Capitulo Gratis

Capítulo 1

Toda actividad en equipo requiere un trabajo organizado

y vías de comunicación efectivas entre sus miembros.

Al trabajar con proyectos se simplifican estas cuestiones.

Pero hay que dar respuesta a muchas preguntas, como:

¿cuál es la fecha de finalización?, ¿qué recursos se

necesitan?, ¿qué función desempeñará cada uno de los

integrantes del equipo?, ¿qué tareas falta completar?...

En este capítulo veremos cómo los programas de gestión

de proyectos pueden facilitar el trabajo y nos

introduciremos en Microsoft Project.

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PRIMEROS PASOS

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LIDERAZGO EFICIENTE CON MS PROJECT

LOS PROYECTOS(CONCEPTOS BÁSICOS)

> Mariano es un empleado de una em-presa de sistemas, que está a cargo dedirigir y coordinar la realización de unsitio web para un cliente, con fecha deentrega determinada. Para cumplirla, élnecesita organizar el trabajo. Calcula,en base al tiempo disponible, cuántaspersonas son necesarias para cada tareay reúne al personal idóneo (programa-dores y diseñadores web); decide, se-gún su presupuesto, qué tecnología uti-lizar; por último, fija las fechas de fina-lización para cada parte del sitio y se lashace conocer al equipo. Cuando estasacciones son volcadas en un documen-to siguiendo ciertas reglas, constituyenun proyecto de trabajo.

De esta manera, Mariano puede pla-nificar lo necesario para realizar el sitio;pero además, obtiene una importanteherramienta para guiar el trabajo, eva-

luar su proceso y comprobar los resul-tados. Resumiendo, un proyecto es unconjunto de actividades y recursos quese planifican para concretar un objetivoespecífico, sobre la base de un presu-puesto determinado y en un períodode tiempo limitado. Este planeamientopermite organizar las tareas en el tiem-po, coordinarlas, calcular y controlarque los gastos se ubiquen dentro delpresupuesto, entre otras ventajas queiremos describiendo a lo largo del libro.

¿POR QUÉ PLANIFICAR?No importa cuán pequeño sea el obje-

tivo que deseemos alcanzar, cualquieracontecimiento inesperado puede retra-sarlo o, incluso, frustrarlo. Para evitar es-tos riesgos, es fundamental planificar,minimizando el efecto de contratiem-pos o situaciones que pudieran alejarnos

RECURSOS

Los recursos son los elementos que se requieren para llevar a cabo el pro-yecto. Este concepto no se aplica sólo a objetos como el espacio de trabajo,computadoras o insumos, sino también a las personas. En este último caso,hablamos de recursos humanos. Para ser exitoso, un proyecto demandaráno sólo equipamiento apropiado, sino recursos humanos capacitados.Todos los tipos de recursos deben ser incluidos de forma detallada en elproyecto y contemplados a la hora de calcular el presupuesto.

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›PRIMEROS PASOS

de la meta final o amenazar el cumpli-miento de nuestros objetivos.

Sin embargo, pese a que la realidad esfrecuentemente cambiante, muchosplanes de trabajo se suelen diseñarpensando en condiciones estables eideales. Al planificar debemos tener enclaro que estas condiciones rara vez secumplen, por lo que tendremos quegenerar un proyecto flexible, quecuente con puntos de control para di-rigir su rumbo a partir de las evalua-ciones de seguimiento.

GESTIONAR UN PROYECTOPor cada proyecto, es conveniente

que exista una persona responsableque se encargue de la planificación, di-seño, seguimiento y supervisión, tantodel personal como de lo que sucededurante su implementación, llamadagestor de proyectos.

Actualmente, se cuenta con herra-mientas informáticas que agilizan latarea de quien tiene la responsabilidadde llevar a buen puerto un proyecto.Uno de estos programas es MicrosoftProject. Nosotros aprenderemos a ges-tionar nuestros proyectos utilizandoesta versátil herramienta.

LOS PASOS FUNDAMENTALESLa gestión de proyectos implica reali-

zar una serie de actividades imprescin-dibles. A continuación, haremos una

descripción, breve y muy general, decada una de ellas. Luego, en los sucesi-vos capítulos de este libro, iremos ex-plicando cómo implementarlas.

La definición del proyecto ¿Qué se quiere hacer?

Es el primer paso de todo proyecto.Hay que especificar claramente los ob-jetivos, costos y tiempos disponibles.

Creación de un plan de proyecto ¿Cómo se va a hacer?

Retomamos la información recopi-lada en el punto anterior y la volca-mos, de forma organizada, en unplan de proyecto.

Fijación de la fecha de inicio ¿Cuándo se va a hacer?

Establecemos una fecha posible paracomenzar con el proyecto.

EL ÉXITO DEL PROYECTO

Una buena gestión del proyecto nogarantiza su éxito. Sin embargo, unagestión pobre lo conducirá directa-mente a la ruina.Para desarrollar un proyecto exito-samente se debe considerar que és-te puede ir mal. Reconocer las debi-lidades del proyecto hace posibleprevenir su fracaso.

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Especificación de tareas ¿Qué hay que hacer?

Se escribe una lista con todas las ta-reas que hay que realizar para poder al-canzar los objetivos planteados.

La duración de las tareas ¿Cuánto tiempo se necesita?

Cada tarea debe tener una fecha de ini-cio y fin, pautadas desde un comienzo.

Asignación de recursos ¿Quiénes hacen qué cosa y con quémateriales?

En este punto, a cada integrante delequipo se le marcan las tareas que de-be realizar y los materiales que necesi-tará para desempeñarlas.

Vinculación de tareas ¿En qué orden se deben realizar lastareas?

Algunas tareas, para poder comenzar-las, necesitarán que primero se realicenotras; por lo tanto, se vinculan.

Revisar el plan ¿Cómo quedó el proyecto?

Cuando se finaliza la etapa de diseñodel proyecto, hay que revisarlo y reali-zar los ajustes necesarios.

Definición de líneas de base ¿Qué comparar?

Se establece un punto de compara-

ción para poder evaluar cómo avanzael proyecto.

Los valores reales ¿Qué pasa realmente en el proyecto?

Cuando el proyecto se implementa,lo programado puede diferir a lo plani-ficado. Hay que ingresar las fechas ycostos reales.

El seguimiento del proyecto ¿Cómo avanza el proyecto?

Se realizan comparaciones entre loplanificado y lo real para monitorear elestado del proyecto.

Realizar ajustes ¿En qué dirección continuamos?

Al conocer el estado actual del pro-yecto, podemos decidir si hay que rea-lizar algún cambio sobre la marcha.

La evaluación del proyecto ¿Qué se aprendió del proyecto?

Como último paso del proyecto, esconveniente realizar una evaluaciónfinal, recaudando toda la informa-ción que se haya documentado a lolargo de su implementación y redac-tando informes que sirvan como re-gistro de la experiencia. Estos conoci-mientos, reunidos en el informe fi-nal, tienen el objetivo de brindar unaherramienta que pueda ser utilizadapara los futuros proyectos.

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›PRIMEROS PASOS

ENTENDER LO QUE DEFINE UN PROYECTO

El proyecto puede definirse como unesfuerzo temporal para la creación deun producto o servicio único. Vamos adesglosar y analizar esta idea en sus as-pectos fundamentales.

El proyecto es temporalEl proyecto puede durar desde un par

de semanas hasta años enteros, perodebe tener una fecha final establecida.Ésta es la gran diferencia entre un con-junto de tareas encadenadas, tambiénllamadas operaciones en curso, y unproyecto. Las operaciones en curso sesuceden unas a otras, pueden encade-narse indefinidamente y repetirse, se-gún el caso. En el proyecto, las tareastambién se vinculan creando un nivelde dependencia, pero cada una de ellastiene una fecha límite de entrega.

El proyecto implica esfuerzo El proyecto implica la realización de

un trabajo que sólo puede lograrse conel compromiso de sus integrantes y ladisponibilidad de materiales y equipa-miento. Todo esto conlleva un esfuer-zo, es decir, una energía común, pues-ta por parte de todos los afectados enel proyecto, que permita alcanzar losobjetivos. Para que los recursos (de tra-bajo y materiales) estén disponibles ypara que las tareas puedan cumplirse

satisfactoriamente, se necesita previ-sión y organización.

Los proyectos exitosos nunca se danespontáneamente. Por el contrario,son consecuencia de la preparación yplaneamiento a conciencia que seproducen primero, junto con la ade-cuada comunicación que debe pro-longarse durante todo el proyecto.

El proyecto obtiene un producto o servicio único

La razón de ser de todo proyecto escrear un producto o un servicio, y ha-cerlo con tiempos y costos pautadospara asegurar un resultado óptimo.

LOS PRIMEROS PROYECTOS

La gestión de proyectos recién hasido considerada como una activi-dad profesional a partir de los añoscincuenta. Sin embargo, la planifi-cación siempre ha sido un elemen-to fundamental en el desarrollo detoda actividad humana. Ya en la an-tigüedad, un proyecto de explota-ción agrícola, la construcción desistemas de riego o colosalesobras de ingeniería como las pirá-mides de Egipto, hubiesen sido im-posibles sin una detallada planifi-cación y administración de los re-cursos necesarios para alcanzar lameta propuesta.

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CONOZCAMOS MICROSOFT PROJECT(UN PRIMER ACERCAMIENTO)


> Project es el programa más utiliza-do de su clase, especialmente pensadopara gestionar proyectos, desde lossimples a los más complejos. Se tratade una herramienta potente, práctica ya la vez fácil de manejar, que ayuda apredecir y a controlar los resultados delos emprendimientos gestionados.

Project provee todos los instrumen-tos para una óptima gestión de proyec-tos; sin embargo, hay que tener pre-

sente que la mejor herramienta infor-mática nunca puede sustituir el buenjuicio humano.

EXPLOREMOS EL PROGRAMAProject tiene algunas características

comunes a los programas de Office2003 y otras que son específicas delprograma. Conozcamos cómo se cons-tituye su interfaz.

GV | INTERFAZ DE PROJECT ‹›


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›PRIMEROS PASOS

El Panel de tareas Inicio muestra las opciones básicas para comenzara trabajar con Project, como buscar información del programa o co-nectarse con Office Online, abrir un proyecto y crear uno nuevo, en-tre otras. Este panel puede alternarse con otros. (Ver Guía visual: Pa-nel de tareas).

Utilizando la Barra de herramientas Guía de Proyectos se puede acceder,de forma rápida, a las opciones para gestionar tareas, recursos y reali-zar el seguimiento del proyecto, así como visualizar informes.

La barra de herramientas Estándar permite un acceso rápido a operacio-nes básicas cómo guardar, imprimir o iniciar un nuevo proyecto.

Con la barra de menús se accede a todas las opciones del programa.

La barra de herramientas de Formato permite ajustar distintas propieda-des del texto.

El área de trabajo es el espacio donde se ingresa o visualiza la informa-ción del proyecto.

Figura 1. Si al ingresar en el programa se muestra el mensaje “El separador de listas y el separador decimal tienen el mismo valor”,

debemos ir a Panel de Control de Windows y luego a Configuración regional y de idioma. En la solapa Opciones Regionales, presionar el botón Personalizar

y modificar uno de estos valores por un punto (.) o coma (,), de forma que sean diferentes.


GV | BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR ‹›

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BARRAS DE HERRAMIENTASPara quienes emplean otros progra-

mas de la línea Office, los botones delas barras de herramientas Estándar yde Formato les serán familiares, a ex-cepción de los que incorpora Project.Por el momento, nos limitamos a ha-cer una breve referencia a la funciónque cumple cada uno. Los iremosempleando a medida que avancemoscon el proyecto.

Panel de tareasLos tres botones de la parte superior

del Panel de tareas Inicio permiten na-vegar por el panel. Las flechas condu-cen hacia delante o atrás para regresaral tema o vista anterior del panel. Elbotón Inicio (el que posee el icono dela casa) retorna al panel inicial. Ade-más, presionando la barra de título delpanel, podemos acceder a un conjuntode paneles adicionales.

Crear un nuevo proyecto,Abrir un proyecto, Guardar el proyecto yBuscar archivos.

Imprimir, Vista preliminar yOrtografía.

Cortar, Copiar, Pegar y Copiarformato.

Deshacer.

Insertar hipervínculo.

Vincular tareas, Desvincular tareas y Dividir tareas.

Información de la tarea,Notas de tarea y Asignar recurso.

Publicar toda la información.

Agrupar (según criterio).

Acercar, Alejar e Ir a la tarea seleccionada.

Copiar imagen y Ayuda.


GV | BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATO ‹›

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›PRIMEROS PASOS

En la parte central del panel tene-mos una serie de hipervínculos quenos conducen a distintos recursos deOffice Online.

Ingresando un texto en el cuadroBuscar se puede encontrar informa-ción de ayuda sobre herramientas yfuncionalidades del programa.

Figura 2. Desde este panel, también podemosAbrir… o Crear un proyecto nuevo…

Aumentar y reducir sangría.

Ver u ocultar subtareas.

Desde aquí se especifica encuántos niveles se muestranlas subtareas.Fuente y tamaño.

Negrita, Cursiva y Subrayado.

Alineación izquierda, centrada y derecha.

Con esta opción se establecenlas tareas a mostrar en funcióndel criterio elegido.

Aplica un autofiltro.

Abre el Asistente para Diagramas de Gantt.


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Para conocer mejor el programaPara obtener información sobre cues-

tiones específicas, es buena idea dar unvistazo a los temas de ayuda. Básica-mente, en Project hay cuatro manerasde acceder a estos temas: • Desde el menú de ayuda (?), selec-

cionando luego la opción deseada.• Desde la barra de herramientas Es-

tándar.• Desde la barra de menú, escribiendo

la frase a buscar donde se muestra laleyenda “Escriba una pregunta”.

• Desde el Panel de Inicio.

Acceder a la ayuda desde el Panel de Inicio

En la opción Buscar del Panel de ta-reas Inicio, escribimos una palabra ofrase de referencia para realizar la bús-queda y luego presionamos el botónIniciar búsqueda. Observamos la listade resultados y hacemos clic sobre elque más se ajuste al motivo de nuestra

búsqueda. Se abre una nueva ventanacon los temas de ayuda relacionados.Allí seleccionamos uno de ellos, paravisualizar en forma específica, o pre-sionamos en Mostrar todo para verlosjuntos de una vez.

Si no encontramos la respuesta a nues-tra duda, debemos redefinir la búsquedaingresando otra frase referida al tema denuestro interés y presionar el botón Ini-ciar búsqueda. Otra opción es agregarmás palabras al texto actual.

DIFERENTES VISTASLa información del proyecto puede

visualizarse de diferentes maneras. Pordefecto, se presenta en la Vista de Dia-grama de Gantt, conformada por unatabla y un gráfico.

Diagrama de GanttEl Diagrama de Gantt es un gráfico

que permite visualizar fácilmente ladistribución de las actividades duranteel desarrollo del proyecto.

Se realiza basándose en dos ejes: enuno se disponen las tareas del proyectoy en el otro se representa el tiempo. Laduración de cada tarea se manifiestadibujando un bloque rectangular, queserá de mayor o menor longitud, de-pendiendo de su duración. Cada blo-que se coloca en un lugar determinadodel gráfico, marcando el inicio y fina-lización de la tarea.

Figura 3. Podemos restringir la búsqueda a un áreaespecífica de Office Online, seleccionándola desdeel menú que se muestra en la imagen y volviendo apresionar el botón Iniciar búsqueda.


GV | VISTA DE DIAGRAMA DE GANTT ‹›

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›PRIMEROS PASOS

En esta tabla se colocan las tareas del proyecto. Además, se detallala fecha de inicio y finalización, duración y tarea que la precede.

Línea de tiempo.

Indica que hay un grupo de subtareas dependientes de la primera.

Los bloques representan la duración de la tarea.

Las flechas indican cuáles son las actividades que se deben realizaral finalizar una tarea. Se grafican automáticamente al especificar lastareas predecesoras en la tabla.

En este sector se dibuja un diagrama, de acuerdo a la informaciónintroducida en la tabla.


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Otras vistasPara cambiar de una vista a otra hay

que dirigirse al menú Ver y seleccionarla que se requiere. Si exploramos estemenú, comprobaremos que hay dispo-nibles varias vistas: Calendario, Diagra-ma de red, Gantt de seguimiento, Usode tareas, Uso de recursos, etc. (En elCapítulo 3 se explicarán en detalle).

TRABAJAR CON PLANTILLASVeamos, entonces, cómo comenzar a

trabajar con Project.El primer paso no será diseñar un

proyecto desde cero, sino crear unoteniendo como base una plantilla.Esto va a permitir que luego poda-mos analizar y entender cómo secomporta este programa.

VISTA DE DIAGRAMA DE GANTT: ELEMENTOS DE LA TABLA ‹‹Nombre DescripciónIndicadores Informan acerca de una tarea o recurso mediante pequeños iconos.

Nombre de la tarea Tarea a realizar.

Duración Cantidad de días estimados para cada tarea.

Comienzo Fecha de inicio para la tarea.

Fin Fecha planeada para ser finalizada.

Predecesoras Tareas anteriores que se relacionan directamente con ésta.

Nombres de los recursos Recursos que se emplean en la tarea.

Figura 4. En la columna Indicadores se pueden agregar anotaciones haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Notas de tareas.


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›PRIMEROS PASOS

Una plantilla, en líneas generales, esun documento prediseñado que estápreparado para que el usuario lo mo-difique acorde a su necesidad. Hayuna gran variedad de plantillas, yaque están pensadas para ser aplicadasa temas específicos.

En el caso de Project, este programatiene plantillas que pueden abarcardesde contenidos tan simples comouna mudanza de oficina hasta losmás complejos, como la creación deun nuevo negocio o el desarrollo deun software.

PXP | CREAR UN PROYECTO A PARTIR DE UNA PLANTILLA …[1] Haga clic en la opción Crear nuevo Proyecto del Panel de tareas Inicio.

[2] Se abre el panel Nuevo Proyecto. Allí, en la sección Plantillas, elija En miPC… para utilizar alguna de las instaladas.

[3] En la nueva ventana que se ha abierto, diríjase a la segunda solapa,llamada Plantillas de Project, seleccione un proyecto y haga clic en elbotón Aceptar.

[4] Se muestra la plantilla del proyecto con una lista de tareas que debe com-pletar. Haga clic en la primera y siga sus pasos hasta el final.


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[5] Realice la misma operación con el resto de las tareas.

Figura 5. Puede encontrar más plantillas en el sitio de Office. Para trabajar con ellas, seleccione Plantillas en Office Online del panel

Nuevo Proyecto y busque Project entre los programas que aparecen en la página.

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›PRIMEROS PASOS

PERSONALIZAR EL PROYECTO(UN ESTILO PARA CADA NECESIDAD)

> Cuando se emplean plantillas enProject, como resultado se obtieneun proyecto genérico que cuenta conlas tareas y recursos habituales para eltema elegido. En este caso, lo únicoque resta hacer es adecuarlo a la si-tuación personal y real. Para hacer es-to, el programa presenta una serie detareas a seguir.

TAREAS Hay que diferenciar el uso específi-

co que se le da al término tarea enProject. Por un lado, están las tareasdel proyecto, que deben entendersecomo actividades que se planea reali-zar para alcanzar el objetivo final.Por el otro, el programa cuenta conun listado de tareas que hacen deguía para diseñar el proyecto adecua-damente. Estas últimas se encuentranen el Panel de tareas.

Cada tarea de Project es, en reali-dad, un pequeño asistente que orien-ta para completar la información del

proyecto. A continuación, se expli-can algunas de ellas.

Definir el proyecto Por medio de esta tarea se especifi-

can las opciones generales del proyec-to. En primer lugar establecemos lafecha de inicio y luego indicamos elmodo de trabajo.

PXP | DEFINIR EL PROYECTO …[1] En el Panel de tareas, seleccione Definir el proyecto para abrir el asistente.

[2] Establezca la fecha de inicio para el proyecto. Luego, presione la opciónGuardar e ir al paso 2.

¿QUÉ ES UN ASISTENTE?

Un asistente es un programa o par-te de un programa que, a través deun conjunto de opciones ordenadas,guía al usuario para completar algu-na operación que pueda representaruna relativa complejidad.El objetivo de los asistentes es ha-cernos más fácil un trabajo específi-co, y simplificarlo en una secuenciade pasos. Cada paso tiene un botónpara dirigirse al siguiente, otro pararegresar al paso anterior y un terce-ro para cancelar el asistente.

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[3] A la pregunta de si desea utilizar Project Server y Project Web Access, res-ponda No. Haga clic en Guardar e ir al paso 3.

[4] Presione Guardar y Finalizar.

PROJECT SERVER Y PROJECT WEB ACCESS

Project permite compartir la información con varios usuarios y a través de laWeb, utilizando un programa complementario llamado Project Server, quefunciona junto a una interfaz de usuario denominada Project Web Access.

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›PRIMEROS PASOS

Definir períodos laborables generales En este punto se establecen los tiem-

pos de trabajo. Project utiliza una es-pecie de agenda, que llama plantilla decalendario, para organizar la jornadalaboral. Nos deja elegir entre Estándar(por defecto, lunes a viernes de 9 a 18hs), 24 horas y Turno noche. Luego,todos se pueden modificar.

PXP | DEFINIR PERÍODOS LABORABLES …[1] Elija Definir períodos laborables generales del Panel de Tareas.

[2] Seleccione la plantilla de calendario acorde a su proyecto. Presione Guar-dar e ir al paso 2.

[3] Haga clic para seleccionar o deseleccionar los días que se trabajará du-rante la semana. Elija “Deseo ajustar las horas laborables mostradas parauno o varios días de la semana” para modificarlas. Debajo, seleccione eldía y su horario de trabajo. Si necesita establecer un horario especial, ha-ga clic en Especificar turnos adicionales y marque su inicio y fin. PresioneAplicar a todos los días solamente si desea que los horarios elegidos serepitan a lo largo de la semana. Guarde y continúe hacia el tercer paso.

ATAJOS DE DESPLAZAMIENTO

Éstas son algunas de las opcionespara desplazarse por las tareas uti-lizando el teclado: Ctrl + Inicio nosdirige al comienzo de la lista de ta-reas; Tab salta a la siguiente colum-na de datos; Shift + Tab salta a la co-lumna de datos anterior.

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[4] Presione en Cambiar calendario laboral para marcar los días feriados o nolaborales en general. Para esto, haga clic en la fecha deseada del calen-dario y seleccione Período no laborable. Presione en Aceptar y luego enGuardar e ir al paso 4.

[5] Observe las horas que conforman la jornada laboral y cámbielas si es ne-cesario. No olvide mantener la relación entre horas diarias, semanales ymensuales. Presione en Guardar e ir al paso 5.

[6] Finalice el asistente si todos emplearán el mismo calendario de trabajo.Si no, elija Definir calendarios adicionales y siga sus pasos.

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›PRIMEROS PASOS

Puede pasar que en un proyecto hayagrupos de personas que trabajen enhorarios o días diferentes al resto. Paraellos hay que definir otro calendario detrabajo. Este punto lo encontramos enel paso 5 de la tarea Definir períodoslaborables generales.

El procedimiento es idéntico al expli-cado en el Paso a Paso, con la salvedadde que ahora ya hay un calendario de-finido que podemos utilizar como ba-se. Es decir, sólo hay que realizar losajustes correspondientes.

Crear una lista de las tareas del proyecto

El proyecto generado contiene unaserie de tareas generales acordes al te-ma elegido. En este paso, hay que revi-sarlas y modificarlas si es necesario. Esimportante destacar que cada tarea de-be tener un nombre significativo yúnico para toda la lista.

En este paso también se definen loshitos del proyecto.

Figura 6. Una manera de desplazarse hacia una tarea es presionando F5 para que se abra un cuadro de diálogo donde se puedeescribir el número que identifica la tarea(identificador) o especificar su fecha.

¿QUÉ ES UN HITO?

Entre las tareas del proyecto hay algunas instancias que requieren especialatención. Para no perder de vista estas instancias, Project nos brinda la po-sibilidad de establecer hitos. Los hitos son marcadores que pueden indicar fechas importantes o puntosa considerar para realizar un control del proyecto. Éstos representan, sim-plemente, una marca que señala una actividad específica entre las tareasy, por lo tanto, tienen una duración nula.

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Eliminar e insertar tareasSi el proyecto resultante cuenta con

tareas que son innecesarias en este casoparticular, pueden eliminarse siguien-do alguno de estos procedimientos:a) Haciendo clic sobre la tarea y, en el

menú de Edición, optando por Eli-minar tarea.

b) Seleccionado la fila de la tabla que

contiene la tarea (haciendo clic so-bre el número de fila que aparece ala izquierda del nombre), y luegopresionando el botón derecho delmouse para elegir Eliminar tarea delmenú contextual.

Si, en cambio, se considera que ha-bría que agregar más tareas, puede in-sertar algunas nuevas.

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PXP | AGREGAR UNA NUEVA TAREA …[1] Haga clic en un lugar de la tabla para insertar la tarea.

[2] Diríjase al menú Insertar y elija Nueva tarea. Puede reemplazar este pro-cedimiento por presionar la tecla Insertar (Insert) o hacer clic con el bo-tón derecho del mouse sobre una fila (sobre el número que aparece a laizquierda) y seleccionar Nueva tarea.

[3] Escriba el nombre para la tarea.

[4] Especifique la cantidad de días que consumirá la tarea.


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›PRIMEROS PASOS

INFORMESConfeccionar el proyecto es el pri-

mer paso. Cumplido éste, hay queponerlo en marcha e ir observandoqué pasa con él. Una de las ventajasde Project es la posibilidad de gene-rar informes de manera muy sencilla.Éstos dan detalles acerca del estadodel proyecto: sus avances, las tareasque fueron completadas y las que no,los movimientos de caja, los períodoslaborales, etcétera.

Los informes constituyen herra-mientas valiosas para visualizar, demanera organizada, la información ac-tual del proyecto, para poder así to-mar decisiones acertadas.

[5] Establezca las fechas de comienzo, fin, la tarea predecesora y, si ya lostiene definidos, los recursos.

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ENUNCIAR UNA TAREA

Un aspecto a tener muy en cuenta aldiseñar un proyecto es el modo enque se enuncian las tareas. Lo reco-mendable es que éstas se redactenen forma de objetivo, comenzandopor un verbo en infinitivo que detallela acción a realizar. Por ejemplo:“Abrir la cuenta bancaria”, “Diseñarel logo de la empresa”, etcétera. Deesta manera, se puede reconocer fá-cilmente la actividad que realiza cadauno efectuando una lectura rápidadel listado y se minimiza la posibili-dad de malentedidos.

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PXP | VER UN INFORME …[1] Diríjase al menú Ver y seleccione Informe.

[2] Escoja alguna de las categorías y haga doble clic en ella (o presione so-bre el botón Seleccionar...).

[3] Elija un informe y, de forma opcional, presione en Modificar… para per-sonalizarlo. Luego, haga clic en Aceptar para regresar a los informes.


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›PRIMEROS PASOS

[4] Haga doble clic sobre el informe que desea ver o, con el informe elegido,presione en Seleccionar.

[5] Prepare el documento para imprimir: haga clic en Configurar página… yestablezca el tamaño de hoja, orientación horizontal o vertical, márgenes,encabezado y pie de página, etc. Luego, presione Imprimir….

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DESCOMPONER EL PROBLEMA

Cuando el camino hacia la meta de un nuevo proyecto resulta complejo asimple vista, se aconseja dividir el problema en varios más pequeños, es-pecialmente si se ven afectadas gran cantidad de personas. Esta estra-tegia se aplica frecuentemente en la etapa inicial de la gestión de pro-yectos, ya que facilita la manera de encararlos, de ponerlos en marcha yde controlarlos. Cada fragmento del problema, dependiendo de su enver-gadura, puede ser desde una tarea más del proyecto hasta un nuevo sub-proyecto, dependiente del primero.

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Una serie de consignas y actividades para repasar los principales conceptostratados en este capítulo y, de esta manera, afianzar aun más el aprendizaje:

Si Ud. fuera el responsable de lanzar un nuevo producto de una empresa:

> 1. ¿Cuáles serían los motivos puntuales para realizar un proyecto? ¿Quéventajas obtiene?

> 2. Enumere cinco tareas que se deberían incluir sin falta en el proyecto.

> 3. Calcule la duración para cada tarea.

> 4. ¿Cuáles de estas tareas deberían ser consideradas como un hito? ¿Porqué?

> 5. Utilizando las plantillas de Project, diseñe el proyecto para el nuevo pro-ducto. Luego realice las personalizaciones pertinentes: fecha de inicio,jornada laboral, agregue tareas, borre las innecesarias, etc.

> 6. Visualice el informe Resumen del proyecto y configure la página paraimprimirlo.

ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACIÓN‹‹


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