esperaba? ¿Cuál era el estándar? ¿Qué tan seria es la desviación?
¿Quién es el responsable?
Puesto que ningún administrador puede hacer nada con respecto al
pasado, es esencial que los reportes estadísticos muestren tendencias
para que las personas que los observan puedan extrapolar y estimar el
rumbo, o tendencia.
Importancia del Control Interno
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El control interno es una herramienta eficaz para obtener la eficiencia y
eficacia en el trabajo de las entidades. El desarrollo de nuevos términos
relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se
identificaba, es decir, solo contable. La introducción de nuevas cuestiones
que aporten elementos generalizadores para la elaboración de los
Sistemas de Control Interno en cada entidad, incluido un sistema de
control sobre los procesos de tecnología de la información y las
comunicaciones (TIC), que satisfaga los requerimientos de la misma.
Inventarios
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es
el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en
sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta
su principal función y la que dará origen a todas las restantes
operaciones, necesitarán de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie
de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
o Inventario (inicial)
o Compras
o Devoluciones en compra
o Gastos de compras
o Ventas
o Devoluciones en ventas
o Mercancías en tránsito
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o Mercancías en consignación
o Inventario (final)
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos termi-
nados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios
para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta
o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o
servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del período contable
nestado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas.
¿Qué funciones cumple el Inventario?
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de
operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios
de producto en proceso son una necesidad absoluta.
Funciones:
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Eliminación de irregularidades en la oferta
Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre inventario:
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer
cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas.
Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:
1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese
ítem se va a reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
Tipos De Inventario
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede
servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma
el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las
cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con
la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio
puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los
negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy
día con este método los administradores pueden tomar mejores
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decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el
inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a
ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al
año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la
contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir
en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del
ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para
determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las
operaciones.
Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar
todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de
conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente
poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer
a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el
valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario
físico consta de cuatro fases, a saber:
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1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas
no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones
para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus
proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material
debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra
en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes,
existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos
básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de
fabricación de una compañía.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se
añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la
materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso
de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para
ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.
69
Fundamentación Filosófica
Hemos elegido a la fundamentación filosófica porque en la
implementación del sistema de control de inventarios se tiene que seguir
una secuencia de pasos previo a la resolución del problema planteado,
adicionalmente es crítico, global y no admite supuestos.
Según el libro de Métodos y Técnicas de Investigación emitido en el 2007
por Msc. Oswaldo Pacheco Gil indica:
Las sociedades en el ámbito mundial como estatal se han visto
convulsionada por las grandes transformaciones y cambios que se
vienen dando en todos los campos del saber quien están obligados a
modificar paradigmas acerca de la administración de actividades y su
relación con los procesos productivos, los problemas en los que se
debate la sociedad, no solo en el presente sino también en las
generaciones futuras.
Puede decirse que la Filosofía establece la secuencia de pasos que
conducen a la solución del problema de falta de información y
documentación de los requerimientos que efectúan los usuarios, y este
radica en dar una mejor organización a la empresa.
Hoy en día se ha demostrado que la enseñanza técnica – científica,
rompe con los viejos paradigmas y que prepara a nuevos prospectos
capaces de responder con capacidad a los retos que demanda el cumplir
con una meta.
Fundamentación Sociológica
70
Esta fundamentación es relativa a la sociología. Esta ciencia estudia los
fenómenos sociales. La sociología es una disciplina de creación reciente.
Fue fundada por Auguste Comte (que inventó el término, aunque
extiéndase su estudio a la historia de la especie humana). Otros
precursores fueron Tocqueville, Marx y Spencer. Pero quienes dieron una
visión más clara del término hasta convertir la sociología en ciencia fueron
Emile Durkheim, Marx Weber y Vilfredo Pareto.
Durkheim centra su estudio en los problemas metodológicos; la sociología
debe considerar los hechos como si fueran cosas, reconocerlos por las
obligaciones externas impuestas a los individuos. Pareto basa su reflexión
en lo político e insistente en el papel de las élites: desarrolla el concepto
de residuos (factores inconsistentes de la acción humana). Weber define
que la sociología debe describir constantes regulares que deducen de la
historia comparada; de cada época estudiada, Weber se esforzó en
construir un tipo ideal.
Se les reconoce fundadores de la sociología científica porque influyeron
en la escuela norteamericana, a la que se reprocha ser excesivamente
pragmática, descriptiva y cuantitativa.
La investigación cuantitativa se obtiene de un conjunto de elementos,
individuos, grupos, sociedades e instituciones información comparada
entre dichos elementos; para la investigación se sirve de documentos,
cuestionarios, estadísticas y sondeos.
La sociología parte de la hipótesis después verifica y termina
construyendo variables; esto es, transforma conceptos como
individualismo, solidaridad, etc., en unidades más concretas; entre esas
variables determina sus relaciones. Se puede comprobar que una
hipótesis y el modo de establecerla tienen grandes dosis de subjetividad.
71
Tal es la razón de la crítica social hoy proponga nuevos conceptos; la
sociología se plantea tanto la condena de la sociedad industrial como la
búsqueda de una interpretación científica del modelo social al cual hace
referencia.
Actualmente la sociología está experimentado un crecimiento
extraordinario, ligada a otras disciplinas,
Es sobre todo enero 1 medio universitario donde surgen continuamente
nuevas propuestas de estudio e interpretación de los fenómenos sociales.
Fundamentación Política
Vilfredo Pareto, economista y sociólogo de Italia (1848-1923). A él se
debe la introducción del método matemático en la economía política.
Escribió Cursos de economía política y El peligro socialista.
La política es el punto de partida de todas las
acciones prácticas de un partido revolucionario, y se
manifiesta en el proceso y el resultado final de sus
acciones. Toda acción de un partido revolucionario
es la aplicación de su política. Si no aplica una
política correcta, aplica una errónea; si no aplica
determinada política de modo consciente, la aplica a
ciegas. Lo que llamamos experiencia es el proceso y
el resultado final de la aplicación de una política.
Sólo a través de la práctica del pueblo, es decir, por
72
la experiencia, se puede verificar si una política es
correcta o errónea y determinar hasta qué grado lo
es. Pero la práctica de los hombres, especialmente
la práctica de un partido revolucionario y de las
masas revolucionarias, está necesariamente ligada
con una u otra política. Por tanto, antes de
emprender cualquier acción, debemos explicar a los
militantes del Partido y a las masas la política que
hemos formulado a la luz de las circunstancias
dadas. De otro modo, los militantes del Partido y las
masas se apartarán de la dirección de nuestra
política, actuarán a ciegas y aplicarán una política
errónea.
Fundamentación Legal
De conformidad con lo dispuesto en el artículo, en el Art. 370.- El Instituto
Ecuatoriano de Seguridad, entidad autónoma regulada por ley será
responsable de la prestación de las contingencias del Seguro Universal
Obligaritario a sus afiliados.
Se accederá a las prestaciones de salud de este Seguro en condiciones
de libre elección del prestador de servicios de salud, público o privado,
dentro de las limitaciones señaladas en este Título: “PRESTACIONES DE
SALUD”. Que, en el marco de esa autonomía y tomando en cuenta la
naturaleza de los servicios que presta el IESS a sus afiliados, la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en su artículo 2,
73
ha previsto un régimen especial aplicable a los procesos de adquisición
de fármacos;
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Art. 72.- Fármacos.- Se entiende por fármacos a las preparaciones o
formas farmacéuticas contempladas en las definiciones de medicamentos
del artículo 259 de la Ley Orgánica de Salud.
Art. 73.- Sujeción al Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos y al
PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que
se hallen comprendidas en el ámbito de la Ley, deberán adquirir los
fármacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos y los demás
contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.
Todos los fármacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos
sanitarios establecidos en la Ley Orgánica de Salud que permitan
garantizar su calidad, seguridad y eficacia.
Art. 74.- Certificado Sanitario de Provisión de Medicamentos.- La
selección de las ofertas de provisión de fármacos se hará solo entre los
Proveedores habilitados en el Registro Único de Proveedores (RUP), para
cuyo efecto, deberán haber obtenido previamente el certificado sanitario
de provisión de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria
Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones
técnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgánica de Salud y sus
reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y
atribuciones otorgadas por la Ley.
Art. 75.- Selección.- Entre las ofertas de los fármacos, presentadas por los
proveedores habilitados conforme al artículo precedente, se seleccionarán
74
aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento,
presentaciones autorizadas para su comercialización y las establecidas
en la ficha técnica del producto.
Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de fármacos, que se realicen
al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el
procedimiento de contratación adoptado, estarán sujetas a controles de
calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricación,
almacenamiento, transporte, distribución o expendio, control que lo
efectuará la autoridad sanitaria nacional.
Art. 84.- Importación Directa.- En el caso de que se requiera
medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no
consten en el Repertorio de Medicamentos y no estén disponibles en el
país, la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
solicitarán autorización para importación directa, a la Autoridad Sanitaria
Nacional, quien la concederá previa evaluación de los justificativos clínico
- terapéuticos.
Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los
que se refieren este apartado, deberán cumplir con los requisitos de
seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria
Nacional.
Normas Internacionales y Ecuatorianas de Contabilidad NIC y NEC
Estas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de
todo el mundo. Hasta el 2002 se han emitido 42NIC. Los países
latinoamericanos, entre ellos los del pacto Andino han efectuado
adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos de
aplicables a cada país.
75
En Ecuador se han emitido 27 normas de contabilidad NEC que
conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regulan el
registro y control contable, la elaboración y presentación de estados
financieros, si desea que la información, libros y reportes sean
reconocidos y homologados en el tiempo y el espacio nacional e
internacional.
Reglamento Interno para el Control y Administración de Bienes no
Considerados Activos Fijos
Que el Reglamento General de Bienes del Sector Público expedido por la
Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo No 0918 y publicado
en el R.O. 258 del 27 de agosto de 1985, establece la obligación de
máxima autoridad, velar por la conservación y correcto uso de los bienes
que han sido adquiridos o asignados para el uso, cuidado o
administración del respectivo organismo o entidad.
Reglamento Interno para el Control y Administración de Bienes no
Considerados Activos Fijos
Art. 1.- Se considerarán como bienes sujetos a control administrativo
aquellos que teniendo una vida útil superior a un año, tengan un costo
individual de adquisición, fabricación, estimación o avalúo inferior a 5
salarios mínimos vitales generales vigentes a la fecha de su registro o
ingreso.
Art. 2.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos a control
administrativo y cuyos conceptos constan en el Clasificador del Gasto del
Sector Público, son los siguientes:
Útiles de oficina
Utensilios de cocina
76
Instrumental médico e insumos
Publicaciones, libros, planos y revistas
Otros bienes que sin ser activos fijos tengan una duración mayor de un
año.
Art. 3.- Las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarán directamente
al gasto.
Art. 4.- La responsabilidad directa por el uso y conservación de esta clase
de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les
haya entregado en custodia o para el desempeño de sus funciones,
quedando por lo tanto prohibido el uso para fines particulares.
Art. 5.- Los bienes de que trata este Reglamento, estarán bajo el control
del Jefe de la Unidad Administrativa, quién en coordinación con el
Guardalmacén General mantendrá actualizados los registros de los
mismos, debidamente codificados.
Art. 6.- Para realizar el control de estos bienes Se utilizará el
formulario denominado “CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES POR
SERVIDOR”.
La entrega recepción de los bienes entre el Guardalmacén General al
Jefe de la Unidad Administrativa y de este último con cada uno de los
servidores directamente encargados del uso y conservación de los bienes
asignados, quedará respaldada con las firmas correspondientes en el
mencionado formulario, que forma parte de este Reglamento como anexo
No 1.
77
Inventario de Bienes no Considerados Activos Fijos por Unidad
Administrativa
Que será verificado y actualizado por el Guardalmacén cada vez que se
realice una toma física. Este formulario será firmado por el Guardalmacén
General y por el Jefe de la Unidad Administrativa, el mismo que forma
parte de este Reglamento, anexo No 2.
Art. 8.- La Institución realizará anualmente la constatación física de estos
bienes en cada una de las dependencias, en la misma que intervendrán:
El Guardalmacén General o su delegado;
El Auditor Interno o su delegado; y
El Jefe de la Unidad Administrativa o su delegado.
Los mismos que dejarán constancia escrita de esta diligencia, mediante el
informe correspondiente.
Art. 9.- En el caso de pérdida o destrucción injustificada de los bienes, los
Servidores responsables, responderán por la restitución de otros de igual
especie y similares características o en dinero al precio actual de
mercado, acción que estará a cargo de la Dirección Administrativa, previo
el informe del Director o Jefe de Sección. Esta devolución se hará en 48
horas contadas desde su notificación, caso contrario dispondrá el
descuento respectivo de los haberes del servidor.
Art. 10.- El servidor responsable del bien podrá solicitar al Director
Administrativo, que se realice las investigaciones respectivas a fin de
determinar la justificación del siniestro en caso de que asegure conocer
las causas de su pérdida o destrucción, las mismas que podrán ser objeto
de sumario administrativo.
78
Art. 11.- En caso de que el servidor tenga que ausentarse de la oficina por
goce de vacaciones, enfermedad, licencia, permiso u otra causa
justificada, entregará en custodia temporal los bienes a su cargo que son
de uso general en la Unidad donde se desempeña, al Jefe o Director del
Departamento, según el caso, o su delegado, quién se responsabilizará
de los mismos durante su ausencia.
Art. 12.- Los bienes que actualmente se encuentren registrados
contablemente como activos fijos sin que cumplan con las condiciones
para ello, serán excluidos de tales registros e incorporados al de
INVENTARIO DE BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO
por su valor histórico.
Art. 13.- Los bienes objeto de este Reglamento serán considerados y
registrados en forma individual en los formularios referidos, a fin de
mantener un mejor control sobre su utilización, conservación,
mantenimiento y reparación, así como, para efectuar el seguimiento y
determinar su vida real útil y poder darlos de bajas sin afectar al resto de
bienes (Activos Fijos) a cargo de un mismo servidor.
Art. 14.- Los bienes considerados de control administrativos, no estarán
sujetos a depreciación ni a corrección monetaria; sin embargo, para la
baja de los mismo se observará lo establecido en el Reglamento General
de Bienes del Sector Público y más Leyes pertinentes.
Art. 15.- De la ejecución del presente Reglamento, encárguense las
Direcciones, Financiera y Dirección Administrativa; y notifíquese con un
ejemplar de este Reglamento a cada Director y Jefe de cada Unidad
Administrativa, para su estricto cumplimiento. Es dado en el salón de
sesiones del H. Consejo Provincial de Loja, a los quince días del mes de
abril de mil novecientos noventa y nueve.
79
Normas Ecuatorianas de Contabilidad
NEC 11.- Inventarios, el objetivo de esta norma es prescribir o señalar el
tratamiento contable para los inventarios bajo el sistema de costo
histórico. Esta norma proporciona guías prácticas sobre la determinación
del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida
cualquier disminución de su valor neto de realización.
Manual para la Administración de Activo Fijos de las Unidades
Medicas del Seguro General de la Salud Individual y Familiar del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
ART.1.- Definir sobre las base de los principios de desconcentración
operativa y administrativa, los fundamentos normativos que orienten la
gestión de la inversión en activos fijos. Realizadas por las unidades
Medicas del Seguro General de Salud individual y Familiar del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.
Art. 42.- Bienes y servicios normalizados.- Los bienes y servicios
normalizados son aquellos cuyas características o especificaciones
técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad
contratante; y en consecuencia, dichas características o especificaciones
son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. La Ley y
este Reglamento General utilizan de forma indistinta las palabras
“homologados”, “estandarizados”, “normalizados”, “categorizados” o
“catalogados”, para referirse a aquellos bienes o servicios cuyas
características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas por la
entidad contratante; y, en el caso de los bienes o servicios incluidos en el
Catálogo Electrónico, para referirse a aquellos bienes o servicios, sobre
los cuales el INCOP celebró los correspondientes convenios marco.
80
La responsabilidad de la estandarización de los bienes y servicios le
corresponde a la entidad contratante, la que para el efecto, observará, de
existir, la reglamentación técnica o normativa técnica nacional o
internacional aplicable al bien o servicio objeto del procedimiento. Los
bienes y servicios normalizados se adquieren, en su orden, por
procedimientos de Catálogo Electrónico y de Subasta Inversa; y solo en el
caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que éstos
hayan sido declarados desiertos se optarán por los demás procedimientos
de contratación previstos en la Ley y en este Reglamento General.
Que, el Art. 115 de la Ley de Seguridad Social establece dos órganos de
dirección para los hospitales y centros de atención ambulatoria del IESS:
el de Director, con responsabilidades en la gestión económico
administrativa y el de Director Técnico con responsabilidades relativas al
desarrollo de las actividades específicas inherentes a la prestación
médica según el Fundamento Legal.
Art. 72.- Fármacos.- Se entiende por fármacos a las preparaciones o
formas farmacéuticas contempladas en las definiciones de medicamentos
del artículo 259 de la Ley Orgánica de Salud.
Art. 73.- Sujeción al Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos y al
PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que
se hallen comprendidas en el ámbito de la Ley, deberán adquirir los
fármacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos y los demás
contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.
Todos los fármacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos
sanitarios establecidos en la Ley Orgánica de Salud que permitan
garantizar su calidad, seguridad y eficacia.
81
Art. 74.- Certificado Sanitario de provisión de medicamentos.- La
selección de las ofertas de provisión de fármacos se hará solo entre los
Proveedores habilitados en el Registro Único de Proveedores (RUP), para
cuyo efecto, deberán haber obtenido previamente el certificado sanitario
de provisión de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria
Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones
técnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgánica de Salud y sus
reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y
atribuciones otorgadas por la Ley.
Art. 75.- Selección.- Entre las ofertas de los fármacos, presentadas por los
proveedores habilitados conforme al artículo precedente, se seleccionarán
aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento,
presentaciones autorizadas para su comercialización y las establecidas
en la ficha técnica del producto.
Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de fármacos, que se realicen
al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el
procedimiento de contratación adoptado, estarán sujetas a controles de
calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricación,
almacenamiento, transporte, distribución o expendio, control que lo
efectuará la autoridad sanitaria nacional.
Art. 84.- Importación directa.- En el caso de que se requiera
medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no
consten en el Repertorio de Medicamentos y no estén disponibles en el
país, la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
solicitarán autorización para importación directa, a la Autoridad Sanitaria
Nacional, quien la concederá previa evaluación de los justificativos clínico
- terapéuticos.
82
Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los
que se refieren este apartado, deberán cumplir con los requisitos de
seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria
Nacional
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
1.- ¿Qué es un inventario?
2.- ¿Qué es un Inventario Físico?
3.- ¿Para qué sirve un inventario?
4.- ¿Cuántas clases de inventario existen?
5.- ¿Qué es un Control Interno?
6.- ¿Cuántas clases de Control Interno Existen?
7.- ¿Limitaciones de un sistema de control interno?
8.- ¿Porque es importante el Control Interno en el área de Farmacia?
9.- ¿Qué problemas evitaría el Centro de Atención Ambulatoria si
implementara un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia?
10.- ¿Qué cambios traería la implementación de un Sistema de Control
de Inventario en la Farmacia de el Centro de Atención Ambulatoria
IESS en La Libertad?
83
11.- ¿Qué beneficios conseguirían los afiliados si se realizara la
implementación de un Sistema de Control de Inventario?
12.- ¿Qué tan eficiente puede ser un sistema de control de inventario en
la Farmacia?
Variables de Investigación
Variable Independiente.- Sistema de Control
Según Samuel Alberto Mantilla B. (2007)
El control interno comprende el plan de organización,
así como los métodos debidamente clasificados y
coordinados, además de las medidas adoptadas en
una entidad para proteger sus recursos, propender a
la exactitud y confiabilidad de la información contable,
apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el
cumplimiento de los planes, así como estimular la
observancia de las normas, procedimientos y
regulaciones establecidas (Pag. 40)
La implementación de un sistema de control interno comprende todas las
políticas y procedimientos adoptados por la administración de una
entidad, para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar,
tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de
activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e
integridad los registros contables, el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables y la oportuna preparación de información financiera contable,
84
La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos
Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escándalos etcétera.
Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del
proceso administrativo.
Forma la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo, este tiende a
asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o
conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y
errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Suministra información acerca del ambiente de la realización de los
procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la
planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación
incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la
Institución.
Implementación de un Sistema de Control en la Farmacia del Centro de
Atención Ambulatoria IESS La Libertad. El control operativo aconseja
mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, nunca se podrá controlar el nivel de los
inventarios, a este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.
El Sistema de Control de Fármacos, utilizará una Base de Datos que
facilita el control de los medicamentos en la farmacia, permitiendo al
personal médico, una mejor prescripción, una dosificación adecuada y
una óptima selección del tratamiento a seguir para cada paciente.
85
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. Nuestros sistemas
estarán desarrollados para permitir aprovechar todo el potencial que el
sistema operativo Windows nos ofrece.
Variable Dependiente: Inventario
Según Juan Carlos Belleti (2205)
Representa la existencia de bienes que tiene la
empresa para comerciar con ellos, comprándolos y
vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes
de venderlo, en un periodo económico determinado.
Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Se
debe tener presente que en esta cuenta se clasifican
los bienes que corresponden al giro del negocio (Pag.
87)
Son bienes tangibles, que representan para una institución el corazón o
razón de ser, por lo que deben ser cuidados adecuadamente para que
presten servicio a los clientes internos como externos.
Costo
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los
artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el
derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte,
almacenamiento y seguros mientras los artículos y/o materias primas son
transportados o están en almacén y los gastos ocasionales por cualquier
periodo de añejamiento.
86
Costo Promedio
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base
de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el
número de artículos adquiridos o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total
de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante
se emplea entonces para valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el método promedio ponderados son
afectados por las compras, al principio del periodo, así como al final del
mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario
será menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que
tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.
Control de Inventario. Se encarga de sistematizar en forma óptima las
existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas,
materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la
empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias
en el almacén.
Control de Compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades
como: a) Selección adecuada de los proveedores, b) Evaluación de la
cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, c)
Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la
llegada del material, d) Determinación del punto de pedido y reorden, e)
Comprobación de precios.
87
Este manejo contable permitirá a la farmacia mantener el control
oportuno, así como también conocer al final del período contable un
estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa.
Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos
básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa,
métodos, sistema y control. La contabilidad para los inventarios forma
parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías,
porque el inventario es el corazón del negocio.
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados, la
farmacia dedicada a la compra y entrega de medicina a sus afiliados, por
ser esta su principal función y dará origen a todas las restantes
operaciones, que necesitaran de una constante información.
Optimizar la entrega de fármacos a los afiliados del Centro de Atención
Ambulatoria con la implementación de un sistema de control de inventario
en la Farmacia y de esta manera, incrementar su utilidad.
La auditoria, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer
la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen
una acción correctiva. El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable.
88
Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor
General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
Definiciones Conceptuales
Beneficio.- Contablemente se define beneficio bruto como los ingresos
totales menos los gastos directos para producir esos ingresos, ingresos,
tales como salarios, sueldos, materias primas, etc.
Biodisponibilidad.- Cantidad y velocidad con que un principio activo es
entregado desde, una forma farmacéutica de un medicamento a la
circulación sistémica y sitio de acción. La administración de este
medicamento oportunamente cuando es requerido en base a las
existencias del momento.
Bioequivalencia.- Medicamentos que, administrados en la misma dosis y
forma.
Compras.- En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas
durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines
de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa.
Control.- El control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente.
El ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
89
Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos.- Lista de medicamentos
esenciales, seleccionados por su eficacia y seguridad, para hacer frente a
las necesidades prioritarias de salud en una determinada región o
conglomerado. Cuya nomenclatura y ordenamiento se enmarca en
convenciones internacionales, destinadas a homologar la denominación
de los medicamentos, identificándolos por su nombre genérico.
Devoluciones en Compra.- Devoluciones en compra, se refiere a la
cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque
esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la
cuenta compras.
Devoluciones en Ventas.- La cual está creada para reflejar las
devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
Diseño.- Concepción original de un objeto u obra destinados a la
producción en serie.
Empleado.- Persona que realiza funciones de cualquier tipo para una
empresa o el gobierno.
Envase Primario.- Empaque interno que contiene o está en contacto
directo con el medicamento. Este debe ser de excelente calidad para que
el fármaco surta el efecto deseado. Preferentemente de vidrio que es un
tipo de envase no propenso a la contaminación y reciclable.
Envase Secundario.- Empaque externo que contiene al envase primario
del medicamento para su distribución o comercialización.
90
Estrategia.- Es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr
un determinado fin. La estrategia implica la utilización y profunda
integración del poder económico, político, cultural, social, moral, espiritual
y psicológico. La estrategia sólo puede ser establecida una vez que se
hayan determinado los objetivos a alcanzar
Estupefacientes.- Medicamentos que contienen sustancias o principios
activos con un alto potencial de dependencia y abuso y que han sido
clasificados como tales en la Convención Única sobre Estupefacientes de
las Naciones Unidas. Etiquetado o Rotulado: Inscripción o leyenda del
envase primario y secundario que identifica al medicamento y permite su
correcta utilización.
Fármaco.- Toda sustancia natural, sintética o biotecnológica, con
actividad farmacológica, identificada por sus propiedades físicas,
químicas o acciones biológicas que, presentada en una determinada
forma farmacéutica, reúne las condiciones para ser empleada como
medicamento.
Farmacia.- Es un lugar donde se entregan medicamentos y productos
farmacológicos, La farmacia es también la ciencia que enseña o conoce
los cuerpos naturales y prepara los medicamentos, quienes desempeña
esta actividad se llaman farmacéuticos y son quienes pueden
recomendar que medicamentos comprar.
Farmacéutica.- Demuestran estadísticamente mediante perfiles de
concentración.
Fecha de Expiración o Vencimiento.- Dato señalado en el rotulado de
los envases interno y externo del medicamento que indica la fecha
máxima hasta la cual se garantiza la actividad, potencia, pureza,
91
características: fisicoquímicas, microbiológicas, terapéuticas y otras que
corresponden a la naturaleza e indicación del medicamento.
Forma Farmacéutica.- Estado físico con el cual se presenta un producto
farmacéutico o medicamento, con el objeto de facilitar su dosificación,
administración y aplicación terapéutica.
Forma de Presentación.- Forma externa de presentar un medicamento
para su comercialización, con relación al tipo de envase y contenido en
volumen y número de unidades.
Gastos de Compras.- Los gastos ocasionados por las compras de
mercancías deben dirige a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta
cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Implementación.- La adaptación del proceso rediseñado, a la estructura
y cultura del personal de la empresa, es la etapa más difícil. El
seguimiento sobre este punto debe ser actual.
Legal.- Término genérico utilizado para referirse a los asuntos
concernientes a la ley, comportamiento, negocio, contrato, etc. ajustado a
las normas legales vigentes en un ordenamiento.
Medicamento.- Preparado farmacéutico obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma
farmacéutica, que se utiliza para la Prevención, alivio, diagnóstico,
tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad.
Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso
adecuado.
92
Medicamentos Controlados.- Medicamentos psicotrópicos y
estupefacientes controlados por la autoridad sanitaria, de acuerdo con la
Ley.
Medicamentos de Riesgo Sanitario Alto.- Medicamentos que tiene
probabilidad de presentar complicaciones de la enfermedad o reacciones
adversas graves amenazantes para la vida o para la integridad psicofísica
de la persona, cuando la concentración sanguínea del principio activo no
se encuentra dentro del índice o margen terapéutico.
Metodología.- Se encarga de la parte operatoria del proceso del
conocimiento. A la metodología le corresponden las técnicas y
herramientas de diverso orden que intervienen en la marcha de la
investigación.
Métodos.- El método es la organización racional y bien calculada de los
recursos disponibles y de los pasos más adecuados para alcanzar el
objetivo de una manera segura, económica y eficiente. Existen diferentes
métodos de control de inventario.
Método de Evaluación de Inventarios.- Existe numerosas bases
aceptables para la valuación de los inventarios; algunos de ellas se
consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto
que otras son de aplicación general.
Nivel de Complejidad.- Grado de diferenciación y desarrollo de los
servicios de salud alcanzado merced a la especialización y tecnificación
de sus recursos. El nivel de Complejidad.- guarda relación directa con las
categorías de establecimientos de salud.
Nombre Genérico.- Denominación común internacional del ingrediente
activo del medicamento.
93
Normas.- Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las
conductas, tareas, actividades.
Objetivo.- No es más que la expresión de un deseo mediante acciones
concretas para conseguirlo”. Por ello un objetivo sirve para, Formular
concreta y objetivamente resultados Planificar acciones, orientar,
procesos, Medir resultados
Organización.- Es "la acción y el efecto de articular, disponer y hacer
operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la
consecución de un fin concreto".
En el Centro de Atención la forma en que están almacenados los
medicamentos permite el buen control.
Optimizar.- Buscar la mejor manera de realizar una actividad.
Organizaciones.- Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr
metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo.
Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen
funciones especializadas.
Probabilidad.- Es un conjunto de operaciones que sirven para mejorar e
incrementar la utilidad o el valor de los bienes y servicios económicos.
Problema.- Es una cuestión o conjunto de cuestiones surgidas
objetivamente en el curso del desarrollo del proceso del conocimiento,
cuya solución posee un interés práctico o teórico.
Procedimientos.- Es el modo de ejecutar determinadas acciones que
suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos
94
claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo
correctamente.
Protocolo de Análisis de Control de Calidad.- Detalle de los procesos y
pruebas analíticas que deben realizarse para verificar el cumplimiento de
las características Técnicas, de seguridad y calidad de los medicamentos,
de acuerdo con los estándares establecidos.
Proveedores.- Son las personas naturales o jurídicas que suministran
mercancías y servicios utilizados en el proceso productivo.
Proyecto.- Descrito en forma general, un proyecto es la búsqueda de una
solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver,
entre muchas, una necesidad humana.
Psicotrópicos.- Medicamentos que tienen efecto sobre las funciones
psíquicas. Específicamente se refiere a cualquier medicamento utilizado
para el tratamiento de trastornos o enfermedades mentales.
Registrar.- Contabilizar una transacción en los libros de cuentas, asentar
o dar entrada.
Relevante.- Es importante para la comunidad a la cual esta orientada y se
requiera resolverlo científicamente
Stock.- Cantidad de productos, materias primas, herramientas, etc., que
es necesario tener almacenadas para compensar la diferencia entre el
flujo del consumo y el de la producción
95
Tiempo de Vida Útil.- Intervalo de tiempo durante el cual se espera que
un medicamento almacenado correctamente, mantenga las
especificaciones de calidad establecidas.
Trazabilidad.- Procedimiento que permite identificar la trayectoria y
destino final de un determinado lote de medicamento para proceder a su
retiro del mercado de manera oportuna y eficaz cuando se detecten
problemas de calidad o seguridad que impliquen riesgo para la salud de la
población.
Variable Dependiente.- Cuando la variable en investigación es descrita
en términos de otra(s) variable(s), llamadas predictivas, la llamamos
variable dependiente (VD). En general, la variable del desenlace de
interés en cualquier tipo de estudio. El desenlace o resultado que uno
pretende explicar o estimar.
Variable Independiente.- Variable que se mide para determinar el valor
correspondiente de la variable dependiente en cualquier tipo de estudio.
Las variables independientes definen las condiciones bajo las cuales se
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
Marco Metodológico
El método y la metodología, son de gran importancia en el transcurso de la
investigación, y de su correcto manejo depende el éxito del trabajo investigado.
Método.- es una serie de pasos sucesivos, conducen a una meta. El objetivo del
profesionista es llegar a tomar las decisiones y una teoría que permita generalizar
y resolver de la misma forma problemas semejantes en el futuro. Por ende es
necesario seguir el método más apropiado al problema, lo que equivale a decir que
debe seguir el camino que lo conduzca a su objetivo.
El Prof. Francisco Leiva Zea (1988) afirma que método:
96
“Es el camino, manera o modo de alcanzar un objetivo, es también el
procedimiento determinado para ordenar la actividad que se desea cumplir.”
(pág.13)
Según Leiva, es la técnica, es la ruta para lograr los objetivos de forma establecida
y cumplida.
Es la organización racional y bien calculada de los recursos disponibles y de los
pasos adecuados para alcanzar el objetivo de una manera segura, económica y
eficiente.
Metodología.- Se encarga de la parte operatoria del proceso del conocimiento. A
la metodología le corresponde las técnicas y herramientas de diverso orden que
intervienen en la marcha de la investigación.
97
Leiva (1988) manifiesta que la metodología:
“Es la teoría del método. Por tanto, es el estudio científico que nos enseña a
descubrir nuevos conocimientos.” (pág.13)
La definición de Leiva nos da a entender de forma clara, que la metodología nos
ayuda a revelar nuevos conocimientos.
Modalidad de la Investigación
El propósito de la investigación, fue elaborado con tres diferentes modalidades:
Por los objetivos:
Aplicada.- Es aquella que se sirve de los adelantos de la investigación básica (esta
dedicada al desarrollo de la ciencia y determina un hecho o lo descubre). Le
interesa la aplicación inmediata en el desarrollo de la ciencia. En particular, llega
a la ejecución de amplias generalizaciones y está orientada a la solución de
problemas.
Según Leiva (1988):
“Es la que tiende a modificar una realidad presente con alguna finalidad
práctica. La mayor parte de las investigaciones que se realizan son
aplicadas.” (pág.10)
Lo que Leiva quiere explicar es que la investigación aplicada se encarga de
resolver problemas reales con soluciones prácticas.
Por el lugar:
De Laboratorio.- Es controlado directamente por el investigador y dentro del
propio lugar de trabajo. Como fundamentos de este tipo de, investigación está la
investigación bibliográfica y la documental audiográfica.
Bibliográfica.- Consiste en recopilar datos, valiéndose del manejo adecuado de
libros, revistas, resultados de otras investigaciones, entrevistas, etc. El
investigador busca la información tanto en las bibliotecas como por medio de la
red mundial de comunicaciones, el internet.
Documental Audio gráfica.- Se la realiza mediante el uso de documentos
grabados por medio del registro eléctrico de sonidos en discos, CD’s, cintas
magnéticas o en casetes.
De Campo.- Es la que se realiza en el mismo lugar en que se desarrollan o
producen los acontecimientos, en contacto con los gestores del problema que se
investiga.
Aquí se obtiene la información fuera del laboratorio, pero el investigador no tiene
el control absoluto de las variables.
98
Leiva (1988) indica:
“Es la que se realiza en lugares no determinados específicamente para ello,
sino que corresponden al medio en donde se encuentran los sujetos o el objeto
de la investigación, donde ocurren los hechos o fenómenos investigados.”
(pág.10)
Dicho de otra forma, la investigación de campo es realizada en el mismo lugar
donde ocurren los hechos sujetos a investigación.
Por el enfoque:
Investigación Científica.- Es un proceso disciplinado por medio del cual
llegamos a entender las condiciones generales en las que ocurren los
acontecimientos.
Es además un proceso técnico-científico que busca descubrir las leyes generales
que rigen las relaciones de los fenómenos de la naturaleza y la sociedad.
Los tratadistas están de acuerdo en tres pasos fundamentales: tema, problema y
metodología.
Métodos de Investigación
Método Científico.- Existen varias definiciones acerca del método científico,
pero por su claridad y elocuencia hemos elegido la definición que Arturo Ortiz
expone en su libro “Introducción a la Investigación Socio-Económica.”
“El procedimiento ordenado y lógico seguido para descubrir los
conocimientos verdaderos de una ciencia, o sea los medios científicos de que
se vale el investigador para llegar a los fines demostrativos que se propuso
inicialmente…” (Leiva 1988).
Nosotros definimos al método científico como un conjunto de reglas que señalan
el procedimiento para llevar a cabo una investigación y se resume en las
siguientes etapas:
Planteamiento del problema.- Es el inicio, cuando se hace el planteamiento
general del problema.
Formulación de hipótesis.- Es cuando se presenta la propuesta que se pretende
comprobar.
Levantamiento de información.- Es la recopilación de antecedentes con los
métodos e instrumentos diseñados para esta fase.
99
Análisis e interpretación de datos.- Se refiere a la tabulación, análisis e
interpretación del levantamiento de información.
Comprobación de la hipótesis.- En este paso se comprueba o desaprueba la
hipótesis planteada.
Difusión de resultados.- Es la presentación de los resultados obtenidos en el
proceso de investigación. Esto nos dará la información correcta si la
investigación fue realizada con la metodología adecuada para este tipo de
proyecto.
Método de Análisis y Síntesis
Si conforme estos términos consideran opinar lo mismo entre de lo que llamamos
métodos vamos dar unas conceptualizaciones para exponer o tener una concepto
de lo que es análisis y síntesis. Cuando ejecutamos un análisis de algo lo que se
hace es desintegrar o descomponer en partes al todo lo desarrollado. Se toma los
elementos del todo y se los examina uno por uno para así establecer las
consecuencias que cada uno de ellos tienen sobre el todo. Asimismo se limita el
trabajo de los elementos del todo.
Con el análisis aumentamos el equipo de información que disponen los
investigadores. Entre del método analítico hay fases o partes que son la
observación, descripción, examen crítico y taxonomía o clasificación por etapas
de desarrollo y aplicación del método analítico. Posteriormente se puede realizar
comparaciones con fenómenos similares.
Si en el análisis se descomponen las partes de un todo en la síntesis es a la inversa.
Con la síntesis se puede armar un nuevo concepto después de revisar una series de
elementos que por cuyas características se juntan en un nuevo concepto o idea.
Cuando logramos colocar en una nueva categoría a ese nuevo todo podemos
revelar que se ha producido una síntesis productiva.
En conclusión percibimos que terminantemente estos dos conceptos análisis y
síntesis reflejan parecidos el uno con el otro.
La síntesis toma los objetos como un todo, el método que emplea el análisis y la
síntesis consiste en separar el objeto de estudio en dos partes o más y, una vez
comprendida su esencia, construir un nuevo objeto.
Tipos de Investigación
Para la obtención de este propósito fueron utilizados diversos tipos de
investigación:
Investigación Exploratoria.- Es una especie de sondeo con el cual se alcanza a
obtener una idea general muy orientadora de algo que interesa al investigador.
100
Investigación Experimental.- Describe lo que será cuando ciertos factores sean
meticulosamente controlados.
El enfoque se dirige hacia las relaciones de causa-efecto; las variables se
manipulan cuidadosamente con el propósito de determinar su influencia.
Investigación Demostrativa.- Es un procedimiento mediante el cual se
comprueba la validez de un conocimiento, de una hipótesis o de una tesis,
mediante la presentación de elementos concatenados lógicamente, o también
mediante hechos concretos que ratifiquen determinadas afirmaciones. La
demostración es inductiva o deductiva.
Es inductiva cuando busca lo particular para fundamentar lo general y es
deductiva cuando busca lo general para fundamentar lo particular.
Población y Muestra
Población.- Es un grupo de personas, u organismos de una especie
particular, con caracteres comunes que viven en un espacio y tiempo
determinado, y cuyo número, se determina normalmente por un censo
sobre el cual se pueden realizar observaciones.
Según Mason, Robert. Lind, Douglas y Marchal, William. Estadística para
Administración y Economía (2003).
“Población es el conjunto de todos los posibles individuos, objetos o medidas
de interés. Generalmente tomamos una muestra de una población para
deducir algo acerca de la misma. Muestra es una porción, o parte, de una
población de interés”. (Pág. 7)
Según Carlos Eduardo Méndez, en el Libro Diseño y desarrollo del
proceso de Investigación, 2001 al respecto dice:
“Muestra comprende el estudio de una parte de los elementos de una población.” (Pag.97)
Población finita.- El número de los elementos que integran la población
se encuentra delimitada.
Población infinita.- Es aquella en la que el número de sus elementos no se
encuentra delimitado o el número es inmensamente grande.
A continuación detallamos el número de personas que laboran en el
Centro de Atención Ambulatoria La Libertad
101
N° Detalle Población %
1 Directivos 2 9
2 Administrativos 20 91
Total 22 100,00
Cuadro # 1
Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Muestra
Una muestra es un subconjunto representativo de elementos, casos o individuos de
una población, las muestras se obtienen con la intención de inferir propiedades de
la totalidad de la población, para lo cual deben ser representativas de la misma. El
tipo de muestra que se seleccione dependerá de la calidad y cuán representativo se
quiera sea el estudio de la población.
Aleatoria.- cuando se selecciona al azar y cada miembro tiene igual oportunidad
de ser incluido.
Estratificada.- cuando se subdivide en estratos o subgrupos según las variables o
características que se pretenden investigar. Cada estrato debe corresponder
proporcionalmente a la población.
Sistemática.- cuando se establece un patrón o criterio al seleccionar la muestra.
Ejemplo: se entrevistará una familia por cada diez que se detecten.
El muestreo es indispensable para el investigador ya que es imposible entrevistar a
todos los miembros de una población debido a problemas de tiempo, recursos y
esfuerzo.
Al seleccionar una muestra lo que se hace es estudiar una parte o un subconjunto
de la población, pero que la misma sea lo suficientemente representativa de ésta
para que luego pueda generalizarse con seguridad de ellas a la población.
Para cumplir esta característica la inclusión de sujetos en la muestra debe seguir
una técnica de muestreo. El número de sujetos que componen la muestra suele ser
inferior que el de la población, pero suficiente para que la estimación de los
parámetros determinados tenga un nivel de confianza adecuado. Para que el
tamaño de la muestra sea idóneo es preciso recurrir a su cálculo.
Dentro del Centro de Atención Ambulatoria de La Libertad se considera a doce
personas en las diferentes áreas con un mayor conocimiento de lo que es un
Sistema de Control de inventarios y las que detallo en el cuadro siguiente:
Operacionalización de las variables
102
Concepto Dimensiones Indicadores Índices
Sistema de Control
Manual de procedimiento Controles
Inventario
Implementación de un
sistema de control de
inventario
Entrega de
Reportes
Un Sistema de Control es la
técnica que ayuda a mantener las
existencias de los productos
almacenados en los niveles más
óptimos para quien los distribuyen.
Por inventario se dice al registro
documental de todos los bienes
pertenecientes a una persona o
comunidad, otro concepto es que el
Inventario es el almacenamiento de
bienes de diferentes naturalezas de
naturaleza corporal. Para el Centro
de Atención Ambulatoria sus
inventarios están compuestos de
todas las medicinas o fármacos que
distribuyen a los afiliados.
V
a
r
i
a
b
l
e
I
n
d
e
p
e
n
d
i
e
n
t
e
V
a
r
i
a
b
l
e
D
e
p
e
n
d
i
e
n
t
e
Un día
Dos días
semanal
Muy bueno
Bueno
Malo
Cuadro # 2
Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Técnicas e Instrumentos Utilizados
La representación más conocida de operativizar una labor investigativa, es
mediante las técnicas de investigación que nos permiten lograr un procedimiento
o resultado planteado. Constan diferentes técnicas de investigación:
Las técnicas investigativas que se van a usar en este proyecto investigativo son las
primarias, según Brito (1992). Plantea que:
"Las técnicas son las que permiten obtener información de fuentes
primarias y secundarias. Entre las técnicas más utilizadas por los
103
investigadores se pueden nombrar: Encuestas, entrevistas, observación,
análisis de contenido y análisis de documento". (Pág.50).
Es demostrar, que las técnicas son las que permiten al individuo lograr que la
investigación requerida, sea de forma directa o indirecta para llevar a cabo su
labor investigativo, por lo cual utiliza encuestas, entrevistas, observación del
hecho, para su posterior proceso, análisis e interpretación.
Técnicas e Instrumentos de Investigación
TÉCNICAS INSTRUMENTOS
La observación Guía
La entrevista Formulario
La encuesta Cuestionario
Cuadro # 3
Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Observación.- Según Laureano Ladrón de Guevara, Op. Cit.:
“La observación es el proceso mediante el cual se perciben
deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por medio de
un esquema conceptual previo y con base en ciertos propósitos
definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar”
(pág.98)
Según Laureano, la observación es un proceso de reexaminación hacia ciertos
acontecimientos que suceden a nuestro alrededor y que dan paso a la apertura de
una exhaustiva investigación.
Entrevista.- Es una técnica para obtener datos que consiste en un diálogo entre
dos personas: el entrevistador (investigador) y el entrevistado; se realiza con el fin
de obtener información de parte de éste, que es, por lo general, una persona
entendida en la materia de la investigación.
Se entiende por entrevista a una conversación que tiene como propósito extraer
información sobre un tema determinado. Sus elementos son entrevistador,
entrevistado y la relación, así como también sus tipos de entrevistas son dos:
Estructuradas, formales o con cuestionario.- Se plantean las preguntas en
base a un formulario previamente elaborado y en un orden concreto.
104
No estructuradas, no formales o sin cuestionario.- Se le especifica al
entrevistado el objeto de la investigación y los diversos aspectos que se
desean investigar; queda a criterio del investigador el número o tipo de
preguntas.
Encuesta.- La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias
personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. Para ello, a
diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se
entregan a los sujetos, a fin de que las contesten igualmente por escrito. Ese
listado se denomina cuestionario.
Entonces, encuesta es una técnica que a través de un cuestionario adecuado nos
permite recopilar datos de toda la población o de una parte representativa de ella.
Se caracteriza porque la persona investigada llena el cuestionario. El tipo de
encuesta utilizada en nuestra investigación.
Cuestionario
Es el instrumento técnico que se emplea en la encuesta y en la entrevista
respectivamente, para la encuesta se denomina cuestionario
(cuestionario de encuesta); y, para la entrevista se denomina formulario o
guía de entrevista (formulario de entrevista).
El cuestionario es el documento que contiene una serie de preguntas que
son leídas y formulada por el entrevistador al entrevistado, y , las repuesta
son anotadas por el investigador en la entrevista.
Lo más importante en esta técnica es conocer los tipos de cuestionarios.
Cuestionario enviado por correo.- Es confeccionado por tal modo que
se dirige y administra por sí mismo (encuesta por correo).
Cuestionario que se entrega personalmente.- Puede ser llenado por la
persona en ausencia del investigador o en presencia, cuando la encuesta
es dirigida.
Procedimientos de Investigación
105
El problema trazado para desarrollar este proyecto de investigación es ¿Qué
incidencia tendría la implementación de un sistema de control de inventarios en la
farmacia del Centro de Atención Ambulatoria La Libertad?, domiciliada en La
Península de Santa Elena, bien es la necesidad de implementar un sistema de
control en esta área, es un problema que afecta tanto al personal de la unidad
como a los afiliados que acuden a las respectivas consultas medicas.
Espero que este trabajo investigativo sea de gran ayuda para nuestra Unidad y así
poner contar con las herramientas y no tener problema en el futuro.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Tema
2. Formulación del Problema
3. Antecedentes y Justificación
4. Objetivos Generales y Específicos
5. Metas
6. Marco Teórico
7. Hipótesis
8. Marco Contextual
9. Metodología
10. Cronograma
11. Recursos
12. Indicadores de Evaluación
13. Bibliografía
14. Anexos
Recolección de la Información
La técnica utilizada para la recolección de la información fue la encuesta. Esta se
realizo dentro del Centro de Atención Ambulatoria IESS en La Libertad a toda la
población indicada en el cuadro Nº 01. A cada uno se les entregó el cuestionario
que fue llenado correctamente y arrojando los resultados que se reflejarán en los
gráficos en párrafos posteriores.
Procesamiento y Análisis
El instrumento que se utilizo para realizar este proyecto es la computadora y para
compilar la respectiva información se implemento cuestionarios en formato de 10
preguntas. La población tomada como muestra es de 20 personas quienes nos
informo de las diferentes falencias que existe.
106
Mediante los utilitarios de Office 2007 se confeccionó cuadros que mostraron las
proporciones establecidos en dilemas elegidos por los encuestados. Luego para
realizar el comentario y compresión de lo tabulado se trazaron gráficos
demostrativos tipo barras en donde se manifiesta las preferencias efectos de la
encuesta. Una vez presentado los gráficos se procede a realizar la explicación de
los resultados que son situadas al pie de los gráficos.
El razonamiento de verificó pregunta por pregunta considerando los campos
destacados por cada uno de los encuestado. En la primera parte de la encuesta se
le pide al encuestado una información personal básica como son a que grupo de
edad y sexo pertenece, su nivel de instrucción, su cargo y años de servicio.
De acuerdo a este análisis se procederá a indicar o a considerar las soluciones y
las recomendaciones para cada uno de las variables dependientes e independientes
que son motivo de esta investigación.
Análisis e Interpretación de los Resultados Pregunta 1:
¿Usted como califica el desempeño de la persona responsable del Área de
Farmacias?
Desempeño de la persona responsable del área de Farmacia
Cuadro # 4
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
No De
Encuestados
%
Satisfactorio 19 86.36
Poco Satisfactorio 2 09.10
Nada Satisfactorio 1 04.54
Total 22 100%
107
Gráfico # 1
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Es Satisfactorio para el 86.36% de los encuestados. Mientras que el 9.10% se
pronunciaron por el poco satisfactorio y para el 4.54% que el desempeño no es
nada satisfactorio
Pregunta 2:
¿Cree usted que se debería realizar una Auditoria Interna en la Farmacia?
Auditoria Interna en la Farmacia
Cuadro # 5
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
No De
Encuestados
%
Si 18 81.82
No 3 13.64
No sé 1 04.54
Total 22 100%
108
Gráfico # 2
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente 81.82% de los encuestados. Mientras que el 13.64%
se pronunciaron por el NO y el 4.54% contestaron que no sabían.
Pregunta 3:
¿Es necesario implementar cambio en el Área de Farmacia del Centro de
Atención Ambulatoria?
Implementar cambio en el área de Farmacia
Cuadro # 6
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
N° De
Encuestados
%
Si 20 90.90
No 0 0.00
No sé 2 09.10
Total 22 100%
109
Gráfico # 3
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Los que se pronuncian que se debe implementar cambios en la Farmacia,
contestaron afirmativamente el 90.90% y el 9.10% contestaron que no sabían.
Pregunta 4:
¿Existe un Kardex actualizado de todos los Fármacos que se encuentran?
Kardex actualizado de todos los Fármacos
N° De
Encuestados
%
Si 4 18.18
No 16 72.73
No sé 2 09.09
Total 22 100%
Cuadro # 7
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
110
Gráfico # 4
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente 18.18% de los encuestados. Mientras que el 72.73%
se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no sabían.
Pregunta 5:
¿Existen o no procedimientos políticas en las actividades que se realizan en
la Farmacia?
Procedimientos políticas en las Actividades que realizan en la Farmacia
N° De
Encuestados
%
Si 3 13.64
No 17 77.27
No sé 2 09.09
Total 22 100%
Cuadro # 8
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
111
Gráfico # 5
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente el 13.64% de los encuestados. Mientras que el
77.27% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no sabían.
Pregunta 6:
¿Usted considera que se debería reestructurar las políticas y procedimientos
de la Farmacia?
Reestructurar Políticas y Procedimientos en la Farmacia
N° De
Encuestados
%
Si 10 45.45
No 7 31.82
No sé 5 22.73
Total 22 100%
Cuadro # 9
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
112
Grafico # 6
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente 45.45% de los encuestados. Mientras que el 31.82%
se pronunciaron por el NO y el 22.73% contestaron que no sabían.
Pregunta 7
¿Hay controles que determinen con seguridad que los Laboratorios
entreguen los fármacos?
Seguridad que se han recibido en los Fármacos
N° De
Encuestados
%
Si 13 59.09
No 4 18.18
No sé 5 22.73
Total 22 100%
Cuadro # 10
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
113
Grafico # 7
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente el 59.09% de los encuestados. Mientras que el
18.18% se pronunciaron por el NO y el 22.73% contestaron que no sabían.
Pregunta 8:
¿Cree usted que existe un adecuado almacenamiento y distribución de
fármacos?
Adecuado Almacenamiento y Distribución de Fármacos
N° De
Encuestados
%
Si 10 45.45
No 10 45.45
No sé 2 09.10
Total 22 100%
Cuadro # 11
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
114
Grafico # 8
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente el 45.45% de los encuestados. Mientras que el
45.45% se pronunciaron por el NO y el 9.10% contestaron que no sabían.
Pregunta 9:
¿Sabe usted que es un Sistema de Control de Inventario?
Sistema de Control de Inventarios
N° De
Encuestados
%
Si 19 86.36
No 2 09.10
No sé 1 04.54
Total 22 100%
Cuadro # 12
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
115
Grafico # 9
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente el 86.36% de los encuestados. Mientras que el
09.10% se pronunciaron por el NO y el 4.54% contestaron que no sabían.
Pregunta 10:
¿Mejorará la calidad del servicio del Centro de Atención Ambulatoria con la
implementación de un Sistema de Inventario?
Calidad del Servicio
Cuadro # 13
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
N° De
Encuestados
%
Si 18 81.82
No 2 09.09
No sé 2 09.09
Total 22 100%
116
Grafico # 10
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente el 81.82% de los encuestados. Mientras que el
09.09% se pronunciaron por el NO y el 09.09 contestaron que no sabían.
Pregunta 11:
¿Disminuirán las diferencias en existencia de los fármacos con el Sistema de
Control de Inventario?
Diferencias en las Existencias del Inventario de Fármacos
N° De
Encuestados
%
Si 17 77.27
No 3 13.64
No sé 2 9.09
Total 22 100%
Cuadro # 14
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
117
Grafico # 11 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Interpretación:
Contestaron afirmativamente el 77.27% de los encuestados. Mientras que el
13.64% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no sabían.
PREGUNTAS A DEFENDER
1. ¿Qué es un Inventario?
Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que
tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal
cual o procesándolos primeros antes de venderlos, en un periodo económico
determinado.
Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.
2. ¿Qué es un Inventario Físico?
Inventario físico es la verificación o confirmación de la existencia de la
mercadería, que son patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario
es una estadística física o conteo de las mercedarias existentes, para
confrontarla con la existencia anotadas en el kárdex.
Se dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística
física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para
diferenciarlos de la existencia registradas.
Este inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre
del periodo fiscal, para efecto de balance contable, realizando el inventario
en todas las áreas.
118
El inventario físico es importante por las siguientes razones:
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y las
existencias físicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables,
en valores monetarios.
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias
(contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza
próximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia de la mercadería.
3.- ¿Para qué sirve un Inventario?
Es muy importante en una empresa y sirve para:
Planificación de las adquisiciones de mercadería de acuerdo a las
necesidades, con la finalidad de no perder tiempo, y no agotarse el
producto.
Para contabilizar controlar los robos hormiga, con esta información
puede ver las ventajas de tener inventario. Para lograr mayores
beneficios siempre tenga en cuenta las cantidades de mercaderías que
guardará, por los costos que implica.
El inventario debe ser contabilizado de forma diaria. Por ejemplo, el
inventario de una pastelería podría ser mensual pero para una tienda
de ropa podría ser trimestral, según las necesidades de la empresa.
4.- ¿Cuántas clases de Inventario existe?
119
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de
inventario.
Inventario de Mercancías
Inventario de Productos terminados
Inventario de productos en Procesos de Fabricación
Inventario de Materias Primas
Inventario de Suministro de Fabrica
Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien
sea comercial o mercantil, todas las mercaderías que estén disponibles para
la venta.
Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las
mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las
mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas
que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en
garantía de valor que ya ha sido recibido sido recibido en efectivo u otros
bienes).
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales. Los cuales se encuentran en proceso de
manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano
de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos,
pero que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministro de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no
pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.
5.- ¿Qué es un Control Interno?
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el
fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.
120
6.- ¿Cuántas clases de Control Interno existen?
En la actualidad existen algunos tipos de control de inventarios como lo que
detallo a continuación:
Tarjetas perforadas.
Niveles de Pedidos y de reposición
Kardex para registrar la entradas y salidas
Control de Producción
Control de Calidad
Control de Compras
7.- ¿Limitaciones de un Sistema de Control Interno?
Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimientos de
sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una
seguridad razonable en función de:
Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. La
mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias. Debe
establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polución de
fraude por acuerdo entre dos o más personas.
No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.
8.- ¿Porque es importante el Control Interno en el área de Farmacia?
Contra mayor y compleja sea el área de farmacia, mayor será la importancia
de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa
unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando
tenemos una empresa, y muchos empleados, y muchas tareas delegadas.
Por lo tanto se pierden control y es necesario un mecanismo de control
interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera el
área de la complejidad de la organización.
Con la organización de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes
hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no
puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su
presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto más se
alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la
existencia de un sistema de control interno estructurado.
121
9.- ¿Qué problemas evitaría el Centro de Atención Ambulatoria si
implementara un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia?
Perdida sistemática de medicamentos, de los fármacos que existen en la
farmacia. Falta de comunicación con los demás servicios clínicos de la
institución. Designar las Áreas para el almacenamiento de medicamentos
que deben ser independientes, diferenciadas y señalizadas.
10.- ¿Qué cambios traería la implementación de un Sistema de Control de
Inventario en la Farmacia de el Centro de Atención Ambulatoria IESS
en La Libertad?
Contar con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente
controlar, evaluar y gestionar el proceso de selección de medicamentos, que
han sido incluidos en el plan de compras de la institución o del
establecimiento, para tenerlos disponibles en la satisfacción de las
necesidades de salud de sus usuarios beneficiarios.
Asegurar que los medicamentos tengan las características y calidades
solicitadas y su entrega sea oportuna.
Convenir mecanismos que permitan lograr la devolución o el cambio al
proveedor, a precio de adquisición de los medicamentos, que tengan fecha
próxima de vencimiento.
Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades
a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposición,
consumos promedios, niveles mínimos y tiempo de reposición.
Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de
acuerdo a la modalidad de adquisición, a las necesidades y al flujo de caja
de la institución. La programación de necesidades será evaluada
permanentemente y aprobada por el Comité de Compras.
Proporcionan una visión completa de funciones contables y financieras e
incluyen un amplio sistema de información y de generación de informes
para facilitar a los ejecutivos una mayor rapidez para la toma de decisiones.
11.- ¿Qué beneficios conseguirían los afiliados si se realizara la
implementación de un Sistema de Control de Inventario?
La implementación del sistema de Control de calidad garantiza el hecho o
por lo menos en un alto porcentaje de que las características de los fármacos
cumplan con los requisitos del cliente, o lo que es lo mismo satisfaga sus
necesidades y expectativas, luego de aquí se concluye la importancia de la
implementación del sistema.
Para el caso de un servicio las características pueden ser amabilidad en la
atención, rapidez, información clara, etc.; estas características inherentes son
las que la empresa puede manipular, controlar y modificar, son aquellos
122
elementos reales y concretos con los que los trabajadores lidian a diario y
también aquellas con las que el cliente tiene contacto, es decir, puede palpar
observar etc.
12. ¿Qué tan eficiente puede ser un Sistema de Control de Inventario en la
Farmacia?
La importancia de implementar un sistema de gestión de la calidad, radica
en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la
organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos,
encaminados a lograr que las características del servicio cumplan con los
requisitos del cliente, en pocas palabras sean de calidad.
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
Una vez que hemos analizado los problemas del Centro de Atención Ambulatorio
IESS de la ciudad de La Libertad, se ha llegado a las siguientes conclusiones, las
mismas que se detallan a continuación:
Falta de personal especializado para desarrollar las diversas actividades que
se efectúan en el centro de Atención Ambulatoria IESS en la Libertad, está
originando que el servicio que se preste, principalmente en el área de
Farmacia sea irregular.
El area de Farmacia no posee la infraestructura adecuada que facilite el
ambiente de control, originando ausencia de los controles internos o
procedimientos en el ingreso, egreso, registros de las transacciones de
inventario.
No se están llevando los registros de salidas y entradas de inventario en
forma adecuada, originando que los registros Contables se mantengan
atrasados.
No existen políticas que aporten a un adecuado control, registro, manejo y
ajuste de los inventarios, por cuanto se encuentran desactualizados.
Se han presentado perdidas sistemáticamente de fármaco, originado
principalmente por la falta de políticas contables y un sistema de
123
administración de inventario, que ayude a mejorar la calidad de servicio del
Centro de Atención Ambulatorio IESS.
Recomendaciones
Capacitar al personal del Área de Farmacia y al administrativo en el manejo
del nuevo Sistema de Control de Inventario, con el cual se espera mejorar la
imagen de la institución y en especial del área de Farmacia.
Tener una bodega amplia con perchas bien organizadas destinadas al
almacenamiento de los productos en forma clasificada y segura.
Implementar un Sistema de Control de Inventario para el control de ingresos
y salidas de los Fármacos
Implementar políticas y procedimientos administrativos adecuados para la
organización y control del Inventario.
Implementar un sistema de inventario cíclicos que permita a la
administración realizar un seguimiento oportuno a las diferencias de
inventarios.
CAPÍTULO IV LA PROPUESTA
Título de la propuesta
“Implementación de un Sistema de Control de Inventarios, en la Farmacia del Centro de Atención Ambulatoria IESS en La Libertad”
Justificación
La Farmacia del Centro de Atención Ambulatorio del IESS en La Libertad
presenta un sinnúmero de inconvenientes en la administración del
Inventario de fármacos; es por esa razón que en la encuesta realizada a
los colaboradores nos encontramos con varias de las razones que han
124
originado que no se esté dando un adecuado servicio a los clientes
internos y externos, así tenemos:
La falta de personal especializado para desarrollar las diversas
actividades que se efectúan en el centro de Atención Ambulatoria IESS en
la Libertad, ha originado que no se esté brindando un adecuado servicio a
los clientes, lo cual se ve evidenciado en la baja de número de pacientes
que se han registrado en los últimos meses.
La ausencia del control interno, principalmente en lo relacionado a
segregación de funciones, manejo de documentación y aprobaciones a
dado lugar a que se originen perdidas sistemáticas de fármacos, de los
cuales no se ha podido establecer a los responsables y la metodología
que han utilizado para llevar a cabo estos actos deshonestos.
No se mantiene un adecuado control sobre la estructura del inventario en
lo referente al registro de requerimientos, órdenes de compra, ingreso y
egresos de productos, control de mínimos y máximos, generación de
reportes de stock, etc. lo cual no ha permitido a los custodios que
administren adecuadamente los inventarios.
Las transacciones de inventarios actualmente se las maneja de forma
manual, lo cual origina errores en la información que se registra en los
Kardex, así mismo vale indicar que estos inconvenientes no son tratados
oportunamente por parte del custodio y quien ejercer el cargo de Jefatura.
No se cuenta con una política y procedimiento para la administración del
inventario por parte de los custodios, lo cual origina que el personal no
conozca cuales son las actividades que deben desarrollar para el
adecuado funcionamiento del proceso de inventarios.
A estas situaciones se pretenden dar solución mediante la
Implementación de un sistema de control de inventarios que permita
recolectar la información de la Farmacia del Centro de Atención
125
Ambulatoria IESS en La Libertad; y a su vez generar información que
tenga como base los soportes contables, formularios, reportes, libros etc.
y que presentados a la Administración sirvan como herramienta para una
adecuada toma de decisiones.
Fundamentación
Es fundamental para el desarrollo de la institución pública,
implementar un sistema de control de inventarios, a fin de que le permita
registrar sus transacciones, procesar información, emitir informes y
calcular de manera exacta el costo real de los productos, debido al
volumen de las transacciones, lo cual originara un cambio en la cultura
organizativa, por lo que se requerirá del apoyo de la administración para
la implementación del proyecto.
Fundamentación Teórica
Sistema de Control
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa
con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los
datos contables.
La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos
Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escándalos etcétera.
Suministra información acerca del ambiente de la realización de los
procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la
planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación
incide directamente en la racionalización de la administración y
126
consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la
Institución.
Inventarios
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los
inventarios en tránsito.
El control de los inventarios es uno de los aspectos de la administración,
que en las empresas pequeñas es muy pocas veces consideradas, no
cuentan con registros sistemáticos, uno o más responsables directos, con
las políticas y sistemas computarizados que ayuden en esta tarea. Siendo
de vital importancia tener controles específicos que agiliten el curso
rutinario de toda empresa de servicio público que son las entregas de
medicamentos al consumidor final, y evitando cualquier mala intención
que cause un fuerte impacto sobre las utilidades.
Fundamentación Práctica
Para implementar un sistema de control de inventarios, que permita
registrar transacciones, procesar información, emitir informes y calcular de
manera exacta el costo real de los productos, hemos seguido los
siguientes pasos básicos:
127
a. Organizar la bodega: El ordenamiento y manejo de los
medicamentos en la unidad de salud es un aspecto importante para
el buen funcionamiento de la atención, pues permite:
Tener siempre medicamentos a disposición, sobre todo, los
más importantes.
Reconocer en todo momento el nombre, concentración, buen
estado, vía de administración y fecha de vencimiento de los
medicamentos.
Conservarlos en buen estado.
Despachar de manera correcta.
Evitar los pedidos excesivos, cuestan dinero y tiempo.
Ganar tiempo que podemos dedicar a otras actividades de
atención.
b. Inventario Físico: Los inventarios son importantes para toda
institución, por lo que en su desarrollo deberán participar personal
altamente calificado, el mismo que previamente deberá recibir
inducción de los pasos a seguir, esta actividad ayudara a que la
institución cuente con información confiable.
c. Evaluación de diferencias: Concluido el inventario, las diferencias
serán analizadas por el Departamento de Contabilidad, quienes
determinaran el origen de las mismas, determinaran responsables y
darán el tratamiento que corresponda a cada una de ellas.
d. Registro en Kardex y Sistema: Concluido el inventario y
determinación de diferencias se procederá a registrar en el sistema
de inventarios y kardex simultáneamente los medicamentos; a fin de
proceder a emitir los respectivos reportes de stock en cantidades y
valorados.
e. Asignación de Responsable: Para una adecuada administración del
inventario siempre es importante asignar a un Bodeguero quien
tendrá como objetivo mantener los niveles óptimos de inventarios,
así como brindar información oportuna a la administración para la
respectiva toma de decisiones.
128
f. Procedimientos y Políticas: Se establecerán los pasos a seguir tanto
para las compras, recepción y despacho de medicamentos a fin de
que los colaboradores cuente con una herramienta de consulta. Así
mismo se elaborara los respectivos manuales para la realización de
los inventarios cíclicos y anuales que permitan efectuar un
seguimiento a la adecuada administración de los inventarios por
parte de los responsables.
Objetivo General
Implementar un sistema de control de inventarios en el área de
Farmacias, para mejorar los procesos de pedido, recepción y entrega de
medicamentos a los usuarios.
Objetivos Específicos
Implementar un software de administración de inventarios.
Actualizar las políticas y procedimientos para el adecuado manejo
de los inventarios.
Actualizar los manuales de funciones del personal de farmacia.
Implementar un procedimiento de conteo cíclico
Capacitar al personal sobre los cambios en las políticas y sistemas.
Importancia
Una vez ejecutado el estudio de la problemática y examinando los
resultados obtenidos en la encuesta al personal involucrado, se estableció
que el propósito del proyecto es implementar cambios en los sistemas de
inventarios, mejorar los procesos de compra, recepción y entrega de
129
medicamentos, los cuales ayudaran a actualizar las políticas y
procedimientos.
La implementación de controles será de mucha importancia por cuanto
nos ayudara a obtener un mayor manejo sobre los inventarios, definición
de funciones y responsabilidades sobre el personal, mejores servicios a
nuestros clientes y a su vez disminución de medicamentos caducados,
falta de stock, sobre stock de medicamentos que no tienen salida.
El beneficio que obtendrá la administración del centro de salud, es que
contara con información oportuna, para la adecuada toma de decisiones,
con personal altamente capacitado e involucrado en los nuevos cambios a
los procesos, lo cual mejorara la imagen de la institución, debido a que su
atención será ágil y oportuna.
Ubicación
La Farmacia del Centro de Atención Ambulatoria IESS La Libertad, se
encuentra ubicada en el Barrio San Francisco calle 10 entre Av. 13 y 14
de la Ciudad de La Libertad perteneciente a la Provincia de Santa Elena,
los teléfonos disponibles de la Unidad para recibir información que se
requiera es el 042- 785-226 y el Fax: 042-785-008 el correo electrónico
es el [email protected]. El Director del Centro es el Dr. Jaime
Cifuentes Jácome.
El centro de atención fue creado por los años 50, y el 1961 se cambio a
sus propias instalaciones y en la actualidad presta los servicios de
consulta externa (medicina general, odontología, cardiología, ginecología,
neurología, traumatología, oftalmología, psiquiatría), servicios
complementarios (Laboratorio, Rayos X, Farmacia y Enfermería) y
servicios administrativos (Admisión y Estadísticas, Secretaria y la Unidad
Financiera).
130
Gráfico # 12
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Factibilidad
La implementación del proyecto es factible por cuanto cuenta con la
aprobación tanto de la Administración, así como del Departamento de
Auditoria y de los usuarios. El trabajo es necesario debido a que la
Administración del Centro de Salud se encuentran preocupados por los
llamados de atención del Departamento de Auditoria, debido a la ausencia
de controles interno en el manejo del área de Farmacia, lo cual se ve
reflejado en el mal servicio al cliente interno y externo.
A continuación presentamos un cuadro del estudio de viabilidad
económica en la cual presenta un análisis completo de lo que un proyecto
requiere y que por lo menos se lo hace a través de la realización de
cuatro estudios complementarios que son: Mercado, Técnico,
Organizacional Administrativo y financiero.
131
Estudio de
Mercado
Estudio
Técnico
Estudio de
Organización
Estudio Financiero
Evaluación
Estudio de viabilidad económica
Formulación y Preparación
Obtención de InformaciónContrucción Flujo de
Caja
Rentabilidad Análisis
cualitativo - Sensibilización
Cuadro # 15 Estudio de viabilidad económica Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Estudio de mercado
Uno de los factores más críticos en el estudio de proyectos es la
determinación de su mercado, tanto por el hecho de que aquí se define la
cuantía de su demanda e ingresos de operación, como por los costos e
inversiones implícitas.
El estudio de mercado es más que el análisis y determinación de la oferta
y demanda o de los precios del proyecto.
Debido a que nuestro proyecto se lo considera de uso interno, no hemos
realizado un estudio de mercado.
Estudio técnico
El estudio técnico provee información para cuantificar el monto de las
inversiones y de los costos de operación pertinentes a ésta área. Se
132
estima que en estudio de proyecto se deben aplicar los procedimientos y
tecnologías más modernas, solución que puede ser óptima técnicamente,
pero no serlo financieramente.
Uno de los objetivos de la implementación de un sistema de control, es
precisamente por los cambios técnicos. El cambio técnico se lo efectuara
sobre el proceso de inventario, desde que se ingresa un pedido hasta que
se entrega el bien a los consumidores, así como ayudara a la realización
de los inventarios cíclicos.
Estudio de la organización
Uno de los aspectos que se deben considerar en el estudio de proyecto
es lo que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su
administración: Organización, Procedimientos administrativos y Aspectos
legales.
Hemos realizado varios estudios en lo que respecta a la organización del
centro de atención, estudios para el mejoramiento de los procesos
operativos, así tenemos:
Actualizar las políticas y procedimientos del manejo de inventarios.
Actualizar los manuales de funciones del personal de farmacia.
Capacitar al personal sobre los cambios en las políticas y sistemas.
Estudio Financiero
Los objetivos de ésta etapa son ordenar y sistematizar la información de
carácter monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los
cuadros analíticos y antecedentes adicionales para la evaluación del
proyecto, evaluar los antecedentes para determinar su rentabilidad.
133
La inversión que genera este proyecto no es considerada elevada por
cuanto todos los mejoramientos, tanto en lo técnico como en lo operativo,
cuentan con un presupuesto que previamente a sido aprobada por la
Administración.
Finalmente mencionaremos que el proyecto es factible y aplicable en el
Centro de Atención Ambulatorio IESS en La Liberta, al ser específico,
concreto, determinado y delimitado. Además puede ser aplicado en
otras instituciones tanto Públicas y Privadas.
Descripción de la Propuesta
Esta propuesta es de implementar un software de administración de
inventarios, así como de políticas y procedimientos que ayuden a mejorar
control de inventarios; estableciendo funciones al personal que está
dentro del área de Farmacia, a fin de alcanzar los objetivos deseados.
a. Se organizaran grupos de trabajo, conformado por el personal de
Sistema, Auditoria, Contabilidad y de la Farmacia que ayudaran a la
implementación del nuevo software de administración de inventarios.
b. Para la elaboración de políticas, procedimientos y funciones del
personal de Farmacia se contara con la participación de todas las
áreas relacionadas, y una vez aprobadas por parte de la
administración se procederá a difundirlas.
c. Las políticas y los controles de gestión los desarrollara el propio
personal de la institución por lo que no se requerirá de un asesor
externo; siendo el dueño de este proceso el Administrador del Centro
de Atención Ambulatorio, bajo la atenta vigilancia del Departamento
de Auditoría Interna.
134
d. Los recursos tales como activos, esto es sala de reunión, sillas y
materiales serán proporcionados por la misma empresa; por lo que
no se tendrá que realizar gastos adicionales.
e. El presupuesto incluirá los costos de compra del software, uso de
instalaciones, luz, agua y refrigerio que se brindara al personal
participante en las tareas de elaboración de las políticas, por lo tanto
el gasto está considerado dentro de las asignaciones para este
periodo fiscal.
f. El cronograma para el desarrollo de estas actividades está elaborado
de tal forma que no interrumpa las actividades normales del personal
y se estima terminar en un plazo no mayor a tres meses; que iniciara
en el mes de noviembre del 2009 y culminara en enero del 2010.
g. Una vez actualizadas las políticas, procedimientos y funciones se ha
dispuesto realizar charlas de capacitación tanto para todo el personal
que no intervino en el proceso así como al personal de las áreas con
las cuales se trabaja directamente o indirectamente; al final de la
capacitación el personal será calificado; a fin de determinar si asimilo
o no el entrenamiento; caso contrario se procederá a coordinar una
recapacitación.
Plan de Ejecución
135
Nº OBJETIVOS ESPECIFICOS RECURSOS PRESUPUESTO
1,1 Reuniòn con el personal de
Sistemas, Auditoria, Contabilidad y
Farmacia.
Partidas
Presupuestarias
$ 2.500,00
1,2 Determinar las actividades claves
para implementación y pruebas con
los usuarios.
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus
55,00
1,3 Elaboración del manual de usuario, y
aprobación de por parte de la
Adminstración.
Textos, papeleria, y
equipos de oficina
25,00
2,1 Reuniòn con personal del area de
Contabilidad y Farmacía.
Partidas
Presupuestarias
120,00
2,2 Determinar las actividades del
proceso y controles
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus 56,00
2,3 Definiciòn y aprobación de los
procedimientos y políticas
Impresión y
distribución
34,00
3,1 Reuniòn con personal del area de
Farmacía
Partidas
Presupuestarias 80,00
3,2 Determinar las funciones y
responsabilidades claves.
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus 35,00
3,3 Definiciòn y aprobación de politica Textos, papeleria, y
equipos de oficina 23,00
4,1 Reuniòn con personal de Auditoria,
Contabilidad y Farmacia.
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus
98,00
4,2 Determinar las actividades del
proceso, controles y riesgos.
Textos, papeleria, y
equipos de oficina
34,00
4,3 Definiciòn y aprobación de politica Impresión y
distribución 20,00
5,1 Preparar material y Evaluacion para
capacitación
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus 175,00
5,2 Solicitar area y dictar capacitación Papeleria, y equipos
de oficina 95,00
5,3 Emitir informe de la capacitación 0,00
Total $ 3.350,00
Son: Tres mil trescientos cincuenta 00/100 dólares americanos
Actualizar los manuales de
funciones del personal del area
de farmacia.
4 Implementar un procedimiento
de conteo cíclico.
5 Capacitar al personal sobre los
cambios en las politicas y
sistemas.
ACTIVIDADES
1 Implementar un software de
administración de inventarios
2 Actualizar las políticas y
procedimientos para la adecuada
administración del inventarios.
3
Cuadro # 16
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Actividades
136
Una vez concluida la fase de planificación y acuerdos con los grupos de
trabajo, para la implementación de los cambios en el sistema de control
de inventario, se debe coordinar la elaboración de las siguientes
actividades:
a. Se confirmara con el manual de usuario (ver Anexo 5 que todos las
transacciones cumplan con su función, principalmente en las tablas de
mantenimiento, procesos y de generación de reportes de control.
b. Las políticas y procedimientos de inventarios (Ver Anexo 6, contendrá
principalmente las siguientes actividades claves.
Solo por los ítems de mayor rotación se efectuara los respectivos
pedidos, a fin de evitar el stock excesivo.
El almacenamiento de los medicamentos se lo efectuara por
bloque, percha, nivel y lado, tal como se lo ha considerado en el
nuevo software a fin de que la búsqueda de los ítems sea ágil y
oportuna.
Se mantendrá control sobre la caducidad de los fármacos, por lo
que apoyándonos en el sistema, semanalmente generaremos
reporte para segregar del stock disponible para la atención de
nuestros clientes internos y externos las unidades.
Se solicitara la participación del personal de Auditoria para la
destrucción y baja de los registros de los medicamentos
caducados.
Se mantendrá los respectivos índices de gestión que permitan
evaluar el desempeño del personal del área de Farmacia.
Se mantendrán los archivos de ingreso y egreso de mercadería
organizados en forma secuencial y cronológica.
c. Dentro de las principales funciones del personal de Bodega (Anexo 7
se han considerado las siguientes, tomando en consideración la
estructura organizativa:
Cumplir con el Reglamento Interno, Código de Ética y Código de
Conducta.
137
La recepción de los ítems deberá realizárselo de acuerdo al pedido
aprobado por el Departamento Financiero.
Deberá máximo al día siguiente, entregar al Departamento de
Financiero toda la documentación concerniente a los ingresos y
egresos de mercadería a fin de que se apruebe su registro y
soporte las transacciones de inventarios.
Todo el personal deberá tener conocimiento básico de contabilidad
y medicina, a fin de que la labor de cada colaborador, agregue
valor a los procesos.
d. La política de inventario cíclico (Anexo 8 deberá incluir las siguientes
actividades básicas:
La bodega deberá estar organizada, de acuerdo a los lineamientos
descritos en los procedimientos.
Se efectuara a fin de cada mes por parte del personal de Farmacia,
y la información deberá ser remitida al Departamento de Auditoria
máximo al quinto día del mes siguiente.
En caso de diferencias se debe remitir hoja de análisis y
documento para proceder a regularizar este caso.
El personal del Departamento de Auditoria, como mínimo deberá
practicas tres inventarios físicos, al año.
Se deben inventariar los ítems de mayor rotación y costo a fin de
mantener adecuadamente controlado el inventario.
Se deberán determinar las responsabilidades en caso de pérdida o
faltante de mercadería.
e. En lo que se refiere a la capacitación del personal, se deben seguir las
siguientes sugerencias.
El personal no deberá falta, caso contrario será sancionado el
empleado de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo.
Deberán obtener como mínimo 85% de calificación en la
evaluación escrita para poder aprobar la charla, caso contrario se
debe coordinar recapacitación.
Se emitirá un informe sobre lo actuado.
138
Cronograma
TIEMPO
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Reuniòn con el personal de
Sistemas, Auditoria, Contabilidad y
Farmacia.
2
Determinar las actividades claves
para implementación y pruebas con
los usuarios.
3
Elaboración del manual de usuario, y
aprobación de por parte de la
Adminstración.
4Reuniòn con personal del area de
Contabilidad y Farmacía.
5Determinar las actividades del
proceso y controles
6Definiciòn y aprobación de los
procedimientos y políticas
7Reuniòn con personal del area de
Farmacía
8Determinar las funciones y
responsabilidades claves.
9Definiciòn y aprobación de política.
10
Reuniòn con personal de Auditoria,
Contabilidad y Farmacia.
11Determinar las actividades del
proceso, controles y riesgos.
12 Definiciòn y aprobación de politica
13Preparar material y Evaluacion para
capacitación
14Solicitar area y dictar capacitación
15 Emitir informe de la capacitación
DICIEMBRE DEL 2009 ENERO DEL 2010 N°
NOVIEMBRE DEL 2009
Cuadro # 17
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Impacto
139
El impacto que tendrá el presente proyecto, está encaminado a mejorar el
servicio de Farmacia que se brinda a nuestros clientes internos y
externos, además se espera obtener los siguientes beneficios:
a. Disminuir el número de pérdidas sistemática de fármacos, por
cuanto se contara con información en línea, y el personal de
Farmacia, Auditoria y Financiero autoevaluaran la disminución, con
la realización de los inventarios cíclicos.
b. Se dispondrá de información de productos, proveedores, stock,
estado de los ítems, a fin de que las decisiones que se tomen sean
oportunas y adecuadas por parte de la administración.
c. Al contar con políticas y procedimientos actualizados el personal de
Farmacia mejorara el ambiente de control y la cultura organizativa
del Centro de Atención Ambulatoria.
d. El Departamento de Financiero será otro de los beneficiados, por
cuanto contara con documentación a tiempo y saldos de inventarios
más reales, lo cual permitirá realizar seguimientos oportunos a las
variaciones de uso del inventario.
Evaluación
La evaluación de los resultados obtenidos por la implementación de la
propuesta se los puede obtener a través del desarrollo de pruebas de
cumplimiento a los cambios propuestos, los mismos que deben
proporcionar a la Administración un grado razonable de confianza en que
las políticas y procedimientos cumplen adecuadamente con su función.
A continuación hemos preparado un cuadro donde se muestran las
causas de los problemas determinados en el capitulo uno, así como las
propuestas; lo cual nos ayudara para efectuar un seguimiento a las
mejoras implementadas.
140
CAUSAS PROBLEMA % PROPÙESTA %
Transacciones manuales
no completadas 5%
Automatizacion de
transacciones 1%
Dcoumentos manuales 5%
Implementar el uso de
documentos prenumerados 1%
Registros atrasados y no
contabilizados 25%
Contabilizar el linea las
transacciones 5%
Documentos no
autorizados 5%
Creación de tabla de
Autorizaciones 1%
Falante de farmacos 15%
Implementacion del
inventario ciclico 3%
Falta de control en
ingresos y egreso de
mercadería 5%
Actualización de
procedimientos y realizar
descripción de funciones y
responsabilidades 1%
Falta de Control Interno
Falta de segregación de
funciones 5%
Manual de funciones y
responsabilidades 1%
Farmacos caducados 5% Capacitación al personal 1%
Mal servicio al cliente 15% Capacitación al personal 3%
Bodega desordenada 5% Capacitación al personal 1%
Falta de Stock 7%
Implementar Sotware de
administración de inventario 1%
Sobre stock de
medicamentos 3%
Implementar Sotware de
administración de inventario 1%
100% 20%Total Analizado
Analisis de Causas y Propuestas
Falta de un sistema de
Administración de
inventarios
Falta de Administración
de Inventarios
Falta de control del
Inventario
Políticas
desactualizadas
Cuadro # 18
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
Grafica de Causa de los problemas y Propuestas
141
0% 5% 10% 15% 20% 25%
Transacciones manuales no …
Dcoumentos manuales
Registros atrasados y no …
Documentos no autorizados
Falante de farmacos
Falta de control en ingresos y …
Falta de segregación de funciones
Farmacos caducados
Mal servicio al cliente
Bodega desordenada
Falta de Stock
Sobre stock de medicamentos
Problemas Detectados
Propuestas
Gráfico # 13
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Mejía San Lucas
BIBLIOGRAFIA DE INVESTIGACIÓN
142
Orrala, Washington Modesto. Proyecto aplicación de una
reingeniería de procesos, en los departamentos administrativo,
financiero, comercialización y producción en la compañía
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